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Como autorizar a un invitado ocasional.
V3
Introducción
Cuando se recibe una llamada telefónica en la guardia de un Country, avisando que quien
está llamando autoriza a determinada persona de su confianza a pasar a retirar objetos por
su casa, los responsables de brindar seguridad en el Country se sienten vulnerables.
¿Será realmente el propietario en cuestión quien efectuó la llamada?, sobre todo cuando no
se escucha muy bien o la llamada se recibe de un número telefónico no habitual o peor aun
cuando es de un “numero privado”.
Openkey ofrece al propietario la posibilidad de ingresar por Internet con su nombre de
usuario y su clave personal para que pueda, de manera muy simple y segura, generar la
autorización de ingreso de la persona/contratista invitada y como contrapartida, si desea,
recibirá un email informándole sobre la autorización creada. Todo esto se hace sin la
intervención de la guardia o de la oficina de control de accesos y queda cargado en Openkey
desde el mismo instante que el propietario la efectuó. Mejor aún, Openkey deja registro del
día, hora y ubicación (IP) desde la cual el propietario efectuó la autorización.
No obstante ello, algunos propietarios prefieren continuar llamando telefónicamente a la
guardia o a la oficina de control de accesos para efectuar las autorizaciones.
Si bien estas incertidumbres se pueden resolver definiendo un procedimiento por el cual el
propietario sólo puede ser llamado desde la guardia/oficina de control de accesos a números
pre definidos por él para hacer este tipo de autorizaciones, la realidad es que estas
restricciones suelen generar malestar e incomodidad en los propietarios.
El procedimiento que ofrece Openkey para validar la identidad de quien llama consiste en
validar un código secreto que el propietario programo en el sistema y que el operador le
preguntará a la persona al momento de ingresar la autorización para que Openkey valide o
no, generando así una alerta al personal de seguridad específico (jefe de seguridad, bunker,
etc.) para indicar que una situación donde probablemente no sea el mismo propietario quien
este aprobando la autorización.
Las ventajas de hacer las autorizaciones por Internet como indica este manual son las
siguientes:
• Usted puede hacerlo cuando usted desee y no depende que lo atiendan
telefónicamente.
• Usted está cargando la autorización directamente en el sistema, por eso puede estar
seguro que cuando llegue su invitado la autorización estará registrada.
• Para crear la autorización en el OpenKey usted necesita la misma información del
invitado que cuando lo hace telefónicamente.
• Es más rápido como hacerlo por teléfono y mucho más efectiva.
AXIN SRL • Av. Olazabal 1838 Piso 3 Oficina “A” • (CP 1427) Buenos Aires • Argentina
Tel/Fax: (54 11) 4780-2153 • e-mail: [email protected]
El propósito de este manual es el de explicar cómo puede hacer un propietario para generar
una autorización de manera que cuando un invitado se presente en la portería, su preautorización permita que su ingreso sea ágil y rápido. La primera parte explicará como se
hace auto gestionándola por Internet y la segunda parte los procedimientos que el
propietario deberá realizar para generar el código secreto de autorización necesario para
efectuar una autorización telefónica.
Autorizaciones vía Internet
El Openkey contempla 3 alternativas de autorización:
• Invitar a alguien que nunca vino y por lo tanto no se sabe si está cargado en el
sistema.
• Invitar a alguien que ya lo visitó
• Hacer una autorización con cierta periodicidad, ya sea para invitados asiduos,
jardineros, mucamas, etc. (esto se explica en otro documento).
Pasos para hacer la autorización para un invitado
Identificarse en el OpenKey Country:
Desde una conexión de internet debe, con su nombre de usuario y clave hacer el proceso de
log in
• Seleccionar la página web del Openkey que es la misma dirección que utilizo cuando
cargo a su grupo familiar openkey-estanciasdelpilar.dyndns.org.
• Coloque su usuario y contraseña
Se abrirá una página como la que se muestra a continuación
A continuación debe seleccionar la opción Autorizaciones – Crear autorización
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Desde esta pantalla se pueden hacer los 3 tipos de autorizaciones que permite el Openkey,
como se puede ver abajo:
• Autorizar a alguien que nunca antes vino (opción predeterminada)
• Autorizar a alguien que ya nos visitó
• Hacer una autorización con periodicidad.
