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CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
OBJETIVO DEL PROCESO
CÓDIGO:
C-RF-01
VERSIÓN:
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Desarrollar actividades de apoyo proporcionando los bienes y servicios necesarios que permitan el
funcionamiento logístico y operativo de los procesos de la Administración central de la Gobernación del Meta.
Gerente Administrativo y de Recursos Físicos
RESPONSABLES DEL PROCESO
SECRETARÍAS, GERENCIAS U
OFICINAS QUE PARTICIPAN EN Oficina de Apoyo a la Gestión Documental; Gerencia Administrativa y de Recursos Fïsicos.
EL PROCESO
REQUISITOS DEL PROCESO
REQUISITOS LEGALES
REQUISITOS NTC GP 1000:2009
4.1. Requisitos Generales
4.2.3. Control de documentos
4.2.4. Control de registros
Reglamentación lavado de tanques (Decreto 1575 de 2007, Art. 10).
6.3. Infraestructura.
Reglamentación de Agua Potable y Saneamiento Básico (Resolución
6.4. Ambiente de Trabajo.
1096 de 2000).
7.5.3. Identificación y trazabilidad
Reglamentación legal emitida por la superintendencia de vigilancia. Ley
7.5.4. Propiedad del cliente
594 de 2000, Acuerdos 38, 39, 41 y 42 del año 2002 del Archivo General
7.5.5 Preservación del producto y/o servicio.
de la Nación
8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos
Acuerdo 02 / 2004 Archivo General de la Nación, Circular 04 de 2003 y
8.4. Análisis de datos
circular 012 de 2004 del Archivo General de la Nación.
8.5.1. Mejora continua
8.5.2. Acción correctiva
8.5.3. Acción preventiva
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
SALIDAS
CLIENTES
Entrada
y
Salida
de
Mantenimiento de Infraestructura
en
Planificar
acciones
de elementos
Entes de Vigilancia
mantenimiento
preventivo
y Almacén.
Requerimientos Entes de Control
Todos los procesos.
y Control
correctivo de la infraestructura y el
ambiente de trabajo.
Archivo histórico para
consulta.
Organizar y controlar la prestación Información
sobre
Gestión del Talento Servidor Público competente y
de los servicios de vigilancia y aseo Desempeño
del Mejoramiento Continuo
Humano.
con bienestar.
de las dependencias de la proceso.
administración central.
Información
al
ciudadano sobre los
Almacén – Administrativa y trámites y servicios de Partes interesadas
Gestión financiera
Disponibilidad Presupuestal.
Recursos Físicos
la Gobernación del
Direccionar las facturas al Almacén Meta.
CARACTERIZACIÓN PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS
Evaluación
Seguimiento
y
Direccionamiento
Estratégico
Direccionamiento institucional y
Plan de Desarrollo.
Resultados de la revisión por la
dirección
Comunicaciones.
Políticas
de
divulgación
comunicación interna y externa.
Bienes y Servicios
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Planeación Estratégica
Informe con recomendaciones.
Proyectos viabilizados.
Gestión jurídica
C-RF-01
para pago de servicios públicos Información
para
domiciliarios e impuestos
rendición de cuentas.
Planeación
estratégica
Mejoramiento
Continuo
CÓDIGO:
y
Directrices de gestión de la
calidad
y
Desarrollo
Organizacional.
Asesoría jurídica.
Registrar las entradas y salidas de Planes, programas y
elementos al almacén.
Proyectos.
Necesidades
de
Administrar el parque automotor personal idóneo.
(remates de vehículos, proceso de Cumplimiento
a
adquisición, pago y administración recomendaciones de
de impuestos, mantenimiento a control interno.
autos)
Solicitud
de
Tramitar novedades y siniestros con Disponibilidad
presupuestal
la Aseguradora
Solicitud de concepto
Archivo
jurídico
de
Gestionar el servicio de archivo,
contratación.
transferencias documentales y
eliminación de documentos en
Documentación de los
archivo.
contratos y convenios
Necesidad
de
Todas las dependencias
asesoría y defensa
Administrar los riesgos del proceso
jurídica
del
Tomar
acciones
preventivas, Información
desempeño
del
correctivas y de mejora
Autos
Disciplinarios
(Control
servidor público
Disciplinario interno).
