1. No category

CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivos del Examen
El examen especial a Nombramientos, Licencias, Comisiones de Servicios, Convenios
de Pago y Contratos Ocasionales de los Servidores del Ministerio de Finanzas, se
efectuó con cargo al Plan Anual de Actividades para el año 2010, cuya modificación
fue autorizada por el señor Contralor General del Estado, en oficio 10145 DCAI de 15
de junio de 2010 y en cumplimiento a la orden de trabajo 10 de 6 de septiembre de
2010.
Objetivos del Examen
Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y
normativas aplicables en el proceso.
Verificar la propiedad y veracidad de los documentos que sustenten la emisión y
suscripción de nombramientos, convenios, contratos, licencias y comisiones.
Determinar que los nombramientos y contratos se hayan realizado a base de las
reales necesidades institucionales.
Alcance del Examen
El examen especial a Nombramientos, Licencias, Comisiones de Servicios, Convenios
de Pago y Contratos Ocasionales de los Servidores del Ministerio de Finanzas,
comprendió la evaluación de las actividades desarrolladas por la Coordinación de
Recursos Humanos, previo a la emisión de las Acciones de Personal por estos
conceptos, y abarcó el período comprendido entre el 1 de enero del 2008 y el 30 de
junio de 2010.
2
El análisis a los nombramientos provisionales, se realizó desde el 1 de mayo del 2009,
debido a que en el Informe AI-09-05-06 aprobado por la Contraloría General del
Estado el 22 de diciembre de 2009, se consideró este rubro hasta el 30 de abril de
2009.
Los contratos ocasionales del personal del e SIGEF, no fueron considerados para su
análisis, debido a que ésta Unidad realizó un examen específico a ésta área, cuyo
informe está en trámite de aprobación por parte de la Contraloría General del Estado.
Los convenios de pago y contratos ocasionales suscritos en el Ministerio de Finanzas,
se analizó desde el 1 de enero de 2009, en razón de que en el informe AI-2010-07-06,
aprobado por la Contraloría General del Estado, el 22 de noviembre de 2010, incluyó
este rubro.
Base Legal
Con Decreto Ejecutivo 3410 de 2 de diciembre de 2002, publicado en Registro
Oficial 5 de 22 de enero de 2003, se expidió el Texto Unificado de la Principal
Legislación Secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, en el que se
definen los procesos directivos, sustantivos de apoyo y asesoría.
Con Decreto Ejecutivo 854, publicado en el Registro Oficial 253 de 16 de enero de
2008, se sustituye la denominación del Ministerio de Economía y Finanzas por la
de Ministerio de Finanzas.
Con Acuerdo 119 de 19 de mayo de 2010, publicado en el Registro Oficial Edición
Especial 52 de 13 de julio de 2010, se expide la reforma al “Libro III de la
Organización y Administración del Ministerio” del Decreto Ejecutivo 3410
publicado en el Registro Oficial 5 de enero de 2003.
3
Estructura Orgánica
De conformidad con el Decreto Ejecutivo 3410 de 2 de diciembre de 2002, publicado
en el Registro Oficial 5 de 22 de enero de 2003, la Estructura Orgánica de la
Subsecretaría Administrativa y de las unidades que intervienen en el proceso es la
siguiente:
PROCESO DIRECTIVO
:
Despacho Ministerial
PROCESOS DE APOYO Y
:
Subsecretaría Administrativa
ASESORIA
Coordinación de Recursos Humanos
Coordinación Financiera Institucional
Coordinación de Recursos Materiales y
Seguridad
Coordinación de Tecnología Informática
Coordinación de Capacitación
Coordinación Planeamiento de Seguridad
para el Desarrollo Nacional
Subsecretaría General Jurídica
Coordinación de Contratación Pública,
Administrativa y Laboral.
