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Cafesalud EPS
INSTRUCTIVO DE USO
PORTAL DE SERVICIOS
IPS
2016
Cafesalud EPS
Contenido
1. Ingreso portal de servicios IPS
2. Registro e ingreso al portal de servicios IPS
3. Consulta de pago a prestadores
4. Solicitud de procesos de atención
4.1 Verificación de derechos de urgencias
4.2 Verificación de derechos
4.3 Informe de la atención inicial de urgencias
4.3.1
4.3.2
4.3.3
4.3.4
4.3.5
Diligenciamiento
Datos del prestador
Datos del paciente
Datos de la atención
Datos de la persona que informa.
4.4 Solicitud de servicios de salud
4.4.1
4.4.2
4.4.3
4.4.4
4.4.5
4.4.6
4.4.7
Diligenciamiento
Datos del prestador
Datos del paciente
Datos de la atención
Procedimientos
Impresión diagnóstica
Datos de la persona que solicita
4.5 Informe de inconsistencias
4.6 Consulta de solicitudes
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5. Creación de usuarios
6. Restablecimiento de contraseña
7. Radicación de facturas
1. Ingreso portal de servicios IPS
 Ingrese a la página institucional (Imagen 1).
 http://www.cafesalud.com.co/NuevaCafesalud/
 Se debe hacer clic sobre la opción prestadores:
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Imagen 1
 Para acceder al portal se debe dar clic en la opción portal de servicios de
salud como se muestra en la imagen 2:
Imagen 2
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 Al ingresar a esta opción se abrirá el portal como se muestra en la imagen 3.
Imagen 3
2. Registro e ingreso al portal de servicios IPS
 Para poder ingresar debe tener usuario y contraseña, las cuales serán
suministradas por la EPS, para lo cual Ud. debe enviar un correo electrónico
con la siguiente información:



Nombre de la IPS:
Nit:
Representante Legal:
 El correo debe ser enviado a la siguiente dirección:
[email protected]
 A vuelta de correo recibirá las claves y contraseñas para su utilización.
 Cuando el sistema no permite crear claves y contraseñas es porque el
contrato no se encuentra debidamente activado en el SW de contratación,
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por tal razón deberá comunicarse con el director médico regional para
establecer las razones.
 Si usted va a ingresar por primera vez al portal, las claves que la Central le
ha asignado deberán ser cambiadas por seguridad, es así como
inmediatamente consigne los números, el sistema le pedirá que cambie la
clave como se aprecia en la imagen 4:
Imagen 4
 Se debe tener en cuenta que sólo debe cambiar la contraseña, el número
del usuario seguirá siendo el mismo.
 Al tener los datos de entrada se debe ingresar la información para acceder
al portal como se muestra en la imagen 5.
Imagen 5
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3. Consulta de pago a prestadores
 Si usted desea tener acceso a la opción consulta de pago a prestadores
tenga en cuenta que deberá solicitar una clave adicional y diferente para este
fin, Para solicitar clave para tener acceso a pago a prestadores se debe hacer
clic en la opción solicitar clave como se muestra en la imagen 6:
Imagen 6
 Al hacer clic se muestra el siguiente formulario, imagen 7:
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Imagen 7
 Se debe anexar cámara de comercio no mayor a 30 días y certificación
bancaria actual no mayor a 30 días.

 Al hacer clic sobre el botón seleccionar archivo se podrá buscar en el equipo
la ubicación del archivo para anexarlo a la solicitud.

 Se debe diligenciar el formato y guardarlo y a vuelta de correo recibirá las
claves y contraseñas para su utilización. Tenga en cuenta que estas son
adicionales y diferentes a la clave de ingreso inicial al portal y de uso
exclusivo para esta consulta.
 Al ingresar su clave y contraseña se mostrará la opción de búsqueda de mes
y año de pago a prestadores como se muestra en la imagen 8:
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Imagen 8
 Al seleccionar el mes y año y hacer clic en el botón consultar se podrá ver el
reporte como se muestra en la imagen 9.
Imagen 9
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4. Solicitud de procesos de atención.
