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INFORME PORMENORIZADO CUATRIMESTRAL DEL ESTADO DE
CONTROL INTERNO LEY 1474 DE 2011.
Jefe de Control Interno o quien haga sus veces: Miller Darío Rojas Ardila
Periodo evaluado: 16 de Noviembre del 2014 al 15 de Marzo del 2015 Fecha de elaboración: 16 de Marzo del 2015
CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
AVANCES
COMPONENTE TALENTO HUMANO
Acuerdos, compromisos o protocolos éticos
El Decreto municipal 121 de 2008 se aprueba e implementa el Código de Ética y Valores
institucionales, se difunde a través de carteleras de la Entidad de una manera pedagógica
los principios éticos, siendo así socializado tanto a servidores públicos como a los
contratistas y apoyo a la gestión para que el compromiso sea total.
Manual de Funciones y Competencias Laborales
Se termina por parte del Convenio con la ESAP la actualización del Manual de Funciones y
Competencias laborales en el Mes de Diciembre de 2014 al igual que la actualización
MECI 2014.
Plan de bienestar e incentivos.
En cuanto a las condiciones de bienestar e incentivos de los funcionarios, apoyo a la
gestión y contratistas del Municipio se desarrolló la Actividad de Integración familiar de
fin de año.
Plan Institucional de Formación y Capacitación
El Plan Institucional de Formación y Capacitación de la Alcaldía de Mitú, No ha
presentado ningún avance respecto al cuatrimestre anterior. No fue presentado en su
oportunidad por parte de Oficina de Personal y del Secretario de Gobierno por ser
funciones que le corresponden a estas dos dependencias.
Desarrollo del talento humano – Evaluación de desempeño
La Alcaldía de Mitú, mediante el Decreto N° 001 de Enero 13 de 2014, adopta
transitoriamente el Nuevo Sistema Tipo de Evaluación del Desempeño Laboral de los
Empleados de la Alcaldía de Mitú.
COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Planes, Proyectos y programas – Seguimiento Metas Plan Desarrollo Municipal
El Plan de Desarrollo por los “Hijos de la Región” 2012 – 2015 ha presentado en algunos
programas metas superadas hasta un 150% lo que ha beneficiado a la niñez y juventud del
Municipio de Mitú, de igual otros programas que no están en el Plan de Desarrollo pero
tienen gran impacto en la Población del Municipio trayendo beneficios tanto económicos
como sociales.
Modelo de Operación por procesos
La alcaldía cuenta con Modelo de Operación por Procesos y con Manuales de Procesos y
Procedimientos, los cuales en convenio con la ESAP, se actualizaron en el mes de
Diciembre del 2014.
La ESAP regional Villavicencio actualizó el Modelo de Operación por Procesos dando así
cumplimiento al Art. 5° de la Ley 1151 del 2012.
Estructura organizacional
La estructura organizacional con el convenio con la ESAP en el mes de Diciembre de 2014
ha realizado una adecuación y actualización de los procedimientos, procesos y manual de
funciones y competencias laborales de acuerdo a las normas vigentes. Se actualizó por
parte de la ESAP el Manual de Funciones y Competencias Laborales de acuerdo
Indicadores de Gestión
El Municipio de Mitú está aplicando en la Mayoría de los Procesos, metas y programas su
medición por indicadores, lo que permite poder tomar decisiones por la alta dirección. Se
ha socializado por parte de la Oficina de Control Interno a cada una de las Secretarías de
Despacho la Guía del DAFP “CONSTRUCCION DE INDICADORES DE GESTIÓN”
como asesoramiento para ser tenida en cuenta.
Políticas de Operación
La Alcaldía de Mitú, cuenta con Manuales de Operación y se encuentran actualizados
como resultado del Convenio de la ESAP, quedando en el mes de Diciembre de 2014, en su
totalidad actualizados de acorde con la nueva estructura organizacional que conllevo a
nuevos procedimientos.
COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Políticas de Administración del Riesgo
Actualmente se cuenta con un Mapa de riesgos institucional actualizado al mes de Junio de
2014 y adecuado al plan anticorrupción y servicio al ciudadano, el cual se construyó
atendiendo a las exigencias del DAFP, DNP y la Alta Consejería Presidencial para el Buen
Gobierno y la Eficiencia Administrativa. Este instrumento se socializo por medio magnético
con la totalidad de los colaboradores de la alcaldía y para el debido conocimiento de la
comunidad. La Administración del Riesgo, se convierte en una herramienta fundamental
para las entidades, en el entendido de que su correcta aplicación tiene como resultado
latente, el evitar la ocurrencia de hechos o situaciones que afecten o entorpezcan la gestión
de las entidades.
Identificación del Riesgo
Se identificaron las condiciones tanto internas como externas que puedan afectar el
cumplimiento de la misión y objetivos de la Alcaldía de Mitú, donde se tuvo en cuenta
social, cultural, económico, tecnológico, político, ambiental y legal; En la parte interna se
analizó la cultura organizacional como el cumplimiento de los programas y proyectos.
Análisis y Valoración del Riesgo
Mediante la actualización del Mapa de Riesgos de la Alcaldía de Mitú, se identificaron las
áreas que presentan un alto riesgo como la probabilidad de su ocurrencia; de igual manera
se calificaron teniendo en cuenta su materialización que puede causar el riesgo donde a
través de su valoración partiendo desde los puntos de control existentes más los que hay
que implementar clasificándolos en preventivos y correctivos
CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
AVANCES
COMPONENTE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
Los funcionarios responsables de cada proceso, tienen indicadores de medición lo cual le
permiten verificar si están cumpliendo con las metas de cada uno de los programas y
proyectos del Plan de Desarrollo “Por los Hijos de la Región” de presentar alguna
desviación significativa replantean a través de su autoevaluación de reformular los
programas y proyectos
El resultado de la autoevaluación está dado por los indicadores de gestión si están acorde
con la calificación con el cumplimiento del indicador (programa o proyecto) siempre
encaminados al cumplimiento del Plan de Desarrollo del Municipio de Mitú.
COMPONENTE DE AUDITORIA INTERNA
La Oficina de Control Interno en el primer del 2015, ha presentado informe a la alta
dirección para que se adopten oportunamente propuestas de mejoramiento del Sistema que
siempre deben de ir encaminados al cumplimiento de los objetivos institucionales.
La Oficina de Control Interno presenta en el mes de noviembre los resultados a la alta
dirección, la Auditoria Interna realizada al Macro Proceso de Contratación donde se plasma
todos los programas y proyectos a través de contratos que son la base para el cumplimiento
de los objetivos misionales.
La ejecución de la Auditoría Interna se realizó con total independencia y objetividad,
contando con el apoyo de la alta dirección.
La Auditoría Interna realizada al Macro Proceso de Contratación, tuvo en cuenta el mapa
de riesgos, siendo este proceso el que más alto riesgo presentaba, siendo su resultado unas
recomendaciones la cual con su cumplimiento conllevaran al cumplimiento de los objetivos
misionales; En ésta Auditoría Interna se aplicaron las normas internacionales para el
ejercicio del proceso auditor. El Programa Anual de Auditoría Interna para la vigencia
2014 fue presentado a la Alta dirección para su aprobación por estar en interinidad la
Secretaria de Planeación quién es la que preside del comité MECI, quien es la que debe
aprobar el Plan de Auditoria Anual.
La Oficina de Control Interno presenta el Informe Ejecutivo Anual sobre el estado de
Control Interno de la Alcaldía de Mitú, la cual contiene una evaluación objetiva al igual
que recomendaciones y conclusiones, que le permitirán un cumplimiento alto de los
objetivos misionales.
COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
Como resultado de la Ejecución del Programa Anual de Auditoría, se realizó Auditoría
Interna al Macro Proceso de Contratación se presentaron observaciones que requieren de
acciones prioritarias tendientes a subsanarlas para así tener un mejor impacto en los
resultados y el cumplimiento de los objetivos de la Alcaldía de Mitú..
Los Planes de Mejoramiento suscritos con las Contralorías General de la República y
Contraloría Departamental del Vaupés, tan solo en la vigencia 2014 se suscribe el Plan de
Mejoramiento con la Contraloría Departamental, donde se presentan diez (10) hallazgos
administrativos que a la fecha del presente informe se ha rendido el primer avance el plan
de mejoramiento donde hay acciones correctivas de aplicación inmediata a la fecha de
entrega del Informe Definitivo por parte del Ente de Control Departamental.
EJE TRANSVERSAL INFORMACION Y COMUNICACIÓN
AVANCES
INFORMACION Y COMUNICACIÓN EXTERNA
La Información y Comunicación Externa e Interna de la Alcaldía de Mitú, se realiza en su
totalidad a través de la ventanilla única, siendo éste el único medio de recepción en forma
física de los documentos que alimentan todo los procesos que tiene la Alcaldía de Mitú.
La rendición de cuentas anual que realiza la Alcaldía de Mitú, se ha convertido en el único
medio por la cual la ciudadanía conoce las actividades realizadas como la ejecutoria,
debido a que la gran mayoría de la población no cuenta con medios para realizar consultas
a través de internet; De igual manera ésta rendición llega a todos los grupos sociales,
veedurías y en general a toda la ciudadanía que es convocada por las emisoras y perifoneo.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA
Los flujos de comunicación interna son descendente, ascendente y transversal lo que
permite con oportunidad que los servidores públicos conozcan la misión cual es el
cumplimiento de los objetivos misionales que se cumplen a través de programas y
proyectos y todas las actividades complementarias.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
La Información y Comunicación para su recopilación y divulgación, se realiza de manera
continua dando así cumplimiento al Decreto 129 de 2010 del Despacho del Alcalde donde
se adopta la Ventanilla Única.
Se tiene implementado las tablas de retención documental de acuerdo a la ley General de
Archivos.
Dificultades
COMPONENTE TALENTO HUMANO
Manual de Funciones y Competencias Laborales
La ESAP en el mes de Diciembre de 2014, presenta la Actualización del Manual de
Funciones y Competencias Laborales y Actualización del MECI 2014, fue socializado a
finales del mes de Diciembre donde se estaba en compensatorios por la fiestas de fin de
año, lo que no se socializa a todos los responsables, quedando inconclusa esta labor por
parte de la ESAP, de igual manera no fue socializado a los Concejales que debían de
conocer todo el proceso a fin de llevarlo a un Acuerdo para poder ser aplicado por la
Alcaldía de Mitú. A la fecha del presente informe cuatrimestral no se da socializado al
Concejo Municipal el Manual de Funciones y Competencias Laborales, por tal motivo no
se está aplicando en la Alcaldía hasta tanto no sea aprobado mediante acuerdo por parte del
Concejo de Mitú.
Talento humano – Plan de bienestar e incentivos
A la fecha del presente informe cuatrimestral no ha sido presentado el Plan de
Capacitación e Incentivos por parte de los responsables. Por tal motivo no se puede evaluar
el desarrollo de las capacitaciones e incentivos. La Almacenista del Municipio de Mitú,
continúa en encargo de la jefatura de personal lo que ha impedido desarrollar las funciones
específicas del cargo de la oficina de Personal. Se ha oficiado al Representante Legal a fin
de que se termine la interinidad del cargo de Personal.
Se continua sin el apoyo de un profesional en salud ocupacional, se requiere con urgencia
para que dinamice y actualice el Plan de Acción del COPASST; Se deja la observación por
parte de Control Interno sobre la necesidad de contratar el profesional o tecnólogo en Salud
Ocupacional debido a que en la planta de personal no hay personal capacitado para
desarrollar éstas actividades.
