Código de Ética y Conducta Empresarial 2015 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Contenido Nuestro compromiso con la integridad Mensaje de nuestro Director Ejecutivo Nuestra filosofía y valores empresariales Nuestro Código de Ética y Conducta Empresarial 2 3 4 5 6 Protección de nuestros intereses y activos 7 Conflictos de intereses Manejo de nuestra propiedad e información Manejo de los registros de la compañía Sistemas, redes, comunicaciones electrónicas Robo y mal uso de la propiedad Propiedad intelectual e información confidencial Seguridad de la información Contactos con los medios y la comunidad financiera Fraude y declaraciones falsas o engañosas Publicidad y actividades promocionales Uso de los medios sociales 8 10 10 11 12 13 14 14 16 18 18 Protección de la privacidad Protección de datos Nuestras relaciones con socios comerciales, clientes, proveedores y competidores Leyes de competencia y antimonopolio Soborno Ofrecimiento o aceptación de regalos o entretenimiento Sanciones comerciales Contratación con otras partes Nuestros tratos con gobiernos Hacer negocios con gobiernos Contratación de empleados del gobierno Participación política de la compañía Respeto hacia nuestros colegas y comunidades Prácticas de empleo justo El lugar de trabajo Derechos humanos El medio ambiente Inquietudes sobre denuncias e investigaciones Importancia de las denuncias Investigaciones Confidencialidad Protección contra represalias Preguntas frecuentes 19 20 21 21 22 24 25 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 36 37 38 39 39 40 41 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Nuestro compromiso con la integridad 4 Mensaje de nuestro Director Ejecutivo 5 Nuestra filosofía y valores empresariales 6 Nuestro Código de Ética y Conducta Empresarial 3 Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Mensaje de nuestro Director Ejecutivo Estimados colegas: 4 Como empleados de RELX Group, nos sentimos orgullosos de las contribuciones que hacemos y de la forma en la que conducimos nuestro negocio. La compañía es un proveedor líder mundial de soluciones de información para clientes profesionales en todas las industrias, que genera más de 28.000 empleos y opera negocios en cientos de comunidades en el mundo en las cuales vivimos y trabajamos. Ayudamos a los científicos a hacer nuevos descubrimientos, a los abogados a ganar casos, a los médicos a salvar vidas, a los ejecutivos a forjar relaciones comerciales con sus clientes. Ayudamos a los grupos de compañías de seguros a ofrecer precios más bajos a sus clientes al brindar mejor asesoría de riesgo, a ahorrar dinero a los contribuyentes y consumidores al permitir que las instituciones gubernamentales y financieras detecten el fraude. Nuestro Código de Ética y Conducta Empresarial incorpora las normas y políticas bajo las cuales operamos. El Código se combina con nuestros Valores y nuestros compromisos de Responsabilidad corporativa para proporcionar el marco y la orientación para operar de una forma abierta, honesta, ética y basada en principios. contratistas también están obligados a cumplir con los elementos clave del Código a través de nuestro Código de conducta del proveedor. Por favor, haga lo posible por leer el Código, entenderlo y usarlo como guía en su trabajo. Esto nos ayudará a garantizar que todas nuestras acciones son en beneficio de nuestra compañía y de nuestros clientes. Si tiene preguntas acerca del Código y su aplicación, debería hablar con su gerente, recursos humanos, un abogado de la compañía, un miembro de nuestro Grupo de cumplimiento corporativo o con un miembro del Comité de cumplimiento del área de negocios o de RELX Group. También le insto a que plantee sus inquietudes y denuncie cualquier situación donde usted crea que es posible que exista una violación del Código. El Código explica cómo lo puede hacer. También explica que tomar represalias contra cualquiera que alce su voz no será tolerado. Nuestro comportamiento define nuestra reputación. Confío en que juntos garantizaremos que continuamos cumpliendo con los altos estándares esperados de un miembro líder de la comunidad empresarial mundial. Muchas gracias. Erik Engstrom Director Ejecutivo El Código se aplica a todos nosotros. Explica cómo deberíamos comportarnos en el lugar de trabajo, en el mercado y en las comunidades en las que operamos. También describe cómo cada uno de nosotros debería manejar varios asuntos legales y éticos. El Código reconoce nuestras políticas ambientales y comunitarias y las estipulaciones del Pacto Mundial de las Naciones Unidas del cual RELX Group es signatario. Nuestros proveedores y Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Nuestra filosofía y valores empresariales Estamos comprometidos con la excelencia en nuestra contratación de empleados, nuestro desarrollo de productos y servicios, nuestras relaciones con los demás y nuestro logro de metas empresariales, de una forma abierta, honesta, ética y basada en principios. Para ayudarnos a cumplir con este compromiso, nosotros: n seguimos nuestros Valores de orientación hacia el cliente, Valoración de nuestra gente, Pasión por ganar, Innovación y Trabajo sin fronteras; n cumplimos con todas las leyes aplicables, donde quiera que hacemos negocios; n nos suscribimos al Pacto Mundial de las Naciones Unidas, una iniciativa de responsabilidad corporativa voluntaria con la intención de garantizar la protección de los derechos humanos, prácticas laborales justas y no discriminatorias, cuidado del medio ambiente y eliminación de la corrupción; n nos esforzamos por hacer negocios con clientes y proveedores con carácter y reputación empresarial sólidos; n evitamos apoyar organizaciones que participan en la discriminación; y n confiamos en que nuestros empleados trabajan con honestidad e integridad. Volver al índice 5 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Nuestro Código de Ética y Conducta Empresarial Al leer y seguir el Código, hacer preguntas y denunciar una conducta ilegal o falta de ética, usted nos está ayudando a respetar nuestros altos estándares de ética y nuestro compromiso de cumplir con la ley. 6 El Código de Ética y Conducta Empresarial de RELX Group se propone ayudarle a entender y seguir las reglas básicas de cumplimiento y ética que se aplican a su trabajo. También le indica cuándo y a quién preguntar. Se aplica a cada empleado, ejecutivo y director que trabaja para cualquiera de nuestros negocios. El Código refleja nuestro compromiso de actuar ética y legalmente. Sin embargo, no describe cada ley y política que se podría aplicar a cada situación. Asegúrese de seguir cualesquiera políticas adicionales de RELX Group y empresariales que se apliquen a usted. Si cualquiera de esas políticas es más estricta que el Código, debería seguir la política más estricta. Usted es responsable de leer y cumplir con el Código y de realizar su trabajo éticamente. Si viola el Código u otras políticas, puede estar sujeto a acción correctiva o disciplinaria o aún perder su empleo. También podríamos remitir asuntos graves a las autoridades públicas para su posible procesamiento. RELX Group y cada negocio tienen Comités de cumplimiento para ofrecer orientación y supervisión para los asuntos relacionados con el cumplimiento. Los miembros del Comité están incluidos en una lista en las redes internas (intranets) de negocios y de RELX Group. Debería hacer preguntas acerca del Código a su gerente, recursos humanos, un abogado de la compañía, un miembro del Grupo de cumplimiento corporativo o a un miembro del Comité de cumplimiento. Es preferible hacer preguntas acerca de situaciones específicas a medida que se vayan presentando y antes de tomar una acción que posiblemente podría violar la ley aplicable, el Código u otra política. Si usted es testigo o se da cuenta de una conducta ilegal o falta de ética, tiene la responsabilidad de denunciarla. Nosotros prohibimos tomar represalias contra un/a empleado/a que denuncia una violación que él/ella cree sinceramente que ha ocurrido. El Código no es un contrato de trabajo. Está sujeto a éste y no cambia los términos de ningún contrato de trabajo individual o colectivo existente que se aplique a usted. La junta directiva de RELX Group plc es responsable de la interpretación definitiva del Código y puede revisar el Código en cualquier momento, sujeto a los términos de cualesquiera contratos de trabajo colectivos o legislación local aplicables. ¿CUÁLES SON MIS RESPONSABILIDADES CON RESPECTO AL CÓDIGO? n n n n n Volver al índice ? Léalo y entienda cómo se aplica a su trabajo Siga las reglas de cumplimiento y ética descritas en el Código Conozca y siga las políticas y leyes adicionales que se aplican a su negocio, lugar o papel específico. Cuando un asunto está cubierto por el Código y otra política o ley aplicables, siga la guía más estricta Haga preguntas si no está seguro de cómo se aplica el Código a una situación o decisión en particular que usted está enfrentando Denuncie las violaciones o sospechas de violación que usted cree que pueden haber ocurrido sin temor a represalias RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Protección de nuestros intereses y activos 8 Conflictos de intereses 10 Manejo de nuestra propiedad e información Manejo de los registros de la compañía Sistemas, redes, comunicaciones electrónicas Robo y mal uso de la propiedad Propiedad intelectual e información confidencial Seguridad de la información Contactos con los medios y la comunidad financiera 16 Fraude y declaraciones falsas o engañosas 18 Publicidad y actividades promocionales 18 Uso de los medios sociales Volver al índice 7 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Conflictos de intereses Evite actividades o intereses financieros que interfieran con el desempeño de su trabajo, su lealtad con RELX Group o las decisiones que usted tome en nuestro nombre. 