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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:
SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA
OFICINA PRODUCTORA:
OFICINA DE PLANEACIÓN FINANCIERA
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Dependencia
Serie
Subserie
91100
91100
1
1
20
ACTAS
Actas del comité de Tesorería
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD
RETENCIÓN
Hoja No. 1 de 2
*DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
Archivo
Gestión
Archivo
Central
CT
12-P-01
12-P-02
2
10
X
N.A.
N.A.
2
18
X
X
Subserie documental de valor administrativo, legal y jurídico. Cumplido el
tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al
archivo central conforme el procedimiento 43-P-03 y al cronograma de
transferencia. Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la
vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información. Aplicar
procesos técnicos tanto para la eliminación como para la aplicación de otros
medios a los expedientes seleccionados.
N.A.
N.A.
2
3
X
X
Subserie documental de valor administrativo. Cumplido el tiempo de retención
en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al archivo central
conforme el procedimiento 43-P-03 y/o al cronograma de transferencia. Se
debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la vigencia del
conocimiento y el uso potencial de la información, con base a la ficha de
valoración que soporta la serie. Aplicar procesos técnicos tanto para la
eliminación como para la aplicación de otros medios a los expedientes
seleccionados.
Proceso
Procedimiento
CPR-12
E
MT
S
Subserie documental de valor administrativo, legal y jurídico. Una vez
cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los
documentos al archivo central conforme el procedimiento 43-P-03 y/o al
cronograma de transferencia, con el fin de que sean testimonio de la gestión
de la Secretaria Distrital de Hacienda. Se debe aplicar procesos técnicos con
fines de consulta. Se debe conservar la totalidad de la serie documental.
X
Convocatoria
Control de asistencia 78-F-02
Orden del Día
Acta de Comité
Anexos
Análisis comparativo del flujo de caja entre el
año anterior y el año actual 12-F-09
Cumplimiento mensual de PAC
Flujo de Caja Mensual Consolidado 12-F-05
Flujo de Caja Mensual Recursos Destinación
específica 12-F-07
Flujo de Caja Mensual Recursos Ordinarios 12-F06
Informe de ejecución mensual flujo de caja
Presentación de portafolio y análisis económico
Presentación de ingresos
91100
91100
60
60
1
91100
60
3
INFORMES
Informes a organismos de control
Requerimiento
Informe
Anexos
Informes de Gestión
Informe
43-F.16
V.4
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:
SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA
OFICINA PRODUCTORA:
OFICINA DE PLANEACIÓN FINANCIERA
CÓDIGO
SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
Dependencia
Serie
91100
103
Subserie
PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA PAC
Circular
Comunicación a las entidades del PAC inicial de
la vigencia
Memorando remisión acta CONFIS
Acta de aprobación del PAC inicial de la vigencia
y las políticas respectivas.
SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD
RETENCIÓN
Hoja No. 2 de 2
*DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
Proceso
Procedimiento
Archivo
Gestión
Archivo
Central
CPR-12
12-P-02
2
N.A.
N.A.
CPR-12
12-P-02
CT
E
MT
S
10
X
X
Serie documental de valor administrativo, legal, jurídico, contable y fiscal.
Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los
documentos al archivo central conforme el procedimiento 43-P-03 y/o al
cronograma de transferencia. Se debe realizar una selección cualitativa de
acuerdo con la vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información,
con base a la ficha de valoración que soporta la serie. Aplicar procesos
técnicos tanto para la eliminación como para la aplicación de otros medios a
los expedientes seleccionados.
2
8
X
X
Serie documental de valor administrativo, legal y jurídico. Cumplido el tiempo
de retención en el archivo de gestión, se transfieren los documentos al archivo
central conforme el procedimiento 43-P-03 y/o al cronograma de transferencia.
Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la vigencia del
conocimiento y el uso potencial de la información, con base a la ficha de
valoración que soporta la serie. Aplicar procesos técnicos tanto para la
eliminación como para la aplicación de otros medios a los expedientes
seleccionados.
2
3
Informes de ejecución del PAC de las entidades
91100
PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y
SOLUCIONES - PQRS
Requerimiento
119
Comunicación oficial de respuesta al peticionario
91100
91100
212
212
1
PROGRAMAS
Programa Anual de Flujo de caja
Sistema anual de caja - SISPAC
* Disposición Final
CT: Conservación Total
E: Eliminar
MT: Medio Tecnológico
S: Seleccionar
NOMBRE RESPONSABLE DE LA DEPENDENCIA:
NOMBRE RESPONSABLE DE GESTIÓN DOCUMENTAL:
X
X
WILLIAM ABEL OTERO MILLÁN
FIRMA RESPONSABLE
DEPENDENCIA:
ANA LUCÍA ANGULO VILLAMIL
FIRMA RESPONSABLE GESTIÓN
DOCUMENTAL:
Cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestión, se transfieren los
documentos al archivo central conforme el procedimiento 43-P-03 y/o al
cronograma de transferencia. Se debe aplicar procesos técnicos a la serie
completa mediante la utilización de tecnología con fines de respaldo y
consulta . Cumplido lo anterior se elimina la totalidad de la serie en soporte
físico.
43-F.16
V.4