1. No category

DigiLOG
MANUAL DE INSTRUCCIONES
Alejandro Miranda / Alberto Herrera
GRUPO CONSTRUMYB | AGOSTO DE 2015
Contenido
Introducción ........................................................................................................................................ 2
Datos de contacto ........................................................................................................................... 2
Sobre su implementación ................................................................................................................... 3
Acceso local ..................................................................................................................................... 3
Acceso por Internet ......................................................................................................................... 3
Características del software ................................................................................................................ 4
Requerimientos del sistema ................................................................................................................ 5
Hardware ......................................................................................................................................... 5
Sistema operativo ........................................................................................................................... 5
Software adicional........................................................................................................................... 5
Cómo usar DigiLOG ............................................................................................................................. 6
Abrir el sistema ............................................................................................................................... 6
El menú principal ............................................................................................................................. 7
Capturar un documento ...................................................................................................................... 9
Buscar un documento ....................................................................................................................... 13
Buscar por claves y atributos ........................................................................................................ 13
Buscar por palabra clave ............................................................................................................... 15
Configurar usuarios ........................................................................................................................... 18
Crear un nuevo usuario ................................................................................................................. 18
Editar un usuario ........................................................................................................................... 19
Lista de Control de Acceso ............................................................................................................ 19
Configurar tipos de documento ........................................................................................................ 20
Buscar información adicional de DigiLOG ......................................................................................... 22
Contacto ............................................................................................................................................ 23
Introducción
Gracias por elegir DigiLOG como su plataforma de digitalización de documentos.
<Aquí va la referencia histórica>
Datos de contacto
Si necesita servicio de soporte, aclaraciones, comentarios, o bien, le gustaría que le ofreciéramos
una solución personalizada a su organización, estamos para ayudar.
Grupo ConstruMyB
Rincón de Reggiano #116-A
Rinconada de los Andes
San Luis Potosí, S.L.P. 78216
(444) 808 9505
[email protected]
Sobre su implementación
DigiLOG es un sistema diseñado para trabajar sobre entornos Web. A menos que la política de su
empresa lo restrinja, usted puede acceder al sistema desde cualquier dispositivo que cuente con
un navegador HTML5.
Hay dos maneras de acceder al servidor de DigiLOG. Usted deberá tomar nota de esto, y tener la
información a la mano, pues es necesaria para acceder al sistema, resolver problemas, e incluso
ayudar a su personal de TI a asegurarle el acceso a su información.
Si su empresa tiene el servidor de DigiLOG conectado de manera local, y no está permitido el
acceso a su DigiLOG por medio de internet, su administrador de TI le dará una dirección local, la
cual podrá introducir en su navegador.
Si su empresa desea poder acceder a DigiLOG a través de internet, ya sea para usuarios foráneos,
o bien, que el servidor no se encuentre físicamente en el inmueble, su administrador de TI le dará
una dirección pública.
Acceso local
Escriba aquí la dirección local de su sistema DigiLOG:
Por ejemplo: https://192.168.1.252:8080/DigiLOG
Acceso por Internet
Escriba aquí la dirección pública de su sistema DigiLOG:
Por ejemplo: https://intranet.miempresa.com:8080/DigiLOG
Tenga a la mano esta información siempre.
Características del software
DigiLOG es una poderosa herramienta de administración de documentos. Fue diseñada para
facilitar al usuario sus tareas diarias de captura, búsqueda y custodia de digitalizaciones.
Encontrará su uso bastante sencillo, porque para eso fue diseñado.
Las características principales de DigiLOG son las siguientes:
 Captura rápida de documentos digitalizados
 Organización de catálogos de documentos por tipo: pólizas, ordenes de compra,
contratos, o cualesquiera que su empresa requiera
 Selección de un documento principal, o cabecera, para cada serie de documentos
 Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres, para permitir buscar rápidamente
contenidos en los documentos digitalizados
 Facilidad de consulta de documentos por clave o atributo
 Posibilidad de descargar los documentos y portarlos a donde considere conveniente
 Soporte provisto de manera local
 Capacidad de crecimiento modular, para adaptarse a su empresa y facilitar su flujo de
trabajo
Requerimientos del sistema
DigiLOG puede operar en prácticamente cualquier entorno de trabajo, sistema operativo y
dispositivo móvil moderno.