Programa de Inducción y Reinducción
Persiste esta observación. No se ha podido aplicar el programa de inducción y reinducción
debido por las múltiples funciones que tiene la jefatura de personal y a su vez como
Almacenista general del Municipio de Mitú.
.
Desarrollo del talento humano – Evaluación de desempeño
Se presenta algunos inconvenientes con el personal provisional respecto al cumplimiento
de las funciones. Se hace necesario que se convoque a concurso los cargos que están en
provisionalidad a fin de que haya mayor compromiso y puedan ser evaluados de acuerdo a
los compromisos laborales acordados; En la evaluación de desempeño del segundo
semestre de 2014 y la anual, al igual que los compromisos laborales para el 2015 ha faltado
compromiso por parte de los evaluadores (secretarios de despacho)
cumplimiento a las fechas establecidas para las evaluaciones.
a fin de dar
COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Planes, Proyectos y programas – Seguimiento Metas Plan Desarrollo Municipal
El Plan de Desarrollo del Municipio de Mitú “ POR LOS HIJOS DE LA REGION 20122015” por presentar metas que superaron más del 150% de cumplimiento y otras que
deberían de ajustarse y una revisión general al Plan de Desarrollo, no se cumplió por parte
de quien lidera el Proceso que es Planeación Municipal.
Modelo de Operación por procesos
La ESAP en el mes de diciembre del 2014, como resultado del Convenio, actualiza los
Procesos de Operación, pero no se ha aprobado, lo que indica que se está operando con
los procesos y Modelo de Operación desactualizados, lo que está permitiendo que los
resultados no sean los más óptimos. La Oficina de Control Interno no ha podido realizar el
seguimiento y evaluación hasta que sea aprobado divulgado y socializado a los
responsables de cada proceso.
Estructura organizacional
Se continua con la Estructura Organizacional que no es funcional a pesar que la ESAP a
través del Convenio suscrito en el 2014, actualizó la Estructura haciéndola funcional, pero
no ha sido socializada y aprobada por parte el Concejo de Mitú para ponerla en ejecución.
Indicadores de Gestión
Continuamente se está informando por parte de la Oficina de Control Interno sobre la
aplicación de indicadores de Gestión a cada una de las actividades que se desarrollan por
parte de las secretarías en cumplimiento del Plan de Desarrollo, sin embargo hay
resistencia a emplearlos en algunas de las secretarias de despacho. Se es persistente que
todo debe ser medible y cuantificable a través de los indicadores. No se ha aplicado en una
minoría la Guía para la Elaboración de Indicadores de Gestión del DAFP.
Políticas de Operación
El Manual de Procedimientos se encuentra actualizado de acuerdo a Convenio con la
ESAP, pero no ha sido socializado ni aprobado, lo que se requiere para ser puesto en
marcha por parte de los actores de cada proceso y por ende procedimiento.
COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
Políticas de Administración del Riesgo
No ha habido compromiso en una minoría por parte de los lideres responsables de los
procesos, proyectos y programas para que minimicen los riesgos que permitan dar
cumplimiento a los programas establecidos en el Plan de Desarrollo “Por Los Hijos de la
Región 2012-2015”
Identificación del Riesgo
Los riesgos externos ya plenamente identificados e inventariados impiden de manera
indirecta el cumplimiento de algunos programas y proyectos ( Política) que como resultado
se vean el no poder cumplir a cabalidad los objetivos institucionales siendo la posibilidad
de ocurrir el evento muy alta.
Análisis y Valoración del Riesgo
Tanto los riesgos internos como externos una vez realizada su valoración presentan un alto
impacto por la falta de compromiso de quienes están expuestos tal es el caso de los
supervisores e interventores que hacen caso omiso a lo estipulado en los Arts. 82,83 y 84
de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción).
CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
Dificultades
COMPONENTE AUTOEVALUACION INSTITUCIONAL
Se presenta que una parte mínima del equipo de trabajo del Municipio de Mitú, no verifica
que los controles que se emplean en la Autoevaluación tiendan a cumplir con los objetivos
institucionales cual es el cumplimiento del Plan de Desarrollo “Por los Hijos de la Región”
y conociendo que se deben de hacer los ajustes para su cumplimiento no lo hacen lo que a
la final su resultado es la no cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo.
COMPONENTE DE AUDITORIA INTERNA
La Oficina de Control Interno no contó con un profesional de apoyo que permitiera dar
cumplimiento al Programa Anual de Auditoría debidamente aprobado por la alta dirección
en ausencia del Comité MECI.
El cumplimiento del Programa Anual de Auditoría Interna fue tan solo del 25% debido a
situaciones de salud que presentó el Jefe de la Oficina de Control Interno y al no contar con
un profesional de apoyo se interrumpió la ejecución de las auditorias por seis meses, siendo
indispensable contar con el apoyo del profesional a la Oficina de Control Interno.
La Oficina de Control Interno no tuvo apoyo de la alta dirección con asignación de
recursos humanos, financieros y tecnológicos.
COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
El Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría Departamental el Vaupés
correspondiente a la vigencia 2012 y verificado por el Ente de Control tuvo un
cumplimiento del 93%, con pronunciamiento por parte de la Contraloría Departamental del
Vaupés de CUMPLIDO, quedando 3 acciones correctivas con cumplimiento parcial.
El Plan de Mejoramiento resultado de la Auditoria Interna realizada al Macro Proceso de
Contratación correspondiente a la vigencia 2013 con corte a abril del 2014, ha tenido
contratiempos por renuncia de la Secretaria Jurídica de la Alcaldía (Diciembre 12 de 2014),
y hasta el mes de febrero de 2015 se tiene titular de ésta secretaría.
EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Dificultades
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EXTERNA
La información y comunicación externa de la Alcaldía de Mitú en un porcentaje menor de
la comunicación externa se hace sin tener en cuenta el radicado inicial por la ventanilla
única, lo que ha conllevado a que no se haga el respectivo descargue de salida lo que al
cierre del semestre, se presenten informaciones sin contestar incumpliendo así el Decreto
129 de 2010 emanado del Despacho del Alcalde por medio de la cual se adopta la
Ventanilla Única.
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN INTERNA
Se incumplen a interior de la Alcaldía los términos para contestar requerimientos que se
hacen entre las dependencias y que su producto final es un usuario externo; De igual
manera con la información requerida por la Oficina de Control Interno a fin de realizar las
funciones propias encomendadas por ley a ésta Oficina.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
La recopilación y divulgación de la información no se ha desarrollado de manera eficaz,
eficiente y efectiva por no tener a la fecha del presente informe cuatrimestral el
componente físico – hardware-, de programas, información y conocimiento – software –
y de datos a procesar o difundir.
La captura de la información se hace manualmente a través de un Excel lo que impide que
se establezcan alarmas respecto a los tiempos de respuesta dados expresamente por la ley,
incumpliendo en una minoría los tiempos de respuesta a información requerida por la
ciudadanía.
No existen mecanismos de procesamiento de la información en la Alcaldía de Mitú.
La Alcaldía de Mitú, no cuenta con una matriz de comunicaciones, guía de
comunicaciones, proceso de comunicación organizacional, proceso de comunicación y
convocatoria de acuerdo a lo establecido en el Manual Técnico del Modelo Estándar de
Control Interno MECI 2014, expedido por el DAFP
Miller Darío Rojas Ardila – Jefe Oficina de Control
Fecha: 16/03/2015 10:30:20 a.m.
Interno Administrativo
Carlos Iván Meléndez Moreno- Alcalde
Aprobado por:
Fecha: 16/03/2015 2:30:12 p.m.
Municipio de Mitú
Diligenciado
por: