1. Internet

Su empresa pierde
tiempo y dinero.
Le aconsejamos cómo
tapar los agujeros.
Todos hemos oído alguna vez que el tiempo es oro.
Como propietario de una pequeña empresa, sabe
que, a menudo, el tiempo es lo más importante.
En la adversa situación comercial actual, la velocidad
y la agilidad pueden dar a su empresa el margen que
necesita para prosperar y derrotar a competidores
de mayor envergadura y más lentos.
En este libro electrónico veremos
los principales motivos por los que
las empresas, que deberían ser
rápidas y ágiles, se ralentizan y van
perdiendo competitividad. También
revelaremos las distintas formas en
que puede superar estos problemas:
desde sencillas mejoras de procesos
hasta cambios culturales.
Agujero 1
Ojalá estuviera
haciendo algo más
productivo en
lugar de esto.
!
1.260 días echados a perder*
En una empresa con 100 empleados, si
cada uno de ellos pasara 4 horas a la
semana en reuniones(1), de las cuales la
mitad) no sirvieran de nada, esto sumaría
un total de 10.080 horas echadas a perder.
reuniones
Me
aburro.
Esto no
va a ningún
lado.
¿Otra
reunión?
Estoy
perdiendo
el tiempo.
¿Realmente es
necesaria esta
reunión?
¡Esto no
hay quien lo
entienda!
Seguro que
las cosas se
pueden hacer
mejor.
Cinco pasos para mejorar las reuniones
1. Asegúrese de que la reunión sea necesaria: antes de enviar una
invitación a un grupo, pregúntese si hay una alternativa más eficaz y que
consuma menos tiempo para alcanzar su objetivo.
Las reuniones son fundamentales
para la gestión y comunicación en las
empresas. Las reuniones provechosas
tienen un valor inestimable, ya que
sirven para derribar obstáculos,
impulsar proyectos, definir agendas,
crear nuevas ideas y promover la
participación.
A consecuencia de esto, a menudo se piensa que
las reuniones son la solución a todos los problemas,
lo que deriva en su abuso y mala gestión. En las
reuniones improductivas se divaga sin rumbo y
se malgasta tiempo y dinero, e incluso pueden
desmotivar a los empleados.
En un estudio reciente, los empleados calcularon
que pasaban 4 horas a la semana reunidos y
consideraron que más de la mitad de esas horas
estaban desaprovechadas.(1)
2. Empiece la reunión con un objetivo claro: si define el objetivo, podrá
planificar el tiempo y emplearlo de forma más eficaz, y los asistentes
a la reunión se marcharán con la sensación de que se ha logrado algo
positivo.
Además, este problema no solo afecta a los
empleados; en un estudio reciente, se calculó que,
cada semana, el personal directivo europeo pasa 5
horas planificando reuniones y 19 horas en ellas.(2)
3. Aproveche bien el tiempo: establezca un límite de tiempo para la
reunión y siga un orden del día elaborado con anterioridad para evitar
que la gente se salga por la tangente y se malgaste más el tiempo. ¡Las
reuniones no tienen por qué durar una hora entera!
Por tanto, no sorprende en absoluto que, según
otro estudio reciente, el 47% de los empleados que
trabajan en oficinas consideraran que las reuniones
eran el principal motivo de pérdida de tiempo.(3)
4. Distribuya un resumen tras la reunión: así, todos los asistentes sabrán
cuáles son sus tareas y estarán coordinados.
Lo primero que pueden hacer las empresas para
ahorrar tiempo es lograr que las reuniones que
celebran sean más eficaces.
5. Promueva la implicación y la participación: solicite a los asistentes
aportaciones al orden del día antes de la reunión. Anime a todo el
mundo a participar durante la reunión y pregunte su opinión una vez
terminada. Recuerde que, cuando las personas tienen la sensación de
que han aportado algo, es más probable que se sientan responsables.
*Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día.
Agujero 1
¿reunirse
o no reunirse?
¡Sí!
¡No!
Cuándo no celebrar una reunión
La frase “hagamos una reunión” es algo que
suele oírse con frecuencia en todas las
empresas. Sin embargo, a menudo, estas
reuniones son superfluas. Si es así, intente
comprender para qué se usan exactamente
las reuniones y fomente formas alternativas
de colaborar. Algunos de los motivos
habituales de las reuniones innecesarias
pueden ser:
Comentarios sobre documentos: a menudo,
las reuniones diseñadas para recopilar
comentarios sobre documentos o borradores
se pueden evitar si se utilizan las
herramientas de uso compartido y
colaboración correctas. Las herramientas de
oficina actuales incluyen a menudo la
posibilidad de colaborar en documentos e
¡No!
esa es la
cuestión.
incluso se puede hacer mucho más con
herramientas o servicios de colaboración
basados en web.
Alcanzar un consenso: ¿se celebran
reuniones para aprobar cosas que los
convocantes podrían decidir por sí mismos?
Asegúrese de que todo el mundo sienta que
tiene el poder suficiente para tomar sus
propias decisiones. Las reuniones innecesarias
para solicitar aprobaciones también
innecesarias no solo llevan mucho tiempo,
sino que desmotivan a todos los participantes.
Gestión de proyectos: ¿sus reuniones son un
síntoma de una mala gestión de proyectos y
de la falta de organización o procesos? Si ya
aplica los procesos adecuados para facilitar
el trabajo en colaboración de forma eficaz,
debería necesitar menos reuniones.
Lugares alternativos
Para desalentar la celebración de reuniones
superfluas, es importante ser capaz de
ofrecer alternativas eficaces para que las
personas puedan compartir y comunicar sus
ideas y reflexiones:
Celebre las reuniones online: los servicios
de VoIP y mensajería instantánea que
podemos encontrar hoy en día permiten a los
usuarios ver al instante quién está disponible
y conectarse con ellos por medio de texto,
audio o vídeo. Si es necesario, es fácil
trasladar las conversaciones a reuniones
online mediante cualquiera de las plataformas
de reuniones basadas en web disponibles.
Cree espacios y lugares para el debate: hoy
en día, toda una serie de servicios permiten a
¡Sí!
las empresas crear “entornos de trabajo
virtuales”. En estos entornos, los paneles de
avisos permiten establecer un diálogo entre
los integrantes del equipo, los documentos se
pueden almacenar y buscar fácilmente y
existen calendarios centralizados que
permiten compartir los plazos clave entre
todos los implicados.
Automatice los flujos de trabajo: si las
tareas y los flujos de trabajo habituales se
automatizan mediante plataformas basadas
en web, se puede colaborar de forma más
eficaz y eficiente. Los flujos de trabajo
pueden ayudar a los equipos a realizar sus
proyectos y evitar reuniones inútiles, lo que
mejora la productividad.
Agujero 2
!
63 días echados a perder*
Si cada empleado del departamento de IT invierte solo
dos horas al día en la gestión y el mantenimiento de los
ordenadores de sobremesa, esto suma 504 horas al año.
Con la aparición de Microsoft Windows 8, es probable que muchas
pequeñas empresas estén sopesando la posibilidad de realizar una
compra masiva de nuevos portátiles y PC, para deleite de su personal.
Una reciente encuesta de Spiceworks destaca que el 48% de las
PYMES espera que los ordenadores de sobremesa y portátiles sean la
partida principal de sus presupuestos de IT para 2013.(4)
Aunque el coste inicial de los ordenadores de
sobremesa y portátiles esté bajando, los costes
reales se derivan del tiempo que se tarda
en gestionarlos y ofrecerles soporte. Esto
no solo incluye comprar y configurar todos
estos nuevos dispositivos, sino solucionar
los problemas de los usuarios y mantenerse
al día de la constante riada de parches y
actualizaciones que requieren los usuarios.
Estos retos se ven aún más exacerbados por
dos de las tendencias clave actuales:
1. El trabajo móvil puede implicar tener que
ofrecer soporte a ordenadores y usuarios
que no estén en la oficina. Obviamente,
esto dificulta las cosas y consume tiempo.
2. En la actualidad, los empleados desean
utilizar ordenadores y dispositivos de
consumo en la oficina (lo que se conoce
como BYOD). Es una premisa atractiva, ya
que las personas están más motivadas y son
más productivas cuando utilizan dispositivos
a los que están habituados. Sin embargo,
intentar ofrecer soporte a dispositivos
que IT no controla completamente puede
resultar difícil. La protección de los datos
confidenciales ubicados en hardware
personal también supone un reto.
Así, pues, ¿cuál es la respuesta? ¿Hay alguna
manera de satisfacer a todo el mundo y, al
mismo tiempo, invertir menos tiempo en
gestionar varios ordenadores de sobremesa?
En una palabra: sí.
*Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día.
Agujero 2
Simplificar la gestión
con escritorios virtuales
tiempo
Los escritorios virtuales ejecutan el escritorio
y las aplicaciones locales en un servidor
central, en lugar de hacerlo en el PC. De
esta forma, todas las actualizaciones y
la administración que normalmente se
realizarían en cada PC solo deben realizarse
una vez en un servidor central. Esto simplifica
enormemente el proceso de gestionar
usuarios y ordenadores de sobremesa y
reduce de forma significativa los riesgos de
seguridad. Como las tareas más pesadas
se realizan en el servidor, la necesidad de
actualizar la memoria, las unidades de
disco duro o los procesadores de los PC
individuales se reduce en gran medida.
Además, los usuarios pueden acceder a
su escritorio desde cualquier dispositivo
conectado (desde iPads a portátiles) y,
como todos los datos se encuentran en
una ubicación centralizada, desaparecen
los riesgos de seguridad asociados con la
pérdida o la sustracción de dispositivos.
Hardware y software
Operaciones
Pero, ¿cuáles son las
consecuencias para los usuarios?
Administración
Los usuarios no notarán la diferencia.
Simplemente iniciarán sesión en su
escritorio desde cualquier dispositivo
conectado y tendrán acceso inmediato
a todas las aplicaciones que suelen usar
a diario.
Gestión de usuarios finales
31 Days Wasted*
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21 hours a month are wasted managing
software and hardware updates.(5)
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Agujero 3
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Mejor y más rápido en cloud
¿Cuánto tiempo invierte el personal
de IT en el mantenimiento de los
servidores y el hardware de su
sede?
Según estudios recientes, las empresas
invierten 21 horas al mes en gestionar solo las
actualizaciones de software y hardware.(5) Esto
no es muy sorprendente si se tiene en cuenta
que, como promedio, una pequeña empresa
europea tiene 6 servidores distintos.(6)
El mantenimiento de los servidores conlleva
mucho tiempo y dinero, simplemente porque
hay que supervisarlos continuamente, aparte
de realizar actualizaciones periódicas y
todo tipo de tareas de mantenimiento y
conservación. Además, parece que este
problema está empeorando: en una encuesta
realizada a empresas medianas en 2009,
el 58% de los encuestados describieron la
gestión de los servidores como un problema.
En 2012, esta cifra alcanzaba el 79%.(7)
Enfoque estructurado de la gestión de servidores
La gestión de servidores consume el tiempo del departamento de IT de muchas formas.
Sin embargo, con un enfoque estructurado a la hora de gestionar los servidores, se puede
ahorrar tiempo a corto plazo, así como evitar que se produzcan problemas más a largo plazo.
A continuación recogemos los pasos fundamentales que hay que planificar al gestionar los
servidores:
1. Implementación: requiere comprender totalmente los requisitos en cuanto a
usuarios, rendimiento y capacidad antes de adquirir y configurar los servidores.
