Manual de Uso Información detallada V3.0 Diciembre 2015 Desarrollada por Fundación Carlos Slim SIC v3.0 Sincronización en Nodo Contenido 1. Introducción ......................................................................................................... 3 1.1 1.2 Objetivos del Sistema............................................................................................................. 3 Objetivo del Manual ............................................................................................................... 3 2. Estructura del Sistema ........................................................................................ 4 2.1 2.2 Primer acceso para configuración...................................................................................... 4 Acceso al SIC v3.0 ................................................................................................................... 5 3. Página de inicio .................................................................................................... 6 4. Registro de pacientes y consultas subsecuentes.............................................. 7 4.1 Registro del paciente – Datos personales.............................................................................. 7 4.2 Antecedentes Familiares y Personales ................................................................................... 9 4.3 Datos de diagnóstico basal – I de II ....................................................................................... 10 4.4 Datos de diagnóstico basal – II de II ...................................................................................... 12 4.5 Información de la consulta – Mediciones y tratamiento no farmacológico ................. 13 4.6 Información de la consulta – medicamentos, complicaciones y otras valoraciones . 17 4.7 Registrar una nueva consulta ................................................................................................. 19 5. Visita Domiciliaria.............................................................................................. 21 6. Reportes.............................................................................................................. 23 6.1 Tarjeta individual del paciente ............................................................................................... 23 6.2 Censo nominal de Pacientes................................................................................................... 24 6.3 Pacientes referidos ................................................................................................................... 26 7. Sincronización .................................................................................................... 27 8. Generar respaldo ............................................................................................... 29 9. Sincronización USB............................................................................................. 31 10. Restaurar base de datos sincronizada ........................................................... 33 11. Salir.................................................................................................................... 34 2 SIC v3.0 Sincronización en Nodo 1. Introducción El Sistema Nominal de Información en Crónicas (SIC v3.0) fue desarrollado por Fundación Carlos Slim, tomando como base la Tarjeta de Registro y Control de Enfermedades Crónicas 2016, y cuenta con el aval de la Secretaría de Salud, a través de la Dirección General de Información en Salud (DGIS) y el Centro Nacional de Programas Preventivos y Control de Enfermedades (CENAPRECE). El SIC v3.0 permite al personal de salud de las unidades de la Secretaría de Salud el registro de pacientes que viven con enfermedades crónicas, así como sus consultas médicas y visitas domiciliarias. Adicionalmente, genera reportes para la gestión del programa en la unidad, y facilita la sincronización a la nube para la emisión del reporte mensual del SIS, y la publicación en el Observatorio Mexicano de Enfermedades No Transmisibles. 1.1 Objetivos del Sistema Registro de pacientes y consultas subsecuentes Registro de visita domiciliaria. Generación de reportes Sincronización de datos a la nube Respaldar base de datos 1.2 Objetivo del Manual El objetivo de este manual es detallar la manera como el usuario deberá utilizar las opciones del sistema con el fin de alcanzar los objetivos deseados. 