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TRANSPARENCIA, ACCESO A LA
INFORMACIÓN Y LA GESTIÓN
DOCUMENTAL Y
ADMINISTRACIÓN DE LOS
ARCHIVOS
Leslie Montoya Riveros
Unidad de Normativa y Regulación
13 de mayo de 2015
ASPECTOS A TRATAR
Ø  QUÉ ES LA RTA
Ø  VINCULACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL A LA
TRANSPARENCIA Y AL ACCESO A LA INFORMACIÓN
PÚBLICA, SITUACIÓN DE ESTA TEMÁTICA EN AMÉRICA
LATINA
Ø  EXPERIENCIA CHILENA I. RED DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A
LA INFORMACIÓN (RTA)
h#p://www.redrta.org/ Misión
Generar un espacio
permanente de diálogo,
cooperación e
intercambio de
conocimientos y
experiencias entre
autoridades en materia de
transparencia y derecho de
acceso a la información
pública.
Lineamiento
s
estratégicos
Visión
Ser un referente en el
intercambio y
aprendizaje en materia
de transparencia y derecho
de acceso a la información
pública que contribuye a la
rendición de cuentas y el
fortalecimiento de la
gestión pública.
Sus miembros
La RTA actualmente cuenta con 23 miembros representantes de 14 países, entre los que se c u e n t a n o r g a n i s m o s a u t ó n o m o s d e fi s c a l i z a c i ó n , e n F d a d e s d e g o b i e r n o responsables de coordinar la implementación de legislación de acceso a la información pública y enFdades internacionales. PAÍSES
Argentina
Brasil
Bolivia
Costa Rica
Chile
Colombia
Ecuador
España
El Salvador
Guatemala
Honduras
México
Perú
Uruguay
ORGANISMOS INTERNACIONALES
Programa de Cooperación Regional EUROsociAL
Organización de Estados Americanos, OEA
Líneas de trabajo de la RTA
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II. VINCULACIÓN DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL CON LA TRANSPARENCIA Y EL
DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN
Antecedentes
Ø  Transparencia
Ø  Ejercicio del derecho de acceso a la información
pública
Ø  Causales de reserva
Ø  La causal de reserva de hecho “La pata coja de la
transparencia”
TEMA PRIORIZADO POR LA RTA
Contenido del principio de la transparencia
•  Respetar y cautelar la
publicidad de los actos,
r e s o l u c i o n e s ,
procedimientos y
documentos de la
Administración, así como
la de sus fundamentos, y
•  Facilitar el acceso de
cualquier persona a esa
información, a través de
l o s m e d i o s y
procedimientos que
establece la ley
1.  Transparencia
Activa
2.  Derecho de
acceso a la
información
Derecho de Acceso a la Información
(DAI)
“El DAIP es un derecho
establecido
legal o constitucionalmente”
Límites DAIP è
Interpretación restric3va Presunción publicidad è carga de la prueba Aspectos que se debieron considerar
Objeto sobre el cual se ejerce el derecho de acceso o respecto del cual puede exigirse su disposición de manera permanente: q  Información debe “obrar en poder” de la Administración q  Información debe encontrarse en un “soporte” q  No existen reglas referidas al registro /
conservación/eliminación Causal de hecho para denegar la
información
•  INFORMACIÓN NO EXISTE
•  INFORMACIÓN NO SE ENCUENTRA
•  INFORMACIÓN FUE DESTRUIDA
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Proyecto Archivos RTA
Ø 2014: Generación de un Modelo de
Gestión Documental para la RTA
Ø 2015: Proceso de Implementación del MGD
por los distintos países miembros de la RTA
Objetivo del Modelo de Gestión
Documental de la RTA
Ø  Desarrollar un Modelo de Gestión Documental con la finalidad de que
pueda ser implementado entre los países miembros de la Red como
una contribución a las comunidades de acceso a la información y
archivos.
Ø  Establecer con detalle, para su implementación, dimensiones o
ámbitos de acción, herramientas de gestión específicas, guías de
implementación y estándares de aplicación convenientes a las
diferentes realidades de los países miembros de la RTA en materia de
archivística y gestión documental.