2. Actualizaciones: el mantenimiento de los servidores es una tarea regular y
esencial. Desde parches de seguridad hasta actualizaciones de BIOS, estar al día
de estas tareas es vital.
3. Supervisión: comprobar el estado y la capacidad del servidor con frecuencia
es fundamental a fin de poder afrontar los problemas rápidamente y prever
necesidades de actualización futuras, a medida que vayan creciendo los requisitos
de uso y almacenamiento.
4. Mantenimiento, tanto del software como del hardware. Las piezas se desgastan,
desde las unidades de disco duro hasta la memoria.
Todos estos problemas se pueden evitar si se
adopta el hosting en cloud. Desde servidores
web hasta servidores de archivos y
aplicaciones, el proveedor de servicios cloud
se encargará de todo el ciclo de vida de los
servidores, desde la configuración hasta la
retirada. Con ello, su departamento de IT
dispondrá de más tiempo para centrarse en
iniciativas estratégicas de mayor valor.
No solo ahorrará tiempo a la hora de gestionar
la infraestructura, sino que un enfoque cloud
de la gestión de servidores también puede
hacer que sea más rápido y ágil mediante:
• Escalabilidad según las necesidades:
se pueden ampliar o reducir aplicaciones
o recursos de servidor adicionales al
instante para satisfacer sus necesidades.
• Despliegue de aplicaciones: si necesita
implementar nuevas aplicaciones
empresariales rápidamente, puede
hacerlo. Es muy fácil, independientemente
del sistema operativo o la plataforma
que mejor se adapte a sus necesidades o
su situación. Ya no tendrá que esperar a
recibir el hardware y a instalar y configurar
nuevos servidores de forma manual.
*Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día.
!
Agujero 4
Según un estudio realizado en
2011, las empresas europeas con
más de 50 empleados pierden en
su conjunto más de 37 millones de
horas al año debido al tiempo de
indisponibilidad y la recuperación
de datos de IT. Esto significa que,
como promedio, cada empresa
pierde 552 horas al año.(8)
Esto está causado en parte porque muchas
empresas dependen en gran medida de la
tecnología para realizar sus tareas diarias, lo
que significa que el tiempo de indisponibilidad
tiene graves repercusiones en la capacidad
de las personas para hacer su trabajo. A pesar
de esta dependencia, muchas pequeñas
empresas no disponen de una infraestructura
IT realmente robusta para afrontar el tiempo
de inactividad. Por ejemplo, en una encuesta
reciente realizada a empresas europeas,
el 23% de las empresas con 24 empleados
o menos gestionaba salas de servidores
dedicadas y el 63% de las PYMES europeas
habían experimentado problemas de
sobrecalentamiento de los servidores. (6)
A continuación recogemos algunos
de los motivos habituales por los que
las empresas sufren más tiempo de
indisponibilidad del necesario:
1. Estrategias de backup que no tienen
en cuenta el tiempo que se tardará en
restaurar los sistemas. El 26% de las
pequeñas empresas europeas todavía
dependen de soluciones de backup en
cinta.(6) Este procedimiento puede parecer
eficaz, pero imagínese qué puede pasar si
se produce un error grave. ¿Cuánto tiempo
tardaría en recibir las cintas desde el lugar
en el que se almacenan? ¿Cuánto tiempo se
tardaría en conseguir un nuevo servidor?
¿Y en volver a configurar el servidor y
cargar todos los datos de nuevo? En
realidad, el tiempo de indisponibilidad en
este caso no se mide en horas, sino en días
y días... y pocas empresas en crecimiento
pueden permitírselo.
2. Falta de conocimiento de las aplicaciones
que generan ingresos y las que la mayoría
del personal prefiere utilizar. Comprender
estos factores puede contribuir a
establecer prioridades a la hora de
determinar qué aplicaciones son parte
fundamental de la infraestructura y, por
tanto, deben ser el centro de atención de
las tareas de recuperación de su empresa.
69 días echados a perder*
Como promedio, las empresas con más de 50 empleados
pierden 552 horas al año debido al tiempo de indisponibilidad.(8)
3. Diseño de infraestructuras. Soluciones
tales como servidores virtualizados o en
clúster pueden aumentar enormemente la
fiabilidad de la infraestructura y los activos
de datos más importantes.
Ahorro de tiempo y reducción del
riesgo mediante el paso a la nube
Con los servicios cloud, en lugar de tener
servidores o aplicaciones que se ejecuten
o gestionen de forma local, las empresas
pueden reducir el tiempo de indisponibilidad
de varias formas:
1. Fiabilidad: los proveedores de servicios
cloud ofrecen niveles y tiempo de
disponibilidad garantizados para todos los
servicios que prestan. Con Data Centres
de calidad empresarial con varios niveles
de redundancia, es posible proporcionar
niveles de disponibilidad de datos que
superan con mucho los que las pequeñas
empresas podrían lograr jamás.
2. Backup online: aunque las aplicaciones y
los servidores más importantes se pueden
alojar en la nube, muchas empresas
todavía tendrán grandes cantidades de
información en los ordenadores locales.
Si se aprovechan los servicios de backup
En general, en Europa, cuando los
sistemas de vital importancia para el
negocio dejan de funcionar, los empleados
solo pueden trabajar a menos de dos
tercios (63%) de su nivel habitual.(8)
online, se pueden hacer backups continuos
de los dispositivos individuales en la nube.
Esto no solo simplifica el proceso de
backup en sí, sino que, además, los datos
se pueden restaurar inmediatamente en
caso de producirse problemas.
3. Escritorios virtuales: si los usuarios pasan
a escritorios virtuales, los datos ya no se
conservan en los ordenadores locales de
cada usuario. Los usuarios inician sesión
en un escritorio en el que se almacenan
todos sus datos y aplicaciones, en la nube.
