1. Bienes raíces

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL (PGD)
AGENCIA COLOMBIANA PARA LA REINTEGRACIÓN (ACR)
PRESENTACIÓN
Dando cumplimiento al Artículo 21 de la Ley 594 de 2000 – “Ley General de
Archivos”, sobre la elaboración de programas de gestión de documentos en las
entidades públicas o las privadas que cumplan funciones públicas, el artículo 10
del Decreto 2609 de 2013 sobre “Obligatoriedad del programa de gestión
documental”. La Agencia Colombiana Para la Reintegración de Personas y Grupos
Alzados en Armas (ACR), diseña el Programa de Gestión Documental - PGD,
como un instrumento donde se formula y documenta el desarrollo de los procesos
y procedimientos archivísticos, con el propósito de facilitar la gestión documental
de la Entidad y garantizar la conservación de la memoria institucional.
El presente PGD debe ser ajustado y actualizado de manera periódica, con base a
los cambios y regulaciones de la normatividad archivística colombiana, liderada
por el Archivo General de la Nación y los requerimientos propios de la ACR. La
Entidad debe regirse de acuerdo con lo reglamentado en el Programa de Gestión
Documental y los documentos del Sistema Integrado de Calidad.
MARCO CONCEPTUAL
Cumpliendo los estándares de calidad, constituidos como requisito dentro de la
Ley 594 “Ley General de Archivos”, las disposiciones del Decreto 2578 y 2609 de
2012 y demás disposiciones reglamentarias.
Siglas:
ACR: Agencia Colombiana Para la Reintegración de Personas y Grupos Alzados
en Armas
AGN: Archivo General de la Nación.
MGD: Manual de Gestión Documental
PGD: Programa de gestión documental.
SIGOB: Sistema de Gestión de Gobernabilidad
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MARCO LEGAL
Los documentos de archivo hacen parte de los activos de las entidades y son
pieza fundamental, igualmente se convierten después del Talento Humano en los
recursos más valiosos para las mismas; porque son depositarios de su gestión,
donde se plasma el desarrollo de funciones y cumplimiento de obligaciones. Los
documentos de archivo son portadores de información necesaria para la toma de
decisiones por parte de la Alta Dirección y son también fuente de información para
la reconstrucción de la historia de la Entidad.
La legislación archivística colombiana se ha convertido en una herramienta de
primera mano, especialmente para las entidades del Estado; en donde ha sido
asumida no solo desde el punto de vista normativo, sino también desde el punto
de vista técnico; dando línea sobre procedimientos y tareas para la organización
de los archivos.
Constitución Política de Colombia:
ARTICULO 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas
culturales y naturales de la Nación.
Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras
comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico
de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables,
imprescriptibles e inembargables.
Código Penal
Artículo 148 Utilización indebida de información privilegiada. El servidor público o
el particular que como empleado o directivo o miembro de una junta u órgano de
información que haya conocido por razón o con ocasión de sus funciones, con el
fin de obtener provecho para sí o para un tercero, sea éste persona natural o
jurídica, incurrirá en prisión de dos (2) a seis (6) años e interdicción de funciones
por el mismo término de la pena principal.
Código Disciplinario Único.
Artículo 34. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la
Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás
ratificados por el Congreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos
distritales y municipales, los estatutos de la entidad, los reglamentos y los
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manuales de funciones, las decisiones judiciales y disciplinarias, las convenciones
colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superiores emitidas por
funcionario competente.
No.5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su
empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e
impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
Artículo 35. PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido.
No. 8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna respuesta a las
peticiones respetuosas de los particulares o a solicitudes de las autoridades, así
como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien corresponda
su conocimiento.
No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos,
expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus
funciones.
No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a
personas no autorizadas.
Ley 594 de 2000.
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras
disposiciones.
Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado
está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de
los documentos y la normatividad archivística.
Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de
las entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios
administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades
públicas, a cuyo carga estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar
por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los
documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación,
así como de la prestación de los servicios archivísticos.
Artículo 21 de la Ley 594 de 2000. Las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
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tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y
procesos archivísticos.
Acuerdo 038 del 2002 del A. G. N.
Responsabilidad de los servidores públicos frente a los documentos de archivos El
servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso
y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus
funciones.
Artículo 2: Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su
cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos
debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.
Artículo 3: La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere el
artículo anterior, se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental.