Coordinación
Jurídica,
Económica
Deuda Pública
Coordinación Jurídica Financiera
Coordinación de Patrocinio
4
y
Objetivos de la entidad
Subsecretaría Administrativa
Administrar y proporcionar eficientemente recursos humanos, materiales y servicios de
seguridad, servicios informáticos y financieros institucionales, a fin de que el Ministerio
de Finanzas cumpla con efectividad sus responsabilidades.
Coordinación de Recursos Humanos
Administrar el Sistema de Administración Desconcentrada del Recurso Humano de la
institución para proporcionar personal competente y motivado.
Coordinación Financiera Institucional
Propender el uso racional de los recursos financieros asignados a la institución y
proveer de información financiera veraz y oportuna para la toma de decisiones, sobre
la base del registro de las transacciones financieras del Ministerio de Finanzas.
Subsecretaría General Jurídica
Asesorar en materia de derecho económico, financiero, precontractual, contractual,
laboral, administrativo, procesal y otros orientados a obtener seguridad jurídica y emitir
dictámenes internos sobre la legalidad de los actos, políticas, contratos, reglamentos y
manuales que se generen en la institución.
Coordinación de Contratación Pública, Administrativa y Laboral
Asesorar en materia de contratación pública, derecho administrativo y laboral para el
desenvolvimiento interno del Ministerio de Finanzas.
5
Monto de recursos examinados
El monto de los recursos analizados por nombramientos, licencias y comisiones de
servicios, convenios de pago y contratos ocasionales de los servidores del Ministerio
de Finanzas, asciende a 4 121 524,93 USD de acuerdo al siguiente detalle:
VALOR USD
CONCEPTO
2008
Nombramientos
Licencias
Comisiones
y
2009
2010
TOTAL
66 258,00
183 285,00
273 550,00
523 093,00
290 423,16
228 294,44
405 553,08
924 270,68
1 333 389,25
1 340 772,00
2 674 161,25
de
Servicios
Contratos
Ocasionales
TOTAL
4 121 524,93
FUENTE: Presupuesto General del Estado
Servidores relacionados
Anexo 1
6
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Acciones de Personal
Durante
el
período
examinado
se
emitieron
354
acciones
de
personal,
correspondientes a licencias, comisión de servicios y permisos, de las cuales 128
contienen fechas posteriores de hasta 37 días a las que rigen los actos
administrativos, la totalidad de licencias por enfermedad, calamidad doméstica y
paternidad, no contienen la firma de recepción de la notificación. Además, se observó
que el número de registro no consta en todos sus ejemplares.
Situación que se debe a que los Coordinadores de Recursos Humanos, no emitieron
procedimientos ni asignaron funciones por escrito, para facilitar el cumplimiento
oportuno de estas actividades, lo que originó que los servidores administrados
desconozcan los derechos y obligaciones generadas en las acciones de personal,
tales como tiempos de asistencia o ausencia, informes, entre otros.
Los artículos 17 y 18 del Reglamento de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera
Administrativa y de Unificación y Homologación de las Remuneraciones del Sector
Público, señalan:
“Art.17.- Acción de personal.- Las acciones de personal referentes a ingresos,
reingresos o restituciones, ascensos, traslados, traspasos, cambios
administrativos, licencias y comisiones con o sin remuneración, sanciones,
incrementos de sueldos, subrogaciones o encargos, cesación de funciones,
contratos, vacaciones y demás actos relativos a la administración de los recursos
humanos de la entidad, se registrarán en la Unidad Administrativa de Recursos
Humanos o en la que hiciere sus veces y se incorporarán al expediente del
servidor, cuyo control y custodia corresponde a dicha unidad.”
“Art. 18.- Notificación.- La acción de personal registrada y debidamente
notificada al servidor surtirá los efectos legales correspondientes. La notificación
se hará en persona en el lugar de trabajo o en el domicilio señalado por el
servidor en su expediente y se sentará la razón correspondiente de ella.”