Medir los indicadores del proceso
Conceptos
jurídicos
de
Necesidades
de
contratación.
Participar en las auditorías internas
comunicación Interna
y externa.
Directrices de Contratación.
Talento Humano
Evaluación
Seguimiento
y
Gestión Financiera
Bienes y Servicios
Gestión Jurídica.
Gestión
(Control
Interno).
Jurídica
Disciplinario
Comunicaciones.
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Participar de la revisión por la
Solicitud de entrada y salida de dirección
Almacén
Todos los procesos
Solicitud de inventario, consulta,
y préstamo de documentos.
RECURSOS
Físicos: Instalaciones locativas, equipo de cómputo, papelería, archivadores, teléfono, elementos de oficina y condiciones favorables de ambiente
de trabajo
Financieros: Recursos propios.
Humanos: Asesor Oficina de Apoyo a la Gestión Documental, Profesionales Universitarios, Técnicos, Conductores y Personal de Apoyo.
PARÁMETROS DE CONTROL
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO.
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN.
Hoja de Vida de Indicadores del proceso.
Gestión de riesgos del proceso.
P-RF-01 Transferencias Documentales
P-RF-02 Servicio de archivo
P-RF-03 Solicitud de préstamo de documentos
P-RF-04 Eliminación de documentos
P-RF-05 Tablas de retención documental
P-RF-06 Mantenimiento de Recursos Físicos
P-RF-07 Entradas de elementos al Almacén
P-RF-08 Salidas de elementos al Almacén
P-RF-09 Semovientes
P-RF-10 Inventarios
P-RF-11 Cierre de mes
P-RF-12 Preservación de los bienes existentes en bodega
Manual de Funciones
REGISTROS DEL PROCESO
F-RF-01 Único de Inventario Documental
F-RF-02 Registro de Consulta y Servicio de archivo
F-RF-03 Solicitud de mantenimiento y servicios generales de recursos
físicos
F-RF-04 Sitios de Trabajo Auxiliares de Servicios Generales
F-RF-05 Formato Diagnóstico de Mantenimiento Preventivo
F-RF-06 Control de entrada y salida de personal de servicios generales con
funciones de aseo
F-RF-07 Paz y Salvo
F-RF-08 Verificación Física de Inventario en Bodega
F-RF-09 Verificación de Documentos de Contratos
F-RF-10 Verificación de Especificaciones de los Elementos Recibidos en
Donación
F-RF-11 Verificación de Especificaciones de los Elementos del Contrato
F-RF-12 Concepto Técnico de Equipos
F-RF-13 Inventario Físico Estado de Vehículos
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F-RF-14 Inventario Físico Estado de Motocicletas
F-RF-15 Resolución para dar de baja elementos devolutivo
F-RF-16 Acta de verificación ocular
F-RF-17 Memorando de Baja
F-RF-18 Memorando de Traslado
F-RF-19 Memorando de Entrega de Elementos
F-RF-20 Observaciones Inventarios Individuales
F-RF-21 Reporte de Existencias en Bodega
Tabla de Retención documental.
CONTROL DE CAMBIOS
Versión Inicial
VERSIÓN 01
Según acto administrativo
Reingeniería de Procesos
VERSIÓN 02
Según acto administrativo
Revisión y ajuste como resultado de la acción correctiva No 01 del 15 de febrero de
VERSIÓN 03
20 de abril de 2010
2010
Se ajustó el proceso ya que las actividades, documentos, responsables y requisitos
VERSIÓN 04
1 de Octubre de 2012
relacionados con Sistemas han sido asignadas al proceso de Gestión de las TIC.
Se realizan ajustes de acuerdo a la reestructuración organizacional de la
Gobernación del Meta, según decreto 0460 de 2012. Se ajusta el proceso antes
VERSIÓN 05
27 de Agosto de 2013
“Gestión de Infraestructura” ahora “Gestión de Recursos Físicos”.
Se segmentó la interacción, se clarificaron las actividades por responsables del
VERSIÓN 06
15 de Octubre de 2013.
proceso.
REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
REVISÓ
APROBÓ
GERENTE ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS FÍSICOS
REPRESENTANTE A LA DIRECCIÓN
ORIGINAL FIRMADO
Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.
ORIGINAL FIRMADO