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DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN CUSCO
UNIDAD EJECUTORA Nº 311 - UGEL CALCA
“Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación”
“Decenio de las personas con Discapacidad en el Perú 2007-2016”
“Cusco Capital Histórica del Perú”
DIRECTIVA N° 005 - 2015- DRE-C/UE 311- UGEL-C/ADM-A/OCP.
NORMAS PARA EL LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FÍSICO, ACTUALIZACIÓN,
INFORMACIÓN DE ALTAS Y BAJAS DE BIENES MUEBLES PATRIMONIALES EN
INSTITUCIONES EDUCATIVAS Y SEDE ADMINISTRATIVA DE LA UGEL CALCA, A DICIEMBRE
DEL EJERCICIO ANUAL 2015
1.- OBJETIVOS
1.1
Precisar los procedimientos técnicos para la realización del inventario Físico del
Patrimonio Mobiliario del Estado en las Instituciones Educativas y Dependencias
del ámbito de la Unidad de Gestión Educativa Local - Calca, para su
incorporación a los Estados Financieros de ésta; y su posterior remisión a la
Superintendencia de Bienes Nacionales
1.2
Establecer los Mecanismos y procedimientos para la toma del inventario y del
saneamiento técnico legal de los Bienes del Estado a cargo de las Instituciones
Educativas.
2. ALCANCE
2..1
Sede
de
Primaria,
la
UGEL-
Calca,
Instituciones
Educativas
de
Nivel
Inicial,
Secundaria, Instituciones Educativas Especiales, Coordinaciones
Educativas, Programas Educativos PRONOEIs, comprendidas dentro de la
jurisdicción de la UGEL-Calca.
3. BASE LEGAL
3. 1
Constitución Política del Perú
3. 2
Ley General de Educación N° 28044.
3. 3
Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General.
3. 4
Ley N° 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales
3. 5
Ley N° 28628 que regula la participación de la Asociación de Padres de
Familia en las Instituciones Educativas Públicas.
3. 6
Decreto Supremo N° 007-2008-Vivienda, Aprueban Reglamento de la Ley N°
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29151, Ley general del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
3. 7
Resolución N° 003-2012-SBN-DNR, Aprueba el “Compendio del Catálogo Nacional
de Bienes Muebles del
3. 8
Estado".
Resolución N° 209-2000/SBN, Directiva para el Saneamiento de la Propiedad
Mobiliario del Estado.
3. 9
Directiva N° 004-2002-SBN Procedimientos para la Alta y la Baja de los Bienes
Muebles de la Propiedad Estatal y su recepción por la SBN.
3. 10 Ley Nº 27314 Ley General de residuos sólidos publicados el 21/07/2000
3. 11 D.S. 001-2012- MINAM, Que aprueba el reglamento nacional para la gestión y
manejo de
residuos
de Aparatos Eléctricos y electrónicos – RAEE del
27/06/2012
3. 12 Decreto Supremo
N° 009-2008-Vivienda, disponen la ejecución de acciones
tendentes a la baja y enajenación de Bienes Muebles de propiedad de las
Entidades del Sector Público que se encuentren en calidad de chatarra.
3. 13 Directiva N° 004-2008/SBN, Procedimiento para la Baja, venta por subasta
pública y venta directa de los bienes muebles de propiedad de las Entidades
del sector público que se encuentran en calidad de chatarra.
3. 14 Resolución N° 028-2008/SBN, que aprueba la Directiva N° 004-2007-SBN para
el saneamiento de los Bienes Muebles de Propiedad Estatal.
4.- DISPOSICIONES GENERALES
4. 1 El Patrimonio Mobiliario del Estado, está constituido por aquellos Bienes que de
acuerdo al Código Civil y las leyes especiales son adquiridos por las Entidades
Públicas en propiedad, bajo las diversas formas y modalidades jurídicas que estas
disponen. También forman parte del Patrimonio Mobiliario del Estado todos los
Bienes donados o transferidos a favor de la institución Educativa bajo diversas
modalidades.
4. 2 La Superintendencia de Bienes Nacionales es el Órgano encargado de
administrar, registrar, controlar, cautelar y fiscalizar el Patrimonio Mobiliario del
Estado, Así como de iniciar las acciones administrativas y judiciales a que hubiera
lugar en caso de incumplimiento.
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4. 3 Saneamiento, son las acciones administrativas contables y legales que deben
realizar las entidades públicas para regularizar la situación de los Bienes Muebles
Patrimoniales, sobrantes (alta) y faltantes (baja) con los que se encuentran.
4. 4 La presente Directiva establece las Disposiciones que deben cumplir las
Instituciones Educativas, a fin de formular, previa verificación
inventario de su entidad y de esta manera asegurar
el
física,
el
uso adecuado,
integridad física y permanente de los bienes que constituyen el Patrimonio
Mobiliario del Estado.
4. 5 Los Directores de las Instituciones Educativas, para realizar el trabajo de
Inventario, deberán formar necesariamente una Comisión de Altas y Bajas
designada con Resolución Directoral Interna. La Comisión de Altas y Bajas al
término de su Trabajo presentara un informe final en donde precisara todo lo
actuado, dirigido al Director de la Institución Educativa.
4. 6 La UGEL-CALCA, deberá remitir los Inventarios Físicos Generales al 31-122015 a la Superintendencia de Bienes Nacionales SBN
y valorizados. Los
Órganos Internos responsables en cada nivel administrativo son:
4.6.1. En la SEDE de la UGEL-CALCA, la Jefatura de Administración a través de
la designación del Comité de Altas y Bajas, siendo integradas por las
siguientes:

Presidente: Administrador de la UGEL calca
Integrantes:

Contador de la UGEL calca.

Jefe de Abastecimiento de la UGEL calca.

Responsable de estadística de la UGEL – Calca

Especialista de Educación Primaria – EIB.

Responsable de Control Patrimonial.
4.6.2. En las Instituciones Educativas: El Director y la Comisión de Altas y Bajas,
designada mediante Resolución Directoral.
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5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
5. 1 La verificación física In-Situ y la formulación del Inventario con su respectiva
codificación
de
los
bienes serán efectuadas bajo responsabilidad por:
Responsable de la Oficina de Control Patrimonial
5.1.1. Para el caso de Instituciones Educativas, por la Comisión de Altas y
Bajas, designados por la Resolución Directoral Interna.
5. 2 . Las Comisiones de Alta y Bajas estarán conformadas como sigue:
5.2.1. Si la Institución es Polidocente Completo, la Comisión de Inventarios
estará conformada por el Director General, Administrador o Responsable
de los bienes, y el Presidente de la APAFA.
5.2.2. Si la Institución es Unidocente, la Comisión de Inventarios estará
conformada por el Director y Presidente de la APAFA.
5.2.3. Si la Institución es Polidocente multigrado, la comisión de Inventarios
estará conformada por el director, un representante de los docentes y el presidente de
APAFA.
5.2.4. En la Sede de la UGEL- CALCA se deberá conformar la Comisión de
Altas y Bajas integrada por el Administrador General, el Jefe de
Abastecimiento, y el encargado de Control Patrimonial.
5.2.5. Coordinaciones Educativas Distritales: Coordinador Distrital y
componentes si los hay bajo supervisión y visación del Área de Gestión
Pedagógica de la UGEL- CALCA.
5.2.6. Programas Educativos Especiales PRONOEI, Alfabetización y otros
reportan a la Coordinación' Educativa Distrital y en la provincia reportan a
la Comité de Gestión Patrimonial de la UGEL- CALCA.
6. DISPOSICIONES TÉCNICAS
6.1 El Saneamiento de los Bienes. De propiedad Estatal se entiende como las
acciones Administrativas, contables y legales que deben realizar las Instituciones
Educativas respecto a los Bienes Muebles que se encuentran en situación
como.
6.1.1. BIENES FALTANTES. El saneamiento de Bienes Muebles faltantes, se
realiza cuando los bienes que se encuentran incluidos en el inventario, y
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no se encuentran físicamente o se desconoce su ubicación. En este caso
se debe dar de baja estos bienes muebles en EL FORMATO ALTAS Y
BAJAS - CALCA.
6.1.2. BIENES QUE HAN SIDO OBJETO DE PERDIDA O ROBO. El
saneamiento de Bienes Muebles por pérdida, robo o sustracción, debe
sustentarse en la denuncia policial y el informe que emite el Director de
la Institución Educativa. En este caso se debe dar de baja estos bienes
muebles EL FORMATO ALTAS Y BAJAS - CALCA.
6.1.3. BIENES SOBRANTES. El saneamiento de Bienes Muebles sobrantes, se
realiza cuando los Bienes Muebles no han sido dados de alta en el
patrimonio de una entidad pública debido a que son propiedad de un
tercero, su origen es desconocido o no se cuenta con la documentación
suficiente. En este caso se debe proceder a incluirlos en el Inventario
como altas utilizando EL FORMATO ALTAS Y BAJAS - CALCA.
Constituyen condiciones previas para iniciar el saneamiento de bienes
muebles sobrantes, las siguientes:
a) Que el bien se encuentre
por lo menos 02
(dos) años en
posesión de la entidad pública; y,
b) Que
no
se
cuente
con
la
documentación
suficiente
que
sustente el ingreso al patrimonio de la entidad pública o cuando no
exista documentación sobre el origen del bien.
6.2
Criterios para inventariar un bien patrimonial. Aquellos bienes de la
entidad que cumplan con alguna de las condiciones, que se muestran a
continuación.
6.2.1. Que sea de propiedad de la entidad.
6.2.2. Que no esté sujeto a operaciones de venta inmediata o comercialización.