8 Puede surgir un conflicto de intereses cuando usted toma parte en una actividad o tiene un interés financiero que lo desvía del desempeño pleno, leal y oportuno de su trabajo o interfiere con éste; o que podría influir inapropiadamente en las decisiones que usted tome en su trabajo. Es importante evitar dichos conflictos. Si usted piensa alguna vez que podría tener un conflicto o si piensa que puede parecer que tiene un conflicto, debería discutir la situación con su gerente y un representante de recursos humanos. Algunos conflictos aparentes pueden resolverse simplemente revelándolos; otros necesitan ser eliminados. Los conflictos de intereses pueden surgir de muchas formas. Los ejemplos comunes incluyen: Empleos, compromisos o afiliaciones externas. Cuando usted trabaja para otra firma, funge como director en otra firma, ofrece servicios de consultoría o contrata a otra firma, puede surgir un conflicto de intereses o la apariencia de un conflicto. Para evitar esto, no participe en ninguna actividad o empleo por cuenta propia o “trabajo secundario” que: n afecta negativamente la calidad o la cantidad de su trabajo para nosotros; n compite con uno de nuestros negocios; n implica que nosotros patrocinamos o apoyamos su trabajo externo o la organización para la que usted está trabajando; n daña nuestra reputación; o n hace uso o interfiere con nuestro tiempo, instalaciones, recursos o suministros. ? Marco es un empleado de RELX Group que también vende productos nutritivos. Durante el almuerzo, Marco usa su computadora del trabajo y dirección de correo electrónico de la compañía para avisar a los clientes sobre descuentos que él está ofreciendo sobre ciertos productos. ¿ESTÁ PERMITIDO ESTO? Respuesta: No. Aunque él puede estar realizando esta actividad en su tiempo libre, Marco está usando propiedad de la compañía (su computadora del trabajo y dirección de correo electrónico de la compañía) para promocionar un negocio que no está relacionado con su empleo. Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Intereses en otros negocios No permitimos tener participación con competidores, proveedores o clientes, con excepción de inversiones menores en compañías que se cotizan en la bolsa. Invertir en un competidor o prestar dinero a un competidor es un conflicto de intereses prohibido. Por lo tanto, también lo es tener intereses en uno de nuestros clientes o proveedores con quien usted o uno de sus subordinados trabaja. No está permitido tener dichos intereses económicos. Estos límites no se aplican a inversiones mediante fondos mutuales, las cuales están permitidas independientemente del valor de inversión. Si usted tiene haberes que son (o se volverán) mayores que estos límites, debería notificarlo de inmediato a su gerente. La única excepción a esta prohibición es que permitimos inversiones menores en las acciones que se cotizan en la bolsa de competidores, proveedores y clientes. Cuando su cónyuge, pareja doméstica u otro familiar inmediato trabaja, consulta o de otra forma tiene un interés financiero en uno de nuestros competidores o un cliente o proveedor con quien usted trata, existe un posible conflicto. Es necesario que usted divulgue dicho interés a su gerente y a un representante de recursos humanos. Asegúrese de que no haya una apariencia de comunicaciones inapropiadas o lealtades en conflicto. Una inversión es “menor” si es por un monto que no: n n influye o parece influir en sus decisiones en nuestro nombre, considerando su autoridad discrecional con respecto a sus transacciones con esa compañía, su compensación anual y otros factores relevantes; e influye en las decisiones de la compañía en la cual usted ha invertido. En cualquier caso, no puede poseer más del 1% de las acciones circulantes de la compañía que se cotiza en la bolsa. Oportunidades corporativas Usted tiene el deber de promover nuestros intereses legítimos al surgir la oportunidad de hacerlo. Sería inapropiado aprovecharse de oportunidades que se descubren a través de su posición o con el uso de propiedad, información o tiempo de la compañía. Nepotismo Es un conflicto supervisar o tomar decisiones de empleo o contratación que involucran a un familiar o alguien con quien usted tiene una relación personal cercana. Nosotros no prohibimos el empleo o contratación de familiares y no deseamos involucrarnos en relaciones consensuadas entre colegas. Sin embargo, es importante garantizar que los individuos no están o no parecen estar influenciados inapropiadamente por la existencia de relaciones personales cercanas. Usted no puede supervisar, negociar, aprobar o de otra forma participar directamente en decisiones con respecto a la contratación, promoción, compromiso contractual o compensación de su cónyuge, pareja doméstica, familiares inmediatos u otros con quienes usted tiene el tipo de relación personal cercana que podría parecer razonablemente que posiblemente compromete su habilidad de tomar decisiones empresariales independientes e imparciales. Volver al índice 9 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Manejo de nuestra propiedad e información Usted debe manejar nuestra propiedad e información responsablemente, sin hacer mal uso o desperdiciarla. El objetivo de nuestros activos es ayudarle a lograr sus metas individuales de trabajo así 10 como nuestras metas corporativas globales. No toleraremos el uso ilegal o inapropiado de la propiedad o información de la compañía. También cuídese de no ser descuidado. Manejo de los registros de la compañía Los registros deben ser exactos, completos y oportunos, y retenidos de conformidad con la Política de administración de registros y Programa de retención de registros de RELX Group y cualesquiera suspensiones de destrucción de registros aplicable. Preparación de registros La integridad de nuestros libros y registros es importante para nuestra credibilidad. Confiamos en que usted mantenga libros y registros que reflejen todas nuestras transacciones de forma correcta y justa. Esto ayuda a garantizar que nosotros proporcionamos a nuestros accionistas y al público información financiera completa, exacta, oportuna y comprensible. Igualmente, todos los registros no financieros que usted crea deben ser exactos, completos y oportunos. Esto incluye, por ejemplo, registros de costos, ventas, hojas de registro de horas trabajadas, informes de gastos, registros de planillas de pago de salarios y beneficios, archivos establecidos por la ley, contratos y adquisiciones. ? En la última semana del trimestre, Ian está pensando esperar una semana para registrar gastos por suministros que recibió antes en este mes para que no tengan un impacto sobre la rentabilidad de este trimestre. ¿PUEDE ÉL HACER ESTO? Respuesta: No. Ian debe preparar todos los informes internos y documentación de forma veraz y exacta. Nuestra credibilidad y reputación dependen de la exactitud de nuestros libros, registros y declaraciones. Todos los gastos deben ser registrados en el período en que fueron incurridos. Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial ? Ahora que muchos sitios de RELX Group cuentan con almacenamiento casi ilimitado de mensajes por correo electrónico en la nube, Frieda asume que ya no tiene que eliminar ningún mensaje por correo electrónico. ¿ESTÁ ELLA EN LO CORRECTO? Retención de registros Legalmente, debemos mantener ciertos registros empresariales durante períodos de tiempo específicos. Para cumplir con estos requisitos y para conservar espacio y limitar los costos de almacenamiento, usted debe retener y/o descartar registros tal como lo exigen la Política de administración de registros y el Programa de retención de registros de RELX Group. Esto incluye copias físicas de documentos, mensajes por correo electrónico, datos electrónicos almacenados de cualquier forma y registros en cualquier otro medio. A veces, usted debe mantener ciertos registros más allá del período de retención normal. Esto ocurre cuando usted tiene registros relevantes a una demanda legal real, amenaza de demanda legal o demanda legal razonablemente prevista, investigación del gobierno y citatorio para presentar documentos o información. Cuando surgen tales situaciones, usted deben mantener Respuesta: No. Muchos tipos de registros no se deberían conservar indefinidamente; y la mayoría de registros que deben retenerse por largos períodos de tiempo no deberían mantenerse como archivos de correo electrónico. Tener almacenamiento ilimitado no disminuye la necesidad de administrar activamente el correo electrónico y eliminar lo que debería ser eliminado de acuerdo con la Política de administración de registros y el Programa de retención de registros. todos los registros posiblemente relevantes en cualquier forma, suspendiendo inmediatamente cualquier eliminación ordinaria o alteración de documentos relativos a los temas de la disputa, investigación o citatorio. Un abogado de la compañía se pondrá en contacto con usted si tiene conocimiento de acciones legales o del gobierno, reales o previstas, que requieren la retención prolongada de registros. Sistemas, redes, comunicaciones electrónicas Use los sistemas de RELX Group para fines empresariales y esté enterado de que su uso no es privado. Todas las comunicaciones e información trasmitidas por, recibidas desde, creadas o almacenadas en una computadora, teléfono u otro sistema de información de la compañía (colectivamente los “sistemas”) son propiedad de RELX Group. Usted debe usar nuestros sistemas apropiadamente y cumpliendo con las políticas correspondientes. n crear, enviar, recibir intencionalmente, acceder, descargar o almacenar material sexualmente explícito, abusivo, ofensivo o inmoral; n jugar por dinero; n introducir deliberadamente programas maliciosos, tales como virus, en una red o servidor de RELX Group; n violar los derechos de reproducción, el secreto comercial, patentes u otros derechos de propiedad intelectual de otra parte; o n para cualquier otro propósito que viole nuestras políticas o pueda dar lugar a responsabilidad o causar daño a la compañía. Uso aceptable Nuestros sistemas son para fines empresariales. Aunque usted puede usar esos sistemas por razones personales limitadas, ese uso no debe interferir con su trabajo o incomodar a sus colegas o nuestros asuntos empresariales en general. Nunca debe usar los sistemas o equipos de la compañía para: n acosar, intimidar o hacer comentarios discriminatorios o difamatorios acerca de los demás; Si tiene preguntas acerca del uso de los sistemas de la compañía o tiene conocimiento de un uso cuestionable o prohibido, debería informarlo inmediatamente a su gerente. Volver al índice 11 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Privacidad Si usted trabaja en los Estados Unidos, no debería de tener ninguna expectativa de privacidad para lo usted crea, almacena, envía o recibe en nuestros sistemas. Aún en países con estándares de privacidad más estrictos, nosotros no garantizamos la confidencialidad del uso que usted hace de nuestros sistemas. Los mensajes por correo electrónico y de voz y el uso del internet están sujetos a ser interceptados y a ser revelados 12 a otros durante el transcurso de demandas legales o investigaciones. Donde está legalmente permitido, nosotros podemos monitorear el uso que usted hace de los sistemas para propósitos empresariales legítimos. Por ejemplo, esto incluye buscar evitar una sospecha de conducta ilegal u otro mal uso de los sistemas o para garantizar que estamos respondiendo adecuadamente a nuestros clientes y otros contactos de negocios. Robo y mal uso de la propiedad Nosotros prohibimos el robo real o el intento de robo o mal uso de propiedad de la compañía o la propiedad personal de otros empleados. Esto incluye el uso excesivo o el uso no autorizado de la propiedad de la compañía. El uso prohibido o el robo de propiedad de la compañía pueden tomar muchas formas, que incluyen: n el hurto de suministros, equipos, documentos, efectivo u otra propiedad tangible; n el uso excesivo de teléfonos, computadoras, máquinas fotocopiadoras, máquinas de facsímil u otro equipo para fines no empresariales; n la presentación de hojas de registro de tiempo o informes de gastos falsificados; n usar sin autorización nuestra información de uso reservado, secretos comerciales u otros activos; y n retener un beneficio personal de parte de un cliente, proveedor u otros con quienes hacemos negocios, que debidamente nos pertenece. Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Propiedad intelectual e información confidencial Al igual que la propiedad de la compañía, la información confidencial y la propiedad intelectual deben ser protegidas y mantenidas en nuestras oficinas, excepto según sea necesario para fines empresariales. Usted debe proteger nuestra información confidencial y de uso reservado, secretos comerciales y otra propiedad intelectual (incluso derechos de reproducción, marcas comerciales y patentes) con el mismo cuidado que tendría al proteger toda otra propiedad importante de la compañía. Esto significa usar y proteger adecuadamente la confidencialidad de la información. A continuación se proporcionan ejemplos del tipo de información que se considera confidencial o de uso reservado: n relaciones con los clientes; n planes de fijación de precios; n productos y servicios bajo desarrollo; n proyecciones y registros financieros; y n prospectos de adquisiciones o desinversiones. Consulte los Procedimientos de Clasificación del valor de la información para orientación sobre marcar y manejar varios tipos de información de la compañía. Todos los documentos, archivos, registros e informes que usted adquiere o crea en el curso de su empleo pertenecen a RELX Group. Puede retirar originales o copias de dicha propiedad de una de nuestras oficinas solamente si es necesario para completar su trabajo. Debe devolver tales registros de inmediato y en cualquier momento al ser así solicitado. Si está involucrado en una adquisición o desinversión, es posible que esté obligado a firmar un acuerdo de no divulgación. Periódicamente, tenemos en nuestras manos propiedad intelectual y/o información confidencial o de uso reservado que pertenece a alguien más. Esto podría incluir información o materiales con licencia y derechos de reproducción que se conocieron en el curso de una adquisición propuesta. Solamente copie y use propiedad intelectual o información de terceros si su uso cumple con las leyes aplicables y acuerdos con su propietario. ? Olivia y sus colegas de RELX Group desarrollan algoritmos de uso reservado para mejorar la relevancia de los resultados de búsqueda. Uno de sus algoritmos no fue seleccionado para implementación, por lo que ella decidió donar ese producto de trabajo a una universidad. ¿PUEDE ELLA HACER ESTO? Respuesta: No. El trabajo de Olivia es propiedad intelectual de la compañía. Ella no puede compartir el trabajo con nadie a menos que tenga autorización específica para hacerlo aunque la compañía no esté planeando usarlo actualmente. Volver al índice 13 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Seguridad de la información Cada uno de nosotros debe proteger la información que se nos ha confiado en nuestros trabajos. Debemos ser diligentes en prevenir el acceso no autorizado a nuestros sistemas y datos. Usted es responsable de conocer y seguir todas las políticas y prácticas diseñadas para proteger nuestra información. Esto incluye, por ejemplo: 14 n n mantener como confidenciales y no compartir la identificación de usuario o las contraseñas; denunciar apropiadamente los intentos para tener acceso o corromper nuestros sistemas a través de tácticas como correos electrónicos fraudulentos (phishing), uso de pretextos (pretexting) e ingeniería social; n leer y dar seguimiento a las comunicaciones y orientación emitidas por la compañía para proteger la información; n no cargar software personal o no autorizado en las computadoras de la compañía o en dispositivos móviles de la compañía tales como smartphones y tabletas; n seguridad física y protección por contraseñas de todos los dispositivos portátiles (laptops, tabletas, smartphones) y dispositivos de almacenamiento; n mantener el escritorio y las áreas de trabajo libres de información sensible; y solo enviar información confidencial o restringida si usted está autorizado para hacerlo y con las protecciones adecuadas para proteger la información. n Si su trabajo implica el acceso a información personal, registros públicos u otra información sensible, asegúrese de conocer y cumplir con todas las políticas y leyes aplicables para esa información. Si tiene preguntas o inquietudes acerca de la seguridad de la información, comuníquese con su gerente, su jefe de seguridad de datos o un abogado de la compañía. Una persona que llama y se identifica como un oficial de seguridad de la información pide a Audrey su información de inicio de sesión para revisar si tiene el último software antivirus cargado en su computadora. ¿DEBERÍA AUDREY DAR ESTA INFORMACIÓN A LA PERSONA QUE LLAMA? Respuesta: No. Usted nunca debería dar a nadie acceso a sus credenciales para ingresar al sistema. Contactos con los medios y la comunidad financiera Solamente los empleados autorizados pueden comunicarse con los medios o con la comunidad financiera. Nosotros aplicamos una Política de divulgación para garantizar que todos los informes y comunicados de prensa sean emitidos de forma coherente y con autorización. Usted no debe proporcionar información o responder a consultas de los medios o de la comunidad financiera sin la autorización apropiada. En su lugar, remita las consultas como sigue: n remita las consultas de los medios con respecto a nuestra compañía matriz (particularmente las concernientes a cuestiones financieras u otros asuntos confidenciales) al Departamento de comunicaciones corporativas de RELX Group; n remita las consultas acerca de su negocio individual según lo exijan las políticas y procedimientos de su unidad de negocios; y Volver al índice ? RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial n remita las solicitudes de información o visitas al centro de parte de instituciones financieras, intermediarios, analistas, comentaristas, accionistas u otros miembros de las comunidades financieras o de inversiones, al Departamento de finanzas corporativas de RELX Group. Solicitudes de información de parte de abogados y dependencias gubernamentales Si se pone en contacto con usted un abogado que no nos representa o que no representa a agentes gubernamentales, investigadores u otros terceros que buscan información o documentos de la compañía concernientes a un litigio o investigaciones posibles o reales, usted debería notificarlo inmediatamente a un abogado de la compañía. Esto es necesario aún si la solicitud no concierne a un asunto que nos involucra. Remitirlo de inmediato a un abogado de la compañía es vital si usted recibe un auto de comparecencia, citatorio u otro documento que legalmente requiere su comparecencia o que se dé una respuesta en una fecha específica. Nuestro abogado evaluará la situación, determinará la respuesta apropiada y asesorará a los empleados que necesitan estar al tanto de la situación. La unidad de negocios de Francis acaba de anunciar una adquisición que podría tener un impacto positivo en la comunidad local. Un bloguero (blogger) de negocios envía a Francis un texto preguntándole qué piensa acerca de la adquisición. ¿QUÉ DEBERÍA HACER FRANCIS? Respuesta: Francis debería rehusarse cortésmente a responder a la pregunta y debería referir al bloguero al departamento de comunicaciones de la compañía. Solamente las personas que están autorizadas a hablar en nombre de la compañía deberían responder a una solicitud de cualquiera en los medios. Las respuestas no autorizadas o inexactas pueden tener consecuencias dañinas o indeseables para la compañía. Volver al índice ? 