 Para entrar a la opción de solicitud de procesos de atención se debe hacer
clic en esta opción al ingresar al portal como se muestra en la imagen 10.
Imagen 10
 Esta opción direcciona a las opciones de procesos de atención como se
muestra en la imagen 11.
Imagen 11
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4.1 Verificación de derechos de urgencias
Para ingresar se debe seleccionar esta opción en el menú principal como se
muestra en la imagen 12.
Imagen 12
 Esta opción permite validar los derechos a la atención del usuario.
 Para realizar la consulta se debe ingresar el tipo y número de documento
como se muestra en la imagen 13.
Imagen 13
 Una vez validada la información se mostrarán los datos del usuario
(Imagen 14).
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Imagen 14
 Si el usuario no tiene derechos no se cargarán datos en el módulo.
4.2 Verificación de derechos
 Se debe ingresar en la opción correspondiente como se muestra en la
imagen 15.
Imagen 15
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 En esta sección se podrá validar la información del usuario como en el punto
4.1 y adicionalmente se podrán validar las semanas cotizadas como se
muestra en la imagen 16.
Imagen 16
4.3 Informe de la atención inicial de urgencias
 Corresponde al anexo técnico 2 reglamentado en el decreto 4747.dic de
2009. El envío del informe a la entidad responsable del pago se realizará
dentro de las veinticuatro (24) horas siguientes al inicio de la atención.
 Para acceder se debe marcar la opción como se muestra en la imagen 17.
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Imagen 17
 Al seleccionar aceptar le arrojara el siguiente formulario, el cual se encuentra
dividido en 5 partes como se muestra en la imagen 18.
Imagen 18
 El formulario está constituido por ventanas colapsables, para ingresar a cada
opción se debe hacer clic en el icono de cada línea a la derecha de la
pantalla.
4.3.1 Diligenciamiento
 En el número de la atención usted debe ingresar según el consecutivo que
lleven en la institución. La fecha y hora la arroja el sistema. Esta sección se
muestra en la imagen 19.
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Imagen 19
4.3.2 Datos del prestador
 Encontrará la información básica de la ips como se muestra en la imagen 20.
Imagen 20
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4.3.3 Datos del paciente
 Debe digitar el tipo de documento, el número de identificación y adicionar
enter, para que el sistema arroje la información del usuario. Dentro de esta
opción debe seleccionar la cobertura en salud como se muestra en la imagen
21.
Imagen 21
4.3.4 Datos de la atención
 En esta sección se debe diligenciar el formulario de forma completa: origen
de la atención, escribir en la casilla el motivo de la consulta lo más completo
posible, y posteriormente la clasificación del Triage.
 Luego de darle la clasificación del Triage, debe seleccionar la opción sí o no,
si el paciente llego a la IPS remitido. En caso de sí, deberá ingresar el nombre
de la IPS de la que fue remitido. La importancia de esta opción es que el
sistema valide el ingreso del anexo 3 contra una remisión o traslado desde
otra IPS.
 En la imagen 22 se puede ver esta sección.
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Imagen 22
4.3.5 Datos de la persona que informa
 En esta sección se debe ingresar la información de la persona que realiza el
informe inicial de urgencias como se muestra en la imagen 23
Imagen 23
 Al terminar de diligenciar el anexo debe seleccionar la opción GUARDAR, el
sistema le arrojara la siguiente pantalla informando que el reporte se guardó
correctamente como se muestra en la imagen 24
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Imagen 24
 Posteriormente debe dar la opción generar reporte como se muestra
en la imagen 25.
Imagen 25
 Se generará el reporte de la atención inicial de urgencias como se muestra
en la imagen 26.
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Imagen 26
 Este formato es el que deben anexar junto con los soportes de la atención a
la cuenta de cobro.
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 Si este formato es diligenciado por página web, no deberán enviar el anexo
técnico 2 adicionalmente por correo electrónico.
4.4 Solicitud de servicios de salud.
 Se debe ingresar por esta opción como se muestra en la imagen 27
Imagen 27
 En esta sección se podrán solicitar servicios de urgencias o derivados de
urgencias, adicionalmente se podrán solicitar servicios generados a nivel
ambulatorio y hospitalario.
