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LIBRO BLANCO
QUALIOS MANAGER
Versión 6.0
4, rue du Bois de La Champelle
54500 VANDŒUVRE
FRANCIA
Tél. 33 (0)3 83 44 75 50
Fax. 33 (0)3 83 44 75 51
www.qualios.com
QUALIOS© es un software desarrollado por
SAS QUALIOS
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Qualios Manager
V.6.0
SUMARIO
1-
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................. 3
2-
GESTIÓN DINÁMICA DE LOS REGISTROS ................................................................................. 3
2-1
2-2
2-2
2-2
2-2
2-3
2-3
2-3
2-3
33-1
3-2
PRINCIPIO DE FUNCIONAMIENTO ............................................................................................................. 3
ENTORNO USUARIO ................................................................................................................................ 4
- 1 Completar un registro .............................................................................................................. 4
- 2 Consulta de los registros archivados ..................................................................................... 5
- 3 Probar los formularios ............................................................................................................. 5
ENTORNO REDACTOR .............................................................................................................................. 5
- 1 Redacción del formulario......................................................................................................... 5
- 2 Creación de los niveles de workflow ..................................................................................... 8
- 3 Creación de clasificaciones personales ................................................................................. 8
ESTADÍSTICAS Y CUADROS DE MANDO .................................................................................... 9
PRINCIPIO DE FUNCIONAMIENTO ............................................................................................................. 9
ENTORNO USUARIO ................................................................................................................................ 9
4-
EL MÓDULO DE IMPORTACIÓN/EXPORTACIÓN DE DATOS ............................................. 11
5-
CONCLUSIÓN : LES VENTAJAS DE QUALIOS .......................................................................... 11
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1 - Introducción
El módulo "Manager" de Qualios facilita la gestión en tiempo real de los registros, los informes de
datos (cuadros de mando), las alertas y los indicadores de la empresa. Su herramienta de
construcción de formularios pone a disposición de los usuarios, en Intranet y/o Extranet, los diferentes
formularios (o formatos) de los flujos de trabajo (workflows) de la empresa.
El módulo está compuesto de:
Gestión dinámica de registros
Paneles de resultados (cuadros de mando)
Módulo (opcional) de conexión que permite integrar dinámicamente en ODBC
(Windows) o JDBC (Linux o Windows) otros datos contenidos en bases de datos
externas (Oracle, SQL Server, DB2, Access,…) y/o importarlos/exportarlos vía un
archivo de Excel.
En función de los permisos definidos, el usuario dispone de formularios y, en todo momento, de una
visibilidad del tratamiento de los registros que ha generado.
La alimentación de la base de datos a través de los registros permite tener una visibilidad y una
trazabilidad en tiempo real de su sistema de gestión de empresa.
Esquema de funcionamiento
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2 - Gestión dinámica de los registros
Un registro es la traza formal de que una acción ha sido realizada o de que ciertos resultados han
sido alcanzados; es un formulario completado. Los circuitos de workflow con diferentes actores y
niveles son gestionados automáticamente por Qualios lo que permite hacer intervenir todos los
departamentos de su empresa dentro de un mismo proceso (gestión por procesos).
Ejemplos de formularios:
- Tratamiento de no conformidad
- Seguimiento de auditorías
- Cuestionarios de evaluación (encuestas)
- Reclamaciones
- Formularios administrativos (solicitud de vacaciones, hoja de gastos, etc.)
- Controles de cambio
Registro de una AC-AP-AM
2-1
Principio de funcionamiento
Ciclo de vida del formulario
Los formularios tienen un ciclo de vida similar a los otros tipos de documentos. De hecho, pasan por
un ciclo de aprobación, un estado activo, y finalmente son archivados. Así, son gestionados dentro del
módulo de gestión documental de Qualios que respeta sus diferentes ciclos de aprobación y de
difusión a los usuarios.
Los redactores diseñan completamente los formularios; en ningún caso, Qualios impone cualquier tipo
de formulario no modificable. El software respeta la estructura de sus formatos.
Gestión de permisos de acceso a los formularios
El acceso a un formulario se define durante su creación. Así, el usuario solo podrá completar los
formularios a los que se le da acceso.
