1. Bienes raíces

INFORME DE AUDITORÍA DA-15-10
24 de octubre de 2014
Departamento de Salud
Dirección y Administración Central
(Unidad 2235 - Auditoría 13844)
Período auditado: 1 de enero de 2010 al 31 diciembre de 2013
DA-15-10
1
CONTENIDO
Página
ALCANCE Y METODOLOGÍA............................................................................................................. 2 CONTENIDO DEL INFORME............................................................................................................... 2 INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA .......................................................................... 3 COMUNICACIÓN CON LA GERENCIA............................................................................................. 5 OPINIÓN Y HALLAZGOS ..................................................................................................................... 6 1 - Falta de visitas de supervisión a las entidades receptoras de donativos legislativos,
informes anuales no preparados o remitidos tardíamente a la Comisión Especial
Conjunta sobre Donativos Legislativos, y deficiencias relacionadas con los informes
trimestrales remitidos por las entidades receptoras ...................................................................... 6 2 - Deficiencias relacionadas con el Centro para la Coordinación de Servicios a
Personas Afectadas con la Enfermedad de Alzheimer ............................................................... 13 3 - Falta de cláusulas importantes en los contratos de servicios profesionales y
consultivos, falta de certificaciones requeridas por ley o entregadas con tardanzas,
y falta de información en las facturas entregadas para pago....................................................... 15 RECOMENDACIONES ......................................................................................................................... 20 AGRADECIMIENTO ............................................................................................................................ 21 ANEJO 1 - INFORMES PUBLICADOS .............................................................................................. 22 ANEJO 2 - FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA ENTIDAD
DURANTE EL PERÍODO AUDITADO ......................................................................... 23 2
DA-15-10
Estado Libre Asociado de Puerto Rico
OFICINA DEL CONTRALOR
San Juan, Puerto Rico
24 de octubre de 2014
Al Gobernador, y a los presidentes del Senado
y de la Cámara de Representantes
Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales de la Dirección y Administración Central del
Departamento de Salud (Departamento), para determinar si las mismas se efectuaron de acuerdo con la ley
y la reglamentación aplicables. Hicimos la misma a base de la facultad que se nos confiere en el Artículo III,
Sección 22 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y, en la Ley Núm. 9 del 24 de julio
de 1952, según enmendada.
ALCANCE Y
METODOLOGÍA
La auditoría cubrió del 1 de enero de 2010 al 31 de diciembre de 2013.
En algunos aspectos examinamos transacciones de fechas anteriores y
posteriores. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de
auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos
financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que
consideramos necesarias, a base de muestras y de acuerdo con las
circunstancias, tales como: entrevistas a funcionarios y a empleados;
inspecciones físicas; examen y análisis de informes y de documentos
generados por la unidad auditada, análisis de información suministrada por
fuentes externas y pruebas y análisis de información financiera, de
procedimientos de control interno y de otra información pertinente.
CONTENIDO DEL
INFORME
Este es el segundo y último Informe, y contiene tres hallazgos sobre el
resultado del examen que realizamos de las operaciones fiscales
relacionadas con el otorgamiento y la fiscalización de los donativos
legislativos, el Centro para la Coordinación de Servicios a Personas
Afectadas con la Enfermedad de Alzheimer, y los contratos de servicios
profesionales y consultivos. En el ANEJO 1 presentamos información
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3
sobre el primer informe emitido sobre los controles administrativos e
internos del Departamento. Ambos informes están disponibles en nuestra
página en Internet: www.ocpr.gov.pr.
INFORMACIÓN SOBRE
LA UNIDAD AUDITADA
El Departamento1 se creó en virtud de la Ley Núm. 81 del 14 de marzo
de 1912, según enmendada, y elevado a rango constitucional por
disposición del Artículo IV, Sección 6 de la Constitución. Es el organismo
de carácter normativo en la prestación de servicios de salud en
Puerto Rico. Su misión es propiciar y conservar la salud como condición
indispensable para que cada ser humano disfrute del bienestar físico,
emocional y social que le permita disfrutar de la vida y contribuir al
esfuerzo positivo y creador de la sociedad. Su visión es proyectarse como
un organismo gubernamental responsable del ofrecimiento de servicios de
salud efectivos, rápidos y de la más alta calidad.
El Departamento es el organismo gubernamental responsable de implantar
mecanismos y servicios de salud, mediante los cuales el ser humano sea
tratado de forma integral. De la misma manera, de establecer un sistema de
salud justo, accesible y que le dé énfasis al cuidado primario y la
prevención; así como un modelo integrado o que esté centrado en el
paciente, que sea eficiente, efectivo, y que valorice a cada profesional de la
salud.
Las funciones medulares del Departamento son: mantener estándares de
calidad en las instituciones que ofrecen servicios de salud públicos y
privados, en la educación y el mantenimiento de la salud, en el
entrenamiento y la educación a los profesionales de la salud, en la
recolección y el análisis de datos estadísticos mediante un proceso de
análisis (focalización y priorización), en la salud ambiental y la protección
del medioambiente (agua, aire y salud ocupacional), en la investigación y
el control de las enfermedades, en la regulación de las operaciones de los
1
El Departamento sirve de sombrilla en la administración y la organización de las administraciones de Servicios
Médicos de Puerto Rico, de Servicios de Salud Mental y Contra la Adicción (ASSMCA) y de Seguros de Salud de
Puerto Rico; del Cuerpo de Emergencias Médicas de Puerto Rico; de la Corporación del Centro Cardiovascular de
Puerto Rico y del Caribe; y de la Oficina de Coordinación con la Organización Panamericana de la Salud (OPS); y de
la Organización Mundial de la Salud (OMS) en Puerto Rico.
4
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laboratorios de salud pública, y en el ofrecimiento de otros programas
relacionados con la salud.
Las metas del Departamento son aumentar los años de vida saludable de la
población, reducir las desigualdades de salud y lograr acceso a los
servicios preventivos para toda la población de Puerto Rico.
El Departamento es dirigido por un Secretario de Salud nombrado por el
Gobernador con el consejo y el consentimiento del Senado de Puerto Rico.
