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Manual Ventas Sucursal
Documentación Intelisis. Derechos Reservados. Publicado en docs.intelisis.com
Manual Ventas Sucursal
1
2
Introducción
1.1
Objetivos generales y aplicaciones con el ERP
4
1.2
Diagrama de Integración
5
1.3
Diagrama de Procesos
6
1.4
Requisitos
9
Funcionalidad
2.1
Ventas | Pantalla General
11
2.2
Tesorería | Apertura de Caja
15
2.3
Ventas | Pedido
17
2.4
Ventas | Nota
21
2.5
Herramientas | Ventas Mostrador
25
2.6
Tesorería | Ingreso
27
2.7
Tesorería | Egreso
33
2.8
Tesorería | Corte Parcial Caja
34
2.9
Tesorería | Corte Caja
35
2.10 Ventas | Devolución Sucursal
36
Introducción
Manual Ventas Sucursal - 3
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Objetivos generales y aplicaciones con el ERP
Uno de los módulos más importantes de Intelisis ERP es el módulo de Ventas, el
cual permite tener el control de la facturación, así como los pedidos, notas,
remisiones, devoluciones de los clientes.
Las Ventas Sucursal que se tratarán en este documento hacen referencia a las
ventas que se llevan a cabo en piso, desde el proceso de apertura de caja hasta
el cierre de cajas parcial o total, así como las devoluciones de mercancía.
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Diagrama de Integración
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Diagrama de Procesos
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Ventas Sucursal
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Devoluciones Sucursal
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Requisitos
Para que el módulo de ventas opere de forma correcta, se debe contar
previamente con la siguiente información:
• Los usuarios deben contar con los accesos a los movimientos autorizados
para la operación.
• Tener dados de alta los conceptos de Ventas.
• Contar con Monedas, Condiciones y Formas de Pago.
• Contar con los catálogos de cuentas correspondientes a:
- Clientes
- Artículos
- Proyectos
- Agentes
- Almacenes
- Cuentas de dinero Tipo Caja
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Funcionalidad
Manual Ventas Sucursal - 10
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Ventas | Pantalla General
El módulo de Ventas incluye diferentes tipos de Movimiento que más adelante
se verán a detalle. En esta sección se explicarán los campos que forman la
pantalla principal y que tienen la misma funcionalidad en los diferentes
movimientos.
Pantalla de Captura.
La pantalla de captura se divide en 2 partes, la parte del ENCABEZADO y la parte
del DETALLE.
Ruta: Comercial | Ventas | Click en Nuevo
1. Movimiento. Indicar el movimiento a realizar dentro del módulo por ejemplo,
Cotización, Factura, Devolución, etc.
2. Consecutivo. Este campo indica el consecutivo que le corresponde al
movimiento; es único por cada tipo de movimiento y se visualiza una vez que el
movimiento ha sido afectado.
3. Proyecto. Elegir un proyecto en caso de que se manejen, de lo contrario
puede dejar en blanco. Para dar de alta más Proyectos ver la sección de Cuentas
en este manual.
4. UEN. Indicar la cartera pero el módulo de atención a clientes, no es necesario
asignarle, estas son pantallas genéricas y no todos los campos son obligatorios.
Para dar de alta más UEN’s ver la sección de Configuración en este
manual.
5. Fecha Emisión. Seleccionar la fecha en que se realiza el movimiento.
6. Cliente. Se captura el cliente que afectará el movimiento. Para dar de alta más
clientes ver la sección de Cuentas en este manual.
7. Moneda. Seleccionar la moneda en la que se llevará a cabo la transacción.
Para dar de alta más Monedas ver la sección de Configuración de Generales de
este manual.
8. Sucursal Cliente. En caso de que el cliente cuente con sucursales aquí se
captura. Para dar de alta más Sucursales del Cliente ver la sección de Cuentas en
este manual.
9. Agente. Se captura el agente que está atendiendo al cliente y que puede ser
objeto de una comisión por la venta. Para dar de alta más más Agentes ver la
sección de Cuentas en este manual.
