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Minimanual de uso de planillas de cálculo
Planilla u hoja de cálculo:
•Es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en
forma de tablas (filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con
fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.
•Las tablas de las hojas de cálculo comprenden los conceptos de celda, fila y columna, la
intersección de una fila y una columna es llamada celda, las filas están etiquetadas por
números consecutivos, mientras que las columnas están etiquetadas con letras consecutivas
del abecedario.
•Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a veces para hacer
pequeñas bases de datos, informes, y otros usos.
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C
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C
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Orígenes de las hojas de cálculo
En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo
electrónica en el artículo "Budgeting Models and System
Simulation" de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen
parte del crédito de este tipo de programas, y de hecho intentaron
patentar (patente en U.S.A. número 4.398.249) algunos de los
algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la oficina de
patentes por ser una invención puramente matemática. Pardo y
Landau ganaron un caso en la corte estableciendo que "algo no
deja de ser patentable solamente porque el punto de la novedad
es un algoritmo". Este caso ayudó al comienzo de las patentes de
software.
Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas
de cálculo. Bricklin contó la historia de un profesor de la
universidad que hizo una tabla de cálculos en un tablero. Cuando
el profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una
gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a
Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un
computador, usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para
ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso.
Existen muchas:
•Excel, (Microsot Office)
•Quattro Pro
•Lotus 123
Software Libre
•Calc (OpenOffice.org)
•Gnumeric (Gnome Office)
•KSpread (KOffice)
Dan Bricklin y Bob Frankston en 1980
Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la
"aplicación fundamental" que hizo que el computador personal
dejase de ser sólo un hobby para entusiastas del computador
para convertirse también una herramienta en los negocios.
Internet:
http://es.openoffice.org
http://es.wikipedia.org
http://www.bricklin.com
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Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
Dos ejemplos de hojas de
cálculo, Excel cuya licencia
tiene un costo anual de uso
y Calc, que al ser software
libre no posee costo.
Como se puede apreciar
no hay grandes
diferencias en cuanto a lo
que los programas
presentan en pantalla por
lo tanto en adelante
utilizaremos Excel para los
ejemplos.
La característica principal de las hojas de cálculo es la de organizar los datos
en una grilla conformada por filas y columnas.
Las filas habitualmente están numeradas a partir del número 1 y las
columnas a partir de la letra “A”, al llegar a la “Z” se comienza combinando
“AA”, ”AB”, etc.
La cantidad de filas y columnas disponibles en las hojas dependerá de la
versión del programa con la que estamos trabajando.
A la intersección entre filas y columnas se les da el nombre de Celdas, cada
celda tendrá un nombre único para referenciarla y será las coordenadas de la
misma, o sea el nombre de la columna y fila que se cruzan sobre ella. Ej.: A5 es
la celda que se encuentra en la intersección de la columna “A” y la fila 5.
Los archivos de hojas de cálculo son generalmente llamados “Libros” ya que
están formados por una o varias “hojas”, de esta forma incorporamos una nueva
dimensión a las celdas, y cuando queramos referenciar celdas en otra hoja
debemos identificarlas con el nombre separado por el signo de admiración de
cierre ( ! ), Ej.: Hoja2!A3 es la celda que se encuentra en la intersección de la
columna “A” y la fila 3 en la “Hoja2”. El nombre de las hojas puede cambiarse, no
así el nombre de las filas y columnas.
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Minimanual de uso de planillas de cálculo
R.P. Escudero (2006)
Se conoce como bloque, al conjunto de celdas. Los
bloques son siempre rectangulares y para
nombrarlos o referenciarlos se utiliza la celda que se
encuentra más arriba a la izquierda y la celda más
abajo a la derecha separados por el signo dos
puntos( : ). Ej: En el imagen de abajo está
seleccionado el bloque B2:C6.
Distintas “hojas” del mismo “Libro”, la
hoja activa está resaltada.
