DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CREACIÓN DE SERVICIOS EN EL MAESTRO DE SERVICIOS Macroproceso Gestión Administrativa Código PRO-27-1-01-02 Nivel 1 Compra de bienes y servicios Versión 0 Nivel 2 Administrar el maestro de materiales y/o servicios Fecha publicación Tipo Documento 23/04/2015 Descripción de Actividades 1. Lineamientos  Este proceso en condiciones ideales tiene un tiempo de ejecución de 4 días hábiles. 2. Diagrama de flujo 3. Descripción de actividades Entrada Necesidad de crear un servicio para elaboración de documentos de compras Proveedor Unidad Académica / Unidad Administrativa Salida Correo electrónico Informativo del dato maestro creado Cliente Unidad Académica / Unidad Administrativa No. Actividad 1 2 3 4 Elaborar solicitud de creación del servicio Verificar la existencia del servicio en el maestro Crear solicitud para categoría de valoración Asignar categoría de valoración Descripción La Unidad, Facultad y/o Departamento que requiere elaborar el pedido, verifica que el servicio no se encuentre creado en el sistema. Posteriormente, diligencia el formato de solicitud Creación de Bienes y Servicios, finalmente envía el formato por correo electrónico al Almacén General a la cuenta [email protected] Responsable Sistema Documentos Unidad Académica / Unidad Administrativa FOR- 27-1-0101 Solicitud de Creación de Materiales y Servicios El funcionario responsable de la creación del servicio en el sistema recibe el formato vía correo electrónico y verifica que este diligenciado correctamente para su posterior creación. Una vez revisado el formato se valida en el maestro de servicios, que realmente el servicio no se encuentre creado (Transacción AC03). Asistente Administrativo del Almacén General Se envía la solicitud de Creación de Materiales y Servicios a contabilidad para la asignación de la categoría de valoración. Asistente Administrativo del Almacén General Verifica la información del servicio y le asigna la categoría de valoración Esto se realiza complementando el formato establecido de solicitud Creación de Materiales y Servicios. Contabilidad SAP-MM DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES CREACIÓN DE SERVICIOS EN EL MAESTRO DE SERVICIOS Macroproceso Gestión Administrativa Código PRO-27-1-01-02 Nivel 1 Compra de bienes y servicios Versión 0 Nivel 2 Administrar el maestro de materiales y/o servicios Fecha publicación Tipo Documento 23/04/2015 Descripción de Actividades 5 Creación del servicio en el maestro Se crea el servicio solicitado por la unidad en SAP. 6 Enviar código del servicio El Almacén General envía el código creado vía correo electrónico a la Unidad, Facultad y/o Departamento. 4. Asistente Administrativo del Almacén General Asistente Administrativo del Almacén General SAP-MM Aprobación Elaboró Revisó Aprobó Cargo Ingeniero de Procesos Coordinador de procesos Jefe de Compras y Activos Fijos Nombre Fecha Nicolás Montaño 07/03/2015 Alberto Poveda 10/03/2015 Paola Andrea García 14/04/2015