Mediante la Orden Administrativa 240 del 4 de septiembre de 2008,
aprobada por la entonces Secretaria de Salud, se reorganizó la estructura
organizacional de conformidad con la política pública del Estado Libre
Asociado de Puerto Rico, y la misión y visión del Departamento.
La Dirección y Administración Central del Departamento se compone de:
las oficinas del Secretario y del Subsecretario, de Investigaciones,
de Comunicaciones y Asuntos Públicos, de Asesores Legales, de Recursos
Externos, de Asuntos Fiscales, de Informática y Avances Tecnológicos, y
de Recursos Humanos y Relaciones Laborales; el Consejo General de
Salud; la Secretaría Auxiliar de Planificación y Desarrollo; y la Secretaría
Auxiliar de Administración. Además, el Departamento presta sus servicios
mediante seis oficinas regionales localizadas en Arecibo, Bayamón,
Caguas, Mayagüez, Ponce y San Juan (Metro-Fajardo). Estas son dirigidas
por un Director Regional2 que le responde al Subsecretario del
Departamento.
El presupuesto asignado al Departamento proviene de resoluciones
conjuntas del Fondo General del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
También recibe fondos de asignaciones federales, de asignaciones
especiales de la Asamblea Legislativa de Puerto Rico (Asamblea
Legislativa) y por ingresos propios. Durante los años fiscales del 2009-10
al 2013-143, el Departamento recibió asignaciones presupuestarias, fondos
2
Los directores regionales tienen a su cargo la implantación de la política pública y la dirección del Departamento a
nivel regional. Esta responsabilidad se asume con una continua relación y comunicación con los directores de los
programas de Nivel Central del Departamento. Además, brindan apoyo a los programas de Salud Pública y coordinan
las transacciones administrativas entre la Región y las oficinas centrales del Departamento.
3
Hasta el 31 de diciembre de 2013.
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5
federales e ingresos propios por $7,562,443,740 y realizó desembolsos
por $7,572,607,7004, para un sobregiro de $10,163,9605, según la
información provista por la Directora de la División de Finanzas del
Departamento.
El ANEJO 2 contiene una relación de los funcionarios principales que
actuaron durante el período auditado.
El Departamento cuenta con una página en Internet, a la cual se puede
acceder mediante la siguiente dirección: www.salud.gov.pr. Esta página
provee información acerca de los servicios que presta dicha entidad.
COMUNICACIÓN CON
LA GERENCIA
Las situaciones comentadas en los hallazgos de este Informe fueron
remitidas a la Dra. Ana C. Ríus Armendáriz, Secretaria de Salud, mediante
carta de nuestros auditores del 15 de mayo de 2014. En la referida carta se
incluyeron anejos con detalles sobre las situaciones comentadas.
El 5 de junio de 2014 la Secretaria de Salud contestó la comunicación de
nuestros auditores. Sus comentarios fueron considerados al redactar el
borrador de este Informe.
El borrador de los hallazgos de este Informe se remitió para comentarios a
la Secretaria, y a los ex-secretarios de Salud, Dr. Francisco M. Joglar
Pesquera y Dr. Lorenzo González Feliciano, por cartas del 28 de agosto
de 2014.
La Secretaria contestó el borrador de los hallazgos de este Informe
mediante carta del 17 de septiembre de 2014. Sus comentarios fueron
considerados en la redacción final de este Informe y en el Hallazgo 1 se
incluyen algunos de estos.
El Dr. Joglar Pesquera contestó el borrador de los hallazgos de este
Informe por carta del 10 de septiembre de 2014. En su contestación, este
indicó, entre otras cosas, lo siguiente:
4
Incluye desembolsos con cargo a fondos con balances disponibles de años fiscales anteriores.
5
El sobregiro obedece a los rembolsos de gastos pendientes de recibir del Gobierno Federal.
6
DA-15-10
[…] durante mi gestión como Secretario, sostuve reuniones con
personal de la Oficina del Contralor en torno al desarrollo de la
auditoría. En las aludidas reuniones participó también personal
administrativo del Departamento. Como consecuencia de estas
reuniones, el personal administrativo del Departamento desarrolló
un plan de trabajo para evaluar los hallazgos y atender las
situaciones presentadas. El objetivo y énfasis principal del
mencionado plan fue asegurar el fiel cumplimiento con toda la
reglamentación y disposiciones vigentes conducente a una sana y
transparente administración pública. [sic]
No obstante los seguimientos que se hicieron mediante llamadas
telefónicas y mediante cartas, del 8 y 26 de septiembre de 2014,
el Dr. González Feliciano no contestó el borrador de los hallazgos que le
fue remitido para comentarios.
OPINIÓN Y HALLAZGOS
Opinión favorable con excepciones
Las pruebas efectuadas y la evidencia en nuestro poder revelaron que las
operaciones fiscales del Departamento, objeto de este Informe, se
realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación
aplicables; excepto por los hallazgos del 1 al 3, que se comentan a
continuación.
Hallazgo 1 - Falta de visitas de supervisión a las entidades receptoras
de donativos legislativos, informes anuales no preparados o remitidos
tardíamente a la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos
Legislativos, y deficiencias relacionadas con los informes trimestrales
remitidos por las entidades receptoras
Situaciones
a.
Cada año la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos
Legislativos6 (Comisión) identifica una partida dentro del presupuesto
anual para hacer donativos legislativos a entidades semipúblicas o
6
Creada y adscrita a la Asamblea Legislativa de Puerto Rico por disposición de la Ley 113-96, Ley de la Comisión
Especial Conjunta Sobre Donativos Legislativos, según enmendada.
DA-15-10
7
privadas sin fines pecuniarios7 relacionadas con la prevención y el
bienestar de la salud. Estos donativos son otorgados mediante
resoluciones conjuntas, y están bajo la responsabilidad administrativa
del Departamento. Los donativos se rigen por las disposiciones de la
Ley 258-1995, Ley de Donativos Legislativos, según enmendada, y
del Reglamento 6119, Reglamento para la Administración de
Donativos Legislativos, aprobado el 15 de diciembre de 1999 por la
entonces Secretaria.
