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CONDOMINIO CRISTAL
Informe a la Asamblea de Condóminos
Antecedentes
La presente mesa directiva fue nombrada por la asamblea el día 30 de enero de 2014, y generó su
plan de trabajo con base en los resultados de la encuesta electrónica dirigida a sus condóminos.
El resultado de esta encuesta focalizaba la atención en los siguientes aspectos: Seguridad y
Vigilancia (48%), Cobranza de deudores (24%) Transparencia del presupuesto (17%) Imagen
general del condominio (6%) Otros asuntos (6%)
Buscando lograr mayor participación, se constituyeron comités auxiliares a la mesa directiva
quienes apoyaron en los siguientes temas:
a) Seguridad
 Identificar, proponer e implementar medidas que blinden la seguridad del
Condominio.
 Coordina: Iván Hidalgo (Casa 120)
b) Casas Club
 Mejorar la infraestructura, uso y cuidado de las Casas Club.
 Coordina: Mauricio Tapia (Casa 64)
c) Social
 Integrar a los condóminos a través de actividades altruistas, recreativas y sociales.
 Coordina: Leonila García (Casa 33)
d) Deportes
 Fomentar actividades deportivas inter-generacionales.
 Sin coordinador /inactivo
e) Agua
 Realizar un diagnóstico y generar un proyecto ambiental para aprovechar este
recurso.
 Coordina: Ricardo Pérez (Casa 77)
Dejando los temas de f) Cobranza de deudores en mora y g) Transparencia en las finanzas, para
manejo de la misma Mesa Directiva.
Durante el período de trabajo, se sigue manteniendo la cuota mensual de mantenimiento en 3.55
pesos por metro cuadrado, así como los descuentos por pronto pago fijados: 19% pago anual,
14.5% pago semestral y 10% pago mensual.
Para fines de orden y transparencia, hemos decidido entregar un reporte anual (2014) a pesar de
haber iniciado nuestra gestión en febrero.
Agradecemos a cada coordinador su entrega y dedicación en el trabajo realizado, el cual, sin duda,
ha sumado a los resultados que a continuación detallamos:
INFORME DE ACTIVIDADES | MESA DIRECTIVA 2014 | CONDOMINIO CRISTAL
Febrero 2015
1
CONDOMINIO CRISTAL
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Principales resultados
Administración:
Se profesionalizaron los temas de: contabilidad, cobranza, administración de cuotas, comunicación
MD-Condóminos y operación interna de los vigilantes.
Hemos generado un proceso de licitación para todas las compras superiores a 5,000 pesos, con
criterios basados en mejores prácticas.
Estamos proponiendo reglas de gobernabilidad para la Mesa Directiva con la finalidad de ir
incorporando mejores prácticas al interior de la misma y fortalecer mayor participación en este
encargo.
Precisamos términos en el reglamento del uso de la Casa Club, para mejorar su uso y la sana
convivencia entre condóminos.
Se renovó el sistema de cómputo para poder instalar el software de los nuevos sistemas de
seguridad y el SIAC. Se instalaron 2 extensiones de teléfonos alámbricos colocados uno en la
oficina y otro en caseta para agilizar la comunicación.
Para evitar riesgos de tipo laboral y fiscal, regularizamos el pago de sueldos y salarios ante en
IMSS, SAT e INFONAVIT; Corregimos el nombre del Condominio ante el IMSS, CFE y SAT. Así como
tramitamos nuevamente la FIEL.
Adquirimos e implementamos el Sistema de Administración de Condóminos (SAC), el cual nos
permite entre otras cosas, la administración las cuotas de mantenimiento, gestión de descuentos,
multas y recargos, emisión de reportes y estados de cuenta individualizados, reportes históricos,
administración de las casas club, reglamentos, así como la emisión de facturas de pago con los
requisitos legales.
A través del SAC hemos generado nuestra página web www.condominiocristal.com donde los
condóminos – a través de una clave confidencial- pueden acceder a su estado de cuenta, informes
operativos, reglamentos e información financiera. Esta plataforma, también nos permite estar
informados de las noticias más relevantes del condominio, anuncios clasificados y convocatorias.
Agradeceremos su aporte a la galería fotográfica.
En cuanto al personal, y derivado del proyecto de vigilancia-seguridad, hicimos cambios en el
personal que nos llevaron a despedir a personal con bajas aptitudes y actitudes para ocupar su
puesto, e incorporar a personas con mejor perfil para desempeñar su función, también ofrecimos
oportunidades de crecimiento como supervisor a Martín. En el tema de mantenimiento, es
necesario fortalecer las actitudes y aptitudes del personal que cuenta con mucha antigüedad para
lograr mejores resultados.
