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REPÚBLICA DE COLOMBIA
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD PRODUCTORA:
OFICINA PRODUCTORA :
DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN
GRUPO DE GESTIÓN DE PERSONAL - 651
CÓDIGO
D
S
651
11
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
SB
g ACUERDOS
c Acuerdos de Gestión
* Solicitud de Acuerdo de Gestión
* Suscripción y Evaluación Acuerdo de Gestión
g
176
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
*
654
08
10
651
03
13
651
316
03
ATENCIÓN AL USUARIO PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS O
SUGERENCIAS
Petición
Solicitud de Documentos
Consulta
Queja
Reclamo
Sugerencia
Respuesta
Traslado
Suspensión
Aclaración
Peticiones Entre Autoridades
g CONCEPTOS
c Conceptos Técnicos
* Solicitud
* Concepto
g INFORMES
c Informes a Otras Entidades
* Solicitud
* Informe
g HISTORIAS
c Historias Laborales
* Solicitud de Nombramiento
* Hoja de Vida Personal
* Solicitud de Autorización a la CNSC
* Autorización de Nombramiento
* Solicitud Proceso de Meritocracia
* Proceso de Meritocracia
Solicitud Publicación Hoja de Vida Página Web Presidencia de la
*
República
* Publicación Hoja de Vida por la Página Web de Presidencia
* Formato Único de Hoja de Vida DAFP
* Declaración de Bienes y Rentas DAFP
* Cédula de Ciudadanía
* Libreta Militar
* Certificado de Antecedentes Judiciales
* Certificado de Antecedentes Disciplinarios
* Certificación Juicios Fiscales
* Declaración Extrajuicio
* Diploma de Grado
* Acta de Grado
* Tarjeta Profesional
F-GBIBA-09 (VERSIÓN 3)
1 DE _______
5
Versión No. ___3___
RETENCIÓN
02
651
HOJA Nº
Archivo de
Gestión
Archivo
Central
1
19
1
9
1
9
1
4
1
99
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
MT
RECUPERACION
PROCEDIMIENTOS
S
Culminado los tiempos de retención, los Expedientes son eliminados mediante el
proceso de picado por no poseer valores secundarios
X
X
X
X
X
Expedientes en Soporte Físico y Electrónico. Culminado los tiempos de retención en
el Archivo Central, a los expedientes se les debe realizar una selección cuantitativa
del 10% tomando como población las transferencias realizadas durante el año de
vigencia realizando la selección de las unidades documentales por muestreo
aleatorio simple. Los documentos seleccionados se migrarán a un medio técnico que
defina la Entidad.
Culminado los tiempos de retención en el Archivo Central, a los expedientes se les
debe realizar una selección cuantitativa del 10% tomando como población las
transferencias realizadas durante el año de vigencia realizando la selección de las
unidades documentales por muestreo aleatorio simple. Los documentos
seleccionados se migrarán a un medio técnico que defina la Entidad.
Culminado los tiempos de retención, los Expedientes que conforman la subserie son
eliminados mediante el proceso de picado por no poseer valores secundarios
X
X
X
FORMA DE IDENTIFICACION EXPEDIENTES
UBICACIÓN DE EXPEDIENTES
Por nombre de la Dependencia y por año
Sistema de Gestión Documental Orfeo
Por tema y/o por año
Archivo de Gestión Centralizado
Sistema de Gestión Documental Orfeo
Por nombre del tema y por año.
Archivo de Gestión
Sistema de Gestión Documental Orfeo
Por nombre de la entidad y por año
Archivo de Gestión
Sistema de Gestión Documental Orfeo
Transcurrido los tiempos de retención, se debe realizar una selección cuantitativa por Por Nombre (Apellidos y Nombres) - Número
muestreo aleatorio simple del 10% tomando como población las tranferencias
de la Cédula - Fecha de Ingreso - Estado
realizadas durante el último año de vigencia. A los expedientes seleccionados se les
(Activo o Inactivo)
aplicará el proceso de Microflmación (Decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954) y
serán transferidos al Archivo Histórico
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Archivo de Gestión de la SRH-GGP
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D
S
HOJA Nº
Versión No. ___3___
RETENCIÓN
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
SB
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5
Archivo de
Gestión
Archivo
Central
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
MT
RECUPERACION
PROCEDIMIENTOS
S
FORMA DE IDENTIFICACION EXPEDIENTES
UBICACIÓN DE EXPEDIENTES
* Certificados de Estudio
* Certificación Laboral
* Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Verificación de Cumplimiento de Requisitos para Posesión de Nuevos
*
Funcionarios F-GGP-07
* Decreto de Nombramiento
* Resolución de Nombramiento
* Resolución de Encargo
* Resolución de Listas Elegibles
* Comunicación de Nombramiento
* Aceptación de Nombramiento
* Compromiso Homologación Títulos en el Exterior
* Solicitud de Prórroga Posesión
* Aceptación de Prórroga Posesión
* Negación de Prorroga Posesión
* Solicitud de Examen Médico de Ingreso
* Acta de Posesión
* Declaración Libre Escogencia de EPS y AFP
* Afiliación ARP
* Afiliación EPS
* Afiliación Fondo de Pensiones
* Afiliación Fondo Nacional del Ahorro
* Afiliación a Caja de Compensación
* Autorización de Nombramiento Prorroga CNSC
* Evaluación del Desempeño F-GGP-03
* Solicitud Inscripción y/o Actualización en Carrera
* Solicitud de Prima Técnica
* Resolución que Concede Prima Técnica
* Prima Técnica
* Solicitud de Vacaciones
* Resolución que Concede Vacaciones
* Decreto de Vacaciones
* Interrupción de Vacaciones
* Resolución que Interrumpe Vacaciones
* Aplazamiento de Vacaciones
* Resolución que Aplaza Vacaciones
* Reanudación que Concede Vacaciones
* Resolución que Reanuda Vacaciones
* Solicitud de Vacaciones Extemporáneas
* Resolución de Pago de Vacaciones
* Solicitud de Permiso F-GAS-06
* Decreto de Permiso
* Incapacidad
* Resolución que Concede Incapacidad
* Resolución de Prórroga de Incapacidad
* Solicitud de Licencia sin Remuneración F-GAS-02
* Resolución que Concede Licencia sin Remuneración
* Resolución de Comisión
* Decreto de Comisión al Exterior
* Solicitud de Coordinación de Grupo
* Resolución de Coordinación Grupo
F-GBIBA-09 (VERSIÓN 3)
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CÓDIGO
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S
HOJA Nº
Versión No. ___3___
RETENCIÓN
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
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5
Archivo de
Gestión
Archivo
Central
1
4
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
MT
RECUPERACION
PROCEDIMIENTOS
S
FORMA DE IDENTIFICACION EXPEDIENTES
UBICACIÓN DE EXPEDIENTES
Por Nombre (Apellidos y Nombres) - Número
de la Cédula
Archivo de Gestión de la SRH-GGP
Asignación de Coordinación de Grupo
Solicitud de Encargo
Control de Documentos para Posesión por Encargo F-GGP-25
Resolución de Encargo
Decreto de Encargo
Comunicación de Encargo
Certificación de Inscripción en Carrera Administrativa
Certificación Laboral Interna
Resolución por Licencia de Maternidad y/o Paternidad
Traslado de EPS
Traslado Fondo de Pensiones
Traslado
Resolución de Incorporación Funcionarios
Incorporación
Aceptación de Incorporación
Resolución de Procesos Disciplinarios
Solicitud de Notificación
Solicitud de Compensatorios F-GAS-07
Solicitud de Comisión para Desempeñar Cargo de Libre Nombramiento y
Remoción
Resolución de Comisión para Desempeñar Cargo de Libre Nombramiento
y Remoción
Comunicación de Comisión para Desempeñar Cargo de Libre
Nombramiento y Remoción
Solicitud de Prorroga de Comisión para Desempeñar Cargo de Libre
Nombramiento y Remoción
Resolución Prorroga de Comisión para Desempeñar Cargo de Libre
Nombramiento y Remoción
Comunicación Prorroga de Comisión para Desempeñar Cargo de Libre
Nombramiento y Remoción
Resolución de Terminación
Abandono del Cargo
Resolución por Abandono del Cargo
Comunicación Trámite Declaratoria Insubsistencia
Resolución de Declaratoria de Insubsistencia
Trámite Retiro Forzoso
Resolución Retiro Forzoso
Orden Judicial
Acta de Defunción
Resolución Declaratoria de Vacancia del Cargo
Renuncia
Resolución de Renuncia
Oficio de Proceso Desvinculación
Solicitud de Examen Médico de Retiro
Aceptación Renuncia
Devolución de Elementos y Novedades de Retiro F-GGP-26
Solicitud Certificado Laboral
Certificado Laboral
c Historias Laborales No Tramitadas
* Solicitud de Nombramiento
* Hoja de Vida Personal
F-GBIBA-09 (VERSIÓN 3)
X
Culminado los tiempos de retención, los Expedientes que conforman la subserie son
eliminados mediante el proceso de picado por no poseer valores secundarios
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CÓDIGO
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SB
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01
651
Archivo de
Gestión
Archivo
Central
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
MT
RECUPERACION
PROCEDIMIENTOS
S
FORMA DE IDENTIFICACION EXPEDIENTES
UBICACIÓN DE EXPEDIENTES
Los Expedientes se conservan de forma permanente en archivo de Gestión por ser
de continua actualización.
