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CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo de la evaluación
La evaluación del sistema de control interno a las Subsecretarías de Crédito Público,
Contabilidad Gubernamental, Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas,
Presupuestos y Coordinación General Jurídica, se realizó con cargo al Plan Operativo
de Control de 2011 de la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas,
modificado por el Contralor General del Estado, con memorando circular 504-DCAI de
5 de julio de 2011 y en cumplimiento a la Orden de Trabajo DAIMF-2011-245 de 5 de
septiembre de 2011, suscrita por la Auditora General y oficio 017118 DCAI de 12 de
octubre del 2011 del señor Subcontralor General del Estado, Encargado.
Objetivo general
-
Establecer si el control interno de la institución proporciona un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con la eficacia y
eficiencia de la gestión y cumplimiento de las disposiciones legales y demás
normas aplicables.
Objetivo específico
-
Establecer que la Subsecretaría de Presupuestos, se enmarque en un entorno y
ambiente adecuado de control interno.
Alcance de la evaluación
La evaluación del sistema de control interno, por el período comprendido entre el 1 de
enero y el 30 de septiembre de 2011, a la Subsecretaría de Presupuestos, comprendió
el análisis de las siguientes normas:
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200 Ambiente de Control
200-03 Políticas y Prácticas de talento humano
200-06 Competencia profesional
200-07 Coordinación de acciones organizacionales
200-08 Adhesión a las políticas institucionales.
No incluyó el análisis de la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones
administrativas y financieras.
Base legal
Mediante Decreto expedido por el Congreso Nacional el 3 de noviembre de 1831,
se crea el Ministerio de Hacienda.
Este Ministerio en el transcurso del tiempo tuvo modificaciones orgánicas funcionales y
cambios de denominación periódicas por lo que consideramos pertinente dejar
constancia de las siguientes:
Mediante Decreto Ejecutivo 366 de 10 de mayo de 2000, publicado en Registro
Oficial 81 de 19 de mayo de 2000, se cambió la denominación de Ministerio de
Finanzas y Crédito Público por el de Ministerio de Economía y Finanzas.
Con Decreto Ejecutivo 3410 de 2 de diciembre de 2002, publicado en Registro
Oficial 5 de 22 de enero de 2003, se expidió el Texto Unificado de la Principal
Legislación Secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, en el que se
definen los procesos directivos, sustantivos de apoyo y asesoría.
Con Decreto Ejecutivo 854 de 3 de enero de 2008, publicado en Registro Oficial
253 de 16 de enero de 2008, se sustituye la denominación del Ministerio de
Economía y Finanzas por la de Ministerio de Finanzas.
Con Acuerdo 119 de 19 de mayo de 2010, publicado en Registro Oficial Edición
Especial 52 de 13 de julio de 2010, se expide la reforma al “Libro III de la
Organización y Administración del Ministerio” del Decreto Ejecutivo 3410 de 2 de
diciembre de 2002, publicado en Registro Oficial 5 de 22 de enero de 2003.
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Estructura orgánica
Mediante Acuerdo Ministerial 119 de 19 de mayo de 2010, la Estructura Orgánica del
Ministerio de Finanzas en la que se encuentra la Subsecretaría de Presupuestos, es la
siguiente:
PROCESOS GOBERNANTES
: DESPACHO MINISTERIAL
PROCESOS AGREGADORES
DE VALOR
: VICEMINISTERIO DE FINANZAS
−
SUBSECRETARÍA DE PRESUPUESTOS
−
Dirección de Ingresos
−
Dirección
de
Políticas
Presupuestarias
Remunerativas
−
Dirección
de
Evaluación,
Seguimiento
y
Liquidación Presupuestaria
-
Dirección de Egresos
-
Dirección de Normativa Presupuestaria
Objetivo de la Institución
Garantizar los recursos financieros para el desarrollo nacional con soberanía,
transparencia y sostenibilidad.
Subsecretaría de Presupuestos
Contribuir a que el Presupuesto General del Estado se conduzca de forma sostenible,
responsable, transparente y procure la estabilidad fiscal.
Monto de recursos examinados
No aplica por el alcance y naturaleza de la evaluación ejecutada.
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Servidores relacionados:
Anexo 1
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CAPÍTULO II
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN
Antecedentes
Con oficio 17118-DCAI de 12 de octubre de 2011, el señor Subcontralor General del
Estado, Encargado autoriza que la evaluación al Sistema de Control Interno en la
Subsecretaría de Presupuestos se inicie a partir del 1 de noviembre de 2011.
El Ministerio de Finanzas está en proceso de reestructura orgánica, funcional en
cumplimiento a la Disposición Transitoria Décima Séptima del Código Orgánico de
Planificación y Finanzas Públicas, hecho que ha determinado la separación e
incorporación de personal.
