1. Ingeniería

SAP BusinessObjects Financial Consolidation
Versión del documento: 10.0 - 2014-10-14
Guía del usuario de los Vínculos Excel
de SAP BusinessObjects Financial
Consolidation (Web)
Tabla de contenido
1
Conexión con un servidor de SAP BusinessObjects Financial Consolidation. . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.1
Conectarse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1.2
Cerrar sesión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2
Instalación de la aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2.1
Instalación de la aplicación de manera temporal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4
2.1.1
2.2
Instalación de la aplicación de manera permanente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
2.2.1
2.3
Para crear una conexión temporal con la aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Crear una conexión permanente con la aplicación en Microsoft Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Cómo desactivar la aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2.3.1
Para desactivar la aplicación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
3
Trabajar con datos de consolidación en Microsoft Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
3.1
Planificaciones de Microsoft Excel para recuperar datos e introducir importes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
3.1.1
3.2
Orígenes de datos para Financial Consolidation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Crear una planificación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3.2.1
Definir la estructura de tabla en una hoja de Microsoft Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3.2.2
Para insertar componentes de dimensiones en el asistente para Insertar componentes de
dimensión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
3.2.3
Insertar un miembro de dimensión básico en una hoja de Microsoft Excel. . . . . . . . . . . . . . . . 12
3.2.4
Para insertar un filtro en una dimensión:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3.2.5
Para dar formato a una dimensión con una característica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
3.2.6
Para insertar datos en la matriz de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
3.2.7
Ejemplo: crear una planificación de Microsoft Excel para recuperar datos de paquetes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
3.2.8
3.3
Funciones de fórmulas en celdas de Microsoft Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Introducir datos en un paquete a través de Microsoft Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
3.3.1
Dimensiones de planificación necesarias para entrar o exportar datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.3.2
Introducir datos en un paquete a través de Microsoft Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.3.3
Modo exclusivo para entrada de datos de paquete en Microsoft Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.4
Exportar datos de paquetes desde Microsoft Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
3.5
Visualizar datos financieros en gráficos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3.6
Analizar datos en planificaciones mediante Microsoft Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
2
3.6.1
Actualizar datos en planificaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3.6.2
Para actualizar celdas en un rango de celdas de una planificación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
3.6.3
Para actualizar importes en una hoja de cálculo de planificación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3.6.4
Para actualizar importes en un libro de planificaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
3.6.5
Recuperar datos mediante la función <GetCtData>. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
3.6.6
Recuperar el idioma de visualización mediante la función <GetCtLabel>. . . . . . . . . . . . . . . 26
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Tabla de contenido
1
Conexión con un servidor de SAP
BusinessObjects Financial Consolidation
1.1
Conectarse
Para acceder a todas las funciones en el menú Financial Consolidation de Microsoft Excel, deberá conectarse a la
base de datos de aplicación.
Para conectarse a la base de datos de la aplicación, seleccione
de menú de Microsoft Excel.
Financial Consolidation
Conectar en la barra
El cuadro de diálogo contiene dos campos.
●
La clase Fuente de datos se utiliza para entrar en la URL.
●
En la clase Autenticación, especifique la conexión del usuario.
Nota
La información acerca del estado de conexión está disponible en la barra de estado. Aquí se indica Conectado
a <[Nombre de fuente de datos]> - <[usuario de Finance]>. .
1.2
Cerrar sesión
Seleccionar Financial Consolidation
el libro de Microsoft Excel.
Desconectar
romperá el vínculo entre la base de datos de aplicación y
Ya no podrá importar ni exportar datos.
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Conexión con un servidor de SAP BusinessObjects Financial Consolidation
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3
2
Instalación de la aplicación
Para obtener más información sobre la instalación de la aplicación, consulte el Manual de instalación de SAP
BusinessObjects Financial Consolidation.
2.1
Instalación de la aplicación de manera temporal
Instalar SAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web) de forma temporal significa que se
establece un enlace sólo entre SAP BusinessObjects Financial Consolidation y Microsoft Excel mientras trabaje en
Microsoft Excel. Una vez que salga de Microsoft Excel, el menú se desinstalará.
2.1.1
Para crear una conexión temporal con la aplicación
Contexto
Una conexión temporal con SAP BusinessObjects Financial Consolidation Excel Link (Web) se mantiene sólo si se
trabaja en Microsoft Excel. Una vez de sale de Microsoft Excel, la conexión se cierra.
Procedimiento
1.
Inicie Microsoft Excel.
2.
Seleccione
Archivo
Abrir .
Aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.
3.
En la carpeta de instalación de Finance Consolidation, seleccione la macro CtExcelLinksWeb.xll.
4.
Haga clic en Abrir.
Resultados
Aparece el menúFinancial Consolidation.
Nota
Todas las funciones de Microsoft Excel siguen estando disponibles cuando se conecta con la versión web de
SAP BusinessObjects Financial Consolidation.
4
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Instalación de la aplicación
2.2
Instalación de la aplicación de manera permanente
Puede instalar la aplicación de manera permanente. Para ello, utilice la ventana de diálogo Add-ins en Microsoft
Excel.
Este cuadro de diálogo se utiliza para seleccionar la macro necesaria para instalar la aplicación de manera
permanente. Puede seleccionar esta macro para activar la aplicación o eliminar la selección para desactivarla de
manera temporal.
Sugerencias
Para obtener el máximo rendimiento de la función de análisis dinámico, se recomienda crear un origen de
datos ODBC en una estación de trabajo cliente para conectarse con la base de datos SAP BusinessObjects
Financial Consolidation. Si el nombre de la fuente ODBC de la estación de trabajo del cliente no coincide con el
del servidor de aplicaciones, la estación de trabajo del cliente debe seleccionar una fuente de datos cada vez
que se requiera un análisis dinámico. Para evitarlo, es necesario asegurarse de que los orígenes de datos de
ODBC y del servidor de aplicaciones tengan el mismo nombre. Para las bases de datos de Oracle, también
deberá configurar la misma resolución para el nombre de servicio de Oracle en el servidor de aplicaciones y en
el cliente.