 Cuando la solicitud se realiza por servicios de urgencias Corresponde a la
solicitud de Autorización de Servicios Anexo Técnico 3 Reglamentado en el
decreto 4747 de diciembre de 2007. Es importante tener en cuenta que el
sistema valida las secuencias de las opciones ingresadas; esto significa que
una vez se ingrese el anexo 2 que corresponde a la atención inicial de
urgencias , el prestador tendrá un tiempo límite de hasta 72 horas para
ingresar la siguiente solicitud o el primer anexo 3 correspondiente; así mismo
si es requerido nuevamente otro servicio ejemplo una prórroga de estancia,
también tendrá tiempo límite de hasta 72 horas para ingresarlo , y así
sucesivamente. Si se respeta esta secuencia el sistema enlaza el servicio
inicial es decir la atención de urgencias con los demás servicios solicitados
mediante anexos 3 y genera dichas autorizaciones a las IPS solicitante, de
lo contrario el sistema interpreta las solicitudes como servicios electivos o no
derivados de urgencias y deja el servicio en trámite.
 Cuando la solicitud se realiza por servicios ambulatorios u hospitalarios no
derivados de la atención inicial de urgencias el sistema no exigirá el
diligenciamiento de la información inicial de urgencias.
 El formulario de esta sección se divide en 7 ventanas colapsables las cuales
se desplegarán al hacer clic sobre el ícono al final de cada línea como se
muestra en la imagen 28.
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Imagen 28
4.4.1 Diligenciamiento
 En el número de la atención usted debe ingresar según el consecutivo que
lleven en la institución. La fecha y hora la arroja el sistema. Esta sección se
muestra en la imagen 29.
Imagen 29
4.4.2 Datos del prestador
 Encontrará la información básica de la IPS como se muestra en la imagen
30.
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Imagen 30
4.4.3 Datos del paciente
 Debe digitar el tipo de documento, el número de identificación y adicionar
enter, para que el sistema arroje la información del usuario. Dentro de esta
opción debe seleccionar la cobertura en salud como se muestra en la imagen
31.
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Imagen 31
4.4.4 Datos del paciente
 En esta sección inicialmente se debe seleccionar el origen de la atención
según las opciones que muestran en la imagen 34.
 En el combo de selección tipos de servicios solicitados es donde se debe
marcar si el origen de solicitud es por urgencias, servicios derivados de las
urgencias o servicios ambulatorios u hospitalarios.
Si los servicios solicitados se realizan por urgencias por favor marcar las
opciones:
•
•
Posterior a la atención inicial de urgencias
Servicios electivos
Si los servicios solicitados se realizan por ámbito ambulatorio u hospitalario,
no derivados de la atención inicial de urgencias por favor seleccionar la
opción:
•
Ordenamientos ambulatorios/hospitalarios.
Es importante tener en cuenta que al marcar la opción “Ordenamientos
ambulatorios/hospitalarios” no será necesario diligenciar el formato de
atención inicial de urgencias.
En la imagen 32 se muestra esta sección a continuación.
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Imagen 32
 En el campo prioridad de la atención se debe seleccionar el criterio de
prioridad según las opciones del combo.
 Para consultar el servicio se debe hacer clic en la lupa y se mostrará una
ventana emergente con los criterios de búsqueda como se muestra en la
imagen 33.
Imagen 33
 El sistema validará para los servicios solicitados si pueden ser aprobados
automáticamente, de ser así al guardar la solicitud se mostrará el siguiente
mensaje correspondiente a la imagen 34
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Imagen 34
 Si los servicios solicitados necesitan ser verificados por auditoría se mostrará
el siguiente mensaje correspondiente a la imagen 35:
Imagen 35
4.4.5 Procedimientos
 En esta sección se deben ingresar los procedimientos que se derivan de la
atención.
 Se debe hacer clic sobre la lupa del campo descripción para buscar el
procedimiento deseado como se muestra en la imagen 36.
 Se deben seleccionar los criterios de los campos causa externa, lateralidad,
finalidad, tipo de alto costo del procedimiento y la cantidad.
