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DIRECTIVA
N°OOj-2007-JUS/DNAJ
PROCEDIMIENTO
PARA LA REALIZACIÓN DE LAS REUNIONES DE
ASESORES JURÍDICOS Y LEGALES DEL SECTOR PÚBLICO NACIONAlL
l.-FINALIDAD
Establecer el procedimiento para llevar a cabo las reuniones de Jefes de Asesorías
Jurídicas y Legales en Lima y Provincias.
2.-013JETIVOS
2.1
Dotar a la Dirección de Desarrollo Jurídico de la Dirección Nacional de Asuntos
Jurídicos del Ministerio de Justicia de un documento de gestión necesario para la
ejecución y evaluación de las reuniones de Jefes de Asesorías Jurídicas y
Legales del Sector Público Nacional
2.2
Establecer las pautas para la adecuada organización de las reuniones de Jefes de
Asesorías Jurídicas y Legales del Sector Público Nacional
3.-BASE LEGAL
3.1
Ley Orgánica del Sector Justicia, Decreto Ley N° 25993
3.2
Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia, aprobado
por Decreto Supremo N° 019-2001-JUS,
4.-ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Directiva es de aplicación a las reuniones mensuales de asesores jurídicos y
legales que se realizan en Lima y Provincias.
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5.
ALCANCES,
RESPONSABILIDADES
Y PLAZOS.-
5.1
La Dirección de Desarrollo Jurídico propone a la Dirección Nacional de Asuntos
Jurídicos, las fechas, lugares, expositores y los temas a tratar en las reuniones de
asesores jurídicos que se realizan en un promedio de 10 reuniones mensuales
anuales en la ciudad de Lima y provincias.
La presentación de las propuestas se efectuará dentro de los tres (3) primeros
días útiles de cada mes.
Si las reuniones lo requieren podrán programarse con mayor anticipación.
5.2
La Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos,
ejecución de los mismos.
6.
DISPOSICIONES
6.1
Las reuniones de Jefes de Asesorías Jurídicas y Legales del Sector Público, son
actividades que realiza la Dirección de Desarrollo Jurídico en cumplimiento a su
función de coordinación con las asesorías jurídicas, las cuales tienen por objeto
el análisis y debate de los temas programados y aprobados, para mantener la
coherencia del ordenamiento jurídico nacional.
6.2
Las reuniones de Jefes de Asesorías Jurídicas y Legales del Sector Público, son
gratuitas destinadas a los asesores jurídicos de las entidades de la
Administración Pública y a los abogados que laboran en las Oficinas de
I
1I
ii:
,
r
I.
.
aprueba
e interviene
en la
GENERALES
2
.Asesorías Jurídicas.
6.3
La Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos, a través de la Dirección de
Desarrollo Jurídico, establecerá como meta en los Planes Anuales de
Actividades un mínimo de diez (lO) reuniones de asesorías jurídicas en Lima y
diez (10) en provincias, de acuerdo con la disponibilidad presupuestaria.
7.7.1
ETAPAS QUE COMPRENDE LA ACTIVIDAD Y SUPERVIS¡ÓN.Las reuniones de las asesorías jurídicas, comprenden las siguientes etapas:
-Organización
-Ejecución
-Evaluación
Cada etapa será supervisada permanentemente por el Director (a) de Desarrollo
Jurídico o Subdirector (a) de Coordinación Jurídica.
7.2
De la Organización de las Reuniones en Lima y Provincias.
Es aquella etapa que efectúa el Director (a) de Desarrollo Jurídico o persona a
quien éste (a) delegue; y comprende las siguientes tareas:
-Determinar el tema de la reunión, para lo cual se tendrá en cuenta las encuestas
de "Evaluación y Sugerencias" a aplicarse mensualmente a los asesores
jurídicos en los formatos establecidos.
-Establecer el lugar y fecha de la realización de las reuniones. Si se realizan en
el auditorio del MINJUS deberá coordinarse con la Oficina General de
Administración a fin de conocer los días que se dispone para realizar las mismas.
