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BASES DE POSTULACION Y PARTICIPACION
STAND DE GASTRONOMIA
La Expo Loncoche 2016, se realizará entre el jueves 17 al domingo 20 de marzo de 2016, es organizada por la
Municipalidad de Loncoche y el Comité Expo Loncoche 2016.
En ella podrán participar todas las instituciones activas, que acepten cumplir las normas establecidas por la
organización y que sean seleccionados posteriormente por la comisión evaluadora.
1.- Postulación
Podrán postular preferentemente instituciones de Loncoche que cumplan con la siguiente documentación (TODOS LOS
DOCUMENTOS PODRA BAJARLOS DESDE LA PAGINA www.expoloncoche.cl EN EL CASO DE LOS PUNTOS 1.a, 1.c y 1.d):
1.a. *Carta de Solicitud, indicando claramente los motivos de su participación en Expo Loncoche 2016.
1.b. *Presentar Certificado de Vigencia de la organización con una vigencia máxima de 30 días a la postulación.
1.c. *Presentar acta en donde los socios acuerden la participación de la organización en Expo Loncoche 2016.
1.d. *Declaración jurada simple ante notario, en donde señalé que los fondos serán utilizados para dicha organización y
que en ningún caso se hará un mal uso de esta (como por ejemplo ARRENDARLA).
(De no presentarse esta documentación básica, no se considerará en el proceso de selección)
La postulación a la Expo Loncoche 2016, deberá ser enviada hasta el 07 de FEBRERO, de las siguientes maneras:
Portal de Internet:
WWW.EXPOLONCOCHE.CL
2.- Criterios para la selección de los expositores:
El principal criterio de selección es poseer personalidad jurídica vigente, claros objetivos de la participación, la
contribución a la comuna y que las ganancias obtenidas por su participación en Expo Loncoche 2016, sean de
beneficio para la organización que representan.
3.- Resolución de las postulaciones
3.a. *Las solicitudes de participación debidamente cumplidas, que sean enviadas dentro del plazo estipulado, se
resolverán por el Comité de Selección que aceptará o denegará la participación.
3.b. *El Comité de Selección podrá dejar en reserva alguna de las solicitudes previas de admisión, por si alguno de las
instituciones aceptados no hubiera cumplido los plazos para cancelar el valor de inscripción o no hubiese respetado
algunas normas.
3.c. *La selección de los expositores quedará resuelta el día 22 de Febrero y se hará oficial en la página
www.expoloncoche.cl
3.d. *Los antecedentes entregados por todos los postulantes quedan en poder de la organización.
4.- Cupos
Los cupos son limitados y están definidos por el espacio disponible para la ocasión.
5.- Distribución
5.a. *La distribución y el número de espacios o stand la determinará el Comité Organizador entre las solicitudes
finalmente aceptadas.
5.b. *El espacio sólo podrá ser utilizado por la institución que figure en cada solicitud y será intransferible.
5.c. *De desistirse alguno de los seleccionados, el Comité Organizador determinará su adjudicación conforme a las
solicitudes no acogidas en una primera selección.
6.- Valor de inscripción
6.a. *Una vez informada la nómina de seleccionados emitida por la organización, junto con el resto de la información,
deberán hacer la cancelación según las instrucciones entregadas por la organización.
6.b. *El plazo máximo para realizar el pago es el 04 de marzo, hasta las 14:00 horas.
6.c. *Si la institución no ha cancelado la inscripción en el plazo estipulado, la organización se reserva el derecho de
excluir su participación, incorporando a otra institución que se encuentre en la lista de espera.
6.d. *El valor de la Inscripción será de $ 200.000.- (Este año el valor no considera la instalación de “panchos” para asados,
anticuchos o choripanes. La institución podrá postularlo aparte, teniendo un costo de $ 50.000 adicional)
6.e. *Respecto al pago del impuesto IVA y la autorización sanitaria, cada expositor debe hacer personalmente el
trámite en el Servicio de Impuestos Internos, en un plazo de 10 días antes del comienzo de la Exposición y deberá
presentar la documentación a la organización.
7.- De los Derechos y Deberes
7.1. Cada expositor tendrá derecho a:
7.1.a. *Stand construido, energía eléctrica con un punto de toma de corriente e instalación de agua potable.
7.1.b. *Derecho a exposición y venta de sus productos solo en su stand. (Este año el valor no considera la instalación de
“panchos” para asados, anticuchos o choripanes. La institución podrá postularlo aparte, teniendo un costo de $ 50.000 adicional)
7.1.c. *Limpieza y mantenimiento del lugar.
7.1.d. *Difusión del evento a través de los distintos medios de comunicación.