10. Almacén. Se elige el almacén de donde saldrá la mercancía que se está
vendiendo. Es un campo obligatorio aun cuando se trate de un artículo tipo
servicio. Para dar de alta más almacenes ver sección cuentas de este manual.
11. Concepto. Registrar el motivo por el cual se genera el movimiento. Para dar
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11. Concepto. Registrar el motivo por el cual se genera el movimiento. Para dar
de alta más más conceptos ver la sección de Configuración de Ventas en este
manual.
12. Descuento Global. Seleccionar el descuento que se aplicará a la totalidad
del movimiento. Para dar de alta Descuentos Globales, ver la sección
Configuración de este manual.
13. Referencia. Registrar la referencia del movimiento, es un campo
alfanumérico.
14. Lista de Precios. Seleccionar la lista que se utilizará para calcular los
importes del detalle. Para habilitar este campo ir a la Ruta: Configurar |
Usuarios | Usuarios | Botón Configuración | Pestaña Movimientos | Activar
check Modificar Lista de Precios (Ventas).
15. Forma Envío. Seleccionar la forma de envío que se manejará en el
movimiento. Para dar de alta más Formas de Envío ir a la Ruta: Configurar |
Embarques | Formas de Envío.
16. Tipos de Formas de Pago, seleccione el tipo de forma de pago que se
utilizará en el movimiento. Para dar de alta más Tipos de Formas de Pago ir a la
Ruta: Configurar | Generales | Tipos Formas Pago .
17. Artículo. Al dar click en el botón de ayuda en captura, se despliega todo el
listado de artículos existentes, elegir el que sea objeto del movimiento. Para dar
de alta más más Artículos ver la sección de Cuentas en este manual.
18. Captura la cantidad de artículos que se venderán.
19. Precio. El sistema traerá automáticamente este campo en caso de que exista
una lista de precios configurada. Es posible capturar manualmente este dato.
20. Desc. Capturar el porcentaje de descuento que se aplicará exclusivamente a
esta línea del detalle.
21. Importe. Campo calculado automáticamente que resulta de multiplicar la
cantidad de artículos por el precio y descontando el porcentaje de descuento
en línea registrado.
22. Muestra los totales del detalle, en subtotal, descuento global, impuestos e
importe final.
Manual Ventas Sucursal - 12
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Cantidad a Generar
En la mayoría de los movimientos de Ventas, al afectar el antecedente para
generar un nuevo movimiento a partir de este, el sistema preguntará qué
cantidad es la que se desea afectar. Se tienen tres opciones:
1. Cantidad Indicada. Afectará lo que se haya capturado en la columna A
Afectar del detalle del movimiento antecedente.
2. Cantidad Reservada. Afectará lo que marque la columna Reservado del
detalle del movimiento antecedente.
3. Todo el Pendiente. Afectará tanto la cantidad que está en la columna
Reservado como el importe de la columna Pendiente.
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Manual Ventas Sucursal - 14
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Tesorería | Apertura de Caja
Las cuentas de dinero para manejo de efectivo se denominan de tipo Caja. Las
cajas en Intelisis no pueden iniciar operaciones a menos que sean “abiertas”. El
movimiento Apertura de Caja servirá para registrar el importe de apertura a una
cuenta de dinero de tipo Caja, al realizar este movimiento se abre la caja.
Ruta: Financiero | Tesorería |Click en botón Nuevo | Movimiento Apertura
de Caja
1.- Pestaña Datos Generales.
2.- Cuenta: Cuenta tipo Banco de la que se tomará el efectivo para colocar como
saldo inicial a la cuenta de caja.
3.- Cuenta Destino: Cuenta tipo Caja a la que se da apertura.
Al afectar el movimiento Apertura de Caja cambia de estatus Sin Afectar a estatus
Concluido aumentando el saldo de la cuenta de caja y disminuyendo el de la
cuenta de banco.
