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PROYECTO DE DASARROLLO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL HOSPITAL DE SAN
JUAN DE DIOS DE CALI
IVAN HURTADO OTERO
LUBIN QUESADA CANO
GERMÁN ALBERTO NARANJO ESTRADA
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE MANIZALES
FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES HUMANIDADES Y TEOLOGIA
TECNOLOGÍA EN DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVÍSTICA
2015
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PROYECTO DE DESARROLLO.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION DOCUMENTAL HOSPITAL DE SAN
JUAN DE DIOS DE CALI
IVAN HURTADO OTERO
LUBIN QUESADA CANO
GERMÁN ALBERTO NARANJO ESTRADA
TRABAJO DE GRADO
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE MANIZALES
FACULTAD CIENCIAS SOCIALES HUMANIDADES Y TEOLOGIA
TECNOLOGÍA EN DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVÍSTICA
2015
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TABLA DE CONTENIDO
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..................................................................................... 5
ANTECEDENTES ......................................................................................................................... 6
JUSTIFICACION .......................................................................................................................... 7
OBJETIVOS ................................................................................................................................... 8
IMPACTO SOCIAL ...................................................................................................................... 9
REFERENTES TEORICOS ......................................................................................................... 9
CRONOGRAMA ......................................................................................................................... 11
PRESUPUESTO ........................................................................................................................... 12
RECOMENDACIONES .............................................................................................................. 13
CONCLUSIONES ........................................................................................................................ 13
BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................... 15
4
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL DEL HOSPITAL DE
SAN JUAN DE DIOS DE CALI
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
¿Cuáles son los factores que inciden en el ineficiente proceso de Gestión Documental del
Hospital de San Juan de Dios de Cali?
El Hospital de San Juan de Dios es una entidad privada sin ánimo de lucro prestadora de
servicios de salud de mediana y alta complejidad, al servicio de la comunidad en especial a
población pobre y vulnerable de la ciudad de Cali, y Municipios circunvecinos; a pesar de su
larga trayectoria, no cuenta con un programa de gestión documental, y teniendo en cuenta que los
archivos no deben ser considerados como unidades aisladas dentro de la organización, sino como
el eje de la administración de la información, se mencionan algunas de las dificultades
presentadas actualmente en el Hospital en relación a la administración documental:
1. No existe un sistema estándar para el proceso de organización, administración, control y
conservación de los fondos documentales, cada dependencia lo realiza de acuerdo a su
criterio.
2. Dificultad para acceder a la información de forma oportuna.
3. Extravió frecuente de la documentación por falta de control.
4. No se cuenta con un Manual de procedimientos de Gestión Documental
5. Desconocimiento de los procedimientos y la normatividad vigente en materia de manejo de
documentación y archivos por parte del recurso humano del hospital.
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2. ANTECEDENTES
El Hospital San Juan de Dios como Institución Prestadora de Salud, se ha preocupado por
asegurar la calidad tanto en su área asistencial, como en sus procesos administrativos,
cumpliendo con los estándares del proceso de Habilitación e iniciando procesos de mejoramiento
para lograr la certificación de Acreditación en Salud, la cual cada vez hace más exigente para la
organización la necesidad de establecer un programa de gestión documental.
En el Sector de la Salud, actualmente hay varias Instituciones Prestadoras de Salud
acreditadas, que cuentan como uno de los ejes centrales de sus procesos, con un Sistema de
Gestión Documental apropiado según su naturaleza, basado en el Programa de Procedimiento de
Gestión Documental, lo que genera para el Hospital no solo una necesidad interna de
mejoramiento, sino también externa como parte de su competitividad.
Una serie de situaciones como el desconocimiento en la normatividad de archivística, la no
existencia de un programa de gestión documental y los procedimientos que este rige y un
programa de gestión de calidad en desarrollo, además de la ausencia de capacitación en la
materia; ha generado en el Hospital reprocesos en la consecución y administración de la
información, perdida de información, dificultades en la facturación a los clientes por errores de
información, entre otros; lo que nos hace conscientes de la prioridad que reviste contar con
información veraz, confiable y oportuna para la toma de decisiones institucionales; por lo anterior
se identificó como una oportunidad de mejora, la elaboración del Manual de Procedimientos de
Gestión Documental, que contribuya a normalizar en la institución los procesos asociados con el
manejo de los documentos y la información.
