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ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
MODULO 4
Organización de viajes de trabajo,
pasantías y otras actividades
Colección Trabajar y Aprender-segundo año-asistencia administrativa-módulo 4
Ministerio de Educación-República de El Salvador.
INDICE DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN DE LA GUIA
DE TRABAJO Y APRENDIZAJE DEL MODULO 4
ORGANIZACIÓN DE VIAJES DE TRABAJO PASANTIAS Y
OTRAS ACTIVIDADES EXTERNAS
1. PRIMERA PARTE: DEFINICIÓN Y SELECCIÓN DE
PROYECTOS
1.1 SUGERENCIAS METODOLÓGICAS PARA
DESARROLLAR LA PRIMERA PARTE
1.2 DESCRIPTOR DE MÓDULO
1.3 DISEÑO DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE
1.4 ESQUEMA DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE
2. SEGUNDA PARTE: DESARROLLO DEL PROYECTO
SELECCIONADO
2.1 SUGERENCIAS PARA DESARROLLAR LA
SEGUNDA PARTE
2.2 DESARROLLO DEL PROYECTO SIGUIENDO LAS
ETAPAS DE LA ACCION COMPLETA
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.2.5
2.2.6
Etapa de informarse
Etapa de planificar
Etapa de decidir
Etapa de ejecutar
Etapa de controlar
Etapa de valorar y reflexionar
3. TERCERA PARTE :MATERIAL DE APOYO
3.1
3.2
3.3
3.4
¿QUIERES SER ALGO?
LAS CONEXIONES
COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS
LOS VIAJES -ORGANIZACIÓN
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263
263
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Colección Trabajar y Aprender-segundo año-asistencia administrativa-módulo 4
Ministerio de Educación-República de El Salvador.
PRESENTACIÓN DE LA GUÍA
DE TRABAJO Y APRENDIZAJE:
ORGANIZACIÓN DE VIAJES DE TRABAJO
PASANTÍAS Y OTRAS ACTIVIDADES
Esta Guía de Trabajo y Aprendizaje titulada “Organización de viajes, pasantías y
otras actividades externas”, ha sido elaborada para facilitar a docentes y estudiantes
del Segundo Año de Bachillerato Técnico del Campo Comercial, Opción Asistencia
Administrativa, el diseño, desarrollo y la evaluación de una experiencia educativa,
basada en la identificación y ejecución de un Proyecto de Trabajo y Aprendizaje.
La Guía recoge los detalles de una experiencia realizada por una docente a quien
llamaremos señora Díaz y al presentarla se espera que los estudiantes que la lean
formulen su propia experiencia y, al ejecutarla, adquieran o mejoren sus competencias específicas para organizar viajes de trabajo, pasantías y otras actividades externas a la oficina, y al mismo tiempo afirmen o mejoren competencias claves seleccionadas por ellas y ellos, con la orientación de su docente.
Esta Experiencia de Trabajo y Aprendizaje ha sido diseñada en dos partes como se
recomienda en la gráfica titulada RUTA DE UNA EXPERIENCIA DE TRABAJO Y
APRENDIZAJE, que aparece en la GUIA INTRODUCTORIA.
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La Guía por lo tanto, se compone, de dos partes: la primera se refiere a la DEFINICIÓN Y SELECCIÓN DEL PROYECTO y concluye con el diseño de la experiencia
de aprendizaje a partir de un proyecto seleccionado; la segunda, al DESARROLLO
DEL PROYECTO seleccionado siguiendo las etapas de las Competencias Orientadas a la Acción Completa.
Además de estas dos partes medulares, contiene un conjunto de materiales. Con
unos se espera apoyar la adquisición o el desarrollo de competencias claves y con
otros, lo propio con las competencias específicas. Este material no sirve para memorizarlo; debe estudiarse con juicio crítico, utilizarse para realizar mejores experiencias
que las descritas y agregarse al que obtengan los estudiantes y las estudiantes en el
afán de TRABAJAR Y APRENDER, particularmente como parte de la etapa de INFORMARSE.
Siempre conviene tener presente estas ideas
1.
Las competencias se presentan desglosadas y clasificadas para comprenderlas mejor; pero en el desarrollo de los módulos deben concebirse como
un todo; íntima y armónicamente unidas, pues están llamadas a contribuir
a la formación de personas integrales.
2.
Igual ocurre con las etapas de Acción Completa, se representan en secuencia solamente para entenderlas mejor; en la realidad, no siempre ocurren en ese orden; generalmente, operan con apreciable grado de simultaneidad.
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1.
PRIMERA PARTE:
DEFINICIÓN Y SELECCIÓN DE PROYECTOS
1.1
SUGERENCIAS PARA DESARROLLAR LA
PRIMERA PARTE
Para desarrollar esta primera parte de la Experiencia de Trabajo y Aprendizaje, la
señora Díaz y sus estudiantes realizaron las siguientes actividades:
1- Estudiaron el Módulo 4 que comprende: el Perfil de Competencias Específi-
cas, el Mapa de Competencias Claves y la Malla Curricular que aparecen en
la Guía Introductoria y el Descriptor del Módulo que aparece a continuación
de esta página. Lo hicieron con el propósito de definir las competencias que
se podrían adquirir o mejorar (competencias esperadas), por medio de las
técnicas de lectura en pareja e identificación de conceptos claves.
2- Analizaron el entorno institucional en relación con las competencias desea-
bles identificadas, descubrieron problemas y los enunciaron; utilizaron la
técnica de Brainstorming.
3- Realizaron una visita rápida a empresas de la comunidad cercana al Instituto
para corroborar y/o aclarar los problemas descubiertos y enunciados, así
como para conversar con propietarios y empleados sobre diversos aspectos
relacionados con la organización de viajes de trabajo, pasantías y otras actividades. Utilizaron la técnica de la entrevista, y se auxiliaron de una sencilla
Guía de Visitas.
4- Enunciaron proyectos para solucionar los problemas identificados, redactán-
dolos de manera correcta y destacando el daño que podría ocurrir por no
afrontar a tiempo dichos problemas
5- Consignaron las decisiones en un documento como el del literal 1.3 DISEÑO
DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE, que contiene la información básica de dicha experiencia y aparece después del Descriptor de Módulo.
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1.2 DESCRIPTOR DEL MODULO 4 DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
1. Aspectos generales:
Campo:
Opción:
Área de Competencia:
Objetivo del Àrea de
Competencia
Título del Módulo
Comercial
Asistencia Administrativa
Asistencia a la jefatura y práctica de relaciones públicas
Desarrollar destrezas para planificar, coordinar y organizar viajes, pasantías y otras actividades externas en forma eficiente y eficaz.
Organización de viajes de trabajo, pasantías y otras actividades.
5 semanas, 95 hors clase
Duración Prevista
2.
Objetivo del Módulo:
Al concluir el desarrollo del Módulo los estudiantes o las estudiantes serán competentes para organizar
viajes de trabajo, pasantías y otras actividades externas, tomando en cuenta los intereses de las personas participantes y de la empresa, con equidad.
3. Criterios de evaluación:
Los criterios de evaluación están implícitos en las competencias esperadas (5), consignadas en cada EJE
DE DESARROLLO
4. Criterios de promoción:
Alcanzar el 70% de las competencias esperadas, en una escala estimativa correspondiente a 7-8: nivel 4.
5.
Competencia esperada:
El estudiante o la estudiante será competente para organizar viajes de trabajo, pasantías y otras actividades externas, tomando en cuenta los intereses de las personas participantes y de la empresa, con
equidad, Cuando:
DESARROLLO
TÉCNICO
DESARROLLO
EMPRESARIAL
DESARROLLO
HUMANO
Organice itinerarios de
viajes, pasantías y otras
actividades externas a
la oficina
Planifique y coordine en
forma eficiente y eficaz
los viajes, pasantías y
otras actividades externas
Recolecte datos suficientes para organizar viajes,
pasantías y otras actividades externas
Investigue fuentes de
información para los diferentes medios de transporte que se utilizan.
Desarrolle valores aplicados a la revisión y el orden
Planifique y organice
itinerarios de viajes y
eventos “al centavo”
Promueva pulcritud y
confidencialidad en la
administración de viajes,
pasantías y otros
Oriente a sus compañeros a trabajar en equipo
para planificar, organizar
y coordinar viajes, pasantías y otros
Se exprese con claridad y
precisión
Optimice recursos económicos en la realización
de viajes y pasantías
Desarrolle hábitos de
consulta y aprendizaje.
Elabore documentos
redactados correctamente
Gestione información
para planificar viajes,
pasantías y otras actividades externas
Analice ofertas de las
diferentes agencias de
viajes
Coordine la realización
de viajes, pasantías y
otras actividades con
todas las personas y
agencias involucradas
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DESARROLLO
ACADÉMICO APLICADO
Aplique normas de protocolo según la actividad y
el lugar
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DESARROLLO
TÉCNICO
DESARROLLO
EMPRESARIAL
DESARROLLO
HUMANO
Utilice normas gramaticales y, ortográficas
para redactar documentos
Mantenga comunicación
fluida y oportuna en la
organización de viajes y
otros
Utilice reglas de cortesía
a seguir en los diferentes
tipos de eventos
Promueva pulcritud y
transparencia en la organización y coordinación
de actividades
Prevenga posibles limitaciones e inconvenientes
6.
Oriente a sus compañeros para que administren
en forma correcta los
recursos disponibles
DESARROLLO
ACADÉMICO APLICADO
Ordene la logística para
viajes, pasantías y otros
Utiliza racionalmente los
recursos necesarios para
realizar viajes, pasantías
y otros.
SUGERENCIAS METODOLÓGICAS:
Al iniciar la Primera Parte de la Experiencia de Trabajo y Aprendizaje, se formularon algunas Sugerencias Metodológicas de carácter general. Otras se presentan al iniciar la Segunda Parte.