La Sección de Donativos Legislativos (Sección) de la División de
Finanzas del Departamento es responsable, entre otras cosas, de velar
por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la
reglamentación aplicable a los donativos legislativos. La misma está a
cargo de una Contadora III8, que realiza las funciones de Agente
Custodio de los fondos. Esta mantiene un expediente por año fiscal de
cada entidad receptora de los fondos. En dicho expediente se
conserva, entre otros, la copia del certificado de incorporación de la
entidad, la propuesta remitida a la Asamblea Legislativa, los
documentos entregados al solicitar el donativo y los informes
trimestrales de los donativos legislativos, radicados por las entidades
receptoras a la Sección9. Además, la Agente Custodio es responsable
de la preparación y remisión a la Comisión de los siguientes informes
anuales: Informe Anual de la Agencia Designada sobre Donativos
Legislativos para la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos
Legislativos, Informe Anual para la Comisión Especial Conjunta
sobre Donativos Legislativos (Donativos No Reclamados por las
7
Una institución semipública o privada se define como cualquier sociedad, asociación, corporación, fundación,
institución, compañía, organización semipública o privada, empresa o grupo de personas, constituida y organizada de
acuerdo con las leyes de Puerto Rico, que opere y funcione sin fines pecuniarios y que se dedique en forma sustancial o
total a realizar una actividad o función pública desde su perspectiva de entidad privada.
8
El 1 de junio de 2012 la Directora de la División de Finanzas le asignó a esta funcionaria las tareas de la Sección,
porque la Agente Custodio que trabajaba en esta se acogió a los beneficios de la Ley 70-2010, Ley del Programa
Incentivado de Retiro y Readiestramiento.
9
Los informes contienen una lista de los cheques emitidos para pagar los gastos. Incluyen el número de cheque, la
fecha, el importe, el concepto del gasto y el nombre del beneficiario. El propósito de los informes es identificar si los
fondos se utilizan adecuadamente, y evidenciar el uso dado a los mismos.
8
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Entidades), y el Informe Anual de la Agencia Designada a la
Comisión Especial Conjunta sobre Donativos Legislativos sobre
Entidades que devolvieron Dinero del Donativo No Utilizado. Esta le
responde al Supervisor Interino de la Sección de Cuentas por Pagar,
quien, a su vez, le responde a la Directora de la División de
Finanzas10.
Durante el período del 1 de julio de 2009 al 30 de junio de 2013, la
Asamblea Legislativa aprobó ocho resoluciones conjuntas11 para
asignar,
bajo
la
supervisión
del
Departamento,
fondos
por $15,292,76112 a 102 entidades semipúblicas y a privadas sin fines
de lucro. Nuestro examen de estas operaciones reveló lo siguiente:
1)
Del 1 de julio de 2009 al 31 de diciembre de 2013, los agentes
custodios a cargo de los donativos legislativos no realizaron
visitas a las entidades receptoras para examinar las cuentas, los
libros y los documentos justificantes13 que estas debían
mantener, relacionados con los donativos recibidos. Una
situación similar se comentó en el Informe de Auditoría
DB-04-04 del 16 de septiembre de 2003.
2)
En cuanto a la preparación y remisión a la Comisión de los
informes anuales de las ocho resoluciones conjuntas aprobadas
por la Asamblea Legislativa para otorgar donativos legislativos a
través del Departamento, determinamos que:
a) Los agentes custodios no prepararon los informes anuales
para la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos
Legislativos (Donativos no Reclamados por las Entidades)
correspondientes a la RC-57 del 1 de julio de 2009 por
10
A partir del 17 de febrero de 2013, esta funcionaria también realizaba las funciones de Directora de la Oficina de
Asuntos Fiscales.
11
Las mismas se aprobaron del 1 de julio de 2009 al 14 de agosto de 2012.
12
Información suministrada por la Agente Custodio.
13
Cheques, facturas, órdenes de compra, pagos de nóminas, récords, actas, inventarios de equipo o cualquier otro
documento relacionado con la adquisición de bienes y servicios por parte de la entidad receptora del donativo.
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9
$154,800, a la RC-101 del 26 de julio de 2010 por $125,961,
y a la RC-23 del 29 de febrero de 2012 por $25,000.
Tampoco prepararon los informes anuales de la agencia
designada sobre donativos legislativos correspondientes a la
RC-57 y a la RC-23, ni los informes anuales de la agencia
designada a la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos
Legislativos sobre entidades que devolvieron dinero del
donativo no utilizado correspondientes a la RC-101 y a la
RC-23. Los mismos debían ser remitidos a la Comisión.
b) Los agentes custodios remitieron a la Comisión 10 informes
anuales con tardanzas que fluctuaron de 5 a 395 días, luego
de la fecha reglamentaria, según se indica:
(1) Cuatro de los informes anuales de la agencia designada
sobre donativos legislativos para la Comisión Especial
Conjunta
sobre
Donativos
Legislativos
fueron
remitidos con tardanzas de 5 a 82 días. Estos
correspondían a las resoluciones RC-101, RC-115 del
5 de agosto de 2010 por $3,667,000, RC-105 del 17 de
agosto de 2011 por $3,636,000, RC-143 del 5 de
noviembre de 2011 por $15,000 y RC-233 del 14 de
agosto de 2012 por $3,707,00014.
(2) Dos de los informes anuales para la Comisión Especial
Conjunta sobre Donativos Legislativos (Donativos No
Reclamados por las Entidades) fueron remitidos con
tardanzas de 46 y 226 días. Estos correspondían a la
RC-87 del 27 de julio de 2009 por $3,962,000 y a la
RC-115. Para las mismas no se reclamaron donativos
por $81,000.
(3) Cuatro de los informes anuales de la agencia designada
a la Comisión Especial Conjunta sobre Donativos
14
Aunque los donativos correspondían a cinco resoluciones conjuntas, sólo se remitieron a la Comisión cuatro
informes anuales, ya que las resoluciones conjuntas RC-105 y RC-143 se incluyeron en un solo informe.
