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MUNICIPALiDAD DISTRITAL DE MORALES
R.U.C.20148157325
Morales, 08 de JLlnio de 2015
CONSIDERANDO:
del
o,,o l¡ NGT No O6 - Norma General del Sistema de Tesorería' establece el auso
fln
de
y
r""0" iÜ rár"'cü"'cñáu, páiu "ru"a"|. a pago de gastos menudos Lrrgentes
racionaliiar el uso de dinero en efeclivo'
tiene las
Municioalidad Dislrital de N'4orales a través de sus funcionarios
adecuado
para
uso
el
Normas
de establecer
rr"rlbd:;":;;i;';il*i-ir"", *n lu tinuli¿ad
dentro de las normas de austeridad
enmarcados
srempre
chica,
cala
Fdp"*
;;ü;;;;
a las dependencias de la
orientación
de
iái éá.Ü, Éi""ror""t;, y al mismo tiempo sirvan
.r,,é lá
Municipali¿ad;
Estandoconlasatribucionesconferidasenelartículo39oporlaLeyNo27972que
a su cargo a través de
e.taolele'q;á-la" éei"ncia" resuelven los aspectos administrativosla Asesoria Lesal' sub
il vi"to Bueno de
ñÜ;ü;;; ;"D;;"rirá. v "ontunao Unidad
"on
de Presupuesto' Unidad de contabilidad v
y
á"-ná.,"i"t*ción Finanzas,
Cái.""¡"
Unidad de Tesorería.
SE RESUELVE:
denominado "NoRlVlAS
ARTIcULO PRIMERO.- APROBAR la Directiva N" OO3-2015/MDI\4
p'iiülÑliinnclor'r DEL FoNDo DE oAJA oHICA" que establece los
t;RA ñ
que permitan cumplir a cabalidad con los-fines para los que se crea
que debe
il,o Oe Caia Chiáa, iacionalizando el uso del dinero en e[ectivo' la mrsma
('15)
títulos'
i,;;;É;sestion de la enlrdad, la misma que consta de trece
ii""ur"ntot norfnuti*s
"lÉ""¿o
;il;;;;
partir de la fecha la Directtva No 002-2015ARTICULO SEGUNDO.- DEJAR SIN EFECTO a
álartir de la tirma de la presente Resolucrón la Direcliva No 003-
üóil-y-;;"-;"-;g;;ia
2015/M Dl\4.
REGiSTRESE. GOMUNiOUESE Y CÚMPLASE
!3' ÉW,
-'i
á- &í"F
!o, o*2
\to ¡).'
P
Jr. Tarapoto N" 136 - Telf. (042) 522608 - lvlorales - San Martín - Perú
www moralesmun .gob.pe
MUNICIPALIDAD DI§TRITAL DE MORALES
R.U.C.20148157325
DIRECTIVA
í¡llD4¡rs
^#
I¡rr¡.tPá'!
ld,¡
o
'¿9
NO OO3-201
s.MDM
NORMAS PARA LA ADMINISTRACION DEL FONODO DE CAJA CHICA.
CONCEPTOS BASICOS:
con monlo
Fondo Fiio para Caia Chica: Es aquel constituido, por dinero en efectivo
para
atender
Aa acuerdo con las necesidades de la entidad'
filo
"«uOf."iOo
viáticos no
oportunamente el pago de gastos menudos y urgentes; excepcionalmente
programados Y jornales.
igual a
Reoosición del Fondo Fiio para Caia Chica: consiste en reiñtegrar una suma
presente
lol-qastos efectuados, de acuerdo a lo determinado en el Titulo X de la
directiva, previa verificación de Ia documeniación sustentatoria'
pago autorizados por
Documentación Sustentatoria: son lodos los comprobantes de
suunt ta"". como: Boletas de Venta, Facturas, Tickets, Recibos por Honorarios'
Declaración Jurada en casos
de Compra, etc.; así como
Liquidación
la
excepcionales.
se tendrá
Fuente de Fiñanciam¡ento: Para la atención de los Gastos de Caja Chica
(08)
lmpuestos
otros
(07)
Foncomun,
¿" 1"" fuentes de financiamientol
"ra-quio.
