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MANUAL DE USUARIO
REGIMEN COMÚN
“MENOR CUANTÍA BIENES Y
SERVICIOS”
DIRIGIDO A
PROVEEDORES DEL ESTADO
OCTUBRE 2014
1. Presentación ............................................................................................................ 2
2.1 Fundamento Jurídico.............................................................................................. 2
2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP ............................................................... 2
2.2 Artículos relacionados con el RGLOSNCP ........................................................ 4
3. Ingreso al Portal de Contratación Pública ............................................................ 4
4. Revisión de Invitaciones Recibidas ......................................................................... 6
5. Revisión de Información del Procedimiento ....................................................... 10
6. Aceptación del Proveedor .......................................................................................11
7. Re-selección para invitación ................................................................................. 17
8. Selección del Proveedor ........................................................................................ 18
9. Preguntas .................................................................................................................. 19
10. Revisión de Respuestas y Aclaraciones .............................................................. 21
11. Entrega de Oferta ................................................................................................. 22
12. Respuesta a la Convalidación de Errores .......................................................... 24
13. Ver Resultados de la Adjudicación ..................................................................... 28
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MENOR CUANTÍA DE BIENES Y SERVICIOS
1. Presentación
La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, ha establecido los
procedimientos de contratación que usarán los Proveedores del Estado para las
contrataciones de bienes y servicios que se realizan con las herramientas electrónicas
del Sistema Oficial de Contratación del Estado “SOCE”.
2.1 Fundamento Jurídico
2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP
Art.6 Definiciones.15. Local.- Se refiere a la circunscripción territorial, sea parroquial rural, cantonal,
provincial, regional, donde se ejecutará la obra o se destinarán los bienes y servicios
objeto de la contratación pública.
21. Origen Nacional: Para los efectos de la presente ley, se refiere a las obras,
bienes y servicios que incorporen un componente ecuatoriano en los porcentajes que
sectorialmente sean definidos por parte del Servicio Nacional de Contratación
Pública SERCOP, de conformidad a los parámetros y metodología establecidos en el
Reglamento de la presente Ley”.
22. Participación Local: Se entenderá aquel o aquellos participantes habilitados en
el Registro Unicode Proveedores que tengan su domicilio, al menos seis meses, en la
parroquia rural, cantón, la provincia o la región donde surte efectos el objeto de la
contratación.
Art. 25.1.- Participación Nacional.- Los pliegos contendrán criterios de valoración
que incentiven y promuevan la participación local y nacional, mediante un margen
de preferencia para los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos la
consultoría, de origen local y nacional, de acuerdo a los parámetros determinados
por la entidad encargada de la Contratación Pública.
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Art. 25.2.- Preferencia a bienes, obras y servicios de origen ecuatoriano, y a los
actores de la Economía Popular y Solidaria y Micro, pequeñas y medianas
empresas.- En todos los procedimientos previstos en la presente ley, se preferirá al
oferente de bienes, obras o servicios que incorpore mayor componente de origen
ecuatoriano o a los actores de la Economía Popular y Solidaria y Micro, Pequeñas y
Medianas Empresas, mediante la aplicación de mecanismos tales como: márgenes de
preferencia proporcionales sobre las ofertas de otros proveedores, reserva de
mercado, subcontratación preferente, entre otros. Para la adquisición de bienes,
obras o servicios no considerados de origen ecuatoriano de acuerdo a
la regulación correspondiente se requerirá previamente la verificación de
inexistencia en la oferta de origen ecuatoriano, mediante mecanismos ágiles que no
demoren la contratación. La entidad encargada de la contratación pública mediante
la regulación correspondiente incluirá la obligación de transferencia de tecnología y
de conocimiento en toda contratación de origen no ecuatoriano. Para la aplicación
de las medidas de preferencia se utilizará el siguiente orden de prelación:
1. Actores de la economía popular y solidaria;
2. Microempresas;
3. Pequeñas Empresas; y,
4. Medianas Empresas.
Estas medidas de preferencia se otorgarán siempre que su oferta se considere como
de origen ecuatoriano de acuerdo con la regulación correspondiente.