Para tal efecto, se diligenciará el formato único de inventario en concordancia su
instructivo.
Acuerdo 060 de 2001
Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.
Acuerdo No. 042 de 2002
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de
gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,
se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y
26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
Decreto 2578 de 2012
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red
Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras
disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.
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Decreto 2609 de 2012
Por el cual se reglamente el artículo 5 de la Ley 594 del 2000 parcialmente los
artículos 58 y 59 de la Ley 1437 del 2001 y se dictan otras disposiciones en
materia de gestión Documental para todas las Entidades del Estado.
Decreto 1515 de 2013
Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las
transferencias secundarias y de documentos de valor histórico al Archivo General
de la Nación, a los archivos generales de los entes territoriales, se derogan los
decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997 y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 04 de 2013
Por el cual se reglamenta parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se
modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,
aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documenta y Valoración
Documental.
Acuerdo 05 de 2013
Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación de
los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas
y se dictan otras disposiciones.
OBJETIVO GENERAL
El objetivo del PGD es el de estandarizar, normalizar y regular la producción,
administración, custodia y conservación de la información que se genera y se
recibe en la ACR, en desarrollo y cumplimiento de su misión y sus funciones, bajo
los niveles de seguridad, confianza y calidad requeridos, para apoyar la gestión de
la Entidad y la toma oportuna de decisiones.
OBJETIVOS ESPECIFICOS

Destacar la importancia que tienen los documentos de archivo generados
en la entidad, para el cumplimiento de misión y funciones.
5
 Regular la organización y administración de la Gestión Documental a partir
del concepto de de Archivo Total1 y los enunciados señalados por la
normativa archivística como: finalidad, responsabilidad, confidencialidad,
seguridad, interoperabilidad, accesibilidad y orientación al ciudadano.
 Apoyar la seguridad en los sistemas de información de la ACR para un
mayor aprovechamiento de las tecnologías y garantizar la obtención de
mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la
información.
 Conocer el correcto manejo de un sistema de información para su
implementación, siguiendo las pautas estipuladas para ello, basados en la
información obtenida principalmente del Archivo General de la Nación (Ley
594, ley general de archivos y demás disposiciones).
 Garantizar la adecuada conservación de los expedientes de cada una de
las personas que participaron y participan en el proceso de reintegración,
integradas en las historias de reintegración de nuestros beneficiarios, de
acuerdo con los parámetros y lineamientos establecidos, para el adecuado
manejo, organización y conservación.
CONSIDERACIONES BÁSICAS
Para elaborar el programa de gestión documental, se consideraron los siguientes
aspectos:
Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la
gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de
trámites y la eficiencia de la administración de la Entidad.
Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la
gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación
de documentos innecesarios, la simplificación de trámites administrativos y la
racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.
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“Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital”. Glosario. Archivo
General de la Nación.
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Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los
contemplados en la Ley 594 de 2000, disposiciones posteriores y en la teoría
sobre la gestión de documentos, estos son: El concepto de archivo total, el ciclo
vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.
PLANEACIÓN
Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental,
obedece a un plan de acción con líneas concretas que facilite su implementación
de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y
objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información,
mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de
mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado
a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de
documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan
las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo) y un conjunto de directrices que faciliten
el planeamiento de la documentación.
Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos
previos como: contar con manuales de procesos y procedimientos, manual de
funciones, Organigrama institucional y tablas de retención documental, adopción
de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las
diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para tal efecto, se
deberán verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones:
 Centralización de la recepción y envío de los documentos, (adecuación de
la oficina de recibo y despacho de correspondencia).
 Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y
externos.
 Crear mediante acto administrativo el Comité Institucional de Desarrollo
estableciendo su reglamento y funciones.
 Tener debidamente aprobadas por el Comité Institucional de Desarrollo
Administrativo, las tablas de retención y/o las tablas de retención
documental.
 Disponer de un reglamento de archivos para la entidad, basado en el
Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas
complementarias, que garantice el cumplimiento de al menos los siguientes
aspectos: Fases de formación del archivo, control sobre la entrada y salida
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de los documentos, acceso a los documentos, ordenación y descripción de
los fondos de archivo, conservación de documentos, adopción de las
normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de
archivos y documentos, existencia de la coordinación de la función
archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo
con lo establecido en la Ley 594 de 2000, participación de la dependencia
en los comités internos relacionados con la definición de procesos y
procedimientos, gestión de calidad, entre otros.
Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el
programa de gestión documental (PGD) con todas las funciones administrativas de
la entidad, así como con los sistemas de información, con los aplicativos y demás
herramientas informativas de las que haga uso la entidad, en atención a las
siguientes consideraciones:
 Inscribir la Gestión de Documentos como un programa estratégico de la
entidad, con el apoyo de la alta dirección.
 Definir el sistema de administración de archivos de la entidad
(descentralizado con control central).
 Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial
con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y
suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional, presupuesto,
jurídica y control interno.
 Dotar del respectivo talento humano debidamente asignado a funciones de
archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.
 Diseñar un programa de capacitación que permita a los funcionarios del
archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión
documental y la organización de los archivos, además formación en el área
de la auditoria de información y manejo de procesos.
 Dotar las instalaciones de la ACR – Grupo de Gestión Documental de
condiciones básicas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo
las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las
características arquitectónicas y medioambientales donde se administran y
conservan los archivos, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el
flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las
dependencias, mobiliario y equipo.
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PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
ACTIVIDADES
La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño
de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de
cada dependencia, o de cada grupo.
 Creación del manual de gestión documental, adoptado por todos los
funcionarios y/o contratistas de la ACR.
 Creación y diseño de documentos (adherencia al manual de gestión
documental, obligatoria).
 Medios y técnicas de producción y de impresión (definido en el MGD).
 Selección de soportes documentales definidos para cada clase de documento
(definidos dentro del MGD).
 Determinación de tamaños, tintas (MGD).
 Determinación de uso y finalidad de los documentos.
 Diplomática en términos de imagen corporativa o logotipo de la entidad,
características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas (MGD).
 Número de copias determinadas para cada caso (MGD)
NORMALIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL





Identificación de dependencias productoras: determinados según organigrama
institucional y TRD.
Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios
regulados en el manual de GESTIÓN documental, y TRD.
Directrices relacionadas con el número de copias: original y una copia, copia
para la carpeta que sigue el proceso y para la carpeta de consecutivos de la
unidad correspondencia se realizará de manera digital (scanner de la
comunicación original (Correspondencia de salida).
Control de la producción de nuevos documentos o series documentales:
Identificación de nuevas series y sub-series.
Determinación de la selección y descarte dentro de la producción documental:
ya identificada en las TRD.
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GESTIÒN Y TRÁMITE
Conjunto de operaciones de verificación y control que la ACR realiza para la
recepción y trámite de documentos.
En la unidad de correspondencia se inicia la radicación y control de las
comunicaciones recibidas y enviadas.
UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
En el Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las
entidades deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad de
Correspondencia.
La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los
servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal
manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de
gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos
de gestión, centrales e históricos.
Además las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente
y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar
y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial,
mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros,
que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que
contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración
pública. Es importante hacer énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá
salir de la entidad por vía diferente a la que la unidad de correspondencia
determine.
En la unidad de correspondencia se desarrollan los siguientes procesos del
Programa de Gestión Documental:





Recepción.
Distribución.
Trámite.
Conservación.
Consulta de documentos.
De acuerdo con la normatividad existente, se deben tener en cuenta los tiempos
máximos establecidos para dar el trámite oportuno y las respuestas a las
10
comunicaciones. Con relación al procedimiento para el control y seguimiento de
trámites, con base en la aplicación del Decreto Ley 019 de 2012 (Ley Anti
trámites), la entidad en cumplimiento de esta normativa, debe tener regulado el
trámite y respuesta, a través de los responsables de las áreas quienes controlaran
los tiempos de respuesta, de la misma manera se debe contar con regulaciones a
través del sistema que les permite este mismo control
Recepción de solicitud o trámite:
 Confrontación y diligenciamiento de planilla de control, para determinar el
tiempo máximo del cumplimiento del trámite.
 Identificación del trámite.
 Determinación de competencia, según funciones de las dependencias
(quien es el responsable del cumplimiento del trámite, según manual de
funciones).
 Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta, dándoselo a
conocer al responsable del trámite, en el momento de la entrega del
documento al funcionario encargado del trámite.
Respuesta:
 Proyección y preparación de la respuesta.
 Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la
culminación del asunto (radicación y envió de la respuesta).
 Entrega del recibido a la oficina que realizo el trámite para su disposición y
conservación final.
