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TABLA DE CONTENIDO
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Presentación
Introducción
Glosario
Marco legal
4.1 Normas internas
4.2 Normas externas diferentes entidades reguladoras
Principios de la función archivistica
Principios rectores de la archivística
6.1 Producción documental
Principios para la organización de la producción documental
centralización de los archivos en cada unidad administrativa ETB
Organización de la producción documental
Organización física de las series y subseries documentales
Procedimiento para la organización y transferencia de archivo de
clientes
Conceptos generales
Recomendaciones generales
Instalación área física mobiliario
Proceso de implementación de la tabla de retención documental
15.1 Seguimiento a la aplicación de la tabla de retención documental
15.2 Ajustes a las tablas de retención documental: forma y fondo.
Procedimiento para realizar los ajustes
Programa de transferencias documentales primarias
Transferencias documentales
17.1 transferencias primarias
17.2 transferencias secundarias
Actividades del centro de gestión documental
Responsabilidades
20. BIBLIOGRAFIA
VGHRA_GSA_M001_V02
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1. PRESENTACIÓN
2. INTRODUCCIÓN
La producción documental y en general su manejo y los criterios de
organización son esenciales en la toma de decisiones, pues refleja la
transparencia en el cumplimiento del objeto social y por ende el de las
funciones en una organización.
La Ley 594 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley
General de Archivos y se dictan otras disposiciones” enmarca las
normas y principios generales que regulan la actividad archivística, conforme
a: ARTICULO 2o. AMBITO DE APLICACIÓN. “La presente ley comprende a la
administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que
cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la
presente ley”.
ARTICULO 24. OBLIGATORIEDAD DE LAS TABLAS DE
RETENCIÓN DOCUMENTAL “Será obligatorio para las entidades del Estado
elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental”.
Todos los procesos archivísticos de las entidades deben estar soportados por
parámetros establecidos en manuales de fácil acceso a los funcionarios,
estos demarcan la forma de controlar los documentos desde el momento de
su producción o recibo hasta su disposición final.
Con base en la legislación archivística existente y en busca de una mayor
eficiencia para brindar información oportuna y veraz,
que supere la
informalidad, variabilidad y subjetividad de los criterios archivísticos, a
través de la implementación de un 1Programa de Gestión Documental, se ha
elaborado este Manual Guía que complementa el proceso de implementación
de la Tabla de Retención Documental, como un instrumento de consulta en
el desarrollo de la gestión documental, bajo directrices internas y las normas
externas que inciden en la producción, trámite y conservación de los
documentos, en busca de la racionalización en la producción y control de los
mismos.
Con el fin de facilitar la comprensión del documento y en general de la
actividad archivística que este propiciará; a continuación se relacionan
algunas definiciones Básicas y fundamentales, las cuales son tomadas del
Acuerdo 07 de 1994 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación
(Reglamento General de Archivos), de la Ley 594 de Julio de 2000 y de la
norma ISO 9000:2000.
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Programa de Gestión Documental: Sistema que permite visualizar los procesos de la gestión
documental al interior de una entidad y desarrollar herramientas para tener control de los
documentos desde el momento en que se reciben o producen hasta su disposición final.
VGHRA_GSA_M001_V02
VGHRA_GSA_M001_V02
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GESTIÓN DOCUMENTAL
Son las actividades administrativas y técnicas que propenden por la
planificación, manejo y organización de la información producida y recibida
por las entidades desde que se produce o recibe hasta su disposición final.
3. GLOSARIO
ARCHIVO
Es uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la
persona o institución que los produce, para los ciudadanos, o para
servir como fuentes de historia.
DISPOSICIÓN FINAL
Se basa en el proceso de valoración de los
documentos.
Si se considera que
los documentos que
componen las series o subseries tienen el
carácter de históricos, su disposición final es la
conservación total y reproducir la información
en un medio magnético para efectos de
consulta y evitar la manipulación del soporte
papel que deberá conservarse totalmente.
