1. No category

FORMATO
INFORME
FECHA
APROBACIÓN:
05/03/2015
VERSIÓN:
005
CÓDIGO:
GE-NA-FM-041
INFORME DE GESTIÓN II TRIMESTRE 2015
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Bogotá D.C
PARA
:
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
ASUNTO
:
PRESENTACIÓN INFORME DE GESTIÓN II TRIMESTRE DE
2015
Contenido
1.
Introducción ............................................................................................................................... 1
2. Indicadores Plan de Acción ..................................................................................................... 2
2.1 Seguimiento digitalización de documentos de entrada ................................................ 2
2.2 Intervención proceso documental y administración TRD............................................. 3
2.3 Avance implementación estrategia cero papel .............................................................. 6
3. Ejecución presupuestal .......................................................................................................... 12
1. Introducción
El presente informe evidencia las actividades representativas a la gestión realizada
por el Área de Gestión Documental, durante el segundo trimestre de 2015 de
conformidad con las funciones asignadas.
Como proceso de apoyo dentro del Sistema Integrado de Gestión de CAJA HONOR,
el Área de Gestión Documental, gestiona el control de registros a partir de las
Tablas de Retención Documental, administrando la recepción, distribución,
consulta y conservación final de los documentos, como también lidera la política de
uso radcional del papel. De acuerdo con lo anterior, a continuacion se mencionarán
las actividades desarrolladas por dicho proceso en el segundo trimestre de 2015.
1
2. Indicadores Plan de Acción
El plan de acción dispuesto por CAJA HONOR debe ser entregado trimestralmente
a la Subgerencia Administrativa, para este trimestre se reportarán tres indicadores
de medición los cuales permiten conocer y hacer seguimiento a las actividades del
área.
Dichos indicadores se encuentran discriminados de la siguiente manera:
2.1 Seguimiento digitalización de documentos de entrada
Este indicador permite establecer un seguimiento al proceso de digitalización que
se realiza tanto en Correspondencia (Gestión Documental), en la Sede principal
(Asesores) y los diferentes puntos de atención (Asesores), teniendo como objetivo
garantizar que la documentación que es radicada en cada una de las sedes se
encontrará disponible para visualizarla digitalmente desde el sistema de
información de Gestión Documental.
Medición: Trimestral
Para la medición de este indicador se establecieron los siguientes datos: N° de
documentos digitalizados en el trimestre actual dividido por el N° de documentos
radicados en el trimestre actual por cien. La meta proyectada para este indicador
es igual o mayor al 90%
Desarrollo
Para la medición del segundo trimestre de 2015, se generó un reporte desde el
sistema de información Folium que permitiera identificar mensualmente los
documentos que fueron radicados y los que fueron o no digitalizados, el cual arrojo
los siguientes datos:
TOTAL RADICADOS SEGUNDO
TRIMESTRE
DOCUMENTOS DIGITALIZADOS
CUMPLIMIENTO
42.095
42.021
99.82%
Se identificaron 74 documentos los cuales no fueron digitalizados tanto en puntos
de atención como en Sede Principal. Aplicando la fórmula de este indicador nos
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arroja un resultado para el primer trimestre del 2015 del noventa y nueve punto
ochenta y dos por ciento (99.82%) reflejando el cumplimiento del indicador.
En el análisis del resultado de este indicador se refleja que los documentos no
digitalizados en su mayoría corresponden a trámites radicados en Sede Principal y
puntos de atención. Para subsanar estos inconvenientes se realiza por parte del
Área de Gestión Documental un seguimiento semanal y mensual de los
documentos que no refleja el digital reportándose a las personas que intervienen
en el proceso, con el fin que se subsanen.
2.2 Intervención proceso documental y administración TRD
Para este indicador se tiene en cuenta las dependencias en concordancia con el
cumplimiento de las TRD, para lo que se estableció una verificación de las mismas
las cuales se llevan a cabo dos (2) anualmente, quiere decir una (1)
semestralmente.
Medición: Semestral
Dentro de la formulación se tiene en cuenta el total de dependencias auditadas por
parte del Grupo de Gestión Documental dividido por el número de dependencias
programadas por cien. La meta para cumplir este indicador es realizar el 100% de
las visitas a las dependencias con TRD implementadas.
Desarrollo
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Se realizaron durante el primer y segundo trimestre 43 visitas de verificación y
seguimiento de TRD según el siguiente cronograma:
4
5
Estas visitas tuvieron como prioridad revisar cambios en las TRD y comprobar los
formatos del Listado Maestro de Documentos, para poder realizar la actualización
de las Tablas de Retención Documental de toda la entidad.
Por otro lado se solicitó a los puntos de atención que realizaran las debidas
transferencias documentales a las que por cambio de vigencia había lugar, cada
uno de los puntos de atención allego los documentos al área de gestión
documental con el siguiente memorando:
2.3 Avance implementación estrategia cero papel
Alineados a la política del Gobierno Nacional y la Directiva Presidencial 04 de 2012
“Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la
administración pública” la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía realiza
una serie de actividades que permitan el diseño y la implementación de dicha
política.
Medición: Trimestral
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Para la medición de este indicador se establecieron los siguientes datos: N° de
actividades desarrolladas en el periodo / N° de actividades proyectadas en el
periodo. La meta proyectada para este indicador es el 100% de la ejecución de las
actividades proyectadas.