Los manuales de procesos y procedimientos son parte fundamental del sistema de calidad y
del mejoramiento continuo, de la eficacia y la eficiencia; se constituyen en una gran herramienta,
que permite al hospital, integrar acciones para agilizar el trabajo, mejorar la calidad de los
servicios administrativos, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la
satisfacción del cliente interno y externo.
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De esta manera el presente trabajo busca contribuir al mejoramiento y estandarización de las
actividades relacionadas con manejo de documentación, realizadas en el Hospital San Juan de
Dios, involucrando a todas las personas encargadas de los archivos de la institución.
3.
JUSTIFICACIÓN
Las organizaciones enfrenta a una realidad con respecto al aumento de sus costos debido al
mal manejo que le pueden estar dando a sus archivos y en sí al tipo de documentación que éstas
manejan y/o producen, se puede solucionar implementando un modelo de gestión documental con
el fin de analizar todos los procesos archivísticos contemplando la normatividad vigente
planteada por El Archivo General de la Nación.
Muchas de estas
organizaciones no tienen
como prioridad dentro de sus procesos la
organización interna de la ejecución archivística, ni tampoco el análisis profundo del crecimiento
documental que produce cada una de las áreas de la empresa
El Hospital San Juan de Dios de Cali, tiene como una de sus mayores falencias, la ausencia
de una herramienta que defina y normalice los procesos de gestión documental que lo conforman
y fortalezca su cumplimiento con todos los requerimientos necesarios como lo establece la Ley,
según el Archivo General de la Nación, los cuales permitirán que a través del seguimiento de una
guía clara y en un lenguaje sencillo pueda ser interpretado por todos los usuarios internos de la
entidad.
Del Manual para el procedimiento de Gestión Documental se benefician los clientes internos y
externos de la institución, ya que la correcta aplicación de sus procedimientos permitirá no solo
una adecuada administración de la documentación, producida y recibida en la institución, sino
también la optimización de espacios en las diferentes áreas y el control sobre la utilización de los
recursos físicos, lo que se verá reflejado en beneficios financieros para el Hospital.
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Con esta propuesta se presenta una metodología para la administración, custodia,
clasificación,
ordenación,
selección,
eliminación,
conservación
y
facilitación
de
la
documentación, además de mejoras concretas con respecto al uso del documento en las áreas
administrativas.
Con la elaboración del Manual de Procedimiento de Gestión documental se permitirá que un
conjunto disperso de archivos que trabajan con sus propios lineamientos, se puedan transformar
en unidades de información donde presidan las mismas normas y procesos establecidos.
Por otra parte, nos parece importante que exista una estructura administrativa organizativa que
aporte y llene el vacío existente en el cumplimiento del sistema archivístico, cuyas normas se han
empezado a implementar en las Organizaciones.
4.
OBJETIVOS
4.1 General:
Elaborar el Manual de Procedimientos de Gestión Documental de acuerdo a la normatividad
expedida por el Archivo General de la Nación y las normas técnicas ISO para manejo de la
documentación y organización de los archivos físicos y electrónicos.
4.2 Específicos:
Lograr un manejo eficiente de la documentación y procesos de archivo en las
dependencias del Hospital San Juan de Dios de Cali
Diseñar plan de capacitación en gestión documental.
8
5.
IMPACTO SOCIAL
Con la elaboración del Manual de Procedimientos de Gestión Documental, buscamos que el
Hospital San Juan de Dios de Cali adopte una política apropiada, clara y consistente, que
garantice la eficiente administración de sus documentos e información, mejorando los procesos
archivísticos de todas las dependencias y promoviendo una nueva cultura.
Adicionalmente, contribuye a la disminución de ausencia de documentos que protejan los
intereses de la institución y garanticen la información de los pacientes; así como, la consecución
oportuna y ágil de la información con el fin de obtener la satisfacción del Cliente interno y
externo.
