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COORDINACIÓN ZONAL 8 - ARCSA
INFORME DE GESTIÓN POR PROCESOS
1.
ANTECEDENTES
2
2.
ACCIONES EJECUTADAS
2.1.
DIRECCION ZONAL DE VIGILANCIA Y CONTROL DE ESTABLECIMIENTOS Y PRODUCTOS
DESCONCENTRADOS
2.1.1
Control Posterior
2.1.2
Atención al Usuario
10 - 14
2.1.3
Publicidad e Imagen
15 - 16
2.2.
SUBDIRECCION ZONAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
2.2.1
Talento Humano
2.1.2
Administrativo
2.1.3
Financiero
3.
ACCIONES QUE SE ENCUENTRAN EN PROCESO
3 - 10
17 - 19
20
21 - 26
3.1. Acciones que se encuentran en proceso como Coordinación Zonal 8
26
4.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
27 - 28
5.
ANEXOS (GALERÍA FOTOGRÁFICA)
29 - 31
1
1. ANTECEDENTES
Mediante Decreto Ejecutivo No. 1290 de 30 de Agosto de 2012, publicado en el Suplemento de
Registro Oficial No. 788 del 13 de Septiembre del mismo año, se crea la Agencia Nacional de
Regulación, Control y Vigilancia Sanitaria- ARCSA, como persona jurídica de derecho público,
con independencia administrativa, económica y financiera, adscrita al Ministerio de Salud
Pública.
Qué; el antedicho Decreto Ejecutivo establece: “Art. 9.- la Agencia Nacional de Regulación,
Control y Vigilancia Sanitaria-ARCSA, será el organismo técnico encargado de la regulación,
control técnico y vigilancia sanitaria de los siguientes productos: alimentos procesados,
aditivos alimentarios, medicamentos en general, productos nutracéuticos, productos
biológicos, naturales procesados de uso medicinal, medicamentos homeopáticos, y productos
dentales, dispositivos médicos, reactivos bioquímicos y de diagnósticos, productos higiénicos,
plaguicidas para uso doméstico e industrial, fabricados en el territorio nacional o en el exterior,
para su importación, exportación, comercialización, dispensación y expendio, incluidos los que
se reciban en donación y productos de higiene doméstica y absorbentes de higiene personal,
relacionados con el uso y consumo humano, así como de los establecimientos sujetos a
vigilancia y control sanitario establecidos en la Ley Orgánica de Salud y demás normativa
aplicada, exceptuando aquellos de servicio de salud públicos y privados.
Mediante Resolución N° ARCSA-DE-0029-2014-DRA., suscrita por la Ing. Diana Rodríguez Ávila
en su calidad de Directora Ejecutiva de la AGENCIA NACIONAL DE REGULACIÓN CONTROL Y
VIGILANCIA SANITARIA. En la que Resuelve en el Articulo.1.-Crear las Zonales y en el Articulo
2.-Delega a los Coordinadores Zonales para que actúen con autonomía, económica,
administrativa y financiera en concordancia con lo establecido en el Articulo 23 del Estatuto de
ARCSA.
2
2. ACCIONES EJECUTADAS
2.1.
DIRECCION ZONAL DE VIGILANCIA Y CONTROL DE ESTABLECIMIENTOS Y PRODUCTOS
DESCONCENTRADOS
2.1.1. INFORME DE CONTROL POSTERIOR
ACTIVIDADES DESARROLLADAS
Dando cumplimiento a las directrices estipuladas por la Coordinación General Técnica de
Vigilancia y Control Posterior, Dirección de Buenas Practicas y Permisos Y la Coordinación
zonal, se han desarrollado operativos de control posterior y Pos registro en Guayaquil,
Samborondón y Duran Incluyendo: BPM, Incineraciones, Control de condiciones higiénico
sanitarias, Pos registro de medicamentos, alimentos, cosméticos, plaguicidas, productos
higiénicos, productos naturales. Se realizaron las siguientes actividades:
De Enero a Diciembre del 2014 se han ejecutado 7387 controles entre Pos registro y control Posterior. Es decir
que por mes en promedio se han levantado 738 informes.
En el mes de Enero se realizó 266
Control posterior
controles, correspondientes a 136 Pos registro y 130
En el mes de Febrero se ejecutaron 449 controles; correspondientes a 321 pos registro, y 128
de control posterior
3
En el mes de marzo se ejecutaron 198 controles, correspondientes a 35 pos registro y 163 de
control posterior
En el mes de Abril se ejecutaron 408 controles, correspondientes 170 pos registro y 238 de
control posterior.
En el mes de Mayo se ejecutaron 986 controles, correspondientes a 596 Pos registro y 360
control posterior y 30 de control de publicidad
En el mes de Junio se ejecutaron 773 controles; correspondientes a 520 pos registro; Y 245 de
control posterior Y 8 de control de publicidad.
En el mes de Julio se ejecutaron 1171 controles, correspondientes a 917 pos registro y 222 de
control posterior Y 32 de control de publicidad.
En el mes de Agosto se ejecutaron 730 controles, correspondientes 517 Pos registro y 191 de
control posterior Y 22 de control de publicidad.
En el mes de Septiembre se ejecutaron 1410 controles, correspondientes 664 Pos registro y
723 de control Posterior y 23 de control de publicidad.
En el mes de Octubre se ejecutó 1260 controles, correspondientes 737 Pos registro y 501 de
control posterior Y 22 de control de publicidad.
En el mes de Noviembre se ejecutó 1266 controles, correspondientes 671 Pos registro y 572
de control posterior Y 23 de control de publicidad.
En el mes de Diciembre se ejecutó 2374 controles, correspondientes 1164 Pos registro y
1193 de control posterior Y 17 de control de publicidad
4
Trabajamos en base a una planificación en la cual analizamos la ruta semanalmente, ubicando
sitios estratégicos que nunca han sido visitados y nos proyectamos a organizar estrategias para
que de esta forma podamos cubrir los diversos sectores de la zonal
Se ha cumplido al 100% de todos los operativos y se han realizado controles Pos registro,
Control Posterior y Controles de Publicidad, Controles no Planificados organizados por la
Dirección Técnica y aprobado por la Coordinación de la Zonal.
POSREGISTRO
POSTERIOR
PUBLICIDAD
TOTAL CONTROLES
ENERO A ABRIL 2104
TOTAL
CUMPLE NO CUMPLE
662
282
380
659
503
156
0
0
0
1321
785
536
100%
59%
41%
OTROS
0
0
0
0
0%
5
POSREGISTRO
POSTERIOR
PUBLICIDAD
TOTAL CONTROLES
MAYO A AGOSTO 2104
TOTAL CUMPLE NO CUMPLE
2550
986
571
1018
356
565
92
71
21
3660
1413
1157
100%
39%
32%
OTROS
993
97
0
1090
30%
Porcentaje de cumplimientos de Enero a Diciembre; Fuente: Matriz de resultados de control posterior.
Se participó en la 1era, 2da, 3ra y 4ta etapa de Guayaquil Ecológico en sus cuatro fases

