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30/4/15 Taller: Buenas prác/cas para la creación de una WBS Ángel Águeda Barrero [email protected] 27 de noviembre de 014 Ins2tuto Cajasol, Tomares, Sevilla Ángel Águeda Barrero Taller WBS 1 30/4/15 Agenda Taller WBS ALGUNAS CONSIDERACIONES Taller WBS 2 30/4/15 PBS y aportaciones propias <> estándar PMI Facilitar la aplicación Conoces la Guía del PMBoK® Conside-­‐
raciones Taller WBS Problemas con el Alcance 2012 Chaos resolution
retrasado o con sobrecoste o con menos alcance del requerido entregado a Yempo, en el presupuesto y Exitoso
con el alcance 39%
requerido Retador
43%
Fracasado
18%
cancelado antes de cumplir los objeYvo o entregado y nunca uYlizado Fuente.: Chaos Manifesto 2013. Think Big, Act Small hTp://www.versionone.com/assets/img/files/CHAOSManifesto2013.pdf Taller WBS 3 30/4/15 Problemas con el Alcance Taller WBS UN POCO DE HISTORIA Taller WBS 4 30/4/15 Un poco de historia 1959 1961 1962 •  Primera representación en un documento relaYvo al implementación de la técnica PERT (Program EvaluaYon and Review Technique) en el proyecto Polaris en EE.UU. •  El término WBS empieza a ser común y aparece en una publicación de General Electric Corpora2on. •  El DoD y la NASA publican una guía relaYva al PERT donde se hace una amplia descripción de la WBS que es esencialmente la misma que uYlizamos actualmente. Fuente: Work Breakdown Structures for Projects, Programs and Enterprises. Gregory T. Haugan Taller WBS Un poco de historia 1962 1964 1968 •  En Octubre la NASA publica otro documento que amplia la descripción inicial de la WBS de 1961 •  El gobierno de EE.UU. Publica PERT Implementa/on Manual que incluye una descripción del desarrollo de la WBS. •  El DoD de EE.UU. Publica Work Breakdown Structures for Defense Material Items y es actualizada posteriormente en: 1975, 1993, 1998 y 2005. Taller WBS 5 30/4/15 Un poco de historia •  El PMI publica la primera edición de Prac/ce 2001 Standard for Work Breakdown Structures •  El PMI publica la segunda edición de Prac/ce 2006 Standard for Work Breakdown Structures •  Se publica “Your WBS coach” por Josh 2010 Nankivel Taller WBS DESCRIPCIÓN DE WBS Taller WBS 6 30/4/15 Qué es y qué no es Nivel 1 Proyecto Nivel 2 1 entregable Nivel 3 1.1 entregable Nivel 4 1.1.1 entregable 1.2 entregable 2 entregable 2.1 entregable 3 entregable 2.2 entregable 1.1.2 entregable Define el alcance total del proyecto. •  Lo que no está en la WBS no forma parte del proyecto. •  Alcance de producto + Alcance de proyecto Taller WBS Qué es y qué no es SÍ  Esquema  Gráfico  Diccionario  Define  Entendimiento  Comunicación  No es una lista de tareas  No es un organigrama  No Yene fases NO Taller WBS 7 30/4/15 GLOSARIO Taller WBS Glosario Interesado (stakeholder) Personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, organización ejecutante y el público, involucrados ac2vamente con el proyecto, o cuyos intereses pueden verse afectados de manera posi2va o nega2va por la ejecución o conclusión del proyecto. También pueden influir sobre el proyecto y sus entregables. Taller WBS 8 30/4/15 Glosario Alcance de proyecto Alcance de producto El trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y caracterísYcas especificadas. Los rasgos y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado. Taller WBS Glosario Work Breakdown Structure (WBS) Una descomposición jerárquica orientada al entregable relaYva al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objeYvos del proyecto y crear los entregables requeridos. Organiza y define el alcance total del proyecto. Fuente: hTp://www.projecYnsight.net/project-­‐management-­‐basics/