6. REFERENTE TEORICO
6.1 Definición e importancia de la gestión documental para una Empresa
En la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación”. “Un programa de gestión documental se
puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el
desarrollo de los
Procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción,
distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos”
.Para el desarrollo de éste trabajo es muy importante tener muy en cuenta los conceptos
archivísticos empleados con el fin de diseñar e implementar el modelo para organizar y controlar
los documentos generados, Por lo tanto, es conveniente explicar lo correspondiente al Ciclo Vital
de los Documentos y la definición de Archivo, como factor fundamental de la Gestión
Documental. Los Archivos son centros dinámicos de información, base para la gestión, los cuales
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conservan el patrimonio documental de las instituciones y de la Nación, suministran información
original y única de las entidades y apoyan la fiscalización, planeación, control de resultados y
toma de decisiones; el Archivo es la memoria cultural de la institución, así como es el “conjunto
de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso
natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión”. Para la
conservación y administración en un Archivo, es importante saber que un documento es toda la
“información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado” Por lo tanto, se puede
decir que el Ciclo Vital del Documento es una serie de “etapas sucesivas por las que atraviesan
los documentos, desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta
su eliminación o integración a un archivo permanente”.
6.2 Manuales de procesos y procedimientos
El manual de procesos y procedimientos es más importante de lo que aparenta ser, ya que no
es simplemente una recopilación de procesos, sino también incluye una serie de estamentos,
políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa. Los
manuales de procedimientos, son comparables con la constitución política de nuestra patria, ya
que al igual que en esta, el manual de procedimientos reúne la normas básicas (y no tan básicas)
de funcionamiento de la empresa, es decir el reglamento, las condiciones, normas, sanciones,
políticas y todo aquello en lo que se basa la gestión de la organización.
Para hablar de manera concreta, podríamos decir que en una empresa en donde no se aplique
correctamente (o para nada) el uso de los manuales de procesos y procedimientos, se presentarán
seguramente uno o varios síntomas mencionados aquí como los más comunes:
Confusión en las responsabilidades: Al no existir una definición y delimitación clara de las
responsabilidades de cada departamento, no enfrentaremos a serios problemas de abuso de
autoridad, irresponsabilidad e inclusive hostilidad entre departamentos y trabajadores, ya que si
no hay nada definido, todo el mundo buscará el máximo de provecho con el mínimo esfuerzo
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(simulación de trabajo por ejemplo) y al momento de reclamos por incompetencia, todo el mundo
le “echará la culpa al vecino”.
No habrá normas establecidas: Lo cual representa una grave desventaja en el uso de la
autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los trabajadores. Por ejemplo, el
trabajador que llegue tarde, y si en el reglamento no especifica la hora de la llegada y la sanción
por retrasos, el holgazán seguramente alegará falta de reglas, y dirá que “él no sabía”.
No hay un control eficaz de las actividades: El manual de procedimientos permite controlar de
manera ágil todos los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en la empresa, lo cual
facilita la toma de correctivos en el momento de presentarse una falla, porque enumera uno a uno
los pasos que se realizan, lo cual simplifica al máximo el proceso de búsqueda del factor
deficiente (el que causa la falla) y corregirlo. Cuando este no es aplicado, los procesos son vistos
como un solo paso, y si algo “sale mal” seguramente deberá optarse por cambiar todo el proceso.
28-9 a 2-10
5-10 a 9-10
socializacion elaboracion manual e inicio de practica a la directiva del hospital
Definición y Redacción de Objetivos
Busqueda de Información de Referencia de la Institución para la Caracterización y Reseña Historica
Consultar y Definir el marco legal y Conceptual Actualizado
Elaboración de Directrices para la Producción de Documentos
Establecer directrices para elaboración de comunicaciones oficiales internas y externas
Establecer las funciones de la ventanilla unica de correspondencia y horarios de atención
Elaboración del procedimiento de recepción y radicación de comunicaciones oficiales
Elaboración de procedimiento de distribución y tramite de comunicaciones recibidas
Elaboración de procedimientos de manejo de correspondencia y precaución para el manejo
de comunicaciones
Elaboración de procedimiento de despacho de comunicaciones oficiales
Revisión y diseño de los diferentes formatos de registro de la ventanilla unica de
correspondencia
Elaboración del procedimiento de manejo de comunicaciones electrónicas
Gestión Documental - conceptos y definiciones
Principios Archivisticos . Conceptos
Tablas de Retención Documental - Definiciones e importancia
Criterios Tecnicos de Organización de Archivos de Gestión Fisicos y Electronicos
Criterios Tecnicos de Organización del Archivo Central e Historico
Glosario
Revisión del Documento Final
Preparación sustentación
11
8
9
10
11
17-11 a 20-11
21-9 a 25-9
Actividad
Semana
6
7
9-11 a 13-11
5
3-11 a 6-11
4
26-10 a 30-10
3
19-10 a 23-10
2
13-10 a 16-10
1
14 - 9 a 18-9
CRONOGRAMA
7-9 a 12-9
7.
