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Administración de Caja Chica
Bienvenido
El trabajo que desempeñamos día con día requiere de tiempo y recursos para su
realización; nuestro tiempo debemos administrarlo para atender con calidad a
nuestros clientes internos y externos; los recursos deberán ser planeados para
contar con todos los insumos para efectuar nuestras operaciones.
A través del presente tutorial revisaremos las tareas que deberás realizar para la
administración de la Caja Chica, fondo destinado para sufragar gastos menores de
la Operación.
Objetivo General
Al finalizar el presente tutorial, el participante conocerá el proceso de
administración de Caja Chica, las políticas que rigen su manejo, así como la
importancia de su participación en el registro de las transacciones para el correcto
empleo del fondo fijo asignado .
Introducción
Durante las labores cotidianas es común la utilización de distintos insumos para
poder llevar a cabo nuestras tareas; en Montepío Luz Saviñón contamos con un
área encargada del abastecimiento de dichos suministros; sin embargo existen
compras que por su naturaleza y uso común no se pueden planear, comprar, ni
pagar desde las oficinas de servicio.
Para estos gastos cada sucursal cuenta con una CAJA CHICA, la cual tiene un fondo
fijo reembolsable periódicamente por medio de una orden de pago.
Asignación de Caja Chica
El responsable de la Caja Chica, habrá de recibir una orden de pago a su nombre
por el importe del fondo fijo que la Dirección de Contraloría autorice, asumiendo
así la responsabilidad y buen uso de los fondos asignados.
Todo gasto que no presente comprobante o que no sea autorizado será
cubierto por el responsable de la Caja Chica, por ello es importante asegurar su
proceso y administración
Gastos comprobables
A través de la Caja Chica, se realizan gastos menores comunes y frecuentes que
son necesarios para la Operación y administración de la Institución y nuestras
Sucursales
Todo pago debe ser respaldado con un Comprobante Fiscal Digital (XML) o Factura
Pre impresa en original.
En el caso de Recolección de basura y Pasajes deberán de llenar un vale de gastos
sin comprobante (ver anexo)
Gastos comprobables
…¿y como puedo saber cuales son los gastos autorizados?
Consulta la sección Anexo donde viene el listado con todos las operaciones en las que
podrás utilizar el fondo de la caja chica
Ver anexo
Gastos comprobables
En el rubro de Despensa, existen dos tipos de gastos:
Despensa gravada con el IVA y Despensa exenta del IVA
Para determinar el monto de la despensa exenta y el monto
de la despensa gravada con IVA existe un archivo en Excel
que les ayuda a realizar el cálculo de lo que se habrá de
registrar
Ver anexo
Gastos comprobables
Si eres el responsable de la administración de la caja chica, deberás asegurar que
las facturas que te sean entregadas tras la compra de un bien o el pago de algún
servicio, cumplan con todas las disposiciones fiscales vigentes para que la
Dirección de Contraloría haga su presentación ante las autoridades fiscales
correspondientes.
(Ver anexo Requisitos Fiscales en facturas
que es una lista con los datos a revisar en
cada factura)
Límite de caja chica
Existe un límite de $2,000.00 para realizar compras por medio de la Caja Chica,
por lo que solo procederán gastos, cuyo Total de factura sea igual o menor a
$2,000,aún cuando haya fondo disponible en caja.
Importante:
Si el límite de compra es hasta $2,000.00 (total en la factura) entonces el gasto
máximo que puedes realizar es de $1,724.16 pues sumando el IVA, nos da un total
de $2,000.00
Registro de Gasto
Es importante que se realice el registro de los gastos el mismo día en que se
efectúan las compras o pagos, pues en caso contrario se podría descontar al
responsable dela Caja la erogación de esos gastos vía nómina
Recuerda: debe coincidir la información del sistema con lo físico
Registros en Sistema SAP
Vamos ahora a realizar el registro en el Sistema de las compras realizadas
Registros en Sistema SAP
Digita la Transacción FBCJ y presiona “enter” para acceder
Paso 1
Registros en Sistema SAP
Aparecerá la siguiente pantalla:
Da clic para desplegar el cuadro
“Libro de Caja: Dato”
Paso 2
Registros en Sistema SAP
Aparecerá la siguiente pantalla:
Paso 3
En el Campo Sociedad
captura MLS
Registros en Sistema SAP
Paso 4
Clic en el matchcode.