I\¡unicipales y/o {09) Recursos Directamente Recaudados'
OBJETIVO
Ios fines
Establecer lineamientos normativos que permitan cumplir a cabalidad con
en
del
dinero
el
uso
para los que se crea el Fondo Fijo de Caja Chica, rac¡onalizando
Lfectivo, la misma que debe conducir a una mejor gestión de la entidad'
FINALIDAD
Atender opoitunamente el pago de gastos menudos y urgentes; excepcionalmente
viáticos no programados y jornales.
ALCANCE
-i"
á" áli.n"" a todas las unidades
orgánica§ de
la
N¡unicipalidad Distrital de
I\¡orales, excePto los regidores
RESPONSABILIDAD
como responsable único, sLlplente y los encargados de las
de los
unidades orgánicas, son responsables de la custodia y adecuada utilización
Ll" p"i"á"." oé"¡g*das
fondos habilitados.
Jr. Tarapoto N" 136 - Telf. (O42) 522608 - l\¡orales - San lvlartín - Perú
\ /ww.n'toralesmuni clob.pe
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ffi
BASE LEGAL
. Ley No 27972 - Ley Orgánica de Municipalidades
. Lei No 28112 - Ley Marco de la Administracióñ Financiera del Sector Público. Lei N" 28693 - Ley del Sistema Nacional de fesorería, y modificatorias'
. TúO de la Ley N' 28411- Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto'para la
. NGT-06 Normas Generales del Sistema de TesorerÍa - Uso del Fondo FÜo
Caja Chica.
. Ñdr-oz ttlormas cenerales del sistema de Tesorería - Reposición oportuna del
Fondo para Pagos en Efectivo y del Fondo para Caja Chica'
. ¡lor-0á ¡lormai Generales del sistema de Tesorería - Arqueo Sorpresivo'
. NTCI 230-10 Uso del Fondo para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo
. Dkecliva de fesoreria No. OO1-2007-EF/77 14, aprobada por R D' Nro 0022OO7-EF/77.'15 Y modificatorias.
. Ñicl zao-o¿ óontrol de Saldos Pendientes de Rendición de cuentas y/o
Devolución.
Resolución Directoral N" OOl-2011-EF/77'15 Dictan disposiciones
.oÁotlrn"nt",u" a la Dilectlva de TesoreÍla aprobada por la R'D' No 002 2007
Flscal
fl-,i7 15 y sus rloditlcatorias. respecto del crene de oper¿ciones del Añootras'
entre
la
Caia
Chica,
anterior, dil Gasto Devengado y Girado y del uso de
g9-SUNAT, Reglamento de
áesolucion de Superiñtendencia Nro. OO7
Comprobantes de Pago.
DEL FONDO.
AUTORIZACION
-rvláoiu*" Y GONSTITUCION
Resolución de Gerencia Municrpal se autoriza la apertura-del Fondo
Tiio de Cara Chlca, des,qnaclón del responsable único de la adml4lsfaclon
sJplente. encatgados en ótras unidades orgánicas de la I\'4unicipalidad'
z.i
7.2
monto
lvlediante Resolución de Gereñcia Municipal, se autorlza la apertura v-el
pago
elect'vo'
en
de
cada
y
máximo
del Fondo Fijo para Ca)a Chica el monto
7.3
de
El responsable único y los encargado§ a los que se encomienda el manejo
relación
una
mantener
debeñ
nade;el fondo de caia chica nece§áriamente
276
iontractual con la Munic'palidad bajo el Régimen de la Decreto Legislativo
de
Servlclos'
Administrativa
y/o Dec,eto Legislativo N' 1057 Contratación
REQUERIMIENTO DE CAJA CHICA,
chica deben llenar el
a.l-L* irao.la¿ot." que requieran el uso de fondos de caja
que
a cargo de la
estará
Chica"
de
Caja
"Récrbo
Érovrsional
ron¡¡nfó 01
responsable del manejo de los fondos de caia chica, especificando los bienes v/o
servicios a adquirir, la justificación y el impofte'
-
8
Provisional de Caia Chica" debe ser firmada por la
persona que recibe y enhega el dinero en efectivo
2 El FORMAfO 01 "Recibo
servidora
8.3 En el caso que él o la responsable de cala chrca sea un.servidor o
reallzara
se
subordinado o subordinada, la entrega del fondo a los solicitantes
ián el Visto Bueno del
áii""pon"áor" ¿" lu
Chica"
Jr. Tarapoto
Sub Gerente áel Area en la que se encuentra laborando
chica en el Formalo No o1 "Recibo Provisional de caia
"aja
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DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS PARA LA RENDICION DEL FONDO DE
CAJA CHICA.