10
DA-15-10
Legislativos sobre entidades que devolvieron dinero
del donativo no utilizado fueron remitidos con
tardanzas de 30 a 395 días. Estos correspondían a las
resoluciones RC-57 y RC-87 (se incluyeron en un solo
informe por ser del mismo año fiscal), y a las
RC-115, RC-105 y RC-233. Para las mismas se
devolvieron donativos no utilizados por $62,291.
b.
Nuestros auditores visitaron 15 entidades que recibieron donativos
legislativos por $1,116,000 y examinaron 60 informes trimestrales
remitidos por estas. Además, verificaron los justificantes de los pagos
realizados para determinar la corrección de la información incluida en
los informes. Nuestro examen reveló lo siguiente:
1)
En 6 informes trimestrales correspondientes a los períodos de
octubre de 2011 a junio de 2012, 2 entidades incluyeron
6 cheques emitidos por $2,075, en lugar de los $772 que
totalizaban los justificantes de estos pagos. Esto reflejó una
diferencia de $1,303 entre lo informado y lo desembolsado.
2)
En el informe trimestral de abril a junio de 2012, una entidad no
incluyó dos cheques por $11,764, emitidos en mayo y junio
de 2012, para el pago de servicios profesionales y para la
adquisición de equipo de oficina.
3)
Una entidad incluyó dos pagos por $820 en los informes
trimestrales. Sin embargo, los desembolsos nunca se efectuaron
y los fondos no fueron devueltos a la Comisión, según se indica:
a) En el informe trimestral de enero a marzo de 2011 se incluyó
un
pago
por
$276,
por
rembolso
de
gastos
de
estacionamiento. El cheque se giró, por error, contra la
cuenta de donativos legislativos. Posteriormente, el cheque
fue anulado pero no se corrigió la información en el informe
trimestral de abril a junio de 2011.
b) El 30 de junio de 2011 la entidad emitió un cheque por $544
a una institución médica para el pago de servicios médicos a
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11
una persona que había solicitado ayuda. El cheque fue
incluido en el informe trimestral de abril a junio de 2011.
En enero de 2012, el cheque le fue devuelto a la entidad
porque a esa fecha la persona no había recibido los servicios
médicos.
4)
Dos entidades tuvieron sobrantes de $266 y $347 en el uso de los
donativos legislativos asignados. Estos fondos no fueron
devueltos a la Comisión.
5)
Una entidad recibió un donativo de $120,000, para ser utilizado
durante el año fiscal 2010-11. Del 22 de julio al 16 de agosto
de 2011, la entidad emitió siete cheques por $8,571, para el pago
de obligaciones incurridas en el año fiscal anterior. Los fondos
no fueron incluidos como obligados en el informe trimestral de
abril a junio de 2011.
6)
Del 22 de diciembre de 2011 al 10 de mayo de 2012, una entidad
receptora emitió 23 cheques por $9,449. Los cheques fueron
emitidos con 1 sola firma autorizada, en lugar de las
2 requeridas.
Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias a lo establecido en el
Artículo 12 de la Ley 258-1995.
La situación comentada en el apartado a.1) es contraria a lo establecido
en los artículos I y III(c) del Capítulo II del Reglamento 6119, que
establece que toda entidad receptora interesada en que se le otorgue un
donativo legislativo deberá radicar cada año fiscal una nueva solicitud y
estará sujeta a todo el proceso de evaluación y consideración, incluidas las
visitas a las mismas por funcionarios de la Comisión Especial Conjunta
sobre Donativos Legislativos y del Departamento de Salud como si fuera
la primera vez que presenta tal solicitud. El Departamento realizará, por lo
menos, una visita durante el año a la entidad para supervisión y
seguimiento.
12
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Las situaciones comentadas en el apartado b. son contrarias a lo
establecido en los artículos II(3-d) y III(d) del Capítulo II del
Reglamento 6119, que establece que se requerirá, por lo menos, dos firmas
para girar cheques contra dicha cuenta. El Departamento revisará y
analizará informes de ingresos y gastos en cuanto a exactitud, conformidad
de los desembolsos efectuados con el plan anual y al presupuesto anual
programado.
Efectos
Lo comentado en el apartado a.1) le impidió al Departamento determinar
si las entidades receptoras utilizaron los fondos asignados para los
propósitos para los cuales les otorgaron los donativos legislativos y tener
disponible dicha información. Además, dió lugar a lo comentado en el
apartado b. y puede propiciar la comisión de irregularidades con los
fondos asignados y que las mismas no puedan ser detectadas a tiempo para
fijar responsabilidades.
Las situaciones indicadas en el apartado a.2) privaron de información
esencial a los analistas de la Comisión al momento de evaluar las
solicitudes de donativos legislativos y de reasignar con prontitud los
fondos no reclamados o devueltos por las entidades.
No haber detectado las situaciones que se comentan en el apartado b.
pudo ocasionar que la Sección recomendara que se le otorgaran donativos,
en el próximo año fiscal, a entidades que no cumplían con los requisitos
para el uso y la disposición de los fondos. Además, lo comentado en el
apartado b.3) y 4) le impidió a la Comisión reasignar $1,433 de fondos
que no fueron utilizados por las entidades.
Causas
Atribuimos las situaciones comentadas a que la Sección no contaba con
personal suficiente para cumplir con las visitas, preparar los informes a la
Comisión y examinar los informes trimestrales remitidos por las entidades
receptoras de donativos. Los secretarios en funciones no asignaron los
recursos necesarios a la Sección, para que pudiera cumplir con las
disposiciones establecidas en la Ley 258-1995 y en el Reglamento 6119.
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13
Comentarios de la Gerencia
En la carta de la Secretaria de Salud esta indicó, entre otras cosas, lo
siguiente:
[…] desde el mes de julio de 2014 comenzó en la Sección de
Cuentas a Pagar, de la Oficina de Finanzas, una nueva empleada la
cual está siendo adiestrada en todo lo concerniente al proceso y
reglamentación aplicable a los Donativos Legislativos. Este
recurso ya inició la revisión de los expedientes de las entidades sin
fines de lucro que reciben fondos de donativos legislativos así
como la documentación presentada por éstos. [sic]
Como parte de las funciones que esta empleada llevará a cabo,
realizara visitas periódicas a las Instituciones con el fin de
monitorear el uso adecuado de los fondos otorgados y
desembolsados a estas entidades. [sic]
Véanse las recomendaciones 1 y 2.