Al desplegarse la siguiente
pantalla selecciona la sucursal
Correspondiente (4 dígitos)
Registros en Sistema SAP
Paso 5
Clic en tomar
selección
Registros en Sistema SAP
Paso 6
Clic en Match code del campo
Operación Contable
Selecciona el tipo de gasto a
registrar
Registros en Sistema SAP
Paso 7
A continuación ingresa el
importe de la compra
Registros en Sistema SAP
Paso 8
Captura el número de la factura
En el campo Referencia
Registros en Sistema SAP
Paso 9
El Centro de costos al que
perteneces, lo seleccionas
abriendo el matchcode
Registros en Sistema SAP
Paso 10
En el campo Texto ingresa
“Gastos de caja chica” para todo
tipo de gasto registrado
Registros en Sistema SAP
Paso 11
Finalmente clic en el
ícono Grabar
Registros en Sistema SAP
¡Listo hemos terminado la captura!
Ahora deberás enviar un correo a: [email protected] para pedir el visto
bueno a mas tardar el día 25 de cada mes.
Contabilización de la operación
Una vez que obtienes el visto bueno por parte del analista de Cuentas por Pagar,
entrarás al sistema nuevamente en la transacción FBCJ
Clic en el
ícono Contabilizar
Reembolso de comprobantes
Es importante que una vez que has obtenido el visto bueno por parte de Cuentas
por Pagar y que has contabilizado la operación, envíes tus documentos ya que el
reembolso esta sujeto a la recepción física de lo comprobantes
Los comprobantes que envíes deberás conservarlos escaneados por un
periodo de seis meses para cualquier aclaración
Envío de comprobantes
Todos los documentos que entregues para la comprobación de gastos por medio
de la caja chica, deberán presentarse con nombre, número de empleado y firmados
y en su caso una explicación o justificación de la compra.
Los comprobantes de tamaño menor a una hoja se deberán pegar en una hoja
reciclada
Por cada factura deberás adjuntar la hoja de requisitos fiscales (check list)
Envío de comprobantes
Toda la documentación para la comprobación de la caja chica se enviará por medio
de valija sigue las instrucciones en la siguiente liga:
http://mxmlsrv05/ComunidadMLS/Lists/Noticias%202011/DispForm.aspx
?ID=297&Source=http%3A%2F%2Fmxmlsrv05%2FComunidadMLS%2
FLists%2FNoticias%25202011%2FAllItems%2Easpx
Envío de comprobantes
Facturas electrónicas
A partir éste año 2012 surge la obligación fiscal de solicitar las facturas electrónicas
en un archivo PDF y otro con la extensión XML
Facturas electrónicas
Ejemplo de Factura en
formato PDF
Facturas electrónicas
Ejemplo de
Factura
electrónica
Archivo XML
Facturas electrónicas
Todos los archivos XML de cada factura que recibas, tendrás que renombrarlos de
la siguiente manera: Fecha de contabilización (DD/MM/AA)– Numero de factura
Por ejemplo: 030912-TRW654 Y 030912- AWX120
Archivo XML original
Archivo XML renombrado
Facturas electrónicas
Ahora todos los archivos XML los vamos a guardar ingresando esta dirección
en el explorador de Windows http://mxmlssp2010/CCC/SitePages/Inicio.aspx
Archivo XML renombrado
Facturas electrónicas
En esta dirección http://mxmlssp2010/CCC/SitePages/Inicio.aspx se abrirá la
siguiente pantalla
Facturas electrónicas
Selecciona la zona a la que pertenece la sucursal a tu cargo.
Facturas electrónicas
Selecciona la sucursal a tu cargo.
Facturas electrónicas
Selecciona la opción “Tipo” dando clic
Facturas electrónicas
Finalmente da clic en “Cargar documento” para subir tus archivos.
Facturas electrónicas
Es importante que el área de Cuentas por Pagar cuente con los archivos XML
(Facturas Electrónicas) correctos y renombrados; pues de otra manera no
podremos gestionar el reembolso de estos gastos
Para el caso de las facturas Pre-impresas y CBB tendrás que subir la imagen
escaneada de la factura en un archivo PDF, para poder validar la información
registrada
Anexos
Para tener acceso a los documentos adicionales que te ayudaran el proceso de
registro y comprobación gastos de caja chica, dentro de la intranet sigue la ruta:
Mis Herramientas, Direccion de Contraloria, Cuentas por Pagar.
Desde donde los podrás descargar.
GRACIAS
Y recuerda que cualquier duda o comentario, estamos a tus órdenes :
Yasir Edith López Mociños
[email protected]
Extensión 1055
Analista de Cuentas por Pagar