Partes de la pantalla del programa
Barra de título de la
ventana, nos muestra
el nombre de nuestro
libro activo
Controles de la
ventana del Excel
Controles de la
ventana del libro activo
Barra de Menúes
Barras de
herramientas
Barra de formulas y
bloques
Zona de trabajo
Celda activa
Punto para
arrastrar y rellenar
Desplazamiento entre
hojas
Barra de herramientas
Barra de estado
Barra de desplazamiento
vertical
Barra de desplazamiento
horizontal
Punteros y cursores
El cursor o punto de inserción lo podemos
identificar como una barrita vertical que
titila y en cuyo lugar aparecerán las letras
que escribamos, por otro lado el puntero es
la “flechita” que movemos con el ratón.
Puede cambiar de forma y esto nos indica
distintas cosas.
Puntero de selección, en la zona de trabajo
sirve para mover la o las celdas
seleccionadas
Puntero de selección de celdas
Puntero de arrastrar y rellenar
Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
Cuatro formas de hacer lo mismo
En la mayoría de las aplicaciones de utilidad vamos a encontrar cuatro formas distintas de acceder a
la mayoría de las opciones:
A través de los menúes
Con las barras de herramientas
El Teclado
Escape =
cancelar
Teclas de función:
F1-Acceder a la ayuda
F2-Editar el contenido de una celda
F3-Nombres
F4-Absoluto/relativo durante la edición - Repetir
F5-Ir a
F6-Mover al siguiente panel de un libro que se ha dividido
F7-Ortografía
F8-Comenza/finalizar selección
F9-Calcular
F10-Acceder al menú
F11-Gráfico automático
F12-Guardar
Tecla Windows
Abre el menú inicio
Tecla botón derecho
Alt Gr en combinación
con otras teclas para
acceder a caracteres
especiales
Internet:
http://www.bufoland.cl/apuntes/teclado/teclado_pc.php
Con los métodos
abreviados y
combinaciones de
téclas
Con el ratón,
epecialmente
con el menú
contextual que
se despliega al
pulsar el botón
derecho
Imprimir pantalla:
toma una foto de
la pantalla que
luego se puede
pegar
Bloqueo de desplazamiento: movemos
la hoja en lugar de la celda activa,
enciende la tercer luz indicadora
Bloqueo numérico,
activa el teclado y
enciende la primer luz
indicadora
Teclas de
desplazamiento
Inserción y
borrado
Las teclas Shift, Control y Alt se
utilizarán en combinación con otras
para acceder a métodos abreviados de
acceso a distintas acciones y funciones.
Teclado
numérico o de
desplazamiento
Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
Barras de herramientas
Las opciones e íconos en las barras de herramientas pueden variar de una computadora a otra ya que estas
pueden ser configuradas y adaptadas por el usuario
Barra de formato, funciones
generalmente encontradas en el menú
Formato/Celdas
Tipo de letra (fuente)
Barra Estándar, funciones generales
Nueva Hoja
Abrir Hoja
Guardar
Imprimir
Previsualizar
Corrector Ortográfico
Tamaño de letra
Aumentar tamaño letra
Disminuir tamaño letra
Negrita
Cursiva
Subrayado
Alineación Izquierda
Alineación centralizada
Alineación derecha
Alineación Justificada
Combinar y centralizar
Formato Euros
Combinar celdas
Separar celdas
Combinar horizontalmente
Formato Euros
Formato porcentual
Separación de miles
Aumentar decimales
Disminuir decimales
Sangrías
Selección de bordes
Color de fondo
Color de letra
Agregar/quitar/personalizar botones
Cortar
Copiar
Pegar
Pegar formato
Deshacer
Rehacer
Insertar hipervínculo (WEB)
Suma automática
Asistente para funciones
Ordenar ascendente
Ordenar descendente
Insertar celda
Insertar fila
Insertar columna
Insertar hoja
Asistente para gráficos
Barra de dibujo
Zoom
Ayuda
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Minimanual de uso de planillas de cálculo
R.P. Escudero (2006)
Fórmulas básicas en Excel:
Suma +
También podemos utilizar pares
Resta –
de parentesis para establecer
División /
prioridades de cálculo
Multiplicación *
División
Multiplicación
Resta
Suma
Enter
Decimal
Detalle del teclado numérico
Acción
Teclado
Menú
Ratón
Hacer clic en el borde negro de
la selección y sin soltar arrastrar
hasta la nueva posición
Mover
Cortar y
pegar
Barra de
Herramienta
Ctrl+X
Ctrl+V
Edición/Cortar
Edición/Pegar
Sobre una selección
Botón derecho/cortar
Botón derecho/pegar
Arrastrar haciendo clic en el
punto de arrastre de la celda o
selección.