Art. 52.- Contratación Preferente.- En las contrataciones de bienes y servicios que
se adquieren por procedimientos de cotización y menor cuantía, excepto los
servicios de consultoría, se privilegiará la contratación con micro y pequeñas
empresas, artesanos o profesionales, y sectores de la economía popular y solidaria,
de
manera
individual
o
asociativa,
preferentemente
domiciliados
en
la
circunscripción territorial en que se ejecutará el contrato, quienes deberán
acreditar sus respectivas condiciones de conformidad con la normativa que los
regulen.
Para la contratación de obra que se selecciona por procedimientos de
cotización y menor cuantía, se privilegiará la contratación con profesionales, micro y
pequeñas empresas, o sectores de la economía popular y solidaria, de manera
individual o asociativa que estén habilitados en el RUP para ejercer esta actividad, y
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preferentemente domiciliados en la circunscripción territorial en que se ejecutará el
contrato.
Solamente en caso de que no existiera en la circunscripción territorial del
correspondiente gobierno, oferta de proveedores que acrediten las condiciones
indicadas en los incisos anteriores, la máxima autoridad de la entidad contratante,
mediante acto debidamente motivado, podrá contratar con proveedores de otra
circunscripción territorial o del país en el mismo procedimiento, de lo cual se
informará a través del portal correspondiente.
2.2 Artículos relacionados con el RGLOSNCP
MENOR CUANTÍA
Art. 58.- Bienes y servicios.- Para las contrataciones previstas en los numerales 1 y
3 del Art. 51 de la Ley, cuya cuantía no exceda el monto equivalente al 0,000002 del
Presupuesto Inicial del Estado, la máxima autoridad o su delegado podrá seleccionar
directamente y adjudicar al contratista que cumpla con los requerimientos de la
contratación previstos en los pliegos elaborados por la entidad contratante sobre la
base de los formatos elaborados por el INCOP.
3. Ingreso al Portal de Contratación Pública
Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet Explorer
versión 7, Mozilla Firefox 3.0 o superior.
Ingrese al portal institucional SERCOP, www.sercop.gob.ec. Imagen 3.1
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Imagen 3.1
Para ingresar al sistema de contratación, haga clic en el ícono “SOCE” Sistema
Oficial de Contratación del Estado. Imagen 3.2
Imagen 3.2
Para acceder al Sistema de Contratación, ingrese número de “Ruc”, nombre de
“Usuario” y “Contraseña”, luego haga clic en el botón “Entrar”. Imagen 3.3
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Imagen 3.3
En la siguiente imagen podrá observar la pantalla de inicio del sistema para el
proveedor. Imagen 3.4
Imagen 3.4
4. Revisión de Invitaciones Recibidas
Una vez que haya ingresado, revise la sección de Invitaciones Recibidas el último
mes. Localice el código de proceso en el que desea participar y de clic sobre el.
