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1 ¿QUÉ ES GLIP?
GLPI es una herramienta de gestión de Recursos y Activos TI de código abierto con
interfaz de administración. Se puede utilizar para construir una base de datos con un
inventario para la empresa (ordenador, software, impresoras, ...).
Las principales funcionalidades de la aplicación son:

El inventario preciso de todos los recursos técnicos. Todas sus características
serán almacenados en una base de datos.

La gestión y el historial de las acciones de mantenimiento y los
procedimientos consolidados. Esta aplicación es dinámica y está conectada
directamente a los usuarios que pueden enviar solicitudes a los técnicos.
2 ¿CÓMO USAR GLIP?
Vamos a explicar en este vídeo el funcionamiento del software GLIP desde el punto de
vista de usuario, basándonos en la demo de usuario disponible en la url:
http://demo.glpi-project.org/index.php
Para acceder a la herramienta debemos identificarnos con usuario y contraseña:
Analizaremos en este vídeo las funicionalidades de GLIP a nivel de usuario avanzado.
Tras identificarnos, accedemos a la pantalla de usuario inicial de GLIP:
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En la parte superior de la pantalla, tendremos información del idioma (solo disponible
en inglés o francés)
En la sección My settings, tendremos acceso a los datos de configuración del usuario,
que serán editables
En la sección “Main”: Tenemos acceso a nuestros datos de identificación,
teléfono, localización (selección de la ubicación en un desplegable), la foto y el correo
electrónico, con posibilidad de incluir varias cuentas
En la sección “Personalization”: Podremos configurar deferentes aspectos de la
personalización de la pantalla de inicio. Aspectos como el número de incidencias que se
mostrarán en la página de inicio, formato de letra, etc
En la sección “Personal View” se seleccionan aquellos elementos sobre los que
se quiere tener información en la página inicial
También tendremos acceso a la sección de ayuda y la posibilidad de salir de la aplicación
y de un buscador. Si buscamos, por ejemplo, “monitor”, se muestra algo similar a:
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Se muestran el número de apariciones de “Monitor” en cada una de las secciones. La
información mostrada en cada sección en la que se encuentra una referencia es, el
Nombre, el estado, la localización, información sobre fechas, etc
Antes de analizar cada una de las herramientas, se describe a continuación la
información que se muestra en la pantalla principal del usuario. Como hemos
comentado, esta organización es configurable:

Personal Viev
Se muestra la organización de contenidos propia del usuario, incluyendo, en este caso:
o
Solicitudes pendientes de validar o aprobar: identificadas con un id,
el elemento asociado y la descripción. A través del campo
descripción, tenemos acceso al ticket o a la solicitud, que se
describirá más adelante. Cabe destacar, en este caso, la posibilidad
de enviar una solicitud de aprobación. El nombre del solicitante
permite acceder a los datos de este.
o
Tickets en proceso o activos: identificadas con un id, el elemento
asociado y la descripción. A través del campo descripción, tenemos
acceso al ticket o a la solicitud, que se describirá más adelante. El
código de colores indica la prioridad que le hemos asignado.
o
Tickets en los que el usuario es observador
o
Tickets pendientes de ser procesados
o
Planning: permite consultar la planificación del usuario en el
correspondiente calendario, pudiendo elegir entre diferentes tipos
de contenidos:
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o
Citas personales: muestra una lista de todas las tareas, citas y
acciones vinculadas al usuario. Se muestra información del Título, el
usuario que la ha enviado, el tipo, la descripción, fechas y estado de
planificación. El título permite acceder a la descripción de la cita
En la parte superior se dispone de un filtro que permite definir la
visualización de resultados
Seleccionando una entrada de este listado, y pinchando en botón
acciones se permitirá, en este caso, añadir o eliminar documentos

Group View: se dispone de información grupos, en caso de que el usuario
tenga permisos para ello y los grupos estén configurados

Global View: se dispone de información global organizada de diferentes
maneras.
La información se clasifica en Tickets, incidencias y contratos. Para cada uno
de ellos, tenemos diferentes estados y las cantidades correspondientes
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
RSS feeds: muestra las fuentes RSS del usuario
Revisaremos ahora las opciones y herramientas, que serán accesibles al usuario
dependiendo de su nivel de permisos.

Bienes o Inventario (assets):
Permite la gestión de inventario de elementos a gestionar
Se despliega en la sección inferior todos los elementos de inventario en los que se
clasifican todos los componentes y recursos existentes. En este caso, se han dado de
alta, en la sección de administración, ordenadores, monitores, licencias de software, etc,
todos ellos clasificados bajo el epígrafe de “Inventario”
Para todos los elementos se muestra la misma información:
Se describe:
El nombre o identificador del recurso, La persona o la identidad de quien
depende, su Estado, la marca, su localización, tipo de dispositivo, el modelo, ..
Seleccionando cada recurso, pinchando la opción “Actions”, podemos, en este
caso, añadir o eliminar documentos vinculados a este recurso. Esta lista de acciones se
gestiona en la administración
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En la parte superior de la pantalla disponemos de la posibilidad de gestionar filtros, de
manera que cambie el diseño del buscador y del resultado de la búsqueda
Estos filtros servirán para definir, para cada elemento de inventario, la información que
realmente necesitamos conocer. En este caso, por ejemplo, la información mostrada
para “software” es diferente que la mostrada para “monitores”
Se despliega en la sección inferior todos los elementos de inventario en los que se
clasifican todos los componentes y recursos existentes.

Asistencia (Assistance)
Es en esta sección donde realmente se crean, se reciben, se planifican y se gestionan
solicitudes (Tickets)
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Analizamos primero el contenido de la pantalla principal:
En la parte central de la pantalla tendremos acceso a la lista completa de tickets,
identificados a través de su id, su título, información sobre fechas, prioridad, solicitante,
técnico que lo tiene asignado, categoría, prioridad y estado.
Pinchando en el título, tendremos acceso al ticket. Tendremos también información
sobre el solicitante y el técnico.
Seleccionando cada ticket, a través de las Acciones, podremos realizar varias opciones,
entre las que destacan:
o
o
o
o
Actualizar su estado
Añadir y eliminar un documento
Añadir nuevos seguidores
Aprobar la solicitud, etc
En la parte superior de esta pantalla, tenemos la posibilidad de configurar filtros, con
diferentes parámetros de búsqueda, cuyos resultados se muestran en la parte inferior
o
Alta de un nuevo ticket o solicitud
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Existen varias formas de crear un nuevo ticket o solicitud: pinchando en el signo “+” o en
el enlace “Create a ticket” que aparece en pantalla, o través del Menú Assistance,
escogiendo la opción “Create a ticket”
Para crear una nueva solicitud debemos de rellenar el formulario que se muestra en
pantalla:
Debemos de rellenar los siguientes datos:








Tipo de Solicitud: incidencia o petición
Categoría: tipificar la solicitud entre las mostradas en
pantalla
Asignar la petición
Urgencia: muy baja, baja, media, alta, muy alta (crítica)
Solicitar aprobación
Título
La Descripción, pudiendo anexar un fichero
Disponemos de la opción de añadir ficheros a la solicitud
Tras la creación de un ticket, se asigna un número identificativo (id), que confirma que el
ticket se ha dado de alta correctamente:
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Veremos a continuación, las diferentes opciones sobre los tickets ya creados, una de las
funcionalidades más importantes del software GLIP
Una vez creado el ticket, accedemos a él, pinchando sobre su número:
En la parte central de la pantalla tenemos información sobre el ticket que acabamos de
crear y un menú en la sección izquierda que nos informará de:
o
Seguidores: usuarios interesados en tener información sobre
esta solicitud. Disponemos de la opción “Añadir un nuevo
seguidor”
Es posible que determinados perfiles creados en la
administración sean seguidores de los tickets
o
Aprobaciones u Homologaciones: la solución de las solicitudes,
dependiendo de su tipología, pueden depender de
aprobaciones de otros usuarios. En este caso, el usuario que
debe aprobar el ticket podrá aprobarlo o denegarlo. El usuario
solicitante podrá enviar una solicitud o recordatorio de
aprobación
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o
Tareas: en esta sección se muestran las tareas que formarán
parte del ticket. Se muestra la lista de tareas y se podrán crear
tareas, estableciendo categorías, estado, duración, planificación
y asignación de recursos
o
Solución: en esta sección se declara la solución de la solicitud y
se incluye información sobre esta. Dispondremos de tipologías
de soluciones
Se deberá incluir la información de la solución de un ticket para
que este pueda avanzar a estado cerrado
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o
o
Estadísticas: se muestra información estadística de todo el ciclo
de vida del ticket
o
Costes: se muestra información sobre los costes asociados a la
solución del ticket
o
Documentos: se ofrece la posibilidad de asociar diferentes
documentos al ticket o incluso asociar a este ticket un
documento ya existente
o
Problemas o errores: se podrán asociar errores a este ticket que
condicionen su resolución en el tiempo planificado.
o
Solicitudes de cambio: se podrán asociar solicitudes de cambio
a este ticket que condicionen su resolución en el tiempo
planificado.
o
Histórico: histórico de las intervenciones del ticket
o
All: información completa del ticket.
Búsqueda de tickets:
En el enlace “lupa” se accede a la misma pantalla inicial que la disponible al acceder a
esta sección
o
Búsqueda de tickets pendientes de aprobación:
Este enlace nos permite buscar las solicitudes que están pendientes de la aprobación de
nuestro usuario. Se muestra información similar a la de la pantalla de inicio.
Veremos posteriormente como aprobar un ticket
o
Alta de un Problema (Error):
En el enlace que se muestra:
podemos dar de alta problemas.
No todos los usuarios tienen permisos para ello. Su gestión será similar a la de los tickets
o
Solicitudes de cambios:
Se lleva a cabo el mismo planteamiento que la creación Problemas
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o
Planificación:
En esta sección se muestra un calendario que contiene la información sobre nuestras
solicitudes de tickets, errores y cambios.
Podremos elegir el tipo de solicitud a mostrar, y el tipo de calendario (diario, semanal o
mensual)
o
Estadísticas:
En esta sección se muestra información estadística sobre todas nuestras intervenciones
en GLIP. Primero debemos escoger el tipo de información que queremos mostrar.
Después escogeremos las fechas y los estados por los que han pasado nuestras
solicitudes.
A continuación se muestran los resultados en forma gráfica:
Disponemos de acceso a todas estas opciones, desplegando la herramienta Assistance
de la parte superior de la pantalla:
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
Gestión (Management)
En esta sección podremos gestionar determinados elementos nuestra herramienta, si
tenemos permisos para ello.
Dispondremos de información Presupuestos,
Documentos.
Proveedores, Contactos, Contratos y
Al igual que en el caso anterior, tendremos acceso a estas opciones de dos formas:
o
Presupuestos
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En la parte central de la pantalla, tenemos acceso a todos los presupuestos, con datos
como su nombre, fechas y cuantías
De nuevo disponemos de las acciones: añadir documento o eliminar documento
En la parte superior, disponemos de un filtro, que nos permitirá buscar presupuestos
A través del nombre, tendremos acceso a cada presupuesto:
Disponemos de una primera pantalla con datos genéricos del presupuesto, y un menú
en la sección izquierda que nos informará de:
o
Main: cuantías totales del presupuesto
o
Items: desglose de entradas del presupuesto con sus
correspondientes costes
o
Documents: documentos asociados
o
Links
o
Notas
o
Histórico: histórico de cambios en el presupuesto
o
All: información completa del presupuesto. Este formulario es
similar al que se debería cubrir al dar de alta un presupuesto
Solamente podrá dar de alta presupuestos quien tenga permiso para ello.
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o
Proveedores:
En la parte central de la pantalla, tenemos acceso a todos los proveedores, con sus datos
de contacto, etc.
De nuevo disponemos de las acciones: añadir documento o eliminar documento
En la parte superior, disponemos de un filtro, que nos permitirá buscar a los
proveedores
A través del nombre, tendremos acceso a cada proveedor:
Disponemos de una primera pantalla con datos genéricos del proveedor, y un menú en
la sección izquierda que nos informará de:
o
Contacts: diferentes datos de contactos del proveedor
o
Contracts: cada uno de los contratos que se han firmado con el
proveedor, siendo estos documentos, accesibles
o
Items: desglose de compras realizadas al proveedor.
o
Documents: documentos asociados
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o
Tickets: tickets asociados a incidencias, peticiones vincualados
con el proveedor, con diferentes informaciones y acceso a cada
ticket
o
Links
o
Notas
o
Histórico: histórico de intervenciones relacionadas con el
proveedor
o
All: información completa del proveedor.
Solamente podrá dar de alta y gestionar proveedores quien tenga permiso para ello.
o
Contactos:
Nos permite una gestión similar a los proveedores
o
Contratos:
En la parte central de la pantalla, tenemos acceso a todos los contratos, con sus tipos,
duración y coste total, etc.
De nuevo disponemos de las acciones: añadir documento o eliminar documento
En la parte superior, disponemos de un filtro, que nos permitirá buscar contratos
A través del nombre, tendremos acceso a cada contrato:
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Disponemos de una primera pantalla con datos genéricos del contrato, y un menú en la
sección izquierda que nos informará de:
o
Costs: costes asociados al contrato
o
Proveedores: del contrato
o
Items: desglose de elementos contratados
o
Documents: documentos asociados
o
Links
o
Notas
o
Histórico: histórico de intervenciones relacionadas con el
contrato
o
All: información completa del contratoç
Solamente podrá dar de alta y gestionar proveedores quien tenga permiso para ello.
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o
Documentos:
En la parte central de la pantalla, tenemos acceso a todos los documentos, con su
nombre y acceso al documento concreto.
De nuevo disponemos de las acciones: añadir documento o eliminar documento
En la parte superior, disponemos de un filtro, que nos permitirá buscar contratos
A través del nombre, tendremos acceso a cada contrato y se dispondrá de acciones
similares a los apartados anteriores

Herramientas
En esta sección disponemos de diferentes herramientas de gestión. Veremos las más
interesantes
o
Proyectos:
Se dispone de una completa herramienta de gestión de proyectos, teniendo acceso en la
pantalla inicial a la prioridad del proyecto, al estado de ejecución, al porcentaje de
ejecución, etc
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Para cada proyecto, podemos tener información de:
Tareas planificadas: permitiendo la gestión del % de ejecución, las fechas
planificadas , la duración efectiva, etc
Los miembros del equipo de proyecto
El diagrama de Gantt
Los costes asociados
El histórico de cambios
Etc
o
Avisos personales:
Disponemos en este caso de una herramienta que nos permite gestionar nuestra
agenda. En pantalla se muestran las notas o avisos personales existentes, con
información sobre su estado, fechas y estado de planificación
De nuevo disponemos de las acciones: añadir documento o eliminar documento
En la parte superior, disponemos de un filtro, que nos permitirá buscar contratos
Para dar de alta un nuevo aviso personal, pincharemos en el botón “+” del menú
superior, y cubriremos los datos del formulario que se presenta en pantalla:
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Tras dar de alta nuestro aviso, podremos acceder a él, y dispondremos de opciones para
añadir documentos y visualizar el aviso completo
o
Reservas:
A través de este menú disponemos de la posibilidad de solicitar reservas de
equipamientos y elementos disponibles, así como gestionar las reservas realizadas.
o
Reservas
A través de esta sección podremos realizar reservas de los diferentes equipamientos.
Para ello disponemos, en la parte superior de la pantalla, de un buscador de
equipamientos, que nos permitirá asociarlos a la fecha y duración previamente indicadas
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<mostrar cómo hacer la reserva y cómo se coloca en el calendario>
A través de la pantalla principal, tendremos acceso a consultar el estado de reservas de
un elemento, a través del nombre de este. El estado de reservas se mostrará en un
calendario
o
Administración
Esta sección nos permite gestionar y administrar las reservas realizadas por los usuarios.
Accederemos al listado de reservas, accediendo a datos como el nombre, la planificación
y el tipo de elemento reservado.
A través del icono Planning, tenemos acceso a los datos de la reserva:
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Editando la reserva, es decir, seleccionándola, podremos modificar las fechas de la
reserva, la duración e incluso eliminarla
o
Informes
Disponemos de una completa sección de informes de diferentes elementos. Se
mostrarán los tipos de informes tras seleccionar el tipo de informe que se desea generar

Administración:
Nos permitirá realizar labores de administración, pudiendo configurar Usuarios, Grupos,
etc. Se incluirá la posibilidad de administrar todos los elementos que previamente
hemos comentado, dependiendo de los permisos que tengamos
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