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EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P.
TÉRMINOS DE REFERENCIA
INVITACIÓN PÚBLICA N° 10287142
OBJETO
PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES DE ETB
CORRESPONDIENTES A LOS ACTIVOS FIJOS, MENOR CUANTÍA Y
LEASING QUE TIENEN BAJO SU RESPONSABILIDAD EL PERSONAL DE
ETB Y EL PERSONAL DE TERCEROS A NIVEL NACIONAL
BOGOTÁ D.C., MARZO DE 2015
NIT 899.999.115-8
http://www.etb.com.co
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CAPITULO I
1.
PRECISIONES A LAS
CONTRACTUALES
1.1.
OBJETO
CONDICIONES
GENERALES
Y
CONDICIONES
La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P. en adelante ETB,
está interesada en recibir ofertas para contratar la “prestación del servicio de
administración de bienes de ETB correspondientes a los activos fijos, menor
cuantía y leasing que tienen bajo su responsabilidad el personal de ETB y el
personal de terceros a nivel nacional”, de conformidad con las condiciones previstas
en el presente documento y en el Manual de Contratación de ETB vigente, el cual debe
ser consultado en la página Web de ETB www.etb.com.co
El alcance está contenido en el capítulo tercero del presente documento.
No se acepta la presentación de ofertas parciales
Los presentes términos de referencia no constituyen oferta mercantil.
1.2.
INVALIDEZ DE INFORMACIONES PREVIAS A ESTA INVITACIÓN
La información contenida en este documento sustituye totalmente aquella que pudiere
haberse suministrado con anterioridad a esta invitación.
1.3.
PUBLICACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
Los términos de referencia serán publicados en la página Web www.etb.com.co el 05 de
Marzo de 2015 a partir de las 2:00 p.m.
Los términos de referencia no tendrán valor
1.4.
CRONOGRAMA DEL PROCESO
El cronograma proyectado para el presente proceso de invitación es el siguiente, sin
perjuicio de lo establecido en el numeral 1.19 de los presentes términos de referencia.
ASUNTO
DIAS
FECHA FINAL
FECHA FINAL
HABILES
Publicación de los términos
de referencia
NIT 899.999.115-8
MARZO 05 DE 2015
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2
Plazo máximo para solicitar
aclaraciones a los términos
de referencia
Plazo para dar respuesta a
todas
las
solicitudes
recibidas
Fecha
y
hora
para
presentación de ofertas
Plazo de evaluación de
ofertas
y
solicitud
de
aclaraciones por
Plazo de negociación
Adjudicación
Elaboración contrato
Suscripción contrato ETB
Suscripción
contrato
proveedor (2 días hábiles)
1.5.
4
MARZO 09 DE 2015
MARZO 12 DE 2015
2
MARZO 13 DE 2015
MARZO 16 DE 2014
MARZO 25 DE 2015 A LAS 10 HORAS
7
MARZO 26 DE 2015
ABRIL 07 DE 2015
7
ABRIL 08 DE 2015
ABRIL 16 DE 2015
5
ABRIL 17 DE 2015
ABRIL 23 DE 2015
4
ABRIL 24 DE 2015
ABRIL 29 DE 2015
2
ABRIL 30 DE 2015
MAYO 04 DE 2015
2
MAYO 05 DE 2015
MAYO 06 DE 2015
ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD DE INFORMACIÓN
Bajo la presente invitación pública los participantes deberán suscribir un acuerdo de
confidencialidad protegiendo la información (Anexo No. 4) con la presentación de la
oferta.
Para el caso en que se presenten ofertas en Unión Temporal o Consorcios, todos los
participantes deberán suscribir el acuerdo de confidencialidad de información.
El acuerdo de confidencialidad suscrito se hará extensivo a las posibles modificaciones o
adiciones al capítulo técnico y/o sus anexos.
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1.6.
ACLARACIONES O MODIFICACIONES DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA.
Podrá requerirse aclaraciones o modificaciones respecto del contenido de este
documento, mediante solicitud escrita dirigida a la Gerencia de Abastecimiento, a la
cuenta de correo electrónico [email protected] dentro de los 4 días hábiles
siguientes a la fecha de publicación de los términos de referencia en la página
www.etb.com.co
ETB
publicará las respuestas a las solicitudes recibidas, en la página web
www.etb.com.co, dentro de los 2 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo previsto
en el párrafo anterior.
Las modificaciones a los términos de referencia se expedirán mediante Adenda y se
publicarán en la página www.etb.com.co.
1.7.
INSCRIPCIÓN DE PROVEEDORES
Será requisito para celebrar el contrato que resulte de la presente invitación, la
inscripción en la base de datos de proveedores de ETB. Los requisitos de inscripción se
pueden consultar en la página Web www.etb.com.co.
El oferente que no esté inscrito como proveedor, deberá diligenciar el Formato “Datos
básicos proveedor Nacional” o “Datos básicos Proveedor Extranjero” que se adjunta como
Anexo No. 2 del presente capítulo.
Dentro de los 2 días siguientes a la comunicación de adjudicación, el adjudicatario que no
esté inscrito, deberá allegar los documentos restantes que se requieran para su
inscripción. De no cumplir con el presente requisito, ETB podrá hacer efectiva la garantía
de seriedad de oferta.
En cualquier caso, todo cambio que se produzca respecto de la sociedad, con
posterioridad a la presentación de los documentos entregados con la oferta, deberá ser
reportado a la Gerencia de Abastecimiento de Bienes y Servicios de ETB, anexando los
documentos que lo acrediten.
1.8. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
Para garantizar la seriedad de la oferta, es necesario constituir a favor de la Empresa de
Telecomunicaciones de Bogotá S.A. E.S.P., una garantía de seriedad de oferta, expedida
por Entidad Bancaria o Compañía de Seguros legalmente autorizada para funcionar en
Colombia, en favor de particulares, por un valor asegurado del 20% del precio de su
oferta, antes de IVA.
La garantía de seriedad deberá constituirse en la respectiva moneda de cotización y
debe acompañarse de las condiciones generales del contrato de seguro a favor de
particulares, así como del recibo o certificación de pago de prima. Estos
documentos deben presentarse en original y suscritos por el representante legal.
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La garantía debe estar vigente por un periodo de 2 meses a partir de la fecha indicada
para la presentación de ofertas. Cuando los plazos establecidos en el presente
documento sean prorrogados, el oferente se obliga a ampliar la vigencia de la póliza hasta
la fecha a la cual se desplaza la firma del contrato.
Cuando la garantía no se acompañe a la oferta, no esté debidamente constituida o no se
anexe el comprobante de pago de la prima, ETB requerirá al proveedor para que subsane
los documentos respectivos dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo de la
comunicación en tal sentido. Si no se atiende el requerimiento, la oferta será descartada.
1.9.
FORMULACIÓN DE LA PROPUESTA
Podrán participar en el proceso de invitación las personas consideradas legalmente
capaces, los consorcios y uniones temporales o cualquier forma de asociación legalmente
válida bajo las leyes colombianas, teniendo en cuenta lo siguiente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
El oferente persona natural, el representante legal o apoderado debidamente
facultado de la sociedad oferente o el representante de la unión temporal,
consorcio o asociación, según el caso, debe diligenciar el Anexo Nº 1 del presente
capítulo, el cual debe suscribirse por el oferente o por quien actúe en nombre y
representación debidamente facultado. Dicho anexo no podrá ser modificado
por el oferente.
La oferta deberá ser presentada en idioma castellano. En todo caso, todos los
documentos y certificaciones emitidos en idioma diferente al castellano, deberán
ser presentados en su idioma original y traducidos al castellano, con excepción de
los manuales y documentación técnica, los cuales podrán ser presentados en
inglés.
Si el Oferente no da respuesta punto a punto a cada uno de los numerales de los
términos de referencia, se entenderán por aceptados. Cuando un numeral exija
suministro de información adicional o documentos, éstos se deberán anexar
indicando la ubicación dentro de la oferta.
El oferente deberá diligenciar la totalidad de los anexos que sean
proporcionados por ETB.
Presentada la Oferta no se permitirá el retiro de los documentos escritos o en
medio digital aportados, o su posterior incorporación, salvo que hayan sido
expresamente requeridos por ETB. Si hubiese enmendaduras, únicamente serán
consideradas si vienen expresamente refrendadas.
El Oferente deberá acreditar el cumplimiento y pago al día de requisitos legales en
seguridad social, aportes parafiscales y salud ocupacional o equivalentes mediante
certificación suscrita por el revisor fiscal o contador público, acompañada de la
tarjeta profesional del mismo.
No podrán participar en el proceso de invitación las personas jurídicas o naturales que
directa o indirectamente haya participado en el diseño o estructuración del presente
proceso bien sea directamente o a través de tercero.
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1.9.1.
CAPACIDAD, EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
Los oferentes deberán tener en cuenta que es parte del estudio jurídico de las ofertas,
la revisión y verificación de los documentos que acreditan la existencia, objeto,
capacidad y representación legal de la sociedad, razón por la cual deberán adjuntarlos
a la oferta en caso que éstos no obren actualizados dentro de la Base de Datos de
Proveedores de ETB.
Para el efecto, el oferente deberá tener en cuenta que tratándose de personas jurídicas
nacionales y extranjeras oferentes o integrantes de un oferente (en el caso de propuestas
conjuntas o en asociación) cada una de ellas deberá acreditar la existencia, objeto,
capacidad y representación legal de la sociedad, razón por la cual, deberá acreditar que:
a) Su objeto social le permite presentar la oferta y celebrar el Contrato.
b) Su duración contada a partir de la fecha del recibo de ofertas del presente proceso
de invitación, no es inferior al plazo de ejecución del contrato y 1 año más. Si fuere
inferior, esa circunstancia se podrá subsanar dentro del plazo que ETB indique.
c) Actúan a través de un representante legal o apoderado debidamente facultado
para actuar en su nombre y representación y para comprometerlas en la
presentación de la oferta, la celebración y ejecución del contrato.
En caso que se encuentren limitaciones a las facultades del representante legal o
apoderado de la persona jurídica para presentar la propuesta o para celebrar el
contrato, se deberá anexar a la propuesta el acta donde conste la decisión del
órgano social competente que autorice la presentación de la misma y la suscripción
del contrato.
Si conforme a la ley la ejecución de la actividad objeto de contratación a través del
proceso de invitación demandare determinada habilitación legal, al momento de
presentación de la propuesta se deberá contar con la misma.
1.9.1.1.
PERSONAS JURÍDICAS COLOMBIANAS Y EXTRANJERAS
Las personas jurídicas colombianas, y las sucursales en Colombia de personas jurídicas
extranjeras deberán adjuntar a la propuesta un certificado de existencia y representación
legal, expedido por Cámara de Comercio dentro de los 30 días anteriores a la fecha de
recibo de ofertas del proceso de invitación, en caso de prórroga del recibo de ofertas del
presente proceso, se tendrá validez con respecto al certificado la primera fecha de recibo
de ofertas.
El oferente extranjero para la ejecución del contrato requiere tener constituida una
sucursal en Colombia de conformidad con el artículo 263 del Código de Comercio y las
demás normas legales vigentes concordantes. Si al momento de presentar oferta, la
sucursal está constituida, el oferente deberá acreditarla mediante un certificado actual
expedido por la Cámara de Comercio donde se encuentra inscrita la sucursal y podrá
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presentar su oferta a través del apoderado de la sucursal.
De no tener sucursal establecida en Colombia y en todo caso, requerida para la ejecución
del contrato de acuerdo con la norma antes citada, con la presentación de su oferta se
obliga a acreditarla dentro de los 15 días siguientes a la comunicación de ETB de la
adjudicación, adjuntando los soportes de dicha inscripción. En éste caso, para efectos de
la evaluación jurídica de la oferta, el oferente extranjero deberá adjuntar el certificado
expedido por la respectiva Entidad o Autoridad Competente en su país de origen, dentro
de los 30 días anteriores a la fecha de recibo de ofertas, el cual, según el caso, podrá ser
Certificado de incorporación, Certificate of Goodstanding, certifícate of status para limited
liability partnerships or general partnerships, de acuerdo al Estado en donde se encuentre
constituida la sociedad, teniendo en cuenta que cada País cuenta con una regulación de
sociedades diferente. Dichos documentos deben ser traducidos al castellano.
Adicionalmente, teniendo en cuenta que no en todos los países existen oficinas de
registro mercantil ni homólogos al certificado de existencia y representación legal con la
misma estructura del colombiano, es posible allegar poderes o actas de los órganos de
administración o decisión de la sociedad en donde se pueda establecer la capacidad de la
persona natural para obligar a la compañía. Dichos documentos deben ser traducidos al
castellano.
En caso de resultar adjudicataria la sociedad extranjera a través de su sucursal en
Colombia, se entenderá que el contrato se celebrará con la sociedad extranjera (persona
jurídica) a través de su sucursal (establecimiento de comercio).
En cualquier caso, todo cambio que se produzca respecto de la sociedad, con
posterioridad a la presentación de los documentos antes mencionados, deberá ser
reportado a la Gerencia de Abastecimiento de ETB, anexando los documentos que lo
acrediten.
1.8.2. Ofertas presentadas en asociación
ETB acepta la presentación de ofertas en consorcio, unión temporal o cualquier otra clase
de asociación, caso en el cual deberá cumplir con los siguientes requisitos:
a) Presentar documento que indique:
-
-
Personas integrantes de la asociación
Tipo de Asociación
Obligaciones – actividades a cargo de cada uno de los asociados en la
ejecución del contrato, las cuales no podrán ser modificadas sin el
consentimiento previo de ETB.
Porcentaje de participación el cual debe ser acorde con lo anterior.
Designación de la persona que, para todos los efectos representará a la
asociación, con facultades amplias y suficientes para obligar a todos sus
integrantes en la presentación y negociación de la oferta, suscripción y
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-
ejecución del contrato, así como judicial y extrajudicialmente. El representante
designado deberá manifestar su aceptación.
La duración de la asociación conformada deberá ser mínimo por el lapso
comprendido entre el recibo de ofertas del proceso de invitación y la
liquidación del contrato. Lo anterior, sin perjuicio de que con posterioridad, los
integrantes del oferente conjunto estén llamados a responder por hechos u
omisiones ocurridos dentro de la ejecución del contrato.
b) En todo caso, los asociados responden en forma solidaria frente a ETB por la
presentación de la oferta, la suscripción del contrato y su ejecución.
c) De conformidad con el literal anterior y en atención al régimen jurídico de ETB, las
sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta
presentada por la unión temporal o consorcio NO se aplicarán en proporción al
porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del mismo como lo
dispone la Ley 80 del 93 para Uniones Temporales y Consorcios (esta
normatividad no rige para ETB); sino que por el contrario, se establece la
solidaridad de los integrantes del consorcio o unión temporal sin excepción, como
se explica a continuación:
ETB no es parte del acuerdo de consorcio, unión temporal o cualquier asociación, y en
consecuencia no contrae obligaciones respecto de las estipulaciones en él contenidas.
Estas figuras son propias de la Ley 80 de 1993 ordenamiento al cual no está sometida la
Empresa, por cuanto por expresa disposición del artículo 55 de la Ley 1341 de 2009, en
su calidad de proveedora de TIC´s sus actos y contratos, incluidos los relativos a su
régimen laboral y las operaciones de crédito, cualquiera que sea su naturaleza, sin
importar la composición de su capital, se regirán por las normas del Derecho Privado.
En consecuencia, sin perjuicio de las estipulaciones que convengan los miembros del
consorcio o unión temporal sobre la forma de asumir entre sí las sanciones en caso de
incumplimiento del contrato que llegare a celebrarse, ETB no las aplica de acuerdo con la
participación de cada uno de los asociados, pues incluso en este aspecto la
responsabilidad es solidaria.
Si alguno de los integrantes de la asociación no ha sido registrado como proveedor de
ETB, deberá presentar los documentos de que trata el numeral 1.10 de inscripción de
proveedores para su respectiva inscripción de forma previa a la suscripción del contrato.
La garantía de seriedad de oferta debe ser tomada por todas y cada una de las personas
que integran la asociación.
1.10. LUGAR, FECHA Y FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS
Las ofertas se recibirán en la Gerencia de Abastecimiento de ETB, ubicada en la Cra. 7 Nº
20-99 Piso 2 el 25 DE MARZO DE 2015 A LAS 10 HORAS en los términos del artículo
829 del Código de Comercio.
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Con la presentación de la oferta, se entenderá la aceptación del oferente a las
condiciones contenidas en los presentes términos de referencia, en el manual de
contratación de ETB y en los demás documentos que forman parte de los mismos,
como los anexos.
La oferta deberá presentarse por escrito en sobre cerrado y/o sellado en original y una
copia del mismo tenor, identificados bajo el título y número de la invitación, indicando si
se trata de original o copia, a su vez cada sobre deberá contener 3 paquetes en forma
separada con la información jurídica, económica y técnica. Las hojas deben estar foliadas
en forma consecutiva tanto en el original como en las copias.
La oferta se organizará mediante un índice que contenga una relación de todos los
capítulos, formatos y anexos que lo conforman, señalando el número de página donde se
localizan. Además, el oferente deberá incluir en el paquete correspondiente una copia en
medio digital de la información técnica de la oferta en formato no re-escribible
debidamente rotulado, así como una copia en medio digital de la información financiera. El
documento en medio digital debe tener en su índice enlaces o hipervínculos que faciliten
su revisión. En caso de contradicción entre la información contenida en la copia del
medio digital y la copia física, prevalecerá la información de la copia física.
Los 6 paquetes sellados y rotulados deberán contener en la parte superior la razón social
y el NIT del oferente. En caso de presentarse ofertas en asociación deberá incluirse la
razón social y el NIT de cada uno de los integrantes de dicha asociación.
ETB podrá entregar a un oferente información acerca de las demás ofertas presentadas,
luego de surtida la etapa de negociación, salvo que de manera expresa se haya señalado
en la oferta que se trata de información confidencial, que ésta tenga, de acuerdo con la
legislación vigente, dicho carácter o que se haya entregado separada y debidamente
marcada como tal.
Una vez surtida la etapa de negociación descrita en el numeral 1.15 del presente
documento, ETB podrá entregar a un oferente información acerca de las demás ofertas
presentadas, salvo que de manera expresa se haya señalado en la oferta que se trata de
información confidencial, que ésta tenga de acuerdo con la legislación vigente dicho
carácter o que se haya entregado separada y debidamente marcada como tal.
ETB sólo acepta la presentación de una oferta por cada oferente. En el caso que
una misma persona presente más de una oferta, ya sea a título individual o como
miembro de un consorcio o unión temporal, sólo será evaluada la oferta que se
haya presentado en primer lugar dentro del término fijado en el presente
documento, de acuerdo con el registro de recepción de ofertas.