7.1.e. *Tendrá 7 pases liberados para el personal que trabaje en el stand. (Se deberá informar antes del evento los
nombres y rut de las personas que serán seleccionadas de hacer uso de este beneficio)
7.2. Deberes de los expositores:
7.2.a. *Los expositores tendrán que revisar su stand y hacer las mejoras pertinentes, no pudiendo hacer mayores
cambios en la fachada.
7.2.b. *Los expositores deberán contar con sus ampolletas (mínimo 3 unidades), las cuales deberán ser de ahorro de
energía. La organización no proporcionará ampolletas en los stand.
7.2.c. *Los expositores deberán acatar las reglas y procedimientos establecidos por el Comité Organizador en beneficio
de la estética y buen funcionamiento.
7.2.d. *Cada organización se hará responsable de solicitar y cancelar su concesión de bebidas y licores, aún cuando
debe acatar la marca de producto que el comité Organizador designe para realizar los pedidos.
7.2.e. *Los stand deben abrirse al público a las 10:00 de la mañana, durante TODOS los días que dure la exposición y se
cerrarán al público en el horario que se acuerde en reunión de comisión.
8.- De los Reclamos
Los posibles reclamos deberán realizarse por escrito al Comité Organizador Expo Loncoche, quien decidirá en función
de los intereses de la actividad.
9.- La Organización se Reserva el Derecho:
9.a. *A rechazar cualquiera de las solicitudes de participación si así lo estima oportuno, ya sea porque no se ajusta a la
convocatoria, por la falta de espacios disponibles o por cualquier incumplimiento de las normas y condiciones de
participación.
9.b. *Durante el montaje e incluso durante el desarrollo de la feria, a clausurar cualquier stand que haya infringido
alguna de las normas o condiciones de participación establecidas, lo cual se realizará en beneficio del desarrollo de la
muestra.
9.c. *A resolver por parte del Comité Organizador, cualquier situación no prevista en las presentes bases sin ulterior
reclamo.
10.- Varios
10.a. *La presentación de la solicitud de participación implica la aceptación de los puntos estipulados en la presente
normativa.
10.b. *La organización no se hará responsable de robos, accidentes y cualquier otro evento que ponga en riesgo los
materiales de cada stand, debiendo organizarse los mismos locatarios para la contratación de nocheros que cuiden el
recinto una vez cerrados.
10.c. *Antes del pago de los derechos de inscripción, los expositores deberán firmar una carta compromiso de su
participación y comportamiento en dicho evento.
11.-
Fechas y Plazos Importantes
11.a. Fecha de Realización de Expo Loncoche
A partir del Jueves 17 de Marzo hasta el Domingo 20 de Marzo de 2016.
11.b. Horario de Atención a Público de la Feria
A partir de las 10:00 hrs. Hasta las 22:00 hrs., horario continuado.
11.c. Postulaciones
Hasta el Domingo 07 de Febrero de 2016
11.d. Notificación a los expositores seleccionados
El Martes 23 de Febrero de 2016
11.e. Cancelación de los Derechos de Participación
Hasta el Viernes 04 de Marzo, hasta las 14:00 Horas.
Cuenta Corriente N° 69800416 del Banco Santander a nombre del Comité Expo Loncoche, Rut: 65.100.757-7
13.-
Informaciones en:
Teléfonos: (45) 2990960
E-mail: [email protected]
Página Web: www.expoloncoche.cl
ACTA EXTRAORDINARIA ASAMBLEA
En
Loncoche,
día
___
de
__________
de
2016,
siendo
las
_____
horas,
en
el
lugar
_____________________________________ , se realizó reunión extraordinaria con el objetivo de tratar el único
punto que consiste en la postulación a Expo Loncoche 2016, la cual deberá ser aprobada por la asamblea y firmada
por los asistentes.
Para constancia firman los siguientes socios:
NOMBRE DEL SOCIO
RUT
FIRMA
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
Nombre, Rut y Firma
Presidente(a)
Nombre, Rut y Firma
Secretario(a)
Nombre, Rut y Firma
Tesorero(a)
CARTA DE SOLICITUD
Loncoche, ___ de _______________ de 2016.
Señores
Comité Expo Loncoche 2016
Presente
De mi consideración:
Junto con saludarlos, nos dirigimos a ustedes con el objetivo de presentar nuestro interés como
institución para la participación en Expo Loncoche 2016, considerando nuestros principales
objetivos de participación los siguientes.
(detallar los objetivos escritos con lápiz)
Nombre, Rut y Firma
Presidente(a)
Nombre, Rut y Firma
Secretario(a)
Nombre, Rut y Firma
Tesorero(a)