Algunas sugerencias metodológicas específicas se encontrarán al iniciar cada etapa de las Competencias Orientadas a la Acción Completa y de igual manera al concluirlas. Estas últimas, tienen
el propósito de valorar la adquisición de nuevos saberes.
La evaluación se concibe como un proceso permanente, individual y colectivo, de apreciación de la
adquisición y/o desarrollo de competencias esperadas para ayudar al estudiante o a la estudiante a
mejorar su rendimiento, tener éxito en su esfuerzo de trabajar y aprender y convertirse en una persona competente, digna de confianza y emprendedora.
Los equipos de trabajo y aprendizaje están en la libertad de utilizar todo tipo de metodología, solo
limitada por su competencia para crear e innovar.
7. RECURSOS:
• Papelería
• Computadora
• Directorio de agencias de viajes y líneas aéreas
• Teléfono / internet
• Otros que demande la naturaleza de los proyectos a desarrollar; que existan en la institución o en la
empresa asociada, o que se puedan conseguir sin grandes esfuerzos en la comunidad; el desarrollo
de los proyectos no debe significar erogaciones especiales y onerosas para los padres de familia.
Docentes y estudiantes deben ser muy creativos respecto a la obtención y al uso de los recursos.
8. MATERIAL INFORMATIVO DE APOYO:
- Al concluir el desarrollo del proyecto, expuesto a manera de ejemplo, en esta Guía de Trabajo y Aprendizaje, se presentan varios materiales de apoyo. ¡¡¡Cuidado!!! El material no es para memorizarlo. Es para
utilizarlo críticamente.
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1.3
DISEÑO DE LA EXPERIENCIA DE TRABAJO Y APRENDIZAJE
01- Ubicación del Módulo:
Tiempo:
Bachillerato del Campo Comercial
Opción:
Asistencia Administrativa
Año:
2° sección “B4”
Estudiantes: 32
5 semanas, 90 horas clase
02 Área de Competencia:
Asistencia a la jefatura y práctica de relaciones públicas
03 Objetivo del A. C.:
Desarrollar destrezas para planificar, coordinar y organizar
viajes, pasantías y otras actividades externas en forma eficiente y eficaz
04 Título del Módulo:
Organización de viajes de trabajo, pasantías y otras actividades externas.
05 Objetivo del Módulo
Al concluir el desarrollo del Módulo los y las estudiantes serán competentes para organizar viajes de trabajo, pasantías
y otras actividades externas, tomando en cuenta los intereses de las personas participantes y de la empresa, con equidad.
06 Problemas identificados:
a)
El Comité Ambiental de San Luis La Herradura, desea
enviar a 5 miembros a realizar una pasantía hacia el
municipio de Puntarenas de la República de Costa Rica,
para que estudien el funcionamiento de los centros de
interpretación de la naturaleza con que cuenta dicho
municipio. No saben como planificar dicha pasantía.
b)
El segundo año de asistencia contable, requiere realizar
un viaje al parque nacional El Imposible, para conocer
los esfuerzos de protección que está realizando la Fundación Ecológica de El Salvador, el número de estudiantes a viajar es de 40 mas cuatro docentes. La Dirección les ha solicitado el plan de viajes de estudios y
trabajo para autorizar el permiso.
c)
La Dirección del Instituto Nacional, ha solicitado a los y
las estudiantes de Segundo Año de Asistencia Administrativa, que organicen los actos dedicados a la XXXV
promoción de bachilleres. Desea que sean solemnes y
que se cuente con prestigiosas personalidades del ámbito empresarial, educativo, padres y madres de los
graduados y personal del Instituto. Los actos se llevarán
entre el 15 y el 17 de marzo del presente año
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d)
07 Proyectos formulados:
Los estudiantes de la Sección “B4” de Segundo Año,
están organizando una reunión técnica(RTI) de experiencias sobre el Currículo Renovado de Educación Media Técnica entre los Institutos Nacionales de las zonas
del país. La temática a desarrollar versa sobre la Colección Proyectos para “Trabajar y Aprender” que impulsa
APREMAT por medio del componente II, currículo renovado de Educación Media Técnica. A la señora Directora le ha gustado la idea pero desea conocer la organización de dicha RTI para autorizarla.
a) Organizar la pasantía de 5 miembros del (CASCH) en
Puntarenas, Costa Rica.
b) Organizar un viaje de estudio y trabajo al parque nacional Bosque del Imposible, para conocer la experiencia de La Fundación Ecológica de El Salvador,
SALVANATURA.
c) Organizar los actos dedicados a la XXXV promoción
de bachilleres (2002) entre el 15 y el 17 de marzo del
presente año.
d) Organizar una reunión técnica de intercambio de experiencias entre los institutos nacionales de las zonas
del país, sobre la colección proyectos para “Trabajar
y Aprender” que impulsa APREMAT.
08 Proyectos seleccionados: a, b, c y d, de los cuales en esta Guía de Trabajo y Aprendizaje solamente se desarrolla el “b”
09 Nombre del Proyecto:
Organización de un viaje de estudio y trabajo al parque nacional Bosque el Imposible.(PNBEI)
10 Resultado esperado:
Al concluir el desarrollo del proyecto:
a) El 95% de los y las estudiantes de la Sección “B4”, serán
competentes para planificar, organizar y coordinar itinerarios de viajes, pasantías y eventos, teniendo en cuenta
los recursos financieros y materiales a utilizar.
b) Se habrá concluido el proyecto.
c) Se habrá resuelto el problema
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1.4 ESQUEMA DE LA EXPERIENCIA DE APRENDIZAJE
Nombre del Proyecto:
ETAPAS DE
TRABAJO Y
APRENDIZAJE
1. Informarse
2. Planificar
3. Decidir
4. Ejecutar
5. Controlar
6. Apreciar
Reflexionar
Socializar.
(Evaluar)
Organización de un viaje de estudio y trabajo al Parque Nacional
Bosque el Imposible.(PNBEI)
PREGUNTAS GUÍAS
ACTIVIDADES DEL
ALUMNADO
PROFESORADO
RECURSOS
1
¿Qué sabemos sobre organización de viajes, pasantías
y otras actividades externas
a la empresa?
¿Qué actividades debemos
realizar para alcanzar el
objetivo del proyecto?
¿Cuándo las realizaremos?
¿Cómo desarrollaremos las
actividades? ¿Quiénes
harán cada tarea?¿Con
qué?
¿Vamos desarrollando las
actividades conforme lo
programado?
¿Vamos logrando la calidad
esperada? ¿Estamos adquiriendo los saberes necesarios?
¿Cómo comprobamos que
hemos alcanzado los objetivos del proyecto?
¿Cómo comprobamos que
hemos alcanzado las competencias?
¿Alcanzamos las competencias esperadas?
¿Qué aciertos hemos tenido?
¿Qué fallas?
¿Están satisfechos nuestros
clientes?
¿En qué hemos fallado?
¿En qué hemos acertado?
Aquí solamente se enuncia la ejecución del proyecto seleccionado; la ejecución propiamente dicha es objeto de la parte que sigue.
1
Se consignarán todos los recursos específicos de cada etapa y actividad inclusive el tiempo.
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2.
SEGUNDA PARTE:
DESARROLLO DEL PROYECTO
SELECCIONADO
2.1
SUGERENCIAS PARA DESARROLLAR LA
SEGUNDA PARTE
En esta página se plantean algunas sugerencias metodológicas generales que podrían ser aplicadas en la ejecución de los proyectos. Más adelante, al desarrollar cada una de las etapas de la
Acción Completa, se relatará cómo procedieron la señora Díaz y sus estudiantes.
Las sugerencias generales son las siguientes:
1- Continuar trabajando y aprendiendo en conjunto, sin organizar equipos de trabajo,
pues no existen elementos suficientes para que los y las estudiantes puedan decidir
en que actividades trabajar. La formación de equipos de trabajo será fácil, con mayor
información, en la etapa de DECIDIR.
2- Agotar las posibilidades de realizar los proyectos en circunstancias y espacios reales,
y utilizar la simulación solamente cuando no se sea posible realizarlos de otra manera.
3- En todo caso, fomentar las siguientes actitudes en los y las estudiantes:
a) Investigar y descubrir saberes por su propia cuenta.
b) Trabajar y aprender por iniciativa propia, pero consultar cuantas veces sea necesario.
c) Trabajar, aprender y compartir los aprendizajes, con todos los y las compañeras,
de manera leal y solidaria, particularmente cuando ya se esté trabajando en equipo, después de la etapa de DECIDIR.
d) Demostrar la adquisición o el desarrollo de sus competencias, exponiendo los resultados de su trabajo y aprendizaje con soltura.
e) Compartir nuevos saberes con sus compañeros y compañeras, con docentes y
con cuanta persona sea posible hacerlo.
f) Interesarse por conocer y analizar la realidad de su entorno, identificar problemas
e intentar resolverlos desde su condición de estudiante de una carrera técnica.
4- Tener presente que las Etapas de la Acción Completa solamente se dividen por razones metodológicas. En la práctica no necesariamente ocurren en orden sucesivo.
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2.2. DESARROLLO DEL PROYECTO SIGUIENDO LAS ETAPAS DE LA ACCION
COMPLETA
La señora Díaz recordó que estaban por iniciar el desarrollo de un nuevo proyecto de trabajo
y aprendizaje siguiendo las Etapas de la Acción Completa por ser éste un proceso lógico y
apropiado para desarrollar toda clase de experiencias. Intentaba ampliar esta idea pero advirtió que Francisco le solicitaba la palabra insistentemente.
Cuando se la concedió, Francisco explicó que realmente muchas cosas salen mal debido a
que no se toma la información pertinente antes de decidir, no se planifica creyendo que “todo
se puede arreglar en el camino” o se hacen las cosas por “salir del paso”. Acto seguido relató
que él vive cerca de la pasarela recién construida a la entrada de la ciudad viniendo de la
capital y en el primer mes, después haber sido inaugurada, han ocurrido dos sucesos aleccionadores.
