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MANUAL DE APOYO DEL GASTO PAGADO
2015
MANUAL DE APOYO DEL GASTO PAGADO
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Contenido
Gasto Pagado ...................................................................................................... 3
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Gasto Pagado
Es el momento contable que refleja la cancelación total o parcial de las obligaciones
de pago, que se concreta mediante el desembolso de cualquier medio de pago
(Naturaleza de la cuenta: Deudora).
Para realizar el proceso del pagado dirigirse a Momentos Contables ► Gasto
Pagado como se es mostrado en la siguiente imagen:
Una vez seleccionada la opción se mostrará una ventana como la siguiente:
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Misma que contiene una serie de opciones que se explicaran a continuación
Nueva Póliza: Al presionar esta opción el sistema mostrará una ventana
como la siguiente:
Cabe mencionar que permite realizar pagos directos o bien seleccionar una póliza
ejercida para realizar el pago permitiendo así capturar los datos de fecha, tipo de
movimiento, Numero del Cheque, concepto de la póliza, número de la cuenta, por
lo que al seleccionar la cuenta carga el nombre de la cuenta, el importe permitiendo
colocar el abono o bien cargo dependiendo del movimiento requerido, el nombre
del beneficiario, cargando en la tabla de la parte inferior de la ventana todos los
movimientos que se han dado de alta para realizar el pago.
Misma que permite realizar los siguientes movimientos:
Buscar Ejercido: Opción que permite visualizar todas aquellas pólizas
que se encuentran ejercidas mostrándose el número de la póliza, la fecha
en que se realizó la póliza, el saldo que tiene ejercido, la descripción del
egreso, Número del documento así como el RFC que tiene asignada la
póliza mostrándose por tanto una ventana como la siguiente:
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Por lo que permite seleccionar una póliza con tan solo presionar doble clic sobre el
registro que se quiere pagar esto para cargar los datos correspondientes a la póliza
que se está seleccionando y así poder realizar correctamente el proceso para el
pago de la cuenta por lo tanto se mostrará una ventana como la siguiente:
Como se observa aquí se seleccionó una póliza la cual carga los datos que tiene
registrados en el sistema como se observa ahora el botón se llama "Otro Ejercido"
el cual permite ingresar otro al mismo proceso permitiendo así poder pagar más de
una póliza a la vez, mostrándose así los datos de ambos ejercidos indicando así el
número de la póliza a la que pertenecen los datos registrados permitiendo así
capturar los siguientes datos:
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Fecha: Permite seleccionar la fecha en que se realiza el movimiento, con tan solo
seleccionar el combo y colocar la fecha correspondiente al movimiento.
Tipo de movimiento: Aquí se despliegan tres opciones, cheque, efectivo y
transferencia, la cual permite al usuario elegir al usuario la forma de pago.
Número de cheque: Permite capturar un número de cheque interno siempre y
cuando la forma de pago de esta hay sido de cheque.
RFC: Este campo no se puede capturar, para esto hay que irse a la opción del menú
RFC el cual se explicará más adelante, buscamos o agregamos el RFC del
proveedor correspondiente y si ya lo habíamos capturado en el momento del
devengo del gasto entonces aparecerá automáticamente.
DIOT: Esta opción te permite capturar el proveedor al cual vas a presentar
declaración anual informativa con terceros.
Concepto de la póliza: Permite capturar un concepto de la póliza algo descriptivo
para la misma.
Número de la cuenta: Al capturar algún número se irán mostrando las cuentas que
están relacionadas permitiendo encontrar la cuenta más rápidamente.
Importe: Aparece la cantidad que hace falta para el abono correspondientes, pero
si se quisiera otra cantidad se puede borrar y capturar la cantidad correspondiente
según sea el caso.
Nombre del beneficiario: Este espacio como su nombre lo dice es para la persona
que será beneficiada y al cual se va a realizar la transferencia.
Guardar: Permite almacenar los datos capturados por el usuario en el
sistema siempre y cuando las sumatorias de estos sean los mismos es por
las reglas de contabilidad existentes, mostrándose y una ventana como la
siguiente:
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Una vez ubicado en la ventana presionar opción de “SI” por lo cual se enviara una
ventana que indica el número de la póliza y la fecha en la que fue generada la
misma, mostrándose de la siguiente manera:
Al presionar el botón de “Aceptar” se cerrará la ventana de Gasto Pagado por la
cual manda a la ventana principal del sistema. Si se desea realizar otro movimiento
en la póliza acabada de crear dirigirse nuevamente a la ruta de Momentos
Contables ► Gastos Pagados.