El requerimiento principal es tener instalado un navegador Webkit.
Webkit es una plataforma de aplicaciones de licencia abierta que, al ser muy ligera, permite
portarse a diversos tipos de dispositivos, como teléfonos, tablets, computadoras y estaciones de
trabajo. Tiene múltiples funciones de portabilidad, despliegue inteligente de interfaces y seguridad
que funcionan de manera nativa, lo que le otorga a los usuarios una experiencia más enriquecida y
eficiente.
Los siguientes requerimientos son sólo ejemplos de configuraciones bajo los cuales DigiLOG
funcionará. Consulte con su personal de TI por otros entornos compatibles, como el de su
dispositivo personal.
Hardware
-
Procesador a mínimo 1GHz, con arquitectura x86, x64, ia64, armv7, armv11, powerpc o
sparc
Memoria RAM de 512MB
Memoria de almacenamiento de 1GB
Cámara fotográfica o escáner, para capturar imágenes
Conexión Ethernet (cableado rj45 o Wifi b/g/n) en caso de acceso local, y/o DSL
GSM/HPRS/LTE/WiMAX en caso de acceso por Internet
Sistema operativo
Cualquiera de las siguientes opciones:
-
Microsoft® Windows XP Professional con Service Pack 3, o más reciente
Linux Kernel 2.6 como mínimo, en distro Debian, Ubuntu, Fedora, RedHat, OpenSUSE o
Mageia
Mac OS X (versión 10.3 o más reciente)
Software adicional
Cualquiera de los siguientes navegadores Web: Google Chrome, Opera, Safari, Midori, Chromium,
Konqueror, RockMelt, Dolphin.
Cómo usar DigiLOG
Finalmente ha llegado la hora de usar nuestra herramienta. Para describir todas las funciones,
vamos a ubicarnos en un caso de uso genérico: una jornada de trabajo común.
Para los ejemplos aquí descritos, usaremos una computadora con Windows 8 y navegador web
Opera versión 30, el cual, al tener un motor de renderizado Webkit y ser completamente
compatible con HTML5, cumple con los requerimientos de DigiLOG.
Abrir el sistema
Usted tendrá dos maneras de acceder a DigiLOG desde su dispositivo designado:
1. Por medio del acceso directo que se encuentra en su Escritorio en su equipo con
Windows/Mac/Linux.
2. Por medio de la liga al servidor. Consulte sus anotaciones en la sección de acceso local y
acceso por Internet en este manual.
Una vez que haya abierto la liga, verá la siguiente pantalla.
Nota: Puede que el sistema le advierta sobre no usar un navegador compatible, y le impedirá el
acceso. Considerando esto, y el que la mayoría de nuestros usuarios tienen Windows en su equipo,
hemos incluído una versión de Google Chrome que no requiere instalación. DigiLOG le permitirá
obtenerla y con ella acceder al sistema sin violar los lineamientos de seguridad de su empresa.
Introduzca su usuario y contraseña proporcionados. Si no cuenta con estas credenciales, consulte
a su departamento de TI para que le sean proporcionados.
El menú principal
Una vez que ha introducido sus credenciales, lo primero que verá es el panel principal:
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Es necesario que identifique las partes principales del sistema, para facilitar su uso y exprimirlo al
máximo.
1) La barra de direcciones. Puede no mostrarse en dispositivos móviles (Android, iOS). En ella
podrá ver la dirección de DigiLOG. Es buena práctica cotejar periódicamente que coincida
con la dirección que apuntó en su manual. Si son distintas, puede deberse a un ataque de
un usuario malintencionado. REPORTELO INMEDIATAMENTE a su departamento de TI.
2) La cabecera del producto. También funciona como acceso directo al menú principal. Si se
encuentra perdido en el sistema, haga clic aquí para ver esta pantalla.