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Ventas | Pedido
El movimiento Pedido se utiliza en el momento en que el cliente ha decido
comprar la mercancía, pero aún no se va a sacar del almacén. A continuación se
describe el proceso que se debe llevar a cabo, mencionando sólo los campos
obligatorios. Para más detalle en la descripción de los campos, ver la Sección
Pantalla General de este manual.
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Ruta: Comercial | Ventas | Botón Nuevo
1. Si se trata de un movimiento directo, se deberá seleccionar el movimiento
Pedido.
2. Seleccionar el Cliente por medio del botón de ayuda en captura.
3. Seleccionar el Almacén por medio del botón de ayuda en captura.
4. Capturar los Artículos a vender, cantidades, precios y descuentos en caso de
que aplique.
5. Afectar el pedido.
O
Ruta: Comercial | Ventas | Seleccionar Cotización por Confirmar | Botón
Afectar | Seleccionar Generar Pedido | Botón Aceptar
Si el Pedido tiene un antecedente, se abre el movimiento que le antecede,
como por ejemplo la Cotización, y a partir de ese se afecta y se genera el
movimiento Pedido. La información capturada en el movimiento previo se
copiará para el Pedido, y no habrá necesidad de capturar nuevamente la
información. Sin embargo, es posible todavía editar los campos antes de afectar
el Pedido.
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1. Después de afectar el movimiento Pedido, éste queda en estatus Pendiente.
2. La mercancía automáticamente queda reservada en el almacén que se ha
seleccionado. La mercancía reservada no está disponible para nuevos pedidos o
facturaciones. Solamente se reserva mercancía cuando hay disponible en el
almacén.
3. En caso de no haber mercancías en existencia disponible en el almacén, la
cantidad aparecerá en la columna de Pendiente.
4. En caso de que el movimiento que se generará posteriormente se desee
afectar por un importe distinto de lo que muestran las columnas
Reservado/Pendiente según sea el caso, se puede capturar una cantidad menor
en la columna a Afectar. Revisar la sección Pantalla General de este manual.
5. El botón de Afectar aún está habilitado en este estatus. Al dar click sobre él
aparecerá la pantalla de Generar Movimiento.
1. A partir del Pedido se va a generar la Nota (Venta Mostrador).
2. Dar click en Aceptar.
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1. Seleccionar la opción todo Pendiente.
2. Dar click en Aceptar.
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Ventas | Nota
La Nota se utiliza generalmente cuando el cliente no requiere llevarse en ese
momento una Factura, es decir, son ventas al público en general. El cobro se
realiza en el movimiento en que se afecta este movimiento en Ventas.
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Ruta: Comercial | Ventas | Botón Nuevo
1. Si se trata de un movimiento directo, se deberá seleccionar el movimiento
Nota.
2. Seleccionar el cliente por medio del botón de ayuda en captura.
3. Seleccionar el almacén por medio del botón de ayuda en captura.
4. Capturar los artículos a vender, cantidades, precios y descuentos en caso de
que aplique.
5. Afectar la nota.
O
Ruta: Comercial | Ventas | Seleccionar Movimiento antecedente | Botón
Afectar | Seleccionar Generar Nota (Venta Mostrador) | Botón Aceptar
Si la Nota tiene un antecedente, se abre el movimiento anterior, por ejemplo el
Pedido, y a partir de ese se afecta y se genera el movimiento Nota (Venta
Mostrador). La información capturada en el movimiento previo se copiará para la
Nota y no habrá necesidad de capturar nuevamente la información. Sin
embargo, es posible todavía editar algunos de los campos antes de afectarla.
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Al afectar la Nota aparecerá la ventana del Cobro. En donde se podrá desglosar
los diferentes importes y formas de pago en las que se está efectuando la venta.
1. Capturar o verificar importe.
2. Seleccionar forma de pago.
3. Afectar Cobro.
1. Después de afectar el movimiento Nota, éste queda en estatus por Procesar.
La mercancía automáticamente sale del Inventario.
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La mercancía automáticamente sale del Inventario.