El primero ocurrió tres días después de inaugurada la mencionada pasarela. El motorista de
un camión que llevaba colchones para Guatemala se detuvo pocos metros antes de llegar a
la mencionada pasarela, leyó un rótulo que decía “ALTURA MÁXIMA: 5.50 mts”, vaciló un
poco si pasar o no pasar, pero pensó “llevo colchones de esponja, si topan a la pasarela, se
encogerán y pasaré sin problemas”. Su sorpresa fue enorme cuando la pasarela fue cediendo, la carga se mantuvo firme y el puente se desprendió quedando sobre el camión. Afortunadamente eso corrió muy temprano de la mañana de tal modo que aun no había mucho
tráfico y el problema se redujo a los daños físicos; pero desafortunadamente para el motorista, una patrulla de la policía pasaba por el lugar, los agentes se dieron cuenta del hecho y
capturaron al culpable quien fue a parar a la cárcel, atrasó la entrega de la mercadería y tuvo
que pagar multa por la infracción, además del costo por volver a montar el puente de la pasarela.
El otro caso ocurrió la semana pasada. Otro motorista venía de Guatemala con un camión
que transportaba una máquina excavadora. Cuando llegó a la pasarela y leyó el rótulo, detuvo el vehículo, midió la altura que hacía la excavadora sobre el camión y constató que era
superior a la del puente. Intentó desmontar la parte superior de la excavadora pero no tenía
las herramientas necesarias y tal operación requería apreciable tiempo; conversó con el operador de la excavadora, que lo acompañaba, examinaron varias opciones y decidieron bajar
la excavadora y pasar por separado las dos unidades. Así lo hicieron y al concluir la operación y reiniciar la marcha hacia San Salvador, tanto el motorista como el operador fueron
aplaudidos y ovacionados por los numerosos curiosos que se habían congregado en el lugar.
La historia de los dos motoristas causó interesantes comentarios de parte de los y las estudiantes. La señora Díaz aprovechó la oportunidad para destacar dos tipos de conducta: la
del motorista impulsivo y poco observador y la del motorista paciente, dispuesto a informarse, buscar ayuda y tomar la opción más conveniente.
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Colección Trabajar y Aprender-segundo año-asistencia administrativa-módulo 4
Ministerio de Educación-República de El Salvador.
2.2.1
Etapa de informarse
a) La Señora Díaz pregunto –Que piensan que debemos hacer ahora?
–Elaborar el esquema de informarse– contestó Roberto– para eso tenemos que
presentar algunas preguntas guías.
Procedieron entonces a diseñar el esquema en la pizarra y fueron escribiendo
preguntas guías y derivando de ellas actividades que podrían realizar con la
orientación de la docente. También identificaron y consignaron los recursos que
podrían utilizar.
ESQUEMA DE INFORMARSE
PREGUNTAS GUÍAS
PREGUNTAS GUÍAS
DEL ALUMNADO
DEL PROFESORADO
¿Qué debemos saber - Discutieron y elabora- - Organizó una lluvia de
sobre organización de
ron una lista de activiideas para que los y
viajes de trabajo, padades necesarias
las estudiantes expresantías y otras activisaran lo que sabían.
dades externa?
¿Qué más debemos
- Elaboraron un nuevo
saber sobre organizalistado sobre lo que a
ción de viajes de trasu juicio deberían sabajo, pasantías y otras ber sobre organizaactividades?
ción de viajes de trabajo, pasantías y
otras actividades externas
¿Dónde podremos
- Elaboraron una lista
encontrar la informade posibles lugares
ción necesaria?
donde podrían encontrar información.
- Anotaron en su cuaderno lo que habían
hecho
- Proporcionó papeletas
para que cada quien
escribiera lo que a su
juicio debería saber
- Sugirió revisar el descriptor de Módulo.
- Ayudó a los y las estudiantes a completar
el listado.
- Anotó en su bitácora lo
que había ocurrido.
ACTIVIDADES
- Lluvia de ideas
- Papelógrafo
- Cartel de Saberes Previos
- Plumones
- Tiempo:___
- Descriptor de Módulo
- Tarjetas
- Papelógrafo
- Plumones
- Tiempo:____
- Papelógrafo
- Pizarra
- Plumones
- Tiempo:______
b) La señora Díaz, aplicó a los y las estudiantes un cuestionario de Saberes Previos
para comprobar lo que sabían sobre organización de viajes de trabajo, pasantías
y otras actividades externas a la empresa.
271
Colección Trabajar y Aprender-segundo año-asistencia administrativa-módulo 4
Ministerio de Educación-República de El Salvador.
El Cuestionario Previo se iniciaba como el que aparece a continuación:
A P R E C I A C IO N
SABERESPREVIOS
ALGO
POCO
NADA
1- ¿Sabe organizar un viaje de trabajo?
2- ¿Sabe contratar medios de transporte para realizar un
viaje al interior del país?
3- ¿Sabe organizar una pasantía?
4- ¿Sabe organizar reuniones de intercambio de experiencias?
5- ¿Sabe organizar itinerarios de trabajo?
6- ¿Sabe que documentos debe presentar una persona
para salir del país?
7- Etc.
c) La señora Díaz, recogió los cuestionarios previos, ordenó y analizó los resultados
y obtuvo algunas conclusiones, las cuales comentó con las y los estudiantes. Algunas conclusiones fueron las siguientes:
Numeral del cuestionario de Saberes previos
1- ¿Sabe organizar un viaje de trabajo?
2- ¿Sabe contratar medios de transporte
3456-
para realizar un viaje al interior del
país?
¿Sabe organizar una pasantía?
¿Sabe organizar reuniones de intercambio de experiencias?
¿Sabe organizar itinerarios de trabajo?.
¿Sabe que documentos debe presentar una persona para salir del país?
Algo
Poco
Nada
42
5
25
Total Estudiantes
32
1
6
28
32
3
7
24
32
0
7
25
32
1
3
28
32
0
5
27
32
d) Los y las estudiantes se dieron cuenta de que el tema del Módulo parecía ser del
dominio general pero no era así. Existen muchos aspectos sobre los cuales deben investigar. La señora Díaz los animó.
–No se desconsuelen lo aprenderán con suma facilidad; yo les ayudaré. Además
todas las personas que se dedican a organizar viajes, pasantías y otras activida272
Colección Trabajar y Aprender-segundo año-asistencia administrativa-módulo 4
Ministerio de Educación-República de El Salvador.
des externas son sumamente amables y comunicativas. Con toda seguridad encontraremos algunas que nos contarán sus experiencias y así aprenderemos.
e) La señora Díaz consideró que no obstante los resultados del Cuestionario Previo
intuía que alguno o alguna sabía algo más sobre organización de viajes, pasantías y otras actividades externas.
Los y las estudiantes asintieron y elaboraron un listado de OTROS SABERES
PREVIOS, el cual quedó así:
OTROSSABERESPREVIOS
Yo sé que las agencias de viajes y líneas aéreas ayudan a las personas que viajan
al extranjero. (Arturo)
Yo sé que CORSATUR y las alcaldías municipales ofrecen información para viajar
al interior del país. (María Elena)
Yo sé que quienes participan en un viaje de trabajo saben de antemano lo que
harán. (Jorge)
Yo he visto como mi tío organiza excursiones, eso puede servirnos. (Angela)
Etc.
f) La señora Díaz estuvo feliz por los nuevos saberes previos e invitó a los y las estudiantes para que pensaran qué más deberían saber para lograr las competencias para organizar viajes de trabajo, pasantías y otras actividades externas a
la empresa.
Los y las estudiantes comenzaron a pensar sobre lo que deberían saber para lograr aquellas competencias. Se remitieron al Descriptor de Módulo y particularmente el rubro 5 de Competencias Esperadas. Con este recurso, elaboraron un
cartel de SABERES NECESARIOS, que se iniciaba como el que sigue:
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Colección Trabajar y Aprender-segundo año-asistencia administrativa-módulo 4
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SABERESNECESARIOS
Qué es itinerario y para que sirve.
Tipos de viajes de trabajo.
Función de las agencias de viajes.
Qué es una pasantía.
Qué es un evento.
Diferencia entre reuniones: técnicas, de negocios, sociales, etc.
Recursos que prever al organizar una reunión.
Medios de transporte que se utilizan para viajes y pasantías en Centroamérica.
Cómo promover una reunión con personas externas a la empresa.
Administración de fondos para actividades con personas externas a la empresa.
Qué es el protocolo.
Actitudes de quienes organizan viajes, pasantías y otras actividades externas.
Etc.
f)
Cuando el cartel de SABERES NECESARIOS estuvo elaborado, lo colocaron en
un sitio destacado del aula y la Señora Díaz preguntó:
–¿Creen que hemos anotado todo lo que necesitábamos saber?
–Casi todo –dijo Roberto– seguramente después tengamos necesidad de agregar
otros SABERES NECESARIOS.
–¡Que bien! –dijo ella– ¡¡muy contenta!! Estoy de acuerdo con Roberto. En la medida que vayamos aprendiendo, descubriremos que necesitamos saber más.
g) Al concluir la jornada del día la maestra, sugirió a los y las estudiantes que, en la
medida de sus posibilidades, se informaran sobre los SABERES NECESARIOS,
en los sitios que habían identificado y con las personas que habían enlistado.
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2.2.2. Etapa de planificar
a) Al iniciar la jornada siguiente los y las estudiantes intercambiaron las primeras
informaciones que habían obtenido de sus lecturas y consultas y la señora Díaz,
les ayudó a ordenar la información. Al mismo tiempo, aclaró o amplió algunas informaciones según consideró necesario.
b) La señora Díaz recordó que habían seleccionado un proyecto el cual debería ser
ejecutado mientras trabajaban y aprendían; preguntó ¿Qué actividades creen que
deberíamos de realizar para ejecutar dicho proyecto?. Los animó a formular un
esquema parecido al de la Etapa de Informarse, el cual resultó como el que sigue:
ESQUEMA DE PLANIFICAR
PREGUNTAS GUÍAS
PREGUNTAS GUÍAS DEL
ALUMNADO
PROFESORADO
RECURSOS
¿Qué actividades debemos
realizar para organizar un
viaje de estudios y trabajo
al PNBEI?
