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Facturación de la E.S.E Hospital San Luis
Beltrán de San jerónimo
Manual
Resultados
CARACTERIZACION DEL PROCESO
PROCESO: Facturación
ÁREA DE GESTIÓN: Apoyo logístico
OBJETIVO GENERAL: Generar la factura de todos los procedimientos, actividades e intervencionesrealizadas en la
institución de forma oportuna y con calidad de acuerdo al marco legal y con los requisitos pactados con el cliente.
RECURSOS REQUERIDOS
HUMANOS
Auxiliares de facturación
 Personal asistencial

FÍSICOS




Instalaciones físicas
Mobiliario y equipos de oficina
Equipos de computo
Equipos de telecomunicaciones
FINANCIEROS
 Las
correspondientes
apropiaciones
presupuestales
para cada vigencia
ENTRADAS
SALIDAS
 Contrato: Objeto, tarifas, derechos y obligaciones.
 Factura:Cuentas, RIPS, informes
DESDOBLAMIENTO DE LA CALIDAD
IDENTIFICACIÓN DE LOS USUARIOS – CLIENTES
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS USUARIOS
– CLIENTES
.
 Trato amable y respetuoso.
 Información clara y veraz de los servicios
prestados y los costos de atención.
EXTERNOS:
Usuarios:
de
 Factura que presente igualdad entre servicios
prestados y serviciosfacturados.
 Factura con valores correctos de acuerdo a las
tarifas pactadas
 Facturas con soportes pertinentes de acuerdo al
servicio prestado y a la legislación vigente
 Factura cobrada en el tiempo establecido por la
normatividad vigente
 Cumplimiento de las obligaciones contractuales por
parte de la ESE
Organismos de control (Superintendencia
Nacional de salud)
Contraloría General de la Nación
 Cumplimiento de los contratos y normas en
Entidades Administradoras
Beneficios (EAPB)
de
Planes
relación a la prestación de servicios de salud.
 Información oportuna, válida y confiable de la
gestión entre la EPS y la ESE
REQUISITOS LEGALES: Ley 100/1993,Ley 1231/2008, ley 1122/2007, ley 1438/11, decreto 2423/1996, resolución
3047/2008, decreto 4747/2007,resolución 416/ 2009, acuerdo 08/2009. Resolución 1915/2008 Sistema Obligatorio de
Garantía de la Calidad, Modelo Estándar de Control Interno.
REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN: Plan de Desarrollo Institucional, Plan de Acción por Áreas. Manual de
funciones y competencias laborales.
CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD DEL PROCESO Y/O DEL PRODUCTO: Oportunidad, pertinencia y accesibilidad
INDICADORES
ESTRUCTURA
Eficacia:
PROCESO
RESULTADOS E IMPACTO
Porcentaje de facturas
devueltas
(Numero
de
facturas devueltas que se
hayan realizado y entregado
en un mes al personal de
Preauditoria/Total
de
facturas
entregadas al
personal de Pre auditoria en
el mismo mes)*100
Porcentaje de entrega
oportuna
(Numero
de
facturas entregadas en el
mismo
mes/Total
de
facturas
realizadas
por
facturador en el mes)
Cumplimiento:
Egresos
vs
facturado
(Numero
de
egresos
facturados en un mes/total
de egresos en ese mismo
mes)
Diagrama de flujo consulta externa
INICIO
Socializar los contratos y los
cambios realizados a este
con
el
personal
de
facturación.
SiSi
Gerente. Socializa los contratos
con el personal de facturación y
admisiones;
informándoles
aspectos tales como: Tarifas,
tipo del contrato, exclusiones,
obligaciones de las partes.
Admisión del usuario.
Admisiones .El personal
de admisiones realiza la
admisión del usuario de
acuerdo al estándar de
procedimiento (ver sp-fac
1)
Consolidación
Facturación. El personal
de facturación realiza la
consolidación de facturas
según EPS y contratos,
con
sus
respectivos
soportes
Verificar con lista de chequeo.
Generar factura.
Admisiones. Realiza la
factura de acuerdo a la
ERP, al contrato, a las
tarifas (ver sp-fac-2)
Facturador. Verificar con la lista
de chequeo que la factura cuente
con todos los soportes.
Anexar soportes.
Admisiones. Anexa todos
los soportes exigidos por la
resolución 3047 de 2007 y
por la ERP
Entregar facturas
Admisiones.
Admisiones
entrega los legajos de facturas
de consulta externa al final de
cada semana al personal de
facturación.
No
Devolver a generador
de
factura
para Si
corrección
Verificar
que
la
factura cuente con
todos
los
sellos
legales.
Revisa la fecha exacta de
recepción de la factura,
sello de recibido de la
entidad con la que se tiene
contrato y factura original
con sello (ver sp-fac-3)
¿La
factura
está bien
realizada
?
Enviar a pagador.
Envía
las
facturas
consolidadas
a
la
respectivas EPS.
FIN
Autorización de atención. El
médico realiza el anexo 2 o
solicitud de autorización de la
atención de urgencias para el
paciente. (ver sp-urg-3)
Atención. El médico realiza la
atención del paciente, la historia
clínica electrónica y deja
registradas en ella, las órdenes
médicas (ver sp-urg-2
Diagrama de flujo urgencias
La auxiliar de
enfermería cumple
las órdenes médicas
Código de autorización. El medico y la auxiliar
de enfermería solicitan el código de autorización
en la EPS (Si lo requiere) del paciente dejando
registro en la factura.( ver sp-urg-3)
INICIO
Generar factura. La auxiliar de enfermería verifica
y registra los insumos gastados en el paciente,
comparándolo con las ordenes medicas; y genera la
factura. Adjunta los soportes necesarios para cada
factura (sp-urg-4)
Ingreso. El paciente ingresa a
urgencias y es recibido por el
celador (ver sp-urg- 1)
Admisión. El celador verifica al
paciente en la base de datos del hospital
y en el fosyga; y lo ingresa a la agenda
del triage (ver sp-urg-1)
Recolectar y verificar facturas. La enfermera
jefe recoge del servicio de urgencias las facturas
correspondientes al día anterior. Además verifica
los soportes de las facturas, compara los gastos co
las órdenes médicas y los insumos facturados
ATENCION
URGENTE
Devolverla al
generador
responsable de
la factura
Triage. El médico realiza el triage;
clasificando la atención como urgencia,
consulta prioritaria o no prioritaria. Al mismo
tiempo que define el lugar de atención del
paciente. (ver manual de triage)
No
Está bien
realizada la
factura??
Si
Entrega de facturas. La
enfermera jefe entrega las
facturas ya verificadas al
personal de facturación
Enviar a pagador.
FIN
Envía las facturas
consolidadas
a
la
respectivas EPS.
Consolidación. El personal de
facturación consolida las facturas
ESTÁNDAR DE PROCEDIMIENTO 1
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTOADMISION DEL
USUARIO
SP-FAC-01
OBJETIVO GENERAL: Clasificar al usuario por la forma de acceso y tipo de atención requerida, con criterios de
oportunidad e información confiable y clara.
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:

CONDICIONES

Solicitud de los servicios
Auxiliar de facturación
MATERIALES NECESARIOS


Documentos de identificación del usuario.
Equipo de computo
EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES CRITICAS
Si el usuario no tiene registro en la base de datos del hospital, se realiza el ingreso de la información
personal del mismo, es importante ser muy estrictoya que de esto depende la facturación que se le vaya
realizar.
 Actividades que debe realizar el facturador:

Abrir el sistema de facturación XENCO





-
Ingresar usuario y clave personal
Ingresar al modulo de gestión hospitalaria
Solicitar el documento personal del usuario
Registrar y actualizar los datos personales del usuario en el pantallazo maestro de usuarios
Verificar y actualizar:
Fecha de nacimiento
Dirección
Teléfono
Ciudad de residencia
ERP

-
Validar los usuarios ante la ERP de la siguiente manera:
Verificar en la base de datos en el servidor bdeps.
Verificar en la base de datos del FOSYGA
Verificar en la pagina del DNP si es necesario
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:
 Garantizar una información confiable con el fin de que los cargos generados sean validos y con ello se pueda
entregar la factura en forma oportuna.
ESTANDAR DE PROCEDIMIENTO 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: GENERAR FACTURA
SP-FAC-02
OBJETIVO GENERAL: Generar la factura de forma oportuna y con calidad de acuerdo al marco legal y con los
requisitos pactados con el cliente
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:

CONDICIONES


Que el usuario requiera el servicio
Que el usuario este en base de datos. Si no está
en base de datos solicitar a la EPS el código de
autorización
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
(ADMISIONES)
MATERIALES NECESARIOS


Documentos personales del usuario
Equipo de computo
EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES CRITICAS
-
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:

ESTANDAR DE PROCEDIMIENTO 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: VERIFICAR
FACTURAS
SP-FAC-03
OBJETIVO GENERAL: Verificar que las facturas cumplan con lo establecido en los contratos y la normatividad
vigente
RESPONSABLES DEL PROCEDIMIENTO:

CONDICIONES

Contar con facturas de cada una de las
dependencias
AUXILIAR DE FACTURACION
MATERIALES NECESARIOS




Facturas
Archivadores
Lista de chequeo
Contratos
EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES CRITICAS
-
PRODUCTOS O RESULTADOS ESPERADOS:

A.
NOMBRE DEL
INDICADOR:
Porcentaje de facturas devueltas
CÓDIGO DEL
INDICADOR:
ID-FAC-01
DOMINIO:
Eficacia
OBJETIVO:
Medir el desempeño del personal de admisiones
DEFINICIÓN
OPERACIONAL:
(Fórmula para el Cálculo)
Numerador:
Denominador:
FACTOR:
UNIDAD DE
MEDICIÓN:
META:
100
Porcentaje
99%
Numero de facturas
devueltas que se
hayan realizado y entregado en el mes al
personal de admisiones
Total de facturas entregadas al personal de
facturacionen el mismo mes*100
FUENTE DE LA
INFORMACIÓN:
UMBRAL DE
DESEMPEÑO:
Numerador:
Denominador:
ORIGEN DE LA
INFORMACIÓN
FUENTE
PRIMARIA
ESE San Luis Beltrán
ESE San Luis Beltrán
Facturación
Sobresaliente: >95%
Aceptable: 90% < 95%
No cumplida: <90%
PERIODICIDAD:
RESPONSABLE:
De
generación:
Mensual
De
evaluación:
Trimestral
De remisión:
N/A
Jefe administrativa
B.
NOMBRE DEL
INDICADOR:
CÓDIGO DEL
INDICADOR:
Porcentaje de entrega oportuna
ID-FAC-02
DOMINIO:
Eficacia
OBJETIVO:
Medir efectividad del personal de facturación
Facturación
DEFINICIÓN
OPERACIONAL:
(Fórmula para el Cálculo)
FACTOR:
UNIDAD DE MEDICIÓN:
META
FUENTE DE LA
INFORMACIÓN:
UMBRAL DE
DESEMPEÑO:
Numerador:
Denominador:
Numero de facturas anuladas por facturador
en un mes
Total de facturas anuladas en el mismo mes
100
Porcentaje
95%
Numerador:
Denominador:
ORIGEN DE LA
INFORMACIÓN
FUENTE
PRIMARIA
ESE San Luis Beltrán
ESE San Luis Beltrán
Facturación
Sobresaliente: >90%
Aceptable: 82% < 90%
No cumplida: <80%
1. PERIODICIDAD:
RESPONSABLE:
De
generación:
Mensual
De
evaluación:
Trimestral
De remisión:
N/A
Jefe administrativa
Facturación