Hallazgo 2 - Deficiencias relacionadas con el Centro para la
Coordinación de Servicios a Personas Afectadas con la Enfermedad de
Alzheimer
Situaciones
a.
La Ley 13-1998 estableció el Centro para la Coordinación de
Servicios a Personas Afectadas con la Enfermedad de Alzheimer en
Puerto Rico (Centro) en el Departamento. El Centro es el organismo
central responsable de coordinar un plan de asistencia a las personas
afectadas con Alzheimer, que asegure un enfoque integral y
sistemático de los servicios que se prestan al paciente y de la
orientación que se le brinda a los familiares de este. El Centro es
dirigido por un Coordinador, quien es supervisado por el Director de
la División para el Control y la Prevención de Enfermedades Crónicas
de la Secretaría Auxiliar para la Promoción de la Salud15. Este le
responde a la Secretaria Auxiliar para la Promoción de la Salud,
quien, a su vez, le responde a la Secretaria de Salud.
15
Del 1 de enero de 2010 al 31 de marzo de 2013, las funciones correspondientes a la Secretaría Auxiliar para la
Promoción de la Salud se realizaban en la Oficina de Promoción de la Salud, que le respondía a la Secretaría Auxiliar
de Salud Familiar y Servicios Integrados.
14
DA-15-10
De julio de 2009 a junio de 2014, en Puerto Rico se recibieron
asignaciones de fondos por $3,590,90316 para la prevención, la
capacitación y los servicios de apoyo a personas que padecen la
enfermedad de Alzheimer.
El examen de las operaciones del Centro reveló que, al 31 de
diciembre de 2013:
1)
No habían formulado las guías, los criterios y los procedimientos
del Plan para la Coordinación de Servicios a Personas
Afectadas con la Enfermedad de Alzheimer.
2)
No habían establecido ni implantado los mecanismos para
garantizar la calidad de los servicios que prestan las entidades
dedicadas a proveer servicios a personas con Alzheimer.
Criterios
Las situaciones comentadas en el apartado a.1) y 2) son contrarias a lo
establecido en los artículos 2(b) y (d) de la Ley 13-1998.
Efectos
La situación que se comenta en el apartado a.1) le impidió a la
comunidad médica, a los hospitales y a las entidades que trabajan con
pacientes de Alzheimer, contar con un plan estructurado de servicios a
estos. Esto pudo ocasionar que no se les ofreciera a los pacientes un plan
de tratamiento adecuado, con implicaciones negativas para su salud.
Lo comentado en el apartado a.2) le impidió al Centro contar con los
mecanismos necesarios para asegurar la calidad de los servicios que
reciben los pacientes de Alzheimer. Esto no permite que se corrijan, de
haberlas, las fallas o deficiencias en la prestación de los servicios.
16
De los $3,590,903 recibidos, $3,292,380 son fondos federales y $298,523 corresponden a un pareo de fondos
estatales. Los fondos son recibidos por la Oficina del Procurador de la Personas de Edad Avanzada, quien los
distribuye a entidades sin fines de lucro y gubernamentales. El Departamento no recibe ni administra fondos asignados
a los pacientes de Alzheimer.
DA-15-10
15
Causas
Atribuimos las situaciones comentadas a que el Coordinador del Centro no
cumplió con lo dispuesto en la Ley 13-1998. Además, el Director de la
División para el Control y la Prevención de las Enfermedades Crónicas,
los funcionarios que se desempeñaron como directores de la Oficina de
Promoción de la Salud y los secretarios auxiliares de la Secretaría para la
Promoción de la Salud se apartaron de lo establecido en la mencionada Ley
al no supervisar adecuadamente dichas operaciones.
Véase la Recomendación 3.
Hallazgo 3 - Falta de cláusulas importantes en los contratos de
servicios profesionales y consultivos, falta de certificaciones
requeridas por ley o entregadas con tardanzas, y falta de información
en las facturas entregadas para pago
Situaciones
a.
La Ley Núm. 81 del 14 de marzo de 1912, según enmendada, faculta a
la Secretaria, entre otras cosas, a intervenir en todos los asuntos que
por ley le sean encomendados relacionados con la salud, sanidad y
beneficencia pública, incluido el manejo administrativo
del
Departamento. Con el propósito de establecer las normas para el
trámite y la formalización de los contratos de servicios no
profesionales y profesionales en el Departamento y todos sus
componentes, el 5 de marzo de 2012 el entonces Secretario de Salud
aprobó la Orden Administrativa 28917. Para comenzar el proceso, la
dependencia que interesa contratar debe entregar una solicitud de
contrato con los documentos requeridos18 para la aprobación de la
Secretaria. Luego de obtenerse la aprobación de la Secretaria, un
Ayudante Ejecutivo envía los documentos a la Oficina de Contratos
para el trámite correspondiente. La Oficina de Contratos procede a
solicitarle al contratista las certificaciones y los documentos
17
La misma derogó la Orden Administrativa 285 del 16 de junio de 2011, que a su vez derogó las órdenes
administrativas 281 del 8 de abril de 2011 y 271 del 9 de julio de 2010, las cuales contenían disposiciones similares.
18
Se requiere, entre otros: la carta de justificación, el tipo de contrato, la dirección física y postal del contratista, la
cuantía máxima y el desglose del pago por los servicios, el seguro social, la cifra de cuenta de la que se pagará el
contrato, las fechas de vigencia, el resumé del contratista, las certificaciones de fondos y el borrador del contrato.
16
DA-15-10
necesarios para la formalización del contrato y gestiona las firmas del
mismo. La Oficina de Asesores Legales hace la revisión final del
contrato y lo envía para la firma a la Secretaria o al funcionario
designado por esta. Luego de finalizado el proceso, la Oficina de
Contratos incluye el contrato en el Registro de Contratos del
Departamento y remite a la Oficina del Contralor copia de este. La
Directora de la Oficina de Contratos le responde a la Secretaria
Auxiliar de Administración, quien, a su vez, le responde a la
Secretaria del Departamento.