- Elaboraron un listado con las actividades.
- Orientó a los y
las estudiantes
para identificar
las actividades.
- Lista de actividades
- Papel
- Plumones
- Tiempo.
¿Cuándo debemos realizar
dichas actividades?
- Colocaron las actividades en un cronograma.
- Formulario de cronograma.
¿Cómo deberíamos realizarlas? ¿Sucesiva o simultáneamente?
- Reflexionaron y
solucionaron una
forma.
- Anotarán en sus
cuadernos.
¿Cómo podríamos visualizar las actividades?
- Ubicaron las actividades en un formulario de cronograma.
- Apoyó la colocación de las actividades en el
cronograma.
- Orientó la reflexión y la selección de la
forma.
- Anotó en su
bitácora.
- Ayudó a ubicar
las actividades
en el cronograma.
- Papel
- Plumones.
- Cuadernos
- Bitácora
- Tiempo.
- Formulario de cronograma
- Tarjetas
- Tiras de papel
- Tiempo:____
c) Para responder la primera pregunta guía los y las estudiantes, con la orientación
de la docente, pensaron e identificaron las siguientes actividades:
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1) Formular el plan de la visita al PNBEI.
2) Negociar la visita.
3) Preparar insumos.
4) Ejecutar la visita.
5) Elaborar informe de visita.
d) Para responder a la segunda pregunta guía, calcularon los tiempos prudenciales
para desarrollar cada actividad. Para visualizar dichos tiempos utilizaron un formulario de cronograma en el cual colocaron las actividades. El cronograma quedo
así:
SEMANAS
ACTIVIDADES
1ª.
2ª.
3ª.
4ª.
5ª.
01. Formular el plan de la visita al PNBEI.
02. Negociar la visita.
03. Prepara insumos.
04. Ejecutar la visita.
05. Elaborar informe de visita.
e) La maestra –preguntó: –¿Que les parece el cronograma de actividades.?
–A mí me parece bien –dijo Ricardo– pero no veo qué haremos en concreto en
cada actividad.
–Yo no veo que nos diga cómo se realizarán, ni en qué condiciones se realizarán.
¿Cuántos días estaremos en el parque? ¿Dónde comeremos?
–Muy bien, muchachos –dijo la señora Díaz– Eso precisamente es lo que decidiremos en la siguiente etapa que es la de DECIDIR.
276
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Ministerio de Educación-República de El Salvador.
2.2.3 Etapa de decidir
a) La profesora insistió en la que etapa que han iniciado sirve precisamente para
tomar decisiones; es decir, DECIDIR sobre el mayor número de detalles posibles
para ejecutar las actividades sin tropiezos, y los invitó para presentar preguntas
guías sobre que hace falta DECIDIR y formular el ESQUEMA:
ESQUEMA DE DECIDIR
PREGUNTAS GUÍAS
PREGUNTAS GUÍAS DEL
ALUMNADO
PROFESORADO
¿Cómo realizaremos cada - Dispusieron dividir
actividad?
las actividades en
tareas y paso.
- Asesoró a los y las
estudiantes para dividir las actividades
en tareas y éstas en
pasos.
¿Cuándo exactamente
- Revisaron tiempos
- Ayudo a dividir los
realizaremos cada tarea y
asignados para cada
tiempos para cada
cada paso?
actividad y los divitarea y paso.
dieron en función de
las tareas y los pasos identificados.
¿Quiénes realizarán cada - Definieron quienes
- Orientó la organizatarea y cada paso?¿Cómo realizarían cada tación para realizar las
la realizarán? ¿Indivirea y paso.
tareas o pasos.
dualmente o en equipo?
¿Cuáles son los recursos - Enlistaron los recur- - Apoyó en la elaboraque utilizaremos para
sos que necesitaban. ción del listado de
desarrollar cada activirecursos y a clasifidad?
carlos en humanos y
materiales.
RECURSOS
- Formularios para
decidir
- Lápices
- Tiempo:______
- Cronograma
- Lápices
- Tiempo:_____
- Lista de estudiantes
- Tiempo:_____
- Inventarios
- Tiempo:_____
b) Cuando concluyeron el ESQUEMA DE DECIDIR se organizaron 5 grupos de trabajo para realizar cada una de las actividades identificadas en el organigrama anterior y decidir cómo, cuándo, quiénes, con qué recursos y dónde realizarán las
tareas y los pasos.
Para DECIDIR sobre los detalles utilizaron varios formularios; discutieron ampliamente para llenarlos, tratando de que no se les quedara ningún detalle. A continuación se pueden apreciar algunos instrumentos de toma de decisiones formuladas por los equipos de trabajo.
277
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Instrumento 1:
Proyecto: VISITA DE ESTUDIO Y TRABAJO AL PNBNI
Actividad 1: Formular el plan de la visita.
Equipo de Trabajo: Nicolás Merino, Ricardo Cea, Rosa Serrano, Osiris
Cabrera, Matilde Guzmán, Juana Chávez
I –DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
II –OBJETIVO DE LA ACTIVIDAD
III–DESARROLLO DE LA VISITA
A – GESTION DE LA VISITA
1. Permiso
2. Transporte
3. Insumos
4. Otros
B – EJECUCIÓN DE LA VISITA
1. Programación del primer día
2. Programación del segundo día
IV–EVALUACIÓN DE LA VISITA
Este es un plan general de la visita elaborado para solicitar los permisos correspondientes. En otros instrumentos
se detallarán otras decisiones para ejecutar la visita
Instrumento 2:
Proyecto: VISITA DE ESTUDIO Y TRABAJO AL PNBNI
Actividad :
Negociar la visita
Grupo de trabajo:
Inés Cortez, Oscar López, Karla Benítez, Mercedes
Guzmán, Daniel Guzmán, Dina Umaña
ACTIVIDAD
TAREAS O PASOS
RESPON
SABLES
A-Negociar la visita
T1.Solicitar permiso a dirección
P1.Elaborar nota
P2.Visitar al Director
SP1. Saludarlo
SP2. Exponerle el proyecto
SP3. Entregarle nota
P3. Recibir respuesta
P4. Dar a conocer la respuesta
278
RECURSOS
LUGAR
TIEMPO
OTRAS
DECISIONES
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ACTIVIDAD
TAREAS O PASOS
RESPON
SABLES
RECURSOS
LUGAR
TIEMPO
OTRAS
DECISIONES
T2.Solicitar permiso a SALVANATURA
P1. Solicitar audiencia(p.fax)
P2. Visitar SALVANATURA
SP1. Preparar viaje
SP2. Realizar visita
-Exponer Motivo
-Presentar nota
-Recopilar información
SP3. Definir condiciones
-Recibirlas de SALVANATURA
-Estudiarlas
-Llegar a acuerdos
T3.Obtener permisos
P1. Carta de permiso de SALVANATURA
P2. Solicitar permiso a padres y
madres
SP1. Elaborar nota de información
SP2. Enviar nota
SP3. Recibir nota firmada
P5.Elaborar lista de participantes.
Instrumento 3:
Proyecto: VISITA DE ESTUDIO Y TRABAJO AL PNBNI
Actividad : Preparar Insumos
ACTIVIDAD-TAREAS-PASOS Y SUB PASOS
A-Preparar insumos
T1. Elaborar lista de insumos
P1. Estudiar condiciones de SALVANATURA
P2. Elaborar lista
SP1.Selección de insumos personales
SP2.Selección de insumos generales
P3. Negociación de insumos generales
T1. Transporte: contratar
T2. Alimentación
T3.Informar, rendir cuentas.
DECISIONES
–Se dará fotocopia a participantes. Se agregará
a la nota de padres y madres
–Cada participante se proveerá de ellos. P.E,
ropa de dormir, calcetines, o bolsa
–Se crearan grupos responsables
*Transporte
*Alimentación
*Orden
*Finanzas: administrar la cuota única.
279
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c) La señora Díaz aplicó nuevamente el Cuestionario Previo y, con la cooperación
de 3 estudiantes organizó, analizó y presentó los resultados en los cuales se denotaba una diferencia considerable con respecto a la aplicación anterior.
Señaló que la apreciación o evaluación que se ha venido realizando se continuará
realizando, de ser posible, con más creatividad. Todos y todas se han evaluado
mediante la observación mientras trabaja ya sea individualmente, en grupo o
equipo; mientras busca información dentro o fuera del Instituto; cuando relata o
demuestra los resultados de su trabajo o aprendizaje; cuando conversa, canta,
juega o se enfada. Todos nos estamos evaluando y constatando nuestros progresos.
En la siguiente jornada de trabajo y aprendizaje, los estudiantes sorprendieron a la
señora Díaz. Habían organizado tres grupos de trabajo y habían iniciado los esquemas EJECUTAR, CONTROLAR Y APRECIAR, de una vez.
Ella los felicitó, y les dijo que diseñando los esquemas de las 3 etapas de una vez
sabrían cómo EJECUTAR las actividades, cómo CONTROLAR el proceso de ejecución y cómo APRECIAR los productos obtenidos.
Les recomendó orientarse, como en oportunidades anteriores, por los conceptos de
cada una de las etapas:
EJECUTAR: realiza las actividades,
tareas y pasos previstos, conforme a
lo planificado y decidido
CONTROLAR: aplicar criterios
para comprobar la ejecución correcta de las actividades que se
van realizando
APRECIAR: aplicar los criterios con los cuales se dan por aceptados los resultados, tareas o pasos concluidos y los aprendizajes generados por dichas
actividades, tareas o pasos.