 A continuación se muestra la imagen 36 con esta sección.
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Imagen 36
 Posteriormente debe insertar el procedimiento es decir hacer clic en el
icono que se describe a continuación, en la imagen 37.
Imagen 37
 En la casilla que dice Justificación clínica es MUY importante que se consigne
la mayor cantidad de datos posibles que complementen los diagnósticos y
sirvan de soporte clínico a la solicitud del servicio solicitado. Así mismo para
el caso de las estancias deben ingresar las fechas como muestra el ejemplo
donde se relacionen los días que se están solicitando, ya sean estancias de
primera vez y/o prórroga. Los caracteres que se pueden registrar son 200.
4.4.6 Impresión diagnóstica
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 En esta sección se deben buscar y seleccionar el diagnóstico principal y los
secundarios al hacer clic sobre la lupa que se muestra en la imagen 38.
Imagen 38
4.4.7 Datos de la persona que solicita.
 En esta sección se deben registrar los datos de la persona que solicita,
Profesional que solicita, especialidad y nombres y apellidos del mismo, En
caso de no aparecer en el listado haciendo clic en el botón Buscar puede
agregar el Nombre y Apellido completo del profesional y seleccionar la
especialidad en el botón Especialidad. A continuación se muestra esta
sección en la imagen 39.
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Imagen 39
 Una vez diligencie completamente el formulario debe dar la opción
GUARDAR como se muestra en la imagen 40.
Imagen 40
 El sistema arrojara la siguiente ventana (imagen 41)
Imagen 41
4.5 Informe de inconsistencias.
 En esta sección se podrán registrar las posibles inconsistencias que se
quieran reportar como se muestra en la imagen 42.
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Imagen 42
4.6 Consulta de solicitudes.
 Se debe ingresar a esta opción como se muestra en la imagen 43
Imagen 43
 En esta sección se podrá realizar la consulta de las solicitudes generadas
por el portal.
 Se podrá realizar la búsqueda por documento del paciente, fecha de solicitud
o número de solicitud (generada al guardar la solicitud)
 En la imagen 44 se puede ver esta sección.
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Imagen 44
 Posteriormente se oprime buscar y aparecen relacionados los usuarios para
los cuales se han solicitado servicios como se muestra en la imagen 45.
Imagen 45
 En esta pantalla Ud. Podrá encontrar cuatro opciones de respuesta a las
solicitudes de servicios:
 APROBADA, Cuando la solicitud se ha generado correctamente
 ANULADA, si los datos ingresados no son consecuentes o son
insuficientes, o el diagnostico no corresponde, o no vienen
relacionadas las fechas de estancia de los días que están solicitando,
o corresponden a solicitudes de estancias extemporáneas. En estos
casos la instrucción es que deben volver a ingresar una nueva
solicitud completando y complementando la información requerida.
 DEVUELTA, aplica para la misma situación de las anulaciones: dx
incorrectos, fechas de estancias no relacionadas, etc. En este caso
igualmente se debe ingresar una nueva solicitud completando la
información requerida, ya que aún no se encuentra habilitada la
opción de que la IPS encuentre la autorización devuelta la complete y
en la misma solicitud vuelva a enviarla para aprobación.
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
TRAMITE. Significa que está pendiente
servicio corresponda a alto costo:
por trámite
Cuando el
 Una vez aprobada la solicitud al oprimir el botón verde que se encuentra al
inicio del renglón del usuario, el sistema expide el anexo que se relaciona a
continuación en la imagen 46
Imagen 46
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 Para poder visualizar las observaciones de las autorizaciones que no fueron
aprobadas Ud. Deberá oprimir el cuadro rojo/azul que ve a continuación del
botón verde como se muestra en la imagen 47
 Al seleccionar este ícono se mostraran las inconsistencias como se muestra
en la imagen 48
Imagen 47
Todas las dificultades que se presenten con la utilización de este portal, pueden
reportarlas a las líneas relacionadas a continuación:
CAFESALUD: 6466925
LINEA NACIONAL: 018000111917
O al correo electrónico:
[email protected]