3) Su indicador de sesión. Debajo, viene el acceso para salir de DigiLOG y cerrar su sesión.
Debe poder ver siempre el nombre del usuario con el que ha entrado.
a. Si no ve su nombre en este apartado, debe cerrar sesión y entrar con sus propias
credenciales.
4) Botón Configurar. Aquí podrá cambiar su nombre de usuario y sus contraseñas. Si usted es
un usuario Administrador de DigiLOG, también podrá cambiar el usuario y contraseña de
5)
6)
7)
8)
9)
10)
los usuarios a su cargo, en caso de que extravíen su contraseña, necesite bloquear su
acceso, etcétera.
Botón Capturar. Típicamente será la opción que más utilizará. Aquí podrá capturar sus
documentos digitalizados, referenciarlos y dejarlos a resguardo.
Botón Consultar. Una vez que haya consolidado la captura de un documento, podrá
buscarlo aquí, por medio de fechas, referencias o contenido.
Botón Buscar por palabra clave. Si su empresa ha decidido activar el Reconocimiento de
Caracteres, podrá utilizar esta característica. DigiLOG intentará detectar letras y números
en sus documentos digitalizados, y así facilitar su búsqueda.
Audit Trail. En este módulo podrá ver un registro de actividades en el sistema, y asi
asegurarse de que los procesos internos de los empleados se están llevando a cabo de la
manera adecuada.
Administrar. Aquí podrá consultar información adicional de DigiLOG: Buscar
actualizaciones y noticias dobre el software, descargar este manual, entre otros.
Botón Salir. Cierra su sesión en DigiLOG y lo envía a la pantalla de Login. Si desea terminar
el programa, haga clic aquí y podrá cerrar su navegador.
Capturar un documento
Haga clic en el botón Capturar. Mostrará la siguiente ventana:
1
2
3
4
5
6
Lo primero que debe hacer es determinar y seleccionar qué clase de documento vamos a crear.
Para este ejemplo, deseamos capturar los comprobantes digitalizados de una póliza. Lo marcamos
en el selector (1):
Al hacer esto, el formulario de atributos aparece. Terminamos de capturar los atributos de la
póliza que vamos a capturar, y hacemos clic en Guardar (6).
Una vez capturados los atributos, procedemos a agregar los comprobantes.
El proceso es sencillo. El selector naranja (2) nos dice qué es lo que estamos viendo: los
comprobantes que están asociados a este documento, o los comprobantes que no están asignados
a ningún documento, los cuales se van a una Bandeja.
En este caso, nuestra bandeja está vacía. Vamos a agregar unos archivos para poder ligarlos a la
póliza que acabamos de crear.
Para ello, hacemos clic en el botón Elegir archivos (3). Nos aparecerá una ventana para seleccionar
los archivos. Podemos seleccionar más de uno a la vez:
Hacemos clic en Abrir. Automáticamente se estarán copiando nuestros comprobantes a la Bandeja
de entrada.
Si estamos cargando varios archivos a la vez, deberemos ser pacientes. Es normal que el sistema
tarde en subir sus comprobantes y procesarlos.
Una vez que ha terminado, aparecerán inmediatamente en la bandeja de entrada:
Lo que sigue es indicarle qué comprobantes estarán asignados a la llave.
Hay dos maneras de hacerlo:
1. Seleccionando Todos en la herramienta “Seleccionar” (4). Todos los archivos se marcarán
con una palomita.
2. Seleccionando manualmente los comprobantes
Opcionalmente, se marcará un archivo como comprobante Cabecera. Esta es la “portada” de los
comprobantes, el primero que aparecerá cuando sea consultada.
Además, podrá consultar o eliminar los documentos en la bandeja de entrada, por medio de los
íconos en cada archivo.
Una vez seleccionados los archivos que serán asociados a las llaves guardadas, hacemos clic en el
botón Integrar. Los archivos no seleccionados se quedarán en la Bandeja de entrada, y los otros se
anexarán al documento, en este caso, la póliza.
El servidor le avisará del resultado de la operación.
¡LISTO! Ha terminado. Ahora puede capturar otro, volviendo al menú principal, o bien, en el botón
Capturar Nuevo:
Buscar un documento
Terminada la captura de documentos, o en cualquier momento, será necesario acceder a la
información recopilada. Hay dos maneras de hacerlo. Una es, buscando los atributos que fueron
registrados al momento de su captura. Ésta es la manera más común y eficiente. La otra consiste
en buscar en el contenido de los comprobantes.
Buscar por claves y atributos
Para buscar por claves y atributos, sólo haga clic en el botón Consultar, en el menú principal.
Aparecerá la siguiente ventana:
En realidad, es el mismo formato de ventana que el de Captura de documentos, así que el
funcionamiento es muy similar.
Primero, debemos seleccionar el tipo de documento que queremos buscar. Busquemos, en este
caso, la póliza 1349.
En el selector de Tipo de documento, seleccionaremos póliza.
Adicionalmente, aparece una lista de documentos, abajo del formulario. Para verla, sólo deslícese
hasta abajo en la página.
Aquí podrá consultar cronológicamente los documentos guardados en DigiLOG, además filtrándolos
por un rango de fechas.
En este caso, queremos buscar un documento en específico, la póliza 1349. Volvemos al formulario
de búsqueda, e introducimos los valores que conocemos. Hacemos clic en Buscar.
Inmediatamente, mostrará la coincidencia.
Ahora puede consultar el documento solicitado. Los datos faltantes en la búsqueda aparecerán
automáticamente en el formulario, mostrándole todos los atributos de dicho documento.
A partir de aquí, podrá notar que nuevos botones han aparecido en el formulario: Editar, Descargar
en ZIP, o Capturar nuevo. Además, podrá consultar los comprobantes directamente, tan sólo
haciendo clic en sus íconos.
Buscar por palabra clave
La otra manera de buscar documentos es por medio de su contenido. Si ha subido PDF´s, archivos
de texto, facturas en XML, o su organización decidió activar el módulo de Reconocimiento de
Caracteres para los documentos digitalizados, seguramente encontrará su documento por aquí.
En este caso, hemos introducido el RFC de un proveedor de un contrato.
El comprobante exacto ha aparecido. Podemos hacer dos cosas:
1. Descargarlo directamente
2. Consultar el documento de donde salió.
1
2
En este caso, consultaremos el documento, con la opción 2.
No sólo hemos dado con el documento exacto para poder consultar sus comprobantes, atributos,
o descargarlo, sino que podemos ver el comprobante exacto donde hubo la coincidencia de
nuestra búsqueda.
Configurar usuarios
Para configurar usuarios, en el menú principal, basta seleccionar el botón Configurar.
Desde aquí, puede gestionar las cuentas de usuario que accederán a los recursos de DigiLOG.
Crear un nuevo usuario
En la pantalla Configurar, el selector de usuario está por defecto en la opción “Nuevo Usuario” (ver
ilustración anterior). Para crear su usuario, simplemente introduzca los datos:
-
Usuario. El dato que deberá introducir su personal en la pantalla de Inicio de Sesión de
DigiLOG.
-
Nombre para mostrar. El nombre completo de su personal, departamento o recurso
asignado. Aparecerá siempre en la parte superior derecha de la pantalla.
-
Contraseña y Confirmar contraseña. Asegúrese de teclear su clave de acceso
correctamente dos veces.
-
Administrador. Si tiene esta opción disponible (lo que implica que usted es un
Administrador de DigiLOG), podrá controlar si este usuario nuevo puede cambiar
contraseñas, dar de alta a otros usuarios, o personalizar los permisos en la tabla de acceso.
Una vez que ha terminado, haga clic en Guardar.
Es importante destacar que todo usuario nuevo es creado con una tabla de accesos vacía. Para
que pueda acceder a los recursos de DigiLOG, deberá otorgárselos en la Lista de Control de
Acceso.