INFORME DE ACTIVIDADES | MESA DIRECTIVA 2014 | CONDOMINIO CRISTAL
Febrero 2015
2
CONDOMINIO CRISTAL
Informe a la Asamblea de Condóminos
Tanto en los movimientos que realizamos para mejorar la seguridad y vigilancia, como de
movimientos de personal, no se reportó ningún evento de alto impacto.
Cobranza:
La cobranza de cuentas morosas, ha sido un factor clave en la gestión de esta mesa directiva.
Además de que hemos contado con la confianza de los condóminos que han pagado directamente
a la administración, mejorando el % de condóminos “0 días de atraso” del 52 al 69% que teníamos
al inicio del año, también se ha logrado bajar el nivel de morosidad del Condominio, contando con
el apoyo de un despacho de cobranza extrajurídica, que inició sus actividades en abril de 2014.
Al despacho se le otorgaron las cuentas mayores a 180 días de atraso, y al cierre del año ha
derivado en la recuperación de 403 mil pesos durante el período abril-diciembre, conforme se
detalla en siguiente cuadro. Cabe hacer notar que se lograron concretar 28 convenios de pago, de
los cuales se han liquidado 15, se están pagando 11 y se han incumplido 2 de ellos.
Recuperación a través del Despacho de Cobranza
Casas
Terrenos
Total
Condóminos que han pagado
94
14
108
Monto que han depositado
$ 214,013 $ 188,845 $ 402,858
Mes
Abril
Mayo y Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre **
Total
Total
Recuperado
pagado *
118,531
19,778
48,002
8,352
64,826
11,280
43,106
7,501
34,071
5,928
68,847
12,240
10,400
1,810
15,074
2,563
$ 402,858 $
69,451
* Incluye IVA
** Pendiente el pago de la factura de Diciembre al despacho
Respecto a los saldos deudores al cierre de 2013 y 2014 podemos observar el siguiente avance por
ejercicio:
INFORME DE ACTIVIDADES | MESA DIRECTIVA 2014 | CONDOMINIO CRISTAL
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3
CONDOMINIO CRISTAL
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al 31 dic
2013
adeudos por ejercicio
ejercicio 2008
ejercicio 2009
ejercicio 2010
ejercicio 2011
ejercicio 2012
ejercicio 2013
ejercicio 2014
subtotal
descto x cuotas < 2013
total
401,529
157,406
224,849
266,354
476,946
1,527,083
1,527,083
al 31 dic
2014
198,122
57,283
113,805
160,135
224,827
195,576
346,008
1,295,756
57,170
1,238,586
Los saldos deudores al 31 de diciembre 2014, de acuerdo a su antigüedad, se muestran en el
siguiente cuadro:
DEUDORES AL 31/12/2014
CASAS
LOTES
TOTAL
#
0 DV
91
$
#
1 -30 DV
4
-
9
$
4,242
1
-
#
100
$
%
69%
47,516
0
898
5
-
31-180 DV
13
43,052
0
13
5,140
3%
181 -360 DV
7
47,516
9%
7
43,052
5%
1 -3 AÑOS
3
3-6 AÑOS
9
71,650
2
433,753
6
47,205
5
590,271
15
118,855
3%
1,024,024
10%
TOTAL
127
600,213
18
638,374
145
1,238,586
100%
Anexamos el listado de condóminos morosos.