7
El Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, emitido con
decreto 2428, publicado en Registro Oficial 536 de 18 de marzo de 2002, en su
artículo 66 VIGENCIA, señala:
“Los actos administrativos, para su plena validez deberán ser obligatoriamente
notificados al administrado y mientras no lo sean no tendrán eficacia con
respecto a quienes se hayan omitido la notificación…”
La Norma de Control Interno 100-03 Responsables del Control Interno, indica:
“El diseño, establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento,
y evaluación del control interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de
los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus
competencias….”
Al respecto, con oficio CAIMF-2010-002 de 24 de noviembre de 2010, Auditoría solicitó
al Director de Recursos Humanos, las causas por las cuales no se han elaborado las
Acciones de Personal en su oportunidad, quien mediante comunicación MF-DARH2011-007 de 11 de enero de 2011, señala:
“…se han dado casos que para elaborar o legalizar estos actos administrativos,
como el de las comisiones de servicio con y sin remuneración de otras
instituciones a este Ministerio, no remitieron a esta Dirección, en forma oportuna,
el documento mediante el cual les declaraban en comisión de servicios…”
Mediante oficios DAIMF-2011-066, 068, 069 y 111 de 11 y 23 de febrero y 11 de abril
de 2011, respectivamente la Auditora General, comunicó esta observación al Director
de Administración de Recursos Humanos, ex Coordinadora de Recursos Humanos y
Ex Subsecretarios Administrativos, a fin de que presenten los justificativos y sus
puntos de vista, los dos primeros en oficio MF-DARH-2011-069 de 28 de febrero de
2011 indican:
“…A fin de corregir las falencias detectadas por ustedes dentro del examen
especial antes mencionado, y con el afán de mejorar los controles internos, he
procedido a la asignación escrita de funciones y responsabilidades, a los
servidores encargados de las diferentes actividades involucradas…”
8
Lo afirmado en esta comunicación no es consistente con la documentación adjunta,
puesto que la acción tomada se limitó a enviar fotocopia de nuestra observación a la
responsable del proceso de emisión de acciones de personal.
La ex Subsecretaria Administrativa en oficio sin número de 1 de marzo de 2011
señala:
“…me adhiero a todos los criterios manifestados por los responsables de la
Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Finanzas, mediante oficio No.
069 de 28 de febrero de 2011…”
Conclusión
Se emitieron 354 acciones de personal, correspondientes a licencias, comisión de
servicios y permisos, de las cuales 128 contienen fechas posteriores de hasta 37 días
a las que rigen los actos administrativos, la totalidad de licencias por enfermedad,
calamidad doméstica y paternidad, no contienen la firma de recepción de la
notificación. Además, el número de registro no consta en todos sus ejemplares, lo que
originó que los servidores administrados desconozcan los derechos y obligaciones
generadas en las acciones de personal,
Recomendaciones
La Coordinadora General Administrativa Financiera:
1. Dispondrá al Director de Administración de Recursos Humanos, prepare e implante
procedimientos escritos, que regulen las actividades de emisión, registro y
notificación oportuna de las acciones de personal, relacionadas con licencias,
comisiones de servicios, permisos con y sin remuneración, a fin de facilitar el
cumplimiento de estos actos administrativos.
9
Al Director de Administración de Recursos Humanos
2. Asignará por escrito los deberes y responsabilidades a cada uno de los servidores
y servidoras, de acuerdo con los procesos y actividades fijadas para la Dirección
de Administración de Recursos Humanos.
Registro de Control
La Coordinación de Recursos Humanos, mantiene un registro en hojas Excel para el
control de los actos administrativos dispuestos en las acciones de personal, en el que
consta información relacionada con número y fecha, nombre, cédula, cargo, unidad
administrativa, motivo, lugar, objeto del viaje, fecha del registro y observaciones, sin
embargo éste no facilita la verificación de cumplimiento de los plazos autorizados,
obligaciones adquiridas y otra información como presentación de informes, licencias y
comisiones de servicio con y sin remuneración.