3 SIC v3.0 Sincronización en Nodo 2. Estructura del Sistema 2.1 Primer acceso para configuración Para acceder al sistema deberá dar doble clic en el icono del Escritorio: Por ser la primera vez de uso del sistema se solicitarán los siguientes datos: Entidad, de la lista que se despliega, Jurisdicción, de la lista que se despliega, Unidad médica, a la que pertenecen los pacientes. Si capturará más de una CLUES en la misma computadora, bastará con seleccionar alguna de ellas en este apartado. No afecta la sincronización ya que se realiza por CLUES. CLUES, Aparecerá automáticamente al seleccionar el campo “Unidad médica”. Acceso, Aparecerá por defecto la ruta C:\SIC, en caso de realizar una instalación modo servidor, entonces deberá modificar la ruta hacia su servidor. Para más detalles, ver manual “Sincronización en Nodo”. Código de activación, es importante recordar que el código de activación que recibas es 100% confidencial, dado que en el SICv3.0 puedes ingresar y recibir datos personales de los pacientes con enfermedades crónicas, guárdalo en un lugar seguro y no lo compartas con nadie. 4 SIC v3.0 Sincronización en Nodo 2.2 Acceso al SIC v3.0 Para poder ingresar al SIC v3.0, ingresa tu nombre de usuario (CLUE) y contraseña. En caso de que no puedas ingresar con tu CLUES, comunícate con Mesa de Ayuda para verificar que tu unidad de salud esté ingresada en el SIC. 5 SIC v3.0 Sincronización en Nodo 3. Página de inicio Verás la página de inicio, donde se cuenta con cinco opciones de navegación: a) Registro de pacientes y consultas subsecuentes, donde como su nombre lo indica, permite el registro de pacientes y consultas médicas. b) Visita domiciliaria, que permite el registro de las visitas domiciliarias para reconquista de los pacientes. c) Reportes, donde se podrá consultar y exportar los reportes para la gestión del programa de enfermedades crónicas en la unidad de salud. d) Sincronización, para que de forma automática se suba la información a la nube. e) Respaldo, para la generación de un respaldo de la base de datos y su resguardo en un USB para su posterior sincronización en otro equipo de cómputo. 6 SIC v3.0 Sincronización en Nodo 4. Registro de pacientes y consultas subsecuentes En esta sección, se puede registrar un paciente que vive con una enfermedad crónica. Para ello, es necesario que se complete toda la información ahí indicada y marcada con carácter de obligatorio. Se despliegan cuatro pantallas, que irán desplegándose conforma vaya dándose clic en el botón “Grabar y continuar”: Registro del paciente. Antecedentes personales, familiares. Alta de paciente – Datos de diagnóstico basal I de II. Alta de paciente – Datos de diagnóstico basal II de II. Información de la consulta – mediciones y tratamiento no farmacológico Información de la consulta – medicamentos, complicaciones y otras valoraciones 4.1 Registro del paciente – Datos personales Es necesario capturar todos los datos obligatorios (marcados con un asterisco en rojo): Entidad de nacimiento Fecha de nacimiento Nombre(s) Apellido Paterno Apellido materno Sexo Talla en metros Domicilio primario. 7 SIC v3.0 Sincronización en Nodo Si no se capturan los campos requeridos aparecerá el siguiente mensaje: Para el resto de las variables, es importante observar lo siguiente: Cuando no se capture el “Apellido Materno” el SIC v3.0 asignará una “X”. Si desconoce la “Fecha de nacimiento”, deberá capturar una fecha estimada. Adicionalmente, deberá marcar la casilla de verificación “Fecha estimada”. Cuando no se pueda capturar la “Talla en metros”, o alguna variable que requiera el punto decimal deberá cambiar la configuración regional de la computadora: Panel de control\Reloj, idioma y región\Idioma La configuración que debe ser: Español (México) en caso de no tenerla, ir a la opción de Agregar un idioma y buscar la variable español (México) y agregarla. Concluya la captura de los campos correspondientes al registro de los datos personales del paciente. Para ir a la siguiente pantalla, de clic en el botón Grabar y continuar. Podrá notar que cuando pasa el cursor del mouse sobre dicho botón, se ilumina de otro color indicando que está seleccionándolo. Esto también aplica en las pantallas subsecuentes. Si desea cancelar la operación debe der clic en el botón Cancelar y Salir. En caso de que haya realizado la captura de algún registro, el sistema indicará que se perderá la información, y le pedirá confirmación de la acción. Por último, es importante recordar que para aquellos pacientes cuya información se migró del SIC v2.1 y cuyos campos estén completos, aparecerán inhabilitados para su captura. Sólo aquellos registros que estén incompletos serán editables. 