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CÓDIGO DE CONDUCTA DE PROVEEDORES
1. PREÁMBULO
KAMAX y todas sus entidades legales (en lo sucesivo “KAMAX”) están comprometidas con la
honestidad e integridad con respecto a su conducta empresarial en relación a empleados,
clientes, proveedores, competidores y cualquier otro interesado en general. KAMAX, como
compañía global, reconoce los diferentes requisitos legales y culturales y espera que sus
proveedores actúen con la misma equidad, honestidad y responsabilidad en todos los
aspectos del negocio. Este Código de Conducta de Proveedores destaca importantes normas
de conducta coherentes con las Directrices Corporativas de KAMAX, las cuales, todo
proveedor, debe respetar estrictamente.
2. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este Código de Conducta de Proveedores aplica a cualquier proveedor, consultor,
suministrador, distribuidor, subcontratista, agente comercial o cualquier otro suministrador de
bienes o servicios de KAMAX a nivel internacional (en lo sucesivo “proveedor”). KAMAX se
reserva el derecho de modificar o suspender este documento, en cualquier modo y momento,
cuando se estime oportuno.
3. CONFORMIDAD CON EL CÓDIGO DE CONDUCTA DE
PROVEEDORES
El proveedor reconoce y acuerda sumplir con los requisitos de este Código de Conducta de
Proveedores como elemento integral y preceptivo en las relaciones comerciales entre el
proveedor y KAMAX. El proveedor debe familiarizarse con las prácticas empresariales de sus
subproveedores y subcontratistas y debe requerir de éstos el cumplimiento de los requisitos
de este Código de Conducta de Proveedores. En caso de cualquier discrepancia relacionada
con el Código de Conducta de Proveedores, el proveedor deberá contactar con el
correspondiente Departamento de Compras de KAMAX.
4. REQUISITOS BÁSICOS DE COMPORTAMIENTO
4.1 Respeto a las leyes
El cumplimiento de las leyes y del ordenamiento jurídico constituye un principio fundamental
de nuestra compañía.
Todo proveedor de bienes o servicios debe cumplir las leyes y reglamentos del ordenamiento
jurídico en el que desarrolle su actividad. La violación de cualquiera de estas leyes debe ser
evitado en cualquier circunstancia, especialmente cuando ésta tenga consecuencias penales
de prisión, sanciones o multas económicas.
Independientemente de las sanciones previstas por la ley, cualquier proveedor responsable
de violar dicha legislación deberá responder por las consecuencias derivadas de dicha
violación de sus obligaciones.
KAMAX Automotive GmbH, Dr.-Rudolf-Kellermann-Str. 2, 35315 Homberg (Ohm), Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Sitz Homberg (Ohm), AG Gießen HRB 7351
Geschäftsführer: Hans Führlbeck
4.2 Responsabilidad por la imagen de KAMAX
La imagen de KAMAX viene determinada, en un grado sustancial, por nuestras actuaciones y
por el modo en que, cada uno de nosotros, incluyendo a nuestros proveedores, se presenta y
se comporta. Una conducta inapropiada, incluso de un solo empleado, puede ocasionar a
KAMAX un considerable perjuicio.
Cada proveedor debe hacerse cargo de la buena reputación de KAMAX y del respeto a la
compañía en cada país y en cada aspecto del desarrollo de su función.
4.3 Respeto mutuo, honestidad e integridad
El proveedor debe tratar a cada persona con respeto y equidad, teniendo en cuenta los
derechos humanos fundamentales, expuestos, por ejemplo, en la Declaración Universal de
Derechos Humanos de Naciones Unidas, así como la Declaración Tripartita de Principios
sobre las Empresas Multinacionales y Politica Social de la Organización Internacional del
Trabajo (OIT) perteneciente a Naciones Unidas, que incluye, aunque sin limitación, la
prohibición de trabajos forzosos, mano de obra infantil, así como una remuneración digna,
beneficios sociales, horario de trabajo, libertad de asociación y otras condiciones justas de
trabajo, en cumplimiento de las leyes aplicables.
El proveedor debe establecer un entorno de trabajo libre de toda discriminación, represalia y
acoso por motivos de sexo, edad, raza, color, etnia u origen, nacionalidad, religión o creencias
religiosas, discapacidad física o mental, estatus de veterano, orientación sexual o cualquier
otra característica protegida por la legislación vigente.