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Los permisos en los diferentes niveles de workflow se delimitan durante la construcción del formulario
y serán definidos en el momento en el que el usuario completa el registro. Mediante un correo
electrónico conteniendo un enlace, se informa a los usuarios de la existencia de un registro que deben
completar o consultar; igualmente desde las tareas en el portal podrán acceder a todos sus registros
en curso.
Completar un registro
Para completar un registro, el usuario se conecta a Qualios vía su navegador. En función de su perfil,
Qualios le propone una serie de formularios. Abriendo un formulario, el usuario puede completar las
informaciones del primer nivel del workflow, y con un simple clic, transmitir el registro a un nivel
superior. Entonces, los actores del nivel siguiente reciben un correo electrónico, con un enlace hacia el
registro, para completarlo.
En ningún caso, una persona sin autorización podrá completar un nivel de workflow.
El registro se completa siguiendo los diferentes niveles hasta que se archiva.
Es posible, igualmente, transmitir para información a uno o varios usuarios. Un código de color le
indica al usuario si puede completar el nivel o solamente consultar el registro.
Sistema dinámico
Qualios controla el sistema de calidad dinámicamente gracia a las alertas que permiten al usuario
controlar el estado de su registro. Si el registro no está terminado a una fecha configurada, Qualios
puede enviar una alerta por correo electrónico.
Entorno de trabajo
Como el módulo Qualios Doc, Qualios Manager tiene dos entornos adaptados a los usuarios:
- Actores de formularios
- Creadores de formularios
2-2
Entorno usuario
Es la misma interfaz usuario que la del módulo Qualios Doc: ergonómica, abierta y simple, accesible
mediante el navegador.
El usuario puede:
• Completar un registro activo.
• Consultar un registro activo o archivado.
• Probar los nuevos formularios antes de activarlos.
El acceso a un formulario se hace de la misma forma que a un documento: vínculos en el portal,
buscador, favoritos del usuario o enlace en otro documento y/o formulario.
2 - 2 - 1 Completar un registro
En función de los permisos definidos, el usuario podrá completar los registros a los que tiene acceso.
Completar un registro es muy fácil, el usuario puede:
Guardar el registro: cuando no tiene todas las informaciones para terminar el nivel
y debe esperar para acabarlo más tarde. Por ejemplo: en un mismo nivel debe indicar
la fecha prevista de una acción correctiva y la fecha real del tratamiento.
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Archivar el registro: cuando el tratamiento se ha terminado (último nivel) o cuando
no se quiere continuar y así parar el circuito. Por ejemplo: rechazo de una solicitud de
vacaciones por el jefe de departamento, la solicitud no será transmitida a la
contabilidad.
Transmitir un registro: cuando se termina un nivel y se envía al siguiente nivel.
Devolver un registro: cuando un nivel anterior no es correcto, el usuario puede
devolver para que se hagan las correcciones necesarias.
El redactor también puede construir un "workflow condicional" diseñando un circuito en función de
los elementos completados en los campos del formulario. Por ejemplo: si el coste de una reclamación
es superior a un valor, el tratamiento se envía al departamento jurídico sino al departamento
comercial, saltando diferentes niveles.
2 - 2 - 2 Consulta de los registros archivados
Según los privilegios de acceso, el usuario dispone en todo momento de una visibilidad sobre el
estado del tratamiento de los registros a los que ha participado. También, puede consultar los
registros archivados pero sin poder modificarlos.
2 - 2 - 3 Probar los formularios
Antes de enviar un formulario al ciclo de aprobación, el redactor puede probar y verificar su buen
funcionamiento. Para ello, en el entorno de usuario, se ha creado una sección que permite el acceso
para crear registros que serán suprimidos una vez el formulario validado y activado. Durante las
pruebas, los formularios se pueden modificar.
2-3
Entorno redactor
El entorno redactor es el mismo que el del módulo Qualios Doc. La creación de formularios se hace
de la misma forma que los otros documentos.
2 - 3 - 1 Redacción del formulario
La redacción del formulario se hace mediante el sistema "pinchar y desplazar". Elija los diferentes
componentes que se convertirán en los campos a completar por los usuarios.