Modificar: Permite al usuario realizar modificaciones en los registros
capturados en la póliza esto permitiendo tener un mejor control de la
información que se maneja y que sea la correcta por lo que se muestra una
ventana como la siguiente misma que pide al usuario que indique si se
realizará la modificación de alguna póliza.
Por lo tanto si se quiere modificar alguna póliza presionar “Sí” se mostrará una
ventana la cual permite capturar el número de la póliza que se quiere modificar por
lo tanto la ventana que permite realizar dicho movimiento es la siguiente:
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Una vez colocado el número de la Póliza presionar el botón de “Aceptar” mismo que
cargará los datos correspondientes a la póliza seleccionada permitiendo modificar
los datos sin problema mostrándose una ventana como la siguiente:
Reporte.- Muestra un documento el cual muestra los movimientos de la
póliza que actualmente se tiene precargada mostrándose así el número de
la cuenta, descripción de la misma, el cargo y el abono que se tiene el
número de la orden, así como el concepto del movimiento, mostrándose de
la siguiente manera:
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Configurar Cheque: Permite configurar la forma de impresión del cheque
que se genere esto para tener una mejor visualización de la información que
se esté manejando por lo tanto la ventana que permite realizar dicho
movimiento es la siguiente:
 Atrás: Permite al usuario desplazar los registros de uno en uno de tal
manera que se llegue al registro correcto de una forma más rápida esto de
forma regresiva.
 Siguiente: Permite al usuario estar avanzando registro por registro para
lograr posicionarse en el dato correcto avanzando progresivamente.
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 Modificar: Permite editar los datos que tiene el cheque habilitándose todas
las opciones que corresponden a "Datos a Imprimir" permitiendo modificar
las medidas de los campos que se muestran en el cheque.
 Guardar: Permite almacenar en la base de datos los cambios que efectué
el usuario con la finalidad de tener un mejor control con la información y
visualización para el usuario.
 Imprimir prueba: Permite imprimir un formato de prueba esto para visualizar
que todos los datos se puedan visualizar correctamente por lo que envía un
mensaje de confirmación para la impresión de los mismos:
Cerrar: Permite salir de la ventana de configuración de cheque.
Nueva Cuenta: Al seleccionar esta opción se mostrará una ventana como
la siguiente:
Donde pide al usuario que se agregue el número de la cuenta así como el nombre
que se le asignara a la cuenta capturar.
RFC: Al seleccionar la opción de RFC (Registro Federal de Contribuyentes)
se mostrará una ventana como la siguiente:
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Como sabe el RFC es la clave que requiere toda persona física o moral en México
para realizar cualquier actividad económica lícita por la que esté obligada a pagar
impuestos a toda persona moral, con algunas excepciones. A estas personas se les
llama contribuyentes. La clave debe incluir datos personales del contribuyente o
persona física (por ejemplo, su nombre y fecha de nacimiento) o de la persona moral
(por ejemplo, nombre y fecha de origen de la persona moral).
Por lo tanto una vez que se tienen el RFC para darlo de alta se mostrará una ventana
como la siguiente:
 Agregar: Al seleccionar esta opción permite dar de alta nuevos registros en
el sistema por lo que se muestra la siguiente ventana:
Donde pide una serie de datos importantes para cálculos contables.
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Una vez capturados los datos se puede observar que solo se quedaron activo
algunos botones como lo son el de Guardar y Eliminar los cuales permiten al usuario
ya sea a guardar la información capturada en el sistema o bien eliminar el registro
esto con la finalidad de tener un control de los RFC que se dan de alta en el sistema
y que son indispensables para el Ente Público en la que se esté trabajando.
Una vez que se presiona el botón de guardar en la ventana desaparecerá el botón
de guardar y muestra los de Agregar Y Modificar.
 Modificar: Permite modificar los datos de un proveedor en específico de
manera que se tengan siempre los datos más actuales por lo tanto al
seleccionar esta opción se mostrará una ventana como la siguiente:
Donde permitirá guardar, eliminar y buscar el RFC que desee modificar.