Fase 1 y 2: Realizadas en el año 2013

Fase
3:
Total
inspeccionados.

Fase 4: Total
inspeccionados.
(Cumplen 9, No
funcionando 21);
449
44
establecimientos
establecimientos
cumplen 14, No están
Realizados 35 muestreos de los productos de las plantas envasadoras de agua
(Cumplen 11 – No cumplen 24)
6
BUENAS PRACTICAS DE MANUFACTURA
Desde el mes de Enero a Diciembre se efectuaron diversos controles a Laboratorios
Farmacéuticos en las cuales la comisión conforme al anexo 1 del informe 32 de la OMS,
realizaron las siguientes inspecciones :
MES
INSPECCIONES REALIZADAS
Enero
1 inspección realizada
Febrero
2 inspección realizada
Marzo
2 inspección realizada
Abril
2 inspección realizada
Mayo
6 inspecciones realizada
Junio
6 inspecciones realizada
Julio
5 inspecciones realizada
Agosto
2 inspecciones realizada
Septiembre
4 inspecciones realizada
Octubre
1 inspección realizada
Noviembre
No hubo inspección
Diciembre
1 inspección realizada
INCINERACIONES
Se atendieron 22 incineraciones:
MES
INCINERACIONES
ATENDIDAS
MAYO
3
JUNIO
2
JULIO
3
AGOSTO
2
7
SEPTIEMBRE
1
OCTUBRE
4
NOVIEMBRE
5
DICIEMBRE
2
CONTROL NIVEL II
Se han realizado Controles Nivel 2 desde Enero a Diciembre del 2014 un total de 81 controles
de muestreo clasificados de la siguiente manera:

Alimentos : 47 controles

Medicamentos : 32 controles

Cosméticos : 1 control

Productos Higiénicos : 1 control
PERMISOS DE TRANSPORTE
Desde el mes de Marzo hasta la actualidad se han atendido 380 solicitudes de Permisos de
Transporte de Alimentos, de las cuales 202 han obtenido el Permiso respectivo aprobado.
CAPACITACIONES
Se han realizado capacitaciones al equipo de técnicos y el equipo de atención al usuario.
 Enero: Se realizó la primera capacitación sobre el decreto 1290 y el Estatuto Orgánico
de Gestión Organizacional por Procesos de la Agencia Nacional de Regulación, Control
y Vigilancia Sanitaria, durante dicha capacitación se estableció funciones y
competencias de la agencia y de los funcionarios que laboran en ella. Asistentes: Todo
el equipo zona 8
 Febrero: Se realizó una capacitación dictada por Nataly Cañar, sobre permisos de
funcionamiento, se socializo el manejo de la página web y se elaboró un cuadro de
preguntas y respuestas frecuentes para unificar criterios y dar una sola respuesta a los
usuarios. Asistentes: Todo el equipo zona 8
 Marzo: Se realizó una capacitación sobre manejo y uso de la VUE, dictado por el
Ingeniero en Sistemas Ricardo Gutiérrez, el objetivo de esta capacitación era clarificar
8
el proceso de obtención del registro sanitario a través de la VUE. Asistentes: Equipo de
atención al usuario.
 Abril: Se realizó capacitación sobre La Ley Orgánica de la Salud y su aplicación en los
operativos de control dictado por el Abogado Alberto Montalvo el objetivo principal
fue establecer lineamientos sobre todo lo que se debe verificar durante una inspección
de condiciones higiénicas sanitarias y cuál es la importancia de esto. Asistentes: Todo
el equipo de zona 8.
 Julio: Funcionarias del ARCSA participaron en el conversatorio en el ECU 911
organizado por Pro Ecuador con el gremio de cacaoteros , los cuales manifestaron las
diversos problemas que tienen en temas relacionados con VUE como tramites de
registro sanitario y CLV , para lo cual se llegó a un acuerdo de brindar capacitaciones al
gremio y al trabajo en conjunto de ambas instituciones para de esta forma poder
aclarar ciertas dudas en cuanto a los requerimientos solicitados , y poder indicar a
matriz las diversas dudas y necesidades que presenta este gremio .
 Agosto: Funcionarios participaron del Comité Técnico 415“Comité de Proyecto – Cacao
Sostenible y Trazable”.
 Septiembre: Funcionarios participaron de la Segunda reunión Comité Técnico
415“Comité de Proyecto – Cacao Sostenible y Trazable”.
Funcionarios participaron de la Primera reunión del Comité Técnico de Normalización
"Productos Alimenticios Azúcar"
Un grupo de técnicos asistieron al Taller "Gobernanza de Inocuidad de Alimentos
Basado en el Riesgo" en la Ciudad de Quito
 Octubre: Funcionarios participaron de la Segunda reunión del Comité Técnico de
Normalización "Productos Alimenticios Azúcar"
*El Grupo de BPM participo del "Seminario de Formación para Inspectores de Buenas
Prácticas de Manufactura para Plantas Farmacéuticas"
 Noviembre: Replica de curso de Buenas Prácticas de Manufactura Para Laboratorio
Farmacéuticos y Gases Medicinales a todos los técnicos de la Zonal.
 Diciembre : Directrices de Access para control post establecimiento
Se realizó un taller de Fotografía con carácter de evidencia, para de esta forma
fortalecer nuestros controles ya sean Pos registro o Posterior.
Se dictó un taller de Cartografía a todos los técnicos y choferes
9
Se han realizado capacitaciones a usuarios, para difundir la imagen de la agencia y que ellos
conozcan los requerimientos, normativas y procesos

