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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACION GENERAL DE PREGRADO
COORDINACION DE PASANTIA
PROYECTO DE CARRERA: CONTADURIA PUBLICA
PROPUESTA DE UN SISTEMA PARA EL CONTROL DE INTERNO DE INSUMOS
Y REPUESTOS DE LAS UNIDADES DE TRANSPORTE (CAMIONES TRITÓN Y
CAMIONETAS D-MAX), EN LA UNIDAD DE PRODUCCION SOCIALISTA MANUEL
CARLOS PIAR; DE LA EMPRESA MIXTA SOCIALISTA MADERAS DEL ALBA, S.A
Realizado Por:
Tcnlgo. Odalis. Z. Inciarte
C.I: 18.171.778
PUERTO ORDAZ, MARZO DE 2011
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
COORDINACION GENERAL DE PREGRADO
COORDINACION DE PASANTIA
PROYECTO DE CARRERA: CONTADURIA PUBLICA
PROPUESTA DE UN SISTEMA PARA EL CONTROL INTERNO DE INSUMOS Y
REPUESTOS DE LAS UNIDADES DE TRANSPORTE (CAMIONES TRITÓN Y
CAMIONETAS D-MAX), EN LA UNIDAD DE PRODUCCION SOCIALISTA MANUEL
CARLOS PIAR; DE LA EMPRESA MIXTA SOCIALISTA MADERAS DEL ALBA, S.A
Trabajo de Grado presentado como requisito para optar al Título de Licenciado en
Contaduría Pública
Realizado Por:
Tcnlgo. Odalis. Z. Inciarte
C.I: 18.171.778
PUERTO ORDAZ, MARZO DE 2011
Quienes suscriben, tutores, académico y empresarial respectivamente, escogidos
para examinar el trabajo de pasantía presentado por la Tecnólogo Inciarte Z. Odalis.
Z, C.I: 17.171.778, consideramos que el mismo cumple con los requisitos exigidos
por el Reglamento de la institución y lo declaramos aprobado.
___________________________
___________________________
Tutor Empresarial
Tutor Académico
Lcda. Denis Navas
Lcda. María Cequea
_________________________
Jurado
Lcdo. Luis Moreno
DEDICATORIA
A Dios porque con él todo y sin él nada, por ser el ancla en mi vida, por
haberme hecho una mujer completa con todos mis sentidos, por llevarme de la
mano ante tantas caídas, por hacer de mí una de sus grandes obras, hecha con
virtudes y defectos pero perfeccionada con su amor y bondad.
A mi madre Teresa Zapata por su infinita dedicación, tu paciencia, tu
constancia, fuiste, eres y serás mi mayor tesoro, mi mayor ejemplo a seguir. Tus
consejos me llevaron a la meta de hoy y me acompañaran en todas las del mañana
amiga, hermana, confidente, y lo mejor mi mami linda Gracias.
A mi padre por aceptarme y comprenderme ante todas mis etapas, por su
constante apoyo sin medir circunstancias.
A mis hermanos Miguel y Dubis por compartir conmigo el más maravilloso
regalo que Dios les ha podido dar mis sobrinas, Dubraska, Dorialbis, Elismar y
Michell las Amo, son la alegría y la esperanza en nuestro despertar; sus sonrisas las
más hermosas melodías que Dios nos puede regalar. Dios las Bendiga.
A mis amigos (as) Luis Moya, Juan Carlos Rodríguez, Yethmar Rodríguez,
Rosmaris Rodríguez, Yajaira Agudelo, Dailin Barceló, Francisco Díaz, Gabriela
Hernández, por su incondicional apoyo fuera y dentro del aula de clases. Para ellos
mis infinitos respetos.
A mis compañeros de clases que ahora forman parte de mi círculo amistoso,
a mis amigas y amigos que de alguna u otra forma estuvieron conmigo en este largo
camino.
A todas aquellas personas que durante este gran camino que recorrí
dedicaron a mí su granito de arena para no dejarme desistir de esta meta a ola que
llegamos al final solo los que con esfuerzo, sabiduría, paciencia y apoyo tenemos
con nosotros.
A todos los quiero y les dedico este gran logro...
Odalis Z. Inciarte Z.
iv
AGRADECIMIENTO
A Dios gracias por ser mi guía en todo mi andar, por permitirme ser solo una
herramienta dentro de su obra, por estar a mi lado aun cayendo le estaré y estoy
agradecida por su bondad para conmigo. Gracias Señor por tu Compañía.
A mi papa por ser un hombre ejemplar por tu apoyo económico y moral, por
estar siempre cuando más te necesito, sin tu apoyo no hubiese sido fácil alcanzar
esta meta, parar ti este logro. Gracias por tu cariño el apoyo y tu presencia.
A mi madre mi más Grande, Único y Fiel Amor, Mujer invaluable de Grandes
principios, mujer de sabiduría de paciencia, amiga, hermana, madre a Ti y por Ti
este peldaño más. A ti siempre te estaré agradecida instrumento de Dios para
forjarme Te Amo madre, mi ángel en las alturas.
A mis hermanos por su apoyo y constante presencia a Dubis Inciarte, Denis
Inciarte, Miguel Inciarte y Ender Inciarte; Gracias a todos por formar parte de este
logro más.
Muchas gracias a mis tutores: Licda. María Cequea, por compartir
conocimientos de gran valor y ayuda profesional y por ofrecerme su amistad; a mi
tutor empresarial Lic. Denis Navas por darme la oportunidad de desarrollar mi
trabajo de grado en su empresa y poder cumplir con tan exigente requisito. Gracias
a mi Compañero Arturo Zambrano, Melvin López, Lorena Hernández, Carluis
Carrasquero, Ing. Miladis Morgado excelentes personas.
Gracias, a los profesores de la Universidad Nacional Experimental de
Guayana
(UNEG)
por
impartirnos
sus
conocimientos
y
prepararnos
profesionalmente.
GRACIAS….
v
INDICE GENERAL
Dedicatoria……………………………………………………………………….
Agradecimiento………………………………………………………………….
Índice General…………………………………………………………………...
Índice de Figuras…...…………………………………………………………...
Págs.
IV
V
VI
VIII
Introducción………………………………………………………………..........
09
CAPITULO I
El Problema Formulación
1.1 Planteamiento del problema…………………………………………........
1.2 Objetivos
1.2.1 Objetivo General………………………………………………............
1.2.2 Objetivos Específicos…………………………………………............
1.3 Importancia y Justificación
1.4 Alcance…………………..………………………………………………….
1.5 Limitaciones…………………………………………………………………
11
14
14
15
16
16
CAPITULO II
Marco Teórico
2.1 Antecedentes de la Organización…………………………………………
2.6 Antecedentes de la Investigación…………………………………………
2.7 Bases Teóricas……………………………………………………………...
17
24
26
CAPITULO III
Marco Metodológico
3.1 Metodología…………………………………………………………………
3.2 Tipo de investigación…….………………………………………………...
3.3 Diseño de la Investigación………………...………………………………
3.4 Población y Muestra………………………………………………………..
3.5 Técnicas e instrumentos de recolección de datos……………..……….
3.6 Procedimientos y análisis de datos……………………………………….
46
46
47
48
49
50
CAPITULO IV
Resultados
4.1 Representación y análisis de los resultados……………………...……..
51
PROPUESTA
Introducción………..…………………………………………………………….
57
Importancia de la Propuesta…………………………………………………...
58
vi
Objetivos…………………………………………………………………………
59
Objetivo general…………………………………………………………………
59
Objetivos específicos…………………………………………………………...
59
Estructura de la Propuesta……………………………………………………..
60
CONCLUSIONES DE LA PROPUESTA……………………………………..
RECOMENDACIONES DE LA PROPUESTA…………………………….
RECOMENDACIÓN…………………………………………………………….
RESEÑA BIBLIOGRAFICA……………………………………………………
ANEXOS…………………………………………………………………………
62
64
65
67
68
vii
INDICE DE FIGURAS
Nº de Figuras
Pág.
Figura Nº 1 Organigrama Estructural y funcional de E.M.S Maderas del
Alba, S.A……………………………………………………………..........
Figura Nº 2 Ubicación geográfica Hato la Vergareña…………………….
21
Figura Nº 3 Estructura Organizativa……………………………………...
24
Figura Nº 4 Instituciones relacionadas con la CVA………………………...
25
22
viii
INTRODUCCION
Todo ente comercial tiene que vivir asumiendo los retos a los que la globalización
los enfrenta, hoy por hoy, son muchas las organizaciones que asumen los cambios
consecutivos del mercado, esto es para algunas favorables, para otras no tanto. La
matriz económica de una organización es el bien o servicio que este preste.
Las empresas Venezolanas no escapan de esta realidad, y desde hace un
tiempo se han estado preparando para el control de sus inventarios, han venido
acoplándose a las tecnologías que se ofrecen para su correcto tratado. Los
inventarios representan el eje de la comercialización, ya sea comprados para luego
venderlos, o para la prestación de servicios, lo cierto es que sea merecen un
minucioso control que permita de forma efectiva y veraz conocer el estado actual de
los mismos.
El objetivo de esta investigación consiste en proponer un sistema de inventario
idóneo para llevar un control de los insumos y repuestos en la unidad afectada,
determinando su alcance, limitaciones y las necesarias recomendaciones, a través
del desarrollo de un trabajo de pasantías.
El siguiente proyecto ha de ser desarrollado bajo un esquema de proyecto
factible y trabajo de campo, de tipo documental y diseño descriptivo, de acuerdo a
los criterios internacionales establecidos por la American Psychological Association
(APA).
La estructura del presente informe se divide en cuatro capítulos, los cuales
se describen a continuación:
CAPÍTULO I, en este se presenta la formulación del problema, la justificación
de la investigación y los objetivos: general y específicos.
En el CAPITULO II, se encuentran los antecedentes de la investigación, la
reseña de la organización, bases teóricas y la definición de términos asociados al
problema, así como las bases legales en las cuales se sustenta el informe.
El CAPITULO III, contiene el marco metodológico, referido a la factibilidad
del proyecto, el área objeto de estudio, su diseño, las técnicas e instrumentos de
recolección de datos, así como la población y muestra a la cual se le aplica la
investigación.
