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Procedimiento para para la adquisición de materiales, reactivos y equipo para el Laboratorio de Análisis Clínicos
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Código: P-FQUI-LAC-06
Revisión: 12
Fecha de emisión: 05/enero/2009
Fecha de modificación: 7/Septiembre/2015
1. OBJETIVO
Establecer el mecanismo para la adquisición de materiales, reactivos y equipo para el Laboratorio de Análisis Clínicos de la Facultad de Química.
2. ALCANCE
Aplica para la adquisición de materiales, reactivos y equipo para el Laboratorio de Análisis Clínicos de la Facultad de Química.
3. POLÍTICAS
Para la adquisición de materiales, reactivos y equipo de Laboratorio:
El área de recepción del LACSC:
3.1 Realizara semanalmente la solicitud de compra a la Secretaría Administrativa, firmada por el Responsable Sanitario.
3.2 Solicitara tres cotizaciones de cada uno de los materiales, reactivos y equipo para realizar el cuadro comparativo para realizar la compra.
3.3 Actualizara anualmente el Cuadro comparativo de proveedores
3.4 Solicitará el material, reactivo y/o equipo a un proveedor diferente al seleccionado, en caso de que este último no cumpla con la entrega en el tiempo
acordado.
La Secretaria Administrativa
3.5 Autorizara la adquisición de los materiales, reactivos y equipo.
3.6 Establece los criterios para llevar a cabo la evaluación de proveedores son: precio, tiempo de entrega y calidad del producto
3.7 Revisa con el Responsable Sanitario la evaluación de Proveedores
3.8 Sancionara a los proveedores que no califiquen con los criterios aceptables de la Evaluación de Proveedores.
El responsable sanitario:
3.9 Solicitara al inicio de año a todos los proveedores una lista de cotización de materiales, reactivos y equipo con vigencia de un año.
3.10 Rechazara todo producto que no coincida con la solicitud de compra (cantidad, marca o características del producto).
3.11 Evaluara bimestralmente a los proveedores a quienes se les adquirió materiales, reactivos y equipo.
Personal del LACSC:
3.12 Deberá participar en la recepción del material, reactivos y equipo solicitado.
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4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. Tarea
T1
Nombre de la tarea
Solicitar material
Responsable
Responsable de área
del LACSC
Área de Recepción
LACSC
T2
T3
Elaborar Solicitud de
Compra
Elaborar Pedido y
solicitud a
proveedores
Descripción detallada de la actividad
Registro
1.1 Solicita por escrito mediante el formato de solicitud de
material, el o los artículos que requiere al Responsable
Sanitario.
F-FQUI-LAC-05
Nota: Cuando se requiera un material de urgencia y no se
incluya en la Solicitud de Material, se podrá anexar para su
control en el siguiente Pedido.
2.1 El Área de Recepción del LACSC elabora el formato de
solicitud de compra, dirigido al Responsable Sanitario en
base a la solicitud de material.
Nota: Se elabora dos tipos de solicitud de compra, como
proveedor único y el que se basa del cuadro comparativo.
Responsable Sanitario
del LACSC
2.2 Revisa la solicitud de compra y firma de VoBo para
elaboración del pedido.
Área de Recepción
LACSC
3.1 El Área de recepción consulta el cuadro comparativo
de proveedores, para la elaboración del pedido, en base a
la solicitud de cotización.
Nota: Cuando no se encuentre un material, reactivo o equipo
en el Cuadro Comparativo se solicitara las cotizaciones
correspondientes para poder realizar la compra.
Nota: Se elabora pedido directo, a los proveedores únicos,
de acuerdo al padrón de proveedores
F-FQUI-LAC-05
F-FQUI-LAC-27
F-FQUI-LAC-42
F-FQUI-LAC-25
F-FQUI-LAC-26
N/A
F-FQUI-LAC-46
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Secretario
Administrativo
Área de Recepción
LACSC
Responsable Sanitario
LACSC
T4
Recibir el material
solicitado
Responsable de área
del LACSC
Área de Recepción
LACSC
T5
Entregar material a
las áreas del LACSC
Responsable de área
del LACSC
T6
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Evaluación de
Responsable Sanitario
3.2 El Secretario Administrativo autorizara el pedido,
3.3 El Área de Recepción del LACSC envía el pedido
escaneado por correo electrónico al proveedor seleccionado.
4.1 Recibe el material solicitado previamente en el pedido y
se anotará en el formato recepción de material de
proveedores.