2.2.1
Crear una conexión permanente con la aplicación en
Microsoft Excel
Contexto
Sugerencias
Si se utiliza la función de análisis dinámico, se recomienda crear un origen de datos ODBC en una estación de
trabajo cliente para conectarse con la base de datos Financial Consolidation. Si el nombre de la fuente ODBC
de la estación de trabajo del cliente no coincide con el del servidor de aplicaciones, la estación de trabajo del
cliente debe seleccionar una fuente de datos cada vez que se requiera un análisis dinámico. Para evitarlo, es
necesario asegurarse de que los orígenes de datos de ODBC y del servidor de aplicaciones tengan el mismo
nombre. Para las bases de datos de Oracle, también deberá configurar la misma resolución para el nombre de
servicio de Oracle en el servidor de aplicaciones y en el cliente.
Procedimiento
1.
Inicie Microsoft Excel.
2.
Seleccione
Herramientas
Add-ins .
Aparece el cuadro de diálogo Complementos.
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derechos.
5
Este cuadro de diálogo se utiliza para seleccionar la macro necesaria para instalar el Vínculo Excel de SAP
BusinessObjects Financial Consolidation (Web) de manera permanente.
Nota
Mientras se instala el complemento, el comando
3.
Editar
Cancelar
está disponible sólo una vez.
Haga clic en Examinar.
Aparece el cuadro de diálogo Examinar.
4.
En la carpeta de instalación del Vínculo Excel de SAP BusinessObjects Financial Consolidation (Web),
seleccione la macro CtExcelLinksWeb.xll.
Puede seleccionar esta macro para activar el Vínculo Excel de SAP BusinessObjects Financial Consolidation
(Web) o eliminar la selección para desactivarlo de manera temporal.
5.
En el cuadro de diálogo Complementos, seleccione Financial Consolidation y haga clic en Aceptar.
Resultados
Aparece el menúFinancial Consolidation.
Nota
Todas las funciones de Microsoft Excel siguen estando disponibles cuando se conecta con la versión web de
SAP BusinessObjects Financial Consolidation.
2.3
Cómo desactivar la aplicación
La aplicación puede desactivarse incluso si se instaló de manera permanente.
Nota
Si la aplicación estaba instalada de forma temporal, se desactivará al salir de Microsoft Excel.
2.3.1
Para desactivar la aplicación
Procedimiento
1.
Inicie Microsoft Excel.
2.
Seleccione
Herramientas
Add-ins .
Aparece el cuadro de diálogo Complementos.
6
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Instalación de la aplicación
3.
Desactive Financial Consolidation y haga clic en Aceptar.
Resultados
El menú Financial Consolidation desaparece.
Nota
Para volver a activar la aplicación, active Financial Consolidation en la ventana de diálogo Add-ins.
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7
3
Trabajar con datos de consolidación en
Microsoft Excel
Puede usar Vínculos de Excel para integrar y recuperar datos de SAP BusinessObjects Financial Consolidation al
trabajar en Microsoft Excel.
Se accede a SAP BusinessObjects Financial Consolidation en Microsoft Excel para:
●
Entrar datos de paquetes, incluidos importes y comentarios.
●
Recuperar todos los datos.
●
Recuperar los códigos y las descripciones de filtros, características o valores básicos.
Para usar el vínculo de Excel, debe tener un conocimiento experto de las siguientes funciones de Microsoft Excel:
●
La sintaxis utilizada para hacer referencia a las celdas en que se visualizarán los datos de consolidación.
●
Las fórmulas.
●
Las tablas utilizadas para ilustrar datos.
●
Las hojas de cálculo.
●
Las tablas Pivot.
3.1 Planificaciones de Microsoft Excel para recuperar datos e
introducir importes
Use las programaciones con Microsoft Excel para:
●
Recuperar datos al consultar SAP BusinessObjects Financial Consolidation y almacenar la información
recuperada en la planificación.
●
Introduzca los importes de paquete.
Los importes se pueden introducir directamente en un paquete o se pueden exportar al paquete desde una
planificación de Microsoft Excel que ya contenga importes. Los sitios pueden introducir datos en los paquetes
aunque no tengan instalado SAP BusinessObjects Financial Consolidation en los sitios.
Para crear la planificación de Microsoft Excel:
Defina la estructura de la tabla.
Seleccione los valores de dimensión de SAP BusinessObjects Financial Consolidation para inicializar los ejes.
Inserte funciones de recuperación o de entrada de datos.
Nota
La planificación de Microsoft Excel consulta la base de datos directamente. También puede actualizar la
planificación respecto a SAP BusinessObjects Financial Consolidation en cualquier momento.
8
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Trabajar con datos de consolidación en Microsoft Excel
3.1.1
Orígenes de datos para Financial Consolidation
Los orígenes de datos estructuran las tablas de datos para que los importes se puedan identificar mediante
dimensiones Los orígenes de datos pueden incluir:
Importes
Tasas de conversión
Tipos impositivos
Tasas de inversión
Tasas de ámbito
Conciliaciones intragrupo
El contenido de los orígenes de datos de tasas de inversión y tasas de ámbito se obtiene del módulo Tasas en el
dominio Operación, y son los únicos orígenes de datos que se pueden cambiar en el módulo Creador de
dimensiones del dominio Configuración.
3.2
Crear una planificación
Se recomienda el método siguiente para crear una planificación:
1.