Finalmente en el CAPITULO IV, se muestran los resultados obtenidos una
vez finalizado el proceso de investigación, partiendo de cada uno de los objetivos
específicos planteados en el primer capítulo, desarrollados uno por uno.
CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del problema
El creciente desarrollo económico ha generado que gran cantidad de empresas, se
dediquen al servicio y suministro de diversos equipos o materiales, para lo que se
hacen necesario contar con almacenes que permitan mantener un inventario de
mercancía, de acuerdo a las necesidades de cada organización. Es por ello que
cada día es visible la importancia que las empresas le dan a su partida de
Inventarios por ser éstos matriz en sus intercambios comerciales.
La evaluación permanente
dentro de una empresa, permite tener una
visualización óptima en un momento determinado, ciertamente los controles internos
se implantan para mantener el negocio siguiendo la consecución de los objetivos de
la empresa, así como para minimizar los imprevistos ocasionado por el seguimiento
eventual de fallas o desviaciones en la realización de las operaciones.
La evaluación permite prever desviaciones que obligue a tomar decisiones
apresuradas; promoviendo la eficacia, reduciendo riesgos de pérdidas de activos, y
ayudando a asegurar la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de
las leyes y regulaciones.
Un control y evaluación internos en una organización pueden ser aplicados en
diferentes áreas relevantes de la contabilidad de las empresas: cuentas por cobrar,
efectivo, inventario, efectos por pagar, cuentas por pagar, entre otras. En tal sentido,
la evaluación y el control interno permite la oportunidad, la claridad, la utilidad y
confiabilidad de la información y los registro que respaldan la gestión de la
organización y conocimiento actual de sus activos.
11
Los inventarios representan parte importante en el funcionamiento de una
compañía, ya sea del área industrial o comercializadora, ya que éstos le brindan a la
organización la forma más eficiente y precisa de determinar la cantidad de
materiales o mercancías compradas, vendidas y en existencia, a través de métodos
contables y procedimientos administrativos. Además el inventario conforma una de
las partidas más importantes, puesto que representa un activo circulante y también
una partida generadora de ingresos cuando se trata de inventarios de mercancías
disponible para la venta.
El control de inventario le permite a una empresa u organización coordinar la
adquisición y venta de los equipos e insumos, éste se logra por medio de los
registros y fiscalización de mercancía existente.
La empresa Mixta Socialista Maderas del Alba S.A, en la actualidad tiene su
parte operativa en la Unidad de Producción Socialista Manuel Carlos Piar y su parte
Administrativa en la sede de Puerto Ordaz.
Mediante estudio previos realizados en la misma, se ha detectado que ésta
carece de controles internos en cuanto al manejo de insumos y repuestos de las
unidades de Transportes (camiones Tritón y camionetas D-Max), que le permitan
lograr una mayor eficiencia del control en la ejecución de sus labores, de manera tal
que a la hora de necesitar ciertos repuestos, para dichas unidades móviles, no se
cuenta con un stock de los mismos, por lo que afecta el seguimiento de las
operaciones de la unidad afectada.
La gran distancia entre la unidad de producción y la unidad de compras hace
inevitable el retraso, dichas unidades no cuentan con un almacén de repuestos, los
cuales son necesarios cambiarlos cada cierto tiempo de acuerdo al kilometraje
consumido; es por ello que al llegarse el momento de necesitarlo deben esperar que
la requisición llegue al área administrativa, ésta cumpla con el respectivo proceso,
para luego ser buscado el repuesto entre los proveedores y la disponibilidad en el
12
concesionario para hacerle dicho servicio, por lo que resulta forzoso que no haya un
lapso de tiempo considerado a la hora de dar respuesta a la requisición de los
materiales pedidos.
Esto arroja como consecuencias el estancamiento en las actividades de la
unidad afectada, y la pérdida de tiempo del personal a cargo de los móviles, ya que
deben esperar a que el mismo esté listo para poder llevárselo hasta la unidad de
producción, lo que acarrea también la compra apresurada del repuesto o insumo
requerido a precios muy elevados.
Por lo tanto, el objetivo principal de la investigación es la propuesta de un
sistema de inventario para el control interno de insumos y repuestos en la Unidad
de Producción Socialista Manuel Carlos Piar de la Empresa Mixta Socialista
Maderas del Alba, S.A., que garantice el desarrollo armonioso, seguro y razonable
de las operaciones de la entidad, con miras a alcanzar los objetivos de ésta y con el
fin de proyectarla a ser una empresa organizada y de mucho valor.
A partir del desarrollo del contenido de esta investigación se originaron ciertas
interrogantes que definen su objetivo principal y a la vez sirvieron de base para
llevar a cabo dicho estudio. Están definidas en el marco teórico y se presentan a
continuación:
¿Cuáles son las premisas que originaron la necesidad de aplicar un sistema de
inventario para el control interno de insumos y repuestos de las unidades de
transporte (camiones Tritón y camionetas D-Max)?
¿Cuáles serían las funciones, responsabilidades y obligaciones del personal que
tienen a su cargo el manejo del inventario de repuestos de unidades de trasporte
(camiones Tritón, camionetas D-Max)?
13
¿Cuáles son los tipos de inventarios, y cuál será el más idóneo para el control del
inventario de repuestos de las unidades de trasporte (camiones Tritón, camionetas
D-Max)?
1.2 Objetivos de la Investigación
1.2.1 Objetivo General
Proponer un Sistema de Inventario para el control Interno de insumos y repuestos
de las unidades de transporte (camiones Tritón y camionetas D-Max), en la Unidad
de Producción Socialista Manuel Carlos Piar; de la Empresa Mixta Socialista
Maderas Del Alba, S.A., con el fin de prever fallas, a través de los distintos
procedimientos de control que permitirán realizar las operaciones de manera
efectiva.
1.2.2 Objetivos Específicos
1.2.2.1 Describir las premisas que originaron la necesidad de aplicar un
sistema de inventario para el control interno de insumos y repuestos de las
unidades de transporte (camiones Tritón y camionetas D-Max) en la
empresa.
1.2.2.2 Analizar las condiciones generales para el llevar a cabo el
procedimiento de evaluación exhaustiva del departamento y sus principales
debilidades.
1.2.2.3 Determinar las funciones, responsabilidades y obligaciones del
personal que tienen a su cargo el manejo del inventario de insumos y
repuestos de las unidades de trasporte (camiones Tritón, camionetas DMax).
1.2.2.4 Proponer un sistema de inventario idóneo para el control interno del
inventario de insumos y repuestos de las unidades de trasporte (camiones
Tritón, camionetas D-Max) en la entidad.
14
1.3
Importancia y Justificación
La mayoría de las empresas, pequeñas, medianas y de gran tamaño, están
adheridas al surgimiento de fallas, tanto internos como externos, que en una u otra
forma impiden el alcance de los objetivos y metas que se han establecido con
anterioridad.
Al realizar el estudio previo y verificar que no existen sistemas de inventario de
control interno de existencias de insumos y repuestos en la Unidad de Producción
Socialista Manuel Carlos Piar; de la Empresa Mixta Socialista Maderas Del Alba,
S.A., se manifiesta la necesidad de proponer un sistema de control que permita
conocer las debilidades de los procedimientos aplicados para la recepción, manejo,
entrega y recolección de repuestos que se requieran para dar cumplimiento a las
diversas operaciones que desarrolla la entidad, con la finalidad de verificar la
entrega, así como la recepción de insumos o sobrantes por no haber sido utilizados.
Aunado a esto, con el sistema de inventario para el control interno de insumos y
repuestos se establecerá un punto mínimo de reorden de los mismos, a fin de evitar
la interrupción momentánea de las actividades de la unidad afectada, lo cual
permitirá resultados positivos desde el punto de vista operativo.
Ello fortalece la propuesta de un sistema de inventario que, a través de sistemas,
procedimientos, métodos, prácticas y políticas de carácter administrativo y/o
contable se aplicaran para coadyuvar al orden y disciplina.
La implementación de un sistema de inventario es de mucho valor al tomar en
cuenta el auge económico de las empresas a nivel mundial, ya que éste permitirá
tener una mayor organización y mayor desarrollo empresarial. De manera general,
permitirá ampliar horizontes en materia de control, no sólo del manejo del inventario,
sino de todas aquellas actividades que lo
requieran,
además generará
conocimientos y servirá de base y referencia a toda aquella persona, estudiantes y
profesores, relacionados con la carrera de Contaduría Pública y afines.
15
1.4 Alcance
El desarrollo de este trabajo de investigación se llevó a cabo en la Unidad de
Producción Socialista Manuel Carlos Piar; de la Empresa Mixta Socialista Maderas
Del Alba, S.A., la cual es una empresa que se encarga de realizar plantaciones
comerciales, sistemas agroforestales y silvopastoriles. Se identificarán cuáles son
las causas generadoras de las necesidades de control en el manejo del inventario
de insumos y repuestos y se propondrá un sistema que permita vigilar de manera
eficiente todas las operaciones realizadas en la entidad que estén relacionadas con
el manejo del mismo.
Esta investigación estará al alcance de los profesionales de la carrera de
Contaduría Pública y otras carreras conexas, además de estar al alcance de los
empleadores y empleados de dicha empresa y de cualquier otra que lo requiera.
Está delimitada temporalmente en el período comprendido entre 05 de Julio al 25 de
Octubre del 2010
1.5 Limitaciones
La investigación se encuentra limitada por el tiempo de estadía en la empresa, así
como por la dificultad para recolectar la información necesaria para llevar a cabo la
misma, sin embargo; pudo darse cumplimiento a los objetivos propuestos.
16
CAPITULO II
2. Marco Teórico
2.1 Antecedentes de la Organización
El Gobierno Revolucionario de Venezuela impulsó la creación de cinco empresas
mixtas en las áreas de avicultura, lácteos, leguminosas, arroz y forestal que
recibirán aportes de la Corporación Venezolana Agraria, en representación del
Ejecutivo, y de agroindustrias y empresas de Cuba, según se establece en los
decretos publicados en la Gaceta Oficial 38.726, del 16 de julio del 2006.
El capital de estas empresas es de 53,7 millones de bolívares cada una, y el
Estado mantiene la mayoría de acciones en una proporción de 51% para la CVA,
organismo adscrito al Ministerio de Agricultura y Tierras, y 49% para las distintas
agroindustrias,
entre
ellas
las
cubanas,
que
participan
en
el
convenio.