Febrero: Se realiza capacitaciones al usuario sobre permisos de funcionamiento los
días jueves de 9 a 11, además se realiza atención personalizada detallando el manejo
de la página web, 830 usuarios atendidos en ventanilla en este mes y 48 personas
capacitadas dentro de nuestras instalaciones

Marzo: Se atendió a 340 usuarios atendidos en ventanilla en este mes y 24 personas
capacitadas dentro de nuestras instalaciones

Abril: Se habilita la ventanilla de consultas técnicas para que los usuarios que
requieran información sobre registro sanitario puedan informarse. Usuarios atendidos
85, se atienden cerca de 38 correos electrónicos de usuarios.
Se realizan capacitaciones sobre etiquetado de alimentos con los representantes de la
industria ecuatoriana, se ejecutan 4 capacitaciones referentes a este tema con el Grupo Pro
ecuador, La Cámara de Industrias, Representantes de la Cámara de Industrias, Supermercados
y Distribuidores.

Mayo y Junio: Funcionarias de la Zonal Brindaron apoyo en el mes de mayo, junio
matriz en cuanto a la revisión de reactivos bioquímicos y Dispositivos médicos a través
de VUE.

Agosto: Se dieron capacitaciones a Grupo Difare, Asociación de Farmacias de la ciudad
de Guayaquil, Grupo Fybeca cuyo Tema fue Ley Orgánica De Salud, Permisos de
Funcionamiento; condiciones Higiénico Sanitarias.
Se brindó capacitación a 12 (850 asistentes) Distritos Escolares de La Zona 8, socializando el
Acuerdo 005-14 Ley Orgánica De Salud, Permisos de Funcionamiento y Condiciones Higiénico
Sanitarias.

Septiembre: Se brindó capacitación a los vendedores ambulantes según Compromiso
Presidencial SIGOB 14618.
Se participó en la reunión sobre las acciones realizadas en el Operativo de La Isla Puna.

Octubre: Se capacito a usuarios en la Feria Expo tienda, indicándoles las normativas y
condiciones higiénicas sanitarias.
Capacitación de Sistema Gráfico de Etiquetado.

