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MANUAL DEL EXPOSITOR
El presente reglamento establece las obligaciones que debe cumplir el Expositor como usuario del
stand, así como las reglas a las que debe ajustarse como participante en el evento y que está
obligado a hacer valer y respetar.
1. GAFETES
1.1. Sólo tendrán acceso al área de exposición, las personas previamente registradas y que
cuenten con el gafete correspondiente, para lo cual el Expositor deberá entregar a más
tardar el 10 de Febrero 2016 el listado de personas que atenderán su stand.
1.2. Dentro del costo del stand están incluidos Únicamente 2 gafetes de expositor, en caso de
requerir más este tendrá un costo de $1,000.- por persona.
2. INSTALACION Y DESMONTAJE DEL STAND
2.1. El montaje del stand se hará únicamente en la fecha indicada por el Comité Organizador y
sólo en el sitio que el Coordinador de la Exposición le haya señalado para lo cual deberán
observarse las siguientes disposiciones:
Salón: Atrius 4 y 5
Horarios:
Montaje: Miércoles 09 de Marzo de 10:00 a 19:00hrs
Jueves 10 de Marzo de 07:00 a 19:00hrs
Inauguración Viernes 11 de Marzo a las 10:00hrs
Desmontaje: Domingo 13 de Marzo de 15:00 a 18:00hrs. No previo a las 15:00hrs
2.2. El Comité Organizador no será responsable de recibir ninguna mercancía, o material a
nombre del expositor, para ello, el personal del expositor que ingrese al evento, deberá
estar debidamente identificado y sus gastos de transporte y viáticos cubiertos.
2.3. En caso de envío de material previo al evento, este no podrá llegar al recinto con más de 2
días previos a los días oficiales en que comienza el evento y deberá contar con previa
autorización del comité organizador para revisar si hay disponibilidad de área para
resguardo de material.
2.4. El uso del check-room del hotel, es exclusivo para el almacenaje de equipaje de los
huéspedes, no pudiendo almacenar equipo de ninguna clase dentro del mismo ni antes ni
después del evento.
2.5. Al recibir el área que les corresponde, el Expositor deberá revisar el estado que se
encuentra en caso existir algún daño hacerlo constar en ese momento al Coordinador de
la Exposición y Representante de la sede, ya que de lo contrario en caso de no dar aviso
durante la revisión final y entrega de instalaciones para autorizar salida este será
adjudicado al proveedor, ya que no se tendrá la constancia de que fue entregado en mal
estado.
2.6. Los tiempos de montaje no están destinados a la construcción integral de los stands. No
están permitidos los trabajos de albañilería y herrería o similar.
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2.7. El expositor será responsable de cualquier daños por su culpa o negligencia al inmueble o
a terceros, en sus bienes o en sus personas, ya sea durante el proceso de montaje y
durante el evento.
2.8. Todo el equipo, mobiliario, utensilios y materiales que se introduzcan al área de exhibición
deberá ir acompañados de una relación, misma que deberá entregarse al personal de
seguridad al acceder al área de exposición.
2.9. El Hotel ni comité organizador en ningún momento se hace responsable por daño o pérdida
de artículos o pertenencias dejadas en las facilidades del hotel previo, durante o posterior
a la realización del evento.
2.10.
Insalación y montaje de equipos el hotel no proporciona ni renta ni herramientas,
escaleras o materiales que se utilicen y que no hayan sido considerados por el Proveedor.
El cableado extra es a expensas del proveedor y debe protegerse con cinta adhesiva para
evitar cualquier accidente. El equipo audiovisual que se ingrese a la propiedad (pantallas,
carritos, pedestales, etc) debe vestirse y encortinarse debidamente de acuerdo a los
lineamientos establecidos por el hotel.
2.11.
El proveedor externo será responsable de entregar las instalaciones en las
condiciones en que las recibe. Esto incluye la limpieza de las áreas o salones que se
ocuparon. En caso de requerir de transportación de basura, el cargo por este concepto
deberá ser cubierto por el proveedor antes de permitirle la salida.
2.12.