Se señala que estas empresas se constituyen mediante la Alternativa Bolivariana
para las Américas y el Caribe (ALBA), propuesta que se creó para enfrentar al Área
de Libre al ALCA, que promociona desde hace años Estados Unidos.
Decreto Número 5.426 del 12/07/2007
“La Empresa Mixta Socialista Maderas del Alba, S.A. Nace en el marco del
convenio Cuba-Venezuela. De conformidad con lo establecido en el Art. 5 y 6
del acuerdo entre el Presidente de la República Bolivariana de Venezuela y el
Presidente del Consejo de Estado de Cuba, para la aplicación de la Alternativa
Bolivariana para los Pueblos de Nuestra América (ALBA), y el tratado de
comercio de los pueblos suscrito por la República Bolivariana de Venezuela
en fecha 29 de abril del 2006.”
17
2.2 Reseña Histórica
La Empresa Mixta Socialista Madera del Alba, S.A., contempla en el área productiva
el establecimiento de plantaciones comerciales, sistemas agroforestales y
silvopastoriles, así como la protección y enriquecimiento de los morichales
existentes en la Unidad Productiva Socialista “Manuel Carlos Piar”, para esto se
consideran dos escenarios de acción:
2.2.1 Escenario I - Manejo sustentable de bosques naturales en la zona de la
montaña
a.
Detener el proceso de deforestación ocurrido hasta la fecha, y mantener el
uso ancestral de los bosques pertenecientes a las comunidades indígenas y
utilizar racionalmente los recursos madereros.
b.
Rehabilitar los bosques intervenidos propiciando su desarrollo vía
regeneración natural
c.
Conservar y proteger la vegetación de los cuerpos de agua naturales tanto
en las áreas cubiertas de bosques como de sabanas inundables.
d.
Recuperar los espacios deforestados que presenten fragilidad ecológica
mediante el empleo de sistemas agroforestales
y silvopastoriles por las
comunidades indígenas y pisatarios.
2.2.2 Escenario II - Fomento y manejo sustentable de plantaciones forestales y
sistemas agroforestales en la zona de sabana.
-
Conservar y rehabilitar los ecosistemas constituidos por morichales en la
zona de sabana mediante trabajos de protección y enriquecimiento.
18
-
Reconversión
productiva
de
los
suelos
de
sabana
mediante
el
establecimiento de sistemas agroforestales y silvopastoriles y el fomento de
plantaciones comerciales y de conservación.
2.3 Objeto de la Empresa Mixta Socialista Maderas Del Alba, S.A.
Gestionar, fomentar, producir, administrar, transformar, industrializar, exportar,
importar y comercializar productos agrícolas forestales, madereros o no, así como
productos vegetales, pecuarios, piscícolas, apícolas y sus derivados, maquinaria,
equipos e insumos para su producción e industrialización.
2.3.1 Misión
La Empresa Mixta Socialista Maderas del Alba, S.A. es una empresa de
producción social con altísimo sentido de la responsabilidad social y ambiental, la
cual
utiliza
procesos
de
calidad
en
el
aprovechamiento,
producción
y
comercialización de productos forestales, agrícolas y pecuarios; priorizando para
ello el desarrollo de nuestro recurso humano y utilizando formas de manejo de los
bosques que minimizan el impacto ambiental y contribuyen a la conservación de los
mismos, obteniendo con ello una alta productividad y un alto beneficio social y
económico en el marco de un desarrollo sustentable y sostenible.
2.3.2 Visión
Convertirse en la empresa de aprovechamiento, producción y comercialización
de productos forestales, agrícolas y pecuarios más exitosa de los países miembros
del alba, manejando procesos respetuosos del medio ambiente y con altísimo
sentido de la responsabilidad social, contribuyendo con ello a la construcción y
consolidación del socialismo del siglo XXI.
19
2.4 Estructura Organizativa de E.M.S. Maderas del Alba, S.A.
La empresa plantea una estructura organizativa en la que se distribuyen las
posiciones siguiendo en lo posible una tendencia horizontal que centra las
actividades por ambiente de especialización y que persigue hacer una empresa más
dinámica para el alcance de los objetivos planteados a corto plazo. En el
organigrama se busca lograr la mayor eficiencia y eficacia en la obtención de los
resultados, tendiendo siempre al trabajo en equipo y a las interrelaciones que siguen
direcciones matriciales.
Figura N° 1
Fuente: www.maderasdelalba.gob.ve
20
2.5 Localización Geográfica del Hato La Vergareña (donde se lleva a cabo la
Producción)
Figura N° 2
Superficie aproximada:
187 mil ha.
Los límites de la
Vergareña, se señalan
con una polilínea de
Fuente: www.maderasdelalba.gob.ve
Los predios del Hato La Vergareña están ubicados en el Estado Bolívar, entre las
Parroquias San Francisco de la Paragua en su mayor extensión y la Parroquia
Barceloneta, Ambas jurisdicción del Municipio Raúl Leoni. Posee una extensión de
187.238,70 ha. Dividido en dos lotes denominados: Hato “La Vergareña” y Fundo
“La Bombonera”.
La E.M.S Maderas del alba, S.A, es una empresa adscrita a la CVA (Corporación
Agraria Venezolana) la cual a su vez está Adscrita al Ministerio del Poder Popular
para la Agricultura y Tierras; por tanto aquí están algunas generalidades de esta
institución:
21
2.5 Corporación Venezolana Agraria (C.V.A)
Esta institución nace bajo la necesidad de crear un organismo cuya función se
oriente a luchar por la búsqueda de la soberanía alimentaria y evitar la dependencia
por la importación de alimentos. Fue así que un 13 de noviembre del 2001 bajo el
Decreto de Ley de Tierras y Desarrollo Agrario, se crea la Corporación Venezolana
Agraria (CVA), como un instituto autónomo que, a partir de las políticas, estrategias
y directrices emanadas del Ministerio del Poder Popular para la Agricultura y Tierras,
tiene como finalidad impulsar el aparato productivo agrario, coordinar y supervisar
las actividades empresariales del Estado para el desarrollo del sector agropecuario
en el país.
Esta Corporación, se inicia como un sueño del Gobierno Bolivariano encabezado
por su máximo líder, el presidente de la República, Hugo Chávez Frías, hoy en día
es una realidad, y en cada amanecer se afianza en toda la geografía nacional
creciendo tanto en número de empresas filiales, que actualmente superan las 20,
como
en
productos,
personal
capacitado
y
comunidades
beneficiadas,
desarrollando, coordinando y supervisando las actividades empresariales del Estado
para el impulso del sector agrario.
2.5.1. Misión
Impulsar, coordinar y ejecutar el seguimiento y evaluación de la gestión
empresarial agroalimentaria del país, a partir de políticas, estrategias y directrices
emanadas del Ministerio del Poder Popular para la Agricultura y Tierras y mediante
la instrumentación de un marco procedimental actualizado y coherente con las
prioridades del Estado Venezolano.
22
2.5.2 Visión
Ser un ente corporativo dinamizador del sector agrario, concertador de la gestión
empresarial agraria y garante del apoyo a las organizaciones campesinas,
productores agropecuarios y consumidores; con el fin de facilitar soluciones
financieras, comerciales, tecnológicas y organizacionales en el marco de la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela.
2.5.3 Estructura Organizativa
Figura N°3
Fuente: www.maderasdelalba.gob.ve
23
2.5.4 Instituciones relacionadas con la CVA
Figura N° 4
Fuente: www.maderasdelalba.gob.ve
2.6 Antecedentes de la Investigación
A continuación se mencionan algunos trabajos de investigación que se
encuentran relacionados con el tema de propuesta de un sistema de inventario de
control interno de insumo y repuestos, los mismos fueron realizados en el
departamento de Compras de la unidad de producción socialista Manuel Carlos Piar
de la Empresa Mixta Socialista Maderas de Alba, S.A:
El Lcdo. Chirinos J. (2.007) presentado en la UNDEFA, en la obra titulada
Diseño de un Sistema de Control Interno de Existencias, Materiales,
Herramientas y Equipos en las Empresas Constructoras de la Península de
Paraguaná, señala que:
Los entes comerciales fijan su crecimiento de acuerdo a su capacidad para
producir, de ahí su necesidad de llevar los controles más adecuados en la
administración de la organización y sus bienes; la medición, revisión y una oportuna
coordinación puede evitar un incremento de costos fortuitos en las partidas
contables, es por ello que tener un preciso conocimiento de las existencias de los
inventarios de la empresa contribuirá a la continuidad productiva de la misma.
El diseñar e implantar un sistema de evaluación que permita el control constante
y oportuno de las herramientas, materiales, e insumos, que constituyen parte de los
activos es una de las medidas de seguridad necesarias para la consecución de los
objetivos de la organización comercial.
24
Consecuentemente, el Lcdo. Villegas A (2008). en su Trabajo de Grado para
optar al título de Licenciado en Contaduría Pública en la Universidad Experimental
de Guayana UNEG, titulado, Evaluación del Control Interno de los Materiales
Comerciales, expuso lo siguiente:
Un adecuado Control Interno del Inventario sobre las compras requiere que los
pedidos estén autorizados y aprobados, existiendo una separación de tareas entre
quienes hagan los pedidos y quienes reciban, embarquen y contabilicen tales
operaciones, considerando que todo inventario debe contar con un chequeo físico
en comparación con la contabilidad evitando así diferencia entre sus rubros.
Por otro lado, Lcdo. Pacheco. M (2008) en su Trabajo de Grado para optar al
título de Licenciado en Contaduría Pública en la Universidad Experimental de
Guayana UNEG, titulado, Control interno del inventario de Materiales en la
Empresa Enelven Distribuidora,C.A señalo:
El control de Inventario Interno es una definición global que se aplica sin
distinción alguna en cualquier organización, sean éstas de carácter empresarial,
gubernamentales y en especial en países con un alto desarrollo gerencial. Un
adecuado Sistema de Control de Inventario Interno representa un factor sumamente
importante en una entidad bien organizada, ya que éste garantiza protección a los
activos y brinda confianza sobre los registros y resultados de la contabilidad, que
son elementales para el buen funcionamiento de la misma y obtención de los
objetivos.