Arrastrar
y
completar
Copiar y
pegar
Ctrl+C
Ctrl+V
Edición/Copiar
Edición/Pegar
Sobre una selección
Botón derecho/copiar
Botón derecho/pegar
Cambiar
formatos
de celda
Ctrl+1
Formato/Celdas...
Sobre una selección
Botón der./Formato de celdas...
•Tanto en la acción de mover como en cortar y pegar, las referencias contenidas por
fórmulas en las celdas afectadas, permanecerán invariables, sin embargo, las celdas que
contengan referencias a éstas (salvo las absolutizadas - $ F4), si cambiarán, para referirse
a la nueva posición.
•Por otro lado en la acción de copiar y pegar o arrastrar y completar, las referencias de
las fórmulas contenidas mantendrán su relatividad, exceptuadas por aquellas referencias
absolutizadas ($ F4), y las referencias de fórmulas que se refieran a estas permanecerán
inalteradas.
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Minimanual de uso de planillas de cálculo
R.P. Escudero (2006)
Formato de celdas...
Es la forma visual en que los valores contenidos por las celdas serán presentados en
pantalla o en la impresora.
Menú contextual del botón derecho
Menú Formato
Método
abreviado
por
teclado
En la barra de herramienta no siempre está
habilitado este botón
En la pestaña Número
vamos a encontrar los
formatos numéricos
ordenados por categorías, al
hacer clic en cada categoría
en el lado derecho del
cuadro de diálogo se nos
presentarán distintas
opciones. También podemos
elegir formato texto que
permitirá escribir cualquier
cosa en una celda sin que el
Excel intente interpretar el
formato (Ej.: número con
ceros a la iz. Indicadores
que puedan confundirse con
fechas, etc.).
En la categoría
Personalizada podremos
crear nuestros propios
patrones de formato.
Ver en la ayuda del Excel: Crear un formato de número personalizado
Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
Formato de celdas...
En Alineación podemos configurar
la posición del texto dentro de la
celda, así como la orientación que
nos permite mostrar un texto en
ángulo.
Bajo el título Control del texto
encontramos:
•Ajustar texto: si un texto es más
largo que el ancho de la celda este
se ajusta al igual que el alto de la
fila para poder mostrarlo todo:
•Reducir hasta ajustar: cambia el
tamaño de la letra para que quepa
en el ancho de la columna.
•Combinar celdas: permite unir
varias celdas (las seleccionadas)
en una sola, que será referenciada
por la celda de más arriba más a la
izquierda.
Ejemplos de alineaciones verticales y horizontales
Botones de alineación
Las opciones de Fuente son
muy similares a las de Word,
nos permite especificar la
tipografía y sus características.
Hay que recordar que los
tamaños de las fuentes (letras)
difieren de lo que se presenta
en pantalla a lo que luego se va
a imprimir.
En la barra de formatos podemos
ver algunas de las opciones
Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
Formato de celdas...
Algunos Ejemplos de Bordes
Este botón en la barra de formatos nos permite rápidamente elegir un
borde para nuestras celdas
En Tramas podemos elegir
colores de fondo para
sombrear las celdas o
tramas.
Color
Tramas
También podemos colorear las celdas utilizando el botón en la barra de formatos.
Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
Insertar / eliminar
Haciendo clic sobre el nombre de la
columna con el botón derecho
accedemos al menú contextual donde
podemos encontrar la opción para
insertar o eliminar columnas, también
la opción para cambiar el ancho de la
columna
Haciendo clic sobre el
nombre de la fila con el
botón derecho
accedemos al menú
contextual donde
podemos encontrar la
opción para insertar o
eliminar filas, también la
opción para cambiar el
alto de la fila
En el menú
contextual de la Hoja
encontramos la
opción de insertar o
eliminar hojas
También se puede cambiar el alto de la fila o el ancho de la
columna haciendo clic sobre el borde de separación entre una fila
y otra, o entre una columna y otra
Al seleccionar celdas con valores
numéricos, en la barra de estado
veremos la suma de esto valores,
podemos seleccionar una operación
distinta (promedio, cuenta) haciendo
clic derecho sobre la zona del
resultado.