4.2 Coteja la solicitud de compra con el material recibido.
Nota: En caso de que el material no sea el solicitado se
procede a su devolución.
Nota: El proveedor tendrá que surtir todo el pedido para
poder sellar de verificado de conformidad la factura, que
deberá entregar con 2 copias; una para el archivo de LACSC
y la otra será firmada por el Área de Recepción LACSC para
que el Secretario Administrativo verifique que el material ya
fue entregado en su totalidad.
Nota: Si solo entrega parte del pedido se recibirá con nota
de remisión sellando de verificado y el nombre y firma de la
persona que lo recepcionó.
Nota: En caso de que el material solicitado no llegue en
tiempo y forma, se tendrá un plazo de un mes para esperar
el surtido del mismo. Posterior a esto sino se recibe el
material, se cancelará por medio de un oficio.
5.1 Coteja con el formato de solicitud de material los
materiales solicitados por área.
5.2 Entrega el producto adquirido a las áreas o almacén
interno.
Nota: Si se requiere material del almacén interno, el personal
del LACSC deberá llenar el formato solicitud de material de
almacén
6.1 Evaluar a los proveedores a quienes se les adquirió
F-FQUI-LAC-25
F-FQUI-LAC-73
F-FQUI-LAC-27
F-FQUI-LAC-05
F-FQUI-LAC-93
F-FQUI-LAC-47
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proveedores
LACSC
materiales, reactivos y equipo, semestralmente de la
siguiente manera:
Secretario
Administrativo
Nota: En caso de incumplimiento de la Política 3.8 se
sancionara al proveedor por parte de la Secretaría
Administrativa.
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Código
Nombre del documento
MGC-CIPLADE-CC01
N/A
Lugar de almacenamiento
Pág. Web del SGC
Secretaría administrativa
Manual de Gestión de Calidad (externo)
Guía administrativa de la UADY
7. CONTROL DE REGISTROS
Código
N/A
F-FQUI-LAC-05
F-FQUI-LAC-25
F-FQUI-LAC-26
F-FQUI-LAC-27
F-FQUI-LAC-42
Nombre del registro
Cotización del proveedor
Lugar de
almacenamiento
Responsable de su
protección
Coordinación del
LACSC
Responsable Sanitario
Solicitud de material
Área de Recepción
Pedido
Área de Recepción
Solicitud de Cotización
Coordinación del
LACSC
Solicitud de compra
Área de Recepción
Cuadro Comparativo
Coordinación del
Responsable de
Recepción LACSC
Responsable de
Recepción LACSC
Responsable Sanitario
Responsable de
Recepción LACSC
Responsable Sanitario
Tiempo de
retención
Disposición de
los registros
1 año
Archivo muerto
1 año
Archivo muerto
1 año
Archivo muerto
1 año
Archivo muerto
1 año
Archivo muerto
1 año
Archivo muerto
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F-FQUI-LAC-46
F-FQUI-LAC-47
F-FQUI-LAC-73
F-FQUI-LAC-93
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Padrón de proveedores
Evaluación de proveedores
Recepción de Material de
Proveedores
Solicitud de material de
almacén
LACSC
Coordinación del
LACSC
Coordinación del
LACSC
Responsable Sanitario
1 año
Archivo muerto
Responsable Sanitario
1 año
Archivo muerto
Área de Recepción
Responsable de
Recepción LACSC
1 año
Archivo muerto
Área de Recepción
Responsable de
Recepción LACSC
1 año
Archivo muerto
8. ENFOQUE A PROCESOS
Insumo
Solicitud de compra
Proveedor
Proveedor externo
Producto y/o salida
Reactivos, bienes
inmuebles y equipo de
laboratorio
Necesidades o
expectativas
Cliente y/o usuario
Laboratorio
Clínicos
de
Análisis


Adquisición
de
materiales,
reactivos y equipo
para
el
funcionamiento
diario del laboratorio
de análisis clínicos.
Adquisición
de
estos insumos a
través
de
un
proveedor que nos
ofrezca el mejor
precio, calidad y
tiempo de entrega
máximo de cinco
días hábiles
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9. GLOSARIO
9.1 .- SIGLAS
UADY.- Universidad Autónoma de Yucatán.
LACSC.- Laboratorio de Análisis Clínicos de Servicio a la Comunidad.
9.2 .- DEFINICIONES
Cotizar.- Averiguar el precio de un producto.