Imagen 4.1
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Imagen 4.1
A continuación podrá observar la pantalla de información del procedimiento. Imagen
4.2
Imagen 4.2
En caso de que requiera revisar invitaciones recibidas en otros meses de clic en el
menú “Consultar” y de clic en “Invitaciones Recibidas”. Imagen 4.3
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Imagen 4.3
Una vez que haya ingresado, seleccione el mes y año, para ello de clic dentro de los
casilleros mes y año. Imagen 4.4
Imagen 4.4
Seleccione a continuación el mes, luego haga lo mismo en la sección año. Imagen 4.5
Imagen 4.5
A continuación de clic en “Buscar Invitaciones”. Imagen 4.6
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Imagen 4.6
Revise las invitaciones recibidas y busque el procedimiento en el que desea
participar. Para ingresar al procedimiento deberá dar clic sobre el código, tal como
se muestran las imágenes presentadas anteriormente en el manual. Imagen 4.7
Imagen 4.7
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5. Revisión de Información del Procedimiento
Al ingresar al procedimiento de contratación revise las pestañas informativas del
procedimiento, para ello de clic en las pestañas “Descripción”, “Fechas”,
“Productos”, “Parámetros de Calificación”, “Respuesta de Aceptación” y la
sección “Archivos”. Imagen 4.1
Imagen 5.1
En la sección de archivos descargue los pliegos. Para ello de clic en el ícono que se
enmarca a continuación Imagen 5.2
Imagen 5.2
Si requiere revisar el listado de proveedores invitados al procedimiento de clic
en el enlace “Ver invitaciones”. Imagen 5.3
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Imagen 5.3
6. Aceptación del Proveedor
El procedimiento de Menor Cuantía de Bienes y Servicios requiere de que los
proveedores invitados remitan una manifestación de interés de participar en el
procedimiento, para ello revise que el estado del procedimiento se encuentre en
“Aceptación Proveedor”, luego de clic en el enlace “Aceptación de Proveedores”,
tal como se muestra a continuación. Imagen 6.1
Imagen 6.1
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Los proveedores manifestarán su interés en participar con el envío de la oferta de
Valor de Agregado Ecuatoriano. En la pantalla que se muestra a continuación, registre
primero Tiempo de Entrega propuesto, Tiempo de Garantía y “Razón de Aceptación”.
Esta información la debe registrar en base a lo solicitado por la Entidad Contratante
en los pliegos y a la capacidad que tiene el proveedor de cumplirla. Imagen 6.2
Imagen 6.2
El siguiente paso es el registro de los valores para cálculo del porcentaje de
Agregado Ecuatoriano de los bienes o servicios a ofertar. Revise a continuación
los ejemplos en donde se registrará los valores para el cálculo del Valor de
Agregado Ecuatoriano “VAE”, según los bienes o servicios solicitados para la
contratación. Imagen 6.3
Imagen 6.3
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Registre a continuación “Precio Unitario”, este valor lo ingresará según los
costos obtenidos en la fabricación del bien o la prestación del servicio, tome
en cuenta que el PRECIO debe ser el valor que contiene costo y ganancia.
Imagen 6.4
Imagen 6.4
A continuación, el sistema multiplicará el “Precio Unitario” por la
“Cantidad” establecida, y obtendrá automáticamente el cálculo del “Precio
Total”. Imagen 6.5
Imagen 6.5
13
Ingrese en las siguientes secciones el valor en dólares de los componentes “A,B,C,D y
E” establecidos para el cálculo del VAE del bien o servicio a ofertar. Imagen 6.6
Imagen 6.6
Una vez registrados los valores en dólares para el cálculo del VAE, podrá
observar que el sistema ha calculado el porcentaje de VAE de los
componentes, y el VAE total de cada ITEM, para que el sistema calcule el VAE
de toda la oferta, de clic “Calcular VAE”. Imagen 6.7
Imagen 6.7
Lea detenidamente el mensaje, y de clic en el botón “Aceptar”. Imagen 6.8
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Imagen 6.8
En el siguiente mensaje el sistema mostrará el valor de oferta económica
registrada y el valor de VAE de la oferta, para confirmar de clic en el botón
“Aceptar”, caso contrario de clic en “Cancelar”. Imagen 6.9
Imagen 6.9
Ahora de clic en el botón “Imprimir”. Imagen 6.10
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Imagen 6.10
Adjunte la impresión a su carpeta técnica y entréguela a la Entidad Contratante.
En caso de que el bien o servicio a ofertar no cuenten con valor de agregado ecuatoriano,
registre los datos de los elementos con valor cero, el cálculo del agregado nacional lo
determinará el sistema, tal como se lo mostró en pasos anteriores a este manual. Imagen
6.11
Imagen 6.11
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7. Re-selección para invitación
Una vez que los proveedores han enviado las manifestaciones de interés a través del
envío de la oferta del VAE, el sistema verificará que existan al menos tres
manifestaciones para pasar al siguiente estado del procedimiento que es la
“Selección del Proveedor”. En caso de que al llegar la “Fecha límite de Aceptación
de Proveedor” si no existieran al menos las tres manifestaciones de interés, el
sistema no pasará a la selección el proveedor, pasará al estado de Re-selección.
