ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS – ECACEN Organización y Métodos (102030) INTER_08-01 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA OBJETO DE ESTUDIO Objetivos: 1. Fortalecer las habilidades para analizar, proponer y aplicar el estudio de métodos del trabajo, mediante la adecuada selección y utilización de las técnicas y diagramas existentes, para la mejora de los mismos. 2. Rediseñar procesos, procedimientos y distribución de planta, mediante el uso sistemático de los pasos establecidos para la medición del trabajo, con el fin de ser eficientes con el aprovechamiento de los recursos empresariales. Competencias: 1. El estudiante identifica los principios de productividad que le permiten expresar las causas del trabajo improductivo a través de la puesta en práctica de las técnicas del estudio del método de trabajo. 2. El estudiante analiza, evalúa y presenta alternativas de mejora para los procesos, procedimientos, métodos y distribución de planta, utilizando las técnicas y diagramas para el registro y análisis de la información. 3. El estudiante propone alternativas para llevar a cabo estudios de tiempos en actividades, procesos y/o tareas utilizando las etapas para la medición del trabajo. 4. El estudiante aplica los principios de los Sistemas de Normas de Tiempos Predeterminados a los movimientos (NTPD). 1 ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS – ECACEN Organización y Métodos (102030) INTER_08-01 Descripción del problema: Proceso de pago nómina – Empresa ABC Ltda. A continuación se presenta la descripción del procedimiento de nómina que se lleva cabo para cumplir con los siguientes objetivos: 1. Dar cumplimiento oportuno del pago de la nómina quincenal, del personal activo de la empresa, el día 10 y 25 de cada mes. 2. Proporcionar el marco procedimental que servirá de guía para el desarrollo en forma integrada e interrelacionada de las actividades que conlleva el proceso de nómina, a efecto de guiar el desarrollo de los mismos y evitar la duplicidad de las acciones o tareas. Responsables: Director Talento Humano, Auxiliar de Talento Humano, Secretaria de Talento Humano, Recepcionista, Asistente de Contabilidad, Contador, Secretaria General, y Gerente General. Entradas: Formularios de pago de salud, pensión, ARP y parafiscales. Registro de novedades (nuevos funcionarios, descuentos, salarios, incapacidades, etc.) Salidas: Comprobantes de pago. Cheques de pago. Informes del proceso de nómina. Clientes: Empleados que han recibido su pago. Pregunta problémica: ¿Cómo se pueden diseñar métodos de trabajo que permitan lograr una administración y gestión eficiente, efectiva y eficaz de los recursos con los que cuenta una empresa u organización, con la aplicación de las herramientas de O y M, a fin de ser competitivos en el mercado en que se está inmerso? 2 ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS – ECACEN Organización y Métodos (102030) INTER_08-01 Tabla de Responsabilidades y de Tiempos estimados por actividades Proceso de Nómina Ítem 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Actividad o Tarea Tiempo estimado Preparación de la nómina con cuatro días de anticipación al pago. Registra las novedades en la tabla de Excel, de acuerdo a la fecha de ingreso. Verifica las novedades registradas en la tabla de Excel, por el Auxiliar de Talento humano. Autoriza realizar prueba de liquidación, firmando documento correspondiente. Realiza la prueba de liquidación de la nómina y verifica los cálculos generados. Imprime borrador de la liquidación y se la entrega al Director de Talento humano Verifica el borrador de la liquidación de nómina, comprobando los resultados obtenidos y las novedades realizadas. Si encuentra inconsistencias solicita al Auxiliar realizar los ajustes correspondientes, o autoriza la entrega al Contador. Corrige las inconsistencias, genera segunda liquidación de nómina e imprime documento. Entrega para la firma Verifica y firma documento de nómina de prueba. Envía al Contador, la nómina debidamente firmada, para su verificación de descuentos y aportes. Recepción por parte del área de Contabilidad del documento de nómina debidamente firmado Realiza el proceso de inclusión de descuentos y aportes. Entrega al Contador para su revisión y verificación de novedades y descuentos. Verifica las novedades y descuentos obligatorios de acuerdo con la normatividad vigente. Si hay inconsistencias regresa documento al Auxiliar de Contabilidad para que proceda con los ajustes. Si no hay inconsistencias, firma borrador de liquidación de nómina y autoriza envío a Secretaría General. Recibe documento debidamente firmado por el Contador. Envía documento al Gerente General. 