A continuación, la lista de los diferentes tipos de campos de un formulario:
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Para completar texto,
fechas, números
Para seleccionar o
no una opción
Para escribir un texto extenso
Para seleccionar en un grupo
de opciones
Para elegir un valor en una
lista desde otro formulario
Para elegir un valor en una
lista desde otra base de datos
Resultado automático
calculado por diferentes
medios
Firma electrónica obligatoria
para transmitir el registro
Para añadir archivos adjuntos
opciones
Tablas dinámicas con nº de
líneas variable
Para definir los actores del
workflow
Para calcular datos o
desarrollar funcionalidades en
Javascript
Para agrupar los campos de un
mismo nivel de workflow
Para definir una alerta a una
fecha límite
Enlace hacia un documento
Enlace hacia un formulario
copiando los datos
Para ir o ver un panel de
resultados
Enlace hacia una dirección URL
Abrir las propiedades del
campo seleccionado
Para definir los botones y las
condiciones del Workflow.
Todos son configurables por el redactor: nombre, disposición, si son obligatorios o no, etc.
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Herramientas
de
construcción
Construcción de formularios
Propiedades
Feuille dedel
propriété
campodes
composants
El diagrama asociado al formulario se puede generar automáticamente.
Diagrama de workflow
Algunos campos se completan automáticamente: nombre del usuario, su departamento, la fecha de
conexión.
También se pueden recuperar datos de registros de otros formularios o de otras bases de datos
mediante un vínculo dinámico ODBC o JDBC, como por ejemplo, en una ficha de acción correctiva
relativa a una no conformidad, podremos recuperar automáticamente los datos relativos a esta no
conformidad.
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Antes de publicar el formularios, el redactor podrá probarlo y comprobar todas las funcionalidades.
2 - 3 - 2 Creación de los niveles de workflow
Un formulario puede tener tantos niveles como necesite. El redactor va a definir cada nivel durante la
creación del formulario.
El workflow se define como sigue:
• En las propiedades de cada campo, el redactor indica el nivel al que pertenecen
• Los permisos de acceso para crear un registro se definen en el primer nivel, y los de los
siguientes son definidos en los campos “destinatario”.
2 - 3 - 3 Creación de clasificaciones personales
En cada formulario puede crear sus propias clasificaciones para acceder a los registros. Por
ejemplo: por cliente, proveedor, fecha,… Todos los registros de diferentes formularios relacionados
con un cliente aparecerán clasificados por ese mismo cliente.
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3 - Estadísticas y cuadros de mando
El modulo Qualios Manager permite ver la evolución de los indicadores de rendimiento en tiempo real
en forma de informes.
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Principio de funcionamiento
Un formulario puede generar uno o varios paneles de resultados.
Se construyen sobre todos los registros a partir de instrucciones simples.
Todo es completamente configurable. El usuario puede filtrar los resultados mediante criterios
y así obtener los resultados que le interesan.
Para un control en tiempo real de sus procesos con Qualios, puede crear alertas. A partir de un valor
definido por el redactor, el software envía un correo electrónico de alerta. Por ejemplo, advertencia si
5 no conformidades declaradas.
También podrá exportar con un simple clic sus datos a Excel.
3-2
Entorno usuario
El usuario puede, en todo momento, consultar los informes generados por sus registros. Así el usuario
visualiza el estado de los indicadores en tiempo real. Simplemente, el usuario va a pinchar en el
nombre de su informe y podrá:
•
Visualizar el informe globalmente
Panel de resultados
•
Filtrar los resultados y acceder a los que le interesan: los de este mes, este año, este cliente,
etc.
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Criterios de selección
•
Exportar los datos en un archivo texto (.csv) y/o Excel.
Exportar resultados a Excel
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4 - El módulo de importación/exportación de datos
Este módulo (facultativo) ofrece la posibilidad de cargar (o descargar) masivamente datos en
un formulario a partir de hojas excel o archivos de texto (CSV).
Esta funcionalidad es muy útil tanto para recuperar un histórico de datos así como para
completar formularios sin conexión al software. El usuario no tiene más que completar el archivo excel
generado por el formulario y cuando este en Qualios cargar el archivo debidamente completado.
5 - Conclusión : les ventajas de Qualios
Para los responsables
Construcción a medida: Creación simplificada de sus formularios, informes, indicadores y circuitos
de tratamiento.
Control: Sus informes, sus indicadores, sus alertas a la demanda según sus criterios.
Para los usuarios
Simplicidad: el usuario completa los formularios "online", y el proceso de trasferencia de información
es automático.
Trazabilidad: Seguimiento y visibilidad de los registros en tiempo real.
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