1. No category

INFORME PORMENORIZADO EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE
MADRID CUNDINAMARCA
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011
Jefe de Control
Interno:
Oscar Iván Pulido Rangel
Período evaluado: Segundo Cuatrimestre de 2015
Fecha de elaboración: 30 de Agosto de 2015
De acuerdo al Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, la Oficina de Control Interno presenta el informe
pormenorizado de la E.A.A.A.M. – E.S.P. para el segundo cuatrimestre de 2015, en donde se presentan los
avances y aspectos a mejorar en los módulos de Control de Planeación y Gestión, Evaluación y
Seguimiento y el Eje Transversal de Información y Comunicación:
Módulo de Control de Planeación y Gestión
Componente de Talento Humano
Avances:
La E.A.A.A.M. - E.S.P. cuenta con los productos mínimos del elemento “Acuerdos, compromisos y
protocolos éticos” requeridos por la nueva estructura del Modelo Estándar de Control Interno.
Respecto al elemento “Desarrollo del Talento Humano”, La E.A.A.A.M. - E.S.P. ha desarrollado en el
segundo cuatrimestre las siguientes actividades:
 La E.A.A.A.M. - E.S.P. empezó a desarrollar los Manuales de Funciones por Competencias, en
donde se están definiendo las competencias de todos los perfiles de cargos de la empresa.
 En el segundo cuatrimestre de 2015 se empezó a documentar el procedimiento de Evaluación de
Desempeño, en donde se están definiendo las competencias para cada nivel y la nueva estructura
del instrumento de evaluación.
 El programa de inducción y reinducción se incluyó dentro del Programa de Bienestar, el cual se ha
estado desarrollando de acuerdo a las políticas establecidas.
 El Plan de estímulos e incentivos se incluyó dentro del Programa de Bienestar antes mencionado, y
se encuentra a la fecha dispuesto para su aprobación por la Alta Dirección.
Se realizaron capacitaciones a las diferentes áreas de la Empresa, en los siguientes temas:












Manejo Técnico Comercial en empresas de acueducto y alcantarillado.
Manejo de Geófono.
Uso, mantenimiento e importancia de EPP.
Procedimiento investigación de accidentes e incidentes laborales.
Trabajo en equipo, sentido de pertenencia y motivación.
Reinducción al Sistema de Gestión de Calidad.
Manejo bomba sumergible.
Comercial administrativa (Atención al cliente en empresas de acueducto, alcantarillado y aseo).
Inspecciones planeadas de seguridad industrial.
Manejo y conducción carro Vaccon.
Conformación de brigadas integrales de emergencia.
Norma sobre aguas residuales.




Norma sobre agua potable.
Primeros auxilios.
Control de incendios.
Responsabilidades Comité de convivencia laboral.
Aspectos a mejorar:
 Continuar con el ingreso de la información de la Hoja de Vida de cada trabajador de planta y de orden
de prestación de servicios al Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, de acuerdo
a requerimientos del Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP.

Definir la funcionalidad del Comité de Ética en la E.A.A.A.M. – E.S.P.
Componente de Direccionamiento Estratégico
Avances:
 La E.A.A.A.M. – E.S.P. cuenta con los productos mínimos del elemento “Planes, Programas y
Proyectos”:

La entidad también cuenta con los productos mínimos de los elementos “Modelo de Operación por
Procesos”, “Estructura Organizacional”, “Indicadores de Gestión” y “Políticas de Operación”:
Aspectos a mejorar:
 La E.A.A.A.M.- E.S.P. debe dar cumplimiento a las metas establecidas de acuerdo al Plan de
Desarrollo.
 Se deben revisar los indicadores actuales para replantearlos en caso que aplique, con el fin que estos
garanticen la medición de la eficiencia, eficacia o efectividad de los procesos que los utilizan.
Componente de Administración del riesgo
Avances:
 Se tienen adoptadas las Políticas de Administración del Riesgo en el Código de Buen Gobierno de la
E.A.A.A.M. – E.S.P., como parte del elemento “Política de Administración de Riesgos”.
 Se tienen identificados y valorados los riesgos en todos los procesos de la entidad, dando cumplimiento
a lo estipulado en los elementos “Identificación de Riesgos” y “Análisis y valoración del Riesgo”.
 Se asignaron los responsables al mapa de riesgos anticorrupción y actualmente se realizan
seguimientos periódicos por los dueños de los procesos frente a los riesgos identificados en cada área.
Aspectos a mejorar:
 De acuerdo a auditoría externa, los riesgos deben estar identificados directamente a la prestación de
los tres servicios que presta la E.A.A.A.M. – E.S.P.
Módulo de Evaluación y Seguimiento
Componente de Autoevaluación Institucional
Avances:
 Respecto al elemento “Autoevaluación del Control y Gestión”, la Oficina de Control Interno de la
E.A.A.A.M. – E.S.P. realiza periódicamente boletines referentes a la cultura de autocontrol; también
realiza cuatrimestralmente los informes pormenorizados y el Informe Ejecutivo Anual.

Referente la cultura de autoevaluación, la Oficina de Control Interno realizó mensajes institucionales
mensualmente, en donde se fomentó la cultura de autocontrol al interior de la Entidad. Los temas del
último cuatrimestre fueron los siguientes:
 Preparación para auditorías internas de calidad.
 Preparación para auditorías externas de calidad.
 Socialización calificación del Modelo Estándar de Control Interno.

Para establecer el nivel de satisfacción de los clientes de acuerdo a la NTC ISO 9001:2008, la
E.A.A.A.M. – E.S.P. realizó una encuesta de manera aleatoria en el perímetro urbano y rural del
municipio, con una muestra de 273 del total de los suscriptores de los servicios que presta la Empresa
de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Madrid. Las encuestas se realizaron en las diferentes áreas y
zonas del municipio de manera focalizada y se realizaron de manera personalizada.

Para establecer el nivel de satisfacción de los clientes en la oficina de atención a usuarios, se
implementaron tabletas electrónicas para consolidar la percepción del usuario en esta oficina y así
realizar encuestas en diferentes tiempos para validar la percepción obtenida en una determinada
época.
Componente de Auditoría Interna
Avances:
 De acuerdo con el nuevo Modelo Estándar de Control Interno, La E.A.A.A.M. - E.S.P. cuenta con los
productos mínimos del elemento “Auditoría Interna”:

La oficina de Control Interno realizó un cuadro de control llama “Seguimiento Acciones” para realizar
mayor seguimiento a las acciones correctivas y preventivas de los procesos de la entidad.
Componente de Planes de Mejoramiento
Avances:
 La E.A.A.A.M. – E.S.P. cuenta con el instructivo de Planes de Mejoramiento y el procedimiento de
Acciones Correctivas, en donde se realiza el seguimiento al cumplimiento de las acciones.
Aspectos a mejorar:
 Divulgar el instructivo de Planes de Mejoramiento.
Eje Transversal de Información y Comunicación
Avances:
 La E.A.A.A.M. - E.S.P. cuenta con los productos mínimos requeridos por el nuevo Modelo Estándar de
Control Interno en el Eje de “Información y comunicación”.

Se evidencia que se garantiza la difusión de información de la entidad pública sobre su funcionamiento,
gestión y resultados en forma amplia y transparente, hacia los diferentes grupos de interés.

Se están actualizando las Tablas de Retención Documental en todos los procesos de la E.A.A.A.M. –
E.S.P.
Aspectos a mejorar:
 Aunque se ha adelantado el proceso de cargue masivo al Sistema Único de Información de Servicios
Públicos SUI, se debe continuar con el proceso de generación y recopilación de información para la
entrega de datos de esta índole.
Estado general del Sistema de Control Interno
En el segundo cuatrimestre del año 2015 se han venido adelantando las acciones de mejora detectadas en
el anterior informe pormenorizado, para dar cumplimiento a lo requerido por cada componente y elementos
del Modelo Estándar de Control Interno, en donde permanentemente se está promoviendo la cultura de
autocontrol.
Recomendaciones
La E.A.A.A.M.- E.S.P. en el último cuatrimestre debe dar cumplimiento a las metas establecidas en el Plan
de Desarrollo. Se debe continuar con el fomento en el compromiso y responsabilidad con la gestión de
riesgos en el personal de la Empresa, así como el fomento del Autocontrol, de forma que conlleve a todo el
personal de la entidad a asegurar el cumplimiento de los objetivos y a identificar posibles actos de
corrupción.
Firma de documento original
OSCAR IVÁN PULIDO RANGEL
Jefe de Control Interno