1.11. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS
Durante la etapa de evaluación de las ofertas, ETB podrá solicitar al oferente vía correo
electrónico, las aclaraciones y explicaciones que estime necesarias, sin que haya lugar a
que éste pueda modificar las condiciones de su oferta.
El oferente deberá responder dentro los 2 días hábiles siguientes al recibo de la
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comunicación
en
tal
sentido,
[email protected]
vía
correo
electrónico
dirigido
a
Las respuestas a las aclaraciones deberán estar firmadas por el representante legal o
apoderado debidamente acreditado (firma escaneada o firma digitalizada).
ETB realizará el estudio de las ofertas dentro de los 7 días hábiles siguientes a su recibo.
En los casos en que la oferta no esté acompañada de todos los documentos exigidos
necesarios para la evaluación jurídica, técnica o financiera, o deba corregirse o aclararse
alguno de los aportados, se requerirá por escrito al oferente para que en el plazo que se
indique, lo allegue o corrija. Si no lo hiciere dentro del término establecido, la oferta será
descartada. En ningún caso podrá el oferente mejorar la oferta.
1.12. PROPUESTAS ALTERNATIVAS
ETB no acepta propuestas que impliquen alternativas jurídicas, técnicas, económicas o
financieras a las establecidas en los presentes Términos de Referencia.
La propuesta alternativa adicional a la propuesta básica no será objeto de consideración
por ETB.
1.13. CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA
De acuerdo con lo establecido en el Manual de Contratación de ETB, la oferta será
rechazada en los siguientes casos:
a) Cuando el oferente haya entregado extemporáneamente la oferta.
b) Cuando el oferente o uno de sus integrantes se halle incurso en una de las
causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución Política y
la Ley. Cuando la inhabilidad sobrevenga en un oferente, se entenderá que
renuncia a participar en el proceso de selección y los derechos surgidos del
mismo.
c) Cuando el oferente no subsane los documentos dentro del plazo señalado para tal
efecto.
d) Cuando sólo se presente propuesta alternativa.
e) Cuando la propuesta se presente sometida al cumplimiento de cualquier
condición o modalidad para la adjudicación.
f) Falta de veracidad en la información suministrada por el oferente.
1.14. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN
Se entenderá aceptado por el oferente con la presentación de la oferta un compromiso
anticorrupción que hará parte del Anexo 1, con base en las siguientes consideraciones:
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a) Que es interés del oferente apoyar la acción de ETB para fortalecer la
transparencia en sus procesos de contratación y la responsabilidad de rendir
cuentas.
b) Que el oferente es consciente de que el aseguramiento de la transparencia en los
procesos contractuales redunda no sólo en beneficio de ETB, sino de los propios
participantes, en cuanto garantiza que la adjudicación del contrato se hará a la
oferta que ofrezca las mejores condiciones.
c) Que conoce a cabalidad el Manual de Contratación de ETB.
d) Que como oferente estima conveniente la formulación de un pacto explícito en
cuanto al acatamiento de las normas jurídicas y éticas que deben regir los
procesos contractuales.
1.15. INTERPRETACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
El oferente asume toda responsabilidad por consultar y analizar los términos de
referencia, las adendas y aclaraciones a los mismos.
Los términos de referencia deben ser interpretados como un todo y sus disposiciones no
deben ser entendidas de manera separada.
Los títulos utilizados en los términos de referencia sirven sólo para identificar textos y no
afectarán la interpretación de los mismos.
Los plazos establecidos en los términos de referencia se entenderán como días hábiles,
salvo indicación expresa en contrario. Para estos efectos el día sábado no se considera
hábil.
Todas las deducciones, errores y omisiones que realice o en que incurra el oferente con
base en su propia información, interpretación, análisis o conclusiones respecto de los
términos de referencia, son por su exclusiva cuenta. Por tanto, ETB no asume
responsabilidad alguna por tal información, interpretación, análisis o conclusiones.
Con la presentación de la oferta, se entiende que el oferente conoce la naturaleza del
contrato que llegare a suscribirse, su objeto, costo y tiempo de ejecución, así mismo, que
formuló su oferta de manera libre, seria, precisa y coherente.
1.16. NEGOCIACIÓN
Con todos los oferentes cuya oferta haya resultado hábil, luego del estudio jurídico,
económico y técnico, ETB podrá adelantar una etapa de negociación en forma presencial
o no presencial, dentro de los 7 días hábiles siguientes al vencimiento de la etapa de
evaluación de ofertas, con el propósito de obtener ventajas económicas o competitivas,
plazo en el cual se estudiarán las contraofertas si a ello hubiere lugar, evento que será
comunicado previamente a los oferentes participantes indicando el lugar, la fecha y la
hora, así como las correcciones aritméticas realizadas a su oferta.
A la negociación únicamente podrán asistir el representante legal del oferente o su
apoderado debidamente facultado para adoptar decisiones y máximo 3 personas más.
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Las contraofertas deben ser entregadas en sobre cerrado, en la Gerencia de
Abastecimiento de Bienes y Servicios, en medio impreso y digital [CD], diligenciando los
mismos anexos financieros de la oferta inicial.
No se admitirán contraofertas que contengan precios unitarios superiores a los ofertados
inicialmente o en la contraoferta anterior, aún cuando el valor total de oferta fuere inferior.
En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el precio unitario respectivo, con
base en la oferta inicial ó contraoferta anterior y como producto de ello efectuará la
corrección del precio total de la oferta.
El líder del Equipo de Compras de la Gerencia de Abastecimiento dejará constancia de
las contraofertas recibidas, con el nombre del oferente, fecha y hora de recibo y las
remitirá para el estudio al Equipo de Estudios Económicos de la Gerencia de Planeación
Financiera de la Vicepresidencia Financiera.
Si al finalizar la negociación, se presenta un empate en el mejor puntaje, se
solicitará a los oferentes empatados una nueva contraoferta económica.
1.17. ADJUDICACIÓN
ETB podrá abstenerse de adjudicar si existen razones que así lo justifiquen. Si opta por la
adjudicación, ésta se realizará dentro de los 5 días hábiles siguientes a la etapa de
negociación.
La adjudicación se realizará a la oferta que obtenga el mayor puntaje económico.
En el evento de empate, se solicitará a los oferentes empatados presentar una nueva
contraoferta económica.
La decisión sobre la adjudicación se comunicará al adjudicatario y a los no favorecidos
dentro de los 2 días hábiles siguientes al recibo de la misma en la Gerencia de
Abastecimiento.
1.18. ELABORACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO
El contrato deberá suscribirse dentro de los 8 días hábiles siguientes al recibo por el
Sistema de Gestión Contractual de la comunicación de adjudicación en el equipo jurídico,
plazo que se distribuirá así: (i) Para su elaboración: 4 días hábiles, (ii) Para firma por
parte del apoderado de ETB, 2 días hábiles. (iii) Para su suscripción por parte del
contratista, 2 días hábiles siguientes al recibo de la comunicación que le curse el Equipo
de Compras Administrativas de la Gerencia Abastecimiento de ETB.
Para la celebración del contrato y sus modificaciones, el oferente adjudicatario, sea
sociedad colombiana o sucursal en Colombia de sociedad extranjera, deberá tener
vigente la matricula mercantil de acuerdo con el certificado de existencia y representación
legal aportado emitido por la respectiva cámara de comercio del domicilio, en el que
conste que ha cumplido con la obligación legal de renovar su matrícula mercantil de
acuerdo con los plazos previstos por dicha Entidad.
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1.19. PRÓRROGAS
Los plazos establecidos en el presente capítulo podrán ser prorrogados antes de su
vencimiento por el tiempo que ETB considere conveniente. Para el cómputo de los
mismos, el sábado se considera día no hábil.
1.20. CONDICIONES CONTRACTUALES
Las condiciones generales de ejecución contractual serán entre otras las que se enuncian
a continuación:
1.20.1. Plazo de ejecución del contrato
El plazo de ejecución del contrato será de 12 meses, contados a partir de la orden escrita
de inicio del mismo, previa aprobación de los certificados de seguros respecto de los
riesgos de cumplimiento, responsabilidad civil extracontractual, salarios y prestaciones
sociales e indemnizaciones laborales y todo riesgo.
1.20.2. Garantía Contractual
El Contratista deberá amparar los siguientes riesgos:
I.
Cumplimiento: Por un valor asegurado equivalente al 20% del precio del contrato
antes de IVA, vigente desde su suscripción hasta su liquidación.
II.
Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones Laborales: Por un valor
asegurado equivalente al 5% del precio de los servicios antes de IVA, vigente el
plazo de ejecución del contrato y 3 años más.
III.
Responsabilidad Civil Extra Contractual: Por un valor asegurado del 30% del
precio del contrato antes de IVA, vigente desde la suscripción del contrato hasta su
liquidación, sin perjuicio de las acciones que pueda iniciar ETB contra el
CONTRATISTA por los daños que no se hallen cubiertos por este amparo y las que
instauren los terceros en su contra.
IV.
Todo Riesgo: Que ampare los bienes y equipos entregados por ETB contra los
riesgos de Sustracción con y sin violencia, Corriente débil, Actos Mal Intencionados
de Terceros, Sabotaje, Terrorismo e Incendio, con cobertura adicional de Montaje y
desmontaje, movilizaciones, con un vigencia igual a la del contrato, y el valor
asegurado debe corresponder al valor total de los bienes. El deducible no debe ser
superior al 10% del valor de la pérdida sin aplicación de mínimo. En caso de pérdida
el contratista deberá asumir el deducible. El Beneficiario de la póliza todo riesgo
debe ser ETB S.A. E.S.P. En el evento que el contratista cuente con una póliza
de todo riesgo para el giro normal de sus operaciones con el cubrimiento aquí
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exigido, se aceptará la certificación expedida en aplicación de esa póliza, en la
que se evidencien estas coberturas.
De acuerdo con lo previsto en las “Políticas Financieras de Contratación” emitidas por la
Vicepresidencia Financiera y Administrativa de ETB, en atención a la magnitud de los
riesgos de ETB, se implementó un esquema de aseguramiento que le permite en su
condición de tomador de las pólizas, garantizar su actividad contractual y la
responsabilidad frente a terceros, originada en las actuaciones de sus contratistas.
Resultado de lo anterior, la Vicepresidencia Financiera y Administrativa de ETB ha
suscrito convenios en virtud del cual los contratistas que suscriban contratos con ETB a
partir de junio de 2008, deben adherirse a las pólizas de Cumplimiento y Responsabilidad
Civil Extracontractual contratadas por ETB.
Conforme con lo anterior, para la obtención de los primeros certificados de seguro, el
CONTRATISTA deberá, en virtud de las Alianzas suscritas por ETB con MAPFRE y
LIBERTY SEGUROS, obtenerlos con alguna de dichas aseguradoras, dentro de los 3 días
hábiles siguientes a la entrega del contrato firmado, en la Unidad de Expedición del
Asegurador y el Intermediario ubicada en la Carrera 7 No. 20-99 piso 2º, Área de Riesgos
y Seguros, para su vinculación como cliente y la asignación inicial de cupo de seguro,
aportando los documentos relacionados en el literal A del “INSTRUCTIVO PARA LA
EXPEDICIÓN DE GARANTÍAS DE CUMPLIMIENTO Y DE RESPONSABILIDAD CIVIL
EXTRACONTRACTUAL”, que puede consultar en la página web www.etb.com.co, o
consultar directamente con el Equipo de Seguros de la Vicepresidencia Financiera y
Administrativa de ETB.
Dentro de los 2 días hábiles siguientes a la comunicación al contratista de la asignación
del cupo de seguro, deberá remitir los documentos señalados en el numeral C del
mencionado Instructivo. Si ya tiene asignado el cupo, teniendo en cuenta que dicho
trámite aplica para el primer contrato en el que se haya vinculado al proveedor, los
posteriores certificados de seguro deberán solicitarse dentro de los 2 días hábiles
siguientes a la entrega del contrato firmado, en la Unidad de Expedición del Asegurador y
el Intermediario en ETB, y posteriormente, ETB informará en cualquiera de estos eventos
al Contratista para que realice el pago de la prima respectiva.
En el evento que el CONTRATISTA no pague la prima, la Unidad de Expedición de la
Aseguradora y el Intermediario reportará el caso, con el fin que ETB pague la prima y a
través del supervisor del contrato descuente su monto al CONTRATISTA de las sumas
que le adeude a éste por cualquier concepto. De no ser posible el descuento total o
parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que ETB indique el valor o el
saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse
con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su
constitución en mora. El CONTRATISTA acepta que ETB realice el respectivo descuento
o compensación. Para efectos del cobro de estas penas el contrato prestará merito
ejecutivo lo cual entiende y acepta el contratista con la suscripción del mismo.
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En el evento que la Aseguradora, en desarrollo de sus políticas de suscripción, se
abstenga de emitir certificados de seguros al CONTRATISTA, éste podrá constituir las
pólizas de seguros en cualquier compañía de seguro Autorizada por la Superintendencia
Financiera para funcionar en Colombia ó para presentar garantía bancaria expedida por
banco que tenga operaciones autorizadas en Colombia
Las garantías deberán constituirse en la respectiva moneda de cotización (parte en
dólares y parte en pesos) y acompañarse de las condiciones generales del contrato de
seguro.
En todo caso, se deberán reponer los valores asegurados cuando éstos se vean
afectados por razón de siniestros.
Los certificados de seguro que llegaren a requerirse en caso de modificación del contrato,
deberán obtenerse dentro de los 2 días hábiles siguientes al del respectivo acuerdo.
1.20.3. Multas
Si hay retardo en el cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones, pagará el Contratista
una multa equivalente al 1.5% del precio de la parte incumplida por cada semana de
atraso o proporcional por fracción, sin perjuicio de la aplicación de la cláusula penal
pecuniaria. En todo caso, el valor total de las multas no excederá el 30% del valor total del
contrato.
ETB emitirá cuenta de cobro con el valor correspondiente y podrá descontar el valor de
las multas de las sumas que le adeude al contratista por cualquier concepto. De no ser
posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a consignar en la cuenta que
ETB indique el valor o el saldo no descontado dentro del plazo que se señale en la cuenta
de cobro que se le curse con tal fin. El contratista renuncia expresamente a todo
requerimiento para efectos de su constitución en mora.
1.20.4. Cláusula penal pecuniaria
En caso de incumplimiento total o definitivo de cualquiera de las obligaciones del
contratista, se genera a su cargo el pago de una cláusula penal pecuniaria cuyo monto
será del 30% del valor del contrato. La pena no exime al contratista del cumplimiento de la
obligación principal, ni del pago de los perjuicios que superen el valor de este porcentaje
en los términos del artículo 1594 del Código de Civil y demás normas concordantes.
ETB emitirá cuenta de cobro con el valor correspondiente y podrá descontar el valor de la
cláusula penal pecuniaria de las sumas que le adeude al contratista por cualquier
concepto. De no ser posible el descuento total o parcial, el contratista se obliga a
consignar en la cuenta que ETB le indique el valor o el saldo no descontado dentro del
plazo que se señale en la cuenta de cobro que se le curse con tal fin. El contratista
renuncia expresamente a todo requerimiento para efectos de su constitución en mora.
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1.20.5. Cumplimiento de requisitos legales
parafiscales y salud ocupacional
en
seguridad
social,
aportes
El contratista deberá dar cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con el
pago de las obligaciones laborales y afiliación al Sistema de Seguridad Social:
Administradora de Riesgos laborales (ARL), Entidad Prestadora de Salud (EPS) y
Administradora de Fondo de Pensiones (AFP) y aportes parafiscales en relación con el
personal que ocupe para la ejecución del contrato, inclusive subcontratistas personas
naturales o jurídicas.
Como requisito para el trámite de las actas de recibo que sean base para el pago el
contratista deberá presentar ante el supervisor del contrato dentro de los primeros 15 días
hábiles de cada mes, certificación de revisor fiscal o contador público, según el caso, en la
que conste los pagos de las obligaciones laborales y los aportes a la ARP, EPS y AFP,
parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación) cuando a éstos haya lugar, o en su
defecto, entregar al supervisor del contrato dentro del mismo plazo fotocopia de los
formularios de afiliación y pago a las mencionadas entidades.
1.20.6. Acuerdo de buenas prácticas y responsabilidad corporativa
El oferente deberá suscribir el Acuerdo de Buenas Prácticas y Responsabilidad
Corporativa como requisito para suscribir el contrato, el cual hace parte del presente
documento como Anexo No. 3
1.20.7. Propiedad intelectual
ETB no se hace responsable del empleo por parte del CONTRATISTA de patentes,
marcas y sistemas de trabajo, modelo de servicios, diseño industrial, software, derecho de
autor, secreto comercial, entre otros, para el diseño y fabricación de los bienes o
prestación del servicio contratado. En caso de reclamación por uso o violación al régimen
de propiedad intelectual, el CONTRATISTA asumirá totalmente la responsabilidad, para lo
cual: a) ETB deberá comunicar por escrito al CONTRATISTA sobre los litigios o acciones
que un tercero haya iniciado en su contra. b) ETB deberá permitir al CONTRATISTA tener
autonomía legal sobre el litigio y las formas de solución. c) ETB proporcionará la
información que tenga a su disposición, que no tenga carácter reservado y que sea
necesaria para la defensa de los intereses del CONTRATISTA.
1.20.8. Confidencialidad de la información
Igualmente, se obliga a que la información que se le suministre durante el desarrollo del
contrato, y que esté marcada como confidencial, sea manejada como tal y sólo podrá ser
utilizada para su debida ejecución. La violación de la confidencialidad o el uso indebido de
la información dará lugar a que se cause el derecho de reclamar indemnización por la
parte perjudicada. En consecuencia, no podrá entregar, comunicar, copiar o dejar conocer
de extraños o de personas no autorizadas, la información a que se refiere esta previsión.
No se considerará violación de la confidencialidad cuando la información deba ser
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entregada a autoridad competente por solicitud de parte, o cuando sea de conocimiento
público.
1.20.9. Terminación del contrato
El contrato que llegue a suscribirse terminará por las causales legales o por las
siguientes: (i) Por mutuo acuerdo. (ii) Unilateralmente por ETB, en cualquier tiempo,
dando aviso al contratista con una antelación mínima de 30 días calendario, sin que por
esto haya lugar a indemnización alguna. ETB pagará únicamente al Contratista las sumas
correspondientes a los servicios suministrados.