En el menú contextual de
las celdas podemos
insertar o eliminar celda,
también comentarios
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Minimanual de uso de planillas de cálculo
R.P. Escudero (2006)
Validación en la carga de datos
Validar los datos que se carguen en nuestra hoja, nos va
a permitir asegurarnos que, sin importar quien está
cargando, los datos van a ser los esperados.
Esta opción es especialmente útil cuando nuestras
planillas van a alimentar algun informe, cuadro de
mando o tabla dinámica.
Asegurarnos que los datos de origen sean correctos nos
asegura obtener información correcta al final del
proceso.
Para configurar la validación en un grupo de celdas, primero debemos seleccionar estas
celdas y luego ir al menú Datos/Validación...
Luego hay que seleccionar que tipo de
valor se va a permitir en estas celdas
Permite dejar
celdas en
blanco, sin valor
Para Número entero, decimal, fecha, hora y
longitud de texto, nos presenta un cuando
de diálogo similar en el que, bajo el título
Datos, vamos a tener que elegir el tipo de
comparación del valor de la celda, para
luego especificar el valor de comparación.
Ej. Entre un valor mínimo y uno máximo,
igual a un valor específico, etc.
Las Listas nos van a permitir una serie de
valores específicos que serán permitidos,
estas
listas
pueden
introducirse
manualmente separando cada elemento por
un punto y coma (;) Ej.: CIM;UCI;GUA, o
seleccionando un bloque donde esté la lista
de elementos Ej.: G1:G18.
Celda con lista desplegable nos
presentará en cada celda la posibilidad de
abrir una lista y seleccionar con el ratón el
elemento
Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
Validación en la carga de datos
Por último tenemos la opción de
Personalizar nuestra validación con una
formula específica, como por ejemplo
que el valor ingresado no supere en un
x% el valor que se encuentra en otra
celda.
Como opción adicional a la validación podemos configurar mensajes para nuestras celdas, el
mensaje entrante es un cuadro de texto que aparecerá al estar posicionado sobre la celda
en cuestión, es muy útil para informar al que carga sobre que está permitido cargar y que no.
Otro, es el mensaje de error que se activará al confirmar (enter) el valor cargado en la
celda, si este no se corresponde con la validación. Hay tres tipos de estilo: límite, que no
permite el ingreso de valores que no se correspondan con los permitidos, advertencia que
avisa que el valor no es permitido pero permite cargarlo igualmente e información que nos
advierte que el valor no es permitido y deja seguir cargando igual.
No es obligatorio establecer los mensajes, pero es muy recomendable si van a ser varias
personas las encargadas de cargar datos en nuestra planilla.
Cuando modifiquemos una validación en un grupo de celdas, es conveniente tildar la opción
Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración, esto nos facilita el
trabajo ya que no estamos obligados a seleccionar todas las celdas. Al tildar la opción todas
las celdas se seleccionarán en forma automática.
Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
Algunas funciones
Sintaxis de las funciones:
=NombreFuncion(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Cuando escribamos una función, debemos empezar con el signo igual
(=), Ej.: =SUMA(...), siempre que no la usemos como parte de una
fórmula Ej.: +B5+SUMA(...).
Los argumentos pueden ser referencias a celdas (B5), referencias a
bloques (B5:C8), o valores constantes.
En el caso de la suma, entre paréntesis se
debe indicar como argumento, el bloque que
se desea sumar.
Utilizando el botón de autosuma en la
barra de herramientas es mucho más
fácil. Y si hacemos doble clic más aún,
siempre que estemos posicionados
debajo de la columna o a la derecha de
la fila que deseamos sumar.
La función CONTAR nos permite saber
cuantos elementos dentro de un bloque
son números
La función PROMEDIO nos entregará
como resultado el promedio de todos
los valores numéricos dentro de nuestro
bloque.
Obsérvese que si dentro del bloque
existe un valor no numérico este es
ignorado.
Otras funciones:
=MEDIANA(bloque) devuelve el valor central del conjunto.