Defina la estructura de la tabla antes de crear un documento en Excel.
2.
En Microsoft Excel, inserte valores de dimensiones y agregue otra información utilizando el asistente para
Insertar valores de dimensión.
3.
Inserte datos en la matriz de datos. Para ello, utilice el asistente para Definir tabla.
4.
Aplique formato a la tabla y edite los datos recuperados; por ejemplo, actualícelos, calcule totales o inserte
gráficos.
3.2.1
Excel
Definir la estructura de tabla en una hoja de Microsoft
Defina la estructura de la tabla antes de crear una planificación en Microsoft Excel para introducir o recuperar
datos.
Sugerencias
Se recomienda mostrar en pantalla la hoja de cálculo de Microsoft Excel con un estilo de referencia R1C1 para
facilitar la referencia a las celdas.
En general, una tabla se compone de cuatro secciones:
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9
Nota
Use el asistente Insertar valores de dimensión de Microsoft Excel para definir los encabezados de la
planificación, de la columna y de la fila. Use el asistente Definir tabla de Microsoft Excel para generar la matriz
de datos.
El encabezado de planificación, la columna de encabezado y las filas de encabezado contienen:
●
fórmulas de inicialización
●
muestran lenguaje como código y descripciones
Por ejemplo, cuando inicializa la dimensión Cuenta con los valores de Ventas en el encabezado de
planificación, los mismos valores se asignan a todos los datos.
Nota
Para dar formato a una tabla de una hoja, consulte la documentación del usuario de Microsoft Excel.
3.2.2 Para insertar componentes de dimensiones en el
asistente para Insertar componentes de dimensión
Puede insertar componentes de dimensiones usando el asistente para Insertar componentes de dimensión.
1.
Seleccione el origen de datos para que en la lista de dimensiones sólo aparezcan las dimensiones
correspondientes al origen de datos seleccionado.
○
10
En una planificación de entrada de datos, seleccione Datos de paquete y especifique los componentes de
las dimensiones ID de auditoría, Cuenta, Movimiento y Período. Las dimensiones Categoría, Unidad de
informes, Periodo de entrada de datos y Divisa se definen automáticamente cada vez que se abre un
paquete.
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Trabajar con datos de consolidación en Microsoft Excel
○
En una planificación que recupera tasas de conversión, seleccione Tasas de conversión. Sólo aparecen las
dimensiones correspondientes al origen de datos seleccionado en la lista de dimensiones (Período,
Versión y tipo de cambio, Divisa y Unidad de informes).
2.
Seleccione la dimensión.
3.
Especifique el componente de la dimensión. Para ello, haga clic en la flecha que hay debajo de Selección.
Sugerencias
Por ejemplo, usted ha seleccionado la dimensión Cuenta para el eje de la fila. Para la primera fila, puede
seleccionar A20100, Costes de puesta en marcha como el único componente para la dimensión Cuenta. El
componente se asigna a todos los importes que aparecen en la fila.
4.
Inicie las dimensiones asignándoles componentes de alguna de las siguientes maneras:
○
Sólo un componente
Un valor se identifica con un código, una descripción breve y una larga. Si selecciona este método, le
asigna sólo un valor elemental a la dimensión. Por ejemplo, la unidad de informes U01 constituye un valor
elemental en la dimensión Unidad de informes.
○
Varios componentes
Se asignan diversos componentes básicos a la dimensión.
○
Filtro
Los filtros se identifican con un código, una descripción abreviada y larga. Cuando usa un filtro, le asigna
una serie de componentes a una dimensión. Por ejemplo, el filtro FIL01, agrupa las unidades de informes
que se dedican a una actividad determinada.
○
Varios componentes
Seleccione Varios componentes para asignar los componentes básicos a la dimensión. El método puede
aplicarse a todas las dimensiones del paquete, los orígenes de datos preconsolidados y consolidados, con
las siguientes excepciones: Categoría, Período de entrada de datos, Período, Divisa de consolidación,
Variante y Ámbito.
El método también puede aplicarse a las siguientes dimensiones en la fuente de datos de conciliaciones
intragrupo: Comprador, Vendedor, Regla de conciliación y Bloque de conciliación.
○
Ningún componente
Esta opción inicia la dimensión que usa componentes que no se han definido. Sólo puede aplicarse a
dimensiones no obligatorias.
○
Una característica que pertenece a una dimensión.
Si inicia la dimensión con un filtro, puede obtener el total de los importes recuperados en el documento
seleccionando la casilla de verificación Agregado.
Si inicia la dimensión con varios valores, puede insertarlos todas las filas o columnas que necesite haciendo
clic en la opción correspondiente in la sección Insertar valores.
5.
Especifique la visualización del código o la descripción larga o breve de los componentes de dimensión. Para
ello, active las casillas pertinentes en la sección Idioma de visualización.
Los componentes de dimensión se insertan en filas o columnas de acuerdo con la opción seleccionada
anteriormente.
Repita los pasos anteriores para cada dimensión que desee insertar.
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11
3.2.3 Insertar un miembro de dimensión básico en una hoja
de Microsoft Excel
Procedimiento
1.
En Microsoft Excel, seleccione la celda de la hoja en la que desea insertar un miembro de dimensión.
2.
Seleccione
Financial Consolidation
Definir el documento
Insertar componentes de dimensión .
Aparece el asistente para Insertar componentes de dimensión.
3.
Seleccione el origen de datos.
4.
Seleccione Sólo un componente.
5.
Seleccione el componente requerido.
6.
Especifique la fila o columna en que desee insertar el componente.
7.
Seleccione el idioma de visualización.
8.
Haga clic en Insertar.
3.2.4
Para insertar un filtro en una dimensión:
Procedimiento
1.