Esto significa que si se bloquea, se rompe
o se pierde su ordenador, pueden iniciar
sesión desde otro ordenador y seguir con
su trabajo exactamente a partir del punto
en el que lo dejaron, con un tiempo de
indisponibilidad mínimo.
Aparte de la pérdida de tiempo
y productividad, el tiempo de
indisponibilidad tiene otras consecuencias
que pueden resultar graves:
• Daña su reputación y supone un riesgo
para la fidelidad de sus clientes.
• Las consecuencias para el
cumplimiento normativo pueden ir
desde las penalizaciones asociadas con
el incumplimiento de GNS hasta multas
por incumplir requisitos normativos.
• El coste que suponen las reparaciones
y ponerse al día y rehacer el trabajo
perdido.
*Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día.
Agujero 5
!
58 días echados a perder*
Como promedio, las empresas invierten 39 horas al
mes en solucionar problemas causados por ataques
de virus y reparar las máquinas infectadas.(5)
Volver a crear copias de las máquinas
infectadas sobrecarga los recursos de IT
y, como promedio, se invierten 20 horas al
mes en esta operación(5)
Se invierte un promedio de 19 horas al mes
en gestionar las actualizaciones de los
archivos de definiciones de antivirus(5)
Independientemente del tamaño
de su empresa, debe tener la
certeza de que está aplicando la
seguridad apropiada. El problema
para muchas pequeñas empresas
es que esto puede suponer una
importante inversión de tiempo.
El escollo más importante es que
la seguridad exige habilidades y
experiencia en toda una serie de
áreas distintas, lo que supone un
coste de tiempo y dinero que muy
pocas pequeñas empresas pueden
justificar fácilmente.
IT con gestión propia
IT como servicio
Seguridad física
Los servidores se deben ubicar en un entorno cerrado
y seguro.
Los servidores se ubican en Data Centres seguros que
ofrecen elevados niveles de seguridad física.
Antivirus y
antimalware
Las definiciones de virus y el software antivirus se deben
actualizar continuamente para ser eficaces.
No se tendrá que encargar de las pesadas tareas de
gestión de definiciones y actualizaciones.
Defensa frente a
intrusos
Es necesario supervisar y gestionar los firewalls para que
sean realmente eficaces a la hora de impedir la entrada a
los intrusos.
Expertos en seguridad de redes configuran, supervisan y
gestionan los firewalls, lo que garantiza que los intentos
de intrusión se identifican y resuelven rápidamente.
Controles de
acceso
Las cuentas del personal que deja la empresa deben
El proveedor de servicios se puede encargar de crear
bloquearse y protegerse. También es aconsejable asegurarse nuevas cuentas y contraseñas, así como de eliminar las
de que las contraseñas se actualicen con regularidad.
que han caducado.
Segmentación
Si todas las aplicaciones se encuentran en un solo servidor
y este se bloquea, las consecuencias serán desastrosas.
Ejecutarlas en distintos servidores es positivo, pero muy
caro para una pequeña empresa.
Los servicios como el correo electrónico y las aplicaciones
empresariales se almacenan siempre de forma totalmente
separada, para reducir en gran medida los riesgos de
seguridad. Además, ejecutar nuevos servidores virtuales
es tan fácil y rentable que los recursos y aplicaciones
pueden estar más separados de lo que resultaría práctico.
Refuerzo de
dispositivos
Para proteger los sistemas, es fundamental asegurarse de
que se elimine el software antiguo de los dispositivos y se
gestionen las vulnerabilidades.
Los escritorios virtuales permiten gestionar y aplicar
políticas de forma sencilla respecto a las aplicaciones que
se pueden instalar y utilizar.
*Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día.
Agujero 6
!
1.575 días echados a perder*
Si los empleados invirtieran 30 minutos al día en problemas
relacionados con el cumplimiento normativo, en una empresa
con 100 empleados, se echarían a perder 12.600 horas al año.
cumplimient
Las pequeñas empresas pueden invertir mucho tiempo en cumplir
la legislación local relacionada con la protección, el almacenamiento
y la recuperación de datos.
En la Unión Europea se aplica una legislación
colectiva de protección de datos en todos los
países miembros: las directivas de protección
de datos y privacidad electrónica de la
Unión Europea. No obstante, cumplir esta
legislación puede ser complicado, ya que
cada estado miembro la interpreta de forma
muy distinta.
El desarrollo de una infraestructura IT que
pueda cumplir todos los criterios específicos
de su sector y ubicación puede ser un
proceso muy largo.
Podría decirse que las PYMES se exponen a
mayores riesgos que las empresas de mayor
tamaño en lo que al cumplimiento se refiere,
simplemente porque a menudo no disponen
del personal de IT ni de la experiencia
necesarios para afrontar los requisitos de
cumplimiento normativo. Alegar ignorancia,
no obstante, no es excusa, y no se da más
margen a las pequeñas empresas que a las
grandes cuando se trata de cumplir la ley.
A continuación recogemos algunas de las
formas en que el cumplimiento normativo
suele consumir tiempo y recursos:
• Identificación de datos: los datos que
pueden resultar necesarios en procesos
legales se deben identificar para poderlos
tratar de forma adecuada.
• Almacenamiento seguro: los datos
alojados en su empresa deben estar
protegidos de forma tanto física como
digital y, en algunas regiones, no deben
abandonar el país de origen.
• Recuperación: se deben desarrollar y
aplicar procesos para garantizar la rápida
recuperación de la información por parte
de todas las autoridades relevantes.