280
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2.2.4. Etapa de ejecutar
El equipo responsable de diseñar el ESQUEMA DE EJECUTAR, identificó preguntas claves para responderlas antes y mientras se ejecuten las actividades, tareas o pasos, y produjo el que sigue:
ESQUEMA DE EJECUCIÓN
PREGUNTAS GUÍAS
ACTIVIDADES DEL
DOCENTE
PROFESORADO
¿Estamos realmente
- Reflexionaron sobre
preparados y preparasus posibilidades. Aldas para desarrollar las gunos concluyeron en
actividades, tareas y
que sí estaban prepapasos que nos corresrados, otros descuponde realizar?
brieron que les hacia
falta algo que saber o
hacer.
¿Estamos trabajando
- Analizaron el cronosobre los tiempos pregrama de actividades,
vistos en el cronogratareas y pasos?
ma?
¿Contamos con todos
- Revisaron los recurlos recursos necesasos con que contarios?
ban.
¿Vamos logrando la
- Revisaron la calidad
calidad de trabajo que
del trabajo que estaesperábamos?
ban realizando e
hicieron las mejoras
necesarias
¿Estamos adquiriendo - Revisaron el cartel de
los SABERES NECEsaberes necesarios,
SARIOS?
señalaron los que ya
habían adquirido y
tomaron nota de los
que aún les faltaban
adquirir.
RECURSOS
- Orientó a los y las estudiantes para superar
las dudas, y demás limitaciones.
- Maquinas
- Papel
- Computadora
- Tiempo:____
- Apoyó para revisar los
tiempos destinados a
las tareas y los pasos.
- Cronograma
detallado.
- Tiempo:___
- Orientó para revisar las
lista de recursos
- Lista de recursos
necesarios.
- Tiempo.
- Apoyó la revisión de la - Parámetros de
calidad de trabajo y
calidad.
sugirió los ajustes ne- - Listado de trabacesarios.
jo
- Tiempo:____
- Orientó la revisión,
- Cuadro de SAaclaró algunos saberes BERES NECEque no estaban claros
SARIOS
y completó los incom- - Tiempo: _____
pletos.
b) Cada equipo desarrolló las tareas y pasos que se había hecho responsable. Todos se encontraron con algunas dificultades que superaron con la lectura de libros, la consulta entre compañeros/as, la información de agencias o expertos, y la
orientación de la señora Díaz.
281
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c) La Docente sugirió a cada equipo que elaborara una memoria de los procesos de
su trabajo para la organización del viaje de estudio y trabajo, al PNBNEI, como
insumo para elaborar el Informe General.
d) Los responsables de visitar la oficina de SALVANATURA presentaron la autorización para realizar la visita y folletos sobre las condiciones que deben respetar los
y las visitantes, características del parque y otros detalles sobre facilidades para
las personas visitantes.
e) La señora Díaz sugirió a los y las estudiantes que revisaran una vez más el cuadro de SABERES NECESARIOS, para constatar cuántos habían aprendido,
cuántos saberes habían agregado al cuadro y cuánto les quedaba por investigar.
f) Para concluir esta etapa, la señora Díaz elaboró y aplicó una prueba para constatar qué tanto habían logrado sus estudiantes sobre las competencias para organizar viajes, pasantías y otras actividades externas a la empresa. La prueba fue la
siguiente:
APRECIACIÓN DE COMPETENCIAS
CMAD
CPAD
CAT
PSM
PSM/AO
COMPETENCIAS
1. ¿Sabe organizar itinerarios de viajes?
2. ¿Explica dónde gestionar información para planificar viajes?
3. ¿Sabe explicar cómo analizar las ofertas de viajes?
4. ¿Sabe planificar un viaje de trabajo y estudio?
5. ¿Sabe planificar una reunión para gestionar apoyó?
6. ¿Explica qué datos y documentos se utilizan para
viajar?
7. ¿Explica los gastos necesarios para viajar?
8. ¿Sabe administrar el tiempo para obtener provecho?
9- ¿Explica diferencias entre viajes de trabajo y pasantías?
10.¿Sabe elaborar un itinerario?
Referencia: CMAD, con mucha ayuda del docente; CPAD, con poca ayuda del docente; CAT, con ayuda
de los textos o manuales; PSM, por si mismo. PSM/AO, por si mismo y ayuda a otros.
282
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2.2.5. Etapa de controlar
a) El equipo de trabajo que se responsabilizó de elaborar el esquema de CONTROLAR lo hizo con la idea de darse cuenta de qué tanto se está trabajando según lo
planificado. Formularon varias preguntas guías y construyeron el siguiente esquema:
ESQUEMA DE CONTROLAR
PREGUNTAS GUÍAS
¿Cómo vamos ejecutando las actividades,
tareas y pasos previstas en los cronogramas y documentos de
DECIDIR?
¿Hemos desarrollado
nuestras competencias claves?
¡Que tanto funcionaron los equipos de
trabajo!
¿Hemos adquirido los
saberes necesarios.?
ACTIVIDADES DEL
ALUMNADO
PROFESORADO
- Intercambiaron información sobre el avance de las actividades
realizadas por cada
equipo, comparándolas con los cronogramas.
- Hicieron un análisis de
sus competencias de
acuerdo a criterios establecidos por ellos
mismos.
- Realizaron apreciaciones sobre el grado
de cohesión de cada
equipo de trabajo.
- Realizaron un análisis
sobre el cuadro de saberes necesarios.
RECURSOS
- Ayudó a cada equipo - Informe de equipos de
de trabajo a organizar
trabajo.
sus exposiciones.
- lista de cotejo.
- Tiempo:____
- Apoyó el análisis y les - Exposiciones de los
estimulo para que
grupos de trabajo.
apreciaran los avan- Análisis de las expoces.
siciones.
- Tiempo:____
- Orientó para que se
- Análisis reflexivo sofijaran criterios de cobre las exposiciones.
hesión.
- Tiempo:____
- Ayudó a realizar el
- Cuadro de saberes
análisis.
necesarios.
- Complementó algunos - Tiempo:____
saberes.
b) La señora Díaz, sugirió a los y a las estudiantes, formular algunos instrumentos
de control para los procesos que conducirán a la visita, que se darán durante la
misma o para sus productos. Algunos instrumentos producidos aparecen en la
página que sigue:
CONTROL DE PARTICIPACIÓN POSIBLE
¿Tiene interés real en participar?
¿Ha retirado a tiempo los documentos?
¿Ha obtenido a tiempo el permiso de sus padres?
¿Ha manifestado cumplir con las normas del viaje?
¿Necesita algún apoyo adicional para participar?
Otros
283
SI
NO
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Control de medidas de seguridad sobre el transporte
(Nota: Este control se aplicará antes de firmar contrato)
CRITERIOS DE CONTROL
SI
NO
SI
NO
¿Inspira confianza el propietario del transporte?
¿Tiene experiencia en realizar viajes de este tipo?
¿Tiene en regla la documentación del vehículo?
¿Ofrece asientos para todos los viajeros?
¿Ofrece servicios de un conductor experimentado y responsable?
Otros.
Control de la actitud del participante
(Nota: Se aplicará desde su inscripción hasta el regreso de la visita)
CRITERIOS DE CONTROL
Presentó su documentación a tiempo
Se presentó a la hora fijada para salir
Llevaba todos los insumos personales acordados
–Abrigo
–Zapatos seguros para caminar
–Tabla de bitácora
–Colchoneta o bolsa para dormir
–Otros
Manifestó buenas costumbres durante el viaje
–Consideraciones a compañeros y compañeras
–Camaradería sana
–Cooperación para resolver limitaciones
–Otros
Actitud positiva en el PNBNEI
Aceptó las condiciones de recepción
Se adaptó a las normas del parque
Participó activamente
Participó en todas las actividades programadas
Se comportó como persona respetuosa y considerada con las
autoridades o anfitriones.
Otros
284
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2.2.6. Etapa de valorar y reflexionar
a) Uno de los equipo formuló el Esquema de VALORAR y con él se propuso constatar si concluyeron el Proyecto, si realizaron con éxito la visita al PNBEI y si habían
logrado los saberes necesarios. Produjeron el siguiente esquema
ESQUEMA DE VALORAR Y REFLEXIONAR
PREGUNTAS
GUÍAS
ACTIVIDADES DEL
ALUMNADO
PROFESORADO
¿Hemos realizado el - Ordenaron, presentaviaje de estudio y
ron y analizaron la
trabajo según lo
información que obplanificado y decidituvieron durante el
do?
viaje.
¿Qué tan satisfechos nos sentimos
las y los estudiantes
al haber realizado
este viaje?¿Qué
tanto hemos aprendido?
¿Funcionaron las
decisiones que tomamos para ejecutar el Proyecto?
¿Hemos alcanzado
las competencias
que nos propusimos
desarrollar?
¿Hemos logrado
obtener todos los
saberes necesarios?
- Apoyó a las y los estudiantes en el ordenamiento y la presentación de los informes.
RECURSOS
- Cuestionarios
- Formularios utilizados
en el desarrollo del
Proyecto.
- Tiempo:__
- Expusieron sus traba- - Apoyó para que expujos y aprendizajes y
sieran sus puntos de
los valoraron
vista y manifestaran su
- Manifestaron qué de
apreciación
lo realizado les satisfacía y qué no
- Cuadro de balance
entre lo positivo y lo
poco positivo.
- Tiempo:_____
- Revisaron las decisio- - Apoyó para hacer la
nes tomadas y soperevisión y el análisis
saron si habían sido
efectivas
- Revisaron las compe- - Orientó la revisión de
tencias que se procompetencias y sugirió
pusieron alcanzar y
agruparlos por el grado
sopesaron su alcande mejoramiento: muce.
cho, poco, nada.
- Revisaron el cuadro
- Asesoró el análisis de
de SABERES NESABERES NECESACESARIOS adquiriRIOS adquiridos, corridos
gió y complementó algunos.
- Formularios de decisión.
- Escalas estimativas
- Tiempo:___
- Cuadro de competencias deseadas
- Lista de cotejo para
analizar el progreso
- Tiempo:____
- Cuadro de saberes
necesarios.