Por nombre de la subserie
Archivo físico Resoluciones Entidad. Archivos magnéticos
Discos privado en "arawak" S:\2050 SRH Subdirección de
Recursos Humanos\2051 GGP Grupo Gestión
Personal\205150 MANUALES\01 Manual de Funciones
Expedientes con Soporte Físico y Electrónico. De constante actualización. Culminado
los tiempos de retención en el Archivo Central, a los expedientes se les debe realizar
una selección cuantitativa del 10% tomando como población las transferencias
realizadas durante el año de vigencia realizando la selección de las unidades
documentales por muestreo aleatorio simple. Los documentos seleccionados se
migrarán a un medio técnico que defina la Entidad.
Por convocatoria (Encargo o Provisional)
Archivo de Gestión
Sistema de Gestión Documental Orfeo
Solicitud de Autorización a la CNSC
Autorización de Nombramiento
Solicitud Proceso de Meritocracia
Proceso de Meritocracia
Solicitud Publicación Hoja de Vida Página Web Presidencia de la
República
Publicación Hoja de Vida por la Página Web de Presidencia
Formato Único de Hoja de Vida DAFP
Declaración de Bienes y Rentas DAFP
Cédula de Ciudadanía
Libreta Militar
Certificado de Antecedentes Judiciales
Certificado de Antecedentes Disciplinarios
Certificación Juicios Fiscales
Declaración Extrajuicio
Diploma de Grado
Acta de Grado
Tarjeta Profesional
Certificados de Estudio
Certificación Laboral
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Verificación de Cumplimiento de Requisitos para Posesión de Nuevos
Funcionarios F-GGP-07
Resolución de Nombramiento
Decreto de Nombramiento
Comunicación de Nombramiento
Aceptación de Nombramiento
Comunicación No Aceptación Nombramiento
Resolución Revocatoria
Comunicación Resolución Revocatoria Nombramiento
g MANUALES
c Manuales de Funciones
* Estudio Técnico
* Solicitud Modificación del Manual de Funciones
* Manual
g PROVISIÓN TRANSITORIA DE EMPLEO
* Identificación de la Vacante
* Cumplimiento de Requisitos
* Convocatoria
* Pruebas de Aptitudes y Habilidades
* Resultado del Estudio de Verificación de Requisitos
* Reclamación
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Versión No. ___3___
RETENCIÓN
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
*
*
*
*
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HOJA Nº
1
1
X
4
X
X
CONVENCIONES :
g = SERIE DOCUMENTAL
c = SUBSERIE DOCUMENTAL
*
Firma responsable :
Jefe de Archivo
= TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
CT = CONSERVACIÓN TOTAL
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S
HOJA Nº
Versión No. ___3___
RETENCIÓN
SB
SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
E = ELIMINACIÓN
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Archivo de
Gestión
Archivo
Central
DISPOSICIÓN FINAL
CT
E
MT
RECUPERACION
PROCEDIMIENTOS
S
FORMA DE IDENTIFICACION EXPEDIENTES
UBICACIÓN DE EXPEDIENTES
Fecha:
MT = MEDIO TÉCNICO (Microfilmación-Digitalización)
S = SELECCIÓN
F-GBIBA-09 (VERSIÓN 3)
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