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GESTIÓN DE TRÁMITES ANTE LA OFICINA CENTRAL DE
ECONOMÍA Y FINANZAS
Marzo 2015
Reciban un cordial saludo de la nueva administración de la Oficina Central de Economía y
Finanzas de la Universidad Nacional de Ingeniería, que en su condición de órgano de apoyo se
compromete con los objetivos propuestos por nuestra casa de estudios en: Formar profesionales de alta
calidad de manera integral y con pleno sentido de responsabilidad social de acuerdo a las necesidades
del país, promoviendo la investigación científica, tecnológica y humanística.
En el actual contexto se ha encontrado un entorno administrativo muy delicado y difícil de mejorar en
el muy corto plazo, pero dentro de este limitante, nos planteamos un doble reto para la actual gestión:
 Mejorar los principales procesos y procedimientos administrativos de la universidad en base a
los parámetros de una gestión pública moderna vigente.
 Establecer una base sólida que permita a futuras administraciones realizar gestiones que
permitan generar un círculo virtuoso de crecimiento académico y administrativo en beneficio
para nuestra comunidad universitaria.
Consideramos que estas metas difíciles de alcanzar son factibles de lograr dentro del plazo dispuesto
por las Autoridades de turno, siempre que contemos con el apoyo y la colaboración de administrativos,
docentes y estudiantes de nuestra casa de estudios, a los cuales va dedicado todo nuestro esfuerzo y
entrega profesional.
Jefatura OCEF
PARA FONDOS DE CAJA CHICA SEGÚN RESOLUCIÓN RECTORAL (N° 057-2015)
1.
Priorización para la apertura de Fondo Fijo de Caja Chica (OCPLA) con la RR
(Adm. Central).
2.
Certificación para la apertura de Fondo Fijo de Caja Chica (OCEF) con la RR (Adm.
Central).
3.
Solicitud de apertura de Fondo Fijo de Caja Chica, INTRANET OCEF, consignado el
número de certificación.
PARA FONDOS DE CAJA CHICA PARA PROYECTOS Y OTRAS UNIDADES GENERADORAS
DE RDR SEGUN RESOLUCION RECTORAL N° 234-2015
1.
Priorización para la apertura de Fondo Fijo de Caja Chica para OCPLA, 2 copias
(Una para priorizar (OCPLA)y Una para Certificar (OCEF)).
2.
ERROR; DUPLICIDAD DE TRAMITE (Ejemplo 1)
3.
Solicitud de apertura de Fondo Fijo de Caja Chica, INTRANET OCEF, consignado el
número de certificación.
DOBLE TRÁMITE A LA VEZ
PARA FONDOS DE CAJA CHICA SEGÚN RESOLUCIÓN RECTORAL (N° 057-2015)
1.
Priorización para el reembolso de Fondo Fijo de Caja Chica para OCPLA,
2 copias (una para priorizar (OCPLA) y la otra para Certificar (OCEF)).
2.
Solicitud de reembolso de Fondo Fijo de Caja Chica, INTRANET OCEF,
consignado el número de certificación.
PARA FONDOS DE CAJA CHICA PARA PROYECTOS Y OTRAS UNIDADES
GENERADORAS DE RDR SEGUN RESOLUCION RECTORAL N° 234-2015
1.
Priorización para el reembolso de Fondo Fijo de Caja Chica para OCPLA,
2 copias (Una para priorizar (OCPLA)y Una para Certificar (OCEF)).
2.
Solicitud de reembolso de Fondo Fijo de Caja Chica, INTRANET OCEF,
consignado el número de certificación.
DOBLE TRÁMITE A LA VEZ
PARTIDAS EN ORDEN CORRELATIVO
Y MONTO TOTAL
Los procedimientos de la Directiva N° 0012015-UNI/DIGA, de fecha 20.01.2015*
“Normas y Procedimientos para el uso del
Fondo para Caja Chica del Pliego de la
Universidad Nacional de Ingeniería para el
periodo 2015”, indican:
*Publicada
en
Web
http://www.ocefuni.org/
OCEF
;
(REVISAR NOVEDADES)
6.4.- El Fondo de Caja Chica se otorga mediante cheque girado a nombre
del responsable de su administración, con cargo a la fuente de
financiamiento correspondiente (RDR o RO), previa presentación del
formato en que autoriza el descuento en su planilla de Remuneraciones.
En caso de vencimiento del plazo de rendición de gastos, la OCEF-UNI o
la Oficina de Administración (INICTEL-UNI) quedan autorizados para
tramitar el descuento por planilla por la suma que no se haya rendido,
con cargo a una o mas planillas de pagos del receptor del Fondo que ha
incumplido el plazo establecido.
6.5 El Fondo para Caja Chica se utilizará exclusivamente para adquisiciones de
bienes y servicios cuyo valor no exceda a S/. 770.00, sustentados con: Facturas,
Boletas de Venta, Tickets y Recibos de Caja autorizados por las Unidades Ejecutoras;
aprobadas y autorizada con la firma y sello de los responsables de las dependencias
indicadas en la Resolución Rectoral que aprueba la constitución del mencionado
Fondo.
6.6 Las facturas, Boletas de Venta y demás documentos que sustentan los gastos con
cargo al Fondo para Caja Chica, deben ser emitidos a nombre de:
a)
En el caso de la Unidad Ejecutora 001: Universidad Nacional de Ingeniería con RUC
20169004359, dirección Av. Tupac Amaru N° 210 – Rimac.
b)
En el Caso de la Unidad Ejecutora 002: Unidad Ejecutora INICTEL-UNI con RUC
20514761826, dirección Av. San Luis 1771 – San Borja.
6.7 El fondo para la Caja Chica se utiliza para atender gastos en bienes 1/, servicios,
movilidad, refrigerios de menor cuantía, siempre y cuando se refiera a gastos
menudos de rápida cancelación o cuya adquisición no es programable para su pago
mediante cheque o abono en cuentas bancarias individuales; y que sirva para
alcanzar los objetivos institucionales.
6.8 Esta prohibido presentar como sustento de gastos: facturas, boletas y/o ticket
que acrediten haber sido cancelados con tarjeta de crédito.
6.9 Esta Prohibido utilizar el Fondo para Caja Chica en los siguientes casos: pagos
de honorarios profesionales, compras o pagos a cuenta de bienes de capital 2/, o
bienes o servicios de empleo personal.
1/ Se recomienda adjuntar el formato lleno de incorporación de bienes adquiridos sin orden de compra del
área de Patrimonio de OCL (Gráfico 02).
2/ Consultar al Área de Patrimonio de la OCL sobre el Catálogo de Bienes Nacionales.
Modelo de formato lleno de incorporación de bienes
adquiridos sin orden de compra del área de
Patrimonio de OCL
6.10 En caso que el responsable del Fondo para Caja Chica entrega dicho fondo
a otra persona, asume toda responsabilidad sobre su utilización.
6.11 El responsable del Fondo para Caja Chica podrá gestionar la reposición en
el mes hasta tres (3) veces el monto autorizado en la Resolución Rectoral que
aprueba la presente directiva. (…) , de acuerdo con la disponibilidad de los
recursos financieros de la respectiva Dependencia.
6.12 El plazo máximo para rendir cuenta será 30 días calendario, contados a
partir de la fecha de emisión del cheque de la tesorería. De extender dicho
plazo, será de aplicación lo establecido en el numeral 6.4.




6.14 El encargado de la custodia y manejo del Fondo para Caja Chica deberá
verificar:
Vigencia de RUC del proveedor (Consulta RUC – SUNAT, en condición Activo y
Habido)
Que los comprobantes de pago no presenten enmendaduras, ni borrones ni
otras imperfecciones que pongan en duda su autenticidad y validez, según lo
establecen las normas de la SUNAT.
Que los documentos de gastos estén comprendidos en el Reglamento de
Comprobantes de pago y otro emitidos por las Unidades Ejecutoras,
debidamente aprobado por los funcionarios pertinentes.
La vigencia de los periodos de la Factura, Boleta de Venta u otro comprobante de
gasto, establecido por la SUNAT.
BOLETA IZQUIERDA
OBSERVACIÓN
----------BOLETA DERECHA
CORRECTO
6.15 La reposición del Fondo para Caja Chica se tramitará a través de la OCEF-UNI o la Oficina
de Administración de INICTEL, siempre y cuando no existan observaciones a la rendición. De
ser este el caso, se procederá a devolver el expediente a la Dependencia Respectiva para
ser subsanado en un plazo máximo de 5 días útiles
a su devolución. De
extender dicho plazo, se aplicará lo establecido en le numeral 6.4 1/.
El responsable del fondo puede solicitar reposición cuando tenga gastado por lo menos el 60%
del cheque girado.
Si el monto de la rendición fueran menor al 60% del cheque girado, el responsable del fondo
deberá ingresar a Tesorería de su Unidad Ejecutora la suma restante a este porcentaje.
6.17 Los gastos de movilidad serán rendidos con recibos de caja autorizados por la Unidades
Ejecutoras.
1/ 6.4 (…). En caso de vencimiento del plazo de rendición de gastos, la OCEF-UNI o la Oficina de
Administración (INICTEL-UNI) quedan autorizados para tramitar el descuento por planilla por la
suma que no se haya rendido, con cargo a una o mas planillas de pagos del receptor del Fondo
que ha incumplido el plazo establecido
 Por la Directiva Nº 002-2015-UNI/DIGA,
DIRECTIVA PARA LA EJECUCIÓN DE
INGRESOS Y GASTOS CORRESPONDIENTE
AL AÑO FISCAL 2015 DE LA UNIDADES
EJECUTORAS: 001, UNIVERSIDAD
NACIONAL DE INGENIERÍA; 002, INICTEL –
UNI, se indica en el punto 7.4 “Fondos
para Pagos en Efectivo y Fondos Fijos
para Caja Chica”, de fecha de 27.02.2015
b. Las Facultades y Dependencias quedan facultadas para el uso de Fondo fijo
para Caja Chica por la cantidad equivalente al 10 % del total de cada Contratos
y/o Convenios 1/ que suscriben en el marco de la generación de Ingresos
Propios hasta un máximo de S/. 7,000.00. Cada Facultad o Dependencia
mediante Resolución Decanal o Jefatural designará la persona responsable del
uso y control del citado fondo.
c- El Decano queda facultado para aprobar mediante Resolución Decanal un
Fondo de Caja Chica para su sección de posgrado y otras unidades que genere
Recursos Directamente Recaudados, previa opinión favorable de la Oficina
Central de Economía y Finanzas. En cada caso no debe superar el importe de S/.
1,000.00 (Un Mil y 00/100 Nuevos Soles), siempre en cuando cuente con
disponibilidad de fondos y previa priorización y certificación de gasto.
1/ En la solicitud de apertura de Caja Chica del proyecto o convenio se deberá adjuntar
copia del contrato o adenda.
(…)
d. Los documentos que sustentan la rendición de gasto con cargo a los
fondos de Caja Chica se ajustarán a las normas dictadas por el Sistema
Nacional de Tesorería y las Directivas aprobadas por la Universidad.
e. Está terminantemente prohibido la compra de bienes de capital con cargo
al Fondo Fijo para Caja Chica o Encargos. 1/
1/ Consultar al Área de Patrimonio de la OCL sobre el Catálogo de Bienes
Nacionales.
El 18 de febrero del año en
curso,
además
de
estar
publicado en la web de la Oficina
Central de Recursos Humanos,
la
web
de
la
OCEF
(www.ocefuni.org) ha publicado
el Cronograma de Pagos 2015
con la finalidad que nuestros
colaboradores de la universidad
realicen sus gestiones con
anticipación a la fecha límite para
los trámites de pago para las
planillas de Activos y CAS ante la
Oficina Central de Recursos
Humanos.
PAGOS DE QUINTA
 Las dependencias deben realizar con 4 días hábiles de anticipación a la fecha
programada el tramite de certificación y/o ampliación presupuestal.
 Verificar que los saldos de certificación cubran la planilla tramitada.
 En el oficio se debe indicar el número de certificación y la fuente de financiamiento
correcta.
 En los informe de actividades verificar que cumplan con los siguientes datos; Nombre
completo, código, periodo, firmas (original) y VB con sello de responsable de la
dependencia.
 Los informes de actividades tienen que estar ordenados en relación al reporte de la
planilla de la INTRANET. Se va a verificar en Mesa de Partes OCEF.
 Los pagos correspondientes a un mes deben estar integrados todos en una sola planilla.
 Las subvenciones al docente tienen que estar claramente diferenciadas de los pagos al
investigador.
 Los tramites de planilla de quinta se pueden iniciar a partir del primer día útil del mes
siguiente.
PAGOS DE SUBVENCIONES AL ESTUDIANTE
 Las dependencias deben realizar con 4 días hábiles de anticipación a la fecha
programada el tramite de certificación y/o ampliación presupuestal.
 Verificar que los saldos de certificación cubran la subvención tramitada.
 En el oficio se debe indicar el número de certificación y la fuente de financiamiento
correcta.
 En caso de facultades, el tramite de subvención al estudiante debe venir con
Resolución Decanal.
 En los informe verificar que cumplan con los siguientes datos; Nombre completo,
código de alumno, periodo, firmas (original) y VB con sello de responsable de la
dependencia.
 Los informes tienen que estar ordenados en relación al reporte de la planilla de la
INTRANET. Se va a verificar en Mesa de Partes OCEF.
 Los pagos correspondientes a un mes deben estar integrados todos en una sola
planilla.
Año Fiscal 2015 y en Nuevos Soles
1/ Para mayor información consultar al Área de Abastecimiento de la OCL