4
8
9
12
16
20
28
30
32
38
40
42
45
46
48
51
62
64
69
70
73
74
86
CHAVEZ LOERA ISAI
PRIM TORRES FRANCISCO
MORENO MURGUIA MARTHA EVELIA
BIJMAN MARCHEBOUT BRENDA
VIDRIO DAVID MARTHA ANGELICA
BECERRA CORTES CARLOS GERARDO
CHAVEZ IBARRA JOSE
FLORES JIMENEZ ALEJANDRO
FUENTES JIMENEZ ROBERTO
ESPINOZA ENRIQUE
BELTRAN RAYMUNDO
MARTINEZ TREVIÑO IVONNE LORENA
PADILLA OTERO PATRICIA
HEREDIA GONZALEZ ADRIAN
PEÑA MORCHIO HECTOR
MORA VALENCIA NICOLAS
SANCHEZ AGUILAR ELIZABETH
TAPIA CUETO MAURICIO
JIMENEZ SANCHEZ LUIS IGNACIO
AGUILAR PADILLA MARIA DE JESUS
BARRAZA OSORNIO DITHER
ALVAREZ ALARCON OMAR
ROBLES GUITRON JUAN JOSE
5,958
5,420
36,220
844
4,507
2,015
1,648
5,498
1,667
7,679
2,000
853
2,560
42,271
1,706
5,122
29,956
47,323
20,849
32,464
6,092
67,465
2,464
90
91
96
98
103
113
118
121
127
128
129
130
132
134
136
137
138
139
140
141
142
145
GONZALEZ MARIA GUADALUPE
ARANDA DE REZZA IVONNE
RODRIGUEZ CARLOS ALEXANDER
RUIZ CASTRO ANTONIO
SANCHEZ CORTES JOEL
DE LA TORRE GOMEZ FRANCISCO JAVIER
MADRIGAL RAMIREZ FABIAN
PACHECO MONARREZ JUAN CARLOS
MOLINA JUAN CARLOS
OCHOA SANCHEZ RAFAEL
MATA VAZQUEZ FRANCISCO
CARRILLO FREGOSO MA DE LOS ANGELES
ESPINOSA ROMO OMAR
NAJAR ROSY
CEBALLOS BARBARA
CASTRO CASTELLANOS MA. DEL ROCIO
ROMO GUTIERREZ TORIBIO
GONZALEZ RAMIREZ JOSE
LAGOS NAVARRETE JORGE
LAGOS NAVARRETE JORGE
MERCHAN ZARATE ARMANDO
RODRIGUEZ COVARRUBIAS JOSE
TOTAL
INFORME DE ACTIVIDADES | MESA DIRECTIVA 2014 | CONDOMINIO CRISTAL
Febrero 2015
1,706
20,846
41,597
2,924
9,198
43,361
2,561
23,861
25,310
163,985
10,404
898
5,728
143,971
96,089
37,495
838
21,895
46,884
71,877
5,117
129,460
1,238,586
4
CONDOMINIO CRISTAL
Informe a la Asamblea de Condóminos
Finanzas:
Contratamos un despacho de contadores con experiencia en administración de condominios y
solicitamos que se llevara la contabilidad de acuerdo a las NIF, así como la nómina y pagos de
impuestos correspondientes.
De acuerdo a nuestro flujo de efectivo, obtuvimos ingresos por 1’845,702 pesos. El 96% de ellos
derivados de cuotas, 2% por otros ingresos (clases de tenis y renta de casa club) y 2% ingresa por
depósitos en garantía:
Ingresos 2014
Cuotas vigentes
425,945
23%
Cuotas vencidas > 180 días
751,374
41%
Cuotas anticipadas
543,645
29%
Depósitos no identificados
49,325
3%
Intereses ganados
4,960
0%
Otros ingresos
30,453
2%
Depósitos en garantía
40,000
2%
Total Ingresos
1,845,702
100%
Los egresos del año fueron en razón de 1’728,349 pesos. El 59% de ellos destinados a sueldos y
prestaciones de los colaboradores del Condominio; el 12% para aspectos administrativos y el 29%
restante a la operación del Condominio.
De este gasto, se destinaron 184,175 pesos como activos, los cuales se desglosan a continuación:
DESCRIPCION DEL BIEN
M.O.I.
% DEP.
EQUIPO DE COMPUTO
Computadora Armada F-1060228
COMPUTADORA HP PAVILION 21-H005 Y EXT GTIA
SISTEMA DE ADMON. SAC
DISCO DURO
9,924.21
11,398.01
16,894.00
5,684.00
30%
30%
30%
30%
MAQUINARIA Y HERRAMIENTAS
SOPLADOR ASPIRADOR F-4450
4,650.00 10%
EQUIPO DE TRANSPORTE
MOTO YAMAHA SERIE LL8UE0817EB505290
15,999.00 25%
MOB. Y EQUIPO
EQ. DE CAMARAS CIRCUITO CERRADO
EQ.PARA CONTROL DE ACCESO VEHICULAR
TARJETA ONETECH 915 MHZ (CONTROL DE ACCESO)
TOTALES DE ACTIVOS
TOTAL DE DEPRECIACIONES
ACTIVO FIJO FINAL
41,985.73 10%
67,085.12 10%
10,554.84 10%
184,174.91
13,510.12
170,664.79
INFORME DE ACTIVIDADES | MESA DIRECTIVA 2014 | CONDOMINIO CRISTAL
Febrero 2015
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CONDOMINIO CRISTAL
Informe a la Asamblea de Condóminos
Dentro de las relevancias en gastos está el aumento de cuotas al IMSS, producto de la
regularización de sueldos, el pago de facturas del ejercicio 2013, la compra de activos para el
proyecto de seguridad y transparencia administrativa, los honorarios a los despachos contable y
de cobranza.