1.20.10. Exclusión de la relación laboral
No se constituye vínculo laboral alguno entre ETB y el personal que el CONTRATISTA
ocupe para el cumplimiento del objeto contractual. Éste dispone de autonomía y libertad
técnica, administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único
responsable por la vinculación del personal, la cual realizará en su propio nombre, por su
cuenta y riesgo, sin que ETB adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos
que aquel ejecute o celebre
EL CONTRATISTA, en desarrollo de su autonomía técnica y administrativa, por su propia
cuenta y riesgo, es quien realiza el proceso de selección del personal idóneo que le
colaborará en la ejecución del objeto contratado, por lo tanto, se obliga a:
a) Realizar el proceso de inducción, capacitación, dotación y entrenamiento
necesario del personal de conformidad con el objeto del contrato, en el caso
que aplique de acuerdo al alcance del objeto del contrato a celebrar.
b) Contar con un programa de seguridad y salud en el trabajo acorde con los
riesgos de las labores ejecutadas por el personal a su servicio y de
conformidad con las obligaciones legales a su cargo.
c) Propender por la concientización sobre seguridad e higiene en el trabajo de
su personal.
d) Afiliar a sus trabajadores a los Sistemas de Salud, Pensiones y Riesgos
Laborales, obligándose además a cotizar oportunamente a las entidades
administradoras del Sistema de Seguridad Social Integral correspondientes,
de conformidad con lo establecido en las normas vigentes sobre la materia;
e) Exigir al personal no vinculado mediante contrato de trabajo, su afiliación y
aportes mensuales a los Sistemas de Salud y Pensiones establecidos en la
normas vigentes sobre la materia
EL CONTRATISTA se obliga a suministrar durante la vigencia del contrato, así como
durante los 3 años siguientes a la terminación y/o liquidación del mismo en el caso que
aplique, toda la información que ETB requiera con relación al cumplimiento de las
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obligaciones legales previstas a su cargo en materia de seguridad social, aportes
parafiscales y salud ocupacional del personal que ocupe en Colombia para la ejecución
del contrato, inclusive subcontratistas personas naturales o jurídicas.
1.20.11. Organización técnica y capacidad operativa del contratista
El contratista deberá contar en Colombia durante la ejecución del contrato, con una
organización técnica permanente que le permita atender y cumplir en forma autónoma y
oportuna el desarrollo de las actividades contractuales, así como asistir a ETB en la
solución de problemas que se puedan presentar, de tal forma que se garantice el
cumplimiento del cronograma establecido, de acuerdo con las condiciones de orden
técnico estipuladas, utilizando para el efecto recursos humano y técnico adecuados
incluyendo grupos de soporte debidamente capacitados.
1.20.12. Cumplimiento de las normas sobre gestión ambiental
El CONTRATISTA deberá dar estricto cumplimiento a las normas legales vigentes sobre
gestión ambiental. En virtud de lo anterior le corresponde, entre otras obligaciones,
realizar las actividades relativas a identificar, analizar y evaluar peligros, a gestionar y
controlar los riesgos, a mitigar, corregir o compensar los impactos y efectos ambientales
que puedan afectar a las personas, propiedades o medio ambiente.
ETB podrá verificar su cumplimiento durante la ejecución del contrato, para cuyo efecto el
contratista le suministrará la información correspondiente.
1.20.13. Habeas Data
Teniendo en cuenta que para la debida ejecución del contrato, el CONTRATISTA deberá
acceder y consultar las bases de datos de ETB y proveedores, previos los permisos
concedidos para el efecto, el CONTRATISTA se obliga a disponer los medios necesarios
para observar , cumplir e instruir a sus trabajadores sobre los principios de administración
de datos de terceros, tales como: veracidad, finalidad, acceso y circulación restringida,
temporalidad, seguridad, confidencialidad, libertad y transparencia, conforme con lo
establecido en la Ley 1266 de 2008, Ley1581 de 2012 reglamentada parcialmente por el
Decreto Nacional 1377 de 2013, la Resolución 3066 de la CRC, y demás normas que las
modifiquen, adicionen o sustituyan.
Para los mismos efectos, con la presentación de la oferta se entiende dada la aceptación
del OFERENTE, en caso de resultar adjudicatario, a adherirse a la política de seguridad
que tiene adoptada ETB para el manejo de la información y la de datos de terceros, la
cual se obliga a conocer y cumplir, así como instruir al personal que ocupe para la
ejecución del contrato, independientemente de la forma de vinculación del mismo, sobre
la obligatoriedad de su cumplimiento.
Dicha política debe ser consultada en la página web de ETB www.etb.com.co la cual se
localiza en dicha página en la Zona de Contrataciones/Condiciones Generales y el Manual
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de Contratación de ETB.
1.20.14. Liquidación del Contrato
El contrato se liquidará por las partes dentro de los 3 meses siguientes a su terminación.
1.20.15. Domicilio
Para todos los efectos, el domicilio contractual será Bogotá D.C.
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ANEXO 1
CARTA DE PRESENTACIÓN DE OFERTA
Bogotá D.C., fecha
Señores
EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P
Bogotá D.C.
ASUNTO: INVITACIÓN PÚBLICA No. _____________
Respetados señores:
En mi calidad de representante legal de _____________ (nombre del oferente o de cada
una de las personas que integran cualquier forma de asociación), o _______________,
actuando en nombre propio, de conformidad con las condiciones establecidas en los
documentos del proceso citado en el asunto, presento oferta,
para
___________________________________
En consecuencia, el (los) suscrito(s), declara (mos) que:
(a) La presentación de la oferta constituye la aceptación de todos los documentos que
hacen parte de la Invitación (Manual de Contratación de ETB, términos de referencia y las
adendas que se emitieron respecto de los mismos), los cuales he (mos) leído y
comprendido cuidadosa e íntegramente.
(b) Garantizo (amos) la total correspondencia de la Oferta con el contenido de los
mencionados documentos, sin salvedades, excepciones, alternativas, condicionamientos,
ni modificación alguna.
(c) La garantía de seriedad de la oferta tiene la vigencia exigida en los términos de
referencia.
(d) Los siguientes documentos de mi oferta son de carácter reservado de acuerdo
con las normas legales vigentes: _____________________. (relacionarlos)
(e) Acepto (amos) que cualquier comunicación que se deba cursar durante el proceso, me
(nos) sea(n) enviada a las direcciones de correo electrónico señaladas en la presente
comunicación. Así mismo, acepto como realizada por mí cualquier comunicación
proveniente de mi dirección electrónica con destino a ETB dentro del proceso.
Garantizo que la empresa que represento cuenta con todas las herramientas tecnológicas
para asegurar y conservar el contenido de los documentos escritos, su autor, fecha, la
circunstancia de no haber sido alterado, y su recibo por el destinatario.
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(f) En el evento en que la oferta resulte favorecida, me obligo a allegar, dentro de los dos
2 días hábiles siguientes a la comunicación de adjudicación, los documentos no aportados
que se requieran para mi inscripción como proveedor de ETB. (En caso de no estar
inscrito) o para la correspondiente actualización, y a suscribir la minuta del contrato, (o a
recibir la comunicación de aceptación de la oferta conociendo que con ella se entiende
celebrado el contrato) así como a presentar la documentación para la obtención de los
certificados de seguro exigidos por parte de ETB dentro de los plazos establecidos.
(g) Para todos los efectos relacionados con el desarrollo del presente proceso, a
continuación me permito indicar la información completa, así como las direcciones
electrónicas en la que recibiré cualquier notificación, comunicación o requerimientos sobre
el particular:
Nombre o Razón Social del oferente: [xxxxxxxx]
Nombre del Representante: [xxxxxxxx]
Nit o Cédula de Ciudadanía No xxxxxxxxx de xxxxxxxx
Dirección Electrónica: [xxxxxxxx]
Ciudad: [xxxxxxxx]
Teléfono Fijo: [xxxxxxxx]
Teléfono Celular: [xxxxxxxx]
Datos del Contacto
Nombre: [xxxxxxxx]
Cédula de Ciudadanía No xxxxxxxxx de xxxxxxxx
Dirección Electrónica: [xxxxxxxx]
Ciudad: [xxxxxxxx]
Teléfono Fijo: [xxxxxxxx]
Teléfono Celular: [xxxxxxxx
Adicionalmente, bajo la gravedad de juramento declaro que:
(i)
Para los fines previstos en el artículo 27 de la Ley 1121 de 2006, ni el capital de la
sociedad, ni los recursos que se utilizarán para la ejecución del contrato que
llegare a suscribirse en virtud de la adjudicación de la oferta, provienen de
actividades ilícitas.
(ii)
Ni la sociedad, ni los socios o accionistas, ni los representantes o administradores
tienen relaciones comerciales o de parentesco con empleados de ETB.
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(En caso de tenerlas debe diligenciarse la siguiente información:
Que la sociedad ó ______________ quien es (socio, accionista, representante
o administrador) tiene (n) relación comercial con ______________, quien es
empleado de ETB y trabaja en ____________ (indicar área).
Que ______________ quien es [socio, accionista, representante legal,
miembro de Junta Directiva, etc.] tiene parentesco en _______ grado de
____________ con ______________________, quien es empleado de ETB y
trabaja en ____________ (indicar área).
(iii)
Únicamente para las invitaciones cuyo objeto sea la contratación de servicios de
outsourcing:
Ni los accionistas, ni los representantes legales han sido empleados de ETB que se hayan
acogido a planes de retiro voluntario o hayan recibido indemnizaciones de la empresa por
cualquier concepto.
(iv)
Ni la sociedad, los socios o accionistas, representantes o administradores se
hallan incursos en ninguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad
establecidas en la Constitución Política y en la Ley, para la presentación de la
oferta y para la celebración y ejecución del contrato.
Igualmente, acepto expresamente el compromiso Anticorrupción y me obligo para
con ETB a:
1. Estructurar una propuesta seria, con información fidedigna y económicamente
ajustadas a la realidad, que aseguren la ejecución del contrato en las condiciones
de calidad y oportunidad exigidas en los términos de referencia.
2.
Actuar en el proceso de contratación con estricto apego a las normas jurídicas y
éticas propias de este tipo de procedimientos, y conforme a los principios de
buena fe, transparencia y equidad.
3. Abstenerse de realizar u ofrecer, directa o indirectamente pagos de comisiones o
dádivas, sobornos u otra forma de halago a trabajador alguno de ETB o de utilizar
medios de presión con ocasión del proceso en el que participa; así mismo, a
impedir que alguno de los trabajadores o agente comisionista independiente lo
haga en su nombre.
4. Impartir instrucciones y adoptar todas las medidas necesarias para que todos sus
trabajadores, agentes o cualquier otro representante, no incurran en conductas
violatorias del presente pacto, exigiéndoles en todo momento el cumplimiento de
las leyes colombianas y especialmente aquellas que rigen el proceso de selección
y la relación contractual que podría derivarse del mismo, e imponer la obligación
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de no ofrecer o pagar sobornos o cualquier halago corrupto a los trabajadores de
ETB, bien sea directa o indirectamente, ni a terceras personas que puedan influir
en dichos trabajadores.
5. Cumplir con rigor las exigencias de ETB en el curso del proceso de selección y
utilizar las oportunidades y mecanismos jurídicos que la Ley faculta para evitar
cualquier forma de abuso del derecho.
6. No celebrar acuerdos ni incurrir en actos o conductas que tengan por objeto
coludir en el proceso de selección.
7. No interferir en la etapa de evaluación de las propuestas para efectos de buscar la
descalificación de sus competidores o influenciar o entorpecer el resultado del
proceso.
8. Denunciar con la debida justificación y de manera inmediata ante las autoridades
competentes, las Directivas de ETB, la Veeduría Distrital y los demás órganos de
control, cualquier actuación irregular ejecutada pro trabajadores de ETB y/o los
proponentes.
Cordialmente,
Representante Legal
EN CASO DE PRESENTARSE OFERTA BAJO CUALQUIER FORMA DE ASOCIACIÓN
LA DECLARACIÓN DEBE HACERSE RESPECTO DE TODAS LAS PERSONAS QUE
LA INTEGRAN BIEN SEA POR EL REPRESENTANTE DE LA ASOCIACIÓN, O EN
FORMA INDEPENDIENTE POR EL REPRESENTANTE LEGAL DE CADA UNA DE
ELLAS O POR CADA PERSONA NATURAL.
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ANEXO 2 – CAPITULO I
FORMATO DATOS BÁSICOS PROVEEDOR NACIONAL
Día:
Mes:
Año:
NIT.
C. C.
Fecha
Razón Social o Nombre
Diligencia en el caso que le corresponda
Clase de Proveedor
Extranjero
Jurídica.
Dirección
(Diligenciar todos
espacios
correspondientes)
Cl / Cra / Av / Diag / Trv
los
Ciudad
Comunicación
los
Código
Postal
País
Nombre
Legal
(Diligenciar todos
espacios
correspondientes)
Persona
Persona Natural
Representante
Cargo
e-mail
Persona de Contacto 1
Cargo en la empresa o
profesión
e-mail
Persona de Contacto 2
Cargo en la empresa o
profesión
e-mail
Celular
Celular 2
Fax
Fax 2
Teléfono
Teléfono 2
1
¿La empresa cuenta con un Sistema de Gestión?
Sistema de Gestión
(Calidad, Ambiental, Seguridad, etc)
1
SÍ
NO
1
Cual ?
______________
______________
_
Tipo de Contribuyente
Tributarios
Gran
contribuyente
(Diligenciar todos
espacios
correspondientes)
los
N°
Resolución
_________
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Auto
No Gran
contribuyente
retenedor
Régimen
Especial
N° Resolución
________
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24
Régimen de
pertenece
IVA
al
cual
Actividad
Económica
ICA N°
Clasificación
de empresa
Pertenece
contrata
población
vulnerable
o
a
Obligados
a
declarar Renta
Común
Ninguno
Simplificado
Í
N
O
S
Í
Indique
cuál:
OBJETO SOCIAL DEL PROVEEDOR
Banco
Cuenta Bancaria N°
Datos para Pagos
Modalidad
(Diligenciar todos
espacios
correspondientes)
los
Corriente
Ahorros
Cta. Bancaria
Abierta con
NIT
País del Banco
CC
Firma del Representante Legal
Tipo Documento
de Identidad



N°. Documento
Identidad
El proveedor se responsabiliza por la información diligenciada en este formato.
La información remitida tendrá validez sólo si el formato está firmado por el Representante
Legal.
Adjuntar certificado de representación legal vigente no mayor a 30 días.
NOTA: ES IMPORTANTE QUE TODOS LOS DATOS ESTÉN COMPLETAMENTE
DILIGENCIADOS Y ESTÉN VERIFICADOS POR EL EQUIPO DE PLANEACIÓN DE
COMPRAS Y GESTIÓN MAESTROS, DE LO CONTRARIO NO SERA POSIBLE LA
INCLUSIÓN EN LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES.
1 Si el objeto del contrato es extenso, resumir la parte esencial del mismo o en caso contrario
transcribirlo.
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N
O
FORMAT BASIC DATA FROM SUPPLIERS
Date
Day
Month
Year
Company ID :
Personal ID:
Bussiness
Name/Trade
Name
Address
Street
(Fill all the
relevant
information)
State/Province
Contact
Information
(Fill all the
relevant
information)
Town
City
ZIP
Code
P.O. Box
Contact Person Nº 1
Title
e-mail address
Contact Person Nº 2
Title
e-mail address
Telephone
Nº
Telephone Nº 2
Management
System
Country
1
Mobile
Nº
Mobile Nº 2
Has your company a Management System ?
1
Fax
Nº
Fax Nº 2
Which one ? Please
specify
Yes
No
Payment Data
(Fill
all
the
relev
ant
infor
matio
n)
Bank
Account Number
Bank Address (specify Country)
Type of Account
Checking
NIT 899.999.115-8
1
Savings
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26
COMPANY´S LEGAL REPRESENTATIVE SIGNATURE
Name:
Title:
The supplier is responsable for all the information included in this format.
The information included in this format is valid only if it´s send with the legal
representative signature.
Please, attach the certificate of the company´s legal representative; this document must
be issued recently (maximum 30 days)
NOTE: IT IS IMPORTANT TO FILL ALL THE INFORMATION REQUIRED IN THIS
FORMAT. THIS INFORMATION MUST BE REVIEWED BY ETB SUPPLIER´S
MANAGEMENT GROUP, OTHERWISE THE INCLUSION OF YOUR COMPANY IN ETB
SUPPLIER´S DATABASE WILL NOT BE POSSIBLE.
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ANEXO No. 3
ACUERDO DE BUENAS PRÁCTICAS Y RESPONSABILIDAD CORPORATIVA
Entre los suscritos:
(i) EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P. [en adelante
ETB], con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., representada por JAIME ANDRES
GARCIA CUELLO mayor de edad, domiciliado en Bogotá D.C., identificado con la cédula
de ciudadanía 79.786.689 de Bogotá, quien actúa en su condición de Vicepresidente
Administrativo y de Gestión Humana Encargado, de la EMPRESA DE
TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P, y en ejercicio de las facultades que
como apoderado de la misma me fueron conferidas mediante escritura pública N° 2052
del 12 de diciembre de 2014 expedida en la Notaría 65 del circulo de Bogotá D.C.,
(ii) __________________ [en adelante ______________], con domicilio en la ciudad de
Bogotá, representada por ___________________________, mayor de edad, domiciliado
en ___________________, identificado con la cédula de ciudadanía número
_____________________ de _____________, quien actúa en su condición de
_______________________, según consta en el certificado de existencia y
representación aportado con la oferta.
En conjunto y cuando en el presente documento se haga alusión a las PARTES, se
entenderán incluidas ETB y ____________.
Las Partes hemos convenido celebrar el presente ACUERDO DE BUENAS PRÁCTICAS
Y RESPONSABILIDAD CORPORATIVA [en adelante el Acuerdo] bajo las siguientes
CONSIDERACIONES:
Para ETB, la responsabilidad social es un compromiso que asumimos más allá de lo legal
mediante la gestión ética y transparente con nuestros Grupos de Interés y la búsqueda
permanente del equilibrio económico, social y ambiental, que contribuya a aumentar el
valor de la compañía.
Mediante este acuerdo buscamos atender las expectativas de nuestros contratistas1 en
cuanto al fortalecimiento los mecanismos de transparencia, comportamiento ético y
rendición de cuentas, así como la promoción de la adopción de prácticas de RS en la
cadena de valor, obtenidas del Diálogo para “Construir la empresa que anhelamos” 2011,
según el cual el 71% de nuestros contratistas, considera que ETB es una Empresa
1
Entendidos para efectos de este acuerdo como: “personas naturales o jurídicas que tienen un
contrato de suministro de bienes y/o servicios con ETB así como personas naturales que
tienen relación laboral con contratistas de ETB y que prestan sus servicios de manera principal
en las instalaciones de ETB”.
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Socialmente Responsable2.
Lo anterior, dentro del marco del cumplimiento de los 10 principios del Pacto Mundial y
teniendo en cuenta que nuestro compromiso con nuestros contratistas en
Responsabilidad Social es asegurar relaciones transparentes.