 Guardar: Permite al usuario almacenar los registros de manera permanente
dentro del sistema.
 Eliminar: En caso de ser necesario permite eliminar los registros ya
capturados en el sistema con la finalidad de siempre tener los datos más
actuales y servibles para el usuario o ente según sea el caso. Para ello se
arrojará un mensaje de confirmación como el siguiente:
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En caso de decir que si se eliminara de la base de datos y se posicionará en el
primer registro
 Buscar RFC: Permite al usuario localizar un RFC de manera más rápida y
así poder realizar los movimientos correspondientes al proceso.
 Reporte: En esta opción se muestra un reporte de todos aquellos
proveedores que se encuentran dados de alta en la base de datos con su
RFC capturado los cuales están ordenados por orden alfabético,
mostrándose en el mismo el RFC, la CURP, el nombre del proveedor, el
país, terceros y el Estatus en el que se encuentra, mostrándose así un
reporte como el siguiente:
 Excel: Permite exportar o bien importar el listado de los proveedores que
se tengan dados de alta en el sistema por lo tanto al seleccionar esta
opción se mostrará una ventana como la siguiente misma que permite
realizar dicho movimiento:
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Por lo tanto para realizar alguna de estas acciones basta con encontrarse en la
ventana de Importar Exportar Proveedores por lo que una vez seleccionada la
opción en este caso de Exportar se mostrará una ventana como la siguiente:
La ventana anterior permite al usuario indicar si está seguro de querer Exportar la
información de los proveedores por lo tanto al presionar el botón de “Sí” se mostrará
una ventana de confirmación como la siguiente:
Dicha ventana indica que el proceso se realizó correctamente por lo cual se genera
un archivo que el cual indica el nombre del mismo y la ruta donde se almaceno. Por
lo tanto al presionar Aceptar se mostrará nuevamente la ventana de Importar
Exportar Proveedor.
Por otro lado al seleccionar la opción de Importar se mostrará de igual manera una
ventana la cual corresponde a lo siguiente:
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Al presionar el botón de aceptar se mostrará una ventana la cual muestra el total
de proveedores a importar, así como el desglose de cuantos se importaron
satisfactoriamente, los que aún están pendientes y los proveedores que se
encuentran con error, como es mostrado a continuación:
 Cerrar: Permite al usuario salir de la ventana de Datos Generales del
Proveedor
 Salir: Permite al usuario salir de la interfaz de Modificación de póliza
presupuestal o bien de Presupuesto Devengado. Permitiendo al usuario
permanecer en el sistema mostrándole la ventana principal del Sistema de
Automatización de Contabilidad Gubernamental.
DIOT: Esta opción permite capturar el proveedor los datos correspondientes
a la declaración anual informativa con terceros.
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Mismo que toma en cuenta los datos del proveedor, Tipo de Terceros, Datos de la
Factura, Operaciones con IVA la cual contiene una serie de montos de porcentajes
con IVA, datos no acreditables entre otros, como se muestra en la ventana antes
mostrada.
Calculadora: Al seleccionar dicha opción se muestra una ventana la cual
permitirá realizar operaciones al usuario apoyándolo a rectificar sus cálculos:
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Salir: Permite salir de la ventana correspondiente al pagado mismo que
envía un mensaje que indica que si quiere salir sin guardar los datos, esto
para asegurar que los datos se quieren guardar o no:
Dicho mensaje apoya al usuario para asegurarse de que los datos capturados se
perderán por completo o bien se almacenaran en el sistema.
Imprimir cheque: Permite imprimir el cheque que se ha generado hasta el
momento.
Nota: De esta manera se concluye con el apartado que hace referencia a los
procesos de Presupuesto de Egresos
Si encuentra un ejercido, en la tabla de abajo aparecerá la cuenta del momento
ejercido (8260) y del pagado (8270) así como también la cuenta de pasivo (2112)
que se generó en el devengo. Para completar los movimientos hace falta capturar
la cuenta donde se realiza un abono a bancos y si está cuadrada se guarda la póliza.
Excepcional, cuando la naturaleza de las operaciones no sea posible el registro
consecutivo de todos los momentos contables del gasto o del ingreso, se registrarán
simultáneamente de acuerdo a lineamientos previamente definidos por las unidades
administrativas o instancias competentes en materia de contabilidad
gubernamental.
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