=MODA(bloque) devuelve el valor más frecuente
=MIN(bloque) devuelve el valor mínimo
=MAX(bloque) devuelve el valor máximo
NOTA: al escribir una función, podemos utilizar cualquiera de los métodos de selección
(ratón, teclado –Shift+flechitas-) para escribir la referencia.
Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
Asistente para pegar funciones
En la barra de herramientas podemos encontrar el botón,
pegar función que nos presenta un cuadro de diálogo con
todas las funciones habilitadas en el Excel ordenadas por
categorías
En el cuadro, en la parte inferior
podemos ver una descripción de
la función con su sintaxis.
También podemos obtener ayuda
adicional sobre esta función
utilizando la llamada al asistente
que se encuentra en la esquina
inferior izquierda o pulsando la
tecla F1.
En el siguiente cuadro,
vemos información de
cada
uno
de
los
argumentos a medida
que nos posicionamos
sobre cada campo.
A
medida
que vamos
completando
los
datos
vemos
aparecer los
valores y el
resultado.
A medida que vamos completando los datos vemos
aparecer los valores y el resultado. Confirmamos la
introducción de la función con enter o haciendo clic
en aceptar. Para editar una función sólo hay que
hacer clic en el botón de la barra de herramientas
estando sobre la celda con la función.
Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
Configurando la planilla para imprimir
Una forma rápida de definir una zona de nuestra hoja para
imprimirla es, habiendo seleccionado la zona de la hoja, en el
menú Archivo/Area de impresión, elegir Establecer Área de
impresión.
También en el mismo menú podemos borrar
el área de impresión para configurarla desde otra pantalla,
Borrar el área de impresión NO significa borrar los datos, sólo se
borra la referencia que indica al excel que zona de la hoja
queremos imprimir.
Para poder configurar todas las opciones de configuración para
nuestra hoja activa, debemos usar el menú Archivo/Configurar
página..., donde tenemos 4 pestañas con opciones.
Imprimir la hoja
en vertical o
apaisado
Esta opción es muy práctica ya que nos
permite ajustar nuestra impresión a un
determinado tamaño en páginas.
Si necesito imprimir un listado que tiene varias
páginas de largo y sólo necesito ajustarlo de
ancho, entonces debo especificar 1 en páginas
de ancho y nada (borrar el contenido) en
páginas de alto.
En la pestaña de márgenes, configuramos nuestros
márgenes medidos en centímetros medidos desde el
borde de la hoja, tengamos en cuenta que según que
impresora utilicemos hay zonas en las que no podemos
imprimir. Las impresoras de chorro de tinta nos obligan
a usar un márgen inferior alto.
Los márgenes de encabezados y pies de página, tienen
que ser menores a los márgenes superior e inferior
respectivamente, ya que queremos que estos queden
entre nuestra planilla y el borde de la hoja.
Podemos aquí también centralizar la página entre los
mágenes, esto hace que nuestra zona de impresión
quede visualmente mejor ubicada en la hoja.
A medida que nos movemos por las opciones, el dibujo
central nos servirá de guía, y en cualquier momento
podemos previsualizar nuestra impresión con el botón
Vista preliminar.
Si necesitamos que el primer
número de página no sea 1,
por que nuestra planilla es
continuación de otras hojas,
aquí lo especificamos.
Ejemplo de cómo se verá
nuestra
impresión,
muy
práctico
para
realizar
pequeños ajustes, en los
márgenes o anchos de
columna, utilizando el botón
márgenes
Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
Configurando la planilla para imprimir
En la pestaña de Encabezado y pie de página
podemos establecer textos que aparecerán en el
borde superior o inferior de la planilla al impimirse.
Podemos elegir de la lista que nos sugiere el Excel o
Personalizar... (haciendo clic sobre uno de los dos
botones) lo que nos da acceso a otro cuadro de
diálogo donde podemos configurar el encabezado o
pie a gusto.
Éste nos presenta tres zonas de escritura donde
podemos escribir un texto fijo, o utilizar los botones
de inserción para agregar datos como el número de
página, la hora o fecha de impresión, o datos sobre
el libro (archivo). Para cambiar el formato del texto
sólo tenemos que seleccionarlo y presionar el botón
de fuente identificado con la letra A. Al hacer clic en
aceptar, podremos ver un ejemplo de como se
presentarán nuestro encabezado y pie de página.