Noviembre : Se brindó capacitaciones sobre Higiene y Manipulación de Alimentos

Diciembre : Se brindó capacitaciones sobre Higiene y Manipulación de Alimentos
10
2.1.2. INFORME DE ATENCIÓN AL USUARIO
HORARIOS DE ATENCIÓN
El horario normal de atención es de 8h00 a 17h00 siempre hasta culminar con todos los
usuarios que se encuentren en espera.
PERMISOS DE FUNCIONAMIENTO
Conociendo la importancia de que el usuario conozca los beneficios de manejar nuestra página
web www.controlsanitario.gob.ec, se explica frente a un computador el proceso que debe
seguir para la obtención del permiso de funcionamiento para su establecimiento. En caso de
que el usuario presente algún inconveniente en manejo de la computadora, o si presenta
problemas con su solicitud, lo asesoramos y apoyamos para la obtención de su documento en
nuestras oficinas.
CONSULTAS TÉCNICAS
Se responden las consultas sobre Registro Sanitario, Sistema de Etiquetado de Alimentos,
Manejo de la página web, Reglamentos de Permisos de Funcionamiento, interpretación de la
Ley orgánica de salud, VUE, etc.
REGISTRO DE DOCUMENTACIÓN
Se reciben diariamente las comunicaciones que serán enviadas posteriormente vía Quipux a
planta central, registros de documentación para ingreso al sistema automatizado de permisos
de funcionamiento y toda la documentación que corresponde a secretaria general.
LLAMADAS TELEFONICAS
Se cuenta con una línea exclusiva para atención, mediante la cual se asesora a los usuarios que
se les dificulta la visita a las oficinas.
11
CONTROL DE SATISFACCIÓN DEL USUARIO
Se implementó un registro de satisfacción del usuario con el fin de obtener retroalimentación
de cómo se ejecutó la atención, es indispensable que los usuarios salgan satisfechos de las
oficinas y con toda la información que buscaba. El formato utilizado se muestra a continuación:
12
RESULTADOS OBTENIDOS
PROYECTO ARCSA ITINERANTE
Con el objetivo de acercar los servicios a la ciudadanía y facilitar la obtención de Permisos de
Funcionamiento, las brigadas de ARCSA Itinerante se movilizaron por las ciudades de
Guayaquil, Durán y Samborondón atendiendo a 3664 usuarios, otorgando 944 Permisos de
funcionamiento y 490 Órdenes de pago para los establecimientos sujetos a control y vigilancia
sanitario. El siguiente es el recorrido que se manejó y los resultados obtenidos.
Resultados obtenidos “Proyecto ARCSA itinerante”
3664
Usuarios atendidos
944
Permisos de funcionamiento emitidos
490
Órdenes de pago generadas
13
ATENCIÓN AL USUARIO EN OFICINAS DE COORDINACIÓN Z8
Como resultado se han atendido a 12735 usuarios en nuestras oficinas ubicadas en Julián
Coronel 901 y Esmeraldas.
12735
Usuarios atendidos en nuestras oficinas
14
2.1.3. INFORME DE PUBLICIDAD E IMAGEN
En los meses de Mayo hasta Diciembre de 2014, la Coordinación Zonal 8 a través del Área de
Comunicación, ha procedido a levantar importantes líneas de comunicación, interna y
externa jugado un roll muy importante, ya que a través de los diferentes canales de
comunicación(Radio-TV-Diarios-Internet) que se han utilizado, se ha logrado afianzar la
Imagen de ARCSA, al mismo tiempo que se ha podido comunicar con un lenguaje claro y
preciso a la comunidad , el accionar de los diferentes controles que ARCSA cumple día a día.
Confianza Generada con los Medios de Comunicación.
Cada una de las actividades realizadas(operativos, ferias ciudadanas, capacitaciones, ARCSA
Itinerante) por la ARCSA Zonal 8 , han tenido la cobertura necesaria en diferentes medios de
comunicación, con la finalidad de exteriorizar a la ciudadanía el trabajo que cumple cada uno
de los técnicos dentro de la Agencia, logrado posicionar el nombre de la Agencia dentro de los
medios de comunicación y construyendo un vínculo importante de confianza entre el medio
de comunicación social y la agencia.
Dentro de las actividades desarrolladas se debe informar:
Mes
Medios
20 al 30 mayo
Cobertura
2 Radios- 7 Medios Local y Nacional
Televisivos- 1 Medio
Impreso
Local y Nacional
01 al 30 junio
8 Radios- 6 Medios
Televisivos- 1 Medio
Impreso
15
Temas
Control de farmacias control a productos
naturales- control a
centros
nocturnoscontrol a
Control a centros de
diversión, presentación
del proyecto ARCSA
itineranteacciones
que
la
agencia
desarrolla en la zona 8
–
resúmenes
de
operativos de control
ejecutados en la zona
8- operativo de control
en el mercado Pedro
Pablo Gómez.
9 Radios- 6 Medios01Televisivos-1
al 31 de julioMedio Impreso
Local y Nacional
01 al 25 de agosto
8 Radios - 8 Medios Local y Nacional
Televisivos- 1 Medio
Impreso
Información sobre el
avance del proyecto de
ARCSA
itineranteARCSA servicios a la
comunidad –permisos
de funcionamiento –
control
a
los
establecimientos en el
malecón simón bolívarcontrol a bares y
discotecas de la zona
de las peñasPlazo para el nuevo
etiquetadoinformación sobre el
nuevo sistema graficooperativo
Lipodexbares
escolaresoperativo de productos
en bahía de Guayaquilalertas sanitarias
01 al 29 de Septiembre
6 Radios- 9 Medios Local y Nacional
Televisivo.
Operativo de Control
del nuevo Sistema de
Etiquetado
en
establecimientos de la
Ciudad de Guayaquil.
ARCSA Itinerante-SRI,
01 al 22 de octubre de
5 Radio- 8 Medios
Televisivos- 2 Medios
Local y Nacional
Impresos
Operativos de control
en Cangrejales de la
Zona
Norte
de
Guayaquil,
Participación exitosa
Expo tienda
2014,
Información acerca del
Trabajo que ARCSA
desarrolla en la Zonal
16
8,
Especial
de
Etiquetado, Microonda
en vivo para cubrir
Peinado de Barrido de
Permisos
de
Funcionamiento
en
Guayaquil.
2.2.
SUBDIRECCION ZONAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA
2.2.1
PRODUCTO: Talento Humano
La unidad de Talento humano desde el mes de Julio se forma en la Coordinación Zonal 8, el
tiempo anterior a éste, la Dirección de Talento Humano en conjunto Coordinación zonal era la
