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Res. Nº 01/15 – Anexo IV
MANUAL DE ORGANIZACIÓN,
FUNCIONES Y CARGOS
SECRETARIA PRIVADA
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Enero de 2015
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Manual de Organización,
Funciones y Cargos
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I NDICE
Introducción
Normativa Aplicable.
Objetivo. Alcance.
Definiciones
3
3
3
4
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y FUNCIONAL
Organigrama Estructural
Funciones Generales del Jefe de Departamento
5
6
SECRETARIA PRIVADA
Secretaría Privada
7
ANEXOS
9
Niveles de cargo
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INTRODUCCIÓN
El Gabinete del Ministerio de la Defensa Pública, encabezada por la Secretaria Privada, es la
encargada de brindar el apoyo necesario para el cumplimiento de las funciones misionales,
mediante la coordinación de acciones en busca de una gestión eficiente de la Defensora General.
Para cumplir con sus objetivos y con los nuevos desafíos de mejora continua de sus procesos, el
Gabinete de la Defensoría Pública necesita readecuar su estructura orgánica, definiendo sus
funciones a mejores prácticas de gestión administrativa.
A tal efecto, se elabora el presente Manual de Organización, Funciones y Cargos conforme con lo
dispuesto en las leyes, decretos y resoluciones que regulan la materia administrativa y el accionar
del Ministerio de la Defensa Publica, utilizando como principal referente la Ley N° 4423/11.
NORMATIVA APLICABLE
En la ejecución del presente manual se ha aplicado la siguiente normativa:


Ley 4423/11 “ Orgánica del Ministerio de la Defensa Publica”
Resoluciones Reglamentarias del Ministerio de la Defensa Publica
OBJETIVO
El presente Manual de Organización, Funciones y Cargos tiene como objetivo general, promover el
ordenamiento y mejoramiento interno del Gabinete de la Defensoría Pública, identificando las
funciones inherentes a cada puesto y las exigencias o requisitos mínimos que debe tener el talento
humano capaz de asumir responsabilidades con eficiencia y eficacia, de tal forma que permita una
efectiva prestación de nuestros servicios.
ALCANCE
El manual define las funciones de las dependencias del Gabinete de la Defensoría Pública, por lo
tanto, se aplica a las áreas componentes de la misma.
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DEFINICIONES
NIVEL DEL CARGO
Definición de los niveles de cargo establecidos en el Decreto
Nº 196/2003
CARGO
Función o trabajo que debe desempeñar un funcionario.
FUNCIÓN ESPECÍFICA
Descripción específica del cargo.
DENOMINACION
Designación de la Dirección o Departamento.
OBJETIVO
Indica la finalidad de cada área y el propósito principal.
RESPONSABLE ANTE
AUTORIDAD DIRECTA
SOBRE
Indica gráficamente la ubicación de cada repartición o área
dentro de la estructura general de la Dirección.
ORGANIGRAMA
FUNCIONES DEL NIVEL
JERARQUICO
AUSENCIAS TEMPORALES
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Indica ante qué área o cargo debe presentar el resultado del
trabajo del área
Indica sobre qué área o cargos se tiene o se podría tener
autoridad de organización, control y supervisión.
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Detalla las funciones que le compete a cada área por el nivel
jerárquico de autoridad y responsabilidad.
Establece el mecanismo para la designación del responsable
del cargo que debe suplir en caso de ausencia temporal
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Estructura Organizacional y Funcional
DEFENSORIA GENERAL
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NIVEL:
C - MANDOS MEDIOS SUPERIORES
CARGO:
JEFE DE DEPARTAMENTO
FUNCIONES GENERALES
1. Elaborar los requerimientos necesarios para el Plan Anual de Contrataciones.
2. Proponer y actualizar las políticas, normativas, manuales, procedimientos, controles, indicadores y
planes de riesgos del Departamento.
3. Tomar conocimiento de los documentos recibidos y expedirse sobre los mismos en la brevedad
posible, conforme a los tiempos establecidos para cada tema.
4. Disponer los controles correspondientes para la adecuada utilización, conservación y
mantenimiento de las instalaciones, muebles, máquinas, equipos y bienes en general a su cargo.
5. Cumplir y hacer cumplir las Disposiciones, Reglamentos, Resoluciones, Normativas y
Procedimientos vigentes.
6. Informar los eventos, incidentes y problemas detectados.
7. Participar en cursos de capacitación técnicos, organizacionales y gerenciales que sean requeridos
para mejorar sus competencias y desempeño.
8. Preparar la memoria anual del Departamento.
9. Administrar los RRHH, bienes y materiales a su cargo.
10. Asignar de manera formal, por escrito y con acuse de recibido, las funciones, actividades y tareas a
los funcionarios a su cargo.
11. Responder por la organización interna eficaz y eficiente del Departamento a su cargo y comunicar al
superior correspondiente.
13. Proveer las informaciones actualizadas, solicitadas por la superioridad.
14. Otras actividades que le sean solicitadas para el logro de los objetivos del Departamento.
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NIVEL
C - MANDOS MEDIOS SUPERIORES
CARGO
SECRETARIA/O PRIVADO - PROFESIONAL I
DENOMINACIÓN
SECRETARÍA PRIVADA
OBJETIVO: Coordinar, dirigir, y atender el funcionamiento del Gabinete del Ministerio de la
Defensa Pública en lo referente al apoyo en las actividades realizadas por la Defensora General en
el ejercicio de sus funciones y servir de enlace con las demás dependencias de la Institución.
RESPONSABILIDAD ANTE
La Defensora General
AUTORIDAD DIRECTA SOBRE
- Departamento de Protocolo y Ceremonial.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
- Planificar, conjuntamente con los responsables de los distintos sectores a su cargo, las
actividades a desarrollar de acuerdo con los objetivos establecidos, las instrucciones y los
compromisos de la Defensora General.
- Apoyar en las acciones relacionadas a las relaciones públicas así como protocolo y ceremonial.
- Organizar con el Departamento de Protocolo y Ceremonial los actos donde participe la Defensora
General, así como la atención a los visitantes.
- Distribuir y dar seguimiento a los documentos recibidos en el Gabinete y poner a consideración
de la Defensora General aquellos que así lo ameriten.
- Asistir a la Defensora General en la ejecución y seguimiento de la agenda de compromisos u otros
eventos, en los que deba participar en representación del Ministerio de la Defensa Pública.
- Realizar actividades de enlace y coordinación con las autoridades nacionales y organismos
internacionales, conforme instrucciones de la Defensora General.
- Convocar a reuniones de trabajo a los funcionarios superiores del Ministerio de la Defensa
Pública con la Defensora General, según instrucciones que sean expresamente recibidas.
- Realizar las demás funciones en el ámbito de su dependencia, que sean expresamente solicitadas
por la Defensora General.
AUSENCIAS TEMPORALES
La Defensora General designará al responsable en caso de ausencia temporal.
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PERFIL DESEABLE DEL CARGO
Formación
-
Título Universitario de las Carreras de Abogacía, Notariado, Ciencias de la Comunicación o
Carreras afines.
Experiencia
Experiencia específica en cargos y funciones iguales o similares de 3 años o más.
Experiencia en el sector público de 3 años y más.
-
Conocimientos y habilidades
Conocimiento de las disposiciones legales vigentes, que afectan a los procesos de la Institución
Capacidad de organización
Manejo de relaciones públicas
Manejo de protocolo
Atención cálida y oportuna
Diligente y expeditivo
Capacidad para prever nuevas situaciones y tomar decisiones oportunas
Discreción y prudencia en el manejo de las informaciones
Buen manejo de las relaciones interpersonales
Actitud proactiva y dinamismo para gestionar su trabajo
-
Otros
-
Manejo de herramientas y utilitarios informáticos, Word, Excel, Power Point, correo
electrónico, Internet.
Idiomas
-
Español – Guaraní
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ANEXOS
NIVELES DE CARGO
El Decreto Nº 196/2003 establece el sistema de clasificación de cargos administrativos y aprueba la
tabla de categorías, denominación de cargos y remuneraciones para organismos de la
Administración Central, Entidades Descentralizadas del Estado y del Poder Judicial.
Nivel
B
C
D
E
F
G
Denominación
Conducción Superior
Mandos Medios Superiores
Mandos Medios Administrativos y Técnicos
Mandos Medios Operativos
Personal de Apoyo Administrativo y Técnico
Personal de Servicios Auxiliares
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