Dé el paso a los servicios cloud y respire tranquilo
El hecho de poder satisfacer requisitos
de cumplimiento normativo complicados
y que cambian constantemente puede
ser una de las ventajas más importantes
de dar el paso a los servicios cloud. La
mayoría de requisitos de cumplimiento
y normativos están relacionados con los
datos y el proceso de seguridad y control.
Si pasa a los servicios cloud, muchos de
estos factores quedan resueltos:
• Siempre activos: los elevados niveles
de seguridad garantizados y las
conexiones seguras garantizan que los
datos se puedan poner a disposición
de la autoridad competente cuando
sea necesario.
• Seguridad: los Data Centres seguros
garantizan la protección de los datos
frente a amenazas físicas y digitales.
El proveedor de servicios cloud
debe poder proporcionarle todos
los certificados de cumplimiento
normativo necesarios.
• Registro de auditoría: los proveedores
de servicios cloud pueden mantener
registros de auditoría completos, de
forma que si se solicitan datos, se
pueda garantizar su origen y se puedan
poner a disposición de los solicitantes
de inmediato.
• Cumplimiento normativo específico
de cada país: a menudo, los
proveedores de servicios cloud
proporcionan plantillas predefinidas
según requisitos concretos de países o
sectores. Esto supone un importante
ahorro de tiempo y permite respirar
tranquilas a las empresas que deben
cumplir los requisitos locales.
*Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día.
Agujero 7
En 2020, los datos almacenados en todo
el mundo habrán crecido un 4.300%
respecto a los niveles de 2009.(9)
El problema que supone ajustar la escala
del almacenamiento de datos no es algo
exclusivo de las grandes empresas. El 63% de
las pequeñas empresas europeas almacenan
más de un terabyte de datos en sus
servidores. A medida que el ingente volumen
de datos que generamos va creciendo, el
problema de encontrar aquello que buscamos
en el momento oportuno también se agrava.
Se calcula que un trabajador medio invierte
poco menos de 7 horas a la semana en
archivar y organizar documentos y 9 horas a
la semana en buscarlos.(10)
A medida que aumenta la importancia de la
colaboración y los usuarios desean acceder
a contenido desde distintas ubicaciones y en
dispositivos diferentes, tenemos que encontrar
mejores formas de almacenar y recuperar la
información relevante con mayor rapidez.
Si utiliza un servicio cloud para alojar sus
archivos, sus usuarios podrán acceder a
!
10.080 días echados a perder*
Las personas invierten 16 horas a la semana en archivar
y buscar documentos.(10) En una empresa con 100
empleados esto suma un total de 80.640 horas al año.
Búsquedas
más rápidas
cualquier archivo desde cualquier ubicación.
Sin embargo, acceder al archivo relevante es
solo una parte del problema; el reto real es
encontrar de inmediato la información que
necesitan.
A continuación incluimos nuestros
consejos para aportar un poco de orden al
almacenamiento de archivos:
1. Designe un coordinador del área de
trabajo: una persona clave, como el
director de la oficina o un gestor de
proyectos, que controlará las necesidades
administrativas generales del espacio de
almacenamiento.
2. Desarrolle un plan de archivo: debería
ajustarse a las necesidades de los usuarios
y a los procesos de negocio. Cree una sola
estructura para todos los documentos,
independientemente de su tipo o del lugar
en el que se almacenan.
3. Establezca convenciones de
nomenclatura: es importante basar los
nombres en algún tipo de vocabulario
controlado y acordado. Intente que los
nombres sean cortos y asegúrese de que
se mantenga la coherencia.
4. Realice limpiezas con regularidad.
Como ya hemos dicho, el crecimiento
de los datos es exponencial. Por tanto,
es importante tener una política y
un procedimiento de archivado bien
gestionados y mantenidos.
Búsquedas más rápidas
En lo que respecta al almacenamiento
de archivos, depender de directorios y
carpetas sencillos para archivar y almacenar
documentos siempre será problemático.
Los actuales servicios de almacenamiento
de documentos basados en web permiten
indexar de forma más completa y buscar
de manera más sencilla los documentos. La
organización y búsqueda de documentos
son más naturales y, en muchos casos, estos
servicios también se encargan del “control
de versiones”, eliminando así la necesidad de
pasar por varias versiones de un documento
hasta encontrar la deseada.
!
Agujero 8
63 días echados a perder*
Si cada empleado del departamento de IT invierte solo dos horas al día en la
gestión de los proveedores, esto suma 504 horas echadas a perder al año.
proveedores
En la complicada situación económica actual, la gestión de proveedores es de suma
importancia a la hora de controlar los costes y maximizar el valor de cada una de las
transacciones. No obstante, también es importante reducir el tiempo que su empresa
invierte en tratar con distintos proveedores y en gestionarlos.
Incluso las pequeñas empresas tratarán con
un gran número de proveedores, entre otros:
• Proveedores de hardware
• Proveedores de software
• Proveedores de sistemas de telefonía
• Proveedores de telecomunicaciones
por voz
• Proveedores de redes de datos
• Proveedores de backup en cinta y
archivado
• Empresas de soporte de IT
• Proveedores de soporte de software
• Organismos normativos
Gestionar y coordinar un amplio abanico de
proveedores puede conllevar toda una serie
de problemas, como trabajo duplicado o falta
de propiedad y responsabilidad.
A continuación esbozamos seis pasos que
las empresas deberían seguir para mejorar
la forma en que gestionan los proveedores,
a fin de disfrutar del máximo valor con las
mínimas molestias.
Mejora de la gestión de proveedores
1. Elija un servicio de calidad. Revise
con detenimiento a qué organismos
profesionales pertenecen sus proveedores.
Asimismo, averigüe si disponen de
acreditaciones de calidad, como ISO.
2. Comprenda sus propias necesidades. ¿Qué
es lo más importante para su empresa?