8 SIC v3.0 Sincronización en Nodo 4.2 Antecedentes Familiares y Personales Las variables indicadas en la sub-sección “Antecedentes Familiares” son de captura opcional, si bien aparecen como obligatorias en la Tarjeta 2016. o Se permite selección múltiple: “Abuelos”, “Padres”, “Tíos” y “Hermanos”. o En caso de que seleccione “Ninguno”, se inhabilitan las otras opciones. Las variables de “Antecedentes Personales” son opcionales también. En el apartado “Inicio de tratamiento” es obligatorio capturar al menos una fecha ya sea de ingreso o reingreso, marcando la casilla de verificación y la fecha. 9 SIC v3.0 Sincronización en Nodo El sistema emitirá las siguientes alertas cuando no haya alguna selección para los antecedentes familiares y/o personales. Por último, los campos Postmenopausia y Terapia de reemplazo hormonal solo se habilitarán cuando la paciente sea mujer. Para continuar con la captura de clic en el botón Grabar y continuar y avanzará a la sección de datos basales. 4.3 Datos de diagnóstico basal – I de II Los datos basales que se presentan en esta pantalla son de los padecimientos: Diabetes Mellitus Hipertensión Arterial Obesidad La variable obligatoria para registro de la información es “Fecha de ingreso por patología”. Una vez que haya ingresado esta información, el sistema habilitará el resto de los campos para su captura. 10 SIC v3.0 Sincronización en Nodo Si no captura algún padecimiento en esta sección, podrá avanzar a la siguiente pantalla para registrar Dislipidemia, por lo que el sistema mostrará una alerta preventiva al momento en que usted de clic en botón Grabar y continuar: 11 SIC v3.0 Sincronización en Nodo 4.4 Datos de diagnóstico basal – II de II Los datos basales que se presentan en esta pantalla son de los padecimientos: Dislipidemia Síndrome Metabólico Si, llegado este punto, desea concluir el registro del paciente sin registrar ningún padecimiento, el sistema mostrará la siguiente alerta: Una vez que capture al menos un padecimiento, de clic en el botón Grabar y concluir. El sistema le mostrará el siguiente mensaje. 12 SIC v3.0 Sincronización en Nodo Si da clic en el botón “Sí” se mostrará el siguiente mensaje y entonces avanzará para capturar la información de la cita, de lo contrario regresará a la pantalla para continuar editando la segunda parte de la basal. 4.5 Información de la consulta – Mediciones y tratamiento no farmacológico En esta pantalla la única variable obligatoria a capturar es fecha de consulta (dd/mm/aaaa), la cual está marcada con un asterisco rojo. Algunas reglas importantes a observar: La fecha de la consulta no debe ser mayor al día de la captura Si la fecha de cita es mayor al 26 de diciembre de 2015 entonces se aplicará la regla de no permitir capturar citas con antigüedad mayor a 90 días. En caso de que la fecha de la consulta es anterior al 26 de diciembre de 2015, se podrá capturar citas históricas. Otras reglas importantes a observar: El campo fecha de próxima cita no debe ser menor o igual a la fecha de la cita. El campo IMC se encuentra inhabilitado debido a que el sistema lo calcula automáticamente tomando como referencia los campos capturados de Peso (kg) y Talla en metros (de la pantalla Registro de Paciente). Para los campos Peso, CC, % HbA1c, Creatinina se podrán capturar decimales. Si en las basales se registraron mediciones para los padecimientos diagnosticados entonces aparecerán las mismas mediciones en la información de la cita con posibilidad de poder modificarlas en esta sección “Información de la cita”. En caso contrario, si no se capturaron mediciones en las basales entonces se tomarán las mediciones de la primera cita para los padecimientos capturados. Cuando se capture la medición de creatinina entonces se calculará la tasa de filtración glomerular. 