Desarrollo
Para el desarrollo de este indicador se establece un cronograma en el que se
relacionan las actividades macro:
En cumplimiento con el cronograma propuesto para la ejecución de las actividades
que se desarrollarán para la creación de una estrategia de cero papel para la
Entidad, se ejecutaron cuatro macro actividades programadas en el trimestre que
consistieron en:
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Actividad 1. Diagnóstico documental: Dentro del proceso del diagnóstico y de
acuerdo al levantamiento de los tipos documentales producidos por la Entidad, se
presenta un diagnóstico trabajado con el proveedor del sistema de información de
gestión documental el cual tiene como objetivo la automatización de flujos
documentales y creación de documentos electrónicos con el fin de disminuir el
volumen de impresión.
Se realiza desde el enfoque de:




Tecnología
Manejo documental
Evaluación de los procesos misionales y procedimientos
Producción documental desde la radicación y volumen de producción de
acuerdo a las Tablas de Retención Documentales
De acuerdo a esta información se define el alcance del proyecto y se define el plan
de trabajo.
Actividad 2. Análisis
documentales
y
diseño
para
automatización
de
flujos
De acuerdo al diagnóstico de los procesos misionales se realiza la primera
proyección de los flujos documentales que se proyectan automatizar en el Sistema
de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.
INFORME DE AVANCE
Diseño Nuevo
FLUJOS
CSC
Levantamiento
Flujo
DOCUMENTALES
Validación Parametrización
Diseño
WorkManager
Pruebas
1
Correspondencia
100%
100%
100%
100%
80%
2
PQRD
100%
100%
100%
100%
70%
3
Gestión del Trámite
100%
100%
20%
0%
0%
4
Fondo de Solidaridad
70%
70%
0%
0%
0%
5
Leasing
70%
70%
0%
0%
0%
6
Negociación
0%
0%
0%
0%
0%
7
Proyectos de Vivienda
0%
0%
0%
0%
0%
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Actividad 3. Control en el consumo de papel: Se realiza un registro semanal
de las resmas entregadas a las diferentes dependencias.
Una vez finalizado el mes se revisa el registro de clics de impresión total de la
máquina y según el consumo se realiza la entrega de resmas, este registro es
tomado de la página web de cada una de las máquinas.
Realizando el comparativo del 2015 con la vigencia anterior se puede observar un
registro de consumo en resmas de:
MES
ABRIL
MAYO
JUNIO
TOTAL
VIGENCIA
2014
497
434
369
1,300
VIGENCIA
2015
273
250
260
783
AHORRO
224
184
109
517
Donde se evidencia un ahorro de 517 resmas de papel equivalente al 60% en
ahorro en el segundo trimestre comparado al del año anterior.
Actividad 4. Campañas de sensibilización
CAMPAÑA CAJA HONOR SE VISTE DE VERDE. DÍA DEL ÁRBOL
En conmemoración del día del árbol se dio inicio a la campaña llamada “Caja
Honor se viste de verde: tener conciencia es la clave”
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La campaña está pensada para articular los temas ambientales en una sola idea
logrando minimizar los esfuerzos pero obteniendo mayores y mejores resultados,
en ella se encuentran vinculadas el Área de Talento Humano y el Área de Servicios
Administrativos y se ha contado con el apoyo de Grupo de Mercadeo
El lanzamiento de la campaña contó con dos actividades:
La primera fue la entrega de una invitación con frases alusivas al Uso Racional del
Papel y sus beneficios.
La segunda actividad fue una charla a los funcionarios sobre el reciclaje y el uso
racional del papel brindada por una persona de la empresa Ekoplanet con la cual la
entidad tiene un convenio para el reciclaje.
CAMPAÑA CAJA HONOR SE VISTE DE VERDE. DÍA MUNDIAL DEL
RICICLAJE
El día 17 de mayo en conmemoración al día mundial del reciclaje, se realizó una
segunda sensibilización, la cual consistió en visitar cada una de las dependencias
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de la entidad, revisar el uso que la dependencia le ha dado a la caja de
REUTILIZACIÓN que se entregó en el primer trimestre e imprimir los contadores
por usuarios los cuales se dieron a conocer a cada persona y luego fueron
enviados por correo a cada uno de los jefes.
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3. Ejecución presupuestal
La ejecución presupuestal del Área de Gestión Documental para el 2015,
corresponde a:
RUBRO
GESTIÓN
DOCUMENTAL
MENSAJERÍA A
CRÉDITO
COMUNICACIONES
Y TRANSPORTE
GESTIÓN
DOCUMENTAL
INFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA
PRESUPUESTO
EJECUTADOCOMPROMISOS
CONCEPTO
$ 192,214,365
CUSTODIA
$ 1,002,010,800
472
$ 42,000,000
CORRA
$ 167,676,088
REPROGRAFÍA
$ 1,996,000,000
SGDEA
RECURSO HUMANO ASOCIADOS AL PAI II TRIMESTRE 2015
INDICADORES
RECURSO HUMANO (CANTIDAD)
PROFESIONALES
TÉCNICOS
CONTRATISTA
Avance implementación estrategia
cero papel
Seguimiento digitalización de
documentos de entrada
TOTAL
1
1
4
6
1
1
1
3
SANDRA MARITZA GARCÍA ESPITIA
Jefe Área Gestión Documental
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