Tampoco se efectúan reportes periódicos de las novedades presentadas, a fin de que
en casos de incumplimientos, permitan a las autoridades adoptar las acciones legales
y administrativas pertinentes.
La Norma de Control Interno 140-04 INFORMACIÓN GERENCIAL, vigente hasta el 13
de diciembre de 2009, establece:
“El titular de cada entidad pública creará y mantendrá sistemas que provean
información útil, confiable y oportuna a cada nivel ejecutivo, para el desarrollo de
su gestión y conocimiento permanente de las actividades a su cargo.
Los informes serán elaborados de manera que cada nivel directivo reciba los
datos inherentes a su área de responsabilidad y campo de acción, con un detalle
apropiado para la toma de decisiones.
Las situaciones excepcionales serán reportadas a la máxima autoridad con
oportunidad y detalle suficiente, que le permita adoptar las acciones
encaminadas a resolverlas.”
La Norma de Control Interno 400 ACTIVIDADES DE CONTROL, señala:
10
“…La máxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables
del control interno de acuerdo a sus competencias, establecerán políticas y
procedimientos para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos…
…Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar
consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un período y estar
relacionadas directamente con los objetivos de la entidad…”
Hecho que se debe a que los Coordinadores de Recursos Humanos no emitieron
instrucciones escritas, ni efectuaron evaluaciones al funcionamiento del registro de
control de las acciones de personal, y a que los funcionarios encargados de este
proceso desarrollan sus actividades a criterio personal o la costumbre. Situación que
impidió a las autoridades disponer de información completa y oportuna para la toma de
decisiones, en caso de incumplimientos.
Con oficios DAIMF-2011-066, 068, 069 y 111 de 11 y 23 de febrero y 11 de abril de
2011, respectivamente la Auditora General, comunicó esta observación al Director de
Administración de Recursos Humanos, ex Coordinadora de Recursos Humanos y Ex
Subsecretarios Administrativos, a fin de que presenten los justificativos y sus puntos
de vista, los dos primeros responden con oficio MF-DARH-2011-069 de 28 de febrero
de 2011, sin aportar elementos adicionales.
La ex Subsecretaria Administrativa en oficio sin número de 1 de marzo de 2011
señala:
“…me adhiero a todos los criterios manifestados por los responsables de la
Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Finanzas, mediante oficio No.
069 de 28 de febrero de 2011…”
Conclusión
El registro en hojas Excel que mantiene la Coordinación de Recursos Humanos, para
el control de los actos administrativos dispuestos en las acciones de personal, no
facilita la verificación de cumplimiento de los plazos autorizados, obligaciones
adquiridas y otra información como presentación de informes, licencias y comisiones
de servicio con y sin remuneración, lo que impide a las autoridades disponer de
información completa y oportuna para la toma de decisiones.
11
Recomendaciones
La Coordinadora General Administrativa Financiera:
3. Dispondrá al Director de Administración de Recursos Humanos, evalúe el
funcionamiento del registro de control de las acciones de personal y aplique las
mejoras para que cumpla su objetivo de controlar los tiempos autorizados y
obligaciones adquiridas por el administrado.
El Director de Administración de Recursos Humanos:
4. Dispondrá al servidor encargado del registro de control de las licencias, comisiones
y permisos, informe de manera periódica el estado de cumplimiento de los actos
administrativos y las novedades determinadas, a fin de tomar acciones correctivas
inmediatas.
Expedientes del personal cesante debe ordenarse y foliarse
Los documentos que conforman los expedientes del personal cesante del Ministerio de
Finanzas, no mantienen un orden cronológico y secuencial, tampoco han sido foliados,
para asegurar su conservación.