encargada de realizar procesos de selección, contratación, registro de Ingresos, Salidas,
Permisos, vacaciones, etc.
INGRESOS DE PERSONAL: Mes de mayo se tuvo el ingreso de 4 personas, 3 asistentes de
recepción e Información encargados puntualmente del archivo de la Coordinación y 1 Analista
de Vigilancia y Monitoreo de Publicidad.
Mes de Junio ingresaron a la Coordinación zonal 8 el Analista de Presupuesto y Administración
de Caja y la Analista de Talento Humano 3, que se incorporó a Quito para recibir la Inducción
por lo que a la Coordinación ingresó en el mes de Julio.
En el mes de Julio ingresó a la Coordinación el Analista de Talento Humano 1, también se
realizó La selección de Personal para completar la Plantilla total de servidores, además de la
solicitud por parte de Parte de Planta central para la contratación urgente del 30% de la
Plantilla a Nivel Zonal. Se realizaron entrevistas a alrededor de 61 personas, que se realizaron
tanto para completar la plantilla y cumplir con lo establecido en el Manual de Clasificación y
valoración de puestos, como para cumplir con el 30% adicional de técnicos solicitados y
autorizados por Planta Central.
De esta manera salieron favorables para el proceso de contratación en el Mes de Agosto 13
servidores. Los puestos que se encontraban vacantes eran: Analista Zonal de Contabilidad y
Nómina, Analista Zonal Administrativo, Analista Zonal de Adquisiciones, Analista Zonal de
Servicios Institucionales, Mantenimiento y Transporte y Analista Zonal de Farmacovigilancia,
además de 4 Analista Zonal de Otros Establecimientos y de 4 Analistas de BP y productos
17
En el mes de Septiembre se obtuvo el ingreso de 4 Analistas: 1 Analista de Secretaría General,
1 Analista de Redes y Comunicaciones, 1 Analista Zonal de Otros Establecimientos y 1 Analista
de BP y productos. En octubre ingresó a la Coordinación 1 Asistente Zonal 1.
Cuadro de Ingreso de servidores del Cuatrimestre Mayo - Diciembre.
Tabla 1.1
INGRESO DE SERVIDORES
COORDINACION ZONAL 8
Distributivo Posicional zonal- Spryn
14
13
12
9
10
8
6
4
4
3
1
2
2
0
1
2
2
0
1
0
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE
Administrativos
Técnicos
 Inducciones al personal.- Las Inducciones al personal realizadas han sido 13, 9
realizadas por la Parte Técnica y 4 por la Unidad de Talento Humano y Administrativo
Financiero, dentro de los cuales se ha socializado temas de Nuevo Etiquetado, y a la
Parte Administrativa llevando un registro de participantes.
 Elaboración de cronograma de vacaciones.- Aprobado por la Autoridad Nominadora,
el cual se lo realizó con la participación de los Jefes Inmediatos y de los servidores,
estableciendo así las fechas en las cuales los servidores podrán tomar sus vacaciones.
 Control de Asistencia.- Con el Objetivo de tener un mayor control, se revisan y
registran consolidados mensuales de biométricos, además de contar con registros
actualizados de los permisos Médicos, y permisos con cargo a vacaciones de los
servidores.
 Elaboración de Distributivo Posicional .- Se cuenta con una matriz en Excel en el que
se actualiza el ingreso de los servidores, La matriz cuenta con Nombre, Número de
cédula, Puesto Institucional, Grupo Ocupacional, Remuneración, Modalidad Laboral.
 Elaboración de Contratos Zonales.- Como parte del proceso de desconcentración se
han elaborado 55 contratos, Informes Técnicos y Valoración de Puestos, en los cuales
ya se tiene como parte compareciente a la Coordinación Zonal 8- Arcsa, representado
por la Autoridad Nominadora al Coordinador Zonal.
18
12
 Reformas Web.- Se han realizado hasta la actualidad 14 reformas Web, desde la
desconcentración de ARCSA Planta Central según resolución ARCSA-DE-0029-2014DRA., mismas que detallo a continuación:
 Reforma 0110758, Reforma 0111104, Reforma 0120177, Reforma 0113954,
Reforma 0122923, Reforma 0129144, Reforma 0144197, Reforma 0144232,
Reforma 0144274, Reforma 0149874, Reforma 0149997, Reforma 0158194,
Reforma 0167698, Reforma 0172250, las cuales se han realizado por
desconcentración, Ingreso y salidas de Personal, todas verificables en el Spryn.
 Archivo de Expedientes.- Se cuenta con el archivo de 58 expedientes dentro de las
mismas se encuentra documentación en físico a partir del mes de Julio del 2014, en la
cual incluye acciones de personal por distintos actos administrativos, permisos
médicos, permisos por horas por supuesto hojas de vidas del personal que ingreso. Se
cuenta con toda la información digital.
 Informes Técnicos de Talento Humano.- Elaboración de 7 Informes Técnicos,
Incorporación de las Partidas de Nombramiento del Nivel Jerárquico Superior en el
cual por parte de planta central se realizó el Traspaso de Partidas del Nivel Jerárquico
Superior 3 y se realizó Informe de incremento de Remuneración de los servidores de
Etiquetado en los cuales se les dio el dictamen favorable para su incremento de Grupo
Ocupacional de SP5 a SP7, solicitando respaldo de información necesaria como
Aportaciones de Personal certificados laborales y demás necesarias.
 Implementación del Boletín Quincenal.- Boletín que se envía a los funcionarios de la
Zona, con el fin de que siempre estén al tanto de las actividades de las diferentes
Áreas Administrativas Financieras tales como Talento Humano, Financiero,
Administrativo y TICS, con los insumos que las áreas involucradas nos proporcionen.
 Ingreso al SIITH.- Siguiendo lo establecido en el Art. 52.- De la Ley Orgánica del Servicio
Público y el Art. 134.- De su Reglamento señalan que es responsabilidad de las
Unidades de Talento Humano mantener actualizado y aplicar obligatoriamente el
Sistema Integrado de Talento Humano y Remuneraciones- SIITH, elaborado por el
Ministerio de Relaciones Laborales. Se realizó el ingreso de 55 servidores.
2.2.2
PRODUCTO: Administrativo
Adquisiciones:
19




Se ejecutó USD$ 43,046.56 representando un 93% respecto al monto asignado para
adquisición de bienes y servicios.
Se efectuaron 30 procedimientos de ínfima cuantía por un monto total de USD$
39,020.91 y 3 de catálogo electrónico por USD$ 4,025.65.
De agosto a diciembre del año 2014, el mes con mayor ejecución fue diciembre con
USD$ 23,577.88 adjudicados y pagados.
Esta dependencia remitió al SERCOP los reportes de convenio marco bimensualmente
y los de adquisiciones por ínfima cuantía de manera trimestral, dando cumplimiento a
lo dispuesto por el ente regulador de la Contratación Pública.
Servicios Institucionales, Mantenimiento y Transporte:






Regulación de documentos de SOAT y matrícula del vehículo, se solicitó a través de
Quipux, y a su vez nos indicaron que la regulación de documentos de SOAT lo
realizarían en Planta Central – Quito.
Programa del plan de mantenimiento de los Vehículos de la Zonal, se encuentran
ejecutando normalmente.
Se administró el proceso de combustible, llevando un registro de los tickets
consumidos.
En el 2014 se ejecutaron 4 mantenimientos preventivos en el vehículo GEA-1330 y 2 en
el vehículo PEI-4571.
Se recibió como traspaso de la Zona 3 el vehículo de placa GEA-1353 con 67.128 km
recorridos.
Se realizó la respectiva instalación de dispensadores de papel higiénico, jabón y gel de
mano, a más de los extintores en todo el edificio, a fin de brindar un mejor servicio al
usuario interno y externo.
Administración de Bienes