- Lista de cotejo para
apreciar adquisiciones.
- Tiempo___
b) Los y las estudiantes, así como la señora Díaz, regresaron cansados pero sumamente contentos. Cada quien tenía tanta información para compartir con sus
compañeros y compañeras de las carreras Técnicas y con las del Área General.
Discutieron sobre el asunto y acordaron preparar una exposición.
–Sugiero –dijo Alfredo– que la exposición se divida en dos partes: Una sobre lo
que aprendimos respecto a organizar viajes, que es de interés más nuestro y
285
Colección Trabajar y Aprender-segundo año-asistencia administrativa-módulo 4
Ministerio de Educación-República de El Salvador.
otra sobre la linda experiencia en el parque, que seguramente interesará a todos.
–Me parece buena idea –dijo Jorge– porque la organización que le dimos al viaje puede servir para otras experiencias similares y con respecto a lo segundo,
tenemos mucho material que mostrar.
–Pienso que debemos dar a conocer lo más que podamos –recordó Inés– tenemos fotografías, videos, dibujos.
–El poema que se le ocurrió a Manuel debe ocupar un lugar destacado –agregó
Josefina– También la colección de semillas que logramos recolectar.
La profesora estuvo de acuerdo. Les recomendó revisar, recoger, seleccionar y
poner de forma atractiva los chistes, anécdotas, cuentos, etc que se les ocurrieron en el viaje y ordenar todos los formularios que se produjeron antes, durante,
y después del viaje. Todo eso –dijo– debe figurar también en la MEMORIA DEL
VIAJE.
c) La Señora Díaz aplicó la prueba cuyo texto aparece en la página anterior al material de apoyó, ordenó los resultados y los socializó con los estudiantes, quienes
se mostraron satisfechos de ellos.
d) La exposición fue montada en la Biblioteca. Hubo mucha concurrencia, tanto de
estudiantes como de padres y madres de familia y de otras personas familiarizadas con el Instituto. Incluso llegaron delegaciones de dos escuelas cercanas que
deseaban realizar una experiencia similar.
En la exposición se destacaban, por un lado todos los instrumentos producidos para
organizar el viaje y por otro las evidencias de él. Unos y otros habían sido colocados
con orden y buen gusto; se notaba, interés, paciencia y creatividad.
f) En la entrada a la Biblioteca, cada visitante recibía dos tarjetas ingeniosamente
elaboradas: en una se explicaba el orden de la exposición y en la otra se hacía
una excitativa para calificar al expositor o a la expositora, utilizando el instrumento
que aparece a continuación:
286
Colección Trabajar y Aprender-segundo año-asistencia administrativa-módulo 4
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APRECIACIÓN DE LA PERSONA VISITANTE A UN O UNA EXPOSITORA
Nombre del expositor o expositora:
ASPECTOS APRECIADOS
01. Modales.
02. Presentación personal.
03. Seguridad en sí misma/o.
04. Capacidad de responder preguntas.
05. Habilidad para atender a visitantes
06. Capacidad para explicar.
07. Entusiasmo demostrado.
08. Consideración al visitante.
09. Espontaneidad.
10. Seriedad en su comportamiento.
Apreciación de:
Comentarios:
Clave: E-Excelente
MB-lo hizo muy bien
B-lo hizo bien
R-lo hizo regular
NM-necesita mejorar
E
MB
B
R
NM
g) Cada persona visitante era recibida por un expositor o expositora quién lo
conducía por el salón y le explicaba el aspecto expuesto, su utilidad, cómo se
obtuvo, etc. Sus explicaciones eran enriquecidas con anécdotas o cuentos de
su experiencia personal. Se detenían para preguntarle si tenía algún interrogante o comentario que hacer. Se le daba respuesta, o se le escuchaba con
atención si hacía algún comentario. Al concluir el recorrido, le daba las gracias
por asistir, lo invitaba a continuar apreciando la exposición y le recordaba que
si lo deseaba llenara el cuestionario de evaluación que había recibido en la
entrada.
g) Al final de la tarde María Ángela, Nora López y Ángel Salinas se acercaron a la
señora Díaz para solicitarle los formularios que habían llenado los visitantes, pues
deseaban conocer y ordenar los resultados y para socializarlos al día siguiente.
Se sorprendieron al saber que se habían recogido más de 200 formularios
–No importa –dijo María Ángela– pediremos ayuda a Rafael y a Josefina. Ellos
siempre están dispuestos a colaborar.
h) Al día siguiente, la Junta Directiva de la Sección realizó una reunión que venían
preparando desde la iniciación del Proyecto. A ella asistió el director, el coordinador del Área Técnica, un representante del CADET y otro del CDE.
287
Colección Trabajar y Aprender-segundo año-asistencia administrativa-módulo 4
Ministerio de Educación-República de El Salvador.
El objetivo de dicha reunión era informar sobre los resultados de la experiencia a
las autoridades institucionales y escuchar sus apreciaciones sobre la actividad.
Para alcanzarlo, habían formulado un corto programa.
Parte importante de ese programa fue dar a conocer los resultados de las opiniones de los y las visitantes a la exposición. El equipo de voluntarios presentó los
resultados en un cuadro como el que sigue:
APRECIACIÓN DE LA PERSONA VISITANTE SOBRE UN O UNA EXPOSITORA
APRECIACIONES
ASPECTOS APRECIADOS
01. Modales
E
MB
B
R
NM
50
100
75
25
0
02. Presentación personal.
03. Seguridad en sí misma/o.
04. Capacidad de responder preguntas.
05. Habilidad para atender a visitantes
06. Capacidad para explicar
07. Entusiasmo demostrado
08. Consideración al visitante
09. Espontaneidad
10. Seriedad en su comportamiento
Total de visitantes
378 100%
Visitantes que opinaron
Hombres
Mujeres
250 66.13% = 100%
78 31.2%
172 68.8%
Los comentarios de mayor frecuencia
Felicitaciones a todos y todas.
Muy buena exposición.
Felicitaciones por el orden.
Háganlo más seguido.
Tienen una buena maestra.
Otra vez inviten a padres y madres.
Felicitaciones, están aprendiendo mucho.
Aprendan al máximo; aprovechen la oportunidad.
Inviten a más personas.
Buenas fotos y videos.
288
Colección Trabajar y Aprender-segundo año-asistencia administrativa-módulo 4
Ministerio de Educación-República de El Salvador.
APRECIACIÓN DE COMPETENCIAS AL CONCLUIR EL MODULO 4
DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
OBJETIVO DEL AREA DE COMPETENCIA:
Desarrollar destrezas para planificar,
coordinar y organizar viajes, pasantías y otras
actividades externas en forma eficiente y eficaz
NOMBRE DEL MODULO:
Organización de viajes de trabajo, pasantías y
otras actividades externas.
OBJETIVOS DEL MÓDULO: Al concluir el desarrollo del Módulo los estudiantes y las
estudiantes serán competentes para organizar
viajes de trabajo, pasantías y otras actividades
externas, tomando en cuenta los intereses de
las personas participantes y de la empresa
con, equidad.
INDICADORES DE
LOGROS DE COMPETENCIA
1- Sabe organizar itinerarios de viajes, pasantías
y eventos.
2- Sabe gestionar información para planificar
viajes, pasantías y eventos
3 – Sabe analizar las ofertas de las diferentes
agencias de viajes
4 – Sabe coordinar la realización de viajes, pasantías y eventos
5- Sabe las reglas de protocolo
1
2
No las
sabe
No sabe
No sabe
No sabe
No sabe
ESCALAESTIMATIVA
3
4
5
6
7
8
9
10
Sabe algunas pero
con mucha
inseguridad
Sabe pero
con mucha
inseguridad
Sabe varias con
poca inseguridad
Sabe con
poca inseguridad
Sabe con
seguridad
Sabe y las
explica a
los demás
Sabe con
seguridad
Sabe y
explica a
los demás
Sabe algunas pero
con mucha
inseguridad
Sabe algunas pero
con mucha
inseguridad
Sabe algunas pero
con mucha
inseguridad
Sabe varias con
poca inseguridad
Sabe varias con
poca inseguridad
Sabe varias con
poca inseguridad
Sabe con
seguridad
Sabe y las
explica a
los demás
Sabe con
seguridad
Sabe y las
explica a
los demás
Sabe con
seguridad
Sabe y las
explica a
los demás
TOTAL: ________
APRECIADOR / A _______________________________
_____________________
APRECIADO / A
_________________________
289
Resultado:
Colección Trabajar y Aprender-segundo año-asistencia administrativa-módulo 4
Ministerio de Educación-República de El Salvador.
Parque Nacional El Imposible
El Salvador
MISION
SalvaNATURA es una fundación privada, apolítica, sin fines
de lucro y con autonomía institucional, creada por un grupo
multidisciplinario de personas representativas de los diferentes
sectores de la vida nacional, como científicos, empresarios,
estudiantes y personas preocupadas por la situación ambiental
de El Salvador.
Nuestra misión es contribuir a la recuperación y conservación del medio ambiente y los recursos naturales, para lograr un desarrollo sostenible y elevar la calidad de
vida en El Salvador.
En este aspecto, SalvaNATURA apoya y promociona el
desarrollo económico del país, cuando éste toma en
cuenta la dimensión ambiental del desarrollo sostenible.
Objetivos
Contribuir a proteger y recuperar las áreas naturales
Promover la conservación y reproducción de la
biodiversidad
Desarrollar actividades que conduzcan a la protección y mejoramiento del recurso agua y proponer
alternativas para el manejo de los desechos sólidos
* Promover un cambio de conducta y de actitud de la
población salvadoreña hacia el medio ambiente y los
recursos naturales, a través de la educación ambiental
290
Colección Trabajar y Aprender-segundo año-asistencia administrativa-módulo 4
Ministerio de Educación-República de El Salvador.
3.