Adquirir.- Obtener un producto.
Equipo de laboratorio.- Es un bien con determinadas características, que se requiere para procesar y visualizar información.
Proveedor único.- Es el proveedor que no requiere cotizaciones y se le solicita directamente la compra.
Almacén interno.- Es donde se resguarda el material del laboratorio que no requiere refrigeración. (Se encuentra en el área de coordinación).
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10. CONTROL DE REVISIONES
Nivel de
revisión
Sección
y/o página
01
Pág.
2,4,5,6,7
02
03
04
Pág.
3,4,5,7
Pág.
3,4,5
Se modifico el diagrama del procedimiento, se realizó cambios en las tareas,
se anexo la definición en el glosario de proveedor único y almacén interno
Pág. 4
Se eliminó el formato F-FQUI-LAC.42 de la tarea 7
05
Pág. 2,5
06
07
Sec. 5
Descripción de la modificación y mejora
Se adicionaron 3 políticas (3.3., 3.5 y3.6)
Se le adiciona la actividad 6.1
Se adicionaron los formatos F-FQUI-LAC-42, F-FQUI-LAC-47
Se establecieron nuevos indicadores
Se modificó el diagrama de procedimiento, se realizó cambios a las tareas y
descripción de actividades
Se adicionaron nuevas políticas al procedimiento
Se anexo una nota y el formato F-FQUI-LAC-73 a la tarea 12
Se anexaron y modificaron las tareas
Se modificó el diagrama de flujo
Fecha de modificación
6 de marzo de 2009
02 de julio de 2010
05 de octubre de 2010
13 de mayo de 2011
30 de junio de 2011
Se agregó una nota en la tarea 10
29 de septiembre de 2011
Se modifico todo el procedimiento
01 de febrero de 2012
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Procedimiento para para la adquisición de materiales, reactivos y equipo para el Laboratorio de Análisis Clínicos
Sec. 4
08
Sec. 5
Sec. 10
Revisión: 12
Fecha de emisión: 05/enero/2009
Fecha de modificación: 7/Septiembre/2015
Se modificó el diagrama de procedimiento.
Se modificó al Responsable de Recepción a Área de Recepción en las
actividades 2.1, 4.1 y 5.2 y asimismo en el apartado de Responsable de las
tareas T4, T5, T6 y T7.
Se modificó la actividad 5.2 de la tarea T5
Se modificó la actividad 6.2 de la tarea T6. Se adicionó la actividad 6.3 Se
anexó tareas a la nota de la actividad 7.2
01 de Julio de 2013
Se modificó el nombre del Responsable Sanitario
09
Sec. 10
Cambio de Director de la Facultad de Química y del que elaboró el
documento.
10
Sec. 3
Sec. 10
Se agregó la política 3.9
Se modificó el nombre del Responsable Sanitario
11
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Código: P-FQUI-LAC-06
Se modifico todo el procedimiento.
14 de Agosto de 2013
12 de noviembre de 2013
29 de Agosto de 2014
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Revisión: 12
Fecha de emisión: 05/enero/2009
Fecha de modificación: 7/Septiembre/2015
Se actualizó el documento al formato F-DGPLANEI-CC/GA-01/REV:03
Se actualizaron todas las políticas.
Se modifico el diagrama del procedimiento delimitando las tareas de cada
responsable.
7 de septiembre de 2015
En la tarea 1 se adiciono una nota.
Se modifico la Actividad 2.2 y se cambio el responsable de la acción.
Sec. 10
En la tarea 3 se adiciono una nota.
En la tarea 4 se adicionaron 2 notas y se agregaron a otros responsables de
la tarea.
Se modificó el nombre del Responsable Sanitario
Se cambio el responsable de la elaboración y revisión del procedimiento.
Nota: Ésta sección será utilizada a partir de la primera modificación a este documento. La revisión 00, se mantendrá en blanco.
12
Todo el
documento
Sec. 3
Sec. 4
Elaboró
Revisó
Aprobó
EBC. Ricardo Jesús May Castillo
Responsable Sanitario
M. en C. Amílcar Ramsés Aguilar González
Secretario Administrativo
Dra. Zulema Osiris Cantillo Ciau
Directora de la Facultad de Química
Las firmas avalan la responsabilidad de las personas que: elaboran el documento, revisan su adecuación y aprueban para su
implementación dentro del Sistema de Gestión de la Universidad Autónoma de Yucatán.
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