GC-CP-01 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Versión 2 GESTIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS OBJETO PROVEEDOR ENTRADA TIPO - Políticas, objetivos, estrategias institucionales, Plan de Desarrollo Institucional. - Resultados de la Revisión por la dirección (período anterior). - Evaluación del plan d eacción (período anterior). Planear Direccionamiento institucional Adquirir y entregar los bienes o servicios requeridos por las unidades académicas y administrativas para apoyar su gestión, garantizando la calidad y entrega oportuna de los mismos. Administración de la Calidad - Políticas, objetivos, estrategias institucionales, Plan de Desarrollo Institucional. - Evaluación del plan d eacción (período anterior). Asignación presupuestal Todos los procesos Requerimientos, especificaciones técnicas. Hacer Gestión Financiera Proveedores - Información del proveedor (Representación legal, RUT, referencias comerciales, referencias financieras,etc.) - Cotizaciones, catálogos, propuestas. ACTIVIDADES 29/01/2015 RESPONSABLE SALIDA - Elaboración del presupuesto anual del área de compras y almacén. - Aplicación de las politicas, objetivos - Elaboración del plan de acción del área. y estrategias institucionales. - Establecer los criterios para seleccionar, evaluar y - Aprobación del Presupuesto de reevaluar a los proveedores. recursos físicos. - Establecer la metodología para realizar la compra de - Plan de acción anual bienes y servicios. - Políticas, procedimientos, y demás - Definir los métodos y criterios de aceptación de los documentos del proceso. bienes y productos adquiridos. - Seleccionar a los proveedores - Negociar con los provedores las condiciones de compra (plazos de pago, tiempos de entrega, etc.). - Recibir las requisiciones de bienes y servicios. - Cotizar los bienes y/o servicios de acuerdo con lo requerido. - Recibir el producto adquirido, de acuerdo con las condiciones establecidas. - Hacer entrega del producto adquirido al solicitante. - Proveedores seleccionados. - Condiciones de compra pactadas con los proveedores. - Ordenes de compra o servicio. - Ingreso de bienes o productos adquiridos al almacén. - Salida del almacén y entrega de bienes o productos al solicitante. Coordinadora de Compras CLIENTE Comunidad Universitaria Proveedor Comunidad Universitaria GC-CP-01 CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Versión 2 GESTIÓN DE COMPRAS E INVENTARIOS 29/01/2015 Administración de la Calidad Direccionamiento Institucional - Información de los lineamientos, metodologías, funcionamiento del Sistema de Gestión - Observaciones, recomendaciones de mejora, sugerencias (Auditoria Interna) - Sugerencias, solicitudes, necesidades y expectativas (Comunidad Universitaria) Verificar Direccionamiento Institucional - Realizar la reevaluación de proveedores. - Efectuar periódicamente toma de inventario físico en el almacén. - Medición y análisis de los indicadores. - Seguimiento a la ejecución presupuestal del área. - Seguimiento plan de acción anual (planes del proceso). - Realizacion de Comité de la Vicerrectoría para mejoramiento y seguimiento de los procesos a su cargo. - Reevaluación de proveedores. - Informe de toma física de inventario. - Resultado seguimiento a ejecución presupuestal. - Seguimiento al plan de acción. - Actas de comités realizados. Administración de la Calidad - Proceso analizado - Indicadores e informes analizados y evaluados. - Resultados de las auditorias internas. - Resultados de la revisión por la dirección. - Registro de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias relacionadas con el proceso. Ente certificador Actuar Administración de la Calidad - Seguimiento a los resultados de la implementación de las acciones tomadas. - Ajustes en los planes Administración de la Calidad Resultado Auditoría Externa RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS HUMANOS Coordinador de compras, Asistente administrativo, Auxiliar administrativo, Profesional de almacén, Auxiliar de almacén. INTERNA - Formulación e implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora con base en el resultado del desempeño del proceso. Equipos de cómputo, sistema de información, impresoras, teléfonos, suministros de oficina, archivadores. DOCUMENTACIÓN SOPORTE EXTERNA Procedimientos, Formatos e Instructivos del proceso de compras e inventarios. AMBIENTALES Cotizaciones, propuestas de servicio, catálogos. Espacios y puestos de trabajo, iluminación. REQUISITOS A CUMPLIR NTC ISO 9001 OTROS Norma ISO 9001 Numerales 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3 Lineamientos CNA (Factor 10).