Editar un usuario
En ocasiones, querrá recuperar la contraseña de sus usuarios, cambiar su nombre para mostrar, o
bien, eliminarlo para bloquear su acceso a DigiLOG. En este caso, el procedimiento es igualmente
sencillo.
En la pantalla de Configurar (ver ilustración), en el selector de Usuarios, seleccione el usuario que
desee editar o eliminar.
Importante: si usted no tiene el rol de Administrador de DigiLOG, sólo verá su cuenta de usuario.
A continuación, edite los datos que desee configurar. Asegúrese de teclear su contraseña dos
veces. Haga clic en Guardar.
Si desea eliminar su usuario, igualmente deberá teclear su contraseña dos veces.
Lista de Control de Acceso
En la parte inferior de la página, Está el control “Configuración de Privilegios”. Haga clic para
desplegarlo.
Lo que está viendo es la matriz de permisos para los usuarios. Cada tipo de documento que utiliza
su organización requiere permiso explícito para que los usuarios de DigiLOG tenga acceso a ellos.
Cada usuario puede hacer lo siguiente con cada tipo de documento: Crear, Modificar, Consultar y
Descargar.
Para configurar la lista de control de acceso de un usuario, selecciónelo del control selector. En
seguida, se desplegarán todos sus permisos actuales.
Note que, si ha creado un usuario nuevo, todos sus permisos se encuentran configurados en NO.
Esto es, no puede acceder a ningún recurso de DigiLOG.
Cambie los permisos del usuario a juicio de su organización, y haga clic en el botón Guardar. Los
cambios serán efectivos inmediatamente.
Configurar tipos de documento
Nota: La siguiente configuración sólo está disponible en algunas implementaciones. Pregunte a su
personal de TI si la empresa ha solicitado este módulo. Necesita ser usuario Administrador para
acceder a esta característica.
DigiLOG le permite a los usuarios Administradores gestionar los tipos de documento que puede
manejar el sistema, de manera intuitiva y flexible. Esto reduce el tiempo de despliegue de
soluciones en su organización, mientras facilita la organización de su información de manera
considerable.
Entre al módulo Administrar desde la pantalla de inicio. En seguida, entre a la opción Tipos de
Documento.
Se mostrará la siguiente ventana.
Ahora podrá dar de alta nuevos tipos de documento, o editar los existentes.
Para crear uno, introduzca el nombre en el campo “Nombre del tipo de documento” y seleccione
el botón Guardar.
A continuación, agregue campos al tipo de documento, con el botón “Agregar atributo”. DigiLOG
le solicitará toda la información necesaria.
Para editar un tipo de documento, sólo selecciónelo en el primer control “Seleccione un tipo de
documento”. El procedimiento es el mismo que para crear.
Buscar información adicional de DigiLOG
Haga clic en Administrar, en la pantalla de inicio.
Encontrará las siguientes opciones:
-
-
-
Actualizaciones. Al abrir este menú, DigiLOG se comunicará con la bitácora de desarrollo
de Grupo ConstruMYB y le mostrará si hay actualizaciones importantes para el software.
Se recomienda encarecidamente al personal de TI que revise periódicamente este módulo.
Soporte técnico. Aquí encontrará información de contacto de los responsables directos de
su implementación de DigiLOG, como el mismo grupo ConstruMYB o su personal de TI
asignado.
Tipos de documento. Aquí podrá gestionar los tipos de documento que DigiLOG interpreta
como recursos. Consulte la sección del manual que habla de esto.
Documentación. Todos los manuales, folletos, brochures, minutas y demás recursos que
su organización considere pertinente respecto de DigiLOG los encontrará aquí.
Manual de usuario. Es un acceso directo a este manual, en formato PDF/Microsoft
Word/ODT.
Contacto
Para cualquier duda respecto del software, puede compartirnos su retroalimentación.
Grupo ConstruMYB
Rincón de Reggiano #116ª
Colonia Rinconada de los Andes
San Luis Potosí, S.L.P.
Tel. (444)8989505
[email protected]