Proyecto en alianza Órganos Garantes – Archivos Nacionales Instituciones participantes en la iniciativa:
•  Comisión de Alto Nivel Anticorrupción (CAN) y Archivo General de la Nación
de Perú;
•  Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos (IFAI) y
Archivo General de la Nación (AGN) de México;
•  Unidad de Acceso a la Información Pública (UAIP) y Archivo General de la
Nación de Uruguay;
•  Comisión Presidencial de Transparencia y Gobierno Electrónico (COPRET) y
Archivo General de Centro América de Guatemala;
•  Dirección Provincial de Anticorrupción y Transparencia del Sector Público
Ministerio de Justicia y Derechos Humanos de la Provincia de Santa Fe y
Archivo General de la Provincia de Santa Fe, Argentina;
•  Contraloría General de la Unión (CGU) y Archivo General de la Nación de
Brasil;
•  Consejo para la Transparencia (CPLT), Archivo Nacional y Ministerio Secretaría
General de la Presidencia de Chile;
•  Dirección General de Política Pública de la Defensoría del Pueblo y Archivo
Nacional de Ecuador;
•  Instituto de Acceso a la Información Pública (IAIP), Subsecretaría de
Transparencia y Archivo General de la Nación de El Salvador;
•  Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República y Archivo
General de la Nación (AGN) de Colombia;
•  Subdirección General de Archivos Estatales de España y Organización de
Estados Americanos (OEA).
Modelo de Gestión Documental de la
RTA
Desafíos para el año 2015
Ø Difusión
Ø Coordinación OEA: Presentación en
Consejo Permanente de OEA y
Presentación en Reunión Anual de
Capacitación para la Gestión Pública
Efectiva (MECIGEP)
Ø  I n i c i a t i v a s d e i m p l e m e n t a c i ó n y
adaptaciones
Disponibilizar los documentos
SiFo web: hBp://mgd.redrta.org/mgd/site/edic/base/port/inicio.html Iniciativas de implementación de MGD
Procesos de implementación: Ø  Implementación piloto del MGD (Ecuador, Colombia, México, Uruguay, Guatemala y Chile) Ø  Lineamientos Gubernamentales (El Salvador) Ø  Nueva Ley de Archivos (Perú y Honduras) AcFvidades: Ø  Asistencia técnica de expertos españoles Ø  Talleres de sensibilización y sociabilización Ø  Capacitaciones – Mesas técnicas Ø  Visitas Modelo de Gestión Documental de la
RTA Iniciativas de implementación
Productos: Ø  Metodología de implementación Ø  Informes y guías Ø  Recomendaciones Ø  Propuestas legisla3vas Ø  Manual de ges3ón documental Modelo de Gestión Documental de la
RTA
Fase de seguimiento:
Ø De todos los procesos de implementación
que se lleven a cabo
Ø Reportar estado de avance en el próximo
Encuentro de la RTA
Ø Informe final a diciembre de 2015
Ø Ajustes y/o modificaciones al
MGD
III. EXPERIENCIA CHILENA
Antecedentes previos
a considerar
ARCHIVO NACIONAL
En Chile, es la institución pública que desde 1927
tiene por misión reunir, conservar y difundir la
documentación generada por los organismos de
Gobierno, Justicia y Auxiliares de la Administración
de Justicia, consignados en el D.F.L. N º 5.200 de 1929.
Está constituido por fondos documentales producidos
por instituciones cuya jurisdicción abarca todo el
territorio nacional.
NO SE DISPONE DE UNA NORMATIVA ACTUALIZADA
Medidas adoptadas
con ocasión de la
Ley de Transparencia
Ø  Circular N° 51 de 9 de febrero de 2009, la que tuvo por objeto
refundir las disposiciones y recomendaciones referentes a la
conservación, transferencia y eliminación de documentos. Se
señaló que el conocimiento y observancia de la Ley de
Transparencia de los funcionarios públicos y los encargados
de la gestión documental y archivos, incidirá en el
cumplimiento de los objetivos fijados por dicha norma.
Ø  Informe sobre Política Nacional de Archivos de la Comisión
de Probidad y Transparencia
Ø  Informe Diagnóstico Situación de los archivos institucionales
en organismos del Estado.