9-1 Los documentos válidos para la rendición delfondo de Caja Chica son todos los
comprobantes de pagos autorizados por Ia SUNAT, tales como: Boleias de
Venta, FactuÍas, Tickets, Recibos por Honorarios Electrónicos, Liquidación de
Compra, etc., y en forma excepcional la Declaración Jurada de Gastos.
9.2 Todos los comprobantes de pagos indicados en el párrafo anterior deberán ser
emitidos a nombre de la N4unicipalidad Distrital de [¡orales o l\¡ D f\,orales, RUC
No 20148157325; dirección: Jr. Tarapoto N' 136; sin enmendaduras ni borÍones'
9.3Los responsables del manejo de la Caja Chica bajo responsabilidad deberán
verificar en la página web de la Sunat que los RUC tengan las siguienies
condiciones: Estado del contribuyente ACTIVOS, Condición del Contribuyente
HABIDO y guarde relación del gasto consignado en los comprobantes de pagos
6"":
la actividad del negocio.
a§f
9.4
Se considera válido al consignar en los comprobantes de pago "POR
CONSUI\,O" cuando se realizan gastos por consumo de alimentos, en
concordancia con Io establecido en el Arlículo 8" del Reglamento de
Comprobante de Pago.
Arln¡n¡strac¡ón Tr¡butar¡a. a través del lnfarme N" 012-2OO1 KA1A)A (202.2001) ha
señatado que'Los negoc¡os que bÍ¡ndan el seN¡cb cle expend¡o de can¡das y bebidas
tates coma restaurantes y bares que en v¡ñud de la prestac¡Ón de dicha seN¡c¡o expiden
botetas de venta, cunplen con el requ¡sito de ¡nd¡car el t¡po de seNicio prestada, previsto
en el nuneÍat 3.7 del aiiculo 8" del RCP, al cansignaÍ en los nencionados comprabantes
de pago la frase "porconsumo".
!a
TE5Úi-TTtsIA
Los negoc¡as a que se ref¡ere el párrafa anterior, cunplián con el requ¡s¡to relal¡vo a la
descripción o l¡pa de seN¡c¡a cantemplado en el nuneral 1.9 del añ¡culo 8" del RCP, si es
que en las facturas que expiden cnns¡gnan la frase "por cansuma". S¡n embargo, en la
med¡da que resutte pos¡ble ¡nd¡car la cant¡dad y/o un¡dad de mecl¡da en relac¡Ón con el
seN¡c¡o prestado, tamb¡én deberá cons¡gnarse esta ¡nfarmac¡Ón en lafactura-
9.5 En el reverso de cada comprobante de pago debe indicarse el motivo del gasio,
debiendo estos ser finnados en señal de conform;dad por la persona que efectuó
el qasto, Jefe del área usuaria que realizó el gasto, responsable único de
la
administración de la caja chica, encargados del maneio delfondo de caja chica y
e! responsable de la Unidad de Contabilidad.
o/ñ
"1,o ñ
9.6 La Declaración Jurada se podrá utilizar como sustento de gasto en casos de que
la adquisición de bienes y/o servicios se realice en lugares donde no otorguen
comprobantes autorizados por la Sunat. De conformidad a lo establecido en el
Artículo 71" de la Directiva de Tesorería NÓ 001-2007-EF/77 15, Aprobada con
Resolución Directoral No 002-2007 EFl77.'15. Se establece en la presente
Directiva que el monto máximo de la Declaración Jurada es hasta
TRESCIENTOS Y 00/100 Nuevos Soles (S/. 300.00).
