1. No category

DESCRIP CIÓ N DE ACTIVIDADES
NO VEDADES P O R DESVINCULACIÓ N
Mac roproceso
Gestión Administrativa
Código
PRO-27-2-02-04
Nivel 1
Gestión de Activos
Versión
0
Nivel 2
Manejo de novedades en activos
Fec ha publicación
Tipo Documento
23/04/2015
Descripción de
Actividades
1. Lineamientos

Este proceso en condiciones ideales tiene un tiempo de ejecución de 10 días hábiles.
2. Diagrama de flujo
3. Descripción de actividades
Reporte de desvinculaciones de personal
Entrada
Salida
Dirección Gestión Humana y Organizacional
Unidad Académica / Unidad Administrativa
Reasignación de activos a un nuevo responsable
Cliente
Unidad Académica / Unidad Administrativa
P roveedor
No.
1
2
3
Ac tividad
Desc ripc ión
Responsable
Informar el
personal a
desvincular
La Dirección de Gestión
Humana informa de manera
permanente al correo
electrónico
[email protected] la
notificación de desvinculación
de profesores o empleados de
la Universidad.
Gestión
Humana y
Organizacional
Comunicar la
desvinculación
de un empleado
Es posible también recibir la
notificación de desvinculación
de profesores o empleados
mediante comunicación
telefónica o por correo
electrónico a la cuenta
[email protected] por
parte de la Unidad solicitando
la realización del Inventario por
Desvinculación del profesor o
empleado que se retira.
Unidad
Académica /
Unidad
Administrativa
Enviar listado de
desvinculaciones
La información de
desvinculación de profesores o
empleados es enviada desde la
cuenta de correo electrónico
[email protected] al
Auxiliar de Inventario de
Activos Fijos encargado.
Asistente
Administrativo
de Activos Fijos
Sistema
Doc umentos
Listado de
personas a
desvincular
DESCRIP CIÓ N DE ACTIVIDADES
NO VEDADES P O R DESVINCULACIÓ N
Mac roproceso
Gestión Administrativa
Código
PRO-27-2-02-04
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Coordinar cita
para realizar
inventario
5
Consultar el
inventario
activos a cargo
del responsable
6
Realizar
inventario por
desvinculación
Nivel 1
Gestión de Activos
Versión
0
Nivel 2
Manejo de novedades en activos
Fec ha publicación
Tipo Documento
23/04/2015
Descripción de
Actividades
Una vez la información es
recibida, el Auxiliar de
Inventario de Activos Fijos
verifica la fecha de
desvinculación y coordina la
cita (día y hora) con el
responsable por desvincular o
con una persona que este
delegue para la realización del
Inventario por Desvinculación.
En los casos que la
desvinculación es informada
después de la fecha de retiro
del profesor o empleado, se
coordina cita con una persona
de contacto en la Unidad para
verificar los activos y definir el
nuevo responsable.
Para la realización del
Inventario por desvinculación,
se genera reporte de activos
por responsable con la
transacción S_ALR_87011969 o
se consulta la base de datos de
activos fijos vigente a la fecha.
El día y la hora programada se
realiza el Inventario por
Desvinculación, confrontando
el listado de activos asignados
al responsable que se
desvincula contra las
existencias físicas y se define
con la Unidad los datos del
nuevo responsable de los
activos.
Si al momento del inventario
no se tiene definido el nuevo
responsable, los activos
quedarán bajo la
responsabilidad del Jefe
inmediato de la persona que se
retira o a cargo de la persona
que la jefatura designe.
Auxiliar de
Inventario de
Activos Fijos
Auxiliar de
Inventario de
Activos Fijos
Auxiliar de
Inventario de
Activos Fijos
SAP-AM
DESCRIP CIÓ N DE ACTIVIDADES
NO VEDADES P O R DESVINCULACIÓ N
Mac roproceso
Gestión Administrativa
Código
PRO-27-2-02-04
Nivel 1
Gestión de Activos
Versión
0
Nivel 2
Manejo de novedades en activos
Fec ha publicación
Tipo Documento
23/04/2015
Descripción de
Actividades
7
Informar el
estatus de paz y
salvo del
Inventario por
Desvinculación
El Auxiliar de Inventario de
Activos Fijos reporta a la
cuenta de correo
[email protected] el
estatus de paz y salvo del
inventario por desvinculación.