Es necesario expresar de una manera clara y sencilla el contenido principal de
dicha investigación con el fin de que sea entendido, para así poder presentar los
diferentes conceptos y métodos de control del inventario y crear conocimiento, de
manera general, sobre cada uno de los términos utilizados.
25
2.7 Bases Teóricas
Las bases teóricas representan el planteamiento filosófico o doctrinario de teorías
preexistentes que sustentan la investigación; se refiere a la estructura sobre la cual
se diseña el estudio. Por lo tanto, la definición conceptual o teórica es necesaria
para unir el estudio a la teoría, son esenciales para poder llevar a cabo cualquier
investigación, ya que los datos deben ser recogidos en términos de hechos
observables.
En relación al planteamiento del problema y a la presentación de los objetivos,
las bases teóricas permiten definir y conceptualizar cada uno de los términos que
intervienen en la descripción del sistema de control interno del efectivo, con el fin de
tener conocimiento de los términos usados en dicha investigación.
Para una mejor comprensión de la investigación se debe tener presente cada
uno de las siguientes expresiones:
2.7.1 Sistema
Un sistema es un conjunto de partes y/o elementos interrelacionados
y
organizados para el logro de un objetivo común. Los sistemas pueden ser abiertos o
cerrados; Un Sistema es abierto cuando interactúa con el ambiente exterior y es
cerrado cuando no hay ninguna interacción con el exterior.
2.7.2 Inventario
José, A. (1.999) “Contablemente, por Inventario debemos entender el valor de
la mercancía en existencia, que pertenece a la empresa y que está destinada a
la venta en el curso normal de operaciones, o que habrán de ser convertidas
directa o indirectamente en productos terminados destinados a la venta”.
26
La contabilidad para los inventarios es de gran importancia para los sistemas de
contabilidad de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón
del
negocio.
El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances generales, y los
gastos por inventarios, llamados costos de mercancías vendidas, son usualmente el
gasto mayor en el Estado de Resultados. También este es el conjunto de
mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con aquellos,
permitiendo la Compra y Venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un
periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos
circulantes.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios
para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las
materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la
venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción
de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y
envases y los inventarios en tránsito.
2.7.3 Control
El control como parte integrante y fundamental del proceso administrativo, se
aplica en todas las actividades de una organización, con el único fin de regularlas y
vigilar que se desarrollen en función a las directrices establecidas que auspician su
éxito.
Es un mecanismo que permite corregir desviaciones a través de indicadores
cualitativos y cuantitativos, con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos
claves para la superación organizacional. Sotomayor, A. y Burnes, E. (1.997),
afirman que:
27
2.7.4 Control Interno
Los autores Sotomayor, A. y Burnes, E. (1.997), señalan:
El control constituye en primera instancia una función dentro del proceso
administrativo de todo negocio, en donde por cierto, se realizan diferentes
actividades encaminadas a la obtención de los objetivos previamente fijados,
así como a la definición de políticas, estrategias, programas y el desarrollo e
implementación de sistemas administrativos adecuados para garantizar el
óptimo funcionamiento. (p. 4)
El Control Interno comprende el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para
salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad en su
información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la
adhesión a las políticas precisadas por la administración. (p. 9)
2.7.5 Objetivos del Control Interno
Los autores Sotomayor, A. y Burnes, E. (1.997), expresan lo siguiente:
Los objetivos del Control Interno son:
a. Protección de los activos del negocio: Genera protección y salvaguarda física
de los activos, a través de la utilización adecuada de éstos.
b. Información veraz, confiable, y oportuna: Generada por los sistemas de
información, el registro de operaciones y reportes financieros.
c. Promoción de la Eficiencia: Creando sentido de pertenencia y motivando a
cada uno de los empleados de la empresa que conforman la estructura
administrativa. Planeación general y administración con calidad.
d. Ejecución de operaciones con apego a políticas: Ejecución de operaciones,
políticas administrativas por observar y prácticas de trabajo.
2.7.6 Importancia del Control Interno
El control interno, en cualquier organización, es de suma importancia, tanto en la
conducción de la organización, como en el control e información de las operaciones,
28
ya que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información de una
empresa determinada, con el fin de generar una indicación confiable de su situación
y sus operaciones en el mercado.
Por otro lado, ayuda a que los recursos (humanos, materiales y financieros)
disponibles, sean utilizados en forma eficiente, bajo criterios técnicos que permitan
asegurar su integridad, su custodia y registro oportuno, en los sistemas respectivos,
con el fin de afianzar el alcance de los objetivos propuestos.
El control interno no se diseña, principalmente, para detectar errores, sino para
reducir la oportunidad de que ocurran errores o fraudes. Algunas medidas del
control interno son tomar todas las precauciones necesarias para prevenir los
fraudes y establecer un método adecuado para presentar los registros de
contabilidad.
2.7.7 Clasificación del Control Interno
En un sentido amplio, el control interno se clasifica en dos tipos: Control Interno
Administrativo y Control Interno Contable.
Los controles administrativos comprenden el plan de organización y todos los
métodos y procedimientos relacionados principalmente con eficiencia en
operaciones y adhesión a las políticas de la empresa y por lo general tienen
relación indirecta con los registros contables. Los controles contables
comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos
relacionados principal y directamente a la salvaguarda de los activos de la
empresa y la confiabilidad de los registros financieros. Clasificación del
Control Interno. S.a.
En tal sentido, el sistema de control interno para el manejo del efectivo está
dirigido a la protección y resguardo de los activos disponibles de la empresa, por lo
cual entraría dentro de la clasificación de control interno contable, el cual busca
prevenir fallas que afecten directamente el patrimonio de ésta.
29
2.7.8 Elementos del Control Interno
Los componentes del control interno son el cuerpo del sistema y existen por
las funciones que desarrollan cada uno de ellos. Proporcionan un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de
las siguientes categorías:
a. Eficacia y eficiencia de las operaciones
b. Fiabilidad de la información financiera
c. Cumplimiento de las leyes y normas aplicables. Los Cinco
componentes del Control Interno. Autor: Pedro Manuel Pérez S.
El control interno varía mucho entre las organizaciones, varía de acuerdo al
tamaño, la naturaleza de las operaciones que realiza y de acuerdo a los objetivos
propuestos. Sin embargo, ciertas características son esenciales para un buen
control interno. Los medios para obtener el control interno constituyen ciertos
elementos, tales como: el ambiente de control, el proceso de evaluación de riesgo,
el sistema de información aplicable a los informes financieros y a la comunicación,
actividades de control y monitoreo de los controles.
Estos componentes están relacionados entre sí y son inherentes al tipo de
actividad que realiza la entidad. Éstos son:
a. Ambiente de Control. Representa la base de todos los demás componentes,
aporta disciplina y estructura. Establece los pasos para el funcionamiento de
una entidad creando conciencia a los empleados respecto al control. Sus
factores son integridad, valores éticos y la capacidad de los empleados de la
empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión, la manera en que la
dirección asigna autoridad, responsabilidades y organiza y desarrolla
profesionalmente a sus empleados, además de ello, la atención y orientación
que proporciona al consejo de administración.
b. Evaluación de Riesgos. Este elemento constituye la identificación y análisis
de los riesgos principales para la obtención de los objetivos y sirve de base
para determinar cómo han de ser tratados. A través del análisis y de
30
evaluación de los riesgos, se podrá determinar hasta que punto el control
interno minimiza y neutraliza los riesgos, evaluando así la vulnerabilidad del
sistema.
c. Actividades de Control. Estas representan las políticas y pasos que aseguran
que se lleven a cabo las instrucciones dictadas por la empresa, para
controlar los riesgos que surjan como consecuencia del cumplimiento de los
objetivos preestablecidos.
d. Información y Comunicación. Los empleados de la entidad deben disponer,
en el tiempo preciso, y deben entender la información que requieran para el
cumplimiento y desarrollo de sus actividades, dentro del marco laboral.
Implica proporcionar un apropiado entendimiento sobre los roles y
responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la
información financiera y de administración dentro de la empresa.
e. Supervisión y Monitoreo. Todo sistema de control interno requiere de
supervisión, con el fin de garantizar el fiel cumplimientos de las pautas
establecidas a través del tiempo. El proceso debe ser supervisado y deben
implantarse las modificaciones convenientes cuando sea necesario, de modo
que los hallazgos y los resultados de otras revisiones se atiendan en el
momento oportuno.
Los elementos de control son sumamente importantes. Éstos poseen relación
directa con las actividades operativas de la entidad contribuyendo al desarrollo
eficiente y eficaz de las mismas, además de ello, coadyuvan al cumplimiento de los
objetivos organizacionales, en sentido general.
2.7.9 Sistema de Inventario
2.7.9.1 Sistema De Inventario Periódico
Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de
mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual
se denomina inventario inicial o final según sea el caso.
31
2.7.9.1.1 Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias de
mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un
conteo físico.
2.7.9.1.2 Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo
contable.
2.7.9.2 Sistema De Inventario Permanente
Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en
existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico, porque
los movimientos de compra y venta de mercancías se registra directamente en el
momento de realizar la transacción a su precio de costo.
Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar de
mercancías denominado "Kárdex", en el cual se registra cada artículo que se
compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo
dan como resultado el saldo final de mercancías.
Comentario: Las empresas que estén por ley obligadas a presentar declaración
tributaria, deben utilizar el sistema de inventario permanente.
2.7.10 Control de Inventario
El control de inventario es aquel que hace referencia al conjunto de
procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de
los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos.
Los diversos aspectos de la responsabilidad sobre los inventarios afectan a
muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los
productos, a medida que los mismos se mueven a través de los distintos procesos
de inventarios. Todos estos controles que abarcan, desde el procedimiento para
desarrollar presupuestos y pronósticos de ventas y producción hasta la operación de
un sistema de costo por el departamento de contabilidad para la determinación de
32
costos de los inventarios, constituye el sistema del control interno de los inventarios,
las funciones generales son: Planteamiento, compra u obtención, recepción,
almacenaje, producción, embarques y contabilidad.
2.7.10.1 Planeamiento
La base para planear la producción y estimar las necesidades en cuanto a
inventarios, la constituye el presupuesto o pronóstico de ventas. Este debe ser
desarrollado por el departamento de ventas.