1) Autorizar a alguien que nunca antes vino a visitarnos desde que se instaló el
Openkey
Esta es la opción default que le presenta la pantalla.
Si usted no está seguro si este invitado ya vino a visitarlo, utilice esta alternativa.
Seleccionar cuando vendrá a visitarnos, para eso hay 3 opciones:
a. Sólo por Hoy
b. Sólo por Mañana
c. Otra fecha: que significa un lapso de más de un día comprendido entre dos
fechas “desde” y “hasta”. La fecha de inicio de la autorización no puede ser
más allá de 90 días a partir de la fecha actual y, según el country, el lapso
entre las fechas de inicio y fin de la autorización está limitada a 15 días, o más.
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Debe completar el o los nombres de las personas que vienen a visitarlo, considere que la
guardia vera exactamente el texto que usted escriba.
Algunas veces solemos conocer a las personas por apodos (beba, cacho, etc.) y
probablemente cuando se identifiquen al guardia le darán su nombre completo.
Además es posible indicarle al OpenKey si desea que la guardia le avise telefónicamente
cuando la persona se presente en la portería o no.
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También puede colocar algún comentario que usted quiera que la guardia lea antes de
efectuar el ingreso, por ejemplo indicando la hora aproximada, la cantidad de personas, si
trae algún objeto especial (ej. lancha, moto, cuatriciclo, etc.), si debe indicarle que el lugar de
encuentro es otro que no sea su casa (ej. Indicarle que nos reunimos en el Club House), etc.
Por último, no se olvide de Grabar los datos ingresados en el OpenKey, de no hacerlo
todo lo anterior fue en vano.
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2) Autorizar a alguien que vino previamente a visitarnos desde que se instaló el
Openkey
Esta opción, le facilita bastante la operatoria al guardia, porque como este invitado ya lo
visitó con anterioridad, la guardia está segura que ya lo tiene cargado y la identificación
es mucho mas rápida.
Además es más simple cuando usted está invitando a varias personas que ya lo visitaron.
Esta no es la opción default que le presenta la pantalla. Por eso primero se debe
seleccionar la segunda opción de la pantalla.
Si bien la pantalla es similar a la anterior se deberá colocar el apellido de quien deseo buscar
entre mis invitados (Circulo verde) y seleccionar de la ventana de la derecha el checkbox a
todas aquellas personas que deseo autorizar.
La lista de las personas que lo visitaron se mostrará ordenada por órden alfabético y
seguramente será mucho mayor que los 4 renglones que se destinan en la pantalla, por eso
usted podrá colocar las primeras letras o todo el apellido y pulsar
o utilizando el
indicador de “paginas”
seleccionar la página deseada.
Una vez ubicada la persona se la debe seleccionar
.
Este proceso se puede repetir tantas veces como invitados.
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Esta forma de autorizar acelera aún más el ingreso, porque le garantiza al vigilador que los
datos del invitado ya están cargados y no necesita pedirle los documentos para verificar que
estén cargados.
La última recomendación es que No se Olvide de GRABAR la pantalla
Generación de Código de Autorizaciones Telefónicas
Para que se pueda validar el código de autorización, será necesario que el propietario
previamente lo genere, para ello se deberá acceder a la pantalla donde está su ficha
personal desde la opción del menú “Integrantes de mi grupo”
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Luego de pulsar en Código de Autorización (círculo rojo) aparecerá una ventana que
solicita el Código, el mismo puede ser de hasta 15 caracteres ya sean numero o letras,
mayúsculas o minúsculas.
Una vez ingresado el código, este no podrá volver a observarse.
Es posible repetir el proceso de cargar un Código cuantas veces se desee, pero no ver el
que está grabado, ni por un administrador.
Por ultimo le informamos que cuando usted llama para hacer una autorización y el operador
le pregunta el código para ingresarlo en el Openkey y así validar la autorización, puede
ingresar el código secreto tantas veces como sea necesario, sin que esto genere ningún tipo
de alarma, mientras el operador no dé por terminada la operación. En otras palabras, si
usted no se acuerda exactamente el código, el operador puede intentar todos los códigos
que usted desee, sin que eso genere alarmas a la seguridad.
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