Auxiliar de
Inventario de
Activos Fijos
8
Informar a
Gestión Humana
el paz y salvo del
responsable
En los casos que no existan
diferencias en el inventario, se
notifica paz y salvo a la
Dirección de Gestión Humana
por correo electrónico.
Asistente
Administrativo
de Activos
Fijos
9
10
11
12
En los casos que se evidencien
novedades o faltantes
Informar a
resultantes del inventario se
Gestión Humana
notifica por correo electrónico
novedades con el
a la Dirección de Gestión
paz y salvo del
Humana para los trámites
responsable
correspondientes con el
responsable.
En caso de identificarse un
Realizar acuerdo activo faltante en el inventario
con responsable
se debe proceder con el
para identificar
respectivo proceso para
y/o recuperar
identificación y/o recuperación
activo
del activo con el profesor o
empleado a desvincular.
En los casos que se evidencien
sobrantes en el inventario, se
Identificar
revisará si el bien cumple con
sobrantes
las consideraciones de activo
fijo con el fin de evaluar su
activación en SAP.
Una vez finalizado el inventario
Actualizar la
físico, se actualiza la
información en el información de los activos en el
sistema
sistema SAP con la transacción
AS02
Asistente
Administrativo
de Activos Fijos
Gestión
Humana y
Organizacional
/ Activos Fijos
Coordinador de
Activos Fijos /
Asistente
Administrativo
de Activos Fijos
Auxiliar de
Inventario de
Activos Fijos
SAP-AM
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Gestión Administrativa
Código
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Nivel 1
Gestión de Activos
Versión
0
Nivel 2
Manejo de novedades en activos
Fec ha publicación
Tipo Documento
23/04/2015
Descripción de
Actividades
Generar Acta de
Activos Fijos por
Novedad
Una vez realizados los cambios
en sistema se genera el Acta
de Activos Fijos por Novedad y
se envía a la cuenta de correo
[email protected].
Enviar Acta de
Activos Fijos por
Novedad
Se envía al nuevo usuario
responsable por correo
electrónico el Acta de Activos
Fijos por Novedad. El envío de
este documento se realiza
desde la cuenta de correo
[email protected]
Asistente
Administrativo
de Activos Fijos
El responsable debe confirmar
por correo electrónico la
aceptación u observaciones del
Acta de Activos Fijos por
Novedad en un tiempo máximo
de (5) cinco días hábiles.
Unidad
Académica /
Unidad
Administrativa
Informar la
aceptación del
Acta de Activos
Fijos Por
Novedad
Auxiliar de
Inventario de
Activos Fijos
Notificar la
aceptación del
Acta de Activos
Fijos por
Novedad
Si se cumplen los días
estipulados y el responsable no
ha dado respuesta al
documento, el área de Activos
Asistente
Fijos enviará un correo
Administrativo
indicando que se da por
de Activos Fijos
aprobada la información
contenida en dicho
documento.
Archivar soporte
Cuando se recibe el correo de
aceptación o se notifica al
responsable la aceptación del
Acta de Activos Fijos por
Novedad, se archiva el soporte
electrónico y el documento de
Acta según indicaciones de
Gestión Documental.
Asistente
Administrativo
de Activos Fijos
Acta de Activos
Fijos por
Novedad
DESCRIP CIÓ N DE ACTIVIDADES
NO VEDADES P O R DESVINCULACIÓ N
Mac roproceso
Gestión Administrativa
Código
PRO-27-2-02-04
4.
Nivel 1
Gestión de Activos
Versión
0
Nivel 2
Manejo de novedades en activos
Fec ha publicación
Tipo Documento
23/04/2015
Descripción de
Actividades
Aprobación
Elaboró
Revisó
Aprobó
Cargo
Ingeniero de
Procesos
Coordinador de
procesos
Jefe de Compras y
Activos Fijos
Nombre
Fecha
Nicolás Montaño
07/03/2015
Alberto Poveda
10/03/2015
Paola Andrea García
14/04/2015