Inserta el nombre de la hoja
Inserta el nombre del libro (archivo)
Inserta la hora actual
Inserta la fecha actual
Inserta el número total de págs.
Inserta el número de página
Cambia las opciones del texto,
fuente, tamaño, etc.
Una vez hechos todos los ajustes, podemos cambiar las Opciones...
De nuestra impresora haciendo clic sobre este botón, previsualizar
nuestro trabajo haciendo clic en el botón de Vista preliminar... (algo
muy recomendable para evitar impresiones que terminen en la basura)
o hacer clic en el botón Imprimir...
Por último en la pestaña Hoja vamos a indicar el
área de impresión, que es toda nuestra planilla, sin
los títulos, ya que estos van a ser indicados en
repetir filas en extremo superior, de esta forma se
repetirán en todas nuestras hojas a modo de
encabezado. Repetir columnas se utiliza con planillas
que tienen varias hojas de ancho. Todas estas
referencias es conveniente absolutizarlas.
Noten que para la indicación de repetir filas o
columnas, no se indica el bloque en la forma
tradicional sino que se hace referencia a las filas o
columnas solamente.
Otras Opciones:
Líneas de división: Imprime las líneas de división de
las celdas, como se ve en pantalla.
Blanco y negro: sólo imprime B/N, sin colores ni
grises.
Calidad de borrador: no imprime ni tramas, ni
rellenos ni bordes.
Títulos de filas y columnas: imprime los nombres de
filas y columnas similar a como se ve en pantalla.
Comentarios: permite imprimir los comentarios
insertados en una planilla al final de la hoja o dentro
de nuestra planilla como en la hoja, para lo cual es
necesario activarlos todos mediante el menú
ver/comentarios.
El orden de las páginas será importante si nuestra
planilla ocupa varias hojas de impresión en ancho y
largo.
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Minimanual de uso de planillas de cálculo
R.P. Escudero (2006)
Imprimiendo la planilla
Para imprimir nuestro trabajo podemos hacer clic en
el menú Archivo/Imprimir... , presionar la
combinación de teclas Control y P, o presionar el
botón en la impresora que encontramos en la barra
de herramientas.
En cualquiera de los dos primeros casos, se nos
presentará un cuadro de diálogo para seleccionar
impresora y otras cosas, si utilizamos el botón en la
barra de herramientas se imprimirá nuestro trabajo
directamente con las opciones por omisión.
En el cuadro de diálogo Imprimir
podemos seleccionar la impresora
por donde queremos imprimir, en el
caso de tener más de una impresora
o el servicio de FAXmodem habilitado
en nuestra PC.
También podemos elegír no imprimir
todo nuestro trabajos sino un
Intervalo de páginas específicas,
desde – hasta.
Podemos elegir imprimir sólo una
selección (sólo las celdas pintadas),
las hojas activas, o sea todas las que
se encuentren seleccionadas, o todo
el libro, esta opción imprimirá de cada
hoja de nuestro libro (archivo) el área
especificada para impresión.
También aquí podemos acceder a la
Vista previa
Por último podemos especificar un número de
copias de nuestra impresión, y si querémos
intercalar los juegos o no.
Esto significa que podemos optar por imprimir un
juego de copias tras otro, o imprimir todas las
páginas 1, luego todas las 2 y así hasta el final.
Taller de uso avanzado de planillas de cálculo
Organización y Métodos
[email protected]
Funciones condicionales
=CONTAR.SI(RANGO;CRITERIO)
RANGO, es un bloque de la planilla de cálculo donde se encuentran los valores a ser
evaluados (contados)
CRITERIO, es un valor fijo o referencia a una celda con un valor, que se evaluará contra el
RANGO, contando dentro de este RANGO, aquellos valores que cumplan con el CRITERIO.
=SUMAR.SI(RANGO;CRITERIO;RANGO_SUMA)
RANGO, es un rango de la planilla de cálculo donde se encuentran los valores a ser
evaluados con el CRITERIO
CRITERIO, es un valor fijo o referencia a una ceda con un valor, que se evaluará contra el
RANGO.