En caso de producir daños dentro o fuera de esta área, durante el montaje,
desmontaje o celebración del eevnto, tanto por personal propio subcontratado del
expositor, serán evaluados por el comité organizador y hotel, para el importe de estos que
deberán ser cubiertos por el expositor de forma inmediata, adicional de cubrir los montos
por daños y eprjuicios y en su caso, los días de renta adicionales que por causa de esta
reparación se llegaran a generar.
2.13.
Posterior al desmontaje del evento, todas las cajas, artículos promocionales
sobrantes y equipo diverso deben ser removidas de la propiedad inmediatamente después
de haber terminado la función para la cual fueron contratadas. Almacenamiento en días
posteriores estará sujeto a disponibilidad y ocasiona cargo adicional.
2.14.
Para el momento del desmontaje, el completo y comité organizador se reserva el
derecho, sin nunguna responsabilidad de embarcar, desalojar o almacenar los materiales
o equipos del expositor o sus proveedores que no hayan sido desalojados en la fecha y
horarios indicados, corriendo por cuenta del expositor los gastos en los que se incurran,
obligándose adicional a pagar una pena convencional, equivalente a un doce por ciento
(12%) del monto de la contraprestación.
2.15.
Los proveedores que deseen llevar a cabo labores de montaje y desmontaje de
exhibiciones, escenografías y equipo audiovisual extensivo dentro de las instalaciones del
Hotel Radisson Poliforum Plaza León, deberán llevar a cabo una inspección de
reconocimiento en áreas de la propiedad que serán utilizadas para éste propósito a fin
de establecer un acuerdo escrito para proteger las instalaciones contra daños y perjuicios
derivados del montaje y desmontaje en las áreas mencionadas.
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2.16.
Este acuerdo también aplicará si se subarrendan servicios de compañías ajenas al
Hotel, asegurándose que su proveedor lo ha leído y comprendido, comprometiéndose a
cumplirlo, en caso contrario, se aplicarán los cargos correspondientes por daños
causados al mobiliario o instalaciones de la propiedad.
3. ÁREA DE EXPOSICIÓN
3.1. Medidas del stand: 3 x 3 m e Islas de 4 x 5 m, con una altura al techo de 5m, se
proporcionará solamente un tablón con 2 sillas y 1 contacto eléctrico de 110 V.
3.2. El área de Exposición deberá corresponder estrictamente a la contratada y en ningún caso
el Expositor podrá invadir un área ajena.
3.3. Se considera parte del stand la decoración y productos de exhibición que el expositor
instale o presente dentro de éste. En tal virtud el Expositor no podrá utilizar espacios
distintos al stand o aquellos que no haya acordado por escrito con el Comité Organizador
para su uso u operación.
3.4. No se cuenta con personal de planta para carga y descarga de material
3.5. El Expositor no podrá subarrendar, traspasar o prestar el espacio asignado, total o
parcialmente a otra persona física o moral, tampoco podrá exhibir, distribuir o promocionar
productos ajenos al tema del evento sin previa autorización por el Comité Organizador.
3.6. El uso del stand por el Expositor durante el evento se limitará a los empleados de éste y a
las personas que autorice para efectos de montaje y desmontaje del eevnto, así como
para la prestación de algún servicio que sea contratado por éste durante el evento.
3.7. Todo el personar del Expositor deberá de tratar cualquier negocio, distribución de folletos
y/o promocionales dentro de su stand. Toda publicidad o promoción que se realice fuera
del espacio rentado, como pasillos, sanitarios, estacionamientos, restauranres o cualquier
otra área que no cuente con aprobación previa del Comité Organizador, será retirada del
evento sin compesación alguna para el Expositor.
3.8. El Expositor se compromete a coordinar el buen desempeño de su stand, para la
presentación de algún servicio que sea contratado por éste durante el evento, deberán
portar siempre sus gafetes, los cuales los identificarán como personal autorizado por el
expositor. Para uso exclusivo de esa área; por ningún motivo se permitirá a los
responsables del stand acceso a las áreas de conferencias, talleres o mesas redondas.
3.9. Puntos a considerar para su stand:
a) Con el objeto de prevenir situaciones inseguras y que puedan afectar a terceros y/o
poner en peligro la integridad física de los participantes y sus bienes, y buscando en
todo momento el beneficio e imagen del evento, el Expositor deberá diseñar su stand
con las reglas de montaje especificadas en este reglamento y teniendo, en todo
momento, la obligación de respetar los derechos de los demás expositores pero
principalmente la de sus vecinos.
b) El Expositor no podrá montar su stand excediendo los límites de espacio ni de altura
reglamentadas.
c) No obstruir, tapar la visibilidad, ni bloquear la circulación de un stand a otro.