¿El servicio? ¿Las funcionalidades? ¿El
valor? ¿Todo por igual? Es importante que
empiece por comprender claramente los
puntos en los que un proveedor puede
aportarle valor real.
3. Establezca una relación. Conozca
personalmente a las personas con las que
tratará a diario y asegúrese de invertir
tiempo en revisar con regularidad sus
ofertas y explicarles sus necesidades.
4. Realice los pagos de forma puntual.
Esto genera confianza, buena voluntad
y buenas relaciones. También lo coloca
en una posición más sólida a la hora de
realizar negociaciones en el futuro.
5. Garantías de nivel de servicio. Tenga
muy claro los niveles de servicio que
espera de sus proveedores. Esto debería
incluir cuándo se prestan los servicios, las
responsabilidades legales, los procesos de
supervisión, la resolución de disputas y las
condiciones de rescisión.
6. Revisión del rendimiento. Programe
revisiones periódicas del rendimiento de
los proveedores. A menudo, las relaciones
pueden agriarse por falta de comprensión
y mala comunicación.
Consolidación en la nube
Si cambia a un proveedor que tenga una
cartera de servicios muy completa, podrá
consolidar todos sus proveedores en uno
solo. Alejarse de un enfoque que le obligue
a gestionar su propia infraestructura
independiente significa que puede centrarse
exclusivamente en prestar los servicios que
necesita su empresa.
*Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día.
Agujero 9
!
20 días echados a perder
En una empresa con 100 empleados, si el 27% llega 30 minutos
tarde una vez al mes, se echarán a perder 18 días al año.(11)
traslado a la oficina
Por motivos que van desde los atascos de tráfico y el mal tiempo
hasta la falta de sueño, el traslado diario a la oficina implica que
muchos de nosotros lleguemos tarde al trabajo a menudo. En una
reciente encuesta, el 16% de los trabajadores afirmaron que
llegaban tarde al trabajo al menos una vez por semana, mientras
que el 27% afirmaron que llegaban tarde al menos una vez al mes.(11)
Incluso cuando todo va como la seda, las consecuencias en los
niveles de estrés de un traslado a la oficina caótico contribuyen
más bien poco a la productividad de los empleados.
En la mayoría de grandes ciudades, los
atascos en hora punta duran hasta 3 horas
por la mañana y la tarde: a menudo, la “hora
punta” es tiempo perdido y de escaso valor
para los empresarios.
Si se permite el trabajo remoto y se da la
posibilidad de trabajar desde casa a los
empleados cuando resulta necesario, pueden
disponer de más tiempo en su jornada laboral
y mejorar su productividad. No obstante,
las empresas no deberían adoptar el trabajo
remoto de forma precipitada. Para sacar el
máximo partido a la jornada laboral, hay unos
cuantos factores que las empresas deben
tener en cuenta:
Adopción del trabajo remoto
eficaz en su empresa
Formación: asegúrese de disponer de un
programa de formación que proporcione
a los empleados el conocimiento y las
habilidades necesarios para trabajar
correctamente de forma remota. Tenga en
cuenta cuestiones prácticas, como la forma
en que se conectan a las herramientas y
los servicios que necesitan para hacer su
trabajo. Además, analice cómo afectará el
trabajo remoto a sus prácticas de trabajo y
sea muy claro a la hora de fijar las reglas de
comportamiento que espera que se cumplan.
Aplicaciones y datos: examine a fondo si es
fácil para los trabajadores remotos acceder
a las aplicaciones que necesitan para realizar
su trabajo. Las empresas pueden ofrecer
acceso a las aplicaciones más importantes de
varias maneras:
1. Acceso VPN: conexión entre el PC
doméstico del empleado y su oficina o
Data Centre. La VPN se comportará de
• Ventajas: los usuarios pueden iniciar
sesión en sus escritorios desde
cualquier dispositivo o ubicación (lo
que les permite trabajar desde casa,
mientras están de viaje e incluso desde
su cafetería local). Máximo nivel de
control y seguridad para la empresa.
Sin infraestructura por gestionar en la
oficina o el domicilio del empleado.
• Inconvenientes: si los usuarios no
pueden conectarse a Internet, no
podrán iniciar sesión en su escritorio.
Comunicación: evalúe las plataformas y las
herramientas de comunicación que utiliza en
su empresa y asegúrese de que sean aptas
para admitir el trabajo remoto. Aunque los
empleados trabajen de forma remota, es
importante que no se sientan aislados o
alejados de su equipo y de los compañeros
de trabajo en la empresa.
• Ventajas: si su empresa aloja las
aplicaciones, se requieren muy pocos
cambios.
Soluciones como VoIP y la videoconferencia
de escritorio permiten a los trabajadores
remotos participar constantemente. Podrán
realizar aportaciones y colaborar con otros
miembros del equipo, partners o clientes con
la misma facilidad con la que lo harían desde
su mesa de trabajo.
• Inconvenientes: es necesario gestionar
y realizar el mantenimiento de la VPN.
Si la VPN falla, los usuarios no podrán
trabajar. El soporte a los ordenadores
de sobremesa se tendrá que realizar
de forma remota. Además, tendrá que
seguir gestionando las aplicaciones y la
infraestructura desde sus oficinas.
La mensajería unificada ofrece al personal
móvil acceso rápido a herramientas de
mensajería y comunicaciones tales como el
correo de voz a través del correo electrónico y
a los directorios de la empresa a través de una
serie de dispositivos móviles, lo que contribuye
a mejorar la capacidad de respuesta y acelerar
la toma de decisiones en su empresa.
forma parecida a la LAN de su oficina y
proporcionará acceso a sus aplicaciones.
2. Servicios cloud: las aplicaciones y el
correo electrónico se entregan a través
de la nube, lo que permite a los usuarios
acceder desde cualquier ubicación.