ARCHIVO TOTAL
Hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción
o recepción en la oficina (Archivo de gestión) y su conservación temporal
(Archivo Central), hasta su disposición final o integración a un archivo
permanente.
ARCHIVO DE GESTION
Comprende toda la documentación que es
sometida a continúa utilización y consulta
administrativa por las oficinas productoras, u
otras que la soliciten, su circulación o trámite
se realiza para dar respuesta o solución a los
asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL
En el que se agrupan los documentos
transferidos por los distintos archivos de
gestión de la empresa, cuya consulta no es
tan frecuente, pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las
mismas oficinas productoras, otras oficinas de
la empresa y particulares en general.
ARCHIVO HISTÓRICO
Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central, que por
decisión del correspondiente Comité de Archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura.
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VGHRA_GSA_M001_V02
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UNIDADES ADMINISTRATIVAS
Corresponde a cada una de las dependencias que conforman la estructura
orgánica de una entidad creada mediante un acto administrativo (Directiva
Interna).
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo organo o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplo: Contratos.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Instrumento Gerencial que está compuesto por un listado de series y
subseries, con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se les
asigna el tiempo de retención o permanencia en cada etapa de su ciclo vital,
(Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico) así como su
disposición final una vez finalizada su vigencia administrativa, legal o fiscal.
SUBSERIE DOCUMENTAL
Definida como el conjunto de documentos que se producen o reciben y que
reflejan la particularidad de la serie. Ejemplo: Contratos de Obra, Contratos
de Prestación de Servicios Profesionales.
TIPO DOCUMENTAL
Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como
la estructura física del documento.
Pueden ser entre otros tipos
documentales, actas, contratos y facturas.
FONDO DOCUMENTAL
Se define como la totalidad de documentos reunidos por una entidad en el
transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de
organización y de conservación, por la cual en ellos coexisten documentos
con valores primarios (administrativo, precautelativo, judicial, legal, etc.),
documentos con valores secundarios (históricos e investigativos) y
documentos sin valor.
EXPEDIENTE
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un
mismo asunto.
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VGHRA_GSA_M001_V02
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TRADICIÓN DOCUMENTAL
Se refiere si el documento que forma
parte integral del expediente reposa
en original o copia.
Retención Documental de las dependencias y por lo tanto pueden ser
eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia, dejando constancia en Acta
suscrita por el respectivo jefe de dependencia)
UNIDAD DE CONSERVACIÓN
Medio utilizado para archivar
conservar la documentación.
TIEMPOS DE RETENCIÓN
Está definido como el tiempo de
permanencia de los documentos
(series o subseries documentales) en
el Archivo de Gestión, toda vez hayan
finalizado su trámite.
o
DOCUMENTO
Es cualquier unidad en la cual se
registra información, independiente
del tipo de soporte en el que se
encuentre (papel, cintas y discos
magnéticos, películas, fotografías,
etcétera)
el
cual
puede
ser
modificado y controlado por versión
amientos
Este tiempo se asigna a las series
documentales cuando son únicas, es
decir no se crean subseries, en el
caso
en
que
una
serie
este
compuesta por subseries documentales, se le asigna el tiempo de retención
a cada una de las subseries independientemente que a cada una de estas se
les haya asignado los mismos tiempos de retención.
REGISTRO
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas, el cual no puede ser modificado.
SOPORTE DOCUMENTAL
Son los medios utilizados para guardar información, llamense soportes
informáticos ( repositorios, equipos), audiovisuales, fílmicos, fotográficos.
COMITÉ DE ARCHIVO.
Grupo de alta dirección encargado de adoptar y modificar el reglamento
general de archivo de la Empresa, indicando los procedimientos para su
administración, gestión, descripción, investigación, consulta, reprografía,
certificación, transferencias, retención, selección y conservación de
documentos, así como aquellos aspectos que garanticen un método racional
y efectivo del archivo general y de los archivos especializados existentes o
aquellos que se creen en el futuro.