3.10.Aire acondicionado durante labores de montaje y desmontaje no se encenderá el aire
acondicionado ni en salones ni en áreas específicas de trabajo.
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3.11.El equipo de voceo lo opera únicamente personal del comité organizador o la persona que
ésta designe para tales efectos y es para uso sólo en caso de emergencia o anuncios de
interés general.
3.12.El uso de equipos de sonido, instrumentos mecánicos o eléctricos o cualquier producto
que produzca ruido y/o sonido deberán de ser operados de tal manera que no afecte al
desarrollo de actividades de los demás expositores, visitantes o al evento mismo. Estos
equipos siempre deberán orientar o dirigir el sonido hacia el interior del stand.
3.13.El nivel de sonido en ningún caso podrá exceder los 60 decibeles. La participación de
grupos musicales o cantantes en vivo, estará sujeta a la determinación del comité organizador
y en todo caso estos deberán ubicarse siempre al centro del stand debiéndose de orientar
cualquier bocina también al centro del stand.
3.14.Queda prohibido:
a. El almacenamiento de artículos promocionales, contenedores, equipo o
herrramientas de montaje, antes, durante o posterior al evento en los pasillos del
Foyer del área de convenciones, pasillos del back of the house u oficinas de
Eventos.
b. El almacenaje de cajas o materiales fuera del stand asignado a cada expositor, el
comité organizador no podrá proporcionar al expositor ningún tipo de bodega para
productos o promocionales fuera de su stand por lo que será responsabilidad del
expositor el resguardo y custodia de sus equipos, mercancías, empaques y
valores.
c. La venta de artículos, asó como comida, bebidas y lo relacionado con un comercio
interno.
d. Colgar o sujetar obtejo alguno a la estructura del techo, ni amarrar de las
columnas, clavar, atornillar, perforar, ni pegar nada sobre los pisos, muros,
plafones, columnas u ptras instalaciones que formen parte del inmueble. En caso
contrario, los daños ocasionados serán cobrados al Expositor.
e. El montaje sobre paredes, techos, ventanales, columnas y pasamanos.
f. Tapar letreros o placas
g. Fumar e ingerir bebidas alcohólicas
h. La introducción y portación de toda clase de armas de fuego o punzo cortantes,
salvo aquellas personas que corresponden al personal de seguridad y que se
encuentren legalmente facultadas para ello.
i. Utilizar o exhibir maquinaria, equipo o sustancias peligrosas, tóxicas, nocivas para
la salud, inflamables o que dañen el medio ambiente.
j. Ingresar carga pesada. Toda maquinaria o equipo pesado deberá estar apoyada
sobre cojinetes de hule o algún otro material similar que amotigüe y proteja la
alfombra, distribuyendo la carga con tarimas a fin de evitar concentraciones que
excedan la capacidad de carga al piso.
k. El uso de sustancias peligrosas como solventes, gas, aerosoles o cualquier otra
sustancia o material corrosivo, reactivo, explosivo, tóxico o inflamable. También
está prohibido el uso de sierras, sopletes, soldadoras, compresoras para pintar
unidades o cualquier otra herramienta de este tipo.
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l.
Los equipos de combustión interna que permanezcan dentro de la exposición no
podrán ser puestos en funcionamiento y deberán contener el mínimo de
combustible necesario para entrar y salir del inmueble.
m. Bloquear física ni visualmente los señalamientos de seguridad, hidrantes,
extinguidores, rutas de evacuación, salida de emergencia y cualquier otro
dispositivo de seguridad así como invadir los pasillos con mercancías, anuncios,
decoración, empaques o cualquier otro objeto.
n. Colocar globos inflados con helio, mantas o utilizar algún tipo de fuegos artificiales
y pirotecnia.
o. Obstaculizar accesos principales, pasillos, puertas del edificio y/o rutas de
evacuación.
p. El uso de confeti en las instalaciones del Hotel.