ACTIVIDADES
Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que
correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su
radicación y registro, con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través de diferentes
medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y
cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances
tecnológicos en la entidad y en armonía con la normativa nacional.
En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

Identificación de medios de recepción: mensajería externa e interna, fax, correo
tradicional, correo electrónico, correo interno y otros.
11



Recibo de documentos oficiales: sellos de radicado y/o reloj radicador (según
corresponda) para la correspondencia externa que llega a la entidad.
Verificación número de folios, copias, anexos, firmas dentro del documento y
sus anexos.
Constancia de recibo, con su correspondiente número de radicado de salida, y
verificar si traen su correspondiente recibido de la entidad a la cual fue enviado
(sello, fechador, reloj radicador, número consecutivo interno para la institución
que recibe).
Radicación de documentos:





Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos
establecidos en el artículo 2 del Acuerdo 060 de 2001 de AGN, dejando
constancia de la fecha de recibo o de envío.
Ingreso al sistema de registro de las comunicaciones SIGOB.
Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001,
tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria,
Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de
radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo
de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales iniciando cada año
con el número asignado por el sistema, desde el 1 de enero hasta el total de
documentos que se reciban durante el año, hasta el 31 de diciembre de cada
año.
Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de
documentos recibidos y enviados.
Distribución de documentos:
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario.
Actividades
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior
de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe
contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los
mismos. En este proceso se distinguen actividades como:
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Distribución de documentos externos:




Identificación de la oficina o persona ha quien va dirigido el documento, de
acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones externas y medio de transporte (fax,
correo electrónico, correo ordinario, o mensajero institucional).
Enrutamiento de documentos a entidad competente.
Registro de control de entrega de documentos recibidos.
Distribución de documentos internos:




Identificación de dependencias /o grupos.
Enrutamiento de documentos a dependencia competente, según manual de
funciones.
Distribución por oficinas que desarrollan la gestión correspondiente.
Registro de control de entrega de documentos internos
Distribución de documentos enviados:







Identificación de la institución o persona ha quien va dirigido el documento, de
acuerdo a la competencia.
Clasificación de las comunicaciones y medio de transporte (fax, correo
electrónico, correo ordinario, o mensajero institucional).
Enrutamiento de documentos.
Organización mensajería externa
Registro de control de entrega de documentos enviados.
Devolución por inconsistencias en la dirección y demás lineamientos
establecidos en el MDG.
Formato de control de devoluciones.
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos,
dentro de estas acciones se contempla la elaboración de instrumentos
archivísticos como:




El Cuadro de Clasificación Documental -CCD
La Tabla de Retención Documental-TRD
El Inventario Documental
Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
13
 Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales
 Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las
funciones de las unidades administrativas de la entidad
 Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías
adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a
los documentos.
Por otra parte se contará instrumentos como la tabla de control de acceso para el
establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y
seguridad aplicables a los documentos, que permitirán identificar los perfiles de
usuarios, crear grupos de documentos, determinar permisos para lectura,
modificación, impresión, eliminación de documentos.
FORMACIÓN DE
DOCUMENTOS
ARCHIVOS
SEGÚN
EL
CICLO
VITAL
DE
LOS
La Ley 594 de 2000, en su Art. 23. Formación de archivos: establece que:
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en
Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.
ARCHIVO DE GESTIÓN
“Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados”.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión
Documental:








Producción
Recepción
Distribución
Trámite
Organización
Consulta
Conservación
Disposición final de documentos.
14
ARCHIVO CENTRAL
“En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general”.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión
Documental:




Organización.
Consulta.
Conservación.
Disposición final de documentos.
ARCHIVO HISTÓRICO
“Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo
de conservación permanente”.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión
Documental:
•
•
•
•
Consulta y servicios
Reprografía.
Conservación.
Preservación a largo plazo.
Actividades
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos
comprende los procesos archivísticos de:
•
Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se
identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de
la entidad”, a partir del cuadro de clasificación documental
15
Acciones:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Identificación de unidades administrativas y funcionales (de acuerdo con el
manual de funciones y procedimientos, y el organigrama institucional.
Aplicación de la tabla de retención.
Conformación de series y sub series documentales.
Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y de los
documentos de apoyo.
Depuración y limpieza de los documentos (desprendimiento de material
metálico, para una mejor conservación, retiro de duplicados, documentos
sin firmas, formatos sin tramitar).
Foliación
Elaboración o actualización de los inventarios documentales.
Creación de guías y catálogos, que mejoren la consulta.
Ordenación documental: ubicación física de los documentos dentro de las
respectivas cajas en el orden previamente acordado.
Archivo histórico
“Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo
de conservación permanente”.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión
Documental:
•
•
•
•
Consulta y servicios
Reprografía.
Conservación.
Preservación a largo plazo.
Actividades
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos
comprende los procesos archivísticos de:
•
Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se
identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de
la entidad”, a partir del cuadro de clasificación documental
16
Acciones:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Identificación de unidades administrativas y funcionales (de acuerdo con el
manual de funciones y procedimientos, y el organigrama institucional.
Aplicación de la tabla de retención.
Conformación de series y sub series documentales.
Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y de los
documentos de apoyo.
Depuración y limpieza de los documentos (desprendimiento de material
metálico, para una mejor conservación, retiro de duplicados, documentos
sin firmas, formatos sin tramitar).
Foliación
Elaboración o actualización de los inventarios documentales.
Creación de guías y catálogos, que mejoren la consulta.
Ordenación documental: ubicación física de los documentos dentro de las
respectivas cajas en el orden previamente acordado.
Determinación de los sistemas de ordenación (cronológica de enero a diciembre).
Actualización permanente de instrumentos adoptados para la consulta.
Archivo histórico
“Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo
de conservación permanente”.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestión
Documental:
•
•
•
•
Consulta y servicios
Reprografía.
Conservación.
Preservación a largo plazo.
Actividades
El conjunto de acciones encaminadas a la adecuada organización de los archivos
comprende los procesos archivísticos de:
•
Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual se
identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental
(fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de
la entidad”, a partir del cuadro de clasificación documental
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Acciones:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Identificación de unidades administrativas y funcionales (de acuerdo con el
manual de funciones y procedimientos, y el organigrama institucional.
Aplicación de la tabla de retención.
Conformación de series y sub series documentales.
Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y de los
documentos de apoyo.
Depuración y limpieza de los documentos (desprendimiento de material
metálico, para una mejor conservación, retiro de duplicados, documentos
sin firmas, formatos sin tramitar).
Foliación
Elaboración o actualización de los inventarios documentales.
Creación de guías y catálogos, que mejoren la consulta.
Ordenación documental: ubicación física de los documentos dentro de las
respectivas cajas en el orden previamente acordado.
Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o
de sus agrupaciones, que permite identificación, localización y recuperación, para
la gestión o la consulta.
Acciones:
•
•
•
Análisis de información y extracción de contenidos.
Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios,
Catálogos e Índices.
Actualización permanente de instrumentos adoptados para la consulta
La organización de los documentos permite una rápida identificación de los
expedientes dentro del archivo, valorar las funciones y necesidades operacionales
de las oficinas productoras, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender
por los usuarios, demarcando claramente las estanterías y las cajas con los títulos
específicos determinando la serie u Sub serie.
Acciones:
•
•
•
Elaboración de inventarios documentales.
Organización y entrega de transferencias documentales (Formato único de
inventario).
Aplicación de la disposición final de las TRD.
18
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Proceso de la gestión documental en la cual se adelanta la remisión de
documentos del archivo de gestión al central y de éste al histórico, de conformidad
con los tiempos de retención definidos en las tablas de retención y tablas de
valoración documental.
Actividades
En este proceso se debe garantizar el cumplimiento de las diferentes actividades
para realizar las transferencias primarias y secundarias, de acuerdo a los tiempos
de custodia establecidos para cada fase de archivo en la tabla de retención
documental.
Las transferencias documentales se encuentran igualmente orientadas a
garantizar la funcionalidad de los archivos, optimizar los recursos y a transformar
la información en un valor agregado a la gestión de la entidad..
El área de gestión documental debe conformar un cronograma de transferencias
para regular este aspecto, que servirá inicialmente como mecanismo para
regularlas y de paso se establezca un cronograma para ir normalizando esta tarea
al interior de los archivos de gestión.
La documentación en proceso de transferencia primaria debe ser cotejada en las
instalaciones del archivo de gestión o central, en donde se hacen las
observaciones a que haya lugar, con el fin de efectuar los ajustes y quede en firme
la transferencia a través de un acta de legalización de la misma.
La transferencia se inicia en la oficina dueña de los documentos, para tal propósito
se adelantarán las siguientes tareas:
•
•
•
•
•
•
•
•
El área de gestión documental elabora el cronograma de transferencias.
Se hace la socialización a través de la intranet.
El área usuaria verifica en la tabla de retención documental el cumplimiento
del tiempo de retención.
El área prepara la documentación para ser transferida.
Se registra la documentación en el formato único de inventario.
El área usuaria hace la solicitud de transferencia al grupo de gestión
documental y envía vía correo electrónico el inventario
El área de gestión documental verifica la información del inventario, con la
tabla de retención documental de la oficina.
Si se cumplen las condiciones, el área de gestión documental programa la
visita para hacer el cotejo de la documentación.
19
•
•
Realizado el cotejo y si no hay observaciones se procede hacer el traslado
de la documentación al depósito dispuesta para su almacenamiento.
Posteriormente se elabora y firma el acta y de esta manera queda en firme
la transferencia.
DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en
las Tablas de Retención Documental TRD.
La entidad debe tener presente que la disposición final de los documentos se
establece exclusivamente a partir de la tabla de retención documental, para los
documentos que hacen parte de los archivos de gestión, o la tabla de valoración
documental para la documentación perteneciente a un fondo documental
acumulado, por lo tanto dentro de las variables consideradas en la disposición
final, las eliminaciones de documentos deben ser a partir del pronunciamiento del
Comité de desarrollo Administrativo, una vez cumpla con lo establecido en el
proceso de eliminación de documentos establecido por el área de gestión
documental.
Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD, el diligenciamiento
de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o sub serie se le aplicó
previamente el proceso de valoración para definir su conservación, su
reproducción a través de tecnologías y soportes (Microfilmación, escáner, etc.
cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, sin manipularla y poder
obtener una mejor conservación del soporte papel; evitando a la vez que la
manipulación constante sobre originales lleve a su deterioro), en cuya aplicación
se observen principios y procesos archivísticos.
La eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o
representen valor para la ciencia, la historia y la cultura.
Selección de algunas muestras representativas, llegado el caso de eliminación
masiva.
Para definir la disposición final se debe tener en cuenta:
Cuando se apliquen técnicas de conservación como el escáner, sería válido
conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros
investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos.
20
Actividades
Conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente,
es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido
informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la
entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y
conserva para la investigación, la ciencia y la cultura
o
o
o
o
o
o
o
o
Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final
señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para
aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios,
sin perjuicio de conservar su información en otros soportes (Manual de
Gestión Documental).
Selección: Disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger
una muestra de documentos de carácter representativo para su
conservación permanente.
Aplicación de método elegido (Método o formato para la realización del
muestreo).
Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos
como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
Aplicación de lo estipulado en la TRD.
Valoración avalada por el Comité.
Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.
Elección de otro método de conservación total y/o reproducción en otro
medio.
Se conservan los llamados documentos de apoyo los cuales se definen
como documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o
instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de
utilidad para el cumplimiento de sus funciones, su disposición final es la
eliminación una vez cumplan su función
PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar
la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su
contenido.
21
Actividades
En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la
protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos
adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus
distintos soportes.
El almacenamiento de documentos consiste en guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.
En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación del
Sistema Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Diagnóstico integral.
Sensibilización y toma de conciencia.
Prevención y atención de desastres (Micro plan para atención de eventos
catastróficos, reconformación del comité de recuperación).
Inspección y mantenimiento de instalaciones (Seguridad).
Monitoreo y control de condiciones ambientales (seguridad).
Limpieza de áreas y documentos (solicitud de equipos para limpieza).
Plan de manejo de control de plagas y roedores (Fumigaciones en seco).
Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
Almacenamiento, re almacenamiento (determinación de espacios y áreas
locativas, determinación de mobiliario y equipo, determinación de unidades
de conservación y almacenamiento).
Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Establecimiento de medidas preventivas (análisis de los riesgos, y el reporte
oportuno)
Implantación de Planes de contingencia. (mini manual de emergencias y
recuperación de siniestros, conformación del comité de recuperación).
Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.
Conservación de la copia en lugar externo a la ACR.
Se cuenta con muchos procesos para la conservación de documentos los cuales
deben ser definidos a partir de una serie de variables, que permitan garantizar la
autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los
mismos, dentro de estos procesos la entidad utilizará:
Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas
imágenes en película.
o
Determinación de metodología y plan de trabajo.
22
o
o
Fines en la utilización de la técnica.
Control de calidad durante todo el proceso.
Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en
otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. Archivo electrónico.
o
o
o
Determinación de metodología y plan de trabajo.
Fines en la utilización de la técnica.
Control de calidad durante todo el proceso.
VALORACIÓN
Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los
documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y
secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de
archivo y determinar su destino final.
Acciones
El proceso de valoración es una labor adelantada por un grupo interdisciplinario,
como requisito para la definición de la línea de valores adquiridos por la
documentación generada y producida por la entidad en cumplimiento de su misión,
funciones y objetivos, en este sentido deben ser definidos los valores primarios y
secundarios.
Del proceso de valoración se define variables como la retención de los
documentos en los diferentes niveles de archivo y disposición final de la
documentación, siendo esta última variable la de mayor incidencia, porque de esta
se deriva la conservación permanente de los documentos o su eliminación. En
este último sentido se define la eliminación de un activo de la entidad que ha
cumplido su ciclo de uso.
Valores primarios: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que
se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales,
legales y/o contables, dentro de estos valores se cuenta con:
•
Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un
documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
23
•
•
•
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el
conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los
movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pública. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos
que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de
información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones
legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la
ley.
Valores permanentes o secundarios: Cualidad atribuida a aquellos documentos
que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un
archivo de manera permanente, estos documentos se convierten en fuentes para
la historia, dentro de estos valores se cuenta con:
•
•
•
Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información
relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia,
entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos,
valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos,
religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el
conocimiento de su identidad.
Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una
institución en virtud de
Para el proceso de valoración se deben considerar aspectos como:
o
o
o
o
o
o
La normativa existente con relación al proceso y los documentos generados
a partir de este.
El tipo de información contenida en los documentos, en relación a la
posibilidad de convertirse en fuentes de información.
El tipo de uso y la frecuencia de los documentos por parte de los usuarios
internos y externos.
El carácter de los documentos y su información, con relación a ser pública,
o con reserva legal.
El volumen de producción de los documentos.
El soporte de los documentos, con respecto si es análogo, digital o
electrónico
24
IMPLEMENTACIÓN
Actividades necesarias para poner en marcha el programa. La implementación es
la parte final del programa de gestión documental y se constituye en al
prerrequisito para que la entidad puedan convertirlo en una actividad permanente
de la administración. La implementación significa la asignación de
responsabilidades dentro de la entidad, la definición de roles y el establecimiento
del programa.
SEGUIMIENTO
El seguimiento será lo más importante del Programa de Gestión Documental, por
cuanto le da cohesión a las directrices formuladas. Implica la manera como se da
alcance a los objetivos, el cumplimiento de las fechas, la gestión de los recursos y
todas las actividades administrativas de dirección del Programa, así como la
adopción de los correctivos y medidas conducentes para reorientarlo en caso de
incumplimiento de las metas fijadas (para aplicación de TRD, transferencias de
archivos etc.). Se debe indicar que este seguimiento requiere de un órgano de
coordinación, el Comité y la conformación de equipos de trabajo, que lleven a
cabo esta labor.
CERO PAPEL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
En cumplimiento de las disposiciones de Ley como: el Decreto 2609 de 2012 del
Ministerio de la Cultura y la Directiva Presidencia 04 de 2012, se adelantan
acciones orientadas a la implementación de la iniciativa cero papel en la entidad,
para tal efecto se contempla cuatro componentes principales, sobre los cuales
tiene mayor incidencia esta iniciativa:
1. Los procesos y procedimientos
2. La cultura organizacional
3. El componente normativo y de gestión documental
4. El componente de tecnología
El Gobierno Nacional se encargará de promover la adquisición e implementación
de las herramientas de tecnología y los ajustes normativos necesarios. Por su
parte la entidad deberá promover activamente el cambio de cultura y los ajustes a
nivel de procesos y procedimientos que se requieran.
Como parte de la preparación de la implementación del modelo de cero papel se
recomienda seguir las siguientes indicaciones básicas:
25
•
•
•
•
Diseño de un programa de gestión documental que incorpore la gestión
electrónica de documentos, de acuerdo con señalado en el Decreto 2609 de
2012 del Ministerio de la Cultura.
Promoción de buenas prácticas para reducir el consumo de papel,
Formulación de indicadores: facilitarán posteriores tareas de diagnóstico a
la vez que permite controlar los avances e identificar oportunidades de
mejora.
Equipo humano: Identificar e involucrar a las personas líderes en la
implementación de cero papel en la entidad.
Comunicación. Difundir la iniciativa por múltiples canales y promover el cambio de
cultura organizacional en cuanto a la utilización de documentos y procedimientos
normalizados para la administración de documentos electrónicos de archivo.
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El objetivo del proceso de Gestión Documental es administrar los documentos que
se producen y reciben en la entidad garantizando su organización, conservación,
custodia y disposición final, mediante, la centralización del sistema para la
administración de archivos y los servicios ofrecidos por el Grupo De Gestión
Documental.
La gestión documental se enmarca dentro del concepto de Archivo Total,
comprendiendo procesos tales como la producción, recepción, distribución,
consulta, organización, recuperación y disposición final de los documentos y de
forma expresa, refiere entre otros aspectos, a la adopción de las Tablas de
Retención Documental, instrumento archivístico que identifica las funciones y
procedimientos, los documentos que se producen, reciben y deben conservar, con
sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de
racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la
administración pública, agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento
natural de sus procesos informativos.
La ACR tiene establecidos los siguientes instrumentos documentales, enmarcadas
así:
•
•
•
Manual de Procedimientos Gestión Documental
Política de Gestión Documental
Reglamento de Archivo
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POLITICAS DE OPERACIÓN
Debido a la importancia de los documentos dentro de la gestión administrativa y
misional de la ACR, como evidencias del cumplimiento de los procesos y
elementos que conforman la memoria y cultura institucional y Nacional, el Grupo
de Gestión Documental, establece las siguientes políticas de operación para
orientar la gestión documental en la Entidad, con el propósito de fortalecer la
cultura y responsabilidad documental en sus funcionarios y servidores:
1.
La Gestión Documental está enmarcada en el cumplimiento de la Ley
General de Archivo y demás disposiciones emanadas por el Estado,
abarcando procesos, desde la recepción y generación del documento hasta
su conservación temporal o permanente, a través del manejo oportuno y
eficiente del documento y de su información.
2.
La conservación, recuperación, seguridad y consulta de los documentos en
los archivos de gestión de las dependencias, grupos territoriales,
independientemente de su función, son responsables los funcionarios y
servidores. Por tanto, deben acoger los procedimientos y directrices
establecidas por la Entidad para la gestión documental.
3.
El diseño, aprobación y difusión de políticas, directrices y procedimientos de
gestión documental, están en cabeza del Grupo de Gestión Documental con
el apoyo de las oficinas asesoras de planeación y tecnología.
4.
Todo funcionario al momento de tomar posesión o retirarse del cargo debe
recibir y/o entregar los archivos generados en desarrollo de sus funciones y
que estén a su cargo, para garantizar la continuidad de la gestión de la
entidad, por otra parte los documentos son propiedad del Estado.
5.
Para el control de los documentos en la ACR se hará a partir de los
instrumentos archivísticos debidamente diseñados y aprobados a partir de
resolución, estos son base para la gestión, custodia, preservación y uso
restringido cuando sea el caso de los documentos que se elaboren o
tramiten en las diferentes dependencias de la Entidad.
6.
Todas las comunicaciones oficiales deben ser elaborados y tramitadas
mediante el aplicativo establecido para tal fin por parte de la ACR y deben
estar firmadas por el funcionario competente y contener los anexos
relacionados en las mismas, la dirección y la ciudad exacta del destinatario.
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7.
La consulta, préstamo y reproducción de documentos del Archivo Central,
se hará de acuerdo con el procedimiento previsto, siempre y cuando la
información no cuente con reserva legal, de igual manera dependerá de los
perfiles de usuarios establecidos
8.
El proceso de digitalización, reprografía o fotocopiado que genere
duplicidad de la documentación será restringida, salvo los casos en los que
fuera necesario. Además la reproducción de dichos documentos solo se
realizara cuando el soporte de este sea inadecuado para su óptima
conservación.
Elaboro: Cesar Russi / Profesional en Bibliotecología y Archivística Grupo Gestión
Documental.
Reviso: Jenny Alexandra Acuña Ortiz / Coordinadora Grupo Gestión Documental
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