project-­‐management-­‐schedule Taller WBS 9 30/4/15 Glosario Descomposición Una técnica de planificación que subdivide el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, hasta que el trabajo del proyecto asociado a lograr el alcance del proyecto y a conseguir los entregables se defina con detalle suficiente para poder respaldar la ejecución, el seguimiento y el control del trabajo. Taller WBS Glosario Planificación gradual Nivel de la WBS Una forma de planificación de elaboración gradual en la que el trabajo que se debe realizar en el corto plazo se planifica en detalle en un nivel inferior de la WBS, mientras que el trabajo a más largo plazo se planifica a un nivel relaYvamente alto de la WBS, pero la planificación detallada del trabajo que se debe realizar dentro de uno o dos períodos en el futuro cercano se realiza a medida que el trabajo se completa durante el período actual. El nivel rela2vo de un elemento de la WBS en la jerarquía de la WBS. Habitualmente el nivel más alto, el proyecto, es el nivel 1. 1 2 3 4 Taller WBS 10 30/4/15 Glosario Entregable Cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fase o proyecto. A menudo se uYliza más concretamente en relación con un entregable externo, el cuál está sujeto a aprobación por parte del patrocinador del proyecto o del cliente. Elemento (componente) de la WBS / Elemento de trabajo Una entrada en la WBS que puede estar en cualquier nivel y se idenYfica con un nombre o un nombre y un adje2vo. Taller WBS Glosario Paquete de trabajo El nivel más bajo en cada rama de la WBS. Un paquete de trabajo proporciona una base lógica para definir acYvidades o asignar responsabilidades a una persona específica u organización. También es el trabajo necesario para finalizar un trabajo específico o proceso tal como un informe, un diseño o un documento de requisitos o parte de la misma, una pieza de hardware o un servicio. Taller WBS 11 30/4/15 Glosario Esfuerzo discreto Nivel de esfuerzo Esfuerzo de trabajo separado, disYnto y relacionado a la finalización de un componente de la estructura de desglose del trabajo y a entregables y que se puede medir y planificar directamente. Ac2vidad de 2po soporte que no produce productos concretos. Generalmente se caracteriza por una tasa uniforme de trabajo a lo largo de un período de Yempo determinado por las acYvidades de soporte. Taller WBS Glosario Diccionario de la WBS Un documento que describe cada componente en la WBS. Incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, entregables definidos, una lista de acYvidades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, una esYmación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas. Taller WBS 12 30/4/15 Glosario Ac2vidad Una unidad de trabajo definida durante la realización de un proyecto que se describe uYlizando un verbo. Normalmente Yene la descripción de un trabajo, una duración esperada, un coste esperado y requisitos de recursos esperados. Taller WBS Glosario Trabajo En el estándar del PMI trabajo se refiere a los productos o entregables que son el resultado de un esfuerzo y no al esfuerzo en si mismo. Ejemplo de entregable Ejemplo de producto Taller WBS 13 30/4/15 Glosario Cuenta de control Un punto de control de gesYón donde el alcance, presupuesto (planes de recursos), coste actual y cronograma se integran y comparan con el valor ganado para medir el rendimiento. Una cuenta de control puede tener varios paquetes de trabajo, pero un paquete de trabajo solo puede estar vinculado a una cuenta de control. Cada cuenta de control se asocia con un único componente de la organización en la OBS. Taller WBS REGLAS PARA LA CONSTRUCCIÓN Taller WBS 14 30/4/15 100% Proyecto 1 20% 1.1 50% 2 70% 1.2 50% 2.1 30% 3 10% 2.2 70% Taller WBS También el alcance de proyecto… Proyecto 1 Servicios del proyecto GesYón del Yempo GesYón de riesgos 2 Entregable 1.1 GesYón del proyecto 1.2 Redacción técnica 1.3 GesYón de la configuración Informes Artefactos Monitoreo y control 1.4 Apoyo administraYvo Taller WBS 15 30/4/15 y las ac2vidades de soporte Proyecto 1 entregable 1.1 entregable 1.1.1 entregable 1.2 entregable 2.1 entregable 2 entregable 3 entregable 2.2 entegable 2.3 integración 1.1.2 entregable Taller WBS Productos internos y externos Proyecto 1 Servicios del proyecto 1.1 GesYón del proyecto 1.2 Soporte administraYvo 2 Sistema X 2.1 subsistema xy 2.2 subsistema xz 2.3 Documentación del sistema X Taller WBS 16 30/4/15 Tipos de producto Producto AXELOS / PRINCE2 PMI Interno Externo Interno Externo Alcance de proyecto Alcance de producto Elaborado en el proyecto Incorporado al proyecto Taller WBS No u2lizar verbos Verbo
Nombre
Diseñar un sito web
Diseño del sitio web
Seleccionar herramientas
Selección de herramientas Escribir capítulo 4
Capítulo 4
Integrar
Integración
Taller WBS 17 30/4/15 Sólo múl2ples hijos Proyecto 1 20% 1.1 50% 2 70% 1.2 50% 3 10% 2.1 100% Taller WBS No hay tareas Proyecto 1 entregable 1.1 entregable 1.1.1 paso 1 2 entregable 1.2 entregable 2.1 entregable 3 entregable 2.2 entregable 1.1.2 paso 2 Taller WBS 18 30/4/15 Un paquete de trabajo puede estar en cualquier nivel de la WBS Proyecto 1 entregable 1.1 entregable 1.1.1 entregable 2 entregable 1.2 entregable 2.1 entregable 3 entregable 2.2 entregable 1.1.2 entregable Taller WBS Iden2ficador único Proyecto 1 entregable 1.1 entregable 1.1.1 paso 1 2 entregable 1.2 entregable 2.1 entregable 3 entregable 2.2 entregable 1.1.2 paso 2 Taller WBS 19 30/4/15 Campos •  Obligatorios: IdenYficador, nombre,… •  Opcionales: responsable, duración, coste, cuenta de control, prioridad… Taller WBS Todos los proyectos 2enen entregables Proyecto de servicio 1 Servicios del proyecto 2 Reducción del Yempo de espera 1.1 GesYón del proyecto 2.1 Equipamiento 1.2 Redacción técnica 2.2 Proceso 2.3 Personal Taller WBS 20 30/4/15 No organizar por fases Proyecto fase 1 1.1 entregable fase 2 1.2 entregable 2.1 entregable fase 3 2.2 entregable PracYce Standar for Work Breakdonw Structures del PMI lo permite. Taller WBS en resumen Sí Entregables o acYvidades No Tareas Regla del 100% Redundancia Interno o externo Sólo un hijo Nomenclatura coherente Demasiado pequeño o demasiado detalles MúlYples niveles y Ypos de componentes Niveles arYficiales Taller WBS 21 30/4/15 TÉCNICAS PARA LA CONSTRUCCIÓN Taller WBS Descomposición ¿Hasta cuando descomponer? •  Planificación gradual •  Asignación de trabajo •  Buenas esYmaciones Una técnica de planificación que subdivide el alcance del proyecto y los entregables del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar, hasta que el trabajo del proyecto asociado a lograr el alcance del proyecto y a conseguir los entregables se defina con detalle suficiente para poder respaldar la ejecución, el seguimiento y el control del trabajo. Taller WBS 22 30/4/15 Agregación Taller WBS Tormenta de ideas y Afinidad Taller WBS 23 30/4/15 Juicio de expertos •  Un juicio que se brinda sobre la base de la experiencia en un área de aplicación, área de conocimiento, disciplina, industria, etc. según resulte apropiado para la acYvidad que se está llevando a cabo. •  Dicha experiencia puede ser proporcionada por cualquier grupo o persona con una educación, conocimiento, habilidad, experiencia o capacitación especializada. •  Disponible dentro o fuera del proyecto o de la organización. Taller WBS Mapas mentales Taller WBS 24 30/4/15 Plan2llas y revisión Taller WBS PROCESO DE CREACIÓN DE LA WBS Taller WBS 25 30/4/15 ¿Qué necesitamos? ObjeYvos y metas del proyecto ¿Qué necesita-­‐