9.7 El personal responsable de Tesorería eslampara en todos lo§ comprobantes de
gastos que sustentan la reposición delfondo con el sello PAGADO, la misma que
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que se
serán llenados con los datos que contiene el comprobante de pago con el
etc)'
de
cheque,
numero
(Cta.
fecha,
Cte.,
giró el cheque de reposición
jurada'
9.8 Los gastos de movilidad local que se sustenten mediante declaración
gasto
la
siguiente
del
la
descripción
en
debJé contener necesariamente
información: Lugar de destino y motivo deltraslado'
REPOSICION DE FONDOS DE CAJA CHICA.
'10.1 La revisión
fi§calización de los documentos su§lentatorios
y
es
de
responsabilidaá del responsable único y del responsable de la Unidad de
por la
Conta¡itiOa¿. Los documentos que no reúnan los requisilos establecidos
para
su
Sunat y no justifiquen los gastos efectuados serán devueltos
horas.
de
24
deniro
regularización
10.2 Una vez que los documentos sustentatorios hayan sido veriflcados' el
resoonsable untco sollcitará a la Unidad de Presupuesto mediante
Memorandum la cerlficacion y registro del compromiso anual, posteriormenle
se remitirá el expediente al Unidad de Contabilidad para el registro de la fase
del compromiso y devengado, retornando el expediente a la SLlb Gerencia de
Adminisiración y Finanzaa para la elaboración del lvlemorándum que alitoriza a
la responsable áe fesorería el giro delcheque por conceplo de reposición'
y/o
10.3 La reposición del fondo podrá ser solicitado por el responsable únic!
del
fondo'
por
el
B0%
lo
menos
suplente, cuando se haya ejecutado de
áeLidamente sustentado áon lás comprobantes de pagos indicados en el Titulo
lX de la Presente D¡rectiva
10.4 Las personas designadas para el manejo del Fondo de Caja Chica,-deben
llevai un registro d; todos los gastos de caja chica en Excel especificando
datos de lo; comprobanles de pago tales como: fecha, número, nombre o
razón social, importe, meta presupuestal y partida específica'
10.5 Solo podrá efectuarse en el mes, reposición de fondos hasta tres veces el
mont¿ constituido de conformidad a lo dispuesto en el acápite b) inciso 4 del
Ariículo 1O' de la Resolución Directoral N'001-2011-EF177 15'
,r§\\
o.
rl
PLAZO DE RENDICION DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA.
1'1.1 La rendición del fondo de caia chica por parte de los trabajadores que han
recibido fondos de caia chica, será dentro de un plazo de 24 horas (teñer en
cÚenta el día hábil) de haber realizado el gasto o terminado la actividad'
11.2 Los trabajadores que reciban fondos de caja chica y no real¡cen el gaslo
después áe 24 horas de recibido el dinero deberán hacer la devolución a los
responsables de caja chica.
11.3 Los trabajadores qLle tengan rendiciones pendientes de caja chica, no serán
atendidaicon otras solicitudes hasta que hayan regularizado las pendientes'11.4 Los responsable del Fondo de Caja Chica debe realizar la rendición final de la
y
caja chica cinco (05) días hábiles antes de finalizar el mes de Diciembre s¡
la
en
corriente
misma
cuenta
en
la
h;biere dinero no utiiizado debe depositarse
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que se ha girado el fondo y entregar la papeleta de depósito a la Un¡dad de
iesoreria para la elaboraclon del Recibo de lngreso'
a
11.5 El responsable único de la administración de la caja chica está faculiado
de
responsables
a
los
momenlo
gastos
cualquier
en
de
solicit;r la rendiciÓn
cajas chicas encargadas en otras áreas'
MECANISMOS DE CONTROL.
gl i."pon..¡le ae la Unidad de Contabilidad o quien haga las veces efectuaÍá
lr.or.oa oerrodicos v sorpreslvos a los responsables del fondo la mlsma que
J.iLn i"i inrorrn"¿á u la Cerencia I\¡Jñicipal y Sub Cerencia de Adminisfación
y Finanzas.
i).i
-
'12.2 Los responsables del fondo de caja chica serán independiente al personal de
caja, te;orería y de aquel personal que efectúe funciones contables'
referidas a la
12.3 Se mantendrán debidamente archivados todas las Resoluciones
aprobación o modificaciones del uso del fondo
tp
PROHIBICIONES.
13.1 Realizar adelantos de remuneraciones
y
préstamos
o
cLlalquier pago de
remuneraciones.
aceptará las adquisiciones de bienes qL¡e tengan características de
Activo Fijo, incluyendo sofhvare.
'13.3 Realizar qastos ¿iferentes al consignado en elvale provisional'
13.4 Pago de arrendamiento de inmuebles.
13.5 Adquisición de combustibles.
iá.é pási" o" Recibos por Honorarios Electrónicos que generen reteñciones de
13.2 No
'li.ITRER
ie
impLleslos.
7 Fr;ccionar los pagos emitiendo comprobantes de pagos en [orr¡a,"9ll9l1Y"iá.4 sust.ntar con cómprobantes de p¿gos que superen los TRESCIENToS
13
Y
oo/1OO Nuevos Soles (S/. 300 00).
e¡ bienes particulares.
13.9 Realizar gastos
"Oepósitos
de los fondos de caja chica en cuentas de ahorros
t á. t o Reatizar
oersonales de los responsables del manelo de la caja chlca'
y/o servicios
l3.11Los Tondos de Caja óhica no lncluyen las adquislciones de bienes
de
obras.
deslinados a la ejecuciÓn
13.'l2Adquirir pasajes aéreos.
xtv.- DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS.
en las
i+.1 La existencia de comprobantes de pagos adulterados y/o Íraguados
Oru\
parte
del
por
rendiciones dará lugai a s! devolución y reintegro del dinero
!§
1.
-r"-:'
infraclor.
14.2 En caso de pérdida (siniestro) o sustÍacción parcial o total del fondo d-e caja
chica, el responsable deberá denunciar inmediatamente el hecho a la PolicÍa
trlacional dei Perú. la misma que será informado a la Gerencia Municipal,
poÍ
adjuntando el parte policial, de lo conirario responderá el responsable
dichos fondos.
14.3 En caso de agotar los fondos en las cajas chicas encargadas, los trabajadores
que requieran dichos fondos podrán solicitar al responsable único'
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la
14.4 Al cese de la relac¡ón laboral de los responsables de fondos deberán realizar y
Aclmlnlstraclon
de
Gerencia
la
Sub
de
o
encargado
rendición al responsable
Finanzas previo arqueo realizado por el personal de la Unidad de Contabilidad
14.5
lá
responsaote at recepcionar el Fondo de Caia chica debera firmar
caso
para
en
ser
utilizado
por
planilla
haberes,
de
Autorización de Descuento
de no rendir en el plazo solicitado por el responsable único y/o a le
delerminación de faltantes al realizar el arqueo de caja'
ó;¡;
FORMAfOS DEL FONDO DE CAJA CHICA'
Forman parte de la presente Directiva; los formatos:
FORMATO 01: Recibo Provisionalde Caja Chica'
FORN4ATO 02: Rendición de Caja Chica
FORMATO 03: DeclaraciÓn JuÍada
FORI\¡ATO 04: AutorEaciÓn de Descuenlo por Planilla de Habete!