Los programas de producción, presupuestos de inventarios y los detalles de la
materia prima y mano de obra necesaria, se preparan o se desarrollan con vista al
presupuesto de ventas. Aunque dichos planes se basan en estimados, los mismos
tendrán alguna variación con los resultados reales, sin embargo ellos facilitan un
control global de las actividades de producción, niveles de inventarios y ofrecen una
base para medir la efectividad de las operaciones actuales.
2.7.10.2 Compra u Obtención
En la función de compra u obtención se distinguen normalmente dos
responsabilidades separadas: Control de producción, que consiste en determinar los
tipos y cantidades de materiales que se quieren. Compras, que consiste en colocar
la orden de compra y mantener la vigilancia necesaria sobre la entrega oportuna del
material.
2.7.10.3 Recepción
Debe ser responsable de lo siguiente:
1. La aceptación de los materiales recibidos, después que estos hayan sido
debidamente contados, inspeccionados en cuanto a su calidad y
comparados con una copia aprobada de la orden de compra.
2. La prelación de informes de recepción para registrar y notificar la recepción
y aceptación.
33
3. La entrega o envío de las partidas recibidas, a los almacenes (depósitos) u
otros lugares determinados. Como precaución contra la apropiación indebida
de activos.
2.7.10.4 Almacenaje
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas),
así como los productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un
departamento de almacenes. La responsabilidad sobre los inventarios en los
almacenes incluye lo siguiente:
1. Comprobación de las cantidades que se reciben para determinar que son
correcta.
2. Facilitar almacenaje adecuado, como medida de protección contra los
elementos y las extracciones no autorizadas.
3. Extracción de materiales contra la presentación de autorizaciones de salida
para producción o embarque.
2.7.10.5 Producción
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control físico,
control interno de los inventarios, incluye lo siguiente:
a. La información adecuada sobre el movimiento de la producción y los inventarios.
b. Notificación rápida sobre desperdicios producidos, materiales dañados, etc., de
modo que las cantidades y costos correspondientes de los inventarios. Puedan
ser debidamente ajustados en los registros.
La información rápida y precisa de parte de la fábrica, constituye una necesidad
para el debido funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control
de producción.
34
2.7.10.6 Embarques
Todos los embarques, incluyéndose aquellas partidas que no forman parte de los
inventarios, deben efectuarse, preferiblemente, a base de órdenes de embarque,
debidamente aprobadas y preparadas independientemente.
2.7.10.7 Contabilidad
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los
inventarios, a medida que los materiales se mueven a través de los procesos de
adquisición, producción y venta. Es decir la administración del inventario se refiere a
la determinación de la cantidad de inventario que se debería mantener, la fecha en
que se deberán colocar las órdenes y la cantidad de unidades que se deberá
ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son
esenciales para las utilidades.
2.7.11 Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen
1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.
2. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
3. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó
descomposición.
4. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
5. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario.
6. Comprar el inventario en cantidades económicas.
7. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo
cual conduce a pérdidas en ventas.
35
8. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.
Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias
empresariales los procesos y técnicas contables han evolucionado. Actualmente se
puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de
una manera más simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso
aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la
contabilidad empresarial.
2.7.12 Tipos de Inventarios
Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía ampliamente
entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es
una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su
utilización en los siguientes tipos:
1. Inventarios de materia prima
2. Inventarios de producción en proceso
3. Inventarios de productos terminados
4. Inventarios de materiales y suministros
2.7.13 Inventarios de materia prima
Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del
producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia
prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un
artículo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la
producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades
los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o
aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá
en un producto terminado.
36
2.7.14 Inventarios de Productos en Proceso
El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos
que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos
parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y
a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso
de producción en un momento dado.
Una de las características de los inventarios de producto en proceso es que va
aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en el
producto terminado como consecuencia del proceso de producción.
2.7.15 Inventarios de Productos Terminados
Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al
almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de
terminación total y que a la hora de la toma física, de inventarios se encuentren aun
en los almacenes, es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de
inventarios de productos terminados va a depender directamente de las ventas, es
decir su nivel está dado por la demanda.
2.7.16 Inventarios de Materiales y Suministros
En el inventario de materiales y suministros se incluye:
1. Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de
industria un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento
de agua.
2. Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la
industria, dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los
destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y
lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia.
3. Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias
y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen
37
necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en
relación a sus necesidades.
2.7.17 Inventario de Seguridad
Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el
aprovisionamiento caudado por demoras en la entrega o pro el aumento imprevisto
de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo
está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las
demoras de la entrega.
2.7.18 Método De Control De Inventarios
Las funciones de control de inventarios pueden apreciarse desde dos puntos de
vista: Control Operativo y Control Contable.
El control operativo aconseja mantener las existencias a un nivel apropiado, tanto
en términos cuantitativos como cualitativos, de donde es lógico pensar que el control
empieza a ejercerse con antelación a las operaciones misma, debido a que si
compra si ningún criterio, nunca se podrá controlar el nivel de los inventarios. A este
control pre-operativo es que se conoce como Control Preventivo. El control
preventivo se refiere, a que se compra realmente lo que se necesita, evitando
acumulación excesiva.
La auditoría, el análisis de inventario y control contable, permiten conocer la
eficiencia del control preventivo y señala puntos débiles que merecen una acción
correctiva. No hay que olvidar que los registros y la técnica del control contable se
utilizan como herramientas valiosas en el control preventivo.
Algunas técnicas son las siguientes:
a. Fijación de existencias máximas y mínimas
b. Índices de Rotación
38
c. Aplicación del criterio especialmente cuando las especulaciones entra en
juego
d. Control Presupuestal.
Para una compañía comercial, el inventario comprende todas las mercancías de
su propiedad, que se tiene para la venta en el ciclo regular comercial.
El Inventario final de un año es también el inventario inicial del próximo año. Por
tanto, un error de inventario de fin de año afecta el estado de resultados de los dos
años consecutivos. Por ejemplo, una sobreestimación del inventario final causara
una sobreestimación del ingreso neto de este año y una subestimación
compensatoria del ingreso neto del año siguiente.
El inventario es parte importante dentro del proceso de una empresa. El
inventario significa la suma de aquellos artículos tangibles de propiedad personal los
cuales están disponibles para la venta en una operación ordinaria comercial y están
en un proceso de producción para tales ventas. Así como estarán disponibles para
el consumo corriente en la producción de bienes y servicios disponibles para la
venta.
2.7.19 Método de Valuación de Inventarios
Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios; algunas
de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto
que otras son de aplicación general.
Entre las cuestiones relativas a la valuación de los inventarios, la de principal
importancia es la consistencia: La información contable debe ser obtenida mediante
la aplicación de los mismos principios durante todo el periodo contable y durante
diferentes periodos contables de manera que resulte factible comparar los Estados
Financieros de diferentes periodos y conocer la evolución de la entidad económica;
39
así como también comparar con Estados Financieros de otras entidades
económicas.
a. Las principales bases de valuación para los inventarios son las
siguientes:
1. Base de Costo para la valuación de los inventarios:
El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artículos en los
anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de importación, fletes u
otros gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artículos y/o
materias primas son transportados o están en almacén, y los gastos ocasionales por
cualquier periodo de añejamiento.
2. Base de Costo o Mercado, el más bajo:
El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases,
según sea el tipo de inventario de que se trate:
a. Base de compra o reposición: esta base se aplica a las mercancías o materiales
comprados.
b. Base de Costo de reposición: se aplica a los artículos en proceso, se determina
con base a los precios del mercado para los materiales, en los costos
prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricación corrientes.
c. Base de realización: para ciertas partidas de Inventario, tales como las
mercancías o materias primas desactualizadas, o las recogidas a clientes,
puede no ser determinable un valor de compra o reposición en el mercado y tal
vez sea necesario aceptar, como un valor estimado de mercado el probable
precio de venta, menos todos los posibles costos en que ha de incurriese para
reacondicionar las mercancías o materia prima y venderlas con un margen de
utilidad razonable.
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Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos decir que los principales
métodos de valuación de Inventarios son los siguientes:
1. Método Costo Identificado
Este método puede arrojar los importes más exactos debido a que las unidades en
existencia
si
pueden
identificarse
como
pertenecientes
a
determinadas
adquisiciones.
2. Costo Promedio
Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir
el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el número de artículos
adquiridos o producidos.
El costo de los artículos disponibles para la venta se divide entre el total de las
unidades disponibles también para la venta. El promedio resultante se emplea
entonces para valorizar el inventario final.
Los costos determinados por el método de promedio ponderados son afectados
por las compras, al principio del periodo; así como al final del mismo; por lo tanto, en
un mercado que tiende al alza, el costo unitario será menor que el costo unitario
calculado corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo unitario
excederá al costo corriente.
3. Método Primero en Entrar, Primero en Salir
Este método identificado también como "PEPS", se basa en el supuesto de que los
primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la producción son
los primeros en salir de él.
Se ha considerado conveniente este método porque da lugar a una valuación del
inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que
el inventario está integrado por las compras más recientes y esta valorizado a los
41
costos también más recientes, la valorización sigue entonces la tendencia del
mercado.
4. Método Último en Entrar, Primero en Salir o "UEPS"
Este método parte de la suposición de que las ultimas entradas en el almacén o al
proceso de producción, son los primeros artículos o materias primas en salir.
El método U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las
mercancías que se adquieren de último son las primeras en utilizarse o venderse,
por lo tanto el costo de la mercadería vendida quedara valuado a los últimos precios
de compra con que fueron adquiridos los artículos; y de forma contraria, el inventario
final es valorado a los precios de compra de cada artículo en el momento que se dio
la misma.
Entre los beneficios que ofrece este método para efectos fiscales podemos citar los
siguientes.
4.1 El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos.
Estos implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida se
aplicarán los últimos precios de compra, y en economías como la nuestra, se
ha demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV
sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las
utilidades tienden a disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la
renta será menor.
4.2 La valuación del inventario final de cada periodo genera un monto menor al
que resultaría de aplicar cualquier otro método de valuación, pues se utilizan
los precios más viejos de compra según el extracto a que se refiere.
Dificultades de la metodología del U.E.P.S a la hora de su aplicación
1. Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada línea de
producto.