mos? Las personas adecuadas ²  Equipo de proyecto ²  Partes interesadas ²  Patrocinador Datos históricos Acta de consYtución del proyecto Requisitos a alto nivel Enunciado del alcance del proyecto ²  PlanYllas ²  WBS de proyectos anteriores Taller WBS Antes de empezar… •  Entregables principales •  Fases del proyecto •  Subproyectos •  Ubicación geográfica •  División o departamento •  … Taller WBS 26 30/4/15 Antes de empezar… Árbol Taller WBS Antes de empezar… Esquema Taller WBS 27 30/4/15 Antes de empezar… Tabular Taller WBS Antes de empezar… Mapa mental Taller WBS 28 30/4/15 Cuándo empezar ¡Cuánto antes! Taller WBS Pasos Revisar lo que sabes Control de los cambios Tormenta de ideas y evaluar Diccionario de la EDT Iterar Revisión final del equipo Revisar la EDT Taller WBS 29 30/4/15 y un paso más… Diagrama de flujo de productos Fuente: Éxito en la gesYón de proyectos con PRINCE2, página 313 Taller WBS DICCIONARIO DE LA WBS Taller WBS 30 30/4/15 Diccionario del WBS Diccionario de la WBS: Un documento que describe cada componente en la EDT. Incluye una breve definición del alcance o enunciado del trabajo, entregables definidos, una lista de acYvidades asociadas y una lista de hitos. Opcionales puede incluir: la organización responsable, la fechas de inicio y finalización, los recursos requeridos, una esYmación del costo, los requisitos de calidad y las referencias técnicas. Taller WBS Proyecto 1 entregable 1.1 entregable 1.2 entregable 2 entregable 2.1 entregable Componente de la WBS Título del componente
1 1.1 1.2 2 2.1 2.2 3 3 entregable 2.2 entregable Descripción del componente
Entregable
Esta es una descripción detallada
Entregable
Esta es una descripción detallada
Entregable
Esta es una descripción detallada
Entregable
Esta es una descripción detallada
Entregable
Esta es una descripción detallada
Entregable
Esta es una descripción detallada
Entregable
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Taller WBS 31 30/4/15 Fuente: PracYce Estándar , página 60 Taller WBS Id # 2.2.2.1 Cuenta de control # 2.2 Úl2ma actualización 15/07/10 Responsable Ángel Águeda Descripción: Realizar un estudio de mercado Criterio de aceptación: El informe deberá mostrar información por cada Comunidad Autónoma durante los úlYmos 3 años. Entregables: Presentación con mulYmedia e informe escrito encuadernado Supuestos: El Cliente entrega el listado de ventas antes del día … Recursos asignados: 2 analistas, 1 consultor y 3 notebooks Duración: 65 días hábiles Hitos: dd/mm/aa -­‐ Informe preliminar aprobado por el patrocinador dd/mm/aa – Presentación mulYmedia a los interesados dd/mm/aa – Informe final aprobado por el cliente Costo: 32.920€ Dependencias: Antes de #1.2.3 y Después de #3.4.1 Firma del Director del Proyecto: _____________ Fuente: Pablo Lledó Taller WBS 32 30/4/15 y no olvides incluir… Criterios de calidad Tolerancia de calidad Método de calidad Ap2tudes de calidad requeridas Cumple las normas de idenYdad corporaYva Como se define en las normas de idenYdad Revisión de calidad de PRINCE2 Equipo de markeYng La carta y el