RANGO_SUMA, es un bloque paralelo al RANGO, donde se encuentan los valores que se
desean sumar. De este bloque se sumarán sólo los valores cuyo valor paralelo dentro del
RANGO cumpla con el CRITERIO
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Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
Funciones de búsqueda y referencia
=BUSCARV(Valor_buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_columnas;Ordenado)
Valor_buscado: es el valos que deseo buscar en la primer columna del rango
Matriz_buscar_en.
Matriz_buscar_en: es el rango que contiene tanto la columna donde se encuentran los valores
a ser comparados con el Valor_buscado, que debe ser la primer columna del rango, y las
columnas donde se encuentran los valores que se querrán como respuesta a la búsquea
Indicador_columnas: es un valor numerico que indica en que columna del rango se encuentra
el valor que se necesita como resultado de la búsqueda, las columnas se numeran
desde 1 en adelante, desde la primer columna del rango.
Ordenado: un valor FALSO, indica que la respuesta debe corresponderse con una búsqueda
exacta, esto es que si no se encuentra el Valor_buscado no habrá resultado; por el
contrario un valor VERDADERO, hará que si nuestra busqueda no encuentra el valor
exacto, se considerará como válido el valor más aproximado, trayendose como
respuesta el correspondente valor en la columna indicada en Indicador_columna.
Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
Tabla de Datos y Base de Datos
Si bien existen definiciones más complejas para estos términos, consideramos
una tabla de datos, a una lista de datos relacionados entre si, cada renglón (registro) se
relacionará a una entidad (Ej.: paciente) y cada columna (campo) mostrará características o
atributos de esa entidad (Ej.: edad, peso, sexo, etc.).
Por otro lado una base de datos es un conjunto de tablas relacionadas entre sí
por campos claves, como por ejemplo la historia clínica o el legajo de internación. De esta
forma en una tabla podemos tener datos sobre consultas de pacientes y en otra sus
antecedentes, relacionando ambas por el campo clave HC.
También podemos considerar Base de datos a una sola tabla con todos los
datos que pretendemos analizar.
Es muy importante que nuestra Base de Datos, para que funcione bien el Excel,
cumpla con algunos requisitos.
La fila destinada a los nombres de los campos (Títulos) estar completa para
todas las columnas, prefiriendo nombres cortos y concisos.
Los datos en las columnas (campos) deben ser todos del mismo tipo, si se
necesitan hacer comentarios se debe utilizar la opción de insertar comentarios. Es muy
conveniente usar la opción de Datos / validación para evitar la introducción de datos erróneos.
No se deben dejar filas en blanco
BIEN
MAL
Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
Armando gráficos simples
1.) Seleccionar el área donde se encuentran los
datos sobre los que quiero hacer el gráfico.
Generalmente en la primer columna y fila del
área se van a encontrar los títulos de cada serie
de datos o de cada grupo de datos dentro de
una serie.
2.) luego hacer clic sobre el botón del
asistente para gráficos para acceder a las
opciones.
3.) en la pantalla que nos aparece
como paso 1 de 4 seleccionaremos
el típo y subtipo de gráfico.
Haciendo clic en el botón “Presionar
para ver muestra” podremos ver un
ejemplo del gráfico seleccionado
con nuestros datos. Para continuar
hacemos clic en Seguiente.
4.) En el paso 2 podremos seleccionar si
nuestros datos están distribuidos en filas
o columnas. Y en la pestaña “Serie”
vemos que se encuentran ya definidos
los rangos de la planilla donde se
encuentran los valores, los datos y los
títulos. A este cuadro se lo conoce como
“Origen de los datos” y podrémos volver
para hacer ajustes luego de terminado el
gráfico
Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
Armando gráficos simples
5.) Los datos que se solicitan en el paso 3 van
a depender del tipo de gráfico seleccionado en
el paso 1. En este caso encontramos 3
pestañas, una para los títulos, que de haber
más de una variable en juego podemos definir
titulos para todas ellas. En la segunda
podemos definir la ubicación de la leyendo o
deshabilitarla si no queremos ponerla. Y en la
tercera se presentan varias opciones en
cuanto a los rótulos y sus datos.