6.2.3. Que sea objeto de acciones de mantenimiento.
6.2.4. Que puedan ser clasificados como Activo Fijo o bienes No Depreciable
(Cuentas de Orden) en las siguientes cuentas contables.
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Cuentas de activo fijo
Bines Inmuebles
1501. 0201
EDIFICIOS ADMINISTRATIVOS
1501.0202
INSTALACIONES EDUCATIVAS
1501.0305
AGUA Y SANEMIENTO
1501.0399
OTRAS ESTRUCTURAS
Vehículos para transporte terrestre
1503.0101
VEHÍCULOS PARA TRANSPORTE TERRESTRE
Bienes Muebles
1503.020101
MAQUINAS Y EQUIPOS DE OFICINA
1503.020102
MOBILIARIOS DE OFICINA
1503.020201
MAQUINARIA Y EQUIPOS EDUCATIVOS
1503.020202
MOBILIARIO EDUCATIVO
1503.020301
EQUIPOS COMPUTACIONALES Y PERIFÉRICOS
1503.020303
EQUIPOS DE TELECOMUNICACIONES
1503.020301
EQUIPO DE CULTURA Y ARTE
1503.020904
ELECTRICIDAD Y ELECTRÓNICA
Bienes Agrarios, pecuarios
1503.0103
ANIMALES DE TIRO
Cuentas de Activo Fijo – Bienes Culturales
Libros y textos
1507.0201
LIBROS Y TEXTOS PARA LA BIBLIOTECA
1507.0299
OTROS BIENES CULTURALES
1507.0302
SOFTWARE
Cuentas de Orden o Bines no Depreciables
Bienes no depreciables
9105.01
BIENES EN PRÉSTAMO Y/O CEDIDOS EN USO
9105.02
BIENES EN CUSTODIA
9105.0301
MAQ. Y EQUIPO NO DEPRECIABLE
9105.0303
MUEBLES Y ENSERES NO DEPRECIABLES
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Nota: los bienes de Activo fijo son aquellos cuyo valor es mayor de 1/8 de 1 UIT
(3,850.00) y que tengan una duración mayor a un año en uso normal y los que
tienen un valor inferior a lo indicado serán inventariados como no Depreciables
(Cuentas de Orden respectivos)
6.2.5. Que sea un bien tangible.
6.2.6. Que sea materia de algún acto de disposición final (donación de bienes,
subasta restringida, permuta de bienes, transferencia de bienes).
6.2.7. Que sea individualizable por su función.
6.2.8. Que este descrito en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles
6.3
Bienes Muebles que NO se deben inventariar.
Aquellos bienes de la
entidad que cumplan con las Condiciones que se detallan a continuación;
serán consideradas o inventariados solo en el Registro Interno de la
Institución Educativa, más no en el Software de la SBN.
6.3.1.
Accesorios, herramientas, repuestos.
6.3.2.
Material de vidrio y cerámica para ensayo.
6.3.3.
Instrumentos o instrumental de Laboratorio.
6.3.4.
Objetos empotrados (parte integrante de otro bien).
6.3.5.
Set de instrumental médico-quirúrgico.
6.3.6.
Animales menores e insectos.
6.3.7.
Prendas de vestir, Ropas.
6.3.8.
Marcas, Títulos Valores, Licencias y Software.
6.3.9.
Bienes Intangibles.
6.3.10. Bienes Fungibles
6.4
Los bienes
que constituyen
el Patrimonio
Mobiliario
tendrán
una
codificación Permanente que los diferencie de cualquier otro bien.
6.5
La codificación
de los Bienes Nuevos o aquellos que se informan a la
UGEL CALCA
que se dan de Alta, se hará en la UGEL, y luego de
ser actualizado
el Inventario
de Bienes
Patrimoniales
de las
Instituciones Educativas, estos serán entregados a los Directores
de
las II.EE. a efectos que se haga la codificación adecuada.
6.5.1. Dentro de la Institución Educativa, la Comisión de Altas y Bajas
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durante la toma de Inventarios, debe proceder al marcado con tinta
indeleble o en stickers con lapicero
el Código patrimonial en todos
y cada uno de los Bienes Patrimoniales según el siguiente modelo:
UGEL CALCA
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN DEL BIEN
74087700
MONITOR A COLOR
7. EN LO REFERENTE A LAS ALTAS DE BIENES - 2015
7.1 El Director y la Comisión de Altas y Bajas presentara en la UGEL- CALCA el
Informe de Altas de Bienes 2015 de acuerdo al FORMATO ALTAS Y BAJAS
- CALCA, donde deben registrarse obligatoriamente los siguientes datos
PRECIOS y FECHAS DE COMPRA O DONACION, y SI EL BIEN ES
DONADO O TRANSFERIDO Y QUIEN DONÓ O TRANSFIRIÓ, adjuntado los
documentos sustentatorios detallados en copia simple y claros.

