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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN
CÓDIGO
GC-CR-01
VERSIÓN
2
VIGENCIA
2/19/2015
Tipo de Proceso
Transversal
Líder del Proceso: Jefe Oficina Asesora de Planeación
Objetivo: Orientar los esfuerzos en la generación, explicitación y transmisión del conocimiento de forma eficiente y efectiva que cree y fortalezca las competencias en los colaboradores y potencie el cambio
organizacional y social impactando de forma positiva en la prestación de los servicios de salud mejorando los hábitos de vida saludable.
Alcance: Abarca desde la planeación de la gestión de la información, de la comunicación, la investigación, de la gestión documental y el conocimiento hasta la implementación de las acciones correctivas y
preventivas para el mejoramiento continuo del Proceso de Gestión del Conocimiento y la Comunicación.
CARACTERIZACIÓN
PROVEEDOR
ACTIVIDADES DEL PROCESO
ENTRADA (Insumos)
1.1 Grupo de estándares de acreditación
de Gerencia de la Información y sus
criterios
1. Ministerio de Salud
SALIDAS (Productos o servicios)
USUARIO/BENEFICIARIO
• Plan de Gerencia de la Información
• Plan de comunicaciones
2. Secretaría Distrital de Salud
2.1 Directrices distritales y nacionales de
comunicaciones
3, Todos los procesos
3.1
Estudio
y
análisis
investigaciones de la entidad
de
las
P
Planeación de la gestión de la información, de la • Plan de trabajo para el desarrollo y despliegue
comunicación, la investigación, de la gestión de las investigaciones
Todos los procesos de la E.S.E
documental y el conocimiento
• Plan Institucional de Archivos (PINAR)
• Modelo de Gestión del conocimiento y
aprendizaje organizacional
4.1 Normatividad nacional y distrital con
4. Secretaría General de la Alcaldía
relación documental
Mayor de Bogotá-Archivo de Bogotá
1. Alcaldía Mayor de Bogotá
1.1 Plan de Desarrollo Distrital para la
vigencia
2.
Proceso
de
Direccionamiento
Estratégico de la E.S.E
2.1 Plataforma Estratégica de la E.S.E
3. Diferentes
distritales
Entes
nacionales
y 3.1 Normatividad nacional
aplicable a la E. S.E
Realizar el Plan de Gestión del proceso
y distrital
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Plan Operativo Anual (POA) de Gestión del
Todos los procesos de la E.S.E
Conocimiento
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CÓDIGO
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VIGENCIA
1.1 Datos asistenciales y administrativos
obtenidos en la ejecución de las
actividades de la entidad
1.2 Información generada a partir de la
atención en salud intramural y extramural
• Políticas de operación
1.3 Información de la satisfacción de los
usuarios,
colaboradores
y
partes
interesadas
1. Todos los procesos de la E.S.E
2. Proceso de Gestión de Recursos de
la E.S.E
3. ICONTEC
• Lineamientos para el tratamiento
almacenamiento de la información
y
• Canales o Mecanismos de procesamiento y
transmisión oficiales de comunicación de la
Ejecutar las actividades del Plan de Gerencia de la
E.S.E
Información
1.4 Información de la gestión de cada
área, sede o centro
• Todos los procesos de la E.S.E
• Tablero de indicadores de mando
1.5 Situación actual de la seguridad de
la información
• Informe de los RIPS
1.6
Solicitudes de necesidades de
mejora o desarrollo de componentes de
un sistema de información
• Software o módulo desarrollado y/o contratado
a proveedor implementado y con soporte
• Controles de seguridad de la información
2.1 Medios materiales o físicos de TIC
(Servidores,
equipos,
periféricos,
impresoras,
escáneres,
módems,
switches, routers, etc.)
3.1
Estándares relacionados al tema
(NTC-ISO/IEC 27001 y 27002)
• Directrices para la elaboración y emisión de
documentos de la estructura documental de la
E.S.E
H
• Constancia de documento recepcionado
1.1 Oficio o documento externo
1. Entidades-Personas naturales
2. ISO/IEC
3. ICONTEC
4. Todos los procesos de la E.S.E
• Comunicados
documentos
2.1 Estándares nacionales e
internacionales de gestión de calidad y
documental
3.1 Normas técnicas de estandarización
de documentos
oficiales
de
trámite
de
• Colaboradores de la E.S.E
• Respuesta a peticiones
Desarrollar las etapas
documental de la entidad
4.1 Necesidad de crear una unidad de
información con datos relevantes para la
toma de decisión
del ciclo de la gestión
• Usuarios de la E.S.E, terceras
• Directrices para la organización de los
personas naturales o jurídicas
documentos creados o recepcionados
• Directrices para la conservación
documentos en el archivo de gestión
de
• Documentos conservados en el archivo central
• Documento para consulta
• Documento conservado permanente en
medio digital- Documento destruido
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• Entes externos reguladores
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GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN
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VERSIÓN
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VIGENCIA
1.1 Necesidades de comunicación
1. Todos los procesos de la E.S.E
1.2 Información resultado de testimonios
y entrevista
Ejecutar las acciones del Plan de Comunicaciones
1.3 Información de planes, programas,
estrategias y acciones de la E.S.E
1. Todos los procesos de la E.S.E
1. Colaboradores de la E.S.E
1. Colaboradores de la E.S.E
2. Usuarios de la E.S.E
1.1 Necesidades en investigaciones
1.1 Lecciones aprendidas y Experiencia
Despliegue e implementación
aprendizaje organizacional
3.1 Información Institucional
V
modelo
• Capacitaciones presenciales y virtuales para
de todos los colaboradores y usuarios
• Todos los colaboradores y usuarios
de la E.S.E
• Avances en la investigación en salud
Gestionar la Cultura Organizacional.
• Informe de Encuesta de Percepción de la • Proceso de Gestión para personas
Cultura Organizacional.
• Plan de Intervención articulado con los demás • Comité de Gerencia, todos los
procesos de la ESE.
planes y programas del proceso.
Evaluar los riesgos del proceso respecto a la
efectividad de los controles existentes y el plan de • Plan de manejo de riesgos con seguimiento
manejo establecido
1.1 Mapa de riesgos
1. Proceso de Seguimiento, evaluación y
mejora
2. Entes que regulan y controlan la
entidad
3. Servicio al ciudadano
4. Direccionamiento Estratégico
No conformidades/Hallazgos
5. Gestión de Recursos
6.
Subgerencias
Administrativa y
Financiera
7. Demás fuentes contempladas en el
procedimiento de gestión para la mejora
del
• Informe del nivel de efectividad de la
Evaluar el impacto de las estrategias y medios de
comunicación institucional a nivel interno y • Todos los procesos de la E.S.E
comunicación
externo
Percepción sobre la comunicación
institucional respecto a unos criterios
definidos
1. Todos los procesos y dependencias 1.1 Diagnóstico de estado actual de la
de la ESE.
Cultura Organizacional en la ESE
1. Proceso Seguimiento, evaluación
y mejora
• Usuarios de la E.S.E.
• Colaboradores de la E.S.E
• Demás Partes interesadas de la
entidad (Stakeholders)
• Campañas de incentivo para participación
activa en concursos, congresos, convocatorias,
Implementar estrategias para la producción de nuevas
debates,
jornadas,
premios,
programas,
investigaciones y socialización de investigaciones en
• Todos los procesos
simposios, becas, publicaciones y modelos y
desarrollo del sector salud
consulta de Bases de datos de investigaciones
de la Secretaría Distrital de Salud,
2.1 Información técnica y científica del
2. Entidades reguladoras del sector
sector salud
salud, centros de investigación.
3. Todos los procesos de la E.S.E
• Campañas institucionales internas y externas,
piezas comunicaciones, boletines de prensa,
elementos multimedia y cuñas promocionales,
artículos de noticias web (Intranet y Página
Web)
A
Implementar acciones correctivas y preventivas para el
mejoramiento continuo del Proceso de Gestión del • Plan de mejoramiento individual o del proceso
Conocimiento y la Comunicación
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• Proceso Seguimiento, evaluación y
mejora
•Proceso
Estratégico
de
Direccionamiento
• Proceso de Seguimiento evaluación
y mejora
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN
CÓDIGO
DEPENDENCIAS O AREAS
RELACIONADAS
* El área de comunicaciones como
encargada del despliegue de la
información de la gestión a las partes
interesadas.
GC-CR-01
PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS
Ver procedimientos relacionados en el
botón del proceso que se encuentra en el
mapa de procesos de primer nivel en la
intranet
* El área de Archivo que establece los
lineamientos para la gestión documental
en la entidad
* El área de Sistemas como oficina que
esta a cargo de los sistemas de
información de la E.S.E que apalancan
todas las actividades
VERSIÓN
GUIA DE TRAMITES
2
2/19/2015
VIGENCIA
REQUISITOS DE LA NORMA RELACIONADOS
Solo aplica para procesos misionales 1. NTC GP-1000:2009 / NTC - ISO 9001:2008
4,1 Generalidades
4,2,1 Gestión Documental (Generalidades numerales c, d y e)
4,2,3 Control de documentos
4,2,4 Control de registros
5,1 Compromiso de la dirección (Numeral a)
5,5,3 Comunicación interna
7,2,3 Comunicación con los clientes
8,2,3 Seguimiento y medición de los procesos
8,5,2 Acciones correctivas
8,5,3 Acciones preventivas
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Caracterización de Proceso Firmado
Indicadores del proceso
Matriz de riesgos
Caracterización de productos y
servicios
Tabla de Retención Documental
Plan estratégico institucional
2. NTC - ISO 14001:2004
4,1 Requisitos generales
4,3,1 Aspectos ambientales
4,4,3 Comunicación
4,4,4 Documentación
4,4,5 Control de documentos
4,4,6 Control operacional
4,4,7 Preparación y respuesta ante emergencias
4,5,3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva
4,5,4 Control de registros
* El área de Planeación desde las líneas
del sistema de información geográfico,
la investigación, la gestión de la cultura
organizacional
y
el
aprendizaje
organizacional en coordinación con el
área de Talento Humano
3. NTC - OHSAS 18001:2007
4,1 Requisitos generales
4,4,3 Comunicación, participación y consulta
4,4,3,1 Comunicación
4,4,4 Documentación
4,4,5 Control de documentos
4,4,6 Control operacional
4,4,7 Preparación y respuesta ante emergencias
4,5,3,2 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva
4,5,4 Control de registros
INTERACCION CON OTROS
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS GENERALES
POLITICAS DE OPERACIÓN
Todos los procesos como proveedores y
beneficiarios de las actividades del
presente proceso
Ver procedimientos generales en el
vinculo de qué es el SIG de la intranet
Las políticas de operación del
proceso están descrita en cada uno
de los procedimientos relacionados.
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4. NTD -SIG 001:2011
4,2,1 Planificación de los procesos (numeral d)
4.2.4 Planeación Documental para el Sistema Integrado de Gestión
4.2.7 Planificación de la comunicación y participación
5,1 Procedimientos documentados y registros en el sistema integrado de gestión
5,2 Controles operacionales del sistema integrado de gestión
5,5 Preparación y respuesta ante emergencias
5,6 Comunicaciones
6,8 Seguimiento y monitoreo de los procesos
6,11 Seguimiento y monitoreo de la seguridad de la información
6,12 Seguimiento y monitoreo de la gestión documental
7,2 Acciones de mejora
7,3 Acciones correctivas
7,4 Acciones preventivas
REQUISITOS DEL CLIENTE
(Usuario/beneficiario y Cliente Interno)
Los requisitos del cliente están descritos en la caracterización de productos y
servicios de cada proceso
Plan Operativo del proceso
Normograma
Recursos del proceso
Activos de Información
Tabla de Retención Documental
Plan estratégico institucional
Plan Operativo del proceso
Normograma
Recursos del proceso
Activos de Información
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN
Todos los procesos como proveedores y
beneficiarios de las actividades del
CÓDIGO presente proceso
Ver procedimientos generales en el
vinculo de qué es el SIG de la intranet
GC-CR-01
Las políticas de operación del
proceso están descrita en cada uno
de los procedimientos relacionados.
VERSIÓN
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Los requisitos del cliente están descritos en la caracterización de productos y
servicios de cada proceso
2
VIGENCIA
2/19/2015
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN
CÓDIGO
GC-CR-01
VERSIÓN
Elaboró
Nombre(s) y Cargo (s)
2
VIGENCIA
Revisó
Sandra Patricia Ome López
Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
Juan Carlos Mantilla
Jefe de la Oficina de Talento Humano
Luisa Liliana Cartagena
Referente SIGA
Leopoldo Sánchez Álzate
Profesional Universitario Sistemas
Olga Lucía Solano Delgadillo
Profesional de Comunicaciones
Girlesa Buitrago
Referente Aprendizaje Organizacional-GIS
Wilian Torres Monrras
Analista S.I.G
2/19/2015
Aprobó
Sandra Patricia Ome López
Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
Sandra Patricia Ome López
Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
Leonardo López Avila
Referente de Normalización
Firmas
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