3.15.Los stands deberán permanecer limpios durante su uso. Cajas y/o material de congreso
para distribución a los participantes deberá estar previamente organizado y en Orden en el
área asignada.
3.16.El personal de limpieza se encarga única y exclusivamente de la limpieza y remoción de
basura de todas las áreas comunes, pasillos y de cada unidad de sanitarios del inmueble. El
personal de limpieza no limpiará el interior de los stands una vez que se hayan entregado las
áreas a cada expositor.
3.17.Por razones de seguridad e higiene, está prohibido introducir alimentos y/o bebidas a las
instalaciones del Hotel. En caso de que requiera promocionar Alimentos y Bebidas en el stand
asignado, favor de contactar a : [email protected] para ver si es posible se
pueda dar autorización. Cualquier stand que proporcione alimentos durante el área comercial y
que no se haya dado autorización deberá retirarse inmediatamente.
3.1.1 INSTALACIÓN ELÉCTRICA
3.1.1.1.La energía eléctrica para la exposición de cada stand será suministrada por el
comité organizador a través del complejo, por lo cual ningún expositor tiene permitido abrir
los centros de carga, ni cajas de contactos y mucho menos conectarse a duchas
instalaciones eléctricas del edificio, en caso contrario el expositor se hace acreedor a una
sansión económica, a la desconexión del servicio que haya utilizado y no tendrá derecho a
contratarlo para reconexión durante todo el evento, independientemente de los daños y
perjuicios ocasionados al inmueble y a terceras personas afectadas.
3.1.1.2.Los stands solo incluirán alimentación eléctrica trifásica. Los Expositores que
requieran energía eléctrica adicional, debrán solicitarla con máximo 15 días de anticipación
al evento, para proporcionales el costo correspondiente.
3.1.1.3.Después del suministro de energía entregado por el contratista oficial en su espacio
contratado; la distribución o ramificación de electricidad dentro del stand estará a cargo del
expositor. En caso de cargas eléctricas por stand de 50amp. y superiores, deberá
presentarse un plano y proyecto de instalación eléctrica a el comité organizador, para su
aprobación de conformidad.
3.1.1.4.Los cables que se utilicen para la distribución de energía deberán ser
necesariamente de uso rudo y del calibre adecuado a la carga conectada, confirme a las
normas oficiales vigentes. Queda prohibido el uso de cable dúplex para ramificaciones
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dentro del stand. El cableado dentro del stand no podrá en ningún caso colgar de la
estructura y/o columnas, debiendo ser conducido en forma oculta por canalizaciones
adecuadas y/o quedar protegido.
3.1.1.5.El hotel se reserva el derecho de desconectar y retirar aquellos aparatos, focos,
lámparas, spots, o de cualquier otra índole, para los módulos que no estén debidamente
conectados. Esto con el único fin de proteger las instalaciones del evento contra
calentamiento innecesario por cargas no previstas y el de asegurar el suministro eléctrico
correspondiente a cada expositor.
3.1.1.6.El comité organizador no será responsable por las variaciones en el voltaje. Es
recomendable que el expositor proteja su equipo conr eguladores. El comité organizador a
través del Hotel, vigilará en todo momento el cumplimiento de estas disposiciones para
poder abastece de energía eléctrica.
4.
PRESENTACIÓN, COMPORTAMIENTO, LINEAMIENTOS Y OTROS
4.1 Usar en todo momento los uniformes de su compañía.
4.2 Todos aquellos proveedores que lleven a cabo labores de montaje y desmontaje de
escenografías, montaje de equipo audiovisual y sonido dento de las instalaciones del
Hotel deberán cumplir con los códigos de vestir (uniformes) establecido por el Hotel y el
uso de las áreas de servicios de huéspedes quedan estrictamente prohibidas, así como
sentarse y/o dormirse en las salas y sillones del foyer de Convenciones, aún en horarios
en los que no se estuviera sesionando.
4.3 Queda prohibido fumar en el interior de salones y áreas de convenciones.
4.4 No está permitido ingresar alimentos ni bebidas externos al Hotel.
4.5 Llevar en todo momento los gafetes.
4.6 En caso de no tener uniformes, usar vestimenta apropiada completa.
4.7 Se requiere el uso de zapatos y de camisa o playera. No se admiten trabajadores sin
ropa completa.
4.8 El acceso debe hacerse por los sitios previamente indicados.
4.9 La circulación se hará por las zonas demarcadas para tal fin.No se permite el uso de
vocabulario rudo o grosero.
4.10
Evitar silbar, gritar o perturbar el orden dentro de nuestras instalaciones. Hay que
tener consideración con otras personas que estén en reunión o eventos
4.11
No se permite el uso de radios, grabadoras y otros que tenga que ver con el trabajo
que realizan.
4.12
Todos los expositores y su personal deberán entrar y salir por la puerta designada
para este efecto y portar en lugar visible su gafete o etiqueta correspondiente en todo
momento que transite dentro del inmueble durante el evento.
4.13
Presentar la lista de los empleados que ingresarán a la propiedad junto con un
certificado de póliza de compensación al trabajador o seguro de accidentes o gastos
médicos
para proteger la propiedad en caso de que algunos de sus trabajadores se
lesione mientras labora en las instalaciones
4.14
Asumir total responsabilidad por el robo o pérdida de su equipo; ni el hotel, ni
comtié organizador aceptará responsabilidad alguna sobre ninguna de las situaciones
que este apartado se mencionan.
4.15
Cada expositor es responsable de sus equipos como computadoras, celulares,
portafolios, etc, y deberán tomar las medidas necesarias para su resguardo.
4.16
Todos los materiales y equipos del expositor deberán estar inventariados y se
deberá entregar una copia al personal de seguridad para su verificación. Este inventario
tendrá como único fin obtener una constancia para las empresas aseguradoras, en caso
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de que el expositor lo requiera para retirar del inmueble cualquier equipo o material
necesitará una autorización escrita del comité organizador y la firma del expositor. Este
procedimiento será coordinado por el personal de seguridad.
4.17
El equipo que haya sido importado temporalmente, bajo ninguna circunstancia
podrá ser retirado de la zona de exposición antes de finalizar el evento. Durante las
noches, después del evento, serán cerradas las puertas del inmueble, quedando
prohibida la entrada a toda persona ajena al comité organizador o a quien éste autorice
para ello. Durante estos periodos, toda la mercancía debe estar empacada, sellada y
concentrada en el stand. Si no es posible guardar mercancía que esté en exhibición,
esta debe quedar asegurada con mecanismos de protección y si esta misma cuenta con
piezas desmontables, hay que removerlas.
4.18
Cualquier daño o desperfecto deberá de ser cubierto antes de la salida del grupo.
4.19
Los proveedores deberá asumir total responsabilidad por robo o pérdida de equipo
desatendido dentro de las instalaciones.
4.20
El equipo que se haya dejado posterior al evento, el hotel se deslinda y se reserva
el derecho de liberar sin notificación previa, el espacio dentro de las instalaciones en las
que se hubiera dejado.
4.21
Las partes acuerdad que en caso de que el expositor incumpla con cualesquiera de
las obligaciones estipuladas a su cargo de conformidad, el comité organizador prohibirá
y suspenderá dicha conducta debiendo el expositor corregir o subsanar dicho
incumplimiento, pues en caso contrario, se le hará desalojar del eevnto, sin
responsbailidad alguna para el comité organizador, pasándole la posesión del stand, que
podrá darle el uso que más convenga buscando siempre el beneficio del evento,
obligándose el expositor a pagar al comité organizador como pena convencional, una
cantidad equivalente al monto de la contraprestación pactada en el contrato, quien
estará facultada para retener a su favor el importe de las cantidades que el expositor le
haya entregado con anterioridad por dicho concepto.
4.22
Es responsabilidad del expositor comunicar los lineamientos y especificaciones de
este reglamento a todos los proveedores que intervendrán en su participación en el
evento. El expositor es en todo momento responsable de los daños o problemas
causados por sus proveedores.
4.23
El completo cuenta con el estacionamiento asignado para el evento, que en
general es para todos los asistentes, expositores, organización y staff del evento con un
horario de Lunes a Viernes de 06:00 a 22:00 y sábado de 06:00 a 17:00hrs. El expositor
se deberá apegar a los lineamientos y políticas que para tal efecto dicte el hotel, ya que
la empresa no se hace responsable por daños o pérdidas totales o parciales del vehículo
o que pudieran sufrir estos estacionados o en tránsito dentro del complejo.