Del 1 de enero de 2010 al 31 de diciembre de 2013, el Departamento
formalizó 5,352 acuerdos contractuales (2,576 contratos y 2,776
enmiendas)
por
$508,914,968.
Seleccionamos
para
examen
10 contratos y sus enmiendas19 por $7,091,473, otorgados del 15 de
diciembre de 2004 al 23 de julio de 2012.
El examen relacionado con el proceso de otorgamiento de los
contratos reveló lo siguiente:
1)
En los contratos no se incluyeron cláusulas importantes y
necesarias para proteger los intereses del Departamento, según se
indica:
a) En 2 contratos (20%) por $58,947, formalizados el 3 de
octubre de 2005 y el 14 de septiembre de 2010, no se incluyó
una cláusula que estableciera que los contratistas conocían
las normas éticas de su profesión y asumían responsabilidad
por sus acciones.
b) En 7 contratos (70%) por $3,708,820, otorgados del 15 de
diciembre de 2004 al 23 de julio de 2012, no se incluyó una
cláusula que especificara si los contratistas tenían contratos
con otras entidades gubernamentales y que, a su vez,
certificara que los mismos no confligían con el contrato a
otorgarse.
19
Del 1 de octubre de 2006 al 6 de mayo de 2013, se formalizaron 16 enmiendas para aumentar el importe de dichos
contratos, extender la vigencia o incluir trabajos adicionales.
DA-15-10
17
c) En 8 contratos (80%) por $5,030,269, otorgados del 15 de
diciembre de 2004 al 2 de julio de 2012, no se incluyó una
cláusula que estableciera si los contratistas tenían derecho, o
no, a rembolso por otros gastos.
2)
La documentación requerida por la reglamentación interna y
externa aplicable a la fecha de la formalización de los contratos
estaba vencida o se entregó con tardanzas, según se indica:
a) Para 2 contratos por $58,947, otorgados el 3 de octubre
de 2005 y el 14 de septiembre de 2010, la Certificación
Negativa de Caso de Pensión Alimentaria emitida por la
Administración para el Sustento de Menores (ASUME),
estaba vencida a la fecha de la formalización del contrato.
b) Para 2 contratos por $403,400, otorgados el 18 de septiembre
de 2006 y el 23 de julio de 2012, la Certificación de Estado
de Cumplimiento emitida por ASUME fue entregada 3 y 102
días después del otorgamiento del contrato.
b.
Los contratistas que brindan servicios profesionales y consultivos en
el Departamento presentan sus facturas para pago y los justificantes
de estas, en las áreas o programas donde prestan sus servicios. Los
directores de estas áreas o programas son los encargados de verificar
dicha documentación, aprobar la misma y certificar que los servicios
se recibieron conforme a lo pactado en los contratos. Posteriormente,
los contadores de los programas preparan el Comprobante de Pago
(Modelo SC-735) en el Sistema PeopleSoft20 del Departamento.
Luego, envían el Modelo SC-735 y los justificantes a la Oficina de
Intervenciones Fiscales de la División de Finanzas, donde un Oficial
de Intervenciones Fiscales verifica que la información contenida en
los mismos esté completa y correcta, y los aprueba21. La información
20
El Departamento utiliza la versión 8.4 de PeopleSoft para registrar sus transacciones financieras en sustitución del
Puerto Rico Integrated Financial Accounting System (PRIFAS).
21
En algunos programas el Comprobante no se envía a la Oficina de Intervenciones Fiscales. El Comprobante es
aprobado por el personal de contabilidad del programa.
18
DA-15-10
de los comprobantes se transfiere al Sistema PRIFAS del
Departamento de Hacienda, en donde se emiten los cheques.
Del 1 de febrero de 2005 al 6 de diciembre de 2013, los contratistas
de 8 contratos de servicios profesionales y consultivos, y
12 enmiendas22, que se mencionan en el apartado a., presentaron
142 facturas por $4,021,555 para pago. El examen de dichas facturas
y sus documentos justificantes reveló que en 104 de las facturas
(73%) por $2,536,897 no se incluyó el número del contrato.
Criterios
La situación que se comenta en el apartado a.1)a) es contraria a lo
dispuesto en el Artículo 5 de la Ley 237-2004.
Las situaciones comentadas en el apartado a.1)b) y c) son contrarias a lo
establecido en el Artículo 2-e. de la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974,
Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, según enmendada, que
dispone, como política pública, que exista el control previo de todas las
operaciones del Gobierno y que dicho control previo se desarrolle dentro
de cada dependencia o entidad corporativa para que sirva de arma efectiva
al jefe de la dependencia o entidad corporativa en el desarrollo del
programa o programas cuya dirección se le ha encomendado. Conforme a
dicha disposición, y como norma de sana administración y de control
interno, la gerencia del Departamento tiene que asegurarse de que en los
contratos de servicios profesionales y consultivos que se formalicen se
incluyan cláusulas que protejan adecuadamente los intereses del Gobierno,
como las mencionadas. Además, la situación comentada en el
apartado a.1)c) es contraria a lo establecido en el Artículo Segundo de la
Orden Administrativa 289 que dispone que en los contratos debe constar
expresamente el derecho a rembolso por el pago de dietas y millaje, o
cualquier otro costo.
22
Se mencionan solo 8 contratos y 12 enmiendas porque en 2 de los casos examinados las contratistas cobraban
mediante el Sistema RHUM del Departamento de Hacienda, por lo que no remitían facturas para recibir los pagos.
DA-15-10
19
Las situaciones comentadas en el apartado a.2) son contrarias a lo
dispuesto en la Carta Circular 1300-03-1123 del 17 de agosto de 2010,
aprobada por el Secretario de Hacienda, que establece los documentos
requeridos previo a la formalización de los contratos de servicios
profesionales y consultivos.
La situación comentada en el apartado b. es contraria a lo establecido en
la Carta Circular 1300-13-01, emitida el 4 de diciembre de 2000 por el
Secretario de Hacienda.
Efectos
Las situaciones comentadas pueden dar lugar a que:

El Departamento no mantenga un control adecuado sobre la
administración de los contratos ni cumpla con su responsabilidad de
hacer constar en estos toda la información requerida y los acuerdos
entre las partes, en forma clara y precisa, para proteger los mejores
intereses del Gobierno. [Apartado a.1)a) y b)]

Se realicen pagos por otros conceptos a los que el contratista no tiene
derecho. [Apartado a.1)c)]

Se formalicen contratos con personas naturales o jurídicas que no
cumplan con su responsabilidad con la ASUME. [Apartado a.2)]

Se cometan errores o irregularidades en el trámite de los pagos y que
los mismos no se detecten a tiempo para fijar responsabilidades.
[Apartado b.]
Causas
Atribuimos las situaciones comentadas a lo siguiente:

La Oficina de Asesores Legales no revisó adecuadamente los contratos
para asegurarse de que se incluyeran las cláusulas mencionadas.
[Apartado a.1)]
23
Previamente se emitieron las cartas circulares 1300-01-06 del 20 de julio de 2005, 1300-21-06 del 28 de febrero
de 2006 y 1300-26-08 del 11 de febrero de 2008, las cuales contenían disposiciones similares.
20
DA-15-10

La Directora de la Oficina de Contratos no se aseguró de que los
contratistas entregaran todos los documentos requeridos antes de
gestionar la firma de los contratos. [Apartado a.2)]

Los directores de las áreas o programas donde se prestan los servicios
no efectuaron una verificación adecuada de las facturas, previo a su
envío a la Oficina de Finanzas. Además, a que los oficiales de
Intervenciones Fiscales encargados de la preintervención no efectuaron
una preintervención adecuada de las facturas. La Supervisora de
Finanzas no realizó una supervisión efectiva de los oficiales de
Intervenciones Fiscales. [Apartado b.]
Véanse las recomendaciones de la 4 a la 6.
RECOMENDACIONES
A la Secretaria de Salud
1.
Tomar las medidas necesarias para que la Sección de Donativos
Legislativos cuente con los recursos que necesita para poder cumplir
con las disposiciones establecidas en la Ley 258-1995 y en el
Reglamento 6119, y pueda:
a.
Realizar las visitas a las entidades que reciben donativos de la
Legislatura a través del Departamento para asegurarse, entre
otras cosas, de que los informes trimestrales contienen la
información
correcta
y
los
donativos
se
utilizaron
adecuadamente. [Hallazgo 1-a.1) y b.]
b.
Preparar y remitir a tiempo los informes anuales relacionados
con los donativos otorgados por la Comisión. [Hallazgo 1-a.2)]
2.
Vea que la Directora de la División de Finanzas se asegure de que se
realicen las gestiones necesarias para que las entidades receptoras
devuelvan los $1,433 no utilizados de los donativos recibidos.
[Hallazgo 1-b.3) y 4)]
3.
Vea que la Secretaria Auxiliar para la Promoción de la Salud
supervise efectivamente las funciones que realiza el Director de la
División para el Control y la Prevención de las Enfermedades
Crónicas, para asegurarse de que:
DA- 15-10
21
a.
Se preparen las guias, los criterios y los procedimientos de un
Plan para Ia Coordinacion de Servicios a Personas Afectadas
con Ia Enjermedad de Alzheimer. (Hallazgo 2-a.l)]
b.
Se establezcan e implanten los mecanismos para garantizar Ia
cal idad de los servicios que prestan las entidades a los pacientes
de Alzheimer. [Hallazgo 2-a.2)]
4.
Yea que Ia Directora de Ia Oticina de Asesores Legales supervise
adecuadamente a los asesores legales, para que estos se aseguren de
que los contratos incluyan las clausulas requeridas para proteger los
intereses del Gobierno. (Hallazgo 3-a.l)l
5.
Yea que Ia Secretaria Auxiliar de Administracion supervise
adecuadamente las funciones que realiza Ia Directora de Ia Oficina de
Contratos, para que esta se asegure de que se requieran las
certiticaciones vigentes de Ia ASUME antes de que se forma licen los
contratos. I Hallazgo 3-a.2)]
6.
lmpartir instrucciones a los secretarios auxiliares del Departamento,
para que los directores de las areas o programas donde se prestan los
servicios se aseguren de que en las facturas remitidas para pago por
los contratistas se incluya el n(unero de contrato correspondiente,
previo a su envio a Ia Oticina de Finanzas. Ademas, ver que Ia
Directora de Ia Division de Finanzas ejerza una supervision efectiva
de los oficia les de Intervenciones Fiscales, para que estos efect(ten
una preintervenci6n adecuada de las facturas. [Hallazgo 3-b.]
AGRADECIMIENTO
A los funcionarios y a los empleados de Ia Direcci6n y Administraci6n
Central del Departamento, les agradecemos Ia cooperacion que nos
prestaron durante tlllestra auditoria.