Compra: Fotocopia de Factura o Boleta de Venta

Donación: Fotocopia del Acta de Donación, Declaraciones Juradas u otro
documento que entregue la Institución Donante.

Transferencia: Fotocopia simple de las PECOSAs u otros documentos que
justifique el ingreso

En caso de Bienes Inmuebles deberán presentar copia de Inscripción de
terrenos o Margesí, Actas de transferencia de Construcciones (FONCODES,
GOBIERNO REGIONAL, etc.), Autoavalúo.
7.2 El Informe de Altas antes citado, debe ser elaborado por la Comisión de Altas y
Bajas y debe contener la relación detallada de los bienes adquiridos o recibidos
en calidad de donación o transferencia durante el año 2015, también pueden
incluirse los bienes Sobrantes (6.1.3) para ello debe contarse con el Reporte de
Inventario Actualizado de la Institución Educativa al 2015 (Numeral 9)
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8. EN LO REFERENTE A LA BAJA DE BIENES 2015
El Director de la Institución Educativa, después de recibir el Reporte de su
Inventario actualizado al 2014 (Numeral 9) por parte del Comité de Altas y Bajas
de la UGEL-CALCA, procederá con el Comité de Altas y Bajas de su II.EE. a
realizar un Inventario Físico e Identificar los Bienes Muebles que ya no se
encuentren físicamente por las causales enumeradas líneas abajo, y remitirá a la
Sede- UGEL CALCA, los Expedientes conteniendo la relación de Bienes sujetos a
baja, según su inventario de acuerdo al FORMATO ALTAS Y BAJAS CALCA
impreso.
Para la solicitud de baja de los bienes se debe tener en cuenta lo siguiente:
8.1.
Para la baja de Bienes por causal de perdida, robo o sustracción.- deberá
sustentar con la denuncia policial, informe del Director de la Institución
Educativa determinando las responsabilidades a que diera lugar, detalle de
los bienes perdidos robados o sustraídos, además el número de orden, código
del bien, descripción del bien, fecha de adquisición, estado de conservación y
valor monetario. Es decir todos los datos de cada bien consignados en su
inventario.
8.2.
Baja de bienes por saneamiento, de Bienes Muebles faltantes.- de (6.1.1)
son bienes que figuran en el inventario pero no se encuentran físicamente en
la Institución Educativa. Esta solicitud de baja, deberá ser refrendada con el
respectivo informe del Director de la I.E. donde sustente la solicitud de baja.
9. CRONOGRAMA DEL AÑO FISCAL 2015
Nro.
1
DESCRIPCIÓN
FECHA
Entrega de Oficio Múltiple de Actualización del inventario 2015 – y
Del 21 de setiembre al 25 de
formato de altas y bajas y del inventario actualizado al 31 de
setiembre del 2015
diciembre del 2015
2
Presentación del inventarios de Bienes Muebles e Inmuebles de
Del 25 de setiembre al 15 de
Altas y Bajas FORMATO DE ALTAS Y BAJAS (impreso y enviar
octubre del 2015
a
los
Correos
Electrónicos:
[email protected],
[email protected]
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10. DISPOSICIONES FINALES
10.1
Todas las Instituciones Educativas del ámbito de la UGEL CALCA deberán
cumplir estrictamente y bajo responsabilidad, con el cronograma de entrega
los reportes de sus Inventarios en la UGEL- CLACA, en las fechas señaladas
en el numeral 9.
10.2
Si alguna Institución Educativa presentara su Inventario con fecha posterior a la
señalada en el punto 9, este será considerado como Inventario Extemporáneo y
tendrá el valor de no presentado, porque no será incluido en la base de datos
del
Inventario de
la
UGEL-CALCA,
que
tiene
fecha
definida
de
presentación.
10.3
Además el Director(a) de la Institución Educativa que no presente su
Inventario de Bienes Muebles e Inmuebles de Altas y Bajas Institucional del
año 2015 a la UGEL-CALCA, seré considerado(a) como omiso y acreedor a
las sanciones correspondientes,
de acuerdo a las disposiciones
legales
vigentes.
10.4
Los
señores
Funcionarios
encargados
de
verificar
la
entrega
de
Reportes, son: El responsable del Control Patrimonial y Órgano de Control Interno
(OCI) de la UGEL Calca.
Calca, 16 de septiembre del 2015.
pág. 10