2.2.3
En la última semana del mes de Noviembre del año 2014, se realizó el inventario de
bienes de larga duración.
En atención a la actividad de control de suministros, esta dependencia registró el
correspondiente ingreso y egreso de los mismos en los meses de Octubre, Noviembre
y Diciembre.
Se llevó a cabo la constatación física de los bienes adquiridos, verificando la no
presencia de fallas o inconsistencias en lo que respecta a cantidades.
de los Vehículos de la Zonal, se encuentran ejecutando normalmente.
PRODUCTO: Financiero
Administrativo – Financiero
Las actividades diligenciadas en la Sub-Dirección Administrativa Financiera de la
Coordinación Zonal 8, desconcentrada desde el mes de Julio-2014, ejecutadas a la
20
presente fecha corresponden a cada uno de los productos que la conforman; es decir
Financiero (Presupuesto-Tesorería y Contabilidad Nomina) y Administrativo
(Adquisiciones - Servicios Institucional, Mantenimiento y Transporte).
Presupuesto:
Referente al Presupuesto de la Zonal; inicialmente a la Coordinación Zonal 8, se les fue
asignado un presupuesto que asciende a los $694.567,84; el cual fue distribuido en los
correspondientes grupos de gastos mencionados a continuación:
GRUPO DE GASTOS PRESUPUESTARIOS
510000 - Gastos en Personal
VALOR INICIAL %
ASIGNADO
INICIAL
$ 638,237,64
91,89%
530000 - Bienes y Servicios de Consumo
$ 44.524,93
570000 - Otros Gastos corrientes
$ 227,47
0,03%
840000 – Bienes de Larga Duración
$ 11.577,60
1,67%
6,41%
Devolución de Presupuesto:
Una vez iniciado el periodo desconcentrado se procede a analizar el desenvolvimiento del
presupuesto y se toma a consideración la devolución de presupuesto a nuestra Planta
Central y a su vez al Ministerio de Finanzas, en relación al grupo de gasto 510000 por el
valor de $104.895,58 que en porcentaje es el 15.10% del presupuesto total asignado.
Ejecución anual por Grupo de Gasto:
La Ejecución Presupuestaria es el indicador de logros y objetivos Presupuestarios en
eficacia y eficiencia, que se evidencian en los avances físicos y financieros de la Zonal;
logrando en el período 2014 pasar la meta planificada, alcanzando el 99,21%.
21
TOTAL PRESUPUESTO
ZONAL
GASTO CORRIENTE
PLANIFICADO
PRESUPUESTO EJECUTADO
% DE CUMPLIMIENTO
MEDIO DE VERIFICACION
$ 589.672,26
$ 589.672,26
$ 585.029,09
99,21%
Sistema Esigef del Ministerio de
Finanzas Cédula Presupuestaria
Lo que concierne al grupo 510000 – Gastos en Personal, su ejecución fue destinada para
suplir los rubros generados por el personal de la Institución, bajo la figura de Nivel
Jerárquico Superior, Contrato Ocasional y Código de Trabajo, es decir Remuneraciones
Unificadas, Servicios Personales por contrato y Beneficios de Ley, alcanzando a los
$533,342,26 de ejecución en el año 2014
Referente al grupo de gasto 530000 – Bienes y Servicios de Consumo, su presupuesto se
fijó para los gastos de Viáticos y Subsistencias al personal y Pasajes al Interior y lo
correspondiente a la adquisición de bienes de control, suministros y servicios para el
normal funcionamiento de la Zonal, su ejecución en el año $40.224,98.
En el grupo de gasto 570000 – Otros Gastos Corrientes, se destinó para suplir las
necesidades de peajes en comisiones de operativos y para los impuestos y tasas
requeridas para los habilitantes de funcionamiento de la Zonal, ejecutados $80,84.
22
Por último el grupo de gasto 840000 – Bienes de Larga Duración, por las necesidades
propias de la institución como recién desconcentrada se fue necesario el respectivo
equipamiento, adquisición de mobiliario y equipos básicos para su normal funcionamiento,
su ejecución fue de $11.381,01.
Ejecución presupuestaria por mes:
A continuación se refleja el desenvolvimiento presupuestario mensual:
MES 2014
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
PORCENTAJES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIAS DE LA ZONAL MENSUALES
DE JULIO A DICIEMBRE/2014
EJECUCION
PORCENTAJE DE
POR EJECUTAR
ACUMULADA
PRESUPUESTO VIGENTE
EJECUCION
ACUMULADO
COMPROMETIDO Y
DEVENGADO
0%
$ 572,009,82
$ 0,00
$ 572.009,82
15,41%
$ 669.267,84
$ 103.162,56
$ 566.105,28
29,50%
$ 679.267,84
$ 200.395,69
$ 478.872,15
49,75%
$ 599.428,34
$ 298.228,89
$ 300.743,14
70,72%
$ 589.928,34
$ 417.168,17
$ 172.760,17
$ 589.672,26
99,21%
$ 585.029,09
$ 4.643,17
MEDIO DE VERIFICACION
Sistema Esigef del
Ministerio de Finanzas
Cédula Presupuestaria
Se cumplió el proceso indicado en las Normas de Control Presupuestario, es decir el
Compromiso previo de cada una de las obligaciones asumidas por la Zonal, al devengado y
del pago de todo lo ejecutado por la Zonal.
23
Contabilidad - Nomina:
En lo que concierne a declaración de Impuestos ante el SRI, se realizaron las declaraciones por
los meses de Julio, Agosto, Septiembre, Octubre y Noviembre 2014; generando un pago de
USD 1.346,05 por las retenciones del IVA realizadas a los proveedores de bienes con los que
cuenta la zonal por las adquisiciones que se ejecutaron durante el año 2014, de la misma
forma por las retenciones de Impuesto a la Renta que se realizaron a los funcionarios de la
Zonal 8-ARCSA mediante su rol de pagos mensual.
MESES
IMPUESTO AL
AGREGADO
JULIO
0,00
AGOSTO
0,00
SEPTIEMBRE
0,00
OCTUBRE
249,44
NOVIEMBRE
373,69
TOTALES
$
623,13
TOTAL $ 1.346,05
VALOR IMPUESTO A LA RENTA
MENSUALIZADO
0,00
260,76
130,94
119,60
211,62
$
722,92
De la misma forma se presentó ante el SRI a través del portal Web los anexos transaccionales
de los meses en mención.
Se procedió con las respectivas nóminas de remuneraciones bajo el esquema establecido por
el Ministerio de Finanzas en el sistema SPRIN, con su respectivo procedimiento de
autorizaciones de gestión.
Se efectuaron los respectivos devengados de cada uno de los movimientos efectuados por el
total del ejecutado en el año.
Tesorería – Administración de Caja:
Referente a la Administración de Caja, que consiste en la supervisión de los habilitantes en
cada uno de los procesos de adquisiciones y pagos de nóminas, se indica que se cuenta con sus
respectivas autorizaciones pagos por parte la máxima autoridad de la Zonal, logrando realizar
las respectivas solicitud de pagos, alcanzado cumplir con cada una de las obligaciones con
nuestros funcionarios y proveedores, es decir sin ninguna cuenta por pagar.
Al 31 de Diciembre/2014 se cuentan con 399 comprobantes únicos de registros (CUR) en el
sistema Esigef generados.
Por concepto a los diferentes tipos de nóminas de Remuneraciones y Beneficios de Ley; se
efectuaron en 39 CUR en el sistema Esigef, alcanzando un total de solicitud de pago de
$533.342,26, desglosados a continuación.
24
RUBRO
SOLICITADO PAGO
Remuneraciones Unificadas
$ 26.712,01
Décimo Tercer Sueldo (Periodo
Diciembre/2013
a
$ 46.429,12
Noviembre/2014
Décimo Cuarto Sueldo
$ 675,29
Horas
Extraordinarias
Suplementarias
y $ 16.399,76
Servicios Personales Ocasionales
$ 373.926,76
Subrogación
$776,07
Encargos
$ 5.748,00
Aporte Patronal
$ 39.636,97
Fondo de Reserva
$ 20.058,36
Compensaciones por vacaciones 2.979,92
no gozadas
TOTAL SOLICITUD DE PAGO
$ 533.342,26
En los rubros de Viáticos-Subsistencias al interior y Pasajes al interior se solicitó pagos por el
total de $8,142,22, Adquisición de bienes de Control - Suministros - Servicios - Tasas
Generales Impuestos y Contribuciones y Adquisición de Mobiliario de equipos $43.544,11, se
efectuaron 131 CUR devengados, en totales suman $51.686,33, desglosados a continuación:
GRUPO DE GASTO
SOLICITADO
PAGO
530000
$ 40.224,98
$ 80,84
570000
840000
TOTAL
PAGO
$ 11.381,01
SOLICITUD $ 51.686,33
25
Por el motivo de pertenecer al sector público, somos considerados Contribuyentes Especiales,
lo cual nos faculta para realizar las respectivas Retenciones en la Fuente del IVA y Retenciones
al Impuesto a la Renta; a partir del mes de Octubre/2014; se inicia el pago de facturas a
proveedores por tal motivo se inicia la generación de comprobantes de retención, lo cual se
generaron 61 comprobantes de retención, alcanzando los siguientes totales mencionados a
continuación:
MES
BASE
IMPONIBLE
VALOR DE
RETENCIÓN
OCTUBRE/2014
$ 6.359,97
$ 316,83
NOVIEMBRE/2014
$ 10.721,18
$ 484,61
DICIEMBRE/2014
$ 24.038,06
$ 924,71
TOTAL
$ 41.119,21
$
1.726,15
3. ACCIONES QUE SE ENCUENTRAN EN PROCESO
3.1 Acciones que se encuentran en proceso como Coordinación Zonal 8
Las acciones que se encuentran en Proceso en la Coordinación Zonal 8 son las siguientes:

En cuanto al control Post-Registro, queremos potencializar la imagen de la
Coordinación Zonal, a través de controles más eficaces y eficientes delineados desde
Planta Central para su ejecución inmediata.

Sistematización de la gestión zonal referente a la elaboración de cronogramas de
planificaciones semanales de trabajo, registro de marcaciones por salidas a los
operativos, generar informes/reportes de establecimientos y generar Matriz de
Establecimientos.