~-~ad-~
Por
~Y>7~
22
DA-15-10
ANEJO 1
DEPARTAMENTO DE SALUD
DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CENTRAL
INFORME PUBLICADO
INFORME
FECHA
CONTENIDO DEL INFORME
DA-14-29
25 ene. 14
Resultado sobre la evaluación de los controles
administrativos e internos del Departamento
DA-15-10
23
ANEJO 2
DEPARTAMENTO DE SALUD
DIRECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN CENTRAL
FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA ENTIDAD
DURANTE EL PERÍODO AUDITADO
NOMBRE
CARGO O PUESTO
PERÍODO
DESDE
HASTA
Hon. Ana C. Ríus Armendáriz
Secretaria
14 sep. 13
31 dic. 13
Dr. Francisco Joglar Pesquera
Secretario
1 ene. 13
13 sep. 13
1 ene. 10
31 dic. 12
Dr. Lorenzo González Feliciano
”
Dr. Greduvel Durán Guzmán
Subsecretario
16 sep. 13
31 dic. 13
Dra. Brenda Mirabal Rodríguez
Subsecretaria
1 ene. 13
13 sep. 13
1 ene. 10
31 dic. 12
Dra. Concepción Quiñones de Longo
”
Lcda. Mayra Maldonado Colón
Directora de la Oficina de Asesores
Legales24
28 ene. 13
31 dic. 13
Lcdo. Miguel A. Verdiales Morales
Director de la Oficina de Asesores
Legales
1 ene. 10
31 dic. 12
Lcda. Milagros Díaz Aristud
Secretaria Auxiliar de Administración25
29 ene. 13
31 dic. 13
Sr. Emilio Negrón Delgado
Secretario Auxiliar de Administración
1 ene. 10
31 dic. 12
Sr. Hermes Rivera Polanco
Director de la Oficina de Recursos
Humanos y Relaciones Laborales
8 ene. 13
31 dic. 13
Sra. Daisy Bosch Cruz
Directora de la Oficina de Recursos
Humanos y Relaciones Laborales
1 sep. 11
31 dic. 12
1 dic. 10
31 ago. 11
Sra. María M. Cáceres Cruz
”
Sra. Luz E. Vázquez Correa
Directora de la Oficina de Recursos
Humanos y Relaciones Laborales
Interina
1 oct. 10
30 nov. 10
Sra. Lynnette Ramos Borges
Directora de la Oficina de Recursos
Humanos y Relaciones Laborales
1 ene. 10
30 sep. 10
24
Puesto vacante del 1 al 27 de enero de 2013.
25
Puesto vacante del 1 al 28 de enero de 2013.
24
DA-15-10
Continuación ANEJO 2
NOMBRE
CARGO O PUESTO
PERÍODO
DESDE
HASTA
Sra. Antonia De Jesús Santos
Directora de la Oficina de Asuntos
Fiscales Interina26
17 sep. 13
31 dic. 13
Sr. Emilio Negrón Delgado
Director de la Oficina de Asuntos
Fiscales
1 ene. 10
31 dic. 12
Lcdo. Ricardo Torres Muñoz
Secretario Auxiliar de Salud Familiar y
Servicios Integrados Interino
1 dic. 13
31 dic. 13
1 abr. 13
30 nov. 13
30 jun. 12
31 dic. 12
”27
Dr. Raúl G. Castellanos Bran
Sra. Maritza Espada Méndez
Secretaria Auxiliar de Salud Familiar y
Servicios Integrados
Lcda. Margaret Wolfe Jenkins
”
12 jul. 10
29 jun. 12
Dra. Ada S. Martínez Cruz
”
1 ene. 10
30 jun. 10
Dra. Madeline Reyes García
Secretaria Auxiliar para la Promoción
de la Salud
1 abr. 13
31 dic. 13
Sra. Nydia Vidró González
Directora de la Oficina de Promoción
de la Salud Interina28
2 oct. 11
31 mar. 13
Sr. Antonio L. Cases Rosario
Director de la Oficina de Promoción
de la Salud Interino
29 may. 10
1 oct. 11
Dra. Olga Cruz Román
Directora de la Oficina de Promoción
de la Salud Interina
1 ene. 10
28 may. 10
Sra. Antonia De Jesús Santos
Directora de la División de Finanzas
1 ene. 10
31 dic. 13
Lcdo. Leonardo Pérez Rivera
Director de la División para el Control y
Prevención de Enfermedades Crónicas
1 ene. 10
31 dic. 13
Sra. Mayra Colón Martínez
Encargada de la Sección de Donativos
Legislativos
1 jun. 12
31 dic. 13
1 ene. 10
31 may. 12
Sra. María M. Santiago Hernández
”
Dr. William Torres Figueroa
Coordinador del Centro para la
Coordinación de Servicios a Personas
Afectadas con la Enfermedad de
Alzheimer
1 ene. 10
31 dic. 13
Sra. Sonia M. Carrasquillo Cotto
Directora de la Oficina de Contratos
1 ene. 10
31 dic. 13
26
Puesto vacante del 1 de enero al 16 de septiembre de 2013.
27
Puesto vacante del 1 de enero al 31 de marzo de 2013.
28
Véase la nota al calce 15.
MISIÓN
Fiscalizar las transacciones de la propiedad y de los fondos públicos, con
independencia y objetividad, para determinar si se han realizado de acuerdo
con la ley, y atender otros asuntos encomendados.
Promover el uso efectivo, económico, eficiente y ético de los recursos del
Gobierno en beneficio de nuestro Pueblo.
PRINCIPIOS PARA
LOGRAR UNA
ADMINISTRACIÓN
PÚBLICA DE
EXCELENCIA
La Oficina del Contralor, a través de los años, ha identificado principios
que ayudan a mejorar la administración pública. Dichos principios se
incluyen en la Carta Circular OC-08-32 del 27 de junio de 2008,
disponible en nuestra página en Internet.
QUERELLAS
Las querellas sobre el mal uso de la propiedad y de los fondos públicos
pueden presentarse, de manera confidencial, personalmente o por teléfono
al (787) 754-3030, extensión 1106, o al 1-877-771-3133 (sin cargo).
También se pueden presentar mediante el correo electrónico
[email protected] o mediante la página en Internet de la Oficina.
INFORMACIÓN SOBRE
LOS INFORMES DE
AUDITORÍA
En los informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos
determinados en las auditorías. En nuestra página en Internet se incluye
información sobre el contenido de dichos hallazgos y el tipo de opinión del
informe.
La manera más rápida y sencilla de obtener copias libres de costo de los
informes es mediante la página en Internet de la Oficina.
También se pueden emitir copias de los mismos, previo el pago de sellos de
rentas internas, requeridos por ley. Las personas interesadas pueden
comunicarse con el Administrador de Documentos al (787) 754-3030,
extensión 3400.
INFORMACIÓN DE
CONTACTO
Dirección física:
Internet:
105 Avenida Ponce de León
http://www.ocpr.gov.pr
Hato Rey, Puerto Rico
Teléfono: (787) 754-3030
Fax: (787) 751-6768
Dirección postal:
PO Box 366069
San Juan, Puerto Rico 00936-6069
Correo electrónico:
[email protected]