15 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Fraude y declaraciones falsas o engañosas Todos los informes y declaraciones verbales o por escrito acerca de nuestro negocio deben ser exactos y no deben ser engañosos. 16 Nuestra credibilidad y reputación dependen de la exactitud de nuestros libros, registros y declaraciones. Prohibimos estrictamente cualquier intento de defraudar a un cliente, proveedor, accionista, auditor u otra persona con quien nos comunicamos o hacemos negocios. Esto incluye hacer declaraciones verbales o por escrito u omisiones, intencional o irresponsablemente falsas o engañosas, acerca de nuestros productos, servicios, condición financiera, políticas, seguridad, privacidad o prácticas de cumplimiento. Si usted se comunica con nuestros auditores internos o externos, debe proporcionar toda la información necesaria en relación con la preparación de informes de auditoría y corregir cualquier mala interpretación aparente de esa información antes de la publicación de informes relacionados. También debe preparar todos los informes internos y documentación de forma veraz y exacta. ? Tasha está haciendo una presentación para un posible cliente que hace varias preguntas acerca de nuestros productos. Insegura de una de las respuestas, Tasha quiere dejar una buena impresión y se inventa una respuesta que suena razonable. ¿Fue este el enfoque correcto? Respuesta: No. Siempre es mejor ser preciso y mantener nuestra reputación y credibilidad, que dar vueltas a los hechos y presentar información posiblemente incorrecta. Tasha habría servido mejor a RELX Group y al prospecto de cliente ofreciendo investigar la pregunta y seguir de inmediato con respuestas exactas. Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Fraude de títulos valores Es ilegal defraudar o intentar defraudar a alguien en relación con los títulos valores de una compañía que se cotiza en la bolsa, incluso acciones de RELX Group o de cualquier otra compañía acerca de la cual usted tiene conocimiento de información material, no pública, en el transcurso de su trabajo con RELX Group. Por ejemplo, es ilegal: n proporcionar al público información material falsa o engañosa acerca de nosotros o de otra empresa de capital abierto; n no proporcionar al público información material acerca de la cual debería tener conocimiento (sujeto a los requisitos de nuestra política sobre contactos con los medios y la comunidad financiera, tal como se describe anteriormente); n comprar o vender títulos valores basado en información material no pública; o n proporcionar tal información a otros que podrían usarla para comprar o vender títulos valores. La información material no pública se conoce como “información privilegiada” (insider information). La información es “material” si podría afectar el precio de los títulos valores o que un inversionista razonable consideraría importante para decidir si comprar o vender los títulos valores. La información es “no pública” si no ha sido divulgada en un informe anual o periódico a los accionistas, en un comunicado de prensa o en presentaciones públicas ante las autoridades reguladoras. Cuando tenga duda, debería dar por sentado que la información que usted conoce como empleado de RELX Group es material y no pública. Si tiene preguntas acerca de comprar o vender títulos valores cuando pueda (o parezca) estar involucrada información privilegiada, debería preguntar a un abogado de la compañía antes de negociar esos títulos valores. Cuando corresponda, usted debe cumplir con nuestro Código para transacciones de acciones antes de negociar títulos valores de nuestras compañías. ? Jorge tiene conocimiento de que su compañía va a adquirir un competidor, lo cual podría causar un incremento en el precio de las acciones del competidor. Él decide comprar algunas acciones del competidor y sugiere a su hermana que también haga lo mismo. ¿ESTÁ PERMITIDO ESTO? Respuesta: No. Jorge no puede negociar él mismo basado en información privilegiada, ni compartir esa información con otros para que puedan hacerlo. Esto se aplica a negociar acciones de RELX Group o de cualquier otra compañía. La “información privilegiada” es información material, no pública, que podría afectar el precio de los títulos valores o que un inversionista razonable consideraría importante al decidir si comprar o vender los títulos valores. Volver al índice 17 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Publicidad y actividades promocionales La ley requiere prácticas de publicidad y ventas justas y exactas. Ellas también ayudan a preservar nuestro nombre y nuestra reputación. Todas las afirmaciones publicitarias y otras declaraciones en cualquier medio impreso, electrónico o no impreso deben ser verdaderas y tener una base razonable. También deben estar fundamentadas antes de su publicación o difusión. Esto también se aplica a presentaciones orales o aún conversaciones informales donde usted hace comentarios objetivos, concretos o cuantificables acerca de nuestros productos o servicios o los de otras compañías. 18 Uso de los medios sociales Las plataformas y servicios de medios sociales son herramientas que nos ayudan a fortalecer nuestras marcas, promover nuestros productos y servicios, y construir relaciones con nuestros clientes actuales y futuros. Sin embargo, cuando use medios sociales, usted debe: n ejercer la integridad personal, el profesionalismo y la responsabilidad; n respetar nuestros derechos de propiedad intelectual y los de terceros; n únicamente hacer declaraciones o hablar en nombre de RELX Group si usted está autorizado para hacerlo; y n no compartir información confidencial u otra información protegida. Estas precauciones se aplican a la actividad de medios sociales sancionada o patrocinada por la compañía. También se aplica a su uso personal de los medios sociales cuando usted: n se identifica a sí mismo como un empleado del negocio de RELX Group; n publica acerca de nuestros negocios, productos, servicios o competidores; o n habla o se comunica con otros empleados o con nuestros auditores, editores, clientes, agentes, proveedores u otros socios. Consulte la Política de medios sociales de RELX Group para más información. ? Jon es un empleado de RELX Group a quien le gusta contribuir con información y opiniones basadas en sus experiencias de trabajo en discusiones de grupo en LinkedIn. Un colega le dijo a Jon que sus acciones estaban sujetas a la política de Medios Sociales de la compañía. Jon está en desacuerdo con su colega porque él lo está haciendo en su tiempo libre y en su propia cuenta de LinkedIn. ¿QUIÉN ESTÁ EN LO CORRECTO? Respuesta: El colega de Jon tiene la razón. Jon no tiene prohibida esta actividad pero está sujeto a la política porque probablemente lo van a identificar como un empleado de RELX Group y, por lo tanto, puede ser percibido como que está hablando en nombre de la compañía. Si está publicando acerca de los productos, servicios, competidores de RELX Group o está conectándose con otros contactos relacionados con el trabajo, está sujeto a la política. De conformidad, él necesita conocer y seguir la Política de medios sociales de RELX Group y cualesquiera políticas u orientación adicionales proporcionadas por su negocio. Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Protección de la privacidad 20 Protección de datos 19 Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Protección de datos Estamos comprometidos con la protección de la privacidad y seguridad de los datos personales relativos a nuestros clientes, empleados, consumidores y otros y con el cumplimiento de todas nuestras leyes que regulan cómo manejamos dicha información. 20 En el curso de nuestro negocio, podemos recopilar, retener y usar información personal de nuestros clientes, proveedores, empleados, candidatos para empleo y accionistas, en su capacidad como tales. Información personal es la información que puede ser utilizada para identificar a un individuo. Esta puede incluir información tal como el nombre de una persona, su dirección o número telefónico, o su número de identificación oficial. Nosotros queremos crear un ambiente de seguridad y confianza que motive a las personas a compartir su información personal con RELX Group tal como sea apropiado para nuestras necesidades empresariales. Esto nos permite entender mejor sus necesidades y proporcionarles así información, servicios y productos superiores. Para hacer esto, usted debe: n cumplir con las leyes y política de la compañía aplicables, relativas a la protección y uso de datos personales; n no recopilar, procesar, usar, revelar o almacenar datos personales a menos que usted tenga un propósito de negocios legítimo para hacerlo y haya proporcionado los avisos necesarios a los individuos correspondientes; y n seguir cuidadosamente las políticas de la compañía y otras protecciones relativas a la clasificación, recopilación, procesamiento, uso, divulgación, almacenamiento, transferencia y eliminación adecuada de información personal. Esforzarse por proteger dicha información como si se tratara de usted. Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Nuestras relaciones con socios comerciales, clientes, proveedores y competidores 22 Leyes de competencia y antimonopolio 24 Soborno 25 Ofrecimiento o aceptación de regalos o entretenimiento 27 Sanciones comerciales 28 Contratación con otras partes Volver al índice 21 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Leyes de competencia y antimonopolio Somos competidores fuertes pero justos. Nosotros prohibimos los acuerdos ilegales con competidores, clientes y proveedores, así como las prácticas monopólicas o comerciales injustas. 22 Competimos vigorosamente pero también justamente, con integridad y cumpliendo con las leyes de competencia y antimonopolio. Esas leyes promueven la competencia libre y justa alrededor del mundo para que los clientes se beneficien de la competencia abierta entre sus proveedores y los vendedores se beneficien de igual forma de la competencia entre sus compradores. Las leyes de competencia y antimonopolio prohíben las “restricciones al comercio”, incluso ciertos tipos de acuerdos o conducta que involucran a competidores, clientes o proveedores o aún a una sola compañía con una posición de mercado dominante. Los siguientes son ejemplos de posible conducta ilegal: n n n n Las compañías individuales con poder de “monopolio” o “dominante” pueden no tomar acciones que parezcan ser esfuerzos para controlar un mercado. Tales acciones generalmente incluyen: q atar o exigir la combinación de productos separados; q despido injusto de comerciantes, distribuidores o proveedores; q discriminación de precios; q fijación de precios predatorios (vender por debajo del costo); y q acuerdos de transacción exclusivos y extremadamente restrictivos. Prácticas comerciales o métodos de competencia injustos o engañosos, por ejemplo: q publicidad engañosa; q menoscabar el producto de un competidor; q acosar a un competidor; y q robar secretos comerciales u otra información confidencial del negocio. Los competidores tienen estrictamente prohibido hacer acuerdos o tomar acciones conjuntas con respecto a: q precios, términos o licitaciones; q asignaciones o divisiones de productos o territorios; q selección de clientes o proveedores; o q límites a la producción, inventarios o investigación y desarrollo. Los proveedores y sus clientes o licenciatarios generalmente no tienen permitido acordar los precios a los cuales serán vendidos los bienes o servicios. Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Existen razones y ocasiones legítimas para interactuar con los competidores, siempre que usted no participe en una colusión ilegal a través de estas actividades. Tales actividades incluyen el involucramiento en asociaciones comerciales, establecimiento de referencias, empresas conjuntas, reunir inteligencia competitiva y ciertas actividades conjuntas tales como el cabildeo e imposiciones legales. Las infracciones de las leyes de competencia y antimonopolio a menudo se tratan como hechos criminales que pueden resultar en condenas tanto de corporaciones como de individuos, incluyendo multas abultadas y penas de cárcel. Los costos, penas y responsabilidad civil en dichos asuntos a menudo superan por mucho las utilidades o los daños monetarios causados por la conducta o arreglo ilegal. Las posibles multas y penas son particularmente significativas porque nosotros, como compañía y como individuos, estamos sujetos a las leyes de competencia y antimonopolio de cualquier país en el cual nuestra conducta tiene un efecto económico. En la Unión Europea, la Comisión Europea (CE) y las autoridades locales tienen autoridad para conducir inspecciones sorpresivas (conocidas como “redadas al amanecer” (“dawn raids”)) cuando tienen sospechas de violaciones de la ley de competencia. La CE puede entrar a nuestras oficinas o aún a su casa, para examinar y tomar copias de registros de la empresa; sellar nuestras oficinas y registros; entrevistar a empleados; y tomar notas acerca de hechos o documentos relativos al tema y propósito de la inspección. Usted se debería familiarizar con la política y procedimientos de inspecciones sorpresivas para su negocio y ubicación y hacer las preguntas correspondientes a su gerente o a un abogado de la compañía. Para más información con respecto a las leyes de competencia y antimonopolio, consulte las Reglas de cumplimiento de las leyes de competencia y antimonopolio de RELX Group y cualesquiera políticas, directrices y procedimientos de negocios que sean pertinentes. ? Thomas estaba conversando con un grupo de competidores durante una conferencia comercial cuando comenzaron a hablar acerca de la necesidad de subir los precios. Thomas sabía que no debería discutir temas tales como costos y fijación de precios con sus competidores, así que se retiró inmediatamente. ¿FUE ESTA LA FORMA CORRECTA DE MANEJAR LA SITUACIÓN? Respuesta: Parcialmente correcta. Thomas tenía razón en salirse de la conversación porque aún conversaciones informales acerca de los competidores pueden conducir a infracciones antimonopolio. Sin embargo, Thomas debería haber hecho algo más que simplemente retirarse. Debería haber dicho de forma clara y firme que no deseaba participar en la conversación. Luego, debería darle seguimiento poniéndose en contacto con un abogado de la compañía para discutir la situación y determinar si ameritaba una acción posterior para evitar que pareciera que él o la compañía estaban involucrados en una conducta inapropiada. Volver al índice 23 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Soborno No ofrezca, entregue o reciba de su contraparte nada de valor, ventaja financiera o de otro tipo a cambio de un trato favorable o con la intención de influir en la toma de decisiones de quien la recibe. 24 El soborno ocurre cuando alguien autoriza, ofrece, solicita, entrega, recibe o acepta algo de valor o una ventaja financiera o de otro tipo a cambio de un trato favorable de una compañía, autoridad gubernamental, funcionario o empleado. Los sobornos incluyen pagos en efectivo, regalos, favores, cualquier artículo o servicio de valor o cualquier otra ventaja financiera. La mayoría de los países, todos los estados de EE. UU. y muchos gobiernos locales aplican leyes que prohíben el soborno y la corrupción. Muchas de estas leyes se aplican aún cuando la conducta ilegal es cometida fuera de las propias fronteras del país y/o por ciudadanos de otros países, tales como la Ley de soborno del R.U. y la Ley de prácticas corruptas en el extranjero de EE. UU. Las violaciones de estas leyes a menudo se tratan como actos criminales que pueden resultar en condenas tanto de corporaciones como de individuos, incluso grandes multas y sentencias de prisión. Para cumplir con las leyes antisoborno, usted debe evitar hacer o recibir pagos indebidos, ya sea de forma directa o de otro partipante comercial, cliente, representante del cliente o un empleado o funcionario del gobierno. Tampoco debe hacer tales pagos indirectamente a través de un consultor, agente u otra parte que presta servicios en nombre nuestro. También debe llevar libros y registros para que los pagos sean descritos honestamente y no sean utilizados para fines ilegales. Las leyes de soborno también limitan el ofrecimiento o entrega de regalos, entretenimiento o propinas, especialmente a empleados gubernamentales y funcionarios tal como lo explica la sección sobre Ofrecimiento y entrega de regalos o entretenimiento que se encuentra a continuación. Greg está desarrollando contactos de negocios en un país que es nuevo para la compañía. Un agente local le dice a Greg que necesitará $5.000 para facilitar presentaciones a funcionarios gubernamentales clave. ¿DEBERÍA GREG PROPORCIONAR EL DINERO? Respuesta: No. Greg debería aclarar muy bien al agente de ventas que él no pagará comisiones para obtener acceso o influir en funcionarios gubernamentales y debería denunciar la solicitud a su gerente o un abogado de la compañía. Pagar dinero a alguien con el propósito de influir en un funcionario gubernamental viola las leyes de muchos países, particularmente incluso la Ley de soborno del R.U. y la Ley de prácticas corruptas en el extranjero de EE. UU. Las violaciones de estas leyes pueden dar lugar a penas graves para la compañía y para los infractores individuales, incluso multas monetarias ilimitadas y posibles condenas de cárcel. Volver al índice ? RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Ofrecimiento o aceptación de regalos o entretenimiento No solicitar, aceptar, ofrecer o dar regalos o entretenimiento que pueda influir o parecer que influye en la habilidad de tomar decisiones de negocios objetivas. Los regalos de más del valor nominal, obsequios o entretenimientos frecuentes o un entretenimiento que es más que una cortesía social normal pueden parecer un intento para influir en usted o en la otra parte. Nuestra política tiene por objeto evitar la apariencia y la realidad de relaciones indebidas con clientes, vendedores, consultores, proveedores y otros socios comerciales actuales o potenciales. Además de esta política, usted debe seguir los estándares más estrictos exigidos por su negocio o departamento individual. Regalos Al tratar con empleados no gubernamentales, limite su ofrecimiento o aceptación de regalos, incluso productos, servicios personales o favores, a aquellos con un valor menor de £100 o el equivalente en su moneda nacional. Para empleados y funcionarios del gobierno, las leyes locales imponen límites legales aún más estrictos para la entrega de regalos, tal como se establece en las Reglas de cumplimiento para prevenir el soborno y la corrupción de RELX Group. n indecente o de contenido sexual; n ilegal o viola cualquiera de nuestras pólizas; n capaz de tener un impacto negativo en nuestra reputación; o n con la intención o puede aparentar tener la intención de influir en las decisiones de negocios de quien lo recibe. n dinero en efectivo, equivalente de efectivo (por ejemplo, tarjetas de regalo de American Express o Visa) o títulos valores; n ofrecido a cambio de algo (“quid pro quo”); Si usted recibe o desea dar un regalo valorado en más de £100 o su equivalente o que de otra forma parece crear un conflicto, consulte con su gerente antes de aceptar u ofrecer el regalo; y juntos revisen con su representante de cumplimiento o el Grupo de cumplimiento corporativo de RELX Group con preguntas acerca de lo apropiado de cualquiera de tales regalos. Se le puede pedir que devuelva los regalos de mayor valor o que la compañía se quede con el regalo para uso de la compañía o que lo done para fines de caridad en lugar de permitirle que se quede con él y se arriesgue a parecer que no es imparcial. n entregado en un momento en el que usted y las otras partes están negociando un contrato o están en un proceso de selección relacionado con el vendedor; Recuerde que aún los regalos de menor valor son inapropiados si son repetidos o tienen como objeto (o pueden parecer) influir inapropiadamente en quien los recibe. n parte de lo que podría parecer ser un patrón de hacer regalos frecuentes aún si son de valor nominal; Estos límites monetarios tienen el objeto de ser un máximo, ya que cualquier regalo que sobrepase el valor nominal podría ser sospechoso dependiendo de las circunstancias. No solicite regalos cualquiera sea su valor. Tampoco ofrezca o acepte un regalo que es: Volver al índice 25 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Entretenimiento Está permitido aceptar u ofrecer entretenimiento de negocios tal como un almuerzo de rutina, una cena, ir al teatro o un evento deportivo, si es razonable, no frecuente y en el curso de una reunión o evento de negocios de buena fe con la intención de discutir asuntos de negocios o fomentar las buenas relaciones comerciales. 26 Como una guía, el entretenimiento de negocios “normal” y “razonable” generalmente incluye lo que tiene un valor igual a los montos identificados para los regalos. También está sujeto a las mismas limitaciones que aquellas mencionadas anteriormente para regalos, independientemente del costo o valor. Eventos o entretenimiento extraordinarios que incluyen viajes cortos (por ejemplo, tiquetes para la Copa Mundial o un viaje de fin de semana) generalmente no son apropiados. Además, cuando considere el entretenimiento para empleados o funcionarios del gobierno, asegúrese de cumplir con los límites monetarios estrictos de la ley local establecidos en nuestra Política sobre ofrecimiento y entrega de regalos o propinas a funcionarios del gobierno. Antes de ofrecer o aceptar un entretenimiento que podría parecer excesivo, busque la aprobación de su gerente. No solicite entretenimiento cualquiera sea su valor. Aún el entretenimiento de menor valor es inapropiado si tiene como objeto (o puede parecer) influir indebidamente en quien lo recibe. Otros beneficios personales inadecuados Notifique a su gerente si alguna vez le ofrecen o recibe un beneficio personal como resultado de su posición en RELX Group. Su gerente, con la orientación de un abogado de la compañía, según sea necesario, determinará si el beneficio parece inapropiado. Marie está evaluando el software de administración de operaciones para comprarlo en nombre de la compañía. Durante una visita a las oficinas de un posible vendedor en Las Vegas, el vendedor le ofrece invitarla a cenar y ver un espectáculo. ¿QUÉ DEBERÍA HACER MARIE? ? Respuesta: Marie debería rechazar cortésmente la invitación. Aceptar entretenimiento lujoso en medio de tomar una decisión de compra podría influir inapropiadamente en Marie o parecer que lo hace. Puede ser apropiado reunirse con el vendedor para una comida de negocios razonable para discutir asuntos relacionados durante las negociaciones. Sin embargo, aún entonces, Marie debería pagar su consumo para evitar cualquier apariencia de posible irregularidad. Una vez que las negociaciones han concluido y Marie está trabajando con un vendedor, es legítimo que ella acepte una comida o entretenimiento de valor razonable, junto con fines comerciales legítimos, y que no parece ser un intento de influir inapropiadamente en ella. Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Sanciones comerciales Las leyes de sanciones comerciales internacionales imponen restricciones a nuestra habilidad de hacer negocios con ciertos individuos, entidades y posiblemente países enteros. Estas leyes ayudan a apoyar los objetivos de política exterior de los gobiernos, que incluyen prioridades tales como promoción de los intereses de seguridad nacional, lucha contra el terrorismo, prevención de la proliferación de armas de destrucción masiva y fomento de los derechos humanos y el estado de derecho. Estamos comprometidos con cumplir con todas las leyes de sanciones comerciales aplicables. No hacerlo puede tener un impacto en la reputación de RELX Group y podría resultar en la imposición de penas criminales y civiles graves a la compañía y a nuestros empleados. Nuestros esfuerzos de cumplimiento de sanciones involucran principalmente a los designados de cada negocio que evalúan transacciones con la orientación de representantes legales y de cumplimiento, en lugar de requerir la participación activa de la mayoría de empleados. Sin embargo, es importante que todos los empleados estén familiarizados con nuestra Política de sanciones comerciales y procedimientos relacionados y que planteen las preguntas o inquietudes a medida que surjan. Volver al índice 27 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Contratación con otras partes 28 En la mayoría de circunstancias, nuestra política es formalizar todos los acuerdos por escrito. Usted solamente puede celebrar acuerdos de conformidad con el nivel de autorización que su gerente le ha comunicado. Si no ha recibido un nivel de autorización, no debe firmar acuerdo alguno en nuestro nombre sin la aprobación de su gerente. También debe obtener la aprobación de su gerente y de un abogado de la compañía si está considerando dar por terminado un acuerdo antes de su fecha de vencimiento. Esto es porque un acuerdo que involucra aún cantidades de dinero relativamente menores puede contener obligaciones de indemnización inapropiadas u otras cargas contractuales o plantear asuntos de competencia problemáticos u otras inquietudes. Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Nuestros tratos con gobiernos 30 Hacer negocios con gobiernos 31 Contratación de empleados del gobierno 32 Participación política de la compañía 29 Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Hacer negocios con gobiernos Reglas estrictas se aplican a nuestras negociaciones, términos contractuales y relaciones comerciales con dependencias del gobierno y sus funcionarios y empleados. 30 A menudo trabajamos con dependencias, funcionarios y empleados del gobierno como clientes, autores, editores y en otras capacidades. Existen reglas estrictas que rigen nuestras relaciones comerciales, negociaciones contractuales y términos contractuales con dependencias del gobierno y sus funcionarios. Estas reglas algunas veces difieren de aquellas que se aplican al hacer tratos con clientes comerciales o privados y otros. Si usted está haciendo negocios con un ente, dependencia, funcionario o empleado gubernamental, debe conocer y seguir estas reglas. Las violaciones de estas reglas pueden resultar en penas graves, suspensión o inhabilitación para competir por contratos del gobierno e incluso a un proceso penal. Para garantizar que cumplimos con estas reglas, usted debe denunciar cualquier sospecha de violación de la ley relativa a un contrato con el gobierno. Nuestra Política de hacer negocios con dependencias y funcionarios gubernamentales de los Estados Unidos detalla más los requisitos que usted debe cumplir cuando trabaje con un gobierno en los Estados Unidos. Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Contratación de empleados del gobierno Antes de hablar con un empleado del gobierno actual o reciente acerca de trabajar con RELX Group, verifique que sería legal involucrarlo. Muchas leyes establecen restricciones para que las compañías que hacen negocios con el gobierno contraten como empleado o consultor, asesor, editor u otro contratista a un empleado del gobierno actual o anterior distinto a un empleado de nivel secretarial, auxiliar u otro nivel similar. Estas restricciones también cubren arreglos informales para un posible empleo bajo ciertas circunstancias. En consecuencia, consulte con un abogado de la compañía antes de discutir una propuesta de empleo o contratación con un empleado del gobierno actual o un empleado del gobierno anterior que dejó el gobierno dentro de un plazo de dos años antes de la propuesta de empleo o contratación. Volver al índice 31 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Participación política de la compañía Las contribuciones políticas están prohibidas con excepción de ciertas contribuciones preaprobadas en los Estados Unidos. 32 La mayoría de países prohíben el uso de fondos, activos, servicios o instalaciones corporativas en nombre de un partido o candidato político. Sin embargo, algunos estados de EE. UU. permiten tales contribuciones y actividades si cumplen con regulaciones estrictas de presentación de informes y divulgación. De conformidad, no permitimos el uso de fondos corporativos para contribuciones políticas, excepto en los EE. UU., y en ese caso, solamente cumpliendo con pautas estrictas para hacer tales contribuciones, tal como está establecido en nuestra Política sobre hacer contribuciones políticas. Si usted participa en el proceso político, expresa sus opiniones sobre asuntos legislativos o políticos, participa en actividades políticas y/o hace contribuciones políticas personales, usted debe conducir dichas actividades en su tiempo libre y por su propia cuenta. A menos que usted haya obtenido la aprobación anticipada de su jefe de región/país de Asuntos de gobierno y de un abogado de la compañía, debe evitar cualquier referencia a su afiliación con RELX Group o cualquiera de nuestras subsidiarias y aclarar que usted está actuando en su carácter personal y no por la compañía. Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Respeto hacia nuestros colegas y comunidades 34 Prácticas de empleo justo 35 El lugar de trabajo 36 Derechos humanos 36 El medio ambiente Volver al índice 33 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Prácticas de empleo justo Nosotros apoyamos la diversidad y la inclusión, prohibimos el acoso y la discriminación y estamos comprometidos con un trato seguro y justo para los empleados. Estamos comprometidos con el fomento de lugares de trabajo que promueven el trabajo en equipo, la diversidad, la inclusión y la confianza. 34 Nuestras políticas y prácticas de empleo son coherentes y tienen como objeto garantizar el cumplimiento de los principios del Pacto Global de las Naciones Unidas con respecto a prácticas de empleo justas y no discriminatorias. Discriminación Acoso Somos un empleador con igualdad de oportunidades. Estamos comprometidos a tratar a todos los empleados y candidatos para empleo con respeto y dignidad y prohibimos la discriminación. Reclutamos, contratamos, desarrollamos, promovemos, disciplinamos y brindamos condiciones de empleo independientemente de la raza, color, religión, nacionalidad, género, orientación sexual, estado civil, edad, discapacidad y cualquier otra categoría protegida por la ley. No toleraremos ninguna forma de acoso, incluso el acoso sexual o acoso de cualquier clase basado en cualquiera de las características protegidas que se mencionan anteriormente. El acoso puede ser comportamiento verbal, físico o visual que crea un ambiente ofensivo, hostil o intimidatorio. También prohibimos las bromas o insultos ofensivos raciales, étnicos, religiosos, relacionados con la edad o sexuales; la distribución o exhibición de fotos o caricaturas ofensivas; y el uso del correo de voz, correo electrónico u otros dispositivos electrónicos para comunicar información derogatoria o discriminatoria. Pueden existir protecciones adicionales para los empleados con base en las leyes locales y anotadas en las políticas de empleo complementarias aplicables. Por ejemplo, en los Estados Unidos, la discriminación basada en cierto estatus de veterano militar está prohibida. ? Después de que Juliette informó a su gerente que estaba esperando un bebé en seis meses, su gerente le dijo que él no podía considerarla para un ascenso porque ella “podría decidir quedarse en casa como mamá a tiempo completo” y no regresar al trabajo. A Juliette le preocupa que esto constituya una discriminación. ¿ESTÁ JUSTIFICADA SU PREOCUPACIÓN? Respuesta: Sí. El gerente está negando oportunidades de empleo a Juliette debido a su embarazo y una especulación de que ella no regresará a trabajar. Estas no son justificaciones apropiadas para negarle el ascenso. Condiciones de empleo Nosotros cumplimos con todas las leyes aplicables relativas al empleo y a las condiciones de empleo. Respetamos su derecho a representación ya sea a través de sindicatos, consejos laborales o cualquier otro foro apropiado. Estándares laborales Nosotros operamos en muchos países con variados estándares y condiciones laborales. Donde sea que hacemos negocios, buscamos garantizar que nosotros y nuestros proveedores cumplimos con todas las leyes laborables aplicables y ofrecemos a los empleados en todo el mundo condiciones laborales y salarios satisfactorios (tomando en cuenta las economías locales). Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Justo antes de que comience la reunión semanal del equipo, uno de los miembros del equipo cuenta una broma humillante acerca de un compañero que estaba ausente ese día. La mayoría se ríe con la broma y la gerente del equipo trata de restarle importancia, pero esto hace que Nathan se sienta incómodo. Nathan pide a su colega que no haga dichas bromas, pero la broma continúa. ¿Debería Nathan estar preocupado? ¿QUÉ DEBERÍA HACER ÉL? Respuesta: Nathan debería estar preocupado de que sus colegas están haciendo bromas a costa de un compañero de equipo ausente. Las bromas o comentarios ofensivos, discriminatorios, indecentes u obscenos pueden ser abusivos, o por lo menos ofensivos e inquietantes. Los comentarios o expresiones humillantes acerca de la apariencia de una persona o acerca de su género, raza, etnicidad, religión, edad, discapacidad, orientación sexual u otras características también son inapropiados. Tales observaciones, bromas o comentarios no tienen cabida en el trabajo. ? Tal como Nathan ya lo ha objetado y asumiendo que la gerente del equipo no ha abordado la situación dada su respuesta indiferente a las bromas, él debería denunciar su inquietud a recursos humanos. 35 El lugar de trabajo Estamos comprometidos con ofrecer un lugar de trabajo seguro y con cumplir con los requisitos legales para evitar peligros de seguridad y salud. Esperamos que nuestros empleados se conduzcan de una forma que contribuya con un ambiente de trabajo saludable, seguro y productivo. Salud y seguridad Nosotros manejamos nuestras instalaciones cumpliendo con todas las regulaciones de salud y seguridad aplicables. Para hacerlo, cada uno en nuestras instalaciones debe seguir todas nuestras instrucciones y procedimientos de seguridad, incluso aquellos señalados en la Política de salud y seguridad de RELX Group. Advierta a su gerente y recursos humanos inmediatamente si tiene alguna pregunta o inquietud acerca de posibles peligros de salud y seguridad en cualquiera de nuestras instalaciones. Lugar de trabajo libre de drogas El uso de drogas y alcohol puede presentar una amenaza a la seguridad y no tiene cabida en nuestro ambiente de trabajo. Nosotros prohibimos el uso, posesión, venta, fabricación, dispensa, distribución o compra de alcohol o drogas (a menos que se haga conforme a una receta válida y actual emitida por un profesional médico) mientras se encuentre en el trabajo o en nuestra propiedad. También prohibimos que los empleados tomen parte en un trabajo en nombre de RELX Group si están afectados por el alcohol. Se puede servir bebidas alcohólicas en las instalaciones bajo algunas circunstancias con la aprobación de la alta administración. Se espera que los empleados que asisten a dichas funciones se conduzcan de forma apropiada y profesional. También que cumplan con cualquier política de drogas y alcohol aplicable por su negocio. Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Derechos humanos Como firmantes del Pacto Global de las Naciones Unidas, estamos comprometidos con la protección de los derechos humanos. Apoyamos y respetamos los derechos humanos 36 internacionales dentro de nuestra esfera de influencia. También buscamos garantizar que no somos cómplices de abusos de derechos humanos. El medio ambiente Nos esforzamos en apoyar las iniciativas de mejora ambiental y reducir nuestro impacto negativo en el medio ambiente. Nuestros negocios tienen un impacto en el medio ambiente, principalmente a través del uso de energía y papel, el uso de tecnologías de impresión y producción y el reciclaje de desechos. Estamos comprometidos con reducir este impacto donde podamos y con apegarnos a los tres principios sobre el medio ambiente que están establecidos en el Pacto Global de las Naciones Unidas, que son: n apoyar un enfoque de precaución con respecto a los cambios ambientales; n emprender iniciativas para promover una mayor responsabilidad ambiental; y n alentar el desarrollo difusión de tecnologías compatibles con el medio ambiente. Para satisfacer este compromiso, nos proponemos usar: n recursos y materiales sostenibles y reciclables con un mínimo de desechos; n tecnologías, materiales y procesos que tengan un impacto mínimo en el medio ambiente, donde sea posible; y proveedores y contratistas que tengan los mismos objetivos. Nosotros establecemos medidas y metas para nuestro desempeño ambiental, tal como se indica en el Sistema de Manejo Ambiental de RELX Group. y Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Inquietudes sobre denuncias e investigaciones 38 Importancia de las denuncias 39 Investigaciones 39 Confidencialidad 40 Protección contra represalias 37 Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Importancia de las denuncias Denuncie sus inquietudes acerca de sospechas de violaciones del Código, ley o política en cualquiera de los lugares indicados sin miedo a represalias. 38 Investigaremos de inmediato las sospechas de violaciones del Código y tomaremos las acciones correctivas apropiadas cuando las violaciones sean descubiertas. Esto es importante para proteger a los empleados, preservar nuestra reputación y evitar exponernos legalmente. Necesitamos su ayuda para lograr este esfuerzo. Si usted tiene conocimiento o sospecha que alguien ha violado el Código o de otra forma actuó con falta de ética o ilegalmente, es importante que denuncie de inmediato sus inquietudes a su gerente, recursos humanos, un abogado de la compañía o a un miembro del Comité de cumplimiento. También puede denunciar violaciones a través de la Línea confidencial de RELX Group en www.ReedElsevierConfidentialLine.com o por teléfono por vía del número apropiado de su país, tal como se indica en nuestras redes internas. Las denuncias por la Línea confidencial de actividades desde Europa continental, o concernientes a ellas, solamente se permiten con respecto a sospechas de soborno, corrupción o irregularidades contables o financieras graves. Es importante denunciar violaciones independientemente de la identidad o posición del sospechoso de la falta. En muchos países, incumplir con denunciar una actividad criminal puede ser considerado como un delito. Nosotros preferimos que usted se identifique si denuncia una sospecha de violación. Sin embargo, reconocemos que en algunos casos usted puede sentir que es necesario permanecer en el anonimato. Sujeto a las limitaciones de uso en Europa continental, las denuncias se pueden hacer a través de la Línea confidencial de forma abierta o anónima. Las denuncias con respecto a asuntos contables o de auditoría cuestionables pueden ser presentadas directamente al Comité de auditoría Paul ve que su gerente acepta un regalo lujoso de parte de un proveedor. Paul sabe que esto viola la política de la compañía pero no quiere meterse en problemas con su gerente. ¿QUÉ DEBERÍA HACER PAUL? ? Respuesta: Debe denunciar el asunto. Independientemente de quién está involucrado, su responsabilidad es denunciar posibles violaciones de nuestro Código. Nosotros contamos con numerosos canales para denuncias y aplicamos estrictas políticas contra la represalia. Usted nunca debe tener miedo de denunciar una violación que cree que ha ocurrido. Las denuncias deberían hacerse a recursos humanos, un abogado de la compañía, un miembro del Comité de cumplimiento, su gerente (si él o ella no está involucrado/a) en la conducta) o por medio de la Línea confidencial. Si usted está usando la Línea confidencial, en la mayoría de los casos tiene la opción de denunciar anónimamente. Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Investigaciones Nosotros investigaremos todas las denuncias de sospechas de violaciones de la ley o del Código, incluso las anónimas. Para hacerlo adecuada y exhaustivamente, es imperativo que usted coopere con la investigación de las violaciones denunciadas. Confidencialidad No revelaremos la identidad de alguien que denuncie una sospecha de violación o que participe en una investigación relacionada a menos que el empleado que presenta la denuncia autorice la divulgación; que la revelación es exigida por ley, por regulación o por un proceso legal; o que, después de notificar al empleado relevante, la revelación parece necesaria para investigar el asunto apropiadamente. Volver al índice 39 RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Protección contra represalias La represalia de cualquier forma contra un individuo que sinceramente cree que ha ocurrido una violación del Código o de la ley, y la denuncia, aún si la denuncia está equivocada, o que ayuda en la investigación de una denuncia de violación, es una violación del Código o de la ley. Cualquier empleado responsable de dicha represalia estará sujeto a acción disciplinaria, e incluso hasta su despido. 40 Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Preguntas frecuentes 41 Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial Preguntas frecuentes P ¿Para qué es el Código? R El Código recopila las políticas y reglas generales clave que se aplican a RELX Group, a los empleados de todos nuestros negocios y a los miembros de nuestras juntas directivas. P ¿Hay otras políticas que se aplican a mi persona? ¿Cuáles políticas tienen prioridad? R Además de las políticas en el Código, RELX Group y sus negocios aplican políticas que se relacionan con todos o con parte de nuestros negocios. En algunos casos, RELX Group o sus negocios también tienen políticas más detalladas acerca de temas incluidos en el Código. Si es así, las políticas más detalladas también se aplican, en la medida en que sean coherentes con el Código. El Código se propone ayudarnos a mantener un ambiente legal, honesto y ético en todas nuestras compañías. 42 P ¿A quién se aplica el Código? R Se aplica a todos, incluso a todos los empleados de la familia mundial de las compañías de RELX Group. Cuando el Código de refiere a “la compañía” o RELX Group, significa todas las entidades, subsidiarias, divisiones, afiliadas y negocios de RELX Group plc. P ¿Cuál es la base para todas las políticas en el Código? R Muchas de las políticas en el Código se basan en las leyes y reglas y regulaciones gubernamentales que se aplican a RELX Group y nuestros empleados donde sea que hagamos negocios en el mundo. Otras políticas en este Código reflejan nuestra determinación de mantener un lugar de trabajo respetuoso y ético conducente a nuestro negocio y libre de discriminación, acoso y otra conducta inapropiada. Debido a que RELX Group es una compañía mundial, también existen leyes en cada país donde operamos que se aplican a nuestras operaciones en esos países. Se espera que usted cumpla con todas las leyes, reglas y regulaciones gubernamentales aplicables, aún si no están discutidas específicamente en el Código. En caso de un conflicto entre el Código y otras políticas complementarias, por favor, consulte con su gerente, recursos humanos o un abogado de la compañía. P ¿Qué pasa si tengo preguntas acerca del Código? R Aún después de leer el Código y de recibir entrenamiento en el Código y/o políticas individuales del Código, es posible que usted tenga algunas preguntas. Después de todo, muchas de las políticas están basadas en leyes y regulaciones complejas. Cumplir con cada política es importante porque aún una violación no intencional podría tener graves consecuencias para los individuos involucrados y para RELX Group. Por lo tanto, por favor, plantee las preguntas a su gerente, recursos humanos o a un abogado de la compañía. P ¿Qué debería hacer si tengo conocimiento de una violación del Código? R Su responsabilidad es denunciar cualquier violación de una política o ley de la cual usted tenga conocimiento. Puede denunciar violaciones a su gerente, recursos humanos, un abogado de la compañía, un miembro del Comité de cumplimiento de la unidad de negocios apropiada o RELX Group o a través de la Línea confidencial de RELX Group. Además del Código, hay políticas separadas aplicadas para RELX Group y cada negocio, país o grupo del cual usted es parte. También se espera que usted conozca y cumpla esas políticas. Volver al índice RELX Group Código de Ética y Conducta Empresarial P R ¿Podría la denuncia de una violación de una regla o política poner en peligro mi trabajo? P ¿Qué son los Comités de cumplimiento? R Los Comités de cumplimiento son grupos de gerentes de alto nivel designados para ayudar a garantizar el cumplimiento por parte del negocio que ellos representan y sus empleados. Hay un comité para todo RELX Group, que comprende gerentes de alto nivel y representantes de nuestros negocios. También hay comités para cada uno de los negocios principales. La información de contacto para los miembros del Comité de cumplimiento está disponible en nuestras redes internas. Las políticas de RELX Group están diseñadas para proteger a cualquiera que sinceramente crea que puede haber ocurrido una violación del Código y lo denuncia. Cualquier intento de represalia no solamente violaría la política de RELX Group sino que también podría estar en contra de la ley y será abordado como corresponde. P ¿Cómo hago una denuncia en la Línea confidencial? R La Línea confidencial es una salida para hacer denuncias si usted no se siente cómodo con denunciar una sospecha de violación o una violación conocida a su gerente, recursos humanos, un abogado de la compañía o a un miembro del Comité de cumplimiento apropiado. Es un servicio que está disponible 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año. Puede hacer denuncias en línea en www.ReedElsevierConfidentialLine.com o por teléfono. La información de acceso telefónico para cada país e idioma se encuentra disponible en el sitio web y en nuestras redes internas. P ¿Puedo hacer una denuncia sin identificarme? R Puede hacer denuncias en la Línea confidencial de forma anónima si así lo prefiere. Si lo hace, por favor, asegúrese de proporcionar tantos detalles como sea posible para permitirnos investigar mejor el asunto. A los denunciantes anónimos se les asigna un número de denuncia y se les pide revisar el registro de denuncias en una fecha específica. Usted debería hacerlo ya que esto también nos permitirá hacer preguntas de seguimiento si necesitamos más información para completar una investigación exhaustiva. P ¿Qué debería hacer si se me pide hacer algo que yo pienso que viola el Código? R Usted debería discutir sus inquietudes con su gerente. Si no se siente cómodo haciéndolo, debería ponerse en contacto con recursos humanos, un abogado de la compañía o un miembro del Comité de cumplimiento de su unidad de negocios o de RELX Group. Volver al índice 43 Code of Ethics and Business Conduct 2015
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