Capacitar a los miembros de la comunidad para ser sus propios defensores y para que
planteen sus preocupaciones a los funcionarios elegidos y a los encargados de tomar
decisiones a nivel gubernamental. El proyecto llevará a cabo talleres de capacitación
diseñados para desarrollar las habilidades básicas, tales como: Analizar un problema
de la comunidad, desarrollar soluciones, planificar eventos y proyectos, administrar
tareas, plazos y recursos, lidiar con un conflicto.
26
4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:

CONCLUSIONES

El año 2014 en la gestión financiera fue un año provechoso a nivel presupuestario, se
logró suplir cada una de las necesidades propias de la institución y se cumplieron con
cada una de las obligaciones obtenidas tanto con el personal vigente y proveedores.

El porcentaje de ejecución presupuestario alcanzamos al 99,21%; se evidencio el
cumplimiento de controles tanto en la parte Presupuestaria, Contabilidad y
Administración de Caja; bajo las normativas emitidas vigentes.

Se ejecutaron 29 procesos de ínfima cuantía y 3 procesos de catálogo electrónico, con
la finalidad de abastecer de bienes y servicios, necesarios para el correcto desarrollo
de las actividades de la institución. Entre ellos se destaca la adquisición de suministros
de oficina y de limpieza a través de catálogo electrónico; y referente a los procesos de
ínfima cuantía, la adquisición de sellos institucionales, alquiler de carpas y sillas para
ejecución del ARCSA ITINERANTE, carpas, combustible, dispensadores de agua, espacio
en expotienda, extintores, grabadora de voz y cámaras, servicio de imprenta,
instalación de luminarias, instalación de vidrio en laboratorio, instrumentos de
medición, mantenimiento vehicular, entre otros
Realizar el mantenimiento vehicular periódico a los vehículos de la Coordinación Zonal
8 – ARCSA, ha provocado que los mismos tengan un mejor rendimiento, evitando así
que se presenten desperfectos al momento de realizar operativos.
El hacer partícipe a los Medios de Comunicación de la gestión de ARCSA, permitió que
la ciudadanía conozca las funciones y responsabilidad que tiene la agencia en cuanto a
la misión de garantizar la salud de la población a través de la regulación, vigilancia y
control de productos y servicios.
La interrelación entre Medio de Comunicación y ARCSA ha permitido desarrollar un
alto nivel de confianza, posicionándonos como una institución con credibilidad,
transparencia y responsabilidad
Por lo que podemos concluir que este año se ha trabajado fortaleciendo cada vez más
los controles y seguiremos incrementando a lo largo del 2015





Se ha fortalecido capacitaciones al equipo de técnicos y el equipo de atención al
usuario, las mismas que han fortalecido la socialización de nuestras competencias de
manera interna y externa.

La Unidad de Talento Humano ha realizado 25 contrataciones desde mayo hasta la
actualidad, de esta manera se logró completar la plantilla y personal técnico solicitado
para que la Coordinación Zonal 8 se encuentre provista del personal necesario.
Además de Llevar a cabo cada uno de los procesos inmersos en los Subsistemas de
Talento Humano.
27

RECOMENDACIONES

Es recomendable la implementación del área de Planificación en la Zonal, para llegar al
cumplimiento de objetivos zonales e institucionales, marcando los respectivos indicadores
de eficacia y competitividad bajo las perspectivas de Gobierno por Resultados.

Que se realicen periódicamente las respectivas revisiones de procesos, con la finalidad de
mejorar y aumentar la productividad como zonal.

Es necesario que se implementen directrices sobre el control del consumo de combustible,
y que las mismas sean comunicadas a los conductores y al encargado de transporte, de tal
manera que se dé cabal cumplimiento a estas.
Es de vital importancia que se realicen las acciones pertinentes, a fin de que se regularice
el nombre de propietario de los bienes que fueron donados al ARCSA por parte del INH,
para de esta manera contar con una base de bienes actualizada y que se lleve mejor
control de los mismos.
Con el objetivo de continuar con la masificación de los servicios que brinda ARCSA, se
sugiere implementar campañas mediáticas.



Implementar nuevas líneas y canales de comunicación para de esta manera mantener
informado a la ciudadanía de los trabajos y servicios que cumple la Agencia en la Zonal 8

Por parte de la Unidad Administrativa de Talento Humano se recomienda la
implementación de un plan de capacitaciones continuo hacia los servidores, con la
finalidad de contar con una plantilla de funcionarios con los conocimientos esenciales
inherentes a las actividades ejecutadas como Coordinación Zonal 8 – ARCSA.
Potenciar al analista Técnico brindándole herramientas de tipo tecnológico. que faciliten la
recopilación de información en nuestras inspecciones( base de datos, página web,
permisos de funcionamiento)


Con el objetivo de tener el mismo criterio en nuestros controles y al momento de dar
capacitación o atender al usuario externo , necesitamos un mayor acercamiento con las
otras Coordinaciones Zonales de la ARCSA.

La Dirección técnica recomienda que para una mejor atención al usuario se pueda
implementar la línea 1800.
28
5. ANEXOS
Operativos de Control en Centros de Diversión Nocturna de la Zona 8
Operativos de Control realizados a tiendas en la zona céntrica de la ciudad de Guayaquil
Operativos de Control realizados a Discotecas y Karaokes del Sector Las Peñas -Guayaquil.
29
Operativos de Control realizados a bares y Discotecas de la Zona Norte de Guayaquil
Operativos de Control de Cangrejales efectuados en la Zona Norte de Guayaquil
30
Entrevistas realizadas en varios medios de comunicación (Radios y Televisión) de la ciudad de
Guayaquil
31