Imagen 7.1
Imagen 7.1
En caso de Re-selección el proveedor deberá esperar a que la Entidad Contratante
ejecute la acción para que el sistema vuelva a invitar a los proveedores. La invitación
en un procedimiento de Menor Cuantía de Bienes y Servicios se realiza a nivel del
cantón, pero en caso de que no existan al menos las tres manifestaciones de interés,
el sistema pasará a Re-selección y se realizará nuevamente la invitación pero a nivel
Provincial, en caso de que a ese nivel tampoco existan las tres manifestaciones de
interés el sistema enviará a una nueva Re-selección pero esta vez a nivel Nacional, si
a este nivel existiera al menos una manifestación de interés, el sistema pasará el
estado del procedimiento a la Selección del Proveedor, ya que solo un proveedor
continuará en el procedimiento. En caso de que exista Re-selección en cualquiera de
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los niveles, tendrán un tiempo límite de máximo 24 horas para la respuesta de la
manifestación.
SI el proveedor hubiera enviado su manifestación de interés, pero el sistema haya
reconocido que no existían al menos las tres manifestaciones, el sistema guardará la
manifestación de interés del proveedor o proveedores y no se tendrá la necesidad de
volverla a enviar. La manifestación enviada por el proveedor quedará guardada.
También se podría presentar el caso en que la Re-selección a nivel Nacional no hayan
existido manifestaciones de interés, para esto el estado del procedimiento pasará a
una última Re-selección en la que por ausencia de manifestaciones de los
proveedores de los sectores de la economía popular, micro y pequeñas empresas, la
Entidad Contratante deberá proceder a invitar a un proveedor empresa Mediana o
Grande.
8. Selección del Proveedor
Luego de la Manifestación de interés, la siguiente etapa a la que pasará el
procedimiento es la “Selección del proveedor”. Imagen 8.1
Imagen 8.1
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Para conocer el resultado de la selección, ingrese en la Fecha y hora límite de
Selección del Proveedor. El sistema seleccionará a un solo proveedor, mismo que
continuará en en el procedimiento. Para revisar el resultado de la selección, ingrese
a la pestaña “Respuesta de Aceptación”. Imagen 8.2
Imagen 8.2
9. Preguntas
Si el proveedor seleccionado requiere realizar alguna pregunta sobre la ejecución del
procedimiento o sus pliegos, revise que el procedimiento se encuentre en el estado
de “Preguntas, Respuestas o Aclaraciones”, luego de clic sobre la sección “Ver
Preguntas y/o Aclaraciones”. Imagen 9.1
Imagen 9.1
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En la siguiente pantalla, de clic en el botón “Agregar Pregunta”. Imagen 9.2
Imagen 9.2
Lea detenidamente el mensaje que aparece a continuación, luego prosiga haciendo
clic en el botón “Aceptar”. Imagen 9.3
Imagen 9.3
Ingrese la pregunta en la sección que aparece a continuación, cuando concluya la
pregunta de clic en el botón “Enviar”. Imagen 9.4
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Imagen 9.4
Una vez que se envía la pregunta, esta quedará grabada en el sistema, como se
muestra a continuación. Imagen 9.5
Imagen 9.5
10. Revisión de Respuestas y Aclaraciones
Para revisar las respuestas, el proveedor debe tomar en cuenta la fecha máxima de
Respuestas, la misma que se encuentra en la pestaña “Fechas”. Dentro de ese tiempo
podrá ir revisando si la pregunta o preguntas realizadas han sido contestadas. Para
ingresar a la revisión de clic nuevamente en “Ver Preguntas, Respuestas y
Aclaraciones”, tal como se muestra en pantalla. Imagen 10.1
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Imagen 10.1
Revise en la pantalla a continuación la pregunta o preguntas realizadas junto con la
respuesta de la Entidad Contratante. Imagen 10.2
Imagen 10.2
11. Entrega de Oferta
Para la Entrega de Oferta el proveedor deberá revisar el cronograma en la pestaña