^.
de uala uhlca
FOR¡,4ATO 05: Acta de Arqueo deltondo para pagos en etecllvo
-
-
I\4ORALES. JUNIO DE 2015
1""'"4:\
Z
W:t"rír
eÉ\ ' -1
aHt )
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MI)N ¡ CIPALI DAD DI
FORMATO OI
SfRIf AL DE
RECIBO PROVISIONAL DE CAJA CHICA
JUSTTFTCACTON DE LA ADQUISICION DE BIENES
Y/9§EEy!9!9!
DESCRIPGION OEL BIEN Y/O SERVICIO
,,,',,,,,,,,,, ,. de 2015
Recibl Conforme
Entregué Conforme
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MIJNI CIPAL]DAD D] STRI TAL DE
FORMATO
02
(é'Ñ.-
ii
,W,
DIA MES
AÑo
,ffs,'"|,'[
lo.^r9
NO¡,1BRE O
RAZON SOCIAL
1,",,r?lA
Sello y Firma
Sello y Firma
Rcspo¡sable C3jaChica
Jr. Tarapoto No 136 -
Resp. Único Caia
feÍ.
chica
Sello
) l'ima
Contabilidad
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FORMATO N" 03
/v$t,'.,d
/§,#'
5
2
DECLARACIÓN JURADA
ür;.
J.,.,
',
identificado con D.N.l.
de
.-........................
......., de la Municipalidad Distrital de
No
N¡orales,
DECLARO BAJO JURAMENTO, haber efectuado gastos relacionados con la actividad
desarrollada, por los cuales no me ha sido posible obtener comprobantes de pago que
estáblece el fitulo lX de la D¡rectiva N" 003-2015/MDN¡.
DESCRIPCION DEL GASTO
TE§ORERI¡
Í\,4ora|es,..... . de..........
..... ........... del
2015
.,@1:;
F RMA DEL COMIS]ONADO
FIRMA Y SELLO
FIR¡¡A Y SELLO
Responsab e Fofdó Caja Chica
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FORMATO N" 04
(a" d&,
i¿Alk
tB=- -
'
AUTORIZACIÓN DE DESGTJENTO POR PLAÑILLA DE HABERES
Vil"r";
identificado con DNI N' ................ con domicilio
Yo
trabajador
le¡al en Jr ....
(a) en
ni
condición de
de la fvlunlcipal¡dad Distrital de I\,'lorales.
FIRMO
Y
AUTORIZO,
el presente formato para el descuenio de mis Haberes, Bonilcaciones
para la DEVOLUCIóN DE
Aguinaldos y Otros benefcios sociales que hubiere, a partir de la fecha,
DINERO NO RENDIDOS DE CAJA CHICA, según lo establecido en la Directiva N" 003-2015/['4Dlú
lo
El descuento de mis haberes se hará en forma mensual hasta completar el saldo no reñdido, de
contrario será devuelto por el suscrito.
Haciendo uso pleno de mis fucultades legales firmo el preseñte documento
y estampo mi
huella
dlgitaldel índice derecho en señalde conformidad
I\,4ora|es,. .. ... .
de.
.....................de2015
DNI N"
Diskito:
Región:
Jr. Tarapolo N" 136 - Telf. \042) 522608 - Morales - San lvlartín - Perú
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CHICA
ACTA DE ARQUEO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO DE CAJA
(NUEVOS SOLES)
RLSPONSAB F
íLto
,J
i\*
D-.
FONDO
¿
I
"tr.
DNERO EN EFEC¡VO
rr9r c,PrL
!-ó
a
DE
^"{)
CANT
DE
MPORÍE
CAf'ff
)
DOCIJMENIOS DE CASTOS
A
OOCI]MENTOS SUSTENTATORIOS (DEfALLE ENANE)(o)
TOTAL (D
RESUMEN
ToTAL TMPORfE AROUEADO
OBSERVACIONES
E)iPLICACLON
OEL
0 + rD
==--======>
DELAROUEO:
RESPONSABLE DEL FONOO
*&',-ra
2
É ,r't<áry:) io"
RESPONSABLE DELAROUEO
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Jr. Tarapoto N" '136 - Telf. (042) 522608 - l\,4orales - San Martín - perú
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