8.
PRESUPUESTO
FASES DEL PROYECTO
PRIMERA FASE
Elaboración del
Manual de
Procedimientos del
Hospital San Juan de
Dios
SEGUNDA FASE
Socialización del
Manual de
Procedimientos a las
directivas y Jefes de
Áreas.
NOMBRE DE
BIENES
Y SERVICIOS
Auxiliar de archivo
Resma de Papel
tamaño carta
Impresiones
Lápiz
Sacapuntas
Borrador
Lapicero
Servicio Internet
CANTIDAD
UNIDAD DE
MEDIDA
VALOR
PROMEDIO
VALOR
TOTAL
420
1
Horas
Numero
$8000
$ 8000
$3.360.000
$8.000
500
12
6
6
6
1
Numero
Numero
Numero
Numero
Numero
mes
Alquiler video bean
Impresiones
Lapiceros
Refrigerios
2
15
6
15
Hora
Numero
Numero
Numero
$300
$600
$600
$500
$800
$50.000
PRIMERA FASE
$20.000
$300
$800
$2500
SEGUNDA FASE
TERCERA FASE
Capacitación al
personal
administrativo
Alquiler video bean
Impresiones
Refrigerios
Lapiceros
2
60
60
6
Hora
Numero
Numero
Numero
$20000
$300
$2500
$800
TERCERA FASE
TOTAL PROYECTO
12
$150.000
$7.200
$3.600
$3.000
$4.800
$50.000
$3.586.600
$20.000
$4.500
$4.800
$37.500
$66.800
$40.000
$18.000
$37.500
$4.800
$100.300
$3.753.700
9.
RECOMENDACIONES
Para asegurar el logro de los beneficios esperados con el Manual de Procedimientos de Gestión
Documental diseñado para el Hospital San Juan de Dios, se recomienda lo siguiente:
•
Definir e implementar el Programa de Gestión Documental.
•
Apoyar la capacitación y difusión del Manual de Procedimientos de Gestión Documental.
•
Gestionar los recursos económicos requeridos para la implementación del Programa.
•
Realizar los ajustes de infraestructura requeridos por el Manual.
•
Asegurar el cumplimiento de los roles y responsabilidades de Gestión Documental de
acuerdo con el Manual.
10. CONCLUSIONES
El Manual de Procedimientos de Gestión Documental diseñado para el Hospital San Juan de Dios
le brinda la oportunidad de lograr los siguientes resultados:
•
Optimizar el uso de la información utilizando normas y procedimientos documentales,
que permitan la organización y normalización de los archivos del hospital.
•
Disminuir el tiempo de búsqueda de la información a través de la normalización de los
procesos archivísticos, generando de esta manera reducción de costos administrativos.
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•
Facilitar la conservación, seguridad, facilidad de recuperación de la información y
adecuadas condiciones ambientales, con la adecuación de la infraestructura de los
depósitos de archivo.
•
Racionar la producción documental de la entidad para facilita la mejor utilización del
tiempo y los recursos administrativos (papel, tiempo, recursos humanos etc.).
•
Optimizar los procesos de recepción, distribución y trámite de la documentación que
ingresa o sale de la Institución reduciendo los tiempos y la gestión administrativa.
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BIBLIOGRAFIA
DOYLE, Murielle , Freniere, André. La preparación de manuales de gestión de documentos
Para las administraciones públicas: un estudio del RAMP. Paris: UNESCO, 1991. P.11
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Reglamento General de Archivos. 3 Ed. Bogotá: El
Archivo, 2003. P.39
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006862/lecciones/capitulo%209/cap9_f.htm
http://www.archivogeneral.gov.co/programa-de-gesti%C3%B3n-documental
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