4.4 Gestión, responsabilidad y supervisión
Todo supervisor perteneciente a nuestros proveedores asume una responsabilidad por los
empleados que están bajo su supervisión. Cada supervisor debe ganarse el respeto mediante
un comportamiento ejemplar, un rendimiento en su trabajo, así como mediante transparencia
y competencias sociales. Además, debe fijar metas y objetivos claros, ambiciosos y realistas,
basados en la confianza, así como proporcionar a sus empleados y empleadas la máxima
responsabilidad individual y margen de actuación posible.
Es la responsabilidad de cada supervisor velar por que en su área de actuación se respeten
las leyes a través de una adecuada supervisión. La responsabilidad continúa recayendo en el
supervisor, incluso en caso de delegación de tareas.
5. TRATAMIENTO DE SOCIOS DE NEGOCIO Y TERCERAS
PARTES
5.1 Defensa de la libre competencia y legislación antitrust. Lucha contra la
corrupción.
Únicamente en un entorno de libre competencia puede darse un desarrollo en libertad. El
principio de integridad es de aplicación, igualmente, a la batalla por cuotas de mercado. Todo
empleado perteneciente a nuestros proveedores está obligado a cumplir las reglas de la libre
competencia. La evaluación de una conducta antitrust no siempre resulta sencilla en casos
individuales, sin embargo, determinadas actuaciones constituyen, por lo general, una
violación de la legislación antitrust. Así, por ejemplo, proveedores y sus competidores no
deben intercambiar información para pactar precios o capacidades. Igualmente resultan
inadmisibles los pactos de no competencia, la emisión de ofertas ficticias en licitaciones y el
reparto de clientes, territorios o programas productivos. Nuestros empleados no deben
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ejercitar ninguna influencia sobre los precios de reventa cargados por nuestros compradores,
ni establecer ninguna prohibición de importación o exportación.
5.2 Ofrecimiento, otorgamiento o demanda de ventajas
Nuestros proveedores luchan por conseguir contratos mediante la calidad y el precio de
productos y servicios innovadores. Ningún empleado de un proveedor deberá ofrecer u
otorgar, directa o indirectamente, ventajas injustificadas a otros en conexión con relaciones
comerciales, ni en forma económica ni en cualquier otra. Los obsequios a empleados de
KAMAX se deben seleccionar de tal modo, que eviten cualquier atisbo de mala fe o conducta
impropia percibida por el receptor. En caso de duda, el receptor deberá solicitar permiso por
parte de su supervisor para recibir dicho regalo.
En caso de denegación por parte del receptor, se debe entender que el regalo es inadecuado.
No deben entregarse obsequios a empleados públicos ni funcionarios.
Los empleados que establezcan contratos con consultores, intermediarios, agentes u otras
terceras partes deberán comprobar que en ellos no se ofrecen u otorgan ventajas no
justificadas.
Ningún empleado del proveedor deberá utilizar su puesto para demandar, aceptar, obtener o
recibir promesas de ventajas. Esto no aplica a la aceptación de pequeños obsequios
ocasionales de valor insignificante, si bien, cualquier otro tipo de obsequios deberá ser
rechazado o devuelto.
5.3 Reglas especiales para la concesión de contratos
Cualquier licitante para un contrato deberá ser examinado de forma justa y evitando
prejuicios. Aquellos empleados cuyo trabajo esté relacionado con la concesión de contratos
deberán cumplir las siguientes normas:
- El empleado deberá informar a su supervisor acerca de posibles intereses personales en
relación con sus obligaciones profesionales.
- Se debe evitar la discriminación injusta a favor o en contra de cualquier subproveedor en su
competición para obtener contratos.
- Sólo se deberán aceptar invitaciones de socios de negocio en caso de que la ocasión y
ámbito de la invitación sean apropiados o bien cuando el rechazo de dicha invitación se
puediera considerar una descortesía.
- Obsequios de socios de negocio serán rechazados y devueltos, a excepción de aquellos que
sean ocasionales y tengan un valor insignificante.
- Ningún empleado podrá establecer contratos privados con empresas con las que esté
llevando a cabo relaciones comerciales, si con ello pudiera beneficiarse mediante
cualesquiera ventajas. Esto es especialmente aplicable en caso de que el empleado pueda
ejercitar o ejercite una influencia directa o indirecta sobre la concesión de contratos por parte
de KAMAX a la empresa o a una de sus subsidiarias.
6. PREVENCIÓN DE CONFLICTOS DE INTERESES
El proveedor deberá prevenir a sus empleados con el fin de que no incurran en conflictos de
intereses o de lealtad en sus actividades profesionales. Dichos conflictos pueden producirse
en caso de que un empleado desempeñe una actividad para, o bien tenga intereses en una
tercera compañía.
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7. USO DE EQUIPOS PROPIEDAD DE LA EMPRESA
Los equipos y dispositivos del proveedor ubicados en oficinas y fábrica (como por ejemplo,
teléfonos, copiadoras, ordenadores, software, Internet/Intranet, máquinas, herramientas) se
deberán utilizar exclusivamente para negocios relacionados con la empresa. Excepciones y
pagos, en su caso, se deberán evaluar de forma local.
En ningún caso se recibirá o transmitirá información que incite a odio racial, exaltación de la
violencia u otros crímenes, o que contenga material sexualmente ofensivo en el marco del
respectivo entorno cultural.
Ningún empleado deberá, sin consentimiento previo de su supervisor, tomar registros,
cumplimentar bases de datos, realizar grabaciones de audio o vídeo, o reproducciones, a
excepción de que esto esté directamente relacionado con su trabajo.
8. USO DE LA INFORMACIÓN
8.1 Registros e informes
La colaboración abierta y efectiva requiere de una información exacta y veraz. Esto aplica
igualmente a la relación con inversores, empleados, clientes, proveedores y cualquier otro
socio de negocio, así como con cualquier estamento público y gubernamental.
Cualquier registro o informe producido internamente o distribuido externamente, debe ser
exacto y veraz. De acuerdo a los principios de contabilidad, los datos y otros registros deben
ser completos, correctos y apropiados en términos de tiempo y sistema. El requisito de
afirmaciones veraces aplica igualmente a las cuentas financieras.
8.2 Confidencialidad
Se debe mantener la confidencialidad en relación con asuntos coporativos de KAMAX que no
se hayan hecho públicos. Esto incluye, por ejemplo, detalles concernientes a la organización y
el equipamiento de la compañía, así como asuntos de negocios, producción, investigación y
desarrollo, documentación técnica, cifras de informes internos, etc.
La obligación acerca del mantenimiento de la confidencialidad se extiende hasta más allá de
la extinción de las relaciones comerciales con KAMAX.
9. MEDIOAMBIENTE, SALUD Y SEGURIDAD
9.1 Medioambiente y seguridad técnica
La protección del medioambiente y la conservación de los recursos constituyen objetivos
prioritarios para KAMAX. Una gestión medioambiental global asegura el cumplimiento de la
legislación y establece elevados estándares para este propósito. Ya en la fase de desarrollo
del producto, se deben establecer objetivos relacionados con diseños medioambientalmente
compatibles, la seguridad técnica y la protección de la salud.
El proveedor debe cumplir con la legislación aplicable y con los requisitos medioambientales y
debe preservar al máximo los recursos y proteger el medioambiente.
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9.2 Seguridad en el trabajo
El proveedor debe estar comprometido con la producción y suministro a KAMAX de productos
seguros, así como en proporcionar un entorno de trabajo en el que prime la prevención de
accidentes y la minimización de la exposición a riesgos por parte de los empleados.
Esto aplica tanto a la planificación técnica de los lugares de trabajo, a los equipos y procesos
como a la gestión de la seguridad y del comportamiento personal en el día a día en su puesto
de trabajo. El entorno de trabajo debe cumplir con los requisitos de un diseño orientado a la
salud.
10. SUMINISTRO RESPONSABLE DE MATERIALES
KAMAX está comprometida con el cumplimiento de las disposiciones de la Dodd-Frank Wall
Street Reform y la Consumer Protection Act’s (Dodd-Frank) y sus correspondientes
reglamentos en relación con minerales conflictivos, tal como se definen en éstas, incluyendo
regulaciones promulgadas por la Securities Exchange Commission.
- Con el fin de apoyar dicho cumplimiento, el proveedor debe ejercitar las diligencias debidas
con respecto a los requisitos de la Dodd - Frank con el fin de asegurar una información
precisa de la fuente y cadena de custodia de los materiales conflictivos.
- El proveedor debe activar sus propias medidas de diligencia debida en el formato
especificado por KAMAX y debe responder a la solicitud de información acerca del
cumplimiento a su debido tiempo.
- El proveedor debe disponer de una política adecuada para asegurar el cumplimiento de este
requisito y para asegurar de manera razonable que el tantalio estaño, tungsteno y oro,
contenido en los productos que fabrica (siempre que sea de aplicación) no están directa o
indirectamente relacionados con financiación de grupos armados que cometan abusos de los
derechos humanos en la República Democrática del Congo o zonas adyacentes.
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