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Archivo Físico
El conocimiento donde debe estar
Axentria® integrando personas, procesos y conocimiento
AF
ARCHIVO
FÍSICO
Gestión integral de archivos físicos
Axentria® AF gestiona la ubicación física de los documentos que se desean archivar, así como los
datos asociados a los mismos, permitiendo su rápida identificación, la fijación de períodos de
conservación, el manejo de préstamos y la definición de notificaciones sobre los documentos que
se encuentren en los límites de vigencia, entre otras funcionalidades.
El sistema cuenta con un mecanismo de préstamo y devolución de documentos existentes en el
archivo físico, combinado con la consulta y búsqueda de documentos pertenecientes al archivo
digital.
Axentria® AF permite generar reportes sobre los documentos ingresados, solicitados para
préstamos, eliminados, vigencia de los documentos en el archivo y visualizar el estado del archivo
físico en cuanto a capacidad y espacio físico libre en el mismo.
Generación de etiquetas
Al agregar documentos al archivo fisico es posible
generar una etiqueta con codigo de barras que permitirá
identificar unidades y espacios fisicos en la estructura de
almacenamiento.
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Permisos
El sistema permite asignar permisos sobre los archivos físicos para
usuarios y/o roles. Estos permisos le permitirán al usuario utilizar
un archivo físico particular, por ejemplo el de su sucursal y no otro.
Gestión de unidades
Una unidad de conservación es la unidad mínima
que se utilizará en los archivos físicos, esto puede
ser por ej.: una caja o una carpeta.
Por lo tanto, es posible definir los nombres de las
unidades mínimas de conservación que manejará
el sistema con la posibilidad de indicar si esta
unidad contendrá documentos o no.
Cambio de ubicación de unidades
Es posible modificar la ubicación física de una o
más unidades, siendo registrado el motivo, la
fecha del cambio y el usuario que lo realiza.
Préstamo y devolución de documentos/unidades
A partir de la consulta de documentos, el sistema permite gestionar el préstamo de los
documentos seleccionados. Se registrará el usuario solicitante, la fecha en que inicia el
préstamo y la fecha en que se deberá devolver el documento.
El sistema da la opción de devolver los documentos o unidades en condición de
préstamo, registrándose la fecha de devolución. Automáticamente el estado de los
documentos en el sistema será “Disponible” y se mostrará al usuario la ubicación donde
se deba almacenar el documento.
Auditoría total de movimientos y préstamos
El sistema mantiene un registro de auditoría de creación,
modificación y eliminación la información manejada en el
sistema: unidades, documentos, grupos documentales, alertas
enviadas, índices de documentos, solicitudes de préstamos y
reservas, eliminación de documentos (registrando el motivo).
Los registros de auditoría especifican el usuario que realizó la
acción y la fecha/hora, y podrán accederse desde la consulta de
auditoría general de Axentria en el administrador web.
Tablas de retención
Estas fechas se calculan al momento del ingreso de los documentos
en el archivo físico, en base a la vigencia establecida en el tipo de
documento asociado y es modificable si es necesario.
Cada vez que se modifique esta fecha el sistema registrará el
cambio, junto con la fecha en que se hace el cambio, el usuario que
lo realiza y el motivo del mismo.
Axentria® integrando personas, procesos y conocimiento
Beneficios de la gestión de archivos físicos
mediante Axentria® AF
Eficiencia
Ÿ Mayor control de la información física.
Ÿ Estandarización y almacenamiento consistente de la información tanto física como
electrónica.
Ÿ Es posible establecer alertas que permitan conocer la fecha de vencimiento de cada
documento o unidad.
Ÿ Permite gestionar el préstamo y devolución de documentos.
Ÿ Alertas automáticas a usuarios y administrador sobre fecha de vencimientos y plazos
de entrega.
Control y seguridad
Ÿ El control del nivel de acceso por usuario sobre distintos documentos, permite
mantener un ambiente seguro de trabajo, permitiendo un control de cambios o auditar
acciones.
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