42
2. La reducción de significativa en cantidad de algunas partida del inventario
mientras que otras similares aumentan no compensan su valoración sino por
el contrario tienden a desaparecer la base U.E.P.S
2.7.20 Medidas y Normas para lograr un buen control interno
En cada empresa, el sistema de control interno debe estar enmarcado y dirigido a
cubrir las necesidades y situaciones determinantes de organización, operación y
dirección.
Existen aspectos generales que deben estar presentes en todos los sistemas,
entre los cuales se encuentran los siguientes:
a. Establecer líneas claras de responsabilidad. En toda organización debe
existir descripción de cargos, de tal manera que cada empleado tenga
conocimiento de la función que cumple dentro de la misma.
b. Establecer pautas de control para cada tipo de transacción o actividad. Toda
operación a desarrollar debe seguir un procedimiento de control que asegure
y permita cumplir los objetivos previamente propuestos en dicha entidad.
c. Subdivisión de Funciones. Cada entidad debe limitar y delegar funciones a
sus empleados, con el fin de que cada uno tenga responsabilidad en el
trabajo que desempeña y lo desarrolle con eficiencia y eficacia.
d. Realizar auditorías o comprobaciones internas. Es necesario la aplicación de
auditorías, revisiones y análisis que permitan comprobar el cumplimiento de
las pautas establecidas en el sistema de control interno para que la
información suministrada en los estados financieros sea confiable.
e. Diseño adecuado de documentos y registros. Para un control interno efectivo
es preciso tener adecuados instrumentos que permitan recopilar la
información necesaria para proceder al registro exacto de las transacciones,
que influyen directamente en la realización de los informes financieros.
43
f.
El costo del control. Generalmente los sistemas de control requieren de
inversión para afianzar la efectividad del mismo. Vale la pena invertir en un
sistema de control que garantizará y asegurará el registro correcto de las
transacciones y evitará fallas y fugas de efectivo.
2.7.21 ¿Por qué se producen fallas del control interno?
El control interno, de manera general, se implementa para vigilar que el desarrollo
de las operaciones se realice de acuerdo a las normativas de la entidad y para
prevenir cualquier tipo de desviación; sin embargo, éste debe aplicarse con un fin
más amplio y debe adecuarse a los cambios administrativos presupuestales,
operativos y otros.
A toda organización le es conveniente tener un plan de trabajo definido, con
metas precisadas y debe tener claridad sobre tareas críticas prioritarias. El sistema
de control debe adaptarse a cada uno de los planes establecidos y debe
enmarcarse a cumplir con las metas prefijadas, de manera eficiente.
No existe un control interno eficiente si la organización no permite, entre otras
cosas, una evaluación continua del personal y sus actividades, y si no hay voluntad
de realizar ajustes que se requieran cuando los objetivos de la organización no se
estén cumpliendo o se estén logrando sin orden ni transparencia, sin cumplir con las
normas legales o los principios de eficiencia. Hoy en día el control interno
compromete a todos los empleados con el mejoramiento de la calidad de la gestión.
2.7.22 Limitaciones del Control Interno
Como ya se ha dicho, el control interno tiene como objetivos principales la
promoción de la eficiencia y la reducción de pérdidas de recursos, además de
asegurar la confiabilidad de la información financiera, así como también garantizar
que la empresa cumpla con las normativas legales y regulaciones establecidas.
44
Estos sistemas no pueden emitir evidencias definitivas de que se han cumplido
con los objetivos propuestos ya que poseen limitaciones propias.
En el Informe COSO de Control Interno, Mantilla, S. (citado por Garrido, 2.009),
estas limitaciones incluyen:
1. Generalmente se expone en las administraciones de las entidades, el costo
de un control interno no debe exceder los beneficios esperados
2. Comúnmente los controles internos van dirigidos a transacciones de rutina
más que a transacciones poco rutinarias
3. Errores debido a descuidos, distracciones, errores de juicio y la falta de
comprensión de las instrucciones
4. Siempre existe la posibilidad de evadir los controles internos, ya sea a través
de omisión de pasos o la complicidad entre empleados, entre la
administración y personal externo, entre otros.
5. Abuso de responsabilidad por parte del responsable del control interno
6. Siempre existe la posibilidad de que los reconocimientos o evaluaciones
puedan volverse inconvenientes debido a los cambios en la situaciones y de
que el cumplimiento de las pautas establecidas pueda menospreciarse
Generalmente se cree que el control interno puede garantizar el éxito total de
una entidad, pero éste sólo puede coadyuvar al logro de los objetivos y puede
proporcionar información administrativa sobre el desarrollo de la misma; es
inverosímil esperar que el sistema de control interno cambie una administración
mediocre por una eficiente y transformarla, aunque con la implementación de un
buen sistema las tendencias pueden cambiar pero éste no asegura un éxito rotundo
ni supervivencia.
El control interno puede garantizar, razonablemente, la confiabilidad de la
información plasmada en los estados financieros y asegura el cumplimiento de las
leyes. El alcance de los objetivos va a depender, en gran parte, de las limitaciones
antes expuestas, ya que afectan directamente el sistema de control.
45
CAPITULO III
3. Marco Metodológico
3.1 Metodología
Según Balestrini (2.002), el marco metodológico es el capítulo del estudio donde el
investigador describe los métodos, técnicas y procedimientos aplicados para llevar a
cabo el proyecto, desde el tipo y diseño de investigación, pasando por el universo
de estudio o población, la muestra, los instrumentos y técnicas de recolección de
datos y hasta la codificación, análisis y presentación de éstos.
La metodología hace referencia al tipo o tipos de investigación que se realiza. Es
la parte del proceso de investigación que permite sistematizar los métodos, medios
de recolección de datos, las técnicas y el conjunto de pasos
necesarios para
llevarla a cabo.
3.2 Tipo de Investigación
El tipo de investigación realizada y que cumple con las exigencias del trabajo, es la
Investigación de campo y la investigación factible. La investigación es de campo,
debido a que se pudo elaborar en el lugar donde se desarrollan los hechos; es decir,
en la Empresa Mixta Socialista Maderas del Alba, S.A específicamente en la
“Unidad de Producción Socialista Manuel Carlos Piar”, de manera que se pudo
recabar de forma primaria datos importantes y obtener con ello la mayor parte de la
información aplicada por la empresa, para luego analizarla y darle soluciones y
propuestas adecuadas.
El Diseño de campo se basa en informaciones obtenidas directamente de la
realidad, el cual permite al investigador asegurarse de las condiciones reales en las
que se han obtenido los datos. Se extrae información de la situación estudiada
46
mediante técnicas de recolección de datos al fin de alcanzar los objetivos
planteados. Arias, F. (1.999), define el diseño de campo de la siguiente manera:
“Consiste en la recolección de datos directamente de la realidad donde ocurren los
hechos, sin manipular o controlar variable alguna.” (p. 48)
No obstante, la investigación hecha es de tipo factible porque se dirigió a la
búsqueda de los problemas subsistentes y a darle las mejores soluciones y
propuestas para el mejor funcionamiento y control de los activos disponibles. El
proyecto factible, dentro de la investigación científica, está enmarcado a la
indagación, elaboración y desarrollo de un modelo operativo viable, con el fin de
buscar soluciones a diversas situaciones y satisfacer necesidades.
Haciendo referencia al tipo de estrategias y técnicas a utilizar, la presente
investigación es de tipo documental. Los datos e información obtenida serán a
través de la revisión y análisis de fuentes secundarias representadas por
documentos, textos especializados, tesis, folletos y fuentes electrónicas.
La investigación documental es aquel estudio de situaciones con el fin de
entender a profundidad sus componentes naturales, con apoyo en trabajos previos,
información y datos
difundidos
en
medios
impresos,
audiovisuales
o
electrónicos, teniendo su particularidad en el enfoque, análisis y pensamientos del
autor.
3.3 Diseño de la Investigación
El trabajo de investigación será desarrollado bajo un enfoque descriptivo. Dicho
enfoque se orienta a la descripción de las características principales de conjuntos
semejantes, el cual permite dejar al descubierto su composición, estructura y
comportamiento.
47
Según Sabino (1.994), el estudio descriptivo se distingue porque “Su
preocupación primordial radica en describir algunas características fundamentales
de conjuntos homogéneos, utilizando criterios sistemáticos que permitan poner de
manifiesto su estructura o comportamiento. De esta forma se puede obtener una
información sistemática sobre el mismo.” (p. 60)
3.4 Población y Muestra
Es un subconjunto del universo conformado en atención a un número de variables
que se van a estudiar, son de interés del investigador y se efectúan sobre
características comunes de seres, objetos y situaciones; dichas variables lo hace un
subconjunto particular con respecto al resto de los integrantes del universo. En esta
investigación la población está enmarcada en el análisis del control del inventario
de los repuestos e insumos de las unidades de transporte Tritón y Camionetas DMax la cual está sujeta al estudio y cuyas recomendaciones que se generan de los
resultados obtenidos sean válidas para la continuidad de su aplicación.
Sánchez (1.998), dice que “la muestra es la selección de un conjunto de
individuos representativos de la totalidad del universo objeto de estudio, reunidos
como una representación válida y de interés para la investigación de su
comportamiento.” (p. 26)
La muestra tomada para esta investigación está representada por 05 (cinco)
expedientes de requisiciones provenientes de la Unidad de Producción Socialista
Manuel Carlos Piar, del Departamento de Compras de la Empresa Mixta Socialista
Maderas Del Alba, S.A.
Es importante considerar la opinión emanada de las entrevistas no estructuradas
realizadas a los empleados administrativos que laboran en la empresa, ya que, en
base a las mismas se elaboran los aportes que serán detallados en la estructura del
trabajo.
48
3.5 Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
3.5.1 Técnicas
Se empleará la técnica de observación directa. Méndez, C. (2.001), señala que “se
puede afirmar que la observación científica conoce la realidad y permite definir
previamente los datos más importantes que deben recogerse por tener relación
directa con el problema de investigación.”
(p.154). Esta técnica consiste en
observar atentamente el fenómeno, hecho o caso, tomar información y registrarla
para su posterior análisis. Es un mecanismo esencial en todo el proceso
investigativo, ya que a través de ella el investigador puede obtener un mayor
número de información.