En Microsoft Excel, seleccione la celda de la hoja en la que desea insertar un miembro de dimensión.
2.
Seleccione
Financial Consolidation
Definir el documento
Insertar componentes de dimensión .
Aparece el asistente para Insertar componentes de dimensión.
3.
Seleccione el origen de datos.
4.
Seleccione el icono Filtro.
5.
Seleccione el componente requerido.
6.
Para totalizar los importes, active Agregado.
7.
Especifique la fila o columna en que desee insertar el componente.
8.
Seleccione el idioma de visualización.
9.
Haga clic en Insertar.
3.2.5 Para dar formato a una dimensión con una
característica
Contexto
Las características agrupan distintos componentes que se obtienen de la misma dimensión. Cada carácter se
vincula con una tabla de referencia y puede tener una o varias características. La primera vez que se conecta a
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Trabajar con datos de consolidación en Microsoft Excel
Financial Consolidation, se personalizan las características necesarias para que la aplicación se ejecute
correctamente.
Si la misma dimensión tiene más de una característica, organícelas en una jerarquía. De este modo, se asegura
que las características definidas para la misma dimensión se organicen conforme a un orden lógico. Por ejemplo,
la dimensión Unidad de informes se puede organizar de manera que Sector es una característica directa de la
dimensión y Actividad una subcaracterística de Sector.
Si el componente de dimensión sólo se vincula a un análisis, el componente se considera una característica. Por
ejemplo:
Si las unidades de informes tienen una actividad, la actividad se considera una característica y a cada unidad
de informes se asigna solamente una actividad.
Si las unidades de informes tienen varias actividades, la actividad se considera una dimensión. En cada unidad
de informes, la información se desglosa en las distintas actividades.
Para dar formato a una dimensión con una característica:
Procedimiento
1.
En Microsoft Excel, seleccione la celda de la hoja en la que desea insertar un miembro de dimensión.
2.
Seleccione
Financial Consolidation
Definir el documento
Insertar componentes de dimensión .
Aparece el asistente para Insertar componentes de dimensión.
3.
Seleccione un origen de datos.
4.
Seleccione una dimensión.
5.
Seleccione uno o más componentes de dimensiones.
6.
Active Agregado para los informes que se deben totalizar.
7.
Especifique la ubicación de línea o columna en que se debe insertar el componente.
8.
Seleccione el idioma de visualización.
9.
Haga clic en Insertar.
3.2.6
Para insertar datos en la matriz de datos
Procedimiento
1.
Seleccione
Financial Consolidation
Definir el documento
Definir el cuadro .
Aparece el asistente para Definir tablas.
2.
En la hoja de Microsoft Excel, seleccione el rango de celdas que contiene los valores de dimensión para el eje
de la planificación.
3.
En la sección Dimensiones del asistente para Definir tablas, haga clic en el botón de la definición del área del
eje de planificación para asignar valores a los ejes del árbol conforme a la estructura de tablas definida.
4.
Repita los pasos anteriores para los ejes de filas y columnas.
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5.
En la sección Datos, seleccione la fuente de datos.
En el caso de una planificación de entrada de datos, seleccione Datos de paquetes – Importes de paquetes
como origen de datos.
6.
Active la opción Introducción de datos o Recuperación de datos como objetivo y haga clic en Insertar.
3.2.7 Ejemplo: crear una planificación de Microsoft Excel
para recuperar datos de paquetes
Contexto
En el ejemplo siguiente, recuperará las ventas de unidad de informes analizadas por socio y en varias filas.
Procedimiento
1.
Abra Microsoft Excel y seleccione
Financial Consolidation
Conectar .
Aparecerá el cuadro de diálogo Inicio de la aplicación.
2.
Seleccione las opciones pertinentes para conectarse con SAP BusinessObjects Financial Consolidation.
3.
Haga clic en Aceptar.
4.
Seleccione
Financial Consolidation
Definir el documento
Insertar componentes de dimensión .
Aparece el asistente para Insertar componentes de dimensión.
5.
En la hoja de Microsoft Excel, seleccione la celda R1C1.
6.
En el asistente, seleccione Datos de paquetes como origen de datos.
7.
Seleccione la dimensión Categoría de la lista de dimensiones disponibles, luego seleccione Sólo un
componente y la categoría que contiene los datos.
8.
En la sección Insertar valores, active En n filas y, en la sección Idioma de visualización, active Descripción
larga.
9.
Haga clic en Insertar.
10. En la hoja de Microsoft Excel, seleccione R2C1.
11. En el asistente, seleccione la dimensión Período de entrada de datos, Sólo un componente y 2001.04.
12. Haga clic en Insertar.
13. En la hoja de Microsoft Excel, seleccione R3C1.
14. En el asistente, seleccione la dimensión Unidad de informes, Sólo un componente y U001.
15. Haga clic en Insertar.
16. En la hoja de Microsoft Excel, seleccione R4C1.
17. En el asistente, seleccione la dimensión Cuenta, Sólo un componente y YR111.
18. Haga clic en Insertar.
19. En la hoja de Microsoft Excel, seleccione R9C1.
14
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20. En el asistente, seleccione la dimensión Socio 1, Varios componentes, y U001, U002, U003, U004 y U005.
21. Haga clic en Insertar.
22. En la hoja de Microsoft Excel, seleccione R7C3.
23. En el asistente, seleccione la dimensión Movimiento, Varios componentes, y F00, F20, F30 y F99.
24. En la sección Insertar componentes, seleccione En n columnas.
25. En la sección Idioma de visualización, active la opción Descripción larga.
26. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.
27. Seleccione
Financial Consolidation
Definir el documento
Definir el cuadro .
Aparece el asistente para Definir tablas.