13 SIC v3.0 Sincronización en Nodo Conforme se vayan capturando las mediciones, se irán activando las validaciones y se irá prendiendo cada semáforo. Los semáforos se modificarán tomando como base si el paciente tiene o no el padecimiento diagnosticado. El sistema llenará automáticamente la sección “Control de la enfermedad” con base en las mediciones capturadas. Los criterios para determinar control son los siguientes: 14 SIC v3.0 Sincronización en Nodo Variable Reglas Diabetes Mellitus Si existe medición de HbA1c: HbA1c < 7 = Controlada HbA1c ≥ 7 = No Controlada Si no existe medición de HbA1c pero sí hay glucemia en ayuno: Glucemia en ayuno 70 – 130 = Controlada Glucemia en ayuno > 130 = No Controlada Glucemia en ayuno < 70 = No Estimada Si no existe medición de A1c ni de glucemia en ayuno: Diabetes Mellitus = No Estimada Hipertensión Arterial Si sólo tiene hipertensión arterial: TAS < 140 y TAD < 90 = Controlada TAS ≥ 140 ó TAD ≥ 90 = No controlada Sin medición de TA = No Estimada Si tiene hipertensión arterial + diabetes mellitus: TAS < 130 y TAD < 80 = Controlada TAS ≥ 130 ó TAD ≥ 80 = No controlada Sin medición de TA = No Estimada Obesidad 1ª Consulta médica Si tiene medición basal de peso: Reducción ≥ 5 % peso respecto de basal = Controlada Reducción < 5 % peso respecto de basal = No Controlada Si no tiene medición basal de peso: Obesidad = No Estimada 2ª Consulta médica en adelante Si tiene medición basal de peso: Reducción ≥ 5 % peso respecto de basal = Controlada Reducción < 5 % peso respecto de basal = No Controlada Si no tiene medición basal de peso: Reducción ≥ 5 % peso respecto de 1ª consulta = Controlada Reducción < 5 % peso respecto de 1ª consulta = No Controlada Si no tiene medición basal de peso ni en ninguna consulta: Obesidad = No Estimada 15 SIC v3.0 Sincronización en Nodo Dislipidemia Cuenta con las 4 mediciones de perfil de lípidos Dislipidemia = Controlada si: Colesterol Total < 200, y Colesterol LDL < 100, y Colesterol HDL > 50 Mujeres / Colesterol HDL > 40 Hombres, y Triglicéridos < 150 Dislipidemia = No Controlada si: Colesterol Total ≥ 200, ó Colesterol LDL ≥ 100, ó Colesterol HDL ≤ 50 Mujeres / Colesterol HDL ≤ 40 Hombres, ó Triglicéridos ≥ 150 Cuenta con 1-3 mediciones de perfil de lípidos Dislipidemia = Controlada si: Todas las mediciones disponibles están en rango Dislipidemia = No Controlada si: Al menos una medición está fuera de rango Cuenta con 0 mediciones de perfil de lípidos Dislipidemia = No Estimada Síndrome Metabólico El paciente sí tiene Diabetes Mellitus Síndrome Metabólico = Controlada si: Diabetes Mellitus = Controlada, y Obesidad/Hipertensión/Dislipidemia = Controlada Síndrome Metabólico = No Controlada si: Diabetes Mellitus = No Controlada Síndrome Metabólico = No Estimada si: Diabetes Mellitus = No Estimada, u Obesidad/Hipertensión/Dislipidemia = No Estimada El paciente no tiene Diabetes Mellitus Síndrome Metabólico = Controlada si: ≥ 2 patologías = Controlada Síndrome Metabólico = No Controlada si: < 2 patologías = Controlada Síndrome Metabólico = No Estimada si: Al menos 1 patología = No Estimada 16 SIC v3.0 Sincronización en Nodo Si algún campo no se encuentre dentro de un rango de valor esperado, el sistema mostrará un mensaje como el siguiente. Para continuar con la captura de la consulta, de clic en el botón Grabar y continuar. 4.6 Información de la consulta – medicamentos, complicaciones y otras valoraciones Sobre los medicamentos: Capture una clave del medicamento y el sistema automáticamente seleccionará el tratamiento en la lista desplegable de la derecha. Si selecciona directamente el medicamento entonces aparecerá la clave en la caja de texto del lado izquierdo. No puede repetir la clave capturada en los siguientes campos, y cuando borre alguna clave, el sistema quitará la selección de la lista desplegable. Sobre Referencia, Baja y Grado de adicción al tabaco. Por ejemplo, si capturamos la clave “1” en el campo Referencia entonces se mostrará en la descripción: Unidad de consulta externa. Esta lógica también se aplica cuando se captura Baja y el Grado de adicción al tabaco. 17 SIC v3.0 Sincronización en Nodo Al concluir la captura, de clic en el botón Grabar y concluir. Se mostrará el mensaje: A continuación se mostrará la siguiente alerta que indica ha finalizado la captura: Enseguida se cargar el reporte del paciente. 