Egresos 2014
Personal
59%
Administrativos
12%
Operativos
29%
Sueldos
1,011,906.54
58.5%
Préstamos a empleados
10,125.00
0.6%
Gastos administrativos
64,711.60
3.7%
124,428.53
7.2%
Seguros y fianzas
10,767.00
0.6%
Energía eléctrica
Honorarios
128,913.00
7.5%
Mantenimiento general
84,428.10
4.9%
Remodelaciones
54,844.80
3.2%
Limpieza
43,321.39
2.5%
185,397.70
10.7%
9,506.00
0.6%
Compra de activos
Gastos no deducibles
total
1,728,349.66
100%
Con respecto a las disponibilidades, la inversión que el Condominio tiene por 276,385.20, éste se
mantuvo intacto, y se cuenta con un saldo en bancos de 423,556 pesos.
En forma resumida, el flujo de 2014 se comportó de la siguiente forma:
Flujo
2013 *
Saldo inicial en bancos
548,786
Ingresos
1,296,017
Egresos
1,545,553
Saldo final en bancos
299,250
* Informe 2013 de la Mesa Directiva
** Diferencia inicial en caja de 6,954
2014
306,204 **
1,845,701
1,728,350
423,556
Diferencia
-242,582
-44%
549,684
42%
182,797
12%
124,305
42%
Es relevante informar que para llevar a cabo los proyectos futuros que estamos proponiendo a la
asamblea –como el proyecto hidráulico, o el remozamiento de la casa club 2-, es necesario
mantener y/o mejorar el nivel de ingresos, so riesgo de ir mermando el fondo de ahorro a plazo
fijo.
INFORME DE ACTIVIDADES | MESA DIRECTIVA 2014 | CONDOMINIO CRISTAL
Febrero 2015
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CONDOMINIO CRISTAL
Informe a la Asamblea de Condóminos
Seguridad y vigilancia
Se realizó Inversión en activos por $41,985 para la compra de 7 Cámaras [Accesos, Casa 32, Casa 2
y Casa 142] de vigilancia y un aparato de Intercomunicación, parte del proyecto ScanID para
visitantes y proveedores.
Con el sistema ScanID se mantiene un registro electrónico
de las entradas y salidas de cada visitante, proveedor de
servicios, mensajero, etc., y se resguarda algún documento
oficial mientras dura su estancia dentro del Condominio.
Estos controles disminuyen considerablemente cualquier
tentativa de robo o daño hacia el interior del Condominio.
Se invirtió $67,085 para la
adquisición de un sistema de
rondines (mediante RF rutas
programadas),
que
se
complementan
con
una
motocicleta ($16,000) para un
recorrido y asistencia expeditas y
un software. Se vigila 24x7. Entre
las actividades del vigilante en
funciones de rondín se encuentra:
visitar todos los puntos de seguridad instalados en todo el Condominio, revisando y detectando
cualquier anormalidad o situación insegura (puertas abiertas, vehículos) y comunicando
directamente el reglamento de seguridad a personas que estén infringiéndolo (jóvenes ingiriendo
bebidas alcoholizadas en terrenos o casas deshabitadas, así como en terraza).
La adquisición de equipo de cómputo y mejora al hardware del sistema de videograbación, ha
permitido resolver situaciones como: Daños a propiedad del Condominio, accidentes e incidentes,
y generar evidencia sobre incumplimiento al Reglamento
Interno.
Para agilizar el flujo de entrada y salida vehicular, así como
implementar una medida adicional que incentiva el pago
de cuotas, se colocaron plumas de acceso y egreso para
deudores y visitantes, mismas que se complementan con
CCTV del sistema de seguridad y el ScanID.
INFORME DE ACTIVIDADES | MESA DIRECTIVA 2014 | CONDOMINIO CRISTAL
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7
CONDOMINIO CRISTAL
Informe a la Asamblea de Condóminos
En cuanto la atención a los condóminos, adquirimos equipos de radio, los que junto con la
motocicleta, nos permite estar mejor y más rápidamente comunicados, y poder llegar en minutos
a donde sea solicitado el apoyo.
Proyecto hidráulico
Se realizó un diagnóstico situacional de la infraestructura existente, encontrando que el sistema
actual de bombeo opera de forma ineficiente (pérdidas hidráulicas por la diferencia en altitud de
bombeo desde el pozo hasta la cisterna), aunado al desaprovechamiento de la Cisterna de
almacenamiento ubicada a pie de terraza de la parte alta (casa 2). Esto ocasiona que el sistema
encienda y apague con mayor frecuencia, a un costo alto de energía.
El riesgo de mantener operando este sistema en las condiciones actuales, convierte al mismo en
una “bomba de tiempo”, esto es, será impredecible el momento en que la bomba sumergible se
descomponga, dejando sin agua a la mitad del Condominio (aproximadamente de la cerrada
Aguamarina hacia arriba, donde la presión del sistema municipal no alcanza a abastecer).
Para este tema, se realizó el proceso de Licitación abierta a sobre cerrado (abril 2014),
apegándonos a los siguientes:
CRITERIOS DE DESCALIFICACION:
a. Presentar propuesta incompleta o que omita cualquiera de los siguientes puntos:
a1. Omitir cualquiera de los puntos solicitados mandatorios
a2. Omitir condiciones de pago, C.V. empresa, copia RFC, doc. Legales (persona física o moral),
copia IFE o comprobante de domicilio
a3. Tiempo de entrega
a4. Garantía
CRITERIOS DE EVALUACION:
Usando una matriz de ponderación combinada (tabla 1), se evaluó:
1. EXPERIENCIA DEMOSTRADA: Demuestra haber ejecutado proyectos de tamaño y complejidad
similar al solicitado, y muestra información para contactar a clientes
2. CUMPLIMIENTO DE PUNTOS SOLICITADOS: Se indica con claridad los puntos exigidos que se
solicitan en la invitación a cotizar
3. ESTUDIO DE AHORRO DE ENERGIA: Se incluye en la cotización, con un mayor puntaje si indica
que tienen capacidad de realizar un estudio de ahorro de inversión
4. TIEMPO DE ENTREGA DEL PROYECTO: Fecha que se comprometen a entregar el estudio general
del proyecto
5. COSTO TOTAL DEL PROYECTO
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A lo cual participaron 5 empresas especializadas, resultando favorecida de la evaluación de
requisitos y ponderación de ofertas (Costo y tiempo) la empresa JS-TDI, con un Costo total del
proyecto de Ingeniería por $22,500.00 más I.V.A. Sin embargo, este proyecto no siguió su curso
por no considerarse prioritario para el presente año, y tendrá que retomarse por la próxima Mesa
directiva.
EVALUACION PROVEEDORES
Proyecto Hidráulico Condominio Cristal
Fecha:
24/04/2014
PUMPS Supply Company
JS-Tecnología y Diseño Industrial
8
6
10
6
10
9
10
6
7
10
5
9
9
10
10
1
8
1
8
8
7
5
8
0
10
1
4
0
1
10
Puntaje total
obtenido
Costo del
Proyecto
Constructora A5
Tiempo de
Entrega
Alarda Constructora
Estudio de
Ahorro
Ingeniería y Construcción UMJ
Cumplimient
o de puntos
Proveedor
Experiencia
Demostrada
Criterios de Evaluación
164
284
160
206
380
Tabla 1. Evaluación de propuestas para proyecto hidráulico, invitación a cotizar 2014-1
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CONDOMINIO CRISTAL
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Convivencias
Con la finalidad de motivar mayor integración entre vecinos, este año hemos realizado varias
convocatorias a diversos eventos sociales. Los gastos erogados en ellos se han cubierto con las
cooperaciones voluntarias de los asistentes, por lo que no han sido gastos efectuados por la
administración del Condominio.
Conforme avanzó el año, vimos mayor participación y entusiasmo; por lo que pensamos que estos
eventos son parte indispensable en la vida comunal de nuestro Condominio.
Agradecemos a todos su confianza y participación y los exhortamos a seguir cooperando y
asistiendo a los mismos.
Colecta damnificados Baja California Sur
Desfile día de la primavera
Día de la
amistad
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Día del padre
Comida Navideña a colaboradores del Condominio
Posada tradicional
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Proyectos 2015
Esta mesa directiva sugiere que se de continuidad a los siguientes temas:
1. Proyecto hidráulico, que tiene calidad de prioritario
2. Consolidación del sistema SAC
3. Generación del sistema de evaluación a colaboradores que incluye: desarrollo y entrega
de perfiles de puesto, medición de indicadores de desempeño del puesto, documentación
de procesos básicos de operación.
4. Análisis de continuidad de los despachos de cobranza y contabilidad
5. Mantener y reforzar el proyecto de seguridad
6. Reacondicionamiento de la casa club 2
7. Implementación de políticas de gobernabilidad
8. Seguimiento a la recuperación de la cartera vencida
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