En la Subsecretaría de Presupuestos, no se evidenció la entrega de delegaciones de
autoridad de parte del Subsecretario a los subalternos, por lo que la NCI 200-05
Delegación de autoridad, será evaluada cuando se aplique el sistema de control en el
Despacho Ministerial.
Con oficio AIMF-2011-355 de 20 de diciembre de 2011, se puso en conocimiento al
Subsecretario de Presupuestos las observaciones que constan en este informe, a fin
de que se sirva exponer las razones y las acciones adoptadas.
NCI 200 Ambiente de Control
Se debe establecer por escrito líneas de conducta para crear un ambiente
favorable de control
El Subsecretario de Presupuestos, no estableció por escrito líneas de conducta para
que las servidoras y servidores actúen enmarcados dentro de las normas de control
interno, durante el período examinado.
Auditoría no evidenció que el personal de esta Subsecretaria, proponga acciones para
crear un ambiente favorable de control interno.
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La Norma de Control Interno 200 Ambiente de Control, establece:
“El ambiente o entorno de control es el conjunto de circunstancias y
conductas que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva
del control interno. Es fundamentalmente la consecuencia de la actitud
asumida por la alta dirección y por el resto de las servidoras y servidores,
con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las
actividades y resultados… -La máxima autoridad, en su calidad de
responsable por el sistema de control interno, deberá mostrar constantemente
una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en la institución,
mediante la divulgación de éstas y un ejemplo continuo de apego a ellas en el
desarrollo de las labores habituales. La máxima autoridad de cada entidad
establecerá en forma clara y por escrito las líneas de conducta y las medidas de
control para alcanzar los objetivos de la institución de acuerdo con las
disposiciones y los lineamientos del gobierno y demás organismos, para lo cual
mantendrá un ambiente de confianza basado en la seguridad, integridad y
competencia de las personas; de honestidad y de respaldo hacia el control
interno; así como, garantizará el uso eficiente de los recursos y protegerá el
medio ambiente”.
El Subsecretario de Presupuestos, durante el período analizado, no determinó la
necesidad de emitir por escrito líneas de conducta, tendientes a instaurar un ambiente
favorable de control interno, ocasionando que las actividades se desarrollen a base de
la costumbre y experiencia profesional.
Posterior al alcance de la evaluación el Subsecretario de Presupuestos, mediante
memorando MINFIN-SP-2011-0524 de 10 de octubre de 2011, en su parte pertinente,
señaló:
“… Adicionalmente, les recuerdo la necesidad de dar cumplimiento a esta
disposición de conformidad a la Norma de Control Interno 100-04 Rendición de
Cuentas que dispone: “La máxima autoridad, los directivos y demás servidoras y
servidores, según sus competencias dispondrán y ejecutarán un proceso
periódico, formal y oportuno de rendición de cuentas sobre el cumplimiento de la
misión y de los objetivos institucionales y de los resultados esperados…”.
Respecto del contenido de esta acción, Auditoría considera que se están emitiendo
políticas tendientes a aplicar las normas de control interno.
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Conclusión
En el período analizado, el Subsecretario de Presupuestos, no emitió disposiciones
por escrito sobre las líneas de conducta, ni se evidenció que se propongan acciones
para crear un ambiente favorable de control interno, ocasionando que se desarrollen
las actividades a base de la costumbre y experiencia profesional.
Recomendaciones
Al Subsecretario de Presupuestos
1. Continuará emitiendo por escrito líneas de conducta enmarcadas dentro de las
normas de control interno, a base de las cuales debe actuar el personal en el
desarrollo de sus funciones.
2. Dispondrá a los servidores, que las opiniones vertidas, tendientes a mejorar el
ambiente de control interno las realicen por escrito, con la finalidad de facilitar su
aplicación y seguimiento.
NCI 200- 03 Políticas y prácticas de talento humano
Proceso de reestructura imposibilita la preparación de temas de capacitación
El Subsecretario de Presupuestos y sus Directores, no prepararon temas de acuerdo a
sus necesidades, para cursos, seminarios y talleres de capacitación, a fin de solicitar
a la Dirección de Administración de Recursos Humanos del Portafolio la inclusión en el
Plan de Capacitación Institucional.
Cabe indicar, que el 11 y 12 de mayo de 2011, en reunión de trabajo el Subsecretario
de Presupuestos con sus Directores, establecieron la necesidad de apoyar al personal
mediante un proceso de capacitación, priorizando por direcciones, acción que consta
en el documento denominado “Ayuda Memoria, Reunión de Planificación de Acciones
de la Subsecretaria”, no suscrito por los participantes.
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En el período analizado, varios servidores se beneficiaron con cursos y seminarios
dentro y fuera del país.