PROCEDIMIENTO DOCUMENTAL
Se refiere a la justificación con respecto a la disposición final cumplido el
tiempo de retención en el Archivo de gestión y el central ya sea conservación
total, eliminación o selección de la información.
DOCUMENTOS FACULTATIVOS
Son los documentos producidos en cumplimiento de las funciones de cada
una de las unidades administrativas, los cuales estarán registrados en la
Tabla de Retencion Documental y su disposicion final sera el Archivo Central
El comité de archivo de etb., esta constituido mediante Directiva Interna No.
00052 de Agosto
24 de 1999.
DOCUMENTOS FACILITATIVOS (O DE APOYO)
Se considera documentos de apoyo todos aquellos de tipo informativo y
comúnes que existen en las unidades administrativas, los cuales sirven como
fuente de consulta para la gestión ejemplo: folletos, copias o fotocopias de
documentos recibidos de otras unidades administrativas etb o de otras
entidades que cumplen una función informativa (Acuerdo 042 2002 Art. 4
“Parágrafo. Los documentos de apoyo no se consignarán en la Tabla de
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CONFORMACIÓN DEL COMITÉ
El Comité estará conformado por:
El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá
El Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado
El Vicepresidente de Informática o su delegado
El Vicepresidente Comercial o su delegado
El Vicepresidente Administrativo o su delegado
El Supervisor de Archivo, quien actuará como Secretario
4. MARCO LEGAL
La producción documental se basa en el Marco legal tanto interno como
externo, que incide en el
trámite, conservación y disposición final de la información.
4.1 Normas Internas etb
• Estructuras Orgánicas etb
• Directivas internas
• Manual de Funciones
• Manual del Interventor
• Políticas y Procedimientos
• Convenciones Colectivas
• Reglamentos Internos
COMITÉ TECNICO DEL ARCHIVO DE BOGOTÁ
Es un grupo conformado por profesionales del Archivo de Bogotá en las
ramas de la Historia, las Ciencias de la Información o Bibliotecología y
Archivística, Restauración entre otras., encargado conjuntamente con las
entidades de valorar la documentación producida en ejercicio de las
funciones que desempeñan cada una de ellas.
4.2 Normas Externas Diferentes Entidades Reguladoras
• Leyes
• Decretos
• Acuerdos
• Circulares Normativas
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5. PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIÓN ARCHIVISTICA
9. ORGANIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
Disponer de la información
en forma organizada para efectos de
recuperación con fines de consulta.
Con este proceso se busca organizar la documentación bajo parámetros
archivísticos a través de instrumentos estandarizados por los entes rectores
de la política archivística Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá
a nivel Distrital; dentro de los instrumentos de ayuda en la organización de
la producción documental contamos con la Tabla de Retención Documental
en los Archivos de Gestión y las Tablas de Valoración Documental en los
Fondos Documentales Acumulados.
6. PRINCIPIOS RECTORES DE LA ARCHIVISTICA
Procedencia: Se refiere a que los documentos deben ser conservados en
el fondo al cual pertenecen.
Composición de Series y Subseries documentales
Orden original:
Respeta el orden de producción del documento que
conforma un expediente.
La creación de series documentales, aplica tanto para la organización de un
archivo de gestión, como de los fondos documentales acumulados, es decir,
cada oficina o unidad administrativa tendrá definidas series y subseries
documentales, las cuales corresponden al cumplimiento específico de las
funciones que legalmente les han sido asignadas y su producción, trámite y
conservación generalmente obedecen al cumplimiento de normas internas y
externas.
Producción Documental :La producción documental obedece al desarrollo
de las funciones de cada una de las unidades administrativas que conforman
la estructura organizacional de ETB, y al cumplimiento de su misión y objeto
social.
7. PRINCIPIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN
La formulación de la Tabla de Retención Documental, su aprobación y
ajustes deben efectuarse de acuerdo con los parámetros archivísticos
exigidos por el Archivo de Bogotá, como el cambio de denominación de
series y subseries documentales, de acuerdo con lo establecido por los
equipos transversales de esta misma entidad. También deberán efectuarse
los ajustes por estructura organizacional a nivel de etb, toda vez que en la
empresa surjan cambios.
DOCUMENTAL
Los archivos de gestión de cada unidad administrativa deben estar
debidamente organizados de manera tal que en esta primera etapa del ciclo
vital se pueda determinar la vida util de los mismos.
8.
CENTRALIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA ETB
El archivo de cada unidad administrativa debe estar centralizado y como
mínimo deben delegar una persona de planta responsable de la
organización, manejo y control de los documentos en esta primera fase del
ciclo vital (Archivo de gestión o de oficina). Esta delegacion debe hacer de
manera formal y escrita indicando las funciones relacionadas con la gestion
documental
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10. ORGANIZACIÓN FÍSICA DE LAS SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES
Ejemplo de estructuración de series y subseries documentales:
Inicio
FUNCIÓN
SERIE
A. Custodiar los CONTRATOS
Contratos.
B. Administrar
la información
referente a
personal activo,
pensionado y
retirado y
autorizar el
retiro de
Historias
HISTORIAS
laborales del
LABORALES
área de
custodia de
acuerdo con las
normas internas
y externas
establecidas por
la Presidencia.
SUBSERIE
Contratos de
Prestación de
Servicios
Profesionales
NORMATIVA
INTERNA: Politica
de Compras de
Noviembre 14 de
2003
Contratos de
Obra
EXTERNA: Circular
046 de 2004
TRD
1. Clasificar la documentación, de
acuerdo
con las series y subseries
documentales registradas en la
Tabla de Retención Documental
¿Se encontró con
documentación
que no
corresponde
INTERNA
Historia
Directiva Interna
Laboral
Personal Activo 00267.
Historia
Laboral
Personal
Retirado
Historia
Laboral
Personal
Pensionado
Formato de traslado de
registro y/o Documentos
1.1.Trasladar la documentación a
la
Unidad Administrativa
que corresponda
Si
No
- La documentación que se va a intervenir debe
corresponder al asunto que se está ordenando.
Ejemplo: Actas Comité de Archivo, Actas Junta
Directiva.
- Ordene la documentación cronológicamente
2.Ordenar al interior de cada
unidad de conservación
Realice el proceso de foliación, en la parte
superior derecha de la hoja,
con lápiz de mina negra
iniciando desde 1 y numere
consecutivamente
en el caso de las series o subseries simples
(Resoluciones, Directivas, Acuerdos, Actas)
3. Depurar el expediente retirando
la duplicidad, los folios en blanco,
EXTERNA:
Acta de
Eliminacio
Circular 004 de
Función Pública
4. Eliminar
mediante
acta de
eliminacion
Circular 012
Función Pública
Si
¿ Si se
encuentra con
este tipo de
Formato
Indice
Esto quiere decir que a las unidades administrativas les corresponde
conservar en sus archivos de gestión únicamente las series documentales
que por función les compete.
Si por la gestión que desarrollan, deben
trabajar con documentos de otras oficinas, estos deberán ser solicitados en
préstamo a la oficina donde reposen, evitando de esta manera la duplicidad
documental.
Formato
lomo
No
5. Foliar
(enumerar) uno a
uno los
documentos por la
cara principal (una
El formato índice se debe elaborar
por cada unidad de conservación
(caja carpeta) diligenciando todos los
campos citados en el mismo, esto le
permitirá una consulta rápida y
efectiva sobre la información que
6. Elaborar índices
7. Identificar la
unidad de
conservación (caja
carpeta)
¿De acuerdo
con la TRD ya
cumplio su
tiempo de
retencion?