La observación directa del fenómeno en estudio es una técnica bastante
objetiva de recolección; con ella puede obtenerse información aun cuando no
existía el deseo de proporcionarla y es independiente de la capacidad y
veracidad de las personas a estudiar; por otra parte, como los hechos se
estudian sin intermediarios, se evitan distorsiones de los mismos, sin embargo,
debe cuidarse el entrenamiento del observador, para que la observación tenga
validez científica. Técnicas de Recolección de Datos. Autor: Eunice Ugel
Garrido.
Además de la técnica de observación directa se empleará la técnica de
observación participante y la entrevista no estructurada. La técnica de observación
participante no es más que la intervención directa del investigador observador en la
situación determinada, la cual es objeto de estudio. “La observación participante
puede ser directa cuando el investigador pertenece al grupo, organización o realidad
sobre la cual se investiga.” Méndez, C. (p.155)
Por otro lado, en la entrevista no estructurada el investigador hace preguntas
abiertas, sin ningún tipo de esquemas, ofreciendo mayor libertad a ambas partes,
pero en ocasiones puede dificultar el procesamiento de la información obtenida.
Generalmente se utiliza cuando la población o universo es pequeño y manejable.
49
3.5.2 Instrumentos
También la ficha de investigación será empleada en el desarrollo del presente
trabajo. Esta ficha se utiliza para anotar los datos recogidos mediante la observación
y los documentos consultados.
3.6 Procedimiento y Análisis de Datos
El procedimiento previsto para el desarrollo de la investigación es el siguiente:
Luego de tener el enfoque de investigación y presentado el problema se
procederá a la recopilación y análisis de documentos bibliográficos y electrónicos.
1. Recopilación Documental: Referida por Tamayo y Tamayo (1988), como “la que
se realiza con base en la revisión de documentos, manuales, revistas, periódicos,
actas científicas, conclusiones de simposios, seminarios y cualquier tipo de
publicación considerándola como fuente de información” (p.60).
Este tipo de investigación permitirá revisar los antecedentes existentes sobre el
tema y las teorías que sustentan diversos autores sobre los aspectos que configuran
el marco teórico.
2. Técnica de Análisis de Datos: Estás técnicas están directamente vinculadas con
el análisis documental de bibliografías y documentos electrónicos, entre las cuales
se emplearan: la revisión documental, el resumen descriptivo y la entrevista no
estructurada. Igualmente se utilizará la técnica del subrayado y la presentación del
trabajo escrito.
50
CAPITULO IV
4. Resultados
4.1 Presentación y Análisis de los Resultados
De acuerdo al procedimiento empleado para obtener información para el desarrollo
de este trabajo investigativo, se alcanzó a estudiar los elementos que son
necesarios para proponer un sistema de inventario para el control interno de los
insumos repuestos de camiones tritón y camionetas D-Max en dicha empresa.
Estos procedimientos de control permitirán una adecuada y efectiva gerencia,
registros confiables y controlaran la disponibilidad en tiempo real de los insumos y
repuestos de la entidad, siempre estará enmarcado en el respeto y cumplimiento de
las políticas, tomando en consideración las estrategias y métodos de gestión
establecidos previamente por la empresa.
En el presente capitulo se expone el análisis de los resultados obtenidos en base
a la recopilación de la información en materia de control interno del inventario de
repuestos e insumos, pudiendo así cumplir con cada uno de los objetivos
presentados. La recopilación de la información se obtuvo mediante la revisión
documental de diferentes textos especializados en la materia, por medio del análisis
descriptivo de los diferentes puntos tratados establecidos en los objetivos
específicos y por medio de la entrevista no estructurada a los empleados de la
entidad.
En función de los objetivos específicos, se presenta lo siguiente:
1.
Premisas que originaron la necesidad de aplicar un control interno para el
manejo del inventario de repuestos e insumos en camiones tritón camionetas D-Max
en la empresa.
51
Luego de haber observado detalladamente y analizado las operaciones de donde
surge la requisición constante de dichos insumos, se detectaron las siguientes
situaciones, que produjeron las inquietudes respecto a la falta de control:
a. La empresa no posee un stock de repuestos que son necesarios para el
servicio constante de las Unidades de Transporte, de acuerdo al kilometraje
recorrido.
b. No se lleva el debido seguimiento interno dentro de las unidades de los
repuestos e insumos que necesitan, los hacen de acuerdo al momento en
que surge la necesidad, lo que origina un retraso inevitable en la reposición
del mismo.
c. No existe programación alguna de las diversas insuficiencias en que puede
incurrir la empresa. No existe presupuestos de gastos, por unidad de
acuerdo a las distintas necesidades.
d. La unidad de investigación se encuentra a 04 (cuatro) horas del área
administrativa lo que hace complicado aun más la satisfacción de las
necesidades; su ubicación geográfica no les tiene al alcance ningún ente
comercial que pueda proveerlo de insumos ni ayudas mecánicas.
e. No existe un mínimo o un máximo de inventarios lo que hace, que se origine
la paralización temporal de actividades por la falla de dicha unidad de
transporte hasta que le pueda ser previsto el repuesto o servicio.
f.
Las salidas de repuestos e insumos se hacen mediante comprobantes
impresos sin ningún tipo de control ni numeración.
g. Algunos de los comprobantes de salida están firmados por las personas
receptoras del mismo.
h. Una sola persona es encargada y responsable del almacén, el cual no tiene
ningún tipo de conocimiento respecto a los diversos controles internos
necesarios para tal fin.
i.
No se realiza supervisión sorpresiva del almacén.
j.
Algunas de los comprobantes que soportan las entradas y salidas no
cumplen con los requisitos esenciales para el chequeo y ciertos
52
comprobantes de este tipo son llenadas por el mismo responsable de quien
hace la requisiciona.
k. Muchas veces por la premura de la necesidad se hace las requisiciones vía
telefónica sin el debido procedimiento lo que luego origina un faltante para la
justificación en la compra de ese insumo.
l.
Y por último, muchas veces existe disparidad entre las requisiciones y las
necesidades estimadas por la unidad esto por el intercambio de repuestos
entre las distintas unidades, lo que origina un completo descontrol entre
ellas, y el gasto alterado en la compra de repuestos.
Funciones,
2.
responsabilidades
y
obligaciones
del
departamento
de
inventarios de insumos y repuestos.
a. Revisar y evaluar la solidez y debilidades del sistema de Control Interno
b. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de inventarios.
c. Comprobar que las salidas de almacén sean correctamente autorizadas.
Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes
periódicamente.
d. Verificar
que
los
inventarios
estén
adecuadamente
asegurados.
Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las
óptimas.
e. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del
manejo de los inventarios. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de
este por parte de los empleados.
f.
Verificar manualmente si las cantidades en inventarios se representan
productos, materiales y suministros de propiedad de la empresa y están en
existencia, en tránsito, en depósito, en almacenes de terceros, o en
consignación.
g. Desarrollar
normas de rendimiento factibles de ser cumplidos y
comparables.
h. Revelar tendencias y Situaciones de actividades para su control periódico.
53
i.
Ubicación estratégica de los Estantes a utilizar para la distribución de los
equipos
3.
Normas de control generales necesarias para efectuar un sistema de control
interno.
El control interno reúne todas aquellas medidas administrativas y contables que
permiten consistencia permanente en el tratamiento de todas y cada una de las
operaciones, con el fin de asegurar la exactitud de sus resultados. Para que un
sistema de control sea confiable debe obedecer a ciertos factores que afinan sus
medidas y procedimientos para lograr los objetivos.
El control interno es un factor extremadamente crítico en el logro de los objetivos
generales, y su efectividad depende de la formación recibida. Para lograr resultados
óptimos de los sistemas de control, los mismos deben poseer ciertas políticas como
las siguientes:
a. Primeramente debe existir la necesidad y disposición de control en la
entidad. Los sistemas de control deben ser oportunos; un control es oportuno
cuando se dispone de él en el momento apropiado. Se deben comprender a
cabalidad los objetivos de la misma.
b. Un control debe ser económico. Este punto se refiere al aspecto de que
cuando hay un control excesivo, este punto puede ser gravoso y ocasionar
un efecto sofocante en el personal.
c. Establecimiento de políticas que dirige las operaciones incluyendo políticas
pertinentes a control interno e información gerencial tanto como la auditoría
interna.
d. Desarrollo de normas de rendimiento factibles de ser cumplidos en términos
que facilitan la comparación.
54
e. Revelar tendencias y situaciones. Los controles que exponen la situación
actual de una fase específica de una actividad son relativamente fáciles de
preparar, sólo son necesarios los controles que muestren periódicamente la
actividad por controlar.
f.
Ubicación estratégica. No es posible fijar controles para cada aspecto de un
organismo, aun cuando este sea de pequeña o de medianas magnitudes;
por lo que es necesario establecer controles en ciertas actividades siguiendo
un criterio estratégico. Es necesario establecer un plan de organización, el
cual conlleva el establecimiento de un planeamiento estratégico y unas
directivas internas acerca del accionar de las diversas áreas de la empresa
4. Propuesta de los procedimientos de control interno convenientes para el
control adecuado de los inventarios.
De acuerdo a lo expresado anteriormente y siguiendo los pasos necesarios para
corregir las fallas que presenta la empresa en el desarrollo normal de las
operaciones que generan movimiento de dinero, a través del fondo fijo, se
procederá a elaborar las pautas para el buen control interno del mismo. El control
interno constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito
de monitorear todas las actividades de la empresa, que puedan afectar el proceso
idóneo de los inventarios contribuyendo a que cada paso se dé
la forma más
correcta.
Las medidas de control interno están orientadas a reducir errores y pérdidas. La
empresa, si desea obtener un control interno seguro deberá aplicar cada uno de los
pasos establecidos para el manejo de sus inventarios.
55
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INVENTARIO PARA EL
CONTROL INTERNO DE INSUMOS Y REPUESTOS DE LAS
UNIDADES DE TRANSPORTE (CAMIONES TRITÓN Y
CAMIONETAS D-MAX), EN LA UNIDAD DE PRODUCCIÓN
SOCIALISTA MANUEL CARLOS PIAR; DE LA EMPRESA
MIXTA SOCIALISTA MADERAS DEL ALBA, S.A.
Por: Odalis Z. Inciarte. Z
INTRODUCCIÓN
El Sistema de Inventario para el control de repuestos permite a la administración de
la entidad la utilización efectiva de los insumos, evitando fallas y faltas que
ocasionen el detenimiento de actividades y provee el gasto excesivo de efectivo
dentro del periodo.
Este sistema sobre el control de los inventarios se crea con el propósito de dar
cobertura a las necesidades que pueden presentarse en la gestión normal de la
empresa; en un justo tiempo. Al final del período contable este descontrol pueden
representar una parte importante en el aumento de gastos, por lo que es de suma
relevancia prestarle una atención adecuada y establecer controles que regulen las
requisiciones de repuestos y la entrada de los mismos.
El Sistema de Control Interno establece controles necesarios para mantener
orden en la ejecución de las tareas y que cada una de las operaciones sea realizada
conforme a lo que se ha establecido, con el fin de evitar desvíos y aumentar la
credibilidad en la información financiera suministrada.
A continuación se presenta la propuesta de un sistema de inventario para el
control interno de insumos y repuestos de las unidades de transporte (camiones
tritón y camionetas D-Max), en la unidad de producción socialista Manuel Carlos
piar; de la empresa mixta socialista maderas del alba, s.a., el cual se desagrega de
la siguiente manera:
Funciones que les corresponden a los departamentos inherentes al manejo del
control interno del inventario.
Políticas y procedimientos de Control Interno para proteger el extravió de
insumos y repuestos inesperados.
Y por último, formularios diseñados para un control efectivo del fondo, los cuales
garantizan la aplicación de los procedimientos establecidos en el presente sistema.
57
IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA
En la actualidad, las empresas de valor y con ambiciones económicas se apoyan en
recursos efectivos que le brinden seguridad y confianza en cuanto al desarrollo de
sus actividades comerciales. En otro sentido, por la situación económica que
atraviesa el mundo y en especial el país, las empresas no pueden darse el lujo de
desperdiciar recursos que pueden significar, a lo largo del tiempo, consecuencias
negativas para la entidad.
Es por ello que implantar un sistema de control interno del inventario de insumos
y repuestos para los camiones tritón y camionetas D-Max permitirá efectuar las
operaciones bajo un esquema organizado y eficiente, el cual permite vigilar el
desarrollo de éstas y verificar el cumplimiento de los objetivos, políticas y
procedimientos establecidos por la entidad.
58
OBJETIVOS
Objetivo General
Proporcionar a Maderas del Alba, S.A., una herramienta de control para el
desarrollo, organización interno del inventario de sus insumos y repuestos de los
repuestos e insumos de sus unidades de transporte (camiones tritón y camionetas
D-Max)
Objetivos Específicos
1. Proporcionar un instrumento que señale los procedimientos de control del
inventario para la minimización de fallas.
2. Señalar las funciones de los departamentos inherentes al área de inventario
para que tales operaciones se ejecuten de manera efectiva.
3. Proveer los lineamientos para prevenir errores e irregularidades, con el fin de
evitar requisiciones de insumos a justo tiempo evitando el detenimiento
temporal de las actividades.
59
1. Funciones del departamento
a. Realizar un Inventario Inicial
b. Hacer el llenado de esa información en tarjetas y en digital.
c. Organizar los insumos y repuestos en estantes.
d. Codificarlos para hacer su ubicación más posible.
e. Manejar los formularios necesarios para el registro de Entrada, Salida y
Existencia.
f.
El personal que realice el inventario debe poseer conocimientos.
g. Verificación de la práctica de conteos físicos de los inventarios existentes
periódicamente.
h. Verificar que los inventarios estén adecuadamente asegurados.
i.
Confirmar que las condiciones de almacenaje de los inventarios sean las
óptimas.
RESPONSABILIDADES DEL PERSONAL DE ALMACEN
a. Tener conocimiento absoluto de la mercancía disponible en tiempo real
b.
Manejar los controles necesarios para el resguardo de los equipos
c. Conocer la descripción de los repuestos e insumos de las camionetas y
Camiones
d. Debe hacerse la solicitud de materiales y equipos, de acuerdo a las
cantidades existentes en el departamento de almacén.
e. Manejar los formularios necesarios para el registro de Entrada, Salida y
Existencia.
RESPONSALIBIDADES DEL JEFE DE ALMACEN
1. Tener conocimiento exacto del punto de reorden
2.
Revisar antes de firmar cualquier solicitud para evitar compras innecesarias
60
3. Hacer una revisión periódica del cómo se está llevando el control de inventario
4. Hacer una correcta delegación de funciones , evitando que varias funciones la
maneje una misma persona
5.
Revisar que toda requisición de servicio o compra esté con sus respectivos
respaldos.
RESPONSABILIDADES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
1. Revisar con prontitud las requisiciones emitidas de la “U.P.S.Manuel Carlos
Piar
2.
Tramitar con prontitud las citas para los respectivos servicios a camiones
3.
hacerle seguimiento a los proveedores en las cotizaciones
4. Agilizar los procesos internos con las distintas gerencias para poder tramitar
con rapidez la compra/o servicio.
5. Delegar funciones para no traspapelar las requisiciones recibidas, y evitar
repetir actividades.
61
CONCLUSIONES DE LA PROPUESTA
Luego de finalizar el desarrollo del proceso de investigación y de acuerdo a las
preguntas planteadas y los objetivos propuestos, así como las respuestas y criterios
que se exponen en la metodología, se pudo observar todos aquellos aspectos que
originaron la necesidad de elaborar e implementar un sistema de control interno
para el control interno del inventario de los repuestos he insumos de los camiones
Tritón y camionetas D-Max de manera que se puedan detectar y prevenir fallas,
desviaciones y errores, con el fin de tomar acciones correctivas, en función del logro
de los objetivos; además, se observó la falta de aplicación de pautas, principios y
normas que ponen en riesgo el patrimonio de la empresa; es por ello que luego de
haber realizado un análisis, se presentan las siguientes conclusiones:
1.
De acuerdo a las observaciones y estudios realizados en la entidad se pudo
constatar que existe descontrol, desorganización y falta de conocimiento en
cuanto al manejo del control del inventario, lo que ocasiona desviaciones del
activo disponible y problemas al momento de necesitar el insumo. No existe un
control interno que garantice el cumplimiento de los procedimientos a seguir
para el debido manejo de las salidas y entradas,
2.
El personal inherente al manejo de los inventarios posee poco conocimiento
respecto a normas de control interno y sobre la aplicación de procedimientos
necesarios para desarrollar efectivamente las operaciones, por lo cual las
desviaciones y descontroles generales en el manejo del mismo son comunes.
3.
Como medio para determinar de qué forma un modelo de control interno
minimiza el riesgo operativo en el manejo del fondo fijo en la entidad, se indagó
sobre las diferentes pautas y procedimientos de dicho sistema y sus
aplicaciones para tal fin. El sistema de control interno es un medio útil para
descubrir o evitar cualquier irregularidad que se relacione con falsificación,
fraude o colusión, y aunque posiblemente los montos no sean significativos o
relevantes con respecto a los estados financieros, es importante que estos sean
62
descubiertos oportunamente, debido a que tienen implicaciones sobre la
correcta conducción de la empresa.
4.
En referencia al último objetivo que es proponer un sistema de control interno
para el control interno del inventario en la empresa Maderas del Alba S.A., se
coloca dentro del Capítulo IV un sistema de control interno que establece el
procedimiento para realizar las operaciones referentes la forma de llevar el
control de los inventarios. El Sistema de control interno describe todas las
medidas adoptadas para dicho proceso. Contiene las técnicas específicas para
ejercer un control sobre tales operaciones que generan la entrada y salida de
inventarios en la entidad, tomando en cuenta su magnitud, naturaleza y
complejidad.
63
RECOMENDACIONES DE LA PROPUESTA
Para que el Sistema de Control Interno sobre el manejo del control interno de su
inventario se recomienda:
1. A la Administración se le recomienda velar por que cada departamento
ejecute las funciones que le corresponden.
2. Todos los empleados deben desempeñar, particularmente, cada una de las
funciones establecidas; de manera que no se originen puntos débiles en el
sistema de control.
La Administración debe chequear que cada requisición de los repuestos he insumos
se hagan en el momento idóneo
64
RECOMENDACIONES
De acuerdo al análisis presentado de toda la información obtenida sobre el manejo
del fondo fijo, el desarrollo de cada una de las fases del trabajo de investigación, el
cumplimiento de los objetivos propuestos y en relación a las conclusiones
planteadas, se presentan algunas recomendaciones para mejorar el trabajo que se
realiza en la entidad, específicamente en las operaciones de movimiento de activos
disponibles. Estas recomendaciones son las siguientes:
 Implementar las medidas de control interno establecidas en el sistema propuesto
para el manejo del control interno del inventario en la entidad y vigilar que se
cumplan con exactitud cada una de ellas, con el fin de asegurar el buen
desarrollo de las operaciones y así evitar desviaciones y fugas del mismo.
 Capacitar al personal responsable del manejo del control interno del inventario,
en cuanto a las pautas, medidas y normativas para ello, además de hacerle de su
conocimiento los diferentes errores cometidos para evitar que vuelvan a ocurrir.
Deben implantarse medidas sancionatorias, en dado caso de que persistan las
fallas.
 El proceso de Control Interno no puede existir sino existen objetivos, principios o
normas. Si no se conocen los resultados deseados es imposible definir las
medidas necesarias para alcanzarlas y evaluar el grado de su alcance, por tanto
la función de control sería imposible. Es preciso que para la aplicación de
controles internos en áreas específicas la empresa tenga determinados los
objetivos y metas sobre los cuales se trabajará para la elaboración del sistema de
control.
 Luego de implementar el sistema de control interno se debe realizar revisiones,
controles y supervisiones a las solicitudes de los materiales he insumos.
Periódicamente, se debe solicitar a la administración general un chequeo fortuito,
con el fin de verificar que se esté cumpliendo a cabalidad con los procedimientos
de control interno establecidos, de manera que permita optimizar los recursos y
65
así evitar fallas y errores en el desarrollo de las operaciones, fortificando cada
vez más el sistema como tal.
De acuerdo a las recomendaciones planteadas, se espera que las
operaciones de la empresa que requieren en cuanto a la solicitud, respuesta y
resguardo de los insumos y repuestos se hagan en los momentos idóneos para
evitar así premura en las compras, y desviación en la continuidad de las
actividades.
66
BIBLIOGRAFÍA
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Investigación. Caracas BL consultores de Venezuela
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67
Procedimiento para la adquisición de insumos.
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