2. La nota ya no puede ser afectada directamente, pero si debe ser facturada.
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Herramientas | Ventas Mostrador
Procesar Notas
Ruta: Herramientas | Ventas Mostrador | Procesar Notas
Aparecerá una pantalla con todas las Notas en Estatus Por Procesar.
1. Seleccionar la Nota o Notas que se van a Facturar.
2. Dar click en el botón Procesar Selección
3. Aparecerá una pantalla en donde se confirma el movimiento que se va a
generar. Dar click en Aceptar.
Nota: La Factura saldrá a nombre de la persona que haya sido elegida en
la Nota. A menos que se haga una configuración especial y se elija un
Cliente específico al Procesar Notas (ver Configuración de Módulos de
este manual).
Al finalizar el procesamiento, el sistema mandará un mensaje de Información
indicando la cantidad de notas que han sido procesadas y el movimiento
generado en el módulo de Ventas.
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Ruta: Comercial | Ventas
En el tablero de Control de Ventas podemos ver que se generó la Factura antes
indicada. Este movimiento se encuentra en estatus por Confirmar, mientras que
el movimiento de Nota se encuentra por procesar.
Al Afectar el movimiento se concluirá la Factura Sucursal y su Nota.
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Tesorería | Ingreso
El movimiento Ingreso se utiliza para registrar abonos a una Caja, ya sean
generados por otro Módulo (CXC, CXP, Activos Fijos, Gastos) o dentro del
Módulo de Tesorería.
Ruta: Financiero | Tesorería |Localizar el movimiento Ingreso
1.- Pestaña Datos Generales.
2.- Cuenta: Cuenta tipo Caja a la que afectará el movimiento previamente
seleccionado en otro módulo.
3.- Importe: Importe que se requiere para el registro del movimiento.
Si la cuenta de dinero indicada es de tipo Caja, al afectar el movimiento Ingreso
cambia de estatus Sin Afectar a estatus Concluido, pero quedará en estatus
Pendiente si no se indicó la cuenta de destino o si la cuenta de destino indicada
es de tipo Banco.
Para Concluir el Ingreso, dar click en afectar y aparecerá el flujo a seguir que será:
Generar Depósito y Generar Depósito Electrónico.
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Para visualizar los movimientos relacionados se tendrá que ingresar a la siguiente
ruta dentro del movimiento:
Ruta: Ver | Posición del Movimiento
Se puede ver el origen del movimiento Ingreso que se realizó en otro módulo.
Se puede generar el movimiento Ingreso en Tesorería al realizar el Cobro de
cualquier deuda en Cuentas por Cobrar
Ruta: Financiero | Cuentas por Cobrar | Localizar movimiento en estatus
Pendiente
1.- Dar click en afectar para generar el movimiento de Cobro.
2.- Después de afectar el cobro la deuda pendiente se concluirá.
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Se genera el movimiento de cobro en automático siempre en CxC:
1.- Seleccionar la cuenta tipo caja
2.- Dar click en afectar
3.- Mostrará un mensaje con el movimiento generado en Tesorería
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Para visualizar el movimiento Ingreso en Tesorería ingrese a la siguiente ruta:
Ruta: Financiero | Tesorería | Localizar el movimiento Ingreso en estatus
Concluido
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Tesorería | Egreso
El movimiento Egreso se utiliza para registrar cargos a una cuenta de tipo Caja, ya
sean generados por otro Módulo (CXC, CXP, Activos Fijos, Gastos) o dentro del
Módulo de Tesorería.
Ruta: Financiero | Tesorería | Localizar el movimiento Egreso
1.- Pestaña Datos Generales.
2.- Cuenta: Cuenta tipo Caja, la cual afectará el movimiento.
Si la cuenta de dinero indicada es de tipo Caja, al afectar el movimiento Egreso
cambia de estatus Sin Afectar a estatus Concluido, pero quedará en estatus
Pendiente si no se indicó la cuenta de destino o si la cuenta de destino indicada
es de tipo Banco.