18 SIC v3.0 Sincronización en Nodo 4.7 Registrar una nueva consulta Una vez que se ha registrado al paciente en el sistema, tendrá que buscar al paciente para capturarle una nueva consulta. Dicha opción se encuentra en la pantalla Registro de pacientes. Capturamos primero el nombre, apellido paterno o apellido materno. Enseguida damos clic en el botón Mostar listado de pacientes, y aparecerá una ventana con los resultados de la búsqueda realizada Se selecciona el registro que se tenga del paciente dando doble clic. El sistema cargará la información del paciente. De clic en el botón Registrar nueva consulta para registrar la nueva cita; el sistema mostrará el siguiente mensaje. 19 SIC v3.0 Sincronización en Nodo El usuario confirmará que Sí desea registrarle una nueva consulta. El sistema enviará directo a la pantalla de Información de la Cita, donde deberá capturarse nuevamente los campos expresados en la sección previa. Si se capturaron complicaciones en las citas previas estás aparecerán habilitadas para las subsecuentes como se muestra en la figura de arriba. 20 SIC v3.0 Sincronización en Nodo 5. Visita Domiciliaria Para el proceso de registro, el sistema presenta para su captura los campos: Nombre(s) Apellido Paterno Apellido Materno El sistema mostrará en pantalla el botón “Mostrar listado de pacientes”, por favor si desea hacer la búsqueda, de un clic en el mismo. El sistema mostrara en pantalla el resultado de la búsqueda en una tabla. Si el nombre capturado no existe, el sistema mostrara un mensaje en pantalla. Para capturar el resultado del seguimiento de doble clic al registro que se muestra en el resultado de la búsqueda. Se activará la sección de “Resultado del seguimiento”. El sistema presenta para su captura los siguientes campos siendo los dos primeros requeridos. Fecha de visita Resultado. Fecha de próxima cita Observaciones En el campo Fecha de visita, solo se podrá capturar una fecha actual o una previa. 21 SIC v3.0 Sincronización en Nodo El campo Resultado, muestra una lista de posibles resultados: Nueva cita No se encontró se deja mensaje Cambio de domicilio Rechazo al tratamiento Perdido Defunción El campo Fecha de próxima cita, se activará siempre y cuando el resultado se haya capturado “Nueva cita” en caso contrario se inhabilitara su captura. Si se elige en el campo Resultado = Nueva cita, el sistema activará el campo “Fecha de próxima cita”, solo se podrá capturar fechas futuras. El campo Observaciones, podrá capturar la conclusión de la visita domiciliaria. El sistema muestra dos botones, Limpiar y Guardar resultado del seguimiento. Si oprime el botón Limpiar, el sistema limpiara su captura. Si oprime el botón Guardar resultado del seguimiento, se mostrará un mensaje: 22 SIC v3.0 Sincronización en Nodo 6. Reportes Al seleccionar la opción Reportes del menú principal, aparecerá la siguiente pantalla con los tipos de reportes: 6.1 Tarjeta individual del paciente Este reporte obtiene un resumen histórico de todas las consultas del paciente capturadas. Para buscar un paciente se puede hacer mediante los filtros: Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre(s). 23 SIC v3.0 Sincronización en Nodo 6.2 Censo nominal de Pacientes Este reporte obtiene todos los pacientes capturados en el sistema de la CLUES actualmente logueada, mientras se procesa la información se muestra una barra de progreso como en la siguiente imagen: Este reporte contiene los siguientes filtros, por defecto todos aparecerán con la opción seleccionada en “Todos” y en tipo de consulta “Todas las consultas”. Tipo de consulta: o Última consulta, o Todas las consultas Padecimiento. o Hipertensión Arterial o Dislipidemia o Obesidad o Síndrome Metabólico o Diabetes Grupo de edad o De 20 a 30 años o De 31 a 40 años o De 41 a 50 años o De 51 a 60 años o De 61 a 70 años o De 71 a 80 años o De 81 a 90 años o De 91 a 100 años o De 101 o más Estatus SIS o Activo regular o Activo irregular o Pasivo o Inactivo Rangos de fecha o Hoy. Si se selecciona esta opción entonces se inhabilita la siguiente. o Del – Al. Si se selecciona esta opción entonces se inhabilita “Hoy”. 24 SIC v3.0 Sincronización en Nodo Para generar el reporte deberá dar clic en el “Ver Reporte”. En el pie de página se mostrará la referencia de las siglas desplegadas en cada uno de los reportes. Al final del reporte se contabilizará todos los campos. Así mismo en el encabezado se mostrará el número total de pacientes en la unidad y los datos de la unidad médica. Todos los reportes tienen tres opciones de exportación PDF, WORD, EXCEL. 