La Norma de Control Interno 200- 03 Políticas y prácticas del talento humano, señala:
“El control interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para
asegurar una apropiada planificación y administración del talento humano
de la institución, de manera que se garantice el desarrollo profesional y
asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio… -La
administración del talento humano, constituye una parte importante del ambiente
de control, cumple con el papel esencial de fomentar un ambiente ético
desarrollando el profesionalismo y fortaleciendo la transparencia en las prácticas
diarias. Esto se hace visible en la ejecución de los procesos de planificación,
clasificación, reclutamiento y selección de personal, capacitación, evaluación del
desempeño y promoción y en la aplicación de principios de justicia y equidad, así
como el apego a la normativa y marco legal que regulan las relaciones
laborales”.
La falta de preparación de temas de capacitación se presentó por la aplicación de la
Disposición Transitoria Décima Séptima del Código Orgánico de Planificación y
Finanzas Públicas, que entre otros aspectos redujo de manera considerable el
personal que laboraba en las unidades examinadas, lo que impidió realizar una
adecuada planificación en cuanto a temas, períodos y número de asistentes a los
eventos de capacitación.
El Director de
Normativa Presupuestaria en documentos anexos al memorando
MINFIN-DNP-2011-0039 de 21 de noviembre de 2011, dice:
“… cabe señalar que como consecuencia del proceso de reestructuración del
Ministerio de Finanzas, de los ocho servidores públicos asignados inicialmente
se han desvinculado cinco de esta Dirección, lo cual incidirá en el desarrollo
normal de las actividades programadas.”
Este criterio confirma lo expresado por Auditoría respecto a la reducción de personal.
Conclusión
Por el proceso de reestructura, el Subsecretario y Directores, no prepararon los temas
y contenidos de capacitación específicos, a fin de remitir a la Dirección de
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Administración de Recursos
Humanos,
además
la
Dirección de Normativa
Presupuestaria, no cuenta con el recurso humano suficiente que garantice el
desarrollo de las actividades programadas.
Recomendaciones
Al Subsecretario de Presupuestos
3. En coordinación con los Directores que conforman la Subsecretaría a su cargo,
prepararán un Plan Anual de Capacitación, el que contendrá temas específicos de
sus áreas que cubran las necesidades del personal.
4. El Plan Anual de Capacitación elaborado y aprobado en la Subsecretaría a su
cargo, remitirá oportunamente a la Dirección de Administración de Recursos
Humanos, para que sea considerado en el Plan de Capacitación Institucional.
5. Solicitará a la Coordinadora General Administrativa Financiera, que en el proceso
de reestructura que se efectúa, se analicen las funciones y actividades que
desarrollan las diferentes unidades administrativas de esta Subsecretaría y se
asigne el personal que garantice la atención profesional eficiente.
NCI 200- 06 Competencia profesional
Competencia profesional de los servidores debe incluir el conocimiento de
control interno
El personal que labora en la Subsecretaría de Presupuestos, tiene el conocimiento y
habilidad necesaria para desarrollar las actividades inherentes a sus funciones, sin
embargo, dentro de sus competencias no se incluye el conocimiento de las Normas de
Control Interno.
Auditoría no evidenció que los Directores hayan solicitado al Subsecretario cursos de
capacitación relacionados con este tema y a su vez a la Dirección de Administración
de Recursos Humanos.
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Mediante memorando MINFIN-SP-2011-0398 de 24 de agosto de 2011, dirigido a la
Coordinadora General Administrativa Financiera, el Subsecretario de Presupuestos,
solicitó la contratación de personal para su funcionamiento hasta la implementación
del nuevo estatuto orgánico, detallando el número y perfil del servidor.
La Norma de Control Interno 200-06 Competencia Profesional, establece:
“…Las servidoras y servidores de los organismos, entidades, dependencias del
sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de
recursos públicos, mantendrán un nivel de competencia que les permita
comprender la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento de un
buen control interno y realizar sus funciones para poder alcanzar los objetivos y
la misión de la entidad…-los programas de capacitación estarán dirigidos a
mantener los niveles de competencia requeridos.”
Situación que se presenta por la falta de una política institucional para dar a conocer
las Normas de Control Interno a ser aplicadas en el desarrollo de sus actividades,
ocasionando que estas se ejecuten de acuerdo a la experiencia y costumbre.
Cabe señalar que el Director de Ingresos en documentos anexos al memorando
MINFIN-DI-2011-0018-M, de 21 de noviembre de 2011, señaló:
“… Cada analista conoce y es responsable de que sus tareas se sujeten a la
legislación vigente (Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas,
Normativa Presupuestaria, etc.) y al cumplimiento de la misión a cargo de esta
Dirección…”
El Director de Normativa Presupuestaria en documentos anexos al memorando.
MINFIN-DNP-2011-0039 de 21 de noviembre de 2011, indicó:
“…Se encuentra implícito en el cumplimiento de la Normativa Presupuestaria,
disposiciones de las autoridades y conocimiento de recomendaciones de