LA RESPONSABILIDAD CORPORATIVA Y LAS BUENAS PRÁCTICAS
Las PARTES, dando alcance al vínculo contractual existente entre ellas como resultado
de la invitación a presentar oferta, cuyo objeto es “contratar la prestación del servicio de
administración de bienes de ETB correspondientes a los activos fijos, menor cuantía y
leasing que tienen bajo su responsabilidad el personal de ETB y el personal de terceros a
nivel nacional” (en adelante EL CONTRATO), han acordado suscribir el presente acuerdo
de buenas prácticas y responsabilidad corporativa que se regirá en particular por los
siguientes términos y condiciones:
1. En el marco de su estrategia de sostenibilidad ETB ha establecido compromisos
en materia económica, social y ambiental que se desarrollan mediante la
implementación de políticas, procesos y programas enfocados a potencializar las
relaciones con sus grupos de interés. Por esta razón, ETB insta al PROVEEDOR,
a suministrar información sobre la incorporación de la RESPONSABILIDAD
CORPORATIVA en la gestión de su empresa.
2. Al momento de ser requerido, el PROVEEDOR deberá suministrar a ETB
información sobre sus prácticas en Responsabilidad Corporativa, materializadas
en programas y/o actividades desarrolladas en torno a las siguientes materias:
a. Promoción del respeto de los Derechos Humanos en la empresa.
b. Buenas prácticas laborales en salud ocupacional, seguridad industrial y
ergonomía.
c. Cumplimiento de la normatividad ambiental y respeto por el Medio
Ambiente.
d. Transparencia y ética corporativa.
3. Dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 16 de la Ley 1474 de 2011 –
Estatuto Anticorrupción- Las Partes manifiestan y aseguran que frente a la
suscripción y desarrollo del Contrato, no hubo y no habrá ninguna solicitud,
promesa, ofrecimiento o cobranza indebida con el fin de obtener algún tipo de
beneficio para ninguna de las PARTES, ni para terceros, que sea o no con el fin
de influenciar la actuación de un funcionario público o privado.
2
Resultado del Diálogo para “Construir la empresa que anhelamos” 2011.
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4. Las PARTES declaran y garantizan que ningún favorecimiento, dinero o cualquier
otro objeto de valor fue o será pagado, ofrecido, donado o prometido directa o
indirectamente a cualquier Autoridad Pública3 con el fin de:
a. Ejercer influencia indebida sobre cualquier Autoridad pública, en su
capacidad oficial, societaria o comercial; para que realice o deje de realizar
cualquier acto infringiendo o no sus atribuciones legales o para afectar o
influenciar cualquier acto o decisión de su responsabilidad
b. Obtener cualquier ventaja indebida o contraria al interés público
5. El PROVEEDOR será sujeto a auditorías y visitas de verificación del cumplimiento
de las prácticas en RESPONSABILIDAD CORPORATIVA informadas en
cumplimento de este Acuerdo, por parte del supervisor del contrato o quién ETB
designe.
6. El incumplimiento de cualquiera de las prácticas establecidas en este Acuerdo
podrá ocasionar la inmediata terminación del vínculo contractual existente, por la
parte cumplida.
El presente Acuerdo lo suscriben las PARTES en dos ejemplares de igual
contenido y valor, en la ciudad de Bogotá D.C., a los
Por ETB:
Por ___________________
JAIME ANDRES GARCIA CUELLO
Nombre:
Vicepresidente Administrativo y de Gestión Humana (e) Represente Legal o Apoderado
Apoderado
3
Autoridad Pública: Se entiende por Autoridad Pública toda persona (natural o jurídica) que
desempeñe cargo, empleo o función pública o aquella que trabaje para una fundación,
empresa pública, sociedad de economía mixta o empresa industrial y comercial del estado, o
aquellas que aún de manera transitoria o sin remuneración, trabajen para una empresa
prestadora de servicios públicos o en la ejecución de actividades de la administración pública;
partido político, representante de partido o cualquier candidato a cargo público; persona
(natural o jurídica) que actúe en nombre de una entidad pública o con función pública; persona
(natural o jurídica) que desempeñe cargo, empleo o función en cualquier organización pública
internacional.
NIT 899.999.115-8
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ANEXO No. 4
ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD
Entre los suscritos:
(i)
EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P. [en
adelante ETB], con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., representada por
JAIME ANDRES GARCIA CUELLO mayor de edad, domiciliado en Bogotá
D.C., identificado con la cédula de ciudadanía 79.786.689 de Bogotá, quien
actúa en su condición de Vicepresidente Administrativo y de Gestión Humana
Encargado, de la EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A.
E.S.P, y en ejercicio de las facultades que como apoderado de la misma me
fueron conferidas mediante escritura pública N° 2052 del 12 de diciembre de
2014 expedida en la Notaría 65 del circulo de Bogotá D.C.,
(ii)
__________________ [en adelante ______________], con domicilio en la
ciudad de Bogotá, representada por ___________________________, mayor
de edad, domiciliado en ___________________, identificado con la cédula de
ciudadanía número _____________________ de _____________, quien actúa
en su condición de _______________________, según consta en el certificado
de existencia y representación aportado con la oferta.
En conjunto y cuando en el presente documento se haga alusión a las PARTES, se
entenderán incluidas la EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTA S.A.
E.S.P. y xxxxxxxxxx.
Las Partes hemos convenido celebrar el presente Acuerdo de Confidencialidad [en
adelante el Acuerdo] que tiene como finalidad establecer los términos que rigen el
uso y la protección de la información que se intercambien en la ejecución del contrato
producto de la presente convocatoria.
CONSIDERACIONES:
(i)
Que entre las Partes van a revelarse determinada información confidencial [en
adelante Información Confidencial] en forma verbal o escrita.
(ii)
Que el presente Acuerdo de Confidencialidad tiene como finalidad establecer el uso
y la protección de la información que se entreguen las Partes, dentro del Negocio.
(iii)
Que de conformidad con las anteriores consideraciones y con el propósito de
proteger la Información Confidencial que se suministre, se adoptan las siguientes
condiciones:
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CLÁUSULA PRIMERA: DEFINICIONES.
1.
Información Confidencial: Significa cualquier información escrita, oral o visual, de
propiedad de alguna parte o sobre la cual detente algún tipo de derecho.
2.
Parte Reveladora: Se constituye en Parte Reveladora cualquiera de las Partes o
sus Representantes que suministre información a la otra por cualquiera de los
mecanismos previstos en este Acuerdo.
3.
Parte Receptora: Se constituye en Parte Receptora cualquiera de las Partes que
reciba información de la otra.
4.
Representantes: Referido a las Partes de este Acuerdo, significará los empleados,
agentes y asesores de esa Parte, de su controladora o de cualquier compañía filial,
subsidiaria o que esté controlada por ella o bajo control común de esa Parte con un
tercero o terceros, incluyendo a título enunciativo, sus abogados, auditores,
consultores y asesores financieros independientes.
CLÁUSULA SEGUNDA: OBJETO.
El Acuerdo tiene como propósito proteger, entre otros, la información que en desarrollo de
la Invitación Pública y del Contrato para “la prestación del servicio de administración de
bienes de ETB correspondientes a los activos fijos, menor cuantía y leasing que tienen
bajo su responsabilidad el personal de ETB y el personal de terceros a nivel nacional” las
partes se revelen, en especial los aspectos societarios, empresariales, técnicos,
comerciales, jurídicos, estratégicos, asuntos relacionados con las operaciones de
negocios presentes y futuros, condiciones financieras, planes de inversión, estudios de
mercado, estructura de redes, planes de numeración, licencias o concesiones.
En virtud del Acuerdo, las Partes se obligan a no revelar, divulgar, exhibir, mostrar y/o
comunicar la información que reciban de la otra parte, a personas naturales o jurídicas
distintas de las Partes y sus Representantes, ni a utilizarla en favor de terceros, y en
consecuencia a mantenerla de manera confidencial y privada y a proteger dicha
información para evitar su divulgación no autorizada, ejerciendo sobre ésta el mismo
grado de diligencia utilizado por un buen comerciante para proteger información
confidencial de su propiedad.
CLÁUSULA TERCERA: DESTINACIÓN.
La información que las Partes se revelarán sólo podrá ser utilizada para los fines
señalados en el presente Acuerdo. Adicionalmente, sólo podrá reproducirse dicha
Información Confidencial si resulta necesario para cumplir tal finalidad y darse a
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conocer a los Representantes que tengan necesidad de conocerla para la mencionada
finalidad.
Se podrá revelar o divulgar la información confidencial únicamente en los siguientes
eventos:
(i)
Que se revele con la aprobación previa y escrita de la Parte Reveladora.
(ii)
Que la revelación y/o divulgación de la información se realice en desarrollo o por
mandato de una ley, decreto, sentencia u orden de autoridad competente en
ejercicio de sus funciones legales. En este caso, la parte obligada a divulgar la
información confidencial se obliga a avisar inmediatamente haya tenido
conocimiento de esta obligación a la otra Parte de este convenio, para que pueda
tomar las medidas necesarias para proteger su información confidencial, y de igual
manera se compromete a tomar las medidas necesarias para atenuar los efectos de
tal divulgación.
CLÁUSULA CUARTA: CALIDAD DE LA INFORMACIÓN.
La Parte Receptora entiende y reconoce que, excepción hecha de cualesquiera
declaraciones y garantías recogidas en un contrato que documente en forma definitiva el
Negocio que puedan formalizar las Partes, toda la información facilitada por la Parte
Reveladora o sus respectivos Representantes se entrega sin ninguna declaración de
garantía, expresa ni tácita, sobre la precisión e integridad de la Información Confidencial
facilitada, más allá de la veracidad que evidencien los mismos documentos. Salvo que
en los contratos que formalicen el Negocio se establezca otra cosa, ni la Parte
Reveladora ni sus respectivos Representantes incurrirán en responsabilidad ante la
Parte Receptora o sus Representantes en relación con el uso de la Información
Confidencial, ni por actuaciones en función de dicha Información o errores u omisiones en
la misma, de manera distinta a la señalada en el Acuerdo.
CLÁUSULA QUINTA: OBLIGACIONES DE LAS PARTES.
(i)
La Información Confidencial no puede ser utilizada por la Parte Receptora en
detrimento de la Parte Reveladora o para fines diferentes a los establecidos en el
presente documento ya que sólo podrá utilizarse en relación con los temas que se
desarrollen en el contexto de este Acuerdo.
(ii)
La Parte Receptora no puede distribuir, publicar o divulgar la Información
Confidencial a persona alguna, salvo a sus Representantes que tengan necesidad
de conocerla para el propósito para el cual se divulga, siempre y cuando la Parte
Receptora adopte las medidas necesarias para asegurarle a la Parte Reveladora
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su derecho a limitar o restringir dicha divulgación o para hacer uso de los recursos
que estén a su disposición.
(iii)
La Parte Receptora debe informar a cada uno de los Representantes que reciben
información, de su naturaleza confidencial y de este Acuerdo y los debe instruir para
que la utilicen exclusivamente con el propósito establecido en este Acuerdo.
CLÁUSULA SEXTA: PROPIEDAD.
La información entregada por la Parte Reveladora es propiedad exclusiva de ésta y
deberá ser tratada como confidencial y resguardada bajo este entendido por la Parte
Receptora, durante el término que se fija en el presente Acuerdo a partir de la fecha en
que se entregue la información.
Cada una de las Partes, a solicitud de la otra, devolverá y hará que sus Representantes
devuelvan a la Parte Reveladora toda la Información Confidencial que de ella hayan
recibido o de sus respectivos Representantes, incluidas, pero no limitadas a todos las
copias, extractos y otras reproducciones de la información confidencial, dentro de los
treinta (30) días siguientes a la fecha en que cualquiera de las Partes notifique por escrito
a la otra su intención de no continuar las negociaciones, previo requerimiento en tal
sentido y , además, cada una de las Partes destruirá y hará que sus Representantes
destruyan todo el material que hayan creado con fundamento en la Información
Confidencial entregada por la Parte Reveladora si así se le solicitare.
En todo caso, el hecho de no recibir una comunicación en el sentido a que alude el
párrafo anterior, no libera a la parte que ha recibido la información de su deber de
custodia, en los términos señalados en el presente documento.
CLÁUSULA SÉPTIMA: CLÁUSULA PENAL.
En caso de incumplimiento total o parcial de cualesquiera de las obligaciones por una de
las Partes, se causará a su cargo una cláusula penal pecuniaria equivalente a la suma de
1000 SMMLV, si el incumplimiento es total y proporcionalmente si es parcial. Se podrá
compensar el valor de la cláusula penal pecuniaria hasta concurrencia de los valores que
la Parte que exige la cláusula penal le adeude a la Parte incumplida, al igual que de
cualquier suma que se le adeude por cualquier concepto. De no ser posible la
compensación total o parcial, la Parte incumplida se obliga a consignar el valor o el saldo
no compensado de la cláusula penal en la cuenta que la otra Parte le indique, dentro del
plazo que se señale en la cuenta de cobro que con tal fin le curse. Las partes renuncian
expresamente a todo requerimiento para efectos de constitución en mora, reservándose el
derecho de cobrar perjuicios adicionales por encima del monto pactado, siempre que los
mismos se acrediten.
CLÁUSULA OCTAVA: PROHIBICIÓN DE CESIÓN.
Este Acuerdo de Confidencialidad debe beneficiar y comprometer a las Partes y no puede
ser cedido, vendido, asignado, ni transferido, bajo ninguna forma y a ningún título, sin
contar con la autorización previa y escrita de la otra parte.
CLÁUSULA NOVENA: VIGENCIA DE LA OBLIGACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD.
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Las restricciones y obligaciones de este Acuerdo rigen por el término de cinco (5) años a
partir de la fecha de su firma, y un año más.
CLÁUSULA DÉCIMA: COMUNICACIONES.
Las comunicaciones que cualquiera de las Partes deba dirigir a la otra deben enviarse a
las personas que se designan a continuación:
ETB,
Atn: CLARA GLADYS GOMEZ RODRIGUEZ
Cargo: ANALISTA II
Dirección. Cra 8 20-56 piso 8 Gerencia de Infraestructura
Teléfono: 2422745 - 3005820830
Correo Electrónico: [email protected]
Ciudad: Bogotá D.C.
POR xxxxxxxxxxxxxxxx
Atn: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Cargo: Representante Legal
Dirección: xxxxxxxxxxxxxxxxx
Teléfono: xxxxxxxxxxxxxxxxx
Correo Electrónico: xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Ciudad: Bogotá D.C.
CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA: DISPOSICIONES VARIAS.
(i)
Este Acuerdo representa el convenio completo entre las Partes y sustituye cualquier
otro verbal o escrito celebrado anteriormente entre ellas, sobre la materia objeto del
Presente Acuerdo.
(ii)
Si alguna de las disposiciones de este Acuerdo llegare a ser ilegal, inválida o sin
vigor bajo las leyes presentes o futuras o por un Tribunal, se entenderá excluida.
Este Acuerdo será realizado y ejecutado, como si dicha disposición ilegal, inválida o
sin vigor, no hubiera hecho parte del mismo y las restantes disposiciones aquí
contenidas conservarán idéntico valor y efecto.
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(iii)
Ni este Acuerdo, ni la entrega o recepción de información constituirá o implicará
promesa de efectuar contrato alguno por cualquiera de las Partes y por tanto
convienen así mismo en que, a menos que se haya formalizado entre ellas un
contrato definitivo, ninguna de las Partes tendrá obligación legal alguna con
respecto a la realización del Negocio en virtud del presente Acuerdo.
(iv)
Las Partes convienen en que no habrá desistimiento ni consentimiento a la
modificación de los términos del presente Acuerdo que no obre en documento
suscrito por ellas.
En constancia se suscribe el presente Acuerdo, a los ___________de, en dos ejemplares
del mismo tenor y valor.
Por ETB:
JAIME ANDRES GARCIA CUELLO
Vicepresidente Administrativo y de Gestión Humana ( E )
Apoderado
Por el CONTRATISTA:
xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Representante Legal
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CAPITULO II
2. CONDICIONES FINANCIERAS
Las siguientes son las condiciones financieras aplicables a la presente contratación, de
conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el presente documento.
2.1.
ESQUEMA DE COTIZACIÓN DE LOS PRECIOS
Los servicios objeto de la presente contratación deberán ser cotizados bajo el sistema de
precios unitarios fijos, de conformidad con las especificaciones técnicas contenidas en el
presente documento. Se entiende por sistema de precios unitarios fijos, que el precio
inicialmente pactado permanecerá fijo durante el plazo de ejecución del contrato.
Serán por cuenta del proveedor y se considerarán incluidos como parte del precio, todos
los impuestos, derechos, tasas y contribuciones de cualquier orden, vigentes en la fecha
de suscripción del contrato. Si durante su ejecución los impuestos aumentan o se crean
nuevos, serán asumidos por quien corresponda de acuerdo con la Ley; si disminuyen o se
suprimen se pagará sobre lo efectivamente causado.
De todo pago o abono en cuenta que se efectué, ETB hará las retenciones de ley a que
haya lugar.
2.2.
VALOR DE LA OFERTA
Para la presentación de la oferta el oferente deberá diligenciar el Anexo Financiero N°1Cuadro Resumen del valor estimado de la Oferta.
NOTA 1: El anexo financiero deberá ser suministrado en forma impresa y en medio
digital en archivos formulados; es decir, no solo deberán contener datos sino
fórmulas en los casos en que estás sean utilizadas. De presentarse discrepancias
entre la información suministrada en medio físico (papel) y la entregada en medio
magnético, prevalecerá la suministrada en medio físico.
NOTA 2: Las cantidades de servicios de traspaso y/o devolución de elementos a
cargo de trabajadores de ETB incluidas en el Anexo financiero son estimadas y
serán tenidas en cuenta únicamente para efectos de la ponderación económica de
las ofertas. Por lo anterior, en ejecución del contrato las cantidades podrán
aumentar o disminuir de conformidad con los requerimientos de la compañía.
NOTA 3: El Anexo financiero debe estar firmado por el Representante Legal o
apoderado debidamente facultado.
2.3.
CUBRIMIENTO DE LA OFERTA
El valor de la oferta deberá incluir todos los servicios requeridos para cumplir a cabalidad
con el objeto y alcance de la presente invitación.
Todos los costos, gastos, honorarios y demás egresos que sean necesarios para el
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cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, deberán quedar incluidos en su
oferta económica, previo análisis que efectúe el oferente por su cuenta y riesgo, de
manera que aquellos costos, gastos, honorarios y demás egresos no previstos en la
oferta, no serán asumidos por ETB, ni cargados a ésta de forma alguna.
2.4.
IMPUESTOS Y FACTURACIÓN
2.4.1.
IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS
El oferente debe discriminar con exactitud el precio correspondiente de los bienes y
servicios objeto de la oferta y el valor del impuesto sobre las ventas que afecte la misma,
indicando la base sobre la cual se liquida de acuerdo con las normas vigentes en la fecha
de presentación de la oferta. En el evento en que el oferente no discrimine el IVA y se
cause dicho impuesto, ETB lo considerará incluido en el valor de los bienes y servicios
relacionados en la oferta.