“Fechas” y verificar que desde la fecha límite de Respuestas y hasta antes de la
fecha límite de entrega de propuestas, el proveedor seleccionado confirmará la
oferta económica y la oferta de VAE enviada en la etapa en la que manifestó su
interés de participación, además remitirá de forma física la oferta técnica a la
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Entidad Contratante. Para confirmar la oferta de clic en “Entregar Oferta”. Imagen
11.1
Imagen 11.1
En la siguiente pantalla, registre Tiempo de Entrega Propuesto y Tiempo de Garantía
de la Entrega, el precio ofertado se mostrará ya registrado de la oferta remitida en
la manifestación de interés. En la sección inferior tendrá una opción para subir un
archivo de la oferta, esta es una opción mas no es de obligatorio ingreso, ya que la
confirmación de la oferta será impresa una vez que se la confirme a través del
sistema y se la adjuntará en la carpeta técnica. Para continuar de clic en el botón
“Confirmar Oferta”. Imagen 11.2
Imagen 11.2
En la siguiente pantalla, de clic en el botón “Imprimir”. Imagen 11.3
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Imagen 11.3
Adjunte este documento a la carpeta técnica que entregará a la Entidad Contratante
de forma física.
12. Respuesta a la Convalidación de Errores
En esta etapa del procedimiento, el proveedor debe revisar si es que tiene alguna
Convalidación pendiente, si es que es así, debe responde a la convalidación, para ello
revise
que el estado del procedimiento
se encuentre en “Convalidación de
Errores”, y si es así haga clic en el enlace “Convalidación de Errores”. Imagen 12.1
Imagen 12.1
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Al ingresar podrá revisar el número de Convalidaciones realizadas. Imagen 12.2
Imagen 12.2
En caso de que no tenga convalidación alguna, no requiere ingresar información en
esta etapa. Para responder a la convalidación, haga clic en el enlace “Revisar
Preguntas”. Imagen 12.3
Imagen 12.3
En pantalla podrá revisar la convalidación realizada por parte de la Entidad
Contratante, lea detenidamente el mensaje y revise el documento adjunto. Imagen
12.4
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Imagen 12.4
Para dar respuesta a la Convalidación realizada, haga clic en el botón “Responder”,
como se muestra en la siguiente pantalla. Imagen 12.5
Imagen 12.5
Proceda a ingresar la respuesta a la convalidación como se muestra en la imagen a
continuación, para el envío de la respuesta, haga clic en el botón “Enviar”. Imagen
12.6
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Imagen 12.6
En la siguiente pantalla podrá observar la respuesta enviada por el proveedor, y la
sección en la que puede adjuntar algún documento de respuesta a la convalidación.
Cargue el archivo y de clic en el botón “Regresar”. Imagen 12.7
Imagen 12.7
Para verificar el documento subido, diríjase a la pantalla inicial del procedimiento y
de clic sobre la pestaña “Archivos” y verifique el documento subido al sistema.
Imagen 12.8
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Imagen 12.8
13. Ver Resultados de la Adjudicación
Para ver los Resultados de la calificación y la Adjudicación de clic primero en la
sección “Ver Resultados de la menor cuantía”. Imagen 13.1
Imagen 13.1
Una vez que ingrese revise la información que aparece en la siguiente pantalla, aquí
podrá observar el detalle de la selección de proveedores, el proveedor seleccionado,
la calificación y la Adjudicación realizada si ese es el caso. Imagen 13.2
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Imagen 13.2
Ahora diríjase a la pestaña “Archivos”. Imagen 13.3
Imagen 13.3
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De clic sobre el ícono enmarcado para descargar la Resolución de Adjudicación.
Imagen 13.4
Imagen 13.4
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