-Coordinar con el expositor el tema a tratar.
-Coordinar con la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos para la aprobación
de esta etapa.
DE LA EJECUCIÓN (REUNIÓN DE ASESORES EN LIMA)
La ejecución es la etapa de realización de la reunión de asesores, y comprende
las siguientes fases:
7.3.1 Primera fase: Previa a la realización del evento
-Conformación del equipo de trabajo el que incluirá la designación del
coordinador responsable de la reunión y la asignación de tareas a cada uno por
escrito en formatos establecidos.
-Oficio a la Oficina General de Administración para separar el auditorio del
Ministerio de Justicia suscrito por la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos.
-Invitación escrita al expositor a través de oficio suscrito por la Dirección
Nacional de Asuntos Jurídicos
-Invitación escrita a los asesores jurídicos y legales de las entidades de la
Administración Pública.
-Confirrnación de la asistencia de los invitados, por escrito.
-Elaboración de las fichas de asistencia de los asesores jurídicos.
-Coordinación en la Oficina General de Administración con el responsable del
auditorio
-Otras necesarias para asegurar la realización exitosa de la reunión
7.3.2. Segunda fase: Durante la realización del evento.
-Control de asistenci'a de participantes.-Antes
del ingreso al auditorio de los
asesores jurídicos se les entregará su ficha de asistencia el cual se devolverá al
final de la reunión.
3
-Recepción y atención de ;expositores.-Estará a cargo de la Directora de
Desarrollo Jurídico o Subdirectora de Coordinación Jurídica o persona a quien se
delegue.
-Presentación de la reunión de asesores, a cargo de la Dirección Nacional de
Asuntos Jurídicos o de la persona que delegue.
-De las exposiciones.-La duración de la Reunión es de tres (03) horas, de las
cuales 1 hora y 30 minutos será para la exposición. En caso se programen dos
(02) exposiciones,
la duración de cada una será de 80 minutos.
Excepcionalmente podrán programarse más de 3 exposiciones, en cuyo caso
cada exposición tendrá una duración de 50 minutos. El tiempo que resta,
concluida la participación del expositor o expositores, se empleará para la
formulación de las preguntas y comentarios de los asesores jurídicos.
-De las preguntas.-Las preguntas se efectuarán oralmente.
-De las ayudas visuales y audiovisuales:
-Cuando el expositor lo requiera se hará uso de las ayudas visuales
(retroproyector) o audiovisuales (multimedia) durante la exposición.
-De la finalización de la reunión de asesores.-La reunión culmina al término
de la absolución de las consultas o comentarios efectuados por los asistentes. El
maestro de ceremonias dará por finalizada la reunión.
-De las encuestas: Al finalizar cada reunión se entregará a los asistentes la hoja
de "Evaluación y Sugerencias ", que comprenderá una encuesta que evaluará:
A los expositores (del 1 al la)
La importancia del tema (del 1 al 10)
Sugerencias de temas para próximos eventos
Otros de interés que la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos considere
necesanos.
-De la certificación: Se entregará certificado de asistencia a quienes concurran a
las reuniones de asesores, los cuales serán suscritos por la Dirección Nacional de
Asuntos Jurídicos y se entregarán los mismos en la próxima reunión a
convocarse.
Dentro de los tres días (03) días útiles de culminada la reunión se procederá a
agradecer y entregar el certificado correspondiente al expositor o expositores.
-De la entrega de material del expositor a los asistentes:
Previa autorización del expositor podrá distribuirse vía correo electrónico, el
esquema de la exposición presentada en power point. No se imprimirá material
(soporte papel).
7.4.
DE LA EJECUCIÓN (REUNIÓN DE ASESORES PROVINCIAS)
Comprende las siguientes acciones:
7.4.1. Primera fase: Previa a la realización del evento)
-Conformación del equipo de trabajo el que incluirá la designación del
coordinador responsable de la reunión y la asignación de funciones a cada uno.