• Ventajas: no es necesario gestionar
infraestructuras. Niveles de servicio
garantizados. Máxima flexibilidad.
• Inconvenientes: los usuarios seguirán
necesitando soporte remoto para sus
ordenadores de sobremesa.
3. Escritorio virtual: en este caso, no
solo se almacenan de forma remota las
aplicaciones y el correo electrónico, sino
también el escritorio del usuario.
Soporte: cuando se trabaja de forma remota,
se necesitan distintos niveles de soporte. Con
escritorios virtuales, el departamento de IT
podrá gestionar y solucionar los problemas
de los escritorios de los usuarios fácilmente,
independientemente del lugar desde donde
trabajen.
Salud y seguridad: si los empleados van
a trabajar habitualmente desde casa,
las empresas deben tener en cuenta los
requisitos en cuanto a salud y seguridad
aplicables en su país. Póngase en contacto
con la autoridad local encargada de la salud y
seguridad para obtener las directrices y listas
de comprobación relevantes.
*Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día.
Agujero 10
!
38 días echados a perder*
En una empresa con 100 empleados, si cada trabajador recibe
10 mensajes de spam al día e invierte 4 segundos en cada uno
de ellos, esto sumaría 306 horas echadas a perder al año.
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El correo electrónico es la herramienta de comunicación
por excelencia en los negocios. ¿Y por qué no?
Resulta cómodo y todo el mundo lo utiliza.
Una encuesta a nivel mundial sobre el uso del
correo electrónico destaca que, ya en 2011 se
había alcanzado la espectacular cifra de 3.100
millones de cuentas de correo electrónico.
Se calcula que esta cifra aumentará a casi
4.100 millones a finales de 2015, y las cuentas
europeas supondrán el 22% del total.(12)
No obstante, aunque el correo electrónico
haya pasado a ser claramente una parte
fundamental de la vida laboral de todo el
mundo, también puede ser la causa de una
importante pérdida de tiempo y dinero. Así,
pues, ¿por qué tenemos esta relación de
amor-odio con el correo electrónico?
• Volumen: si un empleado medio recibe más
de 100 correos electrónicos al día(12), es
fácil deducir que los correos electrónicos,
en lugar de ser solo parte del trabajo,
pueden llegar a ser todo el trabajo en sí.
• Malas prácticas: todos hemos visto hilos
de conversaciones por correo electrónico
precedidos por interminables “RE:” o
“FYI”. El problema empeora cuando se
copia a demasiadas personas en estos
correos electrónicos. A menudo, el
tema de discusión original se pierde, los
destinatarios del correo se agobian y
acaba siendo un diálogo de besugos.
• Spam: según un informe de Symantec de
diciembre de 2012, el spam constituye el
70% del correo electrónico mundial. (13)
Si un empleado tarda 4 segundos en
abrir, identificar y eliminar un correo
electrónico de spam, una empresa con
300 empleados que reciban 10 mensajes
de spam al día cada uno perdería 102 días
laborables al año.
• Distracciones: como promedio, después
de leer un correo electrónico, se tarda 16
minutos en recuperar la concentración.
Los sistemas de notificación exacerban
este problema, ya que nos distraen
cuando hay trabajo más urgente por
hacer.(14)
Así, pues, ¿cómo pueden las empresas y
los individuos empezar a resolver estos
problemas? A continuación, incluimos una
guía rápida para dominar las bandejas de
entrada y recuperar un tiempo valioso:
Consejos para gestionar la bandeja
de entrada
1. Establezca unos límites de tiempo
estrictos para leer y responder a los
correos electrónicos. Asigne períodos de
tiempo concretos a distintas tareas del
correo electrónico, como leer boletines,
correos electrónicos de respuesta rápida o
correo que requiere más atención.
2. Desactive las notificaciones para reducir
las consecuencias de las interrupciones en
su flujo de trabajo y concentración.
3. Utilice líneas de asunto de forma
estratégica, para archivar y realizar
búsquedas de forma más eficaz.
4. Archive los correos electrónicos en
categorías de carpetas concretas para
facilitar las búsquedas; esto también
contribuirá a que la bandeja de entrada
esté en orden.
5. Utilice la funcionalidad de “reglas” para
ordenar automáticamente los correos
electrónicos en carpetas. Puede configurar
los parámetros de las reglas según sus
propias necesidades.
6. Mejore la productividad de los empleados
(que, de lo contrario, tendrían que invertir
un tiempo valioso en ordenar las bandejas
de entrada cada día). Las soluciones cloud
pueden ofrecer filtros avanzados para
el correo basura, así como protección
antivirus, antimalware, contra estafas de
phishing y contra troyanos.
Llamadas telefónicas y chats
Como la tecnología VoIP reduce el coste
de las llamadas telefónicas, las empresas
deberían animar a sus empleados a que
volvieran a usar el teléfono, en lugar de
utilizar el correo electrónico de forma
instintiva. Incluso soluciones de mensajería
instantánea como Skype o Microsoft
Lync pueden contribuir a reducir la carga
que supone el correo electrónico y a dar
respuesta a los temas candentes con más
rapidez.
*Basado en 252 días laborables al año, 50,4 semanas laborables al año, 8 horas laborables al día.
Agujero 11
En la situación actual, las empresas no tienden a quedarse quietas durante mucho
tiempo. Aprovechar nuevas oportunidades, así como combatir las amenazas cibernéticas,
exige reacciones rápidas. Los estudios realizados en PYMES europeas han identificado
que las pequeñas empresas consideran que su capacidad de tomar decisiones
rápidamente (62%) y adaptar los servicios (57%) es fundamental para mantener su cuota
de mercado frente a sus competidores de mayor envergadura.(15)
Si tiene una infraestructura IT interna tradicional, realizar cambios
en los niveles de personal, implementar nuevas aplicaciones,
preparar nuevas oficinas o dar soporte a nuevos retos puede
conllevar mucho tiempo.
A continuación presentamos nuestras sugerencias para que su
empresa pueda gestionar los cambios de forma más eficaz:
1. Defina una política. Explique claramente cómo se deben
enviar las solicitudes de cambio. ¿Mediante un formulario, por
correo electrónico o incluso mediante un sistema de gestión
de incidencias dedicado? Asegúrese de que las personas
comprendan cuáles son las autorizaciones necesarias y el
momento exacto en el que se podrían realizar los cambios.
2. Responsabilidad centralizada. Intente que una persona sea
el único contacto para todas las solicitudes. Esta persona
debe encargarse de comprobar la solicitud y coordinar
las actividades necesarias para implementar los cambios.
También debe informar del estado de la tarea al solicitante.
3. Documente los procedimientos técnicos. Para cada tarea
que haya que realizar, asegúrese de que exista un proceso
documentado. Esto no solo evita errores, sino que garantiza
que, aunque los empleados abandonen su empresa, sepa
igualmente cómo realizar los cambios necesarios.
4. Pruebas de aceptación de los usuarios. Tras haber realizado
los cambios, asegúrese de que todo funciona según las
expectativas de los usuarios.
afrontar los
cambios
Referencias
1
Centre for Economics and Business
Research y Epson, 2012.
2 Estudio “The Way We Meet Today” (Cómo
nos reunimos hoy en día) de Doodle, 2009.
3 “Wasting Time at Work” (Perder el tiempo
en el trabajo), Salary.com, 2012.
4 Spiceworks, “Voice of IT” (Voz de IT), 2012,
edición mundial
5 Estudio sobre responsables de toma de
decisiones de IT de Webroot de 2011.
(http://www.webroot.co.uk/En_GB/aboutpress-room-press-releases-cloud-mobileweb-security-190411.html)
Resumen
6 “Managing your Changing IT Needs”
(Gestión de las cambiantes necesidades de
IT), Dell y Vanson Bourne, 2012.
Colt Ceano constituye una nueva forma en que las empresas
pueden comprar y utilizar comunicaciones y servicios de IT de
forma rápida y sencilla mediante una sola plataforma de gestión.
Aunque no podemos hacer nada para reducir
el tiempo que pasa en el traslado a la oficina
ni ayudarle a que las reuniones no se salgan
por la tangente, podemos ayudar a su
empresa a tapar los agujeros a través de los
que puede estar perdiendo tiempo y dinero.
Colt Ceano le ofrece lo siguiente:
Colaboración
•Microsoft SharePoint ayuda a sus equipos
a colaborar de forma más eficaz, creando
áreas de trabajo en equipo, intranets y
lugares para colaborar.
•Soonr Workplace va más allá y le permite
crear áreas de trabajo de proyectos para
su equipo, partners y clientes accesibles
a través de ordenadores y dispositivos
móviles.
Comunicación
•Con los servicios de correo electrónico
Exchange 2010 alojados solo paga por lo
que utiliza.
•Microsoft Lync permite que su equipo
se comunique desde cualquier lugar con
identificación de presencia y servicio
de mensajería instantánea, voz, vídeo y
reuniones online.
Creación
•Los servidores virtuales y la infraestructura
virtual le permiten crear una infraestructura
muy segura y escalable para sus propios
productos y servicios digitales.
Trabajo
•Los escritorios virtuales alojados ofrecen
a sus empleados la capacidad de acceder
a su escritorio desde cualquier dispositivo
conectado, ya sea PC, Mac o tablets.
Protección
•Managed Virtual Firewalls y los filtros de
seguridad web protegen la red local frente a
posibles amenazas.
7 “Cloud Reality Check” (La realidad de la
nube), Rackspace, 2012.
•Los servicios cloud de backup y
recuperación ante desastres protegerán
los datos de valor.
Conexión
•Los servicios de acceso fijo a Internet
ofrecen a su empresa conectividad de
calidad empresarial con garantías de
nivel de servicio (GNS).
•El acceso móvil a Internet permite
a todos los miembros de su equipo
trabajar de forma segura desde
cualquier lugar.
•La tecnología de voz sobre IP (VoIP)
permite a su equipo tener la sensación
de que está en la oficina, incluso cuando
no es así. También puede suponer un
ahorro importante en cuanto a costes de
llamadas
Si le interesa hablar con nosotros sobre Colt Ceano o sobre
cualquiera de los productos individuales mencionados más arriba,
envíenos un mensaje a la dirección [email protected] o llámenos
al +44 (0)20 7390 3900.
8 CA, “The Avoidable Cost of Downtime,
The impact of IT downtime on employee
productivity” (El coste evitable del tiempo
de indisponibilidad; consecuencias del
tiempo de indisponibilidad de IT en la
productividad de los empleados), enero
de 2011.
9 “The rapid growth of online data” (El rápido
crecimiento de los datos online), CSC.
10 “The hidden cost of information work”
(El coste oculto del trabajo de información),
IDC.
11 Encuesta interactiva de Harris para
CareerBuilder, nov.-dic. de 2011.
12 Informe sobre estadísticas de correo
electrónico de Radicati, 2011. (http://
www.radicati.com/wp/wp-content/
uploads/2011/05/Email-Statistics-Report2011-2015-Executive-Summary.pdf)
13 Informe sobre inteligencia de Symantec,
diciembre de 2012.
14 “Disruption and Recovery of Computing
Tasks: Field Study, Analysis, and Directions”
(Interrupciones y recuperación de tareas
informáticas: estudio de campo, análisis e
indicaciones). Shamsi T. Iqbal y Eric Horvitz,
2007.
15 “Working smarter to succeed” (Trabajo más
inteligente para lograr el éxito) Vodafone
Business Services, 2011.