60 min 240 a 600 min 120 min 10 min 30 min 20 min 60 min 15 a 30 min 60 min 10 min 30 min 10 min 10 min 90 min 10 min 30 min 30 a 40 min 10 min 20 min Recibe nómina debidamente firmada por Director de Talento Humano y Contador 3 10 min Responsable Secretaria de Talento humano. Auxiliar de Talento humano Director de Talento humano Director de Talento humano Auxiliar de Talento humano Auxiliar de Talento humano Director de Talento humano Director de Talento humano/Auxiliar de Talento Humano / Contador Auxiliar de Talento humano Auxiliar de Talento humano Director de Talento humano Auxiliar de Talento humano Auxiliar de Contabilidad Auxiliar de Contabilidad Auxiliar de Contabilidad Contador Contador / Auxiliar de Contabilidad Auxiliar de Contabilidad Auxiliar de Contabilidad Secretaria General ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS – ECACEN Organización y Métodos (102030) INTER_08-01 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 Verifica la nómina con los soportes recibidos de las diferentes novedades. Elabora los cheques y comprobantes requeridos, de acuerdo con lo especificado en la nómina. Entrega los comprobantes con los correspondientes cheques al Gerente General. Firma los cheques y comprobantes. Recibe comprobantes y cheques debidamente firmados y les pone el sello de la empresa. Envía comprobantes y cheques al Auxiliar de Talento Humano Recibe comprobantes y cheques debidamente firmados para la entrega a los empleados. Entrega cheques a los funcionarios, y los hace firmar el comprobante respectivo. El empleado verifica y firma comprobante, entregando copia. Genera los informes requeridos: relación de pagos, retención en la fuente (dos copias), acumulado de pagos y descuentos, comprobante de totales por conceptos e informa de saldos y descuentos. Realiza el cierre definitivo de la nómina y archivo copias de los comprobantes. Envía informes al Auxiliar Contable, para su registro. 40 min Secretaría General 300 a 500 min Secretaría General 10 min Secretaria General 30 min Gerente General 10 min Secretaría General 10 min Secretaria General Recibe los informes de cierre de nómina. 10 min 480 min Funcionario. 120 min 45 min 10 min 10 min Realiza el registro correspondiente y archivo documentos. Auxiliar de Talento humano Auxiliar de Talento Humano 45 min Auxiliar de Talento humano Auxiliar de humano Auxiliar de humano Auxiliar Contabilidad Auxiliar de Contabilidad Talento Talento de VIDEOS PARA APLICAR EL SISTEMA DE TIEMPOS PREDETERMINADOS: Seleccione uno de los videos, cuyos enlaces se presentan más adelante, con el fin de aplicar el Sistema de Tiempos Predeterminados. Para ello copie en la barra del navegador el enlace y con base en lo que allí se presenta, aplicar las tablas de MTM, para estimar el tiempo de ejecución del producto. https://www.youtube.com/watch?v=79pdEriIMnk https://www.youtube.com/watch?v=iSoyn-oy45Y https://www.youtube.com/watch?v=08pbV2lRRs8 https://www.youtube.com/watch?v=J9RrqTFgfB8 https://www.youtube.com/watch?v=W8o4_-4n4vc 4 ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE NEGOCIOS – ECACEN Organización y Métodos (102030) INTER_08-01 ¡El saber seguir instrucciones permite aprender a hacer, para aprender a aprender disfrutando la experiencia del aprendizaje colectivo! La evaluación obtenida, es el resultado de su compromiso personal, con la entrega oportuna de su trabajo personal o individual, y grupal, con la participación e interacción entre los integrantes del pequeño grupo colaborativo y por supuesto del producto final presentado. 5
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