-Oficio a la máxima autoridad de la entidad (Gobierno Regional, Zona Registral
u otra) a fin que autorice formalmente el uso gratuito del auditorio, equipos de
sonido que hubieren, y cualquier otro apoyo que se requiera, suscrito por la
Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos.
-Invitación escrita al expositor a través de oficio suscrito por la Dirección
Nacional de Asuntos JUrídicos.
-Invitación escrita a los asesores jurídicos de las entidades de la Administración
Pública del lugar donde se va a efectuar la reunión de asesores.
4
-Elaboración de las fichas de.asistencia de los asesores jurídicos.
-Coordinación con el responsable del auditorio
-Otras acciones necesarias para asegurar la realización exitosa de la reunión.
7.4.2. Segunda fase: Durante la realización del evento.
-Control de asistencia de participantes.-Antes
del ingreso al auditorio de los
asesores jurídicos se les entregará su ficha de asistencia la cual la devolverán al
finalizar la reunión.
-Recepcíón y atención de expositores.-Estará a cargo del personal autorizado
para viaj ar al interior del país.
-Presentación de la reunión de asesores, a cargo de la Dirección Nacional de
Asuntos Jurídicos o de la persona que delegue.
-De las exposiciones.-La duración de una exposición es de 1 hora y 30 minutos.
En caso se programen 2 exposiciones, la duración de cada una será de 80
minutos. Excepcionalmente podrán programarse más de 3 exposiciones, en cuyo
caso cada exposición tendrá un duración de 50 minutos. Dado que la reunión
tiene un tiempo de duración por lo general de 3 horas, concluida la participación
del expositor el tiempo que resta se empleará para la participación de los
asesores jurídicos.
-De las preguntas.-Las preguntas se efectuarán oralmente.
-De las ayudas visuales audiovisuales:
-Cuando el expositor lo requiera se hará uso de las ayudas visuales
(retroproyector) o audiovisuales (multimedia) durante la exposición.
-De la finalización de la reunión de asesores.-La reunión culmina al término
de la absolución de las consultas o comentarios efectuados por los asistentes y
quien actúa como maestro de:ceremonias dada por finalizada la reunión.
-De las encuestas: Al finalizar cada reunión se entregará a los asistentes la hoja
de "Evaluación y Sugerencias", que comprenderá una encuesta que evaluará:
A los expositores (del 1 al 10)
La importancia del tema (del! al 10)
Sugerencias de temas para próximos eventos
Otros de interés que la Dirección Nacional de Asuntos Jurídicos considere
necesanos.
-De la certificación: Se entregará certificado de asistencia a quienes concurran a
las reuniones de asesores, los cuales serán suscritos por la Dirección Nacional de
Asuntos Jurídicos y se entregarán con oficio, dentro de los diez (10) días útiles,
previa coordinación, al asesor jurídico de la entidad donde se ha efectuado la
reunión, para su distribución correspondiente.
Dentro de cinco días (5) días útiles de culminada la reunión se procederá a
agradecer al expositor o expositores que participaron en la reunión.
-De la entrega de material.del expositor a los asistentes: Previa autorización
del expositor, podrá distribuirse vía correo electrónico, el esquema de la
exposición presentada en power point. No se imprimirá material (soporte papel).
7.5.
DE LA EVALUACIÓN DE, LA REUNIÓN
La evaluación de las reuniones de asesores efectuada en Lima y Provincias se
efectuará por escrito mediante un informe a la Dirección Nacional de Asuntos
Jurídicos, el que tendrá la siguiente estructura:
a) Denominación de la actividad.
b) Base Legal.
e) Objetivos de la actividad.
d) A quiénes fue dirigida.
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Lugar, día y hora de la actividad.
Medios empleados para la difusión de la actividad.
Expositor y tema tratado.
Número de participantes.
Material distribuido.
Donación de ediciones oficiales.
Problemas surgidos.
Conclusiones.
I ¡
8.
Responsabilidades.La inobservancia de las disposiciones de la presente directiva, acarrea al
funcionario o servidor responsabilidad administrativa de acuerdo a ley.