TERCERA PARTE: MATERIAL DE APOYO
Lo que sigue es Material de Apoyo; no es Material de Texto ¡¡Cuidado con intentar
aprendérselo de memoria o ir dando la lección “de página tal a página cual en
determinado momento”!!.
Los estudiantes y las estudiantes, con la orientación de los docentes, podrían
encontrar otro más actualizado, novedoso y útil, durante la etapa de INFORMARSE
o mientras dure el desarrollo del proyecto, ya sea en las bibliotecas, en las
empresas, de parte de informantes individuales, en INTERNET, etc. ¡¡Felicitaciones
por ello!! Valdría la pena compartirlo con secciones de otros lugares de El Salvador.
3.1
¿QUIERES SER ALGO1
Un grupo de estudiantes pidió al novelista Sinclair Lewis
que les diera una conferencia, y le explicaron que todos
ellos querían ser escritores como él.
Lewis inició su conferencia preguntando “¿Cuántos de
ustedes pretenden realmente ser escritores?” . Y todos
levantaron la mano.
“En tal caso no merece la pena que les hable. Mi único
consejo es: vayan a casa y escriban, escriban,
escriban...”
Y dicho esto, se guardó sus papeles en el bolsillo y
abandonó la sala.
La educación no debería ser una preparación para la
vida: debería ser vida.
• ¿Tenía razón el
novelista?
• ¿Por qué?
• ¿Qué relación tiene
“aprender por cuenta
propia”, con el relato?
o Por qué?
• ¿Qué tanto se puede
aprender practicando?
• ¿Por qué?
1/ MELLO, Anthony de. – La oración de la Rana 2, Tr. García Abril, Jesús. Colección “El Pozo de siquem”. Editorial,
SALTERRAE, Bilbao, España. Pág. 4-5.
291
Colección Trabajar y Aprender-segundo año-asistencia administrativa-módulo 4
Ministerio de Educación-República de El Salvador.
3.2 LAS CONEXIONES
La población y el medio ambiente están
Para comprender las maneras en que la
estrechamente relacionados entre sí, pero
población y el medio ambiente están
sus vínculos son complejos y diversos y
vinculadas entre sí es necesario contar con
dependen de circunstancias concretas. Con
una consideración detallada de la manera
frecuencia, las generalizaciones acerca de
en se que los factores se relacionan entre
los efectos negativos del crecimiento de la
sí, entre ellos la riqueza, el consumo, la
población sobre el medio ambiente conduce
tecnología y el crecimiento demográfico,
a error. Hace mucho tiempo que los
pero también otras cuestiones sociales que
científicos que se ocupan de cuestiones de
anteriormente se dejaban de lado o se
población han abandonado ese punto de
desvalorizaban,
vista; no obstante en algunos casos aún se
relaciones
siguen formulando políticas como si esa
políticas y la gobernabilidad en todos los
suposición fuera una realidad.
planos. Cada vez se comprenden mejor las
de
como
género,
los
las
papeles
y
estructuras
relaciones entre medio ambiente, población
A
medida
que
van
aumentando
las
y desarrollo social. Hay un amplio acuerdo
poblaciones humanas y va avanzando la
sobre los medios y los fines. La ampliación
globalización, las cuestiones fundamentales
de los medios de acción de la mujer, por
en materia de políticas son: cómo utilizar
ejemplo, es en sí misma, una meta de
los recursos de tierra y agua disponible a fin
desarrollo. Eliminar los obstáculos que se
de producir alimentos para todos; cómo
promover
el
desarrollo
económico
oponen al ejercicio del poder económico y
y
político por la mujer también es uno de los
eliminar la pobreza, de modo que todos
medios de eliminar la pobreza
puedan costear sus alimentos; y como, al
hacerlo,
abordar
humanas y
las
consecuencias
medio ambientales de la
industrialización.
•
¿Por qué está estrechamente
relacionada la población de un lugar y
el medio ambiente?
•
¿Incide la población de tu comunidad
en el medio ambiente? ¿Cómo?
•
¿Cómo incides tu en el medio
ambiente?
La desvastación del medio ambiente no es
simplemente
una
dilapidación
de
los
recursos; es una amenaza a las complejas
estructuras
que
sostiene
el
desarrollo
humano.
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3.3 COMITÉ DE RELACIONES PÚBLICAS
Aun cuando el éxito del evento depende del buen funcionamiento de todos los
comités éste es quizás es de mayor incidencia para una imagen positiva del evento,
puesto que tiene a su cargo las actividades de promoción, divulgación, y atención
directa a los participantes y es por esto que debe constituir internamente subcomités
así:
Promoción y divulgación
Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratégicos y con la
debida participación los afiches del evento, previamente definidos también por este
comité. Así mismo debe hacer llegar los posibles asistentes, según análisis
realizando, folletos con toda la información, los cuales deben contener como mínimo
los siguientes datos: fecha y sede del evento, objetivos programa académico,
programa social, expositores, tarifas de hoteles, solicitud, valor y dirección de la
inscripción, fecha máxima de manera escalonada y sostenida, por lo menos con
cinco meses de anticipación, hasta la realización del evento. Cuando sea necesario,
hará los contactos con la radio, la prensa y la televisión, para su divulgación por
estos medios.
Es el encargado también de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios
estratégicos como aeropuerto, hoteles y salas de reunión y de la impresión del
material necesario: programas generales, planillas, talonarios de recibo, certificados
del evento, plegable con las fotografías más destacadas del evento y en general toda
la papelería que se considere deber ir impresa. Los siguientes son algunos de los
formatos de mayor utilización.
Inscripciones
En este momento se recoge las primeras impresiones. Si el procedimiento es
funcional y ágil, se establece un sentimiento de confianza y si, por el contrario, los
trámites son confusos y desordenados, los participantes de forman, de entrada, una
imagen negativa y de descontento, lo que dificultará el desarrollo normal del evento.
El sitio de las inscripciones debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente
espacio, de manera que pueda agrupar un buen número de asistentes. Según el tipo
de evento y su magnitud, se deben ubicarse por delegaciones, por regiones o
simplemente por grupos de letras en orden alfabético. Hoy día la utilización del
computador para esta actividad ha agilizado y organizado el proceso de inscripción.
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
Nuestro propósito siguiente es definir los aspectos que se deben tener en cuenta en
la preparación de eventos.
Los eventos reúnen personas con identidad de interese. Son el medio más adecuado
para intercambiar puntos de vista sobre temas específicos. Por su complejidad y por
la diversidad de personas que en ellos intervienen, exigen una planeación minuciosa,
para lograr resultados positivos.
Aun cuando no es posible prever la totalidad de los pormenores que se pueden
presentar en la realización de un evento, sí podemos aproximarnos al éxito del
mismo si lo planificamos cuidadosamente; esto es considerar los detalles, prever
todos los servicios y anticiparnos a soluciones posibles imprevistos.
Las personas que intervienen en los eventos, se clasifican en tres categorías:
Quienes se encargan de su organización son responsables directamente de la
ejecución del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen
comités para alcanzar el éxito deseado. Es de vital importancia realizar un trabajo de
inducción y capacitación con todas las personas vinculadas al evento como
organizadores.
Quienes tienen a su cargo la parte académica o técnica, denominados
conferencistas.
Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos; son
éstos los participantes o invitados.
PLANEACION DE UN EVENTO
Toda planeación de un evento debe considerar los siguientes aspectos:
Definir los Objetivos
Del fin que se persiga con la realización del mismo, depende la fase de preparación.
Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y específicos.
Programación académica y social
Una vez establecidos los objetivos se entra a definir un programa académico con el
cual se pueda alcanzar el propósito del mismo. Como parte integral de todo evento
es necesario definir también, en este momento, las posibles actividades culturales y
sociales que se realizarán, con el fin de determinar un cronograma.
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Duración
La programación académica y las actividades culturales, son la base para determinar
el tiempo que se requiere para realizar el evento y una fecha aproximada de
realización, la cual no debe ser inferior a seis meses para eventos nacionales. En
ocasiones, se definen los objetivos y establece de una vez la duración del evento,
tiempo dentro del cual se deben enmarcar las actividades académicas, culturales y
sociales.
Número de asistentes
Para seleccionar el sitio de reuniones es indispensable hacer un análisis objetivo de
los posibles asistentes. Aun cuando estos eventos generalmente son abiertos, habrá
que fijar un tope máximo de participantes.
PRESUPUESTO GENERAL DE EVENTO
El costo total del evento y el valor de la inscripción se determinan con base en los
presupuestos elaborados por los distintos comités, a los cuales se les asignará ésta
y otras funciones a cumplir durante la realización del evento. El número de comités y
sus integrantes dependerá de la magnitud del evento y de la disponibilidad de los
recursos que la organización pueda dedicar para este fin.
Las siguientes son las actividades mínimas que deben considerarse, para definir los
costos del evento y los comités que deben conformarse:
•
•
•
•
•
Salones de conferencia
Actos sociales
Material impreso
Transporte terrestre y aéreo para desplazamiento de los participantes
en las ocasiones determinadas en el programa.
Invitados especiales.
Se refiere a los conferencistas que asistirán al evento, para los cuales de debe
prever tiquetes, alojamiento, alimentación, transporte individual, honorarios y
obsequios.
•
Alquiles de recursos físicos como sonido, fax, equipo de traducción.
Una vez conocidos los costos anteriores, se puede tener una aproximación objetiva
al valor total del evento. Se debe prever además una partida adicional para
imprevistos y gastos varios, de disponibilidad inmediata. Definida la vialidad del
evento, se acuerda la fecha definitiva de realización.
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ORGANIZACIÓN DEL EVENTO
En primera instancia, debe haber un coordinador general del evento con autonomía
para autorizar gastos y un comité organizador conformado por cada uno de los
responsables de los comités definidos conjuntamente asignarán funciones y
elaborarán el plan general de trabajo, como mínimo con cuatro meses de antelación,
el cual servirá de base para el plan individual de cada comité.
A manera de ejemplo se presenta una posible asignación de funciones de comités
que, como mínimo, se deben organizar.
COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN
Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagos,
facturas, recaudos por inscripciones) y el apoyo logístico en general, el cual incluye
sitios para los actos de instalación y clausura, sitios de reuniones, recursos físicos:
mesa principal, micrófonos, sonido de fax, computadoras, máquinas de escribir,
mesas, sillas, casetes, atril, papelógrafos, medios audiovisuales, equipos de
proyección y traducción, elementos de oficina, entre otros.
COMITÉ ACADÉMICO
Se encargará de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes
en mesas redondas y relatores y de coordinación la recepción de las ponencias,
conferencias, discursos y conclusiones, las cuales aran parte de las memorias del
evento. Deberá acordar con el subcomité de Recepción y alojamiento, los detalles
del desplazamiento y permanencia de los conferencistas.
Protocolo
Vela por la elaboración anticipada de lista de invitados especiales y por hacerles
llegar la documentación necesaria sobre el evento. Es el responsable de la
organización de la mesa principal, la ubicación de las personas y la colocación de
sus nombres, para cada uno de los eventos. Está pendiente de banderas, himnos y
elementos decorativos y es el responsable además de enviar las invitaciones a
autoridades civiles y eclesiásticas, y de velar por el orden de los oradores en al
inauguración y clausura del evento. Coordinará además el envío de flores, a la
habitación del hotel, para las señoras de los invitados especiales y conferencistas y
la consecución de souvenirs para los asistentes.
Secretaria del evento
Es el comité responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección,
impresión armada, distribución y archivo de la totalidad de las ponencias,
conferencias, discursos y conclusiones del evento. Debe recopilar, clasificar y
conservar todo documento que produzca el evento para la elaboración de las
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memorias. Atiende además el eventual diligenciamiento, envío, recibo y tramitación
de correspondencia (correo, fax) de los asistentes al evento, así como la recepción y
realización de llamadas de los participantes.
Son sus funciones también elaborar circulares de promoción e invitación al evento,
actualización de listas y confrontación de direcciones elaborar fichas de inscripción,
cuadro de alojamiento, certificados de asistencia y demás trabajos mecanográficos
que surjan durante el evento.
Colocar en la cartelera, que para tal fin se instale a la entrada del salón conferencias,
toda la información que aparece en los diarios sobre el evento, así como el programa
del día y los cambios en la programación.
Según la importancia, la magnitud del evento y la disponibilidad de recursos
humanos, pueden existir otros comités como el de prensa, publicaciones, stand de
exhibición y servicios generales.
Etapa post – evento
El objetivo de esta fase es analizar los resultados obtenidos y elaborar un informe
sobre aspectos positivos y negativos relevantes a nivel de evaluación y como para
futuros eventos. La manera más objetiva de realizarlo es a través de una reunión con
todos los integrantes de los comités.
Es un compromiso del Coordinador General del evento enviar, cuanto antes, las
memorias a cada un o de los asistentes e invitados en caso de no haber sido
entregadas la finalizar el evento. Igualmente enviar tarjetas de agradecimiento por la
asistencia y participación tanto a los asistentes como a los expositores y entidades
que, en alguna medida, estuvieron vinculados con el evento.
El comité de Secretaría debe organizar y entregar al Coordinador General, un
archivo con toda la información generada del evento.
Reglas de protocolo
Existen reglas que por norma o por tradición se deben seguir dentro de la práctica de
las Relaciones Públicas. Las siguientes son normas comunes a todos los actos,
trátense de inauguraciones, clausuras, aniversarios o menciones especiales.
Himnos
1º. El del país
2º. El de la organización (si lo tiene)
Se recomienda cerrar el acto de la ciudad.
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Intervenciones
1º. Representante legal de la entidad organizadora.
2º. El coordinador general del evento.
3º. Un invitado, generalmente el gobernador o el alcalde.
Mesa Principal
Directivos de la entidad que organiza el evento e invitados especiales
Mantel blanco.
Adornos florales bajitos para no obstaculizar la visión.
Triángulos con los nombres de quienes presiden el evento.
Triángulos en blanco para personajes no previstos.
Banderas
Se ubican a un lado de la mesa principal o en la parte de atrás, así:
A la izquierda la del país sede.
Al centro la de la institución.
A la derecha la de la ciudad sede.
Cuando participan varios países, se ubican en orden alfabético después del
país sede.
En campo abierto, si hay astas se pueden izar.
Atril
Va a la derecha de la mesa principal. Colocar el nombre de la persona que
está interviniendo.
Acto social
Copa de champaña o cóctel.
Situación es particular de algunos eventos.
Corte de cinta
En algunos eventos de inauguración se acostumbra cortar una cinta; ésta debe tener
los colores de la bandera del país o de la ciudad o los distintivos de la organización.
Las tijeras con las cuales se corta la cinta deben llevarse en una bandeja de plata.
Para esta caso así como para los descubrimientos de placas, varía la intervención de
los oradores así:
1º. Beneficiario directo de la obra
2º. Representante legal de la entidad beneficiaria.
3º. Representante legal de la entidad que entrega la obra.
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Otras normas protocolarias
Vistas de altos directivos y autoridades
•
•
•
•
•
Recibimiento en el aeropuerto, con vehículo especial.
Reservación hotelera
Reservar almuerzos y cenas en sitios especiales
Confirmar cupo de regreso
Mantener vehículo a disposición con el respectivo conductor.
Tratamiento a personalidades
•
Presidente de la república:
Excelentísimo señor Presidente.
•
Cardenal: Su eminencia.
•
Obispo: Excelentísimo señor obispo.
•
Embajadores: Excelentísimo señor embajador.
•
Ministros y cónsules: Señor ministro y señor cónsul.
•
Autoridades militares:Se indica primero el rango y luego el cargo, así:
Mayor General Santiago Betancourt.
HOTEL
RENO
REAL
Ficha de Inscripción
Convención de Ventas No._________
Nombre: ______________________________________________________
Empresa: _____________________ Cargo: ________________________
Ciudad: ______________________ Tipo de Participación: ____________
Dirección: ____________________
Teléfono: ______________________
Reservación hotelera: Sí ____ No ___ Habitación sencilla: ______________
Doble: ________________________
Adicional: ______________________
Hotel __________________________________________________________
Nombre acompañantes: ___________________________________________
___________________________________________
Fecha de llegada: _________________ Línea: _______________________
No. de Vuelo: ____________________
Hora: _______________________
__________________________
Firma y Sello
Escarapelas y materiales
La organización de esta sección debe estar de acuerdo con la utilizada para las
inscripciones puesto que los participantes ya se han familiarizada con ella. La
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escarapela debe contener el nombre completo del participante, procedencia
(empresa – ciudad) y el cargo; se le debe entregar la carpeta con toda la
información relativa al evento, entre otra: circular de bienvenida, carta de
organización, copia de las conferencias, programación académica y social, tarjetas
de invitación para las actividades sociales, guía turística y guía de espectáculos.
Como constancia de entrega del material. Debe dejar copia del recibo de inscripción,
el cual servirá a su vez para la elaboración del listado de participantes y de los
respectivos certificados de asistencia.
Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y valor
de la inscripción, se debe tener un sitio independiente para la entrega de estos
documentos.
Recepción, alojamiento e información
Es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando
las confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha
confirmación para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento.
Son también los integrantes de este comité quienes se encargarán de la recepción
de los asistentes en el aeropuerto, si así lo establece el reglamento del evento, ya
que por tratarse de asistentes de otras regiones, confirmaron fecha y hora de
llegada; además, conoce los datos de alojamiento para coordinar con el subcomité
de transporte las ubicaciones en los respectivos hoteles.
HOTEL
RENO
REAL
Convención de Ventas
Nombre: _______________________________
Procedencia: __________________________
Hotel: __________________________ _______
No. de Habitación _____________________
Doble: _____________________________
Sencilla: __________________________
Adicional: ________________________
___________________________
Firma de Responsable
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Cuando los asistentes de otras regiones sea un número considerable, es
aconsejable ubicar un puesto de información en el aeropuerto, para facilitar la labor
de recepción, además de suministrar la primera información y brindarles la ayuda
necesaria a los asistentes. Igualmente, en cada uno de los hoteles debe ubicarse
permanentemente una persona de este subcomité, quien se encargará de agilizar lo
concerniente a hospedajes y estará en condiciones de dar información particular
sobre el evento, como programa general, horario de regiones, expositores,
alojamiento de todos los asistentes, cambios en el programa. Es la encargada de
recibir el pasaje para la respectiva confirmación el vuelo de regreso.
Transporte
Es el responsable de coordinar la movilización de los asistentes, funcionarios y
personal en general que forme parte del evento. Debe prever la contratación de
vehículos para transporte individual, para asuntos relacionados directamente con la
organización y coordinación del evento, y transporte colectivo para los asistentes,
según programación definida. Además de prever todo lo relacionado con el servicio
de parqueaderos.
Actos sociales
Corresponde a este subcomité la coordinación del programa social general del
evento. Estos programas generalmente incluyen actos de instalación y clausura,
actos culturales, visitas a sitios turísticos, refrigerios. Los eventos sociales requieren
el máximo de atención y por eso para cada uno de ellos se debe elaborar el
respectivo menú, contratar la animación según el caso y mantenerse en contacto
permanente con los demás subcomités.
HOTEL
RENO
REAL
Solicitud de trabajos
Mecanográficos
Convención de Ventas
No. de registro: _________________________________________________
Nombre de los participantes: _________________________________________
Empresa – Ciudad: ______________________________________________
Nombre del documento: __________________________________________
No. de páginas:
No. de ejemplares: __________________________
Fecha de requisición: _____________________________________________
No. de ejecución: _________Firma solicitante: ________________________
Vo Bo Secretaría: _________________________
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3.4 LOS VIAJES -ORGANIZACIÓN
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