6.) Por último en el paso 4,
definimos si colocar el gráfico en
una nueva hoja o dentro de la
hoja en la que estamos
trabajando. También podemos
seleccionar otra hoja en la lísta
desplegable.
7.) Luego podremos cambiar las
opciones haciendo clic con el
botón derecho sobre las distintas
partes del gráfico.
Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
Tablas dinámicas - Creación
Las tablas dinámicas nos permiten cruzar entre sí todas las variables (campos) que se
presenten en una base de datos, obteniendo todo tipo de resultados.
1. Definir un bloque que abarque toda nuestra base de datos,
para eso vamos al menú Insertar \ nombre \ definir.
2. En esa ventana, damos nombre al bloque y utilizando el
botón de selección en la parte inferior derecha, marcamos
TODA nuestra base, incluidos los títulos de los campos.
Hacemos clic en Agregar y Aceptar
3. Seleccionar en el meú Datos, informe
de tablas y gráficos dinámicos
4. Salteamos el primer paso
dejando los valores por
omisión:
5. En el paso 2, donde nos solicita el
origen de los datos (¿Dónde están?)
colocamos el nombre del bloque, que ya
definimos en el punto 2. Esto nos será
de gran utilidad cuando nuestra base
crezca.
6. En el paso 3, estando
seleccionada como, destino
de nuestra tabla, una nueva
hoja, hacemos clic en el
botón de diseño.
7. Definido esto, hacemos clic
en Finalizar
Minimanual de uso de planillas de cálculo
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Tablas dinámicas - Diseño
R.P. Escudero (2006)
En esta ventana
seleccionamos cada campo,
arrastrandolo al área
correspondiente dependiendo
de que papel queremos que
juegue:
Página: colocamos aquí los
campos que queremos que
funcionen como filtros
Fila y columna: aquí van los
campos que harán de
agrupadores.
Al colocar los campos
en la zona de datos, y
haciendo doble clic
sobre ellos, podemos
elegir que tipo de
resumen queremos.
Igualmente haciendo
clic sobre el botón
número, podemos dar
formato numérico a ese
dato resumen, e
inclusive podemos
cambiarle el nombre,
siempre y cuando éste
no sea duplicado de
otro existente.
Datos: ponemos en este área
los valores que quiero contar,
sumar, etc.
Haciendo clic sobre el botón opciones podemos
mostrar los datos como diferencia de otro valor,
porcentage de, etc.
Para las distintas opciones se habilitaran los
cuadros inferiores donde seleccionaremos, en el
caso de “diferencia de”, de que campo y que valor.
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Minimanual de uso de planillas de cálculo
R.P. Escudero (2006)
Tablas dinámicas – Ajustes finales
En este esquema podemos jugar
con los datos arrastrando nuevos
campos a las distintas zonas o
haciendo ajustes en los datos
Formato automatico
Gráficos dinámicos
Abrir el asistente
Disminuir detalle
Aumentar detalle
Actualizar tabla
Configurar campo
Mostrar/ocultar campos
Menú desplegable
con opciones de
tabla
DxTipo
(Todas)
Sexo
F
Proced
Cap
Ext
GB
Int
Total F
Cant
Campos de
nuestra base
de datos
EM
69 10,04
1 1,00
274 10,74
169 10,52
Utilizando la opción de Autoformato podemos presentar
nuestra tabla de varias formas gráficas sin mayor
esfuerzo, y aún así continúa siendo dinámica, por lo
tanto, podemos seguir jugando con nuestros datos.
DxTipo
(Todas)
513 10,56
Sexo
F
M
Cap
Ext
GB
Int
Total M
Total general
88 7,68
3 22,67
358 8,81
170 11,59
619
9,48
1132
9,97
Proced
Cap
Ext
GB
Int
Total general
Datos
M
Total Cant Total EM
Cant
EM
Cant
EM
69
1
274
169
513
10,04
1,00
10,74
10,52
10,56
88
3
358
170
619
7,68
22,67
8,81
11,59
9,48
157
4
632
339
1132
8,72
17,25
9,65
11,06
9,97
Minimanual de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
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Minimanual
de uso de planillas de cálculo
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R.P. Escudero (2006)
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