Para Concluir el Egreso, dar click en afectar y aparecerá el flujo a seguir que será:
Generar Cheque y Generar Cheque Electrónico.
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Tesorería | Corte Parcial Caja
El movimiento Corte Parcial Caja se utiliza para retirar parte del dinero existente
en la caja, pero cuando aún seguirá en operación. Es decir, seguirá abierta y con
el mismo cajero como responsable.
Ruta: Menú Intelisis | Financiero | Tesorería |Click en botón Nuevo |
Movimiento Corte Parcial Caja
1. Pestaña Datos Generales.
2. Cuenta: Cuenta tipo Caja que disminuirá el saldo.
3. Cuenta Destino: Cuenta tipo Banco a la que se ingresará el saldo.
4. Icono Sugerir: Al dar click en el icono de sugerir el sistema envía en
automático los movimientos que se tengan para el corte parcial de caja. De lo
contrario, se tendrán que ingresar los movimientos manualmente.
Al afectar el movimiento Corte Parcial Caja cambia de estatus Sin Afectar a
estatus Concluido, disminuyendo el saldo de la cuenta origen y generando una
Solicitud de Depósito para la cuenta destino.
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Tesorería | Corte Caja
El movimiento Corte Caja se utiliza para realizar un corte del día de una cuenta
de caja en específico, terminando con la responsabilidad del cajero asignado.
Ruta: Financiero | Tesorería |Click en botón Nuevo | Movimiento Corte Caja
1. Pestaña Datos Generales.
2. Cuenta: Cuenta tipo Caja que disminuirá el saldo.
3. Cuenta Destino: Cuenta tipo Banco a la que se ingresará el saldo.
4. Icono Sugerir: Al dar click en el icono de sugerir el sistema envía en
automático los movimientos que se tengan para el corte de caja.
Al afectar el movimiento Corte Caja cambia de estatus Sin Afectar a estatus
Concluido, disminuyendo el saldo de la cuenta de caja y generando una
Solicitud de Depósito para la cuenta de banco.
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Ventas | Devolución Sucursal
En caso de que el Cliente regrese la mercancía por cualquier motivo, es
necesario generar un movimiento de Devolución Sucursal.
Ruta: Comercial | Ventas | Botón Nuevo
Se captura el encabezado del movimiento, en especial los campos de:
1. Movimiento. Seleccionar Devolución Venta.
2. Cliente. Seleccionar el cliente por medio del botón de ayuda en captura.
3. Almacén. Seleccionar el almacén por medio del botón de ayuda en captura.
Estando el detalle en blanco, copiar la información de los movimientos
previamente generados por medio de la Ruta: Archivo | Copiar de Otro
Movimiento...
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Seleccionar el rango de fechas que se desee consultar para elegir los
movimientos generados en ese periodo.
Aparecerá un listado de los movimientos de ventas generados en el período
especificado. Estos movimientos están filtrados, mostrándose únicamente los del
cliente previamente seleccionado en el movimiento de Devolución Venta.
1. Ubicar el movimiento y registro del detalle del que se desea generar la
cancelación.
2. Capturar la cantidad de artículos de ese renglón que se estarán devolviendo.
3. Dar click en el botón Aceptar.
Al cerrarse la ventana anterior, se actualizará la pantalla del movimiento:
1. Los artículos del detalle con la cantidad indicada.
2. La referencia del movimiento origen.
3. Afectar el movimiento.
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Al afectar la devolución aparecerá la ventana de Devolución. En donde se podrá
desglosar los diferentes importes y formas de cobro en las que se está
efectuando la devolución.
1. Capturar o verificar importe.
2. Seleccionar forma de cobro.
3. Afectar Devolución
.
Nota: La mercancía devuelta ingresa nuevamente al almacén seleccionado
en el movimiento.
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Posición del Movimiento
Ruta: Comercial | Ventas | Seleccionar Movimiento | Botón Abrir | Menú
Ver | Menú Posición del Movimiento
1. Movimientos Generados. Esta Devolución, va a generar un Egreso en
Tesorería con estatus Concluido.
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