Principales
hallazgos del estudio
diagnóstico
•  Nivel de formación archivís3ca del Encargado de Archivos personal que trabaja en los archivos ins3tucionales, ¿3ene El conocimiento en los siguientes aspectos? ASPECTOS RELATIVOS A LA GESTIÓN DE ARCHIVOS
SÍ
72.3%
NO
27.5%
NS/NR
0.3%
Disposiciones y recomendaciones referentes a eliminación de 57.1%
documentos
42.6%
0.3%
Índice de actos y documentos calificados como secretos o reservados
53.2%
46.5%
0.3%
Protección de datos de carácter personal
43.9%
55.8%
0.3%
Cuadro de Clasificación
43.5%
56.5%
0%
Transferencia al Archivo Nacional
34.5%
64.8%
0.6%
Norma sobre seguridad y confidencialidad de los documentos 25.5%
electrónicos
Norma3va de documentos electrónicos y firma electrónica
23.5%
74.2%
0.3%
76.1%
0.3%
Tabla de Retención Documental
20.3%
79.4%
0.3%
Normas de descripción archivísFca (ISO, ISAD G, en general estándares 17.1%
internacionales)
82.6%
0.3%
Requisitos del método de microcopia o micro grabación de 11.0%
documentos
88.7%
0.6%
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Estado jsico de los documentos en soporte papel: En la región Metropolitana existe una mayor can3dad de documentos en buen estado, a diferencia de lo que ocurre en regiones en las que se concentra el estado “regular” Condiciones de seguridad de los archivos o depósitos: En poco más del 50% hay medidas de control de acceso y en sólo el 20% de los casos hay planes de con3ngencias frente a siniestros SÍ
NO
NS/NR
E x i s t e n m e d i d a s d e control de acceso al depósito
56,1%
31,9%
12%
P o s e e p l a n e s d e c o n 3 n g e n c i a p o r siniestro
19,7%
61,9%
18,4%
Existencia de normas, polí3cas e instruc3vos creados al interior de la ins3tución : PORCENTAJE Acceso y seguridad de los documentos
46,7%
Eliminación de documentos
40,3%
Conservación documental
38,7%
Criterios de ordenación de documentos
37,7%
Digitalización de documentos
33,7%
Búsqueda y recuperación de documentos
31,3%
Creación de documentos
29,7%
Cuadros de clasificación
26,7%
Forma de describir los documentos
22,7%
Transferencia de documentos
22,0%
Tablas de retención documental o 15,7%
calendario de conservación
Tablas de valoración documental
9,7%
Otro
5,0%
No existen
28,3%
Criterios o ac3vidades para la eliminación de documentos: PORCENTAJE 43,7%
Se hace un acto administra3vo firmado por la autoridad que corresponda
Se levanta acta sobre la eliminación
43,3%
Aplican criterios de selección
22,9%
Aplican valorización documental
20,5%
Estado de los documentos
17,7%
Otro
9,2%
No se hace eliminación de documentos
34,1% Causa más frecuente de denegación de documentos: La causa más nombrada es que es imposible localizarlos, lo que sucede en un cuarto de los casos. PORCENTAJE
Es imposible localizarlos
25,4%
Son secretos o reservados
20,1%
Fueron eliminados por procedimiento interno
14,4%
Otro
14,4%
Fueron destruidos por fuerza mayor
12,1%
Fueron transferidos al Archivo Nacional
7,6%
NS/NR
34,5%
Deficiencias detectadas por el
Consejo para la Transparencia
Destrucción
Normativa particular
• Inexistencia de planes de
contingencia ante siniestros
• Que regula conservación y
eliminación pero no va acorde
a la Ley de Transparencia
existen medidas de
Información • No
resguardo ni conservación
de datos con valor histórico
histórica
Eliminación
• Estándares para su
acreditación son de antigua
data
PORQUÉ UN MODELO DE GESTIÓN
MEJORARÍA LA SITUACIÓN ARCHIVÍSTICA
Verificar el estado actual
• Identificar estándares
internacionales
Mejorar los procesos
• Incorporar herramientas
Acciones para mejorar el Sistema de
Gestión Documental en Chile
•  Implementación Piloto del Modelo de Ges3ón Documental de la RTA -­‐ Directrices •  Modificaciones a la Ley de Transparencia – Dictación de un Reglamento