La Norma de Control Interno 210-04 DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO Y SU
ARCHIVO, vigente hasta el 13 de diciembre de 2009, señala:
“… Los documentos de carácter administrativo estarán organizados de
conformidad al sistema de archivo adoptado por la entidad el que debe
responder a la realidad y a las necesidades institucionales… “
El Instructivo de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos, para
cumplir con lo Dispuesto en la Ley Orgánica y Reglamento General de Transparencia
y Acceso a la Información Pública señala:
12
“III. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Los archivos se organizarán de acuerdo a los siguientes criterios:.. .-2. Los
documentos se ordenarán respetando el orden cronológico, numérico y
alfabético... .- 6.2 Los archivos principales se constituyen con documentos que
tratan de asuntos, de personas o de temas, al agrupar los documentos
referentes entre sí, formarán un expediente… .-Todo expediente debe ser foliado
para asegurar su integridad y facilitar el acceso a la información.”
El inadecuado archivo se debe a que los expedientes son manipulados por el personal
de la Coordinación de Recursos Humanos y de otras Unidades autorizadas, que
requieren de estos documentos para el cumplimiento de sus funciones, los que luego
no entregan conforme lo recibieron, sin que la persona encargada de la custodia
verifique la conformidad de los documentos recibidos, como lo determina el Instructivo
de Organización Básica y Gestión de Archivos Administrativos:
“II.1.4 DE LA RETROALIMENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN
b) Control de préstamo interno de documentos
1. El préstamo interno de documentos se refiere al servicio que las unidades
administrativas deberán cumplir hacia los empleados y funcionarios que
trabajan en la propia institución y que por el cumplimiento de sus funciones
necesitan consultar documentos, para el efecto se deberá utilizar un formato.
Ejemplo: DSINAR-CPID-01 CONTROL DOCUMENTOS (Anexo 4) siendo su
función controlar la documentación prestada, identificar a la persona que se
proporciona este servicio y recuperar en los plazos establecidos.”
Otra causa es la ausencia de un Sistema Integral de Archivos en el Ministerio de
Finanzas, que guie y regule la conformación, organización de archivos y préstamo de
los documentos.
Hecho que dificulta la localización inmediata de los documentos y la determinación de
su integridad, impidiendo contar con información veraz y oportuna para la toma de
decisiones y el control posterior.
Con oficios DAIMF-2011-066, 068, 069 y 111 de 11 y 23 de febrero y 11 de abril de
2011, respectivamente la Auditora General, comunicó esta observación al Director de
Administración de Recursos Humanos, ex Coordinadora de Recursos Humanos y ex
Subsecretaria Administrativa, a fin de que presenten los justificativos y sus puntos de
13
vista, los dos primeros responden en oficio MF-DARH-2011-069 de 28 de febrero de
2011, sin aportar elementos que complementen nuestra apreciación.
La ex Subsecretaria Administrativa en oficio sin número de 1 de marzo de 2011
señala:
“…me adhiero a todos los criterios manifestados por los responsables de la
Dirección de Recursos Humanos del Ministerio de Finanzas, mediante oficio No.
069 de 28 de febrero de 2011…”
Conclusión
Los documentos que conforman los expedientes del personal cesante del Ministerio de
Finanzas, no mantienen un orden cronológico y secuencial, tampoco han sido foliados,
para asegurar su conservación, lo que impide contar con información veraz y oportuna
para la toma de decisiones y el control posterior.
Recomendaciones
El Director de Administración de Recursos Humanos:
5. Dispondrá por escrito a la persona responsable del archivo revise, ordene y
compruebe la integridad de los documentos que conforman los expedientes de los
servidores cesantes, y proceda a numerarlos.
6. Implantará un Registro de Control de Préstamo Interno de Documentos y
dispondrá a la persona encargada del archivo, mantenga un control sobre los
préstamos y que a la devolución de los mismos por parte del usuario, verifiquen
que se encuentren completos y en buen estado.
Dra. Mónica Jaramillo P.
AUDITORA GENERAL
14