folleto reflejan con exacYtud todos los detalles de la conferencia que se han acordado Ninguna Inspección Project Manager a cargo de la conferencia No hay errores de ortogra€a ni de gramáYca en ningún elemento del mailing Ninguna Corrector ortográfico del Corrector de pruebas procesador de textos. Inspección La carta adjunta ocupa sólo un lado de una hoja A4 Puede ocupar el dorso de una sola hoja A4 Inspección Corrector de pruebas Fuente: Éxito en la gesYón de proyectos con PRINCE2, página 313 Taller WBS PRIORIZACIÓN DE LA WBS Taller WBS 33 30/4/15 Por qué priorizar ² Reconoce el valor disYnto de cada componente de la WBS. ² Permite realizar una planificación basada en valor. ² AnYcipa la obtención de valor. ² Mejor uso de los recursos del proyecto. ² Facilita el cierre prematuro cuando se ha conseguido el valor suficiente. Taller WBS MoSCoW Must Have
Guaranteed
Minimum Usable SubseT
Expected
Work arounds difficult/costly
Could Have
Possibly
Work around easy/cheap
Won’t have this
Maybe
next time
Out of Scope for this
timeframe
No more than 60% effort
Should Have
@ 20% effort
@ 20% effort
time
Requirements that cannot be de-scoped without causing the project to fail
Requirements that can be de-scoped as a last resort to keep the project on track
Requirements that can be de-scoped without causing significant problems
Taller WBS 34 30/4/15 Esfuerzo vs Valor Source: hTp://growingagile.co.za/2013/07/importance-­‐versus-­‐value/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=importance-­‐versus-­‐value Taller WBS UTILIZACIÓN DE LA WBS Taller WBS 35 30/4/15 Requisitos Base para las esYmaciones Cronograma Monitorización y control Informe de situación Taller WBS EJEMPLOS Taller WBS 36 30/4/15 Fuente: PracYce Standar WBS, 2nd ediYon, figura 2-­‐1 Taller WBS Reducción de la duración del ciclo diario del SGI – Planificación Inicial Taller WBS 37 30/4/15 Reducción de la duración del ciclo diario del SGI – Planificación Inicial Taller WBS Taller WBS 38 30/4/15 BENEFICIOS Taller WBS Tormenta de ideas Taller WBS 39 30/4/15 Beneficios Base para tu proyecto Buenas esYmaciones Asignación de resposa-­‐
bilidades Taller WBS Beneficios Control del Base para tu proyecto cambio Referencia para proyectos futuros Buenas esYmaciones Facilita la medición Asignación de responsa-­‐
bilidades Taller WBS 40 30/4/15 Otros beneficios 1.  Planificación basada en producto. 2.  Facilita el entendimiento común del alcance desde etapas muy tempranas. 3.  IdenYficación productos creados fuera del proyecto. 4.  Reduce la complejidad gracias a la descomposición. 5.  Facilita la comunicación y el reporYng. 6.  Facilita la idenYficación de riesgos. 7.  Reduce la duplicidad, gracias a la visualización. 8.  Facilita y mejora la planificación pues trabajamos a nivel de paquete de trabajo. 9.  Facilita la aceptación del proyecto por parte de los usuarios finales. 10.  Genera confianza y credibilidad. 11.  Facilita la reuYlización de productos de otros proyectos. 12.  Facilita la uYlización de la técnica EVM. Taller WBS LECTURAS RECOMENDADAS Taller WBS 41 30/4/15 Bibliografia Taller WBS HERRAMIENTAS Taller WBS 42 30/4/15 Post-­‐It Excel Herramientas WBS Word Mapas mentales Visio Taller WBS WBS tool Taller WBS 43 30/4/15 WBS Schedule Pro Taller WBS WBS Planner Taller WBS 44 30/4/15 bubbl.us Taller WBS MindManager Taller WBS 45 30/4/15 Mind View Taller WBS wise mapping Taller WBS 46 30/4/15 WBS Modeler add-­‐in for Visio 2010 Taller WBS Microsov Office Taller WBS 47 30/4/15 ange.agueda@ev
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