Formato Unico
de Inventarios
En el caso de series y subseries complejas
(Contratos, Historias Laborales, Procesos,
Investigaciones)
efectúe la foliación de 1 hasta n de tal
manera que se tenga
No
Realizar monitoreo a los Tiempos de
Retencion y/o Verificar la
programacion de Transferencias
publicada en iaia
Si
8.Transferir Archivo
Central
Fin
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11. PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIA ARCHIVO DE
Ejemplo:
CLIENTES Y CUENTAS CONTRATOS
ETB como empresa prestadora de servicios genera este tipo de contratos y
tramites , consecuencia de la comercialización de sus distintos productos y
servicios; por lo anterior el Archivo Central cuenta con un archivo sustantivo
exclusivo para el manejo de dicha informacion, en concecuencia el Grupo de
Gestion Documental a continuacion
establece los parámetros de organización y transferencia de la información
correspondiente a los trámites y tipos de servicios prestados a nuestros
clientes, dirigido principalmente a las áreas que intervienen en dicho proceso
Preclasificación
Esta actividad consiste en la clasificación de la información por dígitos
tomando como referencia el número telefónico:
2. Clasificación: Preparada la información y tomando como referencia los
dígitos del centro (2802200), realice el proceso de clasificación en el
MULTISOR (clasificador de correspondencia), en el separador que le
corresponde (22) para lo cual el elemento cuenta con separadores de 00 al
99.
Paso 1: Clasifique la información por el ultimo dígito del numero telefónico
(2802210), armando diez (10) paquetes del digito 0 al 9,
Ejemplo:
Nota: Dicho elemento debe solicitarse mediante el responsable del
suministro de los elementos de papelería de cada dependencia en la
Direccion Servicios.
Almacenada la información en el separador retírela del mismo y organice
de forma descendente teniendo en cuenta los primeros dígitos (2692200
Paso 2: Clasifique por los dos últimos dígitos (2802200)
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2802200 - 7902200) del número telefónico. De esta misma manera con
todos los paquetes
en forma consecutiva de menor a mayor teniendo como, referencia el
número de la cuenta contrato
Transferencia: Clasificada la información proceda a elaborar la planilla de
transferencia, en el sistema teniendo en cuenta que es una planilla por cada
digito, para luego ser entregada en las fecha indicadas (cinco primeros días
hábiles de cada mes).
Anexo
Nota: Elabore una copia física para realizar la entrega la cual debe estar
debidamente diligenciada, y envié una copia por correo a la cuenta
[email protected], esto con el fin de realizar las correcciones y
futuras a que haya lugar
Anexo
CUENTAS CONTRATO
Este tipo de informacion corresponde a la documentacion de trámites y tipos
de servicios prestados a nuestros clientes, donde no se referencia numero
telefonico siendo este producto de la operación en todos los frentes y áreas
que intervienen en dicho proceso. por tal razon la información se organizara
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12. CONCEPTOS GENERALES
13. RECOMENDACIONES GENERALES
Procesos de Eliminacion: La eliminación en los archivos de gestión aplica
para documentos copia o fotocopia cuyo original reposa dentro del
expediente, y para documentos de apoyo.
•
Proceso de Foliacion: La foliación es la acción de enumerar los folios solo
por la cara principal (una hoja es un folio). El fin de la foliación es controlar
la cantidad de folios de una unidad de conservación (carpeta, legajo)
respetando el principio de orden original de la producción documental, y el
requisito ineludible para realizar transferencias tanto primarias (archivo de
gestión-archivo. central) o secundarias (archivo histórico).
La foliación, va en la parte superior derecha buscando el espacio en blanco
de la hoja, con lápiz de mina negra, en forma suave con números claros sin
enmendaduras, iniciando desde 1 y numere consecutivamente como tantos
folios contenga la unidad de conservación (caja carpeta).
En el caso de las series o subseries simples (Resoluciones, Directivas,
Acuerdos, Actas y otras) realice la numeración de manera independiente por
unidad de conservación.
Para las series y subseries complejas (Contratos, Historias Laborales,
Procesos, Investigaciones) efectúe la foliación de 1 hasta n de tal manera
que se tenga continuidad en la segunda unidad de conservación (carpeta).
•
•
•
•
En el efecto en que en una hoja se encuentren varios documentos de
formato pequeño, se le debe dar a la hoja un solo número de folio y en el
índice indicar el número de documentos adheridos y fecha de los mismos
Para los documentos que ya se encuentran en tomos, libros, empastados,
foliados y/o paginados, no realice proceso de foliación, pues el que contiene
sirve de control
•
•
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El diseño de la caja carpeta,se hizo teniendo en cuenta que los
documentos no se deben grapar, si se hace aislelos con un trozo de papel
lo que evitará que con la humedad el gancho suelte oxido y dañe los
documentos. No perfore los documentos máxime cuando se trate de
originales, información que posiblemente formará parte de los procesos
de digitalización.
No resalte la información, tenga en cuenta que en los procesos de
digitalización esta se pierde.
No escriba sobre el documento, se considera una alteración de la
información.
Recuerde que Los procedimientos para la radicación de comunicaciones
oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa,
razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá
números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración
será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando
el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se
le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar
cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando
sistemas manuales, mecánicos o automatizados).
Si requiere entregar una comunicación a la cual ya se le asignó un
número de radicación utilice el formato de entrega de documentos. (Es
un anexo el formato que se menciona, no hace mencion a un formato
pero hay que hacerlo) PARAGRAFO: Cuando existan errores en la
radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito,
con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de
correspondencia.)
Cuando vaya a imprimir documentos como originales, que conformen
una serie o subserie no lo haga con papel reutilizado y/o de reciclaje
Disponga la documentación en las cajas carpetas diseñadas por etb.,
para archivar la información correspondiente al cumplimiento de
funciones de las unidades administrativas, identifique o rotule cada una
de ellas de acuerdo con el formato Lomo y disponga físicamente en los
archivadores la información, la capacida de la carpeta es de 350 folios
aproximadamente.
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14.INSTALACIÓN AREA FISICA MOBILIARIO
15.1 Seguimiento a la aplicación de las Tablas de retención
Documental.
Las áreas destinadas para el archivo, deben tener unas condiciones físicas
mínimas, tales como:
• Aireación.
• Si la luz no es natural, evite que los documentos esten cerca de la luz
artificial.
Revise que el área destinada para el archivo no este expuesta a la
humedad.
• La estanteria que se utilice debe tener o adecuarse a la medida de la
unidad de conservación.
• Se debe garantizar la seguridad de la información, es decir que las áreas
sean de restringido acceso y que los archivos esten bajo llave.
• Destine los archivadores únicamente para la conservación de
documentos.
15.
Las Tablas de Retención Documental son dinámicas como lo es la estructura
organizacional de la Empresa.
La unidad de Gestión Documental establecerá un cronograma de
seguimiento para verificar la continuidad en la aplicación de la Tabla de
Retención Documental en las Unidades Administrativas y un plan de
mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas
por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones.
15.2 Ajustes a las Tablas de Retención Documental.
Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del
seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por
el Centro de Gestión Documental de la Entidad estas modificaciones pueden
ser de fondo y de forma.
PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
La organización de los documentos en las fases de archivo: gestión y central
se fundamenta en las Tablas de Retención Documental.
Ajustes de Fondo
‰
La organización y la disposición física de las series y subseries documentales
que produce en razón de sus funciones y salvaguarda cada unidad
administrativa, hace necesaria la centralización de la información para
efectos de consulta inmediata tanto a nivel interno como externo personas
naturales o empresas (en el caso en que la información no tenga
restricciones de ley).
‰
Cambio en la estructura organizacional (supresión o creación de
nuevas unidades administrativas)
Delegación de nuevas funciones
Ajustes de Forma
‰
‰
La delegación de una o más personas de acuerdo con el volúmen documental
generado en la unidad administrativa, con el fin de que sean administradores
responsables de la organización, control, manejo
y préstamo de la
información, quien también deberá llevar un registro inventario de la misma
(base de datos).
‰
‰
‰
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nuevo o nuevos tipos documentales
por traslado de funciones
por supresión de funciones
por cambio de denominación en
administrativa
por cambio de dependencia jerárquica
el
nombre
de
la
unidad
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16. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LOS AJUSTES
Transferencias primarias son las remesas de los documentos desde los
archivos de gestión al archivo central.
1. El Jefe o delegado de cada unidad administrativa debe informar al Jefe o
responsable de la actualización de las Tablas de Retención Documental del
Centro de Gestión Documental, sobre los cambios que surjan al interior de
cada unidad, con el fin de iniciar el estudio y realizar los cambios que sean
necesarios. Estos cambios deben estar soportados por normativa interna
(Directivas, Políticas, Manuales).
La transferencia documental primaria (archivo de gestión-archivo central)
obedece a los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención
Documental para cada una de las series y subseries documentales. Es
importante aclarar que el tiempo de retención en el Archivo de Gestión,
inicia desde el momento en que la serie o subserie ha finalizado su trámite.
2. Cuando se deba ajustar las Tablas de Retención Documental por cambios
normativos externos, el responsable del Centro de Gestión Documental
informará a las unidades administrativas que afecte y realizará el estudio
con el Jefe o delegado de dicha dependencia para actualizar la herramienta.
EJEMPLO: Para la serie CONTRATOS y sus subseries, se estableció un tiempo
de retención de dos (2) años en el Archivo de Gestión, contados a partir de
su finalización y luego pasarán estos documentos al Archivo Central y allí
resposarán por dieciocho (18) años.
Preparación de los documentos:
17. PROGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS
El delgado responsable del archivo de gestión de su unidad administrativa se
debe encargar de preparar los documentos para transferirlos al Archivo
Central, bajo la supervisión y firma del Jefe de la unidad.
El Archivo central se pondrá en contacto con las Unidades Administrativas
para programar las transferencias documentales primarias.
Los siguientes son los parámetros que deben cumplir las unidades
administrativas para realizar una transferencia documental primaria:
18.TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Las transferencias documentales tienen como objetivo optimizar
aprovechamiento de espacios en las unidades administrativas ETB.
•
el
•
Hacer entrega de la documentación y la responsabilidad a la unidad
administrativa especializada en el control, consulta, préstamo y salvaguarda
de la información
•
Definición: Es el procedimiento mediante el cual los documentos son
transferidos por las unidades administrativas desde un archivo a otro, ya sea
entre unidades administrativas
o hacia el archivo central de la etb.
•
Existen transferencias Primarias y Secundarias
•
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Con base en la tabla de retención documental de su unidad
aministrativa, identifique las series y subseries que ya han cumplido
su tiempo de retención en el Archivo de Gestión.
Recuerde que las actividades de ordenación, retiro de copias y
fotocopias cuyos originales forman parte de la serie o subserie, retiro
de documentoss considerados borradores, documentos en blanco,
desprendibles de envio vía fax, inclusive la foliación se puede ir
realizando, cuando se tiene la certeza y claridad sobre el proceso.
Recuerde que la identificación de las unidades de conservación (cajacarpetas), se debe realizar toda vez que se haga la apertura del
expediente.
Establecer con anticipación las fechas de entrega de la documentacón
al Centro de Gestión Documental por parte de las unidades
administrativas.
Envie únicamente las series y subseries documentales que están
relacionadas en la Tabla de Retención Documental de su unidad
VGHRA_GSA_M001_V02
25
26
•
•
administrativa y que hayan cumplido el tiempo de retención previsto
en el archivo de gestión.
Toda transferencia debe cumplir con las actividades de ordenación,
limpieza de material metalico y foliación de las series y subseries que
van a ser producto de la transferencia (ver instrucciones de
organización física de las series y subseries documentales).
Relacione la documentación (Series,subseries) producto de la
transferencia documental primaria., en el
Formato Único de
Inventarios
19. ACTIVIDADES DEL CENTRO DE GESTIÓN DOCUMENTAL RESPECTO A LAS
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS
•
•
Transferencas secundarias son las remesas de los documentos desde los
archivos centrales a los archivos históricos.
•
Para las entidades del orden Distrital, el Archivo de Bogotá dispone de un
edificio construido especialmente para la custodia y consulta de la
documentáción que forma parte del patrimonio documental del Distrito,
teniendo en cuenta que una de sus funciones es la de recuperar y
salvaguardar el acervo documental del Distrito Capital, razón por la cual allí
irán a reposar los documentos históricos de etb, previa autorización
mediante Acta del Comité de Archivo de la empresa.
•
Realizar el cotejo de la documentacón física y lo relacionado en la
planilla de transferencia documental (FUI). En el supuesto en que se
presente alguna irregularidad (faltante) es un motivo para no recibir
la transferencia.
Esto teniendo en cuenta que cuando se entrega y por otra parte se
recibe, también estamos entregando y trasladando a quien recibe
responsabilidades en la custodia, manejo y control de la información.
El archivo central entrega a la unidad administrativa un ejemplar de
la transferencia documental firmada en señal de recibo a
satisfacción.
Las planillas de las transferencias documentales primarias se
convierten en un instrumento de control para la consulta en las
unidades administrativas y para el archivo central en un tipo
documental de la serie Transferencias Documentales.
20. RESPONSABILIDADES
La responsabilidad de la organización, control y uso de los archivos de
gestión corresponden en primera instancia al jefe de la dependencia y en
segundo lugar a sus delegados, bajo la coordinación, orientación y
supervisión del Jefe del Centro de Gestión Documental.
De acuerdo con el Decreto 173 de 2004 Se establecen normas para la
protección
de
la
memorial
institucional
,
el
patrimonio
bibliográfico,hemerografico y documental en Distrito Capital" decreta:
en el Art.1 "Las entidades que conforman la administración Distrital, esto es,
el sector central, el sector descentralizado, el sector de las localidades, las
empresas de servicios públicos domiciliarios públicas o mixtas, así como las
personas de derecho privado que cumplen funciones públicas en el territorio
del Distrito Capital, están en la obligación de remitir al Archivo de Bogotá, en
su calidad de depositario del patrimonio bibliográfico, hemerográfico y
documental, tres (3) ejemplares de las investigaciones que efectúen, en
relación con las competencias y funciones de cada una de ellas.
Además, deberán remitir una copia del informe final de las investigaciones,
estudios técnicos o científicos realizados por la entidad en desarrollo de sus
funciones, que sean de trascendencia para el Distrito Capital, salvo que
sobre los mismos pesen restricciones establecidas por ley.
La remisión que se ordena deberá realizarse de acuerdo con las fichas
técnicas suministradas para el efecto por el Archivo de Bogotá)"
Toda vez que se deba hacer entrega del puesto de trabajo por relevo del
funcionario, deberá efectuarse el respectivo inventario documental, teniendo
en cuenta que a la luz de la legislación colombiana estos son considerados
bienes de la empresa.
La entrega se debe efectuar mediante Acta debidamente firmada por quien
entrega y el Jefe de la Unidad Administrativa. (anexo 7).
(Sería conveniente incluir un texto donde se especifique en dónde pueden
encontrarse las leyes y los acuerdos a los que hace referencia el documento.
VGHRA_GSA_M001_V02
VGHRA_GSA_M001_V02
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28
21. BIBLIOGRAFIA:
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?option=com_content&view=fro
ntpage&Itemid=1
VGHRA_GSA_M001_V02
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