En la cláusula de precio del contrato se deberán discriminar los conceptos que lo
conforman y el IVA, si éste se causa.
2.4.2. RETENCIÓN A TÍTULO DE IVA EN CONTRATOS QUE INVOLUCREN
PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN EL TERRITORIO NACIONAL CELEBRADOS CON
NO RESIDENTES NI DOMICILIADOS EN COLOMBIA
Para efectos de lo dispuesto en el numeral 3º del artículo 437-2 del Estatuto Tributario, en
el contrato respectivo se deberá discriminar el valor del impuesto sobre las ventas
generado, que será objeto de retención por parte de ETB. El contrato servirá como
soporte para todos los efectos tributarios.
2.4.3. RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA
RENTA E IVA APLICABLE A OFERENTES NACIONALES
El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la Renta e IVA, se determinará de
conformidad con la normatividad vigente, habiéndose establecido previamente, si el
oferente es declarante o no del impuesto sobre la renta, si es gran Contribuyente o
Autorretenedor y el régimen de impuesto a las ventas al cual pertenece (común o
simplificado) o si vende o presta servicios excluidos del IVA.
2.4.4. RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO SOBRE LA
RENTA, OFERENTES NO RESIDENTES NI DOMICILIADOS EN COLOMBIA
El porcentaje de retención a título de Impuesto sobre la renta, se determinará al momento
en el cual se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta, de acuerdo con las
normas tributarias vigentes para pagos al exterior. Sobre los bienes importados bajo la
modalidad FCA, ETB no aplicará retención en la fuente a título de renta, de acuerdo con
el artículo 24 del Estatuto tributario y el concepto DIAN No. 71190 de 2005.
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2.4.5. RETENCIÓN EN LA FUENTE A TÍTULO DE IMPUESTO DE INDUSTRIA Y
COMERCIO
2.4.5.1.
Oferente Proveedor Nacional
El oferente deberá informar el régimen del impuesto de industria y comercio al cual
pertenece (común o simplificado), la actividad económica y la tarifa del impuesto de
industria y comercio en Bogotá, D.C., o en las ciudades del país que le corresponda. En
caso de no informarla, le será asignada la tarifa de retención más alta, la cual se aplicará
al momento que se efectúe el correspondiente pago o abono en cuenta. En este orden de
ideas el contratista deberá informar los valores y lugares de las actividades gravadas
realizadas en desarrollo del contrato.
2.4.6. FACTURACIÓN PARA CONTRATISTAS EN CONSORCIO, UNIÓN TEMPORAL
O CUALQUIER FORMA DE ASOCIACIÓN.
En el evento en que la oferta sea presentada bajo la modalidad de consorcio, unión
temporal o cualquier forma de asociación, los miembros de estos deberán facturar en
forma independiente, por lo que en el contrato se deberá informar: (1) el NIT de cada uno
de los miembros, en el caso que sea procedente, (2) el porcentaje o valor de los ingresos
que le corresponda a cada uno de estos.
Cabe anotar que los integrantes del consorcio, unión temporal o cualquier otra forma de
asociación deberán facturar sus ingresos de acuerdo con su participación establecida en
el Documento Consorcial.
2.5.
RÉGIMEN TRIBUTARIO DE E.T.B.
ETB es Gran Contribuyente (Resolución DIAN No. 00041 del 30 de enero de 2014),
Autorretenedor de ingresos gravados con impuesto de renta (Decreto 2885 del 24 de
Diciembre de 2001, Resolución DIAN No. 0547 del 25 de Enero de 2002), responsable del
Impuesto sobre las Ventas (artículo 792 del E.T.), catalogada como Entidad de Derecho
Público para efectos de la retención por concepto de ICA para la ciudad de Bogotá, D. C.
(Artículo 3 Decreto No. 271 del 28 de Junio de 2002). Código CIIU 6110
2.6.
CONDICIONES GENERALES
Los servicios objeto de la presente contratación deben ser cotizados obligatoriamente en
pesos colombianos, en números enteros, es decir sin incluir decimales. ETB se reserva el
derecho de ajustar al peso por exceso o por defecto, los valores cotizados por el oferente,
en cuyo caso utilizará la herramienta redondear de Excel.
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2.7.
FORMA DE PAGO
2.7.1. SERVICIOS DE ADMINISTRACION
TRABAJADORES DE ETB
DE
ELEMENTOS
A
CARGO
DE
El cien por ciento (100%) del precio de los servicios de administración de elementos a
cargo de los trabajadores se pagarán por mensualidades vencidas iguales, a los sesenta
(60) días calendario siguientes a la radicación, en el Equipo de Cuentas por Pagar de
ETB, de la factura comercial acompañada del Acta mensual de recibo a satisfacción de
los correspondientes servicios, la cual debe estar debidamente suscrita por el supervisor
del contrato y el contratista.
NOTA: Para efectos de la suscripción del Acta mensual de recibo a satisfacción de
los servicios, el contratista debe haber entregado al supervisor del contrato los
informes detallados en el numeral 3.4 del capítulo técnico del presente documento.
2.7.2. INVENTARIO FISCAL DE ELEMENTOS A CARGO DE TRABAJADORES DE
ETB
El cien por ciento (100%) del precio del inventario fiscal anual se pagará de la siguiente
forma:
 50% del precio, a los sesenta (60) días calendario siguientes a la radicación, en el
Equipo de Cuentas por Pagar de ETB, de la factura comercial acompañada del
Acta de recibo a satisfacción del documento que contenga el 50% de los
funcionarios inventariados. Esta acta de recibo debe venir debidamente suscrita
por el supervisor del contrato y el contratista. NOTA: Para efectos de acreditar la
entrega del 50% de los funcionarios inventariados, el contratista deberá
entregar los formatos de “lista de elementos a cargo” y “acta de faltantes,
sobrantes e inconsistencias”, debidamente diligenciados y firmados por el
trabajador, así como los reportes diarios descritos en el numeral 3.4 del
presente documento.
 El 50% restante del precio, a los sesenta (60) días calendario siguientes a la
radicación, en el Equipo de Cuentas por Pagar de ETB, de la factura comercial
acompañada del Acta de recibo a satisfacción del documento que contenga el
100% de los funcionarios inventariados. Esta acta de recibo debe venir
debidamente suscrita por el supervisor del contrato y el contratista. NOTA: Para
efectos de acreditar la entrega del 100% de los funcionarios inventariados, el
contratista deberá entregar los formatos de “lista de elementos a cargo” y
“acta de faltantes, sobrantes e inconsistencias”, debidamente diligenciados
y firmados por el trabajador, así como los reportes diarios descritos en el
numeral 3.4 del presente documento.
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2.7.3. SERVICIOS DE TRASPASO Y/O DEVOLUCION DE ELEMENTOS A CARGO DE
TRABAJADORES DE ETB
El cien por ciento (100%) del precio de los servicios de traspaso y/o devolución de
elementos se pagará mediante cortes mensuales, sobre la cantidad de servicios
efectivamente realizados, a los sesenta (60) días calendario siguientes a la radicación, en
el Equipo de Cuentas por Pagar de ETB, de la factura comercial acompañada del Acta
mensual de recibo a satisfacción de los correspondientes servicios, la cual debe estar
suscrita por el Supervisor del contrato y el contratista. NOTA: Para efectos de la firma
del Acta mensual de recibo a satisfacción de los servicios, el contratista deberá
entregar al supervisor del contrato los informes mensuales detallados en el numeral
3.4 junto con los documentos soporte descritos en los términos de referencia.
2.7.4. Para efectos de la firma de las Actas de recibo a satisfacción de los servicios a las
que se hace referencia en los numerales 2.7.1, 2.7.2 y 2.7.3, el contratista deberá
acreditar el pago de la nómina, así como de sus obligaciones en materia de seguridad
social (ARL, EPS y AFP) y aportes parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación),
respecto del personal utilizado para ejecutar el contrato.
2.8.
ABONO DE PAGO A CONTRATISTAS
El Contratista deberá establecer el número de cuenta, modalidad de ésta (ahorro o
corriente), y entidad financiera a la que deben abonarse los pagos. Asimismo, en el
evento de cambio de la cuenta, el Contratista deberá informar de inmediato y por escrito
al Supervisor del Contrato quien revisará la solicitud y dará estricto cumplimiento a lo
dispuesto en la Directiva Interna N° 00571- Actualización de Cuentas o cambio de
destinatario de los pagos en el sistema SAP.
2.9.
REINTEGRO DE DINEROS POR PARTE DE LOS CONTRATISTAS CUANDO
SE IDENTIFIQUEN MAYORES VALORES ENTREGADOS POR CUALQUIER
CONCEPTO
Cuando se identifiquen mayores valores entregados por cualquier concepto, éstos deben
ser desagregados y reintegrados a ETB; para tal efecto, se emitirá cuenta de cobro por
parte de la Dirección de Facturación y Cartera, con visto bueno del supervisor, previa
liquidación e indexación por parte del Equipo de Estudios Económicos de la Gerencia de
Planeación Financiera.
Para efectos de la liquidación e indexación mencionada anteriormente, el supervisor
deberá cursar solicitud al Equipo de Estudios Económicos de la Gerencia de Planeación
Financiera, en la cual deberá detallar toda la información requerida para el cálculo, esto
es: el mayor valor pagado, la fecha real de pago, la fecha probable de devolución de los
dineros por parte del contratista y demás información relevante para el cálculo.
El proveedor podrá consignar dichos valores, o autorizar por escrito su descuento de las
cuentas en trámite, para lo cual se aplicará la siguiente metodología:
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




Se determinará la fecha en que se efectuó el respectivo pago.
Se determinará el mayor monto pagado en pesos colombianos.
Se determinará la fecha de devolución por parte del contratista.
Se indexará el monto en pesos entre la fecha en que se efectúo el respectivo pago y
la fecha de devolución, utilizando los índices de precios al consumidor en el ámbito
nacional, para la República de Colombia certificados por el DANE para dicho período.
En caso de no contar con la inflación correspondiente al período a actualizar se
tomará el promedio mensual o diario corrido del año, según sea el caso se hará el
cálculo con base en ésta. Para el caso de enero, por no tener información que permita
establecer el promedio, se tomará la del mismo período del año inmediatamente
anterior. Para este cálculo se incluye el valor del IVA correspondiente.
En el evento en que el contratista no efectúe el reintegro en la fecha fijada para el
efecto, ETB aplicará intereses de mora liquidados a la tasa máxima de interés de mora
certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia vigente entre la fecha
fijada para la devolución de los dineros y la fecha real de pago.
2.10.
EVALUACIÓN FINANCIERA DE LAS OFERTAS
El estudio financiero de las ofertas incluirá la verificación de las ventas frente al valor a
contratar, la verificación del cumplimiento de las condiciones de carácter financiero
contenidas en los términos de referencia y la ponderación económica de las propuestas.
2.10.1. RELACION VENTAS-VALOR A CONTRATAR
Las ventas reportadas por el oferente para la última vigencia fiscal no podrán ser
inferiores a la suma de cuatrocientos veinticinco millones trescientos treinta y tres mil
trescientos treinta y tres pesos m/cte ($425.333.333,00).
Para realizar esta verificación, el oferente junto con la oferta, deberá adjuntar el Estado de
Resultados del último año fiscal, debidamente suscrito por contador público, revisor fiscal
o quien haga sus veces, de conformidad con la legislación aplicable para el efecto.
En el evento en que la oferta sea presentada en consorcio, unión temporal o cualquier
otra forma de asociación, el valor de las ventas sobre el cual se verificará esta condición,
será el resultante de la sumatoria de las ventas por el porcentaje de participación
informado en el Documento consorcial para cada uno de los integrantes del consorcio,
unión temporal o cualquier otra forma de asociación.
2.10.2. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE CONDICIONES FINANCIERAS
Con la presentación de la oferta se entienden ACEPTADAS todas y cada una de las
condiciones estipuladas en el presente capitulo. Cuando en la oferta se establezcan
condiciones diferentes a las establecidas, en la etapa de estudio de ofertas se solicitará al
oferente manifestar si accede a mantener su oferta bajo las condiciones señaladas en los
términos de referencia. En caso de no aceptarlo, la oferta será descartada.
2.10.3. PONDERACIÓN ECONÓMICA DE LAS OFERTAS
Las ofertas que cumplan con los requisitos técnicos, jurídicos y financieros exigidos en el
presente documento serán ponderadas desde el punto de vista económico, sobre una
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base de 1000 puntos, para lo cual se seguirá el siguiente procedimiento:
En primera instancia, las ofertas serán analizadas para determinar si en los cálculos se
han cometido errores en las operaciones aritméticas, en cuyo caso y para efectos de
ponderación y selección, ETB realizará las correcciones necesarias.
ETB podrá hacer correcciones aritméticas a los valores consignados por el oferente en el
Anexos financieros solicitados en los siguientes casos:




Cuando al verificar el valor consignado en la columna valor total, éste difiera del valor
resultante de multiplicar las cantidades del ítem por el precio unitario total respectivo.
Cuando al verificar las sumas y multiplicaciones totales y parciales de los
mencionados anexos se encuentren errores aritméticos.
En caso de presentarse discrepancias entre los valores presentados en los diferentes
anexos de precios, ETB podrá hacer las correcciones necesarias y tomará para ello el
valor que resulte de la aplicación de los precios unitarios, del anexo correspondiente
de la oferta.
Es importante anotar que si se presentan inconsistencias entre los valores
presentados físicamente (papel) y los valores del medio magnético, prevalecerán los
valores presentados en medio físico (papel).
La asignación del puntaje económico se efectuará de la siguiente forma:
Se asignará el máximo puntaje económico a la oferta que presente el menor valor
estimado total.
El puntaje económico para las demás ofertas será el resultado de aplicar la siguiente
fórmula:
Ci = (Cmax x Pmin) / Pi, donde:
Ci:
Puntaje económico obtenido por la Oferta i
Cmax:
Máximo puntaje económico, es decir 1000 puntos.
Pmin:
Menor valor estimado total de oferta, dentro del rango de ofertas
Pi:
Valor estimado total de la Oferta i
En caso que ETB decida adelantar una etapa de negociación, en las contraofertas
presentadas, las posturas no podrán contener precios unitarios superiores a los ofertados
inicialmente o en la postura anterior, aún cuando el valor total de la oferta resulte
inferior. En caso de presentarse esta situación, ETB ajustará el precio unitario respectivo,
con base en la oferta inicial o la postura anterior y como producto de ello efectuará la
corrección del precio estimado total de la oferta.
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CAPITULO III
3. CONDICIONES TECNICAS
3.1.
OBJETO
La EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTA S.A. ESP, ETB, está
interesada en recibir ofertas para contratar la prestación del servicio de administración de
bienes correspondientes a activos fijos, menor cuantía y leasing que tienen bajo su
responsabilidad el personal de ETB y el personal de terceros a nivel nacional, incluyendo
la gestión documental asociada al proceso, de conformidad con las condiciones
estipuladas en los presentes términos de referencia.
3.2.
ALCANCE
ETB requiere que el oferente preste los servicios de administración de los activos,
elementos de trabajo, suministros, herramientas y bienes correspondientes a activos fijos,
menor cuantía y leasing que tienen bajo su responsabilidad el personal de ETB y personal
de terceros a nombre de ETB, a nivel nacional, los cuales son utilizados para el
cumplimiento de la misión y la adecuada operación de la empresa. Para efectos de
entendimiento del presente documento, todos los activos, elementos de trabajo,
suministros, herramientas y bienes se denominaran “elementos”.
Se estima que aproximadamente el 99.99% de los elementos se encuentran en Bogotá,
en tanto que el 0.01% se encuentra distribuido en las siguientes ciudades:
CIUDAD
PORCENTAJE
VILLAVICENCIO
0,012%
BARRANQUILLA
0,056%
BUCARAMANGA
0,056%
CUCUTA
0,015%
CALI
0,780%
PEREIRA
0,081%
El contratista deberá prestar los servicios logísticos de recepción, clasificación, marcación,
almacenaje, conservación, custodia, transporte, entrega de elementos en sitio y en los
diferentes puntos de entrega estipulados por ETB, control de inventarios de los elementos
incluyendo los de activos fijos o de mayor cuantía, de menor cuantía y en leasing a cargo
de los funcionarios, así como la gestión documental asociada al proceso. Las actividades
se clasifican por tipo así:
1. Inventario fiscal anual
2. Administración de elementos que incluye los siguientes temas:
o
o
Recibo de elementos,
Legalización, marcación y entrega de elementos nuevos.
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o
o
o
o
o
o
o
o
Reintegro de elementos.
Almacenaje de elementos
Pérdida de elementos a reportar.
Indemnización y reposición del elemento por la aseguradora.
Elementos entregados a terceros
Trámite de reparación de elementos.
Inventario final y generación de Paz y Salvos para validación de ETB.
Gestión documental.
3. Traspaso de elementos para el cual se pagara un valor fijo unitario por cada tramite
que realice el contratista. Incluye la siguiente actividad:
o
Entrega y/o devolución de elementos en las instalaciones del contratista
o
Entrega y/o devolución a domicilio de elementos en el sitio que ETB lo
disponga.
3.3.
CONDICIONES
TÉCNICAS
DE
PRESENTACIÓN
Y
EVALUACIÓN
DE
OFERTAS
Para mayor entendimiento y evaluación de los requerimientos expresados en este
capítulo, se efectúa la siguiente clasificación:
Requerimiento mínimo obligatorio: son aquellos requerimientos expresados en
términos tales como “ETB REQUIERE” o “EL OFERENTE DEBE”, indicando que son de
cumplimiento obligatorio. Las ofertas que no cumplan con estos requerimientos a
cabalidad, serán rechazadas.
El oferente debe responder cada uno de los numerales y literales contenidos en este
documento, punto a punto si CUMPLE o NO CUMPLE a las especificaciones técnicas
contenidas en este capítulo. En los casos en los que el oferente lo considere conveniente,
o ETB lo exija, el oferente debe dar explicación consecuente con dicho cumplimiento, es
decir, manifestar cómo cumple. De no cumplirse lo anterior, ETB podrá solicitar el
pronunciamiento o explicaciones respectivas durante la etapa de estudio de ofertas, sin
que con ocasión de las respuestas pueda modificar la oferta.
En caso de contradicción o incongruencia entre las respuestas suministradas en el
respectivo numeral o en otro aparte de la oferta, ETB formulará la solicitud de aclaración o
explicación en la etapa de estudio de ofertas.
Si la respuesta al requerimiento es evasiva, si no se suministra la aclaración o explicación
solicitada, o si a pesar de haberse expresado “CUMPLE”, de la respuesta recibida se
deduce que el requerimiento no se satisface total o parcialmente, o su cumplimiento se
sujeta a condición, la oferta será descartada, si se trata de un “Requerimiento Mínimo
obligatorio”.
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Los documentos exigidos en el presente capítulo que no hayan sido aportados con la
oferta podrán ser requeridos durante la etapa de estudio de ofertas. De no atenderse el
requerimiento, se aplicará lo dispuesto en el párrafo anterior.
La respuesta a las especificaciones técnicas debe mantener la numeración, con índice
que contenga la relación de todos los numerales y anexos que la conforman y debe ser
presentada en dos documentos impresos (original y copia). Además el oferente debe
presentar una copia de la información técnica en medio digital (en CD), formato no reescribible y debidamente rotulado. El documento en CD debe tener su índice de enlaces o
hipervínculos que faciliten su revisión.
Todos los documentos que integren la oferta deben ser redactados en idioma Español, a
excepción de los que contengan información técnica, los cuales pueden ser presentados
en inglés. Si se presenta información técnica en idioma inglés y español conjuntamente,
en caso de discrepancia prevalecerá la información suministrada en español.
EVALUACIÓN TÉCNICA DE OFERTAS
ETB evaluará técnicamente cada una de las ofertas, con base en los diferentes
parámetros técnicos establecidos en el presente documento y calificará si CUMPLE o NO
CUMPLE técnicamente.
3.4.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
3.4.1. CONDICIONES GENERALES
3.4.1.1.El contratista se obliga a prestar a ETB los servicios incluidos en el objeto y
alcance de la presente invitación, a través del uso de su propia capacidad técnica,
tecnología, infraestructura y plataformas de servicio.
3.4.1.2.El contratista debe proveer el personal, hardware, plataformas informáticas,
sistemas de comunicación, licencias de software y en general, todos los elementos,
herramientas y que sean necesarios para la prestación del servicio y el cumplimiento de
las obligaciones del eventual contrato a suscribir.
3.4.1.3.El contratista debe preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la
información física y digital, en cumplimiento de las normas y políticas de seguridad de la
información que se encuentren vigentes en ETB. El contratista se obliga a controlar la
información generada durante la ejecución del contrato de acuerdo con los
procedimientos y las condiciones establecidas en el “Manual de Gestión Documental” de
los anexos técnicos y las indicaciones del supervisor del contrato ETB.
3.4.1.4.Base de registro automatizado de administración de elementos: Para efectos del
cumplimiento del objeto contractual, el contratista deberá suministrar su propia
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herramienta de registro automatizado para la administración de los elementos a cargo, en
el que se registre cada una de las actividades descritas en el siguiente numeral. La
información registrada en la base de datos de la herramienta debe cumplir con los
requerimientos solicitados por ETB y deberá suministrar los informes actualizados de los
movimientos registrados, en la periodicidad que ETB indique. ETB actualizará los
movimientos en sus propias herramientas (aplicativo de ACTIVOS FIJOS, SAP, entre
otras.).
3.4.1.5.ETB requiere que el horario para atención de los servicios relacionados con las
actividades de agendamiento previo en instalaciones de ETB y actividades de recibo y
entrega de elementos en sus instalaciones sea de lunes a viernes de 7am a 12m y 1pm a
5pm y sábados de 8am a 12m.
No obstante lo anterior, ETB podrá requerir la prestación ocasional o habitual del servicio
objeto del contrato los días, domingos, festivos y los días hábiles en horarios entre las
5pm y las 7am. Para tal fin, ETB informará oportunamente al contratista, a través del
supervisor del contrato, las modificaciones de horario que se deban implementar, con una
antelación mínima de 24 horas corrientes. Esta actividad no podrá generar ningún costo
adicional para ETB.
3.4.2. INVENTARIOS FISCALES
El contratista deberá realizar el inventario fiscal anual a los funcionarios de ETB, de
acuerdo con los requerimientos efectuados por ETB, establecidos en el manual de
inventarios y manual de logística para lo cual deberá efectuar las siguientes actividades,
se estima que la cantidad de funcionarios a inventariar es de 1700, sin embargo, esta
cantidad puede variar a lo largo del contrato de acuerdo con las necesidades de ETB.
3.4.2.1.PLANEAR VISITA A CENTRALES
Conforme las fechas establecidas por el área de Contabilidad de ETB y que serán
informadas por el supervisor del contrato al CONTRATISTA, al inicio de ejecución del
eventual contrato, éste debe elaborar el cronograma de ejecución del inventario
incluyendo:




Fecha de inicio del inventario
Nombre de las centrales, fecha y horario programados para la realización del
inventario
Metodología de la realización del inventario
Fecha de cierre del inventario
Nota: El tiempo máximo para realizar la toma de inventario fiscal es máximo 4 meses.
Adicional al cronograma general, dos días antes de la toma de inventario en cada una de
las centrales, el contratista deberá enviar al supervisor y al responsable en cada central,
la fecha y hora de programación de cada uno de los trabajadores para la toma del
inventario, con el propósito de que se presenten con todas las herramientas en la fechas y
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sitios indicados. EL SUPERVISOR del contrato enviará al CONTRATISTA dos copias de la
lista de elementos a cargo del trabajador suministrada del aplicativo de activos fijos que
debe ser igual a la registrada en su base de registro automatizado de administración de
elementos a cargo ETB, con la información registrada en ese documento se efectuara el
inventario al trabajador.
El Contratista deberá enviar copia firmada por las partes junto con el acta de faltantes,
sobrantes e inconsistencias de inventario.
El contratista suministrará el personal, los equipos informáticos y los accesos de banda
ancha necesarios para la toma del inventario fiscal en el que los trabajadores ingresaran
con su usuario para la validación del inventario, ETB suministrara los accesos a la red
corporativa para que los trabajadores validen el inventario.
El cronograma debe realizarse incluyendo visita a todas las centrales con el objetivo de
realizar el inventario físico. El resultado del inventario conciliado debe ser entregado al
supervisor para la divulgación a más tardar a los 08 días calendario de la fecha de la
ejecución de la totalidad de las visitas programadas en el cronograma.
3.4.2.2.REALIZAR VISITA A CENTRALES PARA HACER EL INVENTARIO FÍSICO
El CONTRATISTA debe cumplir el cronograma fijado y efectuar las visitas programadas a
las centrales de acuerdo con lo establecido en las directivas 0176 y Manual de Logística
de ETB, y deberá comparar los elementos presentados por el trabajador con los
registrados en el aplicativo Inventario de Devolutivos a nivel corporativo. Una vez
realizado el anterior comparativo, se verifica si existe algún tipo de inconsistencia por lo
que se debe tener en cuenta en la revisión: el serial, el código interno y el inmovilizado de
cada elemento.
Adicionalmente se debe verificar la marcación realizada con previamente con smartwater
de cada herramienta sobre el código interno y el serial de la herramienta.
Con base en la información obtenida, si existen o no inconsistencias, el contratista debe
realizar todas las actividades de revisión, verificación, validación, ajuste o corrección,
según corresponda y tomar alguna de las siguientes decisiones:
3.4.2.2.1.
Verificar tipo de inconsistencia
El contratista debe verificar cuales inconsistencias se presentan durante el inventario
físico de elementos a cargo del trabajador:
 Inconsistencia con lo registrado en el aplicativo inventario de devolutivos: la
descripción, serial y un número consecutivo de código interno no coincide
con el elemento físico, que está presentando el trabajador.
 Elemento faltante: el trabajador no presenta el elemento y no está registrado
como perdido en el sistema (robo o pérdida).
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
Elemento sobrante: elemento que no está registrado en el sistema.
Una vez realizadas las actividades necesarias para la conciliación, se registra en el
campo de observaciones del “acta de faltantes, sobrantes e inconsistencias de inventario”,
los elementos faltantes, sobrantes, tipo de inconsistencia y los compromisos o acuerdos a
que se llegue con el trabajador.
3.4.2.2.2.
Verificar
formalizarlo
procedencia
del
elemento
sobrante
y
El contratista debe investigar acerca de la procedencia del elemento sobrante y
determinar si es un elemento que pertenece a ETB.
a. Si el trabajador posee herramientas sobrantes que se le hayan entregado y que no
aparezcan bajo su cargo, El contratista deberá gestionar el formato de asignación
de elementos, previa comunicación al supervisor o al delegado de ETB para que le
sea suministrado el código interno e inmovilizado, según corresponda por la cuantía
del elemento. El formato deberá ser firmado por el responsable y registrar el cargue
de estos nuevos elementos en el sistema.
b. Si el elemento está a cargo de otra persona en ETB el contratista debe consultar la
identidad del elemento contra los soportes físicos y la trazabilidad del mismo y se
procede a diligenciar el “acta de elemento sobrante, faltantes e inconsistencias de
Inventario” en la que el trabajador registra la explicación de la obtención del
elemento y aporta los documentos de soporte de obtención del elemento. En caso
de que se trate de un elemento que el trabajador adquirió directamente y lo utiliza
para sus labores, debe registrarse en el acta en el momento del inventario y dejar la
observación.
3.4.2.2.3.
Retener el elemento y reportar el caso
El contratista debe tomar bajo su custodia los elementos encontrados y reportar al
supervisor del contrato (quien reportará el caso a la Gerencia de Relaciones Laborales), si
se presenta alguno de los siguientes casos:
a. El elemento puede estar reportado a nombre de otro trabajador y registrado como
faltante.
b. El elemento puede estar reportado a nombre de otro trabajador y reportado en la
Gerencia de Facturación, Cartera y Cobranzas y/o Gerencia Gestión de Recursos
Financieros y Administrativos para su cobro.
El caso se reporta mediante memorando, adjuntando el acta de faltantes, sobrantes e
inconsistencias de inventario marcando la casilla de elemento sobrante.
Nota: Si los elementos se encuentran trocados o intercambiados entre los mismos
trabajadores, se procederá a entregar a cada uno el elemento que le corresponde, según
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la lista de elementos a cargo del trabajador emitida por el aplicativo de activos fijos.
3.4.2.2.4.
Verificar documentación del elemento
El contratista debe comparar en la lista de elementos a cargo del trabajador suministrada
por el SUPERVISOR del contrato la descripción, serial, código de identificación (código
interno) e inmovilizado contra la lista de elementos a cargo del trabajador.
Si es un error de registro: Se debe validar con respecto a los documentos soporte que
reposan en la carpeta de herramientas de los trabajadores o en el repositorio de
documentos de inventario de trabajadores de ETB. El contratista deberá informar al
Supervisor estas novedades.
3.4.2.2.5.
Aprobar Inventario
El Contratista debe verificar que el trabajador apruebe el inventario y asegurar que el
funcionario firme el listado de elementos a cargo, a la fecha y hora actualizada.
El contratista se debe asegurar de que se firme el acta de Faltantes, Sobrantes e
Inconsistencias de inventario diligenciado, el mismo día en que se efectúa el inventario
fiscal, por los responsables involucrados.
3.4.2.2.6.
Reporte final
Una vez finalizado el inventario, el contratista debe entregar:
a. Cronograma de ejecución del inventario.
b. formato “lista de elementos a cargo” debidamente diligenciados y firmados por el
100% de los trabajadores a los que se les debe realizar el inventario.
c. formato de “acta de faltantes sobrantes e inconsistencias” del 100% de los
trabajadores a los que se les debe realizar el inventario, con los documentos de
soporte.
d. Informe final de ejecución de inventario, con el detalle de inconsistencias
encontradas y los documentos de soporte.
3.4.3. CONDICIONES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ELEMENTOS
A continuación se detallan los requerimientos particulares de cada servicio:
3.4.3.1.TRASLADO DE ELEMENTOS A BODEGAS DEL CONTRATISTA
ETB requiere que el contratista realice la recogida de los elementos que tiene
almacenados en sus centrales (actualmente 4 centrales) y en las bodegas de su operador
logístico, y las lleve al sitio donde realizará la gestión de almacenamiento para los
mismos. El precio de esta actividad debe estar incluido dentro del servicio de
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Administración de elementos. Para el recibo inicial, el oferente deberá tener en cuenta
que los elementos están ubicados en las siguientes direcciones:
CENTRAL
SAN JOSE
El CARMEN
SAN CARLOS
BACHUE
DIRECCIÓN
AVENIDA BOYACÁ N° 11F-37
CARRERA 33 N° 12TRANSV. 19 N° 46-45 SUR
CL 80A N° 101-47
CANTIDAD ESTIMADA
1000
1100
1000
1200
Una vez ETB le entregue el inventario físico y documental de elementos al contratista,
éste se compromete a mantenerlo actualizado durante el plazo de ejecución del contrato.
3.4.3.2.LEGALIZACIÓN, MARCACIÓN Y RECIBO DE ELEMENTOS NUEVOS
Los elementos a gestionar pueden ser recibidos en el sitio dispuesto por ETB cuando
adquiere los elementos o directamente de los proveedores de ETB en sus instalaciones y
de ETB directamente, en las instalaciones del CONTRATISTA.
3.4.3.2.1.








Para la recepción de los elementos, el CONTRATISTA debe:
Realizar la recepción y verificación de la mercancía con las guías del
transportador y la información previamente enviada por ETB para el recibo de
nuevos elementos.
Llevar a cabo la inspección visual y el inventario de los elementos recibidos.
Realizar el registro fotográfico de los elementos recibidos y particularmente
de los que presenten novedades.
Entregar al supervisor del contrato, dentro de las 24 horas siguientes a la
recepción de los elementos, un informe en el cual se liste la totalidad de los
elementos recibidos incluyendo, según aplique, su marca, modelo y número
de serial.
Informar al supervisor, dentro de las 24 horas siguientes a la recepción,
mediante correo electrónico, las novedades que se presenten en cada
entrega de elementos (unidades faltantes, sobrantes, averías, etc.)
Trasladar al laboratorio de acuerdo a las indicaciones del supervisor del
contrato los elementos que requieren validación técnica por parte del
laboratorio de ETB.
Diligenciar el formato “MF-O4 Solicitud de Elementos“, que se anexa al
presente, junto con los formatos que considere propios para el control.
Para el caso de los elementos que ETB tiene en sus instalaciones de
almacenamiento (bodegas propias o de su operador logístico nacional) el
Contratista deberá coordinar la recogida de las mismas para trasladarlas y
almacenarlas en sus instalaciones. El procedimiento será coordinado entre
ETB, el operador logístico nacional y el contratista, conforme los
procedimientos para retiro de mercancías en ETB.
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


3.4.3.2.2.
El CONTRATISTA debe retirar los elementos y trasladarlos bajo su completa
responsabilidad, desde su sitio de ubicación hasta las instalaciones del
contratista destinadas para la gestión y almacenamiento de los elementos y
desde su sitio de almacenamiento hasta el sitio en el que ETB lo requiera.
El CONTRATISTA debe relacionar los elementos en la plantilla establecida
para cargue masivo de elementos El SUPERVISOR enviara la relación de
cada uno de los códigos internos e inmovilizados de cada elemento al
contratista quien actualizará esta información en su propia base de
administración de elementos y procederá a marcar, según lo establecido en
el numeral 3.4.3.2.2 cada uno de los elementos, para posteriormente efectuar
la entrega a los nuevos responsables de acuerdo con las solicitudes de ETB.
Cuando se trate de recibo de elementos por reposición de la aseguradora
por la aseguradora, debe surtir las mismas actividades que para el recibo de
otros elementos nuevos.
MARCACIÓN
El contratista deberá implementar un sistema de marcación de los elementos que cumpla
con los siguientes parámetros:




La marcación debe ser en material e impresión indeleble.
Debe identificar cada elemento de manera única y en caso de elementos con
componentes múltiples que permita la misma marcación con el mismo código
La marcación debe ser realizada en cada elemento, independiente del
material con el que esté fabricado.
Las características e información que el Contratista debe incluir en el proceso
de marcación se encuentra detallada en el documento anexo denominado
“MARCACION ETIQUETAS ACTIVOS FIJOS ETB”.
3.4.3.3.ALMACENAMIENTO
3.4.3.3.1.
El Contratista debe contar con un espacio físico adecuado y disponible
específicamente para el almacenamiento de los elementos de ETB, entregados durante
su periodo de rotación, que garantice la preservación de los elementos durante el proceso
interno y la entrega a los trabajadores de ETB
3.4.3.3.2.
Durante el almacenamiento, el contratista debe aplicar metodologías y
procesos adecuados para la clasificación, identificación, manipulación, embalaje,
almacenamiento y protección de los elementos. Detallar en la oferta los procesos,
metodologías, instalaciones, medidas de seguridad, entre otras.
3.4.3.3.3.
El almacenamiento incluye entre otras las siguientes actividades:
 Clasificación de la mercancía según su tipo, características técnicas y condiciones
especiales para el almacenamiento.
 Ubicación de las mercancías en el sitio de almacenamiento.
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


Almacenamiento según el sistema acordado con ETB durante la etapa de diseño,
que puede ser sistema FIFO.
Almacenamiento según normas ambientales y de calidad.
Pólizas de Seguros para cubrimiento de los elementos bajo su custodia desde el
momento de entrega.
3.4.3.3.4.
ETB requiere que el contratista clasifique los elementos de conformidad
con el sitio de bodegaje y según sus características físicas y de vulnerabilidad, teniendo
en cuenta que en ningún momento los elementos de ETB se deben almacenar en áreas
descubiertas.
3.4.3.3.5.
Es necesario atender lo regulado en relación con las técnicas de
almacenamiento siguiendo los parámetros que se relacionan a continuación:
 En estantería: Calculando su capacidad y resistencia, teniendo en cuenta que la
altura más adecuada está condicionada por la capacidad portante del piso, la
altura al techo, la capacidad del alcance del elemento de manipulación y la altura
media de los elementos en los entrepaños; aquellos más pesados y voluminosos
se almacenarán en la parte baja. El espacio de una posición en estantería siempre
debe estar ocupado en al menos 80% de su capacidad total de espacio.
 En apilamiento ordenado: Debe considerarse la resistencia, estabilidad, ficha
técnica de almacenamiento de los elementos y condiciones de manipulación del
embalaje.
3.4.3.3.6.
De acuerdo con los conceptos precedentes, los almacenistas, proveedores
y operadores logísticos que tengan a su cargo los movimientos el almacenamiento,
custodia y trasporte de elementos realizarán las actividades bajo su competencia, de
conformidad con los siguientes criterios:
g) Depositarán los elementos únicamente en los lugares destinados para tal fin, sin
exponerlos a elementos o líquidos corrosivos, jabones, desinfectantes y en general
cualquier sustancia que afecte su composición.
h) Identificarán cada Ítem de los elementos depositadas dentro de las Bodegas.
i) Los elementos que en razón a su tamaño sobresalgan de las estanterías deberán
ser almacenados en espacio adecuados para tal fin.
j) Cubrirán, empacarán y protegerán los elementos cuando éstos lo requieran.
k) Respetarán la capacidad de carga de las estanterías, entrepisos y equipos de
transporte.
l) Asegurarán las pilas de materiales con riesgo de caída por medio de cuñas o
elementos que controlen su desplazamiento.
m) Evitarán las pilas de materiales de altura considerable o de aquellos que por sus
características técnicas corran el riesgo de deteriorarse o dañarse.
n) Colocarán las cajas de cartón en plataformas para protegerlas de la humedad.
o) Ubicarán y almacenarán los elementos teniendo en cuenta los índices de rotación,
colocando aquellos con más altos índices de rotación cerca de las zonas de
despacho de las solicitudes.
p) Colocarán los recipientes, tambores, bidones, y tanques que contengan líquidos
tóxicos, ácidos, cáusticos, combustibles e inflamables, en niveles bajos y aparte de
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materiales absorbentes, preferiblemente en estantería recubierta con materiales
impermeables y no reactivos.
q) Almacenarán según lo mencionado e identificarán físicamente por ubicación, todos
aquellos materiales que hayan sido recibidos y se encuentren a la espera de una
inspección de calidad, si fuera el caso.
3.4.3.3.7.
Sin perjuicio de lo anterior, la manipulación de los materiales dentro de las
bodegas y en su trasporte se realizará teniendo en cuenta las normas de Seguridad
Industrial y Salud Ocupacional establecidas para el efecto.
3.4.3.3.8.
ETB requiere que el oferente entregue con la oferta el detalle de las
condiciones de almacenamiento ofrecidas en términos de ubicación geográfica de las
bodegas, protocolos de ingreso, ubicación y salida de la mercancía, así como las
propuestas por parte del oferente en cuanto la exclusividad del espacio destinado a
almacenamiento de los elementos de ETB; medidas de seguridad, esquemas de
almacenamiento, controles y verificaciones sobre elementos, tiempos de rotación por
estado de servicio y la demás información inherente al servicio.
3.4.3.3.9.
El contratista debe contar con todos los equipos, herramientas, materiales
y recursos necesarios para el normal desarrollo de la labor de recepción,
almacenamiento, control y entrega de los elementos de ETB, tales como montacargas,
recurso humano, zunchos, cajas, papelería, cintas, entre otros.
3.4.3.3.10.
ETB requiere que el oferente presente el plan de contingencia para casos
de eventualidades (emergencias, terremotos, incendios, etc.), que incluya entre otros:
planes de evacuación, planes de contingencia para protección de los elementos bajo su
responsabilidad, sistemas y programas de seguridad industrial y salud ocupacional,
sistemas de respaldo para emergencias, entre otros.
3.4.3.3.11.
Control de inventarios: ETB requiere que el contratista tenga implementado
un control automatizado para el almacenamiento y gestión de los elementos que le
permita, en cualquier momento que ETB lo solicite, reportar la cantidad de cada uno de
los elementos que se encuentran en sus bodegas. Detallar en la oferta el procedimiento.
3.4.3.3.12.
El contratista deberá informar semanalmente, mediante los formatos y
procedimientos establecidos por ETB las cantidades de elementos que se encuentran
bajo su custodia y realizar el cruce de los elementos entregados a los trabajadores frente
a los elementos entregados por ETB al contratista en el formato establecido por la
supervisión del contrato, impreso y en medio digital. Para este fin deberá acogerse a la
programación y los plazos establecidos por el área contable de la ETB que será informada
por el supervisor del contrato. Estos reportes deben reposar en la documentación del
Contrato.
3.4.3.4.PÉRDIDA Y/O HURTO DE ELEMENTOS A REPORTAR
En caso de pérdida o hurto de los elementos, el contratista deberá efectuar las siguientes
actividades:
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Recibir por parte del responsable del elemento:
 copia de la denuncia presentada ante autoridad competente y reporte de robo o
siniestro en el que se describa modo, tiempo y lugar de los hechos sucedidos.
 formato de reporte de robo con visto bueno del jefe inmediato, en el que se
describa modo, tiempo y lugar de los hechos sucedidos.
 Fotocopia del carnet de ETB
a. Una vez reciba los documentos, el contratista debe solicitar dos (2)
cotizaciones (a proveedores de ETB u otros proveedores), de cada elemento
involucrado en el evento y que cumplan con las características técnicas de los
elementos exigidos por ETB. Si el elemento es un equipo móvil de
comunicación, el contratista debe solicitar la cotización al área de Dirección
Servicios Generales y Administrativos de ETB. Si el elemento del evento es
suministrado por un “proveedor exclusivo”, solo se solicita la cotización a éste,
junto con una certificación de exclusividad del proveedor.
b. Debe generar el memorando establecido, que será entregado en la etapa de
diseño e implementación, y entregarlo al supervisor del contrato, quien
solicitará las firmas correspondientes en las áreas pertinentes y lo radicará
según el caso en las siguientes áreas:
i.
Caso 1: Si el hurto sucedió fuera de las instalaciones de ETB y durante
el desarrollo de las actividades propias del rol del trabajador, el
memorando se debe dirigir a: Gerencia de Facturación Cartera y
Cobranzas y Coordinación de Riesgos y Seguros.
ii.
Caso 2: Si el elemento robado o extraviado es un equipo móvil de
comunicación, el memorando debe ser dirigido a: Coordinación de
Riesgos y Seguros y Dirección Servicios Generales y Administrativos.
Si el equipo móvil es un faltante o pérdida sin denuncio ante la fiscalía,
el memorando debe ser dirigido a: Gerencia de Facturación Cartera y
Cobranzas y Coordinación de Riesgos y Seguros.
iii.
Caso 3: cuando el hurto o perdida se efectúa dentro de las instalaciones
de ETB, vehículos de ETB, el memorando se debe dirigir a:
Coordinación de riesgos y seguros, Gerencia de relaciones laborales,
Coordinación de seguridad y Gerencia de facturación, cartera y
cobranzas.
iv.
Caso 4: Faltante de Inventario o pérdida sin denuncia ante autoridad
competente (fiscalía), el memorando se debe dirigir a: Gerencia de
Facturación, Cartera y Cobranzas
Además de los otros documentos mencionados, el contratista debe anexar al
memorando copia del documento de entrega al trabajador, del elemento y la lista
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de elementos a cargo del trabajador en la que aparece registrado el elemento
hurtado, soporte de existencia.
Si el faltante de inventario se detectó durante la toma de inventario fiscal anual,
debió quedar registrado en el “acta de faltantes, sobrantes e inconsistencias
inventario fiscal.", debidamente firmada por el trabajador y con visto bueno de
quien le efectuó el inventario fiscal y se debe anexar copia.
El SUPERVISOR debe actualizar la pérdida del elemento en el aplicativo de
Inventario Devolutivos. La actualización se realiza con el número de radicado del
memorando de remisión, robo, pérdida o faltante. Finalmente enviara los
documentos al CONTRATISTA quien efectuara la gestión documental
3.4.3.4.1.
Reporte de la pérdida: El contratista deberá reportar, máximo dentro de los
noventa (90) días calendario al recibo de la denuncia, la documentación establecida por
ETB al supervisor de ETB.
3.4.3.5.GESTIÓN DOCUMENTAL
3.4.3.5.1.
El contratista debe archivar diariamente en las carpetas de cada uno de los
trabajadores, digitalizar y almacenar en archivo electrónico o base de datos, la totalidad
de la documentación generada en el desarrollo del proceso de administración de
elementos a cargo y los documentos generados directamente de su base de registro
automatizado de administración de elementos a cargo (documentos de traspaso,
devolución de elementos, de reporte de pérdidas y sus anexos y/o hurtos de elementos,
reintegro de elementos, lista de elementos a cargo y demás documentos requeridos por
ETB) de acuerdo con lo establecido en el MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL. El
contratista debe presentar informes referidos a la información archivada cuando ETB lo
requiera.
3.4.3.5.2.
Para los fines del objeto contractual, ETB hará entrega al contratista de las
carpetas con los documentos de gestión de elementos a cargo de los trabajadores, las
cuales pasarán a custodia y administración del contratista durante la vigencia del contrato.
Al finalizar el contrato, el contratista deberá entregar a ETB en medio físico y digital esta
información, actualizada con toda la información generada durante la ejecución del
contrato, organizada e indexada de acuerdo a las pautas que se establezcan con el
supervisor del contrato.
3.4.3.5.3.
El contratista debe almacenar los documentos, durante la vigencia del
contrato, para todos los documentos de empleados activos; si se trata de documentos de
empleados que se pensionan o retiran el contratista deberá almacenarlos hasta por dos
años y después enviarlos al archivo general de ETB, en cumplimiento del proceso de
gestión documental de ETB. El SUPERVISOR del contrato deberá suministrar al
CONTRATISTA el proceso de gestión documental y formatos que se deben diligenciar
para el traslado de la documentación al archivo General.
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3.4.3.5.4.
El contratista deberá entregar mensualmente un archivo en Excel que
contenga los índices de cada una de las carpetas de los trabajadores y un archivo que
contenga la digitalización de los documentos actualizados con corte al 30 de cada mes.
3.4.3.5.5.
El Contratista debe custodiar, manejar y administrar los documentos que
proporcionan la evidencia de la entrega y recibo de los elementos a cargo del trabajador y
por tal razón debe garantizar que éstos permanezcan legibles, fácilmente identificables y
recuperables.
3.4.3.5.6.
La documentación que soporte la entrega por parte del contratista y el
recibo de los elementos por parte del trabajador debe ser completamente diligenciada,
tener registrada la firma del trabajador que recibe el elemento, nombre y tipo y número del
documento de identificación
3.4.3.5.7.
En caso de que por la ausencia de dicha evidencia un trabajador de ETB
niegue haber recibido los elementos reportados por parte del contratista, el contratista
debe responder económicamente a ETB por los elementos.
3.4.3.5.8.
El contratista deberá diligenciar nuevamente, incluyendo la toma de la
firma del trabajador, la documentación faltante, deficiente o que se encuentre mal
diligenciada (falta de firma, datos insuficientes, falta de veracidad en la información
consignada), antes de los ocho (8) días hábiles siguientes a la solicitud por parte de la
Supervisión del contrato, sin costo adicional para ETB.
3.4.3.5.9.
El Contratista deberá devolver en físico y digitalizado a las instalaciones de
ETB que el Supervisor indique, la totalidad de la documentación del proceso (pérdidas,
traspasos, lista de elementos a cargo, perdidas, reintegros y demás documentos que
fueron entregados por parte de ETB al inicio del contrato y todos los documentos
generados durante la ejecución del proceso, los documentos deben estar en buen estado
y legibles.
3.4.3.6.OTROS DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS
3.4.3.6.1.
INFORMACION ESTADISTICA:
A continuación se relacionan las
cantidades estimadas mensuales, aclarando que éstas pueden variar a lo largo del
contrato de acuerdo con las necesidades de ETB. El contratista debe considerar lo
anterior en la conformación de los precios unitarios cotizados de forma que el contratista
no podrá aducir la no-consideración o la consideración inadecuada de todos estos
aspectos como causa de incumplimiento de ninguna de las obligaciones a su cargo
derivadas del presente contrato, ni tampoco como motivo para reclamar compensación
adicional o extraordinaria.
CANTIDAD
ESTIMADA
MES
CANTIDAD
ESTIMADA
AÑO
UNA
10
100
UNA
UNA
10
20
100
200
ITEM
REINTEGRO
(GESTION
DE
REINTEGRO
HERRAMIENTAS DE BAJA)
TRASLADO DE HERRAMIENTAS LABORATORIO
PERDIDAS
(GESTION
DE
PERDIDAS
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UNIDAD
DE
DE
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HERRAMIENTAS)
ALMACENAJE
ADMINISTRACIÓN
ELABORACION DE DOCUMENTOS
GESTIÓN DOCUMENTAL – CARPETAS A ENTREGAR
INICIALMENTE. EXPEDIENTES ADMINISTRADOS,
DIGITALIZADOS Y ACTUALIZADOS FISICAMENTE
POSICIONES
ESTANTERIA LIVIANA
255
255
POSICIONES
ESTANTERIA PESADA
36
36
UNIDAD
6000
6000
UNIDAD
1700
1700
3.4.3.7.ENTREGA, TRASPASO Y DEVOLUCIÓN DE ELEMENTOS
3.4.3.7.1.
El CONTRATISTA deberá prestar los servicios de recepción y validación
de solicitudes para el transporte, distribución y entrega de los elementos. Estas solicitudes
serán enviadas al contratista a través del supervisor del contrato o por quien ETB delegue
para tal actividad, al correo electrónico designado por el contratista a más tardar a las 5
pm del día hábil anterior a la fecha esperada entrega e incluirá: la identificación del
trabajador a quien se debe entregar la herramienta, la dirección, fecha y hora programada
para la entrega de los elementos.
3.4.3.7.2.
El CONTRATISTA deberá garantizar el cumplimiento de entrega de la
totalidad de las solicitudes, en la fecha y hora pactada, para lo cual deberá disponer de
los recursos necesarios para atender todas las solicitudes de entrega de elementos
enviadas por ETB.
3.4.3.7.3.
Para ENTREGA DE ELEMENTOS A FUNCIONARIOS DE ETB, el
contratista debe:
 Recibir la solicitud de entrega al trabajador, por parte del supervisor del contrato o
el delegado por ETB,
 Verificar la existencia de los elementos solicitados e informar al supervisor de ETB
la disponibilidad o no de los mismos, en el transcurso de las siguientes dos horas
hábiles a partir del recibo de la solicitud.
 Alistamiento de los elementos para entrega
 Generación del documento de entrega o traspaso del elemento al trabajador, que
corresponde a la plantilla de traspaso que ETB entregará al contratista para tal fin
y que debe incluir la fecha y hora de impresión que no puede superar un día hábil
para que el trabajador lo firme al momento de recibir la herramienta.
 Distribución y transporte de los elementos al punto de entrega solicitado y
acordado.
 Entrega del elemento, incluyendo la firma del trabajador que recibe y del delegado
del contratista que entrega, en la misma plantilla traspaso relacionado en el ítem
anterior.
3.4.3.7.4.
Si con ocasión de la entrega o traspaso, el funcionario de ETB debe
devolver algún elemento ya sea por mal estado o sobrante, adicional a los anteriores, el
contratista debe:
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






Recibir del trabajador de ETB el elemento en devolución
Llevar a cabo la inspección visual y el inventario de los elementos recibidos
Validar la información del elemento a recibir Vs lo asignado.
Registrar en el formato de Devolución las condiciones físicas en las que se recibe
el elemento
Entregar al supervisor del contrato de manera inmediata los documentos de
devolución de los elementos por parte de los trabajadores para actualizar la
información en el aplicativo de activos fijos, incluyendo el estado de los mismos.
Si los elementos devueltos se encuentran en mal estado, el contratista debe
trasladarlos al laboratorio designado por ETB para su revisión, reparación o
concepto técnico de baja. Este punto se detalla en el numeral 3.4.3.8 TRAMITES
PARA LA REPARACIÓN DEL ELEMENTO Y/O CONCEPTO TECNICO DE BAJA
PARA REINTEGRO.
Entregar semanalmente al supervisor del contrato un informe en el cual se liste la
totalidad de los elementos recibidos incluyendo, cuando aplique, su marca, modelo
y número de serial.
3.4.3.7.5.








Para ENTREGA DE ELEMENTOS A TERCEROS, el contratista debe:
Recibir la solicitud por parte del supervisor del contrato o el delegado por ETB
Verificar la existencia de los elementos solicitados e informar al supervisor de ETB
la disponibilidad o no de los mismos, máximo una hora después de efectuar la
solicitud por parte de ETB.
Alistamiento de los elementos para entrega
Entregar los elementos al delegado correspondiente con previa autorización y
programación enviada por el supervisor del contrato.
El contratista debe hacer firmar los traspasos y acta de entrega de la herramienta
donde se relacione, nombre del elemento, marca, serial, inmovilizado, código
interno, cantidad de cada uno de los elementos. Por el funcionario a cargo
registrado en los sistemas contables de la empresa y el tercero delegado para
recibir la herramienta.
Trimestralmente y de acuerdo con la programación enviada por el supervisor, el
contratista debe efectuar un inventario de los elementos entregados al tercero, en
los sitios indicados por el supervisor.
Si existen faltantes se debe informar al supervisor del contrato y adicionalmente
elaborar memorando de reporte de faltante de inventario a cargo del funcionario
ETB que tiene los elementos a su cargo (supervisor del contrato con el tercero).
Si se efectúa devolución total de los elementos, el contratista debe efectuar
revisión de cada una de las herramientas y enviar reporte al supervisor, de las
inconsistencias y faltantes encontrados y reportar las responsabilidades a cargo
del funcionario que tiene las herramientas a cargo.
3.4.3.8.TRAMITES PARA LA REPARACIÓN DEL ELEMENTO Y/O CONCEPTO
TECNICO DE BAJA PARA REINTEGRO
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3.4.3.8.1.
El CONTRATISTA debe controlar y transportar los elementos que
requieren reparación y/o concepto técnico de baja al área designada por ETB según el
tipo de elemento. El elemento se puede recibir en los siguientes estados:
a) Reparado y/o con concepto de reutilizable: En caso de que el concepto sea de
elemento “reutilizable", el contratista debe almacenar el elemento y dejarlo en
estado disponible para su entrega al trabajador que lo requiera.
b) Elemento para dar de baja: Si el área designada emite concepto de baja del
elemento, el CONTRATISTA debe proceder a efectuar el trámite de entrega en la
bodega de bajas de la Gerencia de Abastecimiento de ETB.
c) Reintegro de elementos: Si el área responsable de la revisión técnica del elemento
informa que el elemento no es reparable o que su vida útil finalizó, el
CONTRATISTA debe efectuar el trámite de entrega a la bodega de bajas de ETB
d) Para la entrega de los elementos que aplican para los conceptos de los literales b y
c, el contratista debe diligenciar los formatos IMF 01, devolución IMA02, concepto
técnico, junto con el concepto técnico emitido por el área competente y entregarlos
al supervisor del contrato quién recogerá las firmas y devolverá los documentos
debidamente firmados al CONTRATISTA. Una vez tenga estos documentos, podrá
trasladar los elementos a la bodega de bajas del área de abastecimiento de ETB.
Una vez se reintegra el elemento esta área emite el vale de acompañamiento que
certifica la recepción del elemento por baja.
e) El CONTRATISTA deberá actualizar la información en su base de registro
automatizado de administración de elementos y entregar los documentos al
SUPERVISOR para actualizar el movimiento de los elementos dados de baja.
3.4.3.8.2.
El contratista deberá controlar y transportar los elementos que requieren
reparación y / o concepto técnico de baja, a los laboratorios de ETB o a los sitios
establecidos por ETB para realizar tal labor.
3.4.3.8.3.
El contratista deberá elaborar la documentación requerida por ETB para el
reintegro de elementos dados de baja y transportarlos a la bodega de bajas de ETB.
3.4.3.9.INVENTARIO FINAL Y GENERACIÓN DE PAZ Y SALVO
El CONTRATISTA recibirá comunicación del supervisor del contrato acerca del(los)
funcionario(s) próximo(s) a pensionarse, trasladarse o a retirarse y los elementos a su
cargo, para lo que en conjunto con el contratista se elabore la programación del
inventario final de todos y cada uno de los elementos que tiene a su cargo, en el que se
revisará el elemento, número de inmovilizado, marca, serial, código interno y el estado en
el que se encuentran para efectuar la recepción y generar el trámite de devolución de los
mismos.
EL CONTRATISTA deberá mantener actualizada la información de la administración de
elementos a cargo y enviar los documentos e informar las novedades de faltantes al
SUPERVISOR.
Si se presentan elementos faltantes, el CONTRATISTA debe elaborar memorando de
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reporte de faltante y/o pérdida del elemento y hacer entrega al SUPERVISOR del
contrato para recolección de firmas radicación y actualización después de recibir los
documentos radicados, adicionalmente enviara copia de la pérdida al CONTRATISTA
para que actualice la información en su base de registro automatizado de administración
de elementos a cargo.
3.4.3.10.
INFORMES QUE DEBE PRESENTAR EL CONTRATISTA
Durante la ejecución del contrato el contratista debe reportar las novedades (por ejemplo:
traspasos, pérdidas, mantenimiento de herramientas, reintegros, existencias de
inventarios, entre otras), en ejecución del objeto contractual, y suministrar la información
que requiera ETB para el desarrollo del objeto contractual a diario, semanal o mensual
según lo requiera ETB. En el tiempo que establezca para el mismo. La información
mínima que deberá contener cada informe se detalla a continuación:
3.4.3.10.1.
Traspasos:
 Nombre, ETB, cédula de funcionarios involucrados: el que entrega y el que recibe
 Nombre de las herramientas traspasadas o devueltas
 Número de inmovilizado, seria l y código interno
 Fecha y hora de la transacción, las cuales deben ser generadas automáticamente
por la base de registro automatizado de administración de elementos.
3.4.3.10.2.
Pérdidas:
 Nombre, ETB, cédula de los funcionarios que presentan pérdida de herramienta.
 Nombre de las herramientas perdidas y reportadas
 Número de inmovilizado, serial y código interno
 Fecha y hora de la transacción
 Número de radicado de memorando de siniestro
3.4.3.10.3.
Reintegro de herramientas:
 Nombre de las herramientas reintegradas
 No. de inmovilizado, serial y código interno
 Fecha y hora de la transacción
 Número de Vale de acompañamiento de recibo de la herramienta reintegrada por
el área de Abastecimiento.
3.4.3.10.4.
Existencia de Inventarios:
 Nombre y marca de las herramientas
 Número de inmovilizado, serial y código interno
 Fecha y hora de ingreso y / o traspaso
 Nombre de los funcionarios que las tienen a su cargo
3.4.3.10.5.
Inventario Fiscal:
 Nombre, marca, Número de inmovilizado, serial y código interno
 de las herramientas inventariadas y pendientes por inventariar.
 Fecha y hora de presentación del inventario por parte del trabajador
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


Nombre, ETB y cédula de los funcionarios que presentaron inventario y que se
encuentran pendientes de inventario.
Relación detallada de herramientas faltantes, sobrantes de inventario y fechas de
compromiso por parte de los trabajadores para presentación de herramientas
faltantes.
Informe actualizado de archivo de documentos y listas de elementos a cargo de
trabajadores, firmados por las dos partes.
3.4.3.10.6.
En la tabla a continuación se listan los informes que debe presentar el
contratista durante la ejecución del contrato y su periodicidad:
LISTADO DE INFORMES
REPORTE
PERIODICIDAD
Existencia de Herramientas total
Semanal
Traspasos de herramientas
Mensual
Pérdidas de herramientas
Mensual
Reintegro de herramientas
Mensual
Reparación de herramientas en los
laboratorios o sitios designados por ETB
Semanal
Reporte de transacciones. Relación de
los
documentos
de
todas
las
transacciones realizadas durante el día.
Debe incluir documentos e soporte
debidamente firmados por las partes en
formato PDF, de acuerdo con el numeral
0.
Diario
TIEMPO DE ENTREGA DEL
REPORTE
Plazo máximo 11 a.m. del primer día
hábil de la semana siguiente a la del
informe.
Plazo máximo 11 a.m. del primer día
hábil del mes siguiente al que
corresponde el informe.
Plazo máximo 11 a.m. del primer día
hábil del mes siguiente al que
corresponde el informe.
Plazo máximo 11 a.m. del primer día
hábil del mes siguiente al que
corresponde el informe.
Plazo máximo 11 a.m. del primer día
hábil de la semana siguiente a la de
informe.
Plazo máximo a las 7 a.m. del día
siguiente al que corresponde el
informe.
DURANTE LA EJECUCIÓN DEL INVENTARIO
Reporte diario de ejecución de Inventario
Fiscal
Diario
Plazo máximo a las 7 a.m. del día
siguiente al que corresponde el
informe de la toma del inventario
Reporte de gestión documental del
inventario. Debe incluir documentos de
validación y formato de inconsistencias
del inventario en formato PDF, de
acuerdo con el numeral 0
Diario
Plazo máximo a las 9 a.m. del día
siguiente a la toma del inventario
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3.4.3.10.7.
ETB puede solicitar cualquiera de los reportes anteriores parcial o total de
manera inmediata por lo que el tiempo de entrega de estos reportes no debe superar las 8
horas.
3.4.4. ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO (ANS)
Es la recopilación de indicadores que permitirán medir el cumplimiento de las obligaciones
del contratista. Se evaluarán, con la frecuencia acordada, los siguientes aspectos
orientados a controlar el cumplimiento del contratista:
No.
INDICADOR
1
PESO %
25%
CUMPLIMIENTO DEL PLAZO DE ENTREGA DE HERRAMIENTAS A
DOMICILIO
DESCRIPCIÓN
Cantidad de solicitudes de herramientas cumplidas efectivamente dentro de la
programación establecida por ETB respecto al total de solicitudes de herramientas
entregadas al contratista.
METAS Y
CONDICIONES
100%
[
]
[
FORMA
MEDICIÓN
No.
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
A METAS Y
CONDICIONES
]
Se comparará la hora de la transacción registrada en el documento de traspaso
de la herramienta con la hora programada por ETB para la entrega. Se contarán
como Entregas NO realizadas dentro del plazo establecido por ETB, aquellas
que se realicen después de dicho plazo por causas ajenas a ETB. Este plazo no
será antes de las 7am del día hábil siguiente a la solicitud.
2
PESO %
25%
ENTREGA DE REPORTES SOLICITADOS POR LA SUPERVISIÓN DE ETB
Los plazos, formatos y condiciones exigibles para cada tipo de reporte periódico
y no periódico se establecen en el numeral 0 Esta tabla podrá ser revisada una
vez cada tres meses con el propósito de ajustar a las necesidades de la
operación.
100% de los reportes en el plazo solicitado
[
FORMA
MEDICIÓN
No.
INDICADOR
DESCRIPCIÓN
METAS Y
CONDICIONES
]
[
]
Se entenderá incumplido este ANS si el reporte se entrega fuera del plazo
estipulado, se encuentra incompleto (no contempla todos y cada uno de los
aspectos mencionados) o se entrega por un medio diferente al estipulado.
3
PESO %
50.0%
CUBRIMIENTO DEL INVENTARIO FISCAL ANUAL
Porcentaje de trabajadores a quienes se realiza el inventario respecto al total de
trabajadores de la Vicepresidencia de infraestructura
Inventario al 100% de personal de la Vicepresidencia de Infraestructura del
servicio dentro del plazo establecido por el área contable de ETB.
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[
FORMA
MEDICIÓN
]
[
]
Se toma como base el número total de los trabajadores activos y de los
contratistas que tengan en su poder herramientas de propiedad de ETB en la
fecha programada por el área contable de ETB para iniciación de las actividades
de inventario.
Tabla 1. Niveles de servicio requeridos por ETB
Se evaluará el cumplimento de la meta de cada indicador de acuerdo con los pesos de los
ANS correspondientes.
Cada uno de los indicadores tiene un porcentaje de ponderación establecido en la
columna “PESO” de la tabla 1 Este valor representa la importancia que tiene el indicador
para la evaluación del desempeño del contratista. Para cada uno de los niveles de
cumplimiento se sumarán los porcentajes de ponderación de cada uno de los indicadores
cuyo valor se encuentre ubicado dentro de dicho nivel.
Si el desempeño en la ejecución del contratista en un periodo dado se encuentra por
debajo del 98% de los ANS establecidos se aplicará la multa establecida en el contrato
sobre la facturación del mes correspondiente y será obligatorio para el contratista
presentar un documento con los planes de acción de mejora a implementar sobre los
servicios, en forma inmediata, para evitar la repetición de los incumplimientos.
3.4.5. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA
Adicional a las obligaciones y responsabilidades descritas en el presente capitulo y sus
anexos el CONTRATISTA deben cumplir con lo siguiente:
 Asistir mensualmente a la reunión de seguimiento del Contrato en la cual se
evaluará el desempeño hasta la fecha así como situaciones puntuales que por su
importancia sea necesario tratar. Igualmente se hará claridad sobre los temas a
que haya lugar buscando puntos de concertación y unificación de criterios en los
casos que amerite.
 Presentar un informe, hacer la evaluación y seguimiento periódico en conjunto con
los encargados por ETB, de los Acuerdos de Niveles de Servicio para garantizar
la prestación de los servicios requeridos por ETB.
 Aplicar altos estándares de calidad en la prestación de los servicios y realizar las
acciones necesarias para asegurar el cumplimiento de los mismos.
 Asegurar los procesos necesarios para garantizar una evolución continua en la
prestación de los servicios contratados.
 Desarrollar e implementar métricas detalladas que soporten la evaluación de la
gestión del servicio y la verificación del cumplimiento de los objetivos trazados.
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 Registrar detalladamente en una Base de Datos debidamente estructurada todos
los servicios solicitados al CONTATISTA y entregar a ETB mensualmente en el
formato que ETB establezca (la entrega de esta información previa aprobación de
ETB). La cual debe estar debidamente diligenciada antes de las firmas de las
actas de aceptación de servicios mensuales, es decir, es prerrequisito para radicar
la facturación mensual.
 Cooperar con otros Contratistas de ETB en el desarrollo de actividades conjuntas
tendientes al cumplimiento de los requerimientos de servicio establecidos por ETB.
 Desarrollar e implantar planes de contingencia de continuidad del negocio que
ETB establezca, de acuerdo a los servicios contratados.
 Asistir a los talleres de inducción ofrecida por el personal de ETB durante el
comienzo del contrato, si aplican, e implementar las directrices que en el mismo se
expongan en procura de prestar un servicio con altos estándares de calidad y
cumpliendo los tiempos de respuesta establecidos.
 Acatar las directrices de ETB en cuanto a facturación siguiendo los lineamientos
internos así como las exigencias de ley en dichos documentos. Hacer entrega de
la misma para su revisión y trámite en las fechas pactadas según se determine por
el (los) funcionarios encargados de la Supervisión del Contrato, conforme a las
directrices de pago de ETB; así como hacer la entrega de los documentos
originales respectivos que soporten dicho pago.
 Proveer la asistencia administrativa y técnica que le solicite ETB a la terminación
del Contrato, para la transferencia de los servicios a ETB o a terceros; así como
prestar toda la colaboración respectiva para adelantar el proceso de liquidación
cuando éste tenga lugar.
 Cumplir con las disposiciones de orden nacional, distrital o local en lo que se
refiere a seguridad industrial, aportes parafiscales, impuestos, movilidad, entre
otras.
 Cuando surjan problemas o necesidades de mejoramiento o adaptación de las
soluciones existentes, el CONTRATISTA debe asegurar la realización de las
modificaciones pertinentes a las mismas, preservando su integridad.
3.4.6. ENTREGA
CONTRATISTA.
POR
TERMINACIÓN
DE
CONTRATO
O
CAMBIO
DE
3.4.6.1.Una vez vencido el plazo contractual y durante la etapa de liquidación del contrato,
el contratista será responsable de devolver los bienes que tenga bajo su custodia en los
sitios especificados por ETB, sin ningún cargo adicional para ETB y entregar a ETB o al
nuevo contratista para el servicio, toda la información sobre documentación y operaciones
en proceso para ETB, a fin de no afectar la normal continuidad en los procesos en curso.
3.4.6.2.El contratista se obliga a realizar todas las actividades de empalme necesarias,
bien sea con funcionarios directos de ETB o con el nuevo contratista, a fin de asegurar
una adecuada continuación de los procesos, con el mínimo impacto para ETB. Tales
actividades comprenden, según apliquen y sin limitarse a:
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a. Permitir el acceso del nuevo contratista de ETB a las instalaciones del saliente
para facilitar la transferencia de la documentación y operaciones en proceso;
b. suministrar a ETB la información y documentación de las actividades relativas a los
servicios y los procesos que estén en trámite o pendientes al momento deI
empalme, facilitando Ia terminación o iniciación de dichas actividades por parte de
ETB directa o a través del nuevo contratista con el mínimo impacto para la
operación.
c. Entrega de todos los documentos soporte que no hayan sido transferidos a ETB a
la fecha de terminación del contrato.
d. las demás actividades que se estimen necesarias para la liquidación final del
contrato.
3.4.7. CONDICIONES ESPECÍFICAS DEL OFERENTE
3.4.7.1.ORGANIZACIÓN Y PERSONAL
3.4.7.1.1.
El contratista debe disponer de personal calificado en la prestación de
cada uno de los servicios, respecto del cual no se constituye vínculo laboral alguno con
ETB. Deberá contar con personal suficiente para el cumplimiento de las tareas a las que
se haya comprometido e inclusive para atender situaciones críticas o de emergencia.
3.4.7.1.2.
El contratista dispone de autonomía y libertad técnica, administrativa y
directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable por la vinculación del
personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y riesgo, sin que ETB
adquiera responsabilidad alguna.
3.4.7.1.3.
El contratista se obliga a darle a toda la información y documentación
suministrada por ETB el carácter de CONFIDENCIAL y el destino y manejo exclusivo para
cada caso.
3.4.7.2.IMPLEMENTACIÓN Y ETAPA DE DISEÑO
3.4.7.2.1.
ETB requiere que el oferente informe cuánto tiempo requiere para la
implementación de la operación para ETB a partir de la eventual adjudicación de contrato
y lo que requiere de parte de ETB para dar inicio a la misma.
3.4.7.2.2.
ETB requiere que el plazo máximo de implementación de la operación por
parte del contratista (entre otras, capacidad física, recursos de sistemas, etc.) no sea
superior a dos (2) meses. Informar en la oferta el tiempo de implementación de la
operación.
3.4.7.2.3.
ETB requiere que durante el período de implementación de la operación,
en simultáneo se realice una Etapa de Diseño, entre el contratista y ETB, en la que se
realice el levantamiento de los procesos y procedimientos que sean pertinentes para el
inicio de operación. Igualmente, debe realizarse un piloto de todo el proceso para finiquitar
todos los detalles de la operación tanto para el contratista como para ETB.
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3.4.7.2.4.
Plan de ejecución del proyecto: ETB requiere que el Contratista indique la
metodología de gestión de proyectos que implementará y que deberá ser entregada
durante la reunión de inicio del contrato. Esta metodología debe incluir según aplique, la
declaración de alcance, los cronogramas, el plan de riesgos, el plan de gestión de
cambios, el plan de comunicaciones, el plan de calidad y los demás que apliquen al
servicio.
3.4.7.2.5.
Procesos de seguimiento y control para la gestión del proyecto: ETB
requiere que el Contratista se responsabilice por la realización de los informes de
seguimiento, control del servicio e informes de rendimiento, en la periodicidad que se
acuerde en la reunión de inicio.
3.4.7.3.CERTIFICACIONES
3.4.7.3.1.
CERTIFICACIONES DE CALIDAD
ETB requiere que el OFERENTE tenga implementado un Sistema de Gestión de Calidad
para los procesos relacionados con el objeto de la presente invitación o esté en proceso
de implementación. En el caso de tener el sistema de gestión de la calidad certificado, el
oferente debe adjuntar las certificaciones de calidad vigentes de los procesos que
soportan la prestación de los servicios ofrecidos, de acuerdo con los estándares de
calidad de la industria, tales como ISO9001, ISO14001 o sus equivalentes. Las
certificaciones deben ser emitidas por entidades certificadoras reconocidas en el ámbito
nacional o internacional. En el caso en el cual el oferente tenga un sistema de gestión de
calidad, pero aún no esté certificado, deberá adjuntar los resultados de una auditoría
externa llevada a cabo por un ente debidamente certificado.
3.4.7.3.2.
CERTIFICACIONES DE EXPERIENCIA
El oferente debe entregar tres (3) certificaciones de experiencia directa del oferente y
expedidas por el cliente, en los servicios detallados para el proceso, ejecutados o en
ejecución y por lo menos una de éstas con una empresa TELCO en Colombia. Quien
debe acreditar la experiencia es el oferente.
La experiencia deberá demostrarse mediante certificaciones escritas, expedidas por el
cliente, de servicios prestados a partir del año 2010. La experiencia que el oferente
certifique no podrá ser menor en su totalidad a 4 años en el sector de telecomunicaciones.
Dichas certificaciones deben contener como mínimo la siguiente información: Nombre
completo del contratante, fecha de inicio del contrato o servicio, vigencia firmada de
contrato, detalle de la clase de servicios contratados y nombre, cargo y teléfono de la
persona que certifica. No serán válidas las certificaciones en las que la vigencia del
contrato sea menor a un año.
Adicional a las certificaciones que entregue, el oferente debe diligenciar el siguiente
cuadro específicamente con la información de cada certificación:
NIT 899.999.115-8
http://www.etb.com.co
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CLIENTE
INVENTARIO FISICO DE
EQUIPO DE
TELECOMUNICACIONES
SI / NO
SI / NO
SI / NO
MANEJO ACTIVOS DE
TELCOS
TIEMPO DE
EXPERIENCIA
TELEFONO / CIUDAD
SI / NO
SI / NO
SI / NO
ETB se reserva el derecho de verificar la información suministrada en las certificaciones y
documentos aportados. En el evento que ETB encuentre que la información no es veraz,
se descartará la oferta.
En caso de Consorcios o uniones temporales, el requisito de experiencia puede ser
aportado por uno solo de los miembros. En caso de que más de un miembro del consorcio
o unión temporal aporte certificaciones de experiencia, se tomarán en cuenta las
aportadas por cada uno de los integrantes.
A una empresa que haya participado en un contrato en consorcio o unión temporal, la
certificación de experiencia correspondiente se le reconocerá en el porcentaje que haya
participado, el cual debe ser indicado en la certificación ó en el compromiso consorcial.
NIT 899.999.115-8
http://www.etb.com.co
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