28. En la hoja de Microsoft Excel, seleccione el rango de celdas que contiene las dimensiones Categoría, Ejercicio,
Unidades y Cuenta.
Nota
Seleccione únicamente las celdas que contengan estas dimensiones, no las que contengan el idioma de
visualización.
29. En el asistente, haga clic en el botón
junto al cuadro de texto Planificación de la sección Dimensiones.
Se inserta el rango de celdas que contengan las dimensiones del eje de la planificación.
30. En la hoja de Microsoft Excel, seleccione el rango de celdas que contiene la dimensión Socio 1.
31. En el asistente, haga clic en el botón
para insertar el rango de celdas en el eje de las filas.
32. Repita los mismos pasos para insertar el rango de celdas que contengan la dimensión Movimiento en el eje de
la columna.
33. En el asistente, seleccione Datos de paquete – Importes de paquete en la sección Datos.
34. Active Recuperación de datos y haga clic en Insertar.
Cada celda de la hoja de cálculo en que aparecen los importes muestra un cero.
35. Haga clic en Cerrar.
36. Seleccione
Financial Consolidation
Modo autónomo
Importar
En la hoja .
Resultados
Los importes de paquete para la unidad U001 se importan en la hoja de Microsoft Excel.
Si desea recuperar importes para otra unidad de informes, por ejemplo U002, reemplace RU=U001 por RU=U002;
a continuación, seleccione
los datos de U002.
Financial Consolidation
Modo autónomo
Importar
En la hoja
para actualizar
Puede ocultar las columnas o filas que contengan códigos de dimensiones, fusionar celdas con descripciones
largas y dar formato a la tabla. También puede agregar un título.
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15
3.2.8
Funciones de fórmulas en celdas de Microsoft Excel
Cuando haya inicializado los ejes en la planificación de Microsoft Excel con los valores de dimensiones necesarios,
podrá hacer lo siguiente:
●
Introduzca importes en Microsoft Excel e intégrelos en un paquete.
●
Recuperar importes de SAP BusinessObjects Financial Consolidation.
Las tareas se efectúan con las funciones de recuperación o de entrada de datos expresadas en las celdas de
matriz de datos.
Sugerencias
Cree fórmulas seleccionando
Insertar
Función
y utilizando la Paleta de fórmulas.
3.2.8.1
Sintaxis de función de entrada de datos para
<GetCtData> y <PutCtData>
Sugerencias
Tras haber insertado una función <GetCtData> o <PutCtData> en una celda, puede copiar y pegar la misma
fórmula en otras celdas de la matriz de datos. No es necesario expresar la función para cada celda. No
obstante, asegúrese de que los argumentos de la función contengan referencias válidas.
Sintaxis
PutCtData
("Data source";
"Property";
"Dimension1=[dim1]";
"Dimension2=[dim2]";
"Cell1";...;
"Last
existing value")
16
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Descripción
Función de entrada de datos. No es necesario especificar el
último valor existente al expresar la función puesto que se
agrega automáticamente. Por ejemplo:
PutCtData
("PKAMOUNT";
"AMOUNT";"ACCOUNT=CA01";
"ENTITY=U01";"B12";"…";
"#3.14159")
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Sintaxis
Descripción
GetCtData
("Data source";
"Property";
"initialization";
"initialization";
"Cell1";"...";
"#Last existing value")
Función de recuperación de datos. No es necesario especifi­
car el último valor existente al expresar la función puesto que
se agrega automáticamente. Por ejemplo:
GetCtData
("Property";
"Cellaxes":"Cellaxes";
"...")
Los argumentos identifican los datos de manera exclusiva
utilizando los valores tomados para cada dimensión. Los ar­
gumentos pueden hacer referencia a celdas que se han ini­
cializado en la planificación, ejes de fila y de columna. Por
ejemplo:
GetCtData("PKAMOUNT";
"AMOUNT";"ACCOUNT=CA01";
"ENTITY=U01";"B12";"…";
"#3.14159")
GetCtData("PKAMOUNT";
"AMOUNT";"ACCOUNT=CA01";
"ENTITY sumTOUS";"B12"
;"…";"#3.14159")
GetCtData("PKAMOUNT";
"AMOUNT";"ACCOUNT=CA01";
"ENTITY sum (COUNTRY=FR)";
"B12";"…";"#3.14159")
GetCtData("PKAMOUNT";
"AMOUNT";"ACCOUNT=CA01";
"FORMFORMULE45;
B12";"…";"#3.14159")
GetCtData("PK-AMOUNT";
"AMOUNT";L2C3:L3C3;...)
GetCtData("Property";
"initialization";"...")
Los argumentos identifican los datos de manera exclusiva
utilizando los valores tomados para cada dimensión. Los ar­
gumentos pueden hacer referencia a contenido de celdas.
Por ejemplo:
GetCtData("PK-AMOUNT";
"AMOUNT"; "ACCOUNT=CA01";...)
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17
Sintaxis
GetCtData("Property";
"initialization";"...")
Descripción
En las celdas de recuperación de datos de Vínculos de Micro­
soft Excel (Get), puede:
●
Hacer referencia a una celda en una fórmula de recupe­
ración de datos. Por ejemplo:
GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT";
$A$3:$A$6;$A12:$A12;
C$8:C$8;$F$6)
En que F6 es una celda que contiene un importe.
●
Usar una fórmula de Microsoft Excel que use fórmulas de
recuperación de datos. Por ejemplo:
IF(GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT";
$A$3:$A$6;$A10:$A10;C$8:C$8);
GetCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT";
$A$3:$A$6;$A11:$A11;C$8:C$8))
Si la fórmula 1 de recuperación de datos es inferior a la
fórmula 2, se muestra la fórmula 2. De lo contrario, se
muestra la fórmula 1.
PutCtData("Property";
"initialization";"...")
En las celdas de entrada de datos de Vínculos de Microsoft
Excel Link (Put), puede:
●
Referirse a una celda en una fórmula de introducción de
datos. Por ejemplo:
PutCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT";
$A$1:$A$4;$B9:$B9;C$7:C$7;$F$12)
En que F12 es una celda que contiene un importe.
●
Usar una fórmula de Microsoft Excel que use fórmulas de
entrada de datos. Por ejemplo:
SUM(PutCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT";
$A$1:$A$4;$B8:$B8;C$7:$C7);
PutCtData("PK-AMOUNT";"AMOUNT";
$A$1:$A$4;$B9:$B9;C$7:$C7))
El resultado de la fórmula de Microsoft Excel es la suma
de las dos celdas.
3.2.8.2 Referencias que hay en las funciones GetCtData y
PutCtData
En las funciones <GetCtData> y <PutCtData>, los argumentos pueden hacer referencia a celdas inicializadas
con valores de dimensión en los siguientes lugares:
●
18
eje de la planificación, que debe ser absoluto para funciones que se copian y pegan en la matriz de datos.
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●
eje de filas, que debe ser absoluto para funciones que se copian y pegan en la misma fila pero que es relativo
para las que están en las columnas.
●
eje de filas, que debe ser absoluto para funciones que se copian y pegan en la misma columna a pero que es
relativo para las que están en las filas.
De acuerdo con el eje, las referencias de las celdas contenidas en funciones pueden, por lo tanto, ser:
●
Absolutas respecto de argumentos que se refieren a celdas iniciadas con valores de dimensiones en el eje del
documento.
Por ejemplo, en el estilo de referencia R1C1, R3C4 es una referencia absoluta respecto a una celda en que
intersecan la fila tres y la columna cuatro.
●
Mixtas respecto de argumentos que se refieren a celdas iniciadas con valores de dimensiones en los ejes de la
línea y la columna.
Por ejemplo, en el estilo de referencia R1C1, las referencias mixtas pueden ser las siguientes:
○
Referencia a fila absoluta, referencia a columna relativa: R1C[-2] se refiere a una celda ubicada en la fila
uno y a dos columnas a la izquierda de la celda actual.
○
Referencia a fila relativa/referencia a columna absoluta: R[3]C4 se refiere a una celda ubicada tres filas
debajo de la celda actual y en la columna cuatro.
En el estilo de referencias R1C1, todas las referencias de las celdas que se realicen utilizando la Paleta de fórmulas
son relativas. Las referencias relativas son referencias que aluden a diferentes celdas de acuerdo con la posición
de la fórmula.
El ejemplo que figura a continuación ilustra los varios tipos de referencias contenidos en una fórmula y el
resultado obtenido después de copiarla y pegarla.
La función <PutCtData>(R2C3:R3C3;R3C;RC2) se expresa en R6C6 y luego se copia y pega en R8C7.
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19
3.3 Introducir datos en un paquete a través de Microsoft
Excel
Puede introducir los datos en un paquete a través de Microsoft Excel de las siguientes formas:
●
use una hoja de Microsoft Excel mientras está conectado a SAP BusinessObjects Financial Consolidation
Al usar Microsoft Excel como punto de inicio, active la conexión a SAP BusinessObjects Financial
Consolidation e introduzca los importes en Microsoft Excel. Los importes se integran directamente en el
paquete. Puede aplicar las mismas fórmulas del Creador de categorías desde SAP BusinessObjects Financial
Consolidation para las planificaciones de Microsoft Excel.
Nota
Es posible que varios usuarios puedan trabajar en un paquete determinado de manera simultánea.
●
Exportar datos a SAP BusinessObjects Financial Consolidation
Introduzca los datos en Microsoft Excel sin conectarse a SAP BusinessObjects Financial Consolidation y, a
continuación, active la conexión y exporte los importes al paquete correspondiente.
Precaución
Al conectar y abrir un paquete a Financial Consolidation para introducir datos mediante Microsoft Excel,
todos los importes de la planificación de Microsoft Excel se reemplazan por los importes de la base de
datos.
20
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Información relacionada
Modo de usuarios múltiples al actualizar información de paquetes en Microsoft Excel [página 22]
3.3.1
Dimensiones de planificación necesarias para entrar o
exportar datos
Las dimensiones almacenan, procesan y recuperan datos. Una dimensión es un eje de análisis que se utiliza para
identificar un importe en SAP BusinessObjects Financial Consolidation y que contiene valores. Las dimensiones
se identifican mediante un código que contiene un máximo de 12 caracteres. Por ejemplo, AC representa Cuenta y
FL representa Flujo. El código se utiliza sobre todo en fórmulas para inicializar celdas y recuperar datos para que
la sintaxis de las fórmulas sea corta.
Puede efectuar ajustes en importes en la planificación sólo si cuenta con autorización en el escenario de
categoría.
En una planificación de entrada de datos o de exportación, las dimensiones siguientes son obligatorias:
Cuenta (AC)
Movimiento (FL)
ID de auditoría (AU)
Período (PE)
Las dimensiones de análisis correspondientes, si procede
Las dimensiones opcionales son:
Categoría (CA)
Período de entrada de datos (DP)
Unidad de informes (RU)
Divisa (CU)
Si las dimensiones opcionales no se especifican en la planificación, de forma predeterminada son idénticas en el
paquete actual.
Si las celdas de Microsoft Excel no coinciden con los valores de dimensión del paquete actual, por ejemplo
Categoría, Ejercicio, Unidad y Moneda, se consideran datos externos.
Actualice los importes de dimensión seleccionando
Financial Consolidation
Captura conectada
Actualizar
datos .
3.3.2
Excel
Introducir datos en un paquete a través de Microsoft
1.
En Microsoft Excel, seleccione
Financial Consolidation
2.
Seleccione el paquete que desea abrir.
Captura conectada
Abrir paquete .
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21
Nota
Al abrir el paquete, aparece un mensaje que le advierte que los datos de Microsoft Excel se reemplazarán
por los datos de SAP BusinessObjects Financial Consolidation.
3.
Introduzca los datos en la hoja de Microsoft Excel y aplique las fórmulas del Creador de categorías.
4.
Guarde los datos en SAP BusinessObjects Financial Consolidation y cierre el paquete.
Los datos de SAP BusinessObjects Financial Consolidation sólo se modifican cuando guarde los datos en el
paquete.
Al guardar el paquete, y ver los datos que han entrado y guardado otros usuarios conectados de manera
concurrente, los datos se sincronizan.
Nota
La simple actualización de los datos permite ver solamente los datos que está introduciendo.
Sugerencias
Si un importe del par Cuenta/Movimiento no existe en la base de datos, la celda de la planificación de Microsoft
Excel estará vacía. Si el valor del importe es cero en la base de datos, aparece un cero en la celda de Microsoft
Excel.
3.3.2.1
Modo de usuarios múltiples al actualizar información
de paquetes en Microsoft Excel
El modo de usuarios múltiples permite a varios usuarios trabajar en un paquete determinado al mismo tiempo. El
modo de usuarios múltiples se habilita al activar la opción Autorizar la entrada de datos simultánea por varios
usuarios en el paquete en SAP BusinessObjects Financial Consolidation, en la ficha Envío del cuadro de diálogo
Opciones generales.
Si dos usuarios introducen diferentes importes para un mismo indicador, se tiene en cuenta el importe
introducido y guardado por el último usuario.
Nota
Cuando el modo de usuarios múltiples está habilitado, el mismo usuario no puede abrir un paquete a la vez en
Microsoft Excel y Financial Consolidation Windows o el cliente Web.
22
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3.3.2.1.1
Supervisar los usuarios conectados a SAP
BusinessObjects Financial Consolidation en Microsoft Excel
Procedimiento
Seleccione
Financial Consolidation
Captura conectada
Usuarios .
El cuadro de diálogo muestra todos los usuarios conectados actualmente.
Sugerencias
El icono que se encuentra en el extremo superior derecho del cuadro de diálogo se utiliza para enviar
mensajes estándar a los usuarios que se hayan seleccionado en la lista.
3.3.3 Modo exclusivo para entrada de datos de paquete en
Microsoft Excel
Si abre un paquete después de haber hecho cambios en un escenario de categoría, aparece un mensaje que
permite abrir el paquete y trabajar en él modo exclusivo de un único usuario. Cuando está en modo exclusivo, los
demás usuarios no pueden abrir el paquete.
Nota
En SAP BusinessObjects Financial Consolidation, puede conectarse también en modo exclusivo para realizar
otras operaciones.
3.4
1.
Exportar datos de paquetes desde Microsoft Excel
En Microsoft Excel, seleccione los datos que desee exportar y haga clic en
autónomo
Financial Consolidation
Modo
Exportar .
2.
Seleccione y abra el paquete deseado.
Los datos de la hoja de Microsoft Excel se exportan al paquete.
3.
Guarde y cierre el paquete.
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23
3.5
Visualizar datos financieros en gráficos
Puede recuperar datos de SAP BusinessObjects Financial Consolidation y luego utilizar los gráficos a fin de
ilustrar los datos recuperados. Los gráficos de Microsoft Excel se actualizan automáticamente cuando cambian
los datos de la tabla. Puede crear gráficos mediante el asistente para gráficos.
3.6 Analizar datos en planificaciones mediante Microsoft
Excel
Vínculo de Excel de SAP BusinessObjects Financial Consolidation importa los datos de SAP BusinessObjects
Financial Consolidation y los integra en la hoja de Microsoft Excel.
Ya que SAP BusinessObjects Financial Consolidation y la planificación de Microsoft Excel no interactúan
automáticamente, tiene que actualizar y exportar los importes manualmente. Si cambia los importes de la base
de datos, no se actualizan automáticamente en la planificación de Microsoft Excel.
3.6.1
Actualizar datos en planificaciones
Puede actualizar importes en un rango de celdas, una hoja de cálculo o un libro.
Si se da un error al actualizar los importes, aparece un mensaje de error en la celda correspondiente. Si el importe
no existe en SAP BusinessObjects Financial Consolidation, la celda de Microsoft Excel estará vacía. Si el valor del
importe es 0, aparece un cero en la celda de Microsoft Excel.
3.6.2 Para actualizar celdas en un rango de celdas de una
planificación
Procedimiento
1.
En Microsoft Excel, seleccione las celdas que contienen los importes que desea actualizar.
2.
Seleccione
SAP BusinessObjects Financial Consolidation
Modo autónomo
Importar
En el campo de
celdas .
Se actualizan los datos del rango de celdas seleccionado.
24
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3.6.3 Para actualizar importes en una hoja de cálculo de
planificación
Procedimiento
1.
En Microsoft Excel, seleccione la hoja que contiene los importes que desea actualizar.
2.
Seleccione
Financial Consolidation
Modo autónomo
Importar
En la hoja .
Se actualiza la hoja de cálculo.
3.6.4
Para actualizar importes en un libro de planificaciones
Procedimiento
1.
En Microsoft Excel, seleccione la carpeta que contiene los importes que desea actualizar.
2.
Seleccione
Financial Consolidation
Modo autónomo
Importar
En la carpeta .
Se actualiza cada hoja de trabajo del libro.
3.6.5
Recuperar datos mediante la función <GetCtData>
Puede recuperar importes de SAP BusinessObjects Financial Consolidation con la función de recuperación de
datos <GetCtData>. Los importes recuperados de la base de datos se mostrarán en la sintaxis <GetCtData>
como se indica a continuación:
= GetCtData (Argument 1;Argument 2
;Argument 3;...;Data)
Para realizar estimaciones de presupuestos o previsiones, especifique nuevos importes en las celdas. Al
seleccionar Financial Consolidation Modo autónomo Importar En la hoja , importes de SAP
BusinessObjects Financial Consolidation, reemplace lo que haya entrado.
Nota
Si especifica importes mediante la función <GetCtData>, los importes de la base de datos no se modifican. Sin
embargo, puede guardar los importes introducidos en la planificación de Microsoft Excel.
Una fórmula de SAP BusinessObjects Financial Consolidation que use un indicador específico sin ningún importe
muestra cero al importar los datos a Microsoft Excel, cuando los datos se exportan desde Microsoft Excel y al
introducir los datos mientras está conectado a la base de datos. Puede crear hojas de Microsoft Excel con
fórmulas que incluyan las celdas que contienen fórmulas de SAP BusinessObjects Financial Consolidation.
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25
3.6.6 Recuperar el idioma de visualización mediante la
función <GetCtLabel>
Para poder ver el código de dimensión y las descripciones no hace falta conocer la sintaxis. Lo que se necesita es
activar una o varias de las opciones siguientes:
Código
Descripción larga
Descripción abreviada
Ahora bien, si utiliza los métodos Filtro o Característica para inicializar la dimensión y necesita una descripción de
la característica o el filtro seleccionado, utilice la función GetCtLabel para introducir la sintaxis para que se
muestre esta información. También puede utilizar la función para mostrar la característica de una dimensión.
Es posible recuperar el lenguaje de visualización:
●
Activar Código, Descripción corta y Descripción larga en el asistente Insertar valores de dimensión.
●
Abra el asistente de Microsoft Excel que se usa para insertar funciones de Microsoft Excel y use uno de los
siguientes ejemplos de sintaxis:
Sintaxis
Descripción
=GetCtLabel(A1;
"VALUE(<DIM>)!NAME")
Recupera el código del componente de dimensión almacenado
en una celda. En la sintaxis de ejemplo se utiliza A1.
=GetCtLabel(A1;
"VALUE(<DIM>)!SDESC")
Recupera la descripción corta del componente de dimensión al­
macenado en una celda. En la celda de sintaxis de ejemplo se
utiliza A1.
=GetCtLabel(A1;
"VALUE(<DIM>)!LDESC")
Recupera la descripción larga del componente de dimensión al­
macenado en una celda. En la sintaxis de ejemplo se utiliza A1.
=GetCtLabel(A1;
"VALUE(<DIM>)!
<CHARACT>!NAME")
Recupera el código de una característica o subcaracterística vin­
culada con un componente de dimensión.
Nota
El asistente no proporciona la sintaxis, sino que se debe escri­
bir directamente en la celda.
=GetCtLabel(A1;
"VALUE(<DIM>)!
<CHARACT>!SDESC")
Recupera la descripción corta de una característica o subcarac­
terística vinculada con un componente de dimensión.
Nota
El asistente no proporciona la sintaxis, sino que se debe escri­
bir directamente en la celda.
26
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Sintaxis
=GetCtLabel(A1;
"VALUE(<DIM>)!
<CHARACT>!LDESC")
Descripción
Recupera la descripción larga de una característica o subcarac­
terística vinculada con un componente de dimensión.
Nota
El asistente no proporciona la sintaxis, sino que se debe escri­
bir directamente en la celda.
=GetCtLabel
("ENV(CURUSER)!
NAME")
Recupera el código del usuario conectado.
Nota
El asistente no proporciona la sintaxis, sino que se debe escri­
bir directamente en la celda.
=GetCtLabel
("ENV(CURUSER)!
LDESC")
Recupera la descripción largar del usuario conectado.
Nota
El asistente no proporciona la sintaxis, sino que se debe escri­
bir directamente en la celda.
=GetCtLabel(A1;
"VALUE(<DIM>)!
CREATIONDT[SDATE]")
Recupera la fecha de creación de componentes de referencia en
formato abreviado de una celda. En la celda de sintaxis de ejem­
plo se utiliza A1.
Nota
El asistente no proporciona la sintaxis, sino que se debe escri­
bir directamente en la celda.
=GetCtLabel(A1;
"DIM(<DIM>)!LDESC")
Recupera la descripción larga de la dimensión. En la celda de
sintaxis de ejemplo se utiliza A1.
Nota
El asistente no proporciona la sintaxis, sino que se debe escri­
bir directamente en la celda.
=GetCtLabel(A1;
"CHARACINIT(<DIM>;
<CHARACT>)!NAME")
Recupera el código de la característica de la dimensión. En la
celda de sintaxis de ejemplo se utiliza A1.
Nota
El asistente no proporciona la sintaxis, sino que se debe escri­
bir directamente en la celda.
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27
Sintaxis
=GetCtLabel(A1;
"CHARACINIT(<DIM>;
<CHARACT>)!SDESC")
Descripción
Recupera la descripción corta de la característica de la dimen­
sión. En la celda de sintaxis de ejemplo se utiliza A1.
Nota
El asistente no proporciona la sintaxis, sino que se debe escri­
bir directamente en la celda.
=GetCtLabel(A1;
"CHARACINIT(<DIM>;
<CHARACT>)!LDESC")
Recupera la descripción larga de la característica de la dimen­
sión. En la celda de sintaxis de ejemplo se utiliza A1.
Nota
El asistente no proporciona la sintaxis, sino que se debe escri­
bir directamente en la celda.
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