25 SIC v3.0 Sincronización en Nodo 6.3 Pacientes referidos Este reporte contiene los siguientes filtros: Tipo de padecimiento o Con enfermedad(es) no controlada(s). o Referencia o baja para seguimiento en UNEME. o Referencia o baja para seguimiento. A continuación deberá seleccionar alguna opción para el filtro de “Tipo de padecimiento”, se mostrará el botón Ver Reporte para comenzar a consultar la información, al igual que el reporte anterior se mostrará una barra de progreso mientras se procesa la información, una vez finalizada la consulta se mostrará los datos de los pacientes. 26 SIC v3.0 Sincronización en Nodo 7. Sincronización Después de capturar nuestras consultas en el sistema SICv3.0 es importante que éstas sean enviadas a la nube seleccionando la opción Sincronización de la pantalla de Menú. Si existe información en la versión SICv2.1 entonces se deberá dar clic en el botón “Sincronización” para descargar la información de la versión previa. La imagen de sincronización puede tener diferentes estados, la descripción de estos también aparecerán como un tooltip para el estado actual de sincronización. No existe información por enviar Hay internet y hay información pendiente por enviar a la nube No hay internet y hay información pendiente por enviar a la nube No hay internet y no hay información pendiente por enviar a la nube 27 SIC v3.0 Sincronización en Nodo Para iniciar la sincronización, debemos presionar el botón Sincronización y se desplegará en la pantalla una barra de estado que indica que la sincronización se está realizando: Cuando haya finalizado la sincronización se desplegará el siguiente mensaje, que indica el total de pacientes sincronizados y/o descargados. 28 SIC v3.0 Sincronización en Nodo 8. Generar respaldo Para generar un respaldo de la base de datos SICv3.0, elija la opción Respaldo del menú principal. El sistema muestra una ventana con la carpeta destino donde se guardará el respaldo de la base de datos (con la finalidad de sincronizarla debido a que en la computadora donde se capturaron los pacientes no cuenta con internet). El sistema por defecto asigna el nombre a la base de datos con la CLUES con la que se ingresó al SIC, por ejemplo: PRSSA000001_PRUEBAS.mdb”) y no podrá ser abierta por el usuario. El usuario selecciona la carpeta y da clic en el botón Aceptar. 29 SIC v3.0 Sincronización en Nodo Una vez concluido el proceso de respaldo, el sistema mostrará el siguiente mensaje: 30 SIC v3.0 Sincronización en Nodo 9. Sincronización USB Para comenzar el proceso de sincronización vía USB, debemos abrir el sistema y nos mostrará una etiqueta que dice Sincronización USB A continuación el sistema mostrará un cuadro de dialogo para seleccionar la base de datos a sincronizar: 31 SIC v3.0 Sincronización en Nodo Una vez ubicada y seleccionada la base de datos, de clic en el botón Abrir para iniciar con el proceso de sincronización, se mostrará una barra de progreso mientras se está procesando la información: Cuando se haya terminado el proceso de sincronización el sistema mostrará el siguiente mensaje. 32 SIC v3.0 Sincronización en Nodo 10. Restaurar base de datos sincronizada IMPORTANTE: Al restaurar una base de datos en una computadora que tenga instalado el sistema SICv3.0, debe primero generar un respaldo de la base de datos, ya que si no realiza dicho respaldo se perderá toda la información donde se haga la restauración. La función de restaurar tiene dos funciones principales: Revisar la información antes de sincronizar. Una vez tengamos nuestro respaldo procederemos a realizar la restauración en la computadora donde deseamos hacer la revisión de información, con esta opción podemos ver los datos antes de sincronizarlos. Tener la base de datos actualizada en la computadora donde se capturo. Esta opción nos permite regresar el respaldo de la base de datos que sincronizamos via USB, la finalidad es que la unidad médica tenga la información actualizada. 33 SIC v3.0 Sincronización en Nodo A continuación el sistema mostrará un cuadro de dialogo para seleccionar la base de datos SINCRONIZADA que desea restaurar, de clic en el botón Abrir Cuando se haya terminado el proceso de restauración, se mostrará el siguiente mensaje: 11. Salir Para cerrar el sistema, presione el botón Salir. 34
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