4.24
El expositor se compromete, a obtener de las autoridades correspondientes, las
licencias y/o permisos necesarios, que resulten aplicables para la operación de su stand,
de los cuales deberá entregar copia al comité organizador.
4.25
El llevar a cabo juegos de azar, rifas, sorteos real o simulado, requieren de un
permiso de la Secretaría de Gobernación, por lo cual solo se permitirán en la medida de
que se observen las leyes vigentes aplicables en esa materia y que el comité
organizador lo haya aprobado por escrito.
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4.26
El expositor es responsable de mantener la legalidad de los productos que exhibirá
en el evento.
5
DURACIÓN DE LA EXPOSICIÓN
5.1 El expositor mantendrá instalado su stand durante el tiempo del evento que será del 11
al 13 de Marzo, con horario de desmontaje hasta el día 13 de Marzo posterior a las
15:00hrs
6
SEGURIDAD
6.1 La seguridad particular de los objetos que se exhiben en cada stand, es responsabilidad
del expositor.
6.2 Los pasillos, salidas de emergencia, hidrantes, extinguidores, señalamientos y sistemas
de seguridad no podrán ser bloqueados física o visualmente por el expositor, sus
visitantes o materiales. Cualquier demostración o actividad que resulte en la obstrucción
de las áreas mencionadas o que impida la libre circulación de visitantes y/o expositores
adyacentes, será suspendida por el comité organizador.
6.3 El área de protección civil del complejo dará el Vobo al montaje, el cual deberá cubrir las
medidas necesarias de seguridad descritas en este reglamento.
6.4 Por su propia seguridad, queda estrictamente prohibido la colocación de equipo
audiovisual o stands de exhibición que obstruyan las puertas de acceso a salidas de
emergencias y equipo de extinción de incendios.
6.5 Es obligación del Expositor y de todo su personal identificar la ruta de evacuación y las
salidas de emergencia a fin de estar siempre prevenidos para una contingencia y en el
caso de que llegara a presentar, es necesario seguir las instrucciones del personal de
seguridad o del vocero general del complejo.
6.6 Es altamente recomendado que todo expositor contrate un seguro contra riesgos,
relativos a todo su material y equipo y prevea que este tenga cobertura extraterritorial de
tránsito y de sitio además del seguro contra robo y daños, responsabilidad civil y de
daños a la propiedad o a terceros, en sus bienes o en sus personas, aún cuando éstos
sobrevengan por caso fortuito o de fuerza mayor. El personal de seguridad realizará
inventario de su equipo para que exista constancia de ingreso.
6.7 El comité organizador y el hotel no tienen seguro para proteger sus equipos contra
daños o robos, por lo que cada expositor es responsable de asegurar sus propios
equipos y bienes
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7
ÁREA COMERCIAL
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NOTA: Este documento deberá enviarse firmado sin Excepción al siguiente correo
[email protected] antes del día 2 Febrero 2016 y entregado al personal de
AMMOM a su llegada al recinto para tener acceso al montaje.
Yo, el abajo firmante, he recibido una copia de Los Lineamientos del Manual del Expositor.
Confirmo que he leído y comprendido la información que en ella se incluye. Reconozco que seguiré
los puntos establecidos aceptando que los cargos enlistados en estos Lineamientos de servicio
sean aplicados a la forma de pago en efectivo o tarjeta antes de mi salida, y poder tener aprobada
mi salida del hotel en caso de daño alguno al mobiliario o instalaciones del Hotel Radisson
Poliforum Plaza León.
Fecha:_____________________
Stand:_____________________
Empresa:__________________
Nombre responsable:__________________________________________
____________________________________________________________
Tel. móvil contacto (indispensable):__________________________
9
Firma de Aceptación:__________________________
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CONTACTO
LOGISTICA Y COORDINACION DEL CONGRESO
Lic. Daniela Acosta
[email protected]
Lic. Mariajosé Moreno Bravo
[email protected]
SEDE ACADÉMICA
Hotel Radisson Poliforum Plaza León
Blvd. Adolfo López Mateos No. 2611 Ote.
Col. Barrio de Guadalupe
C.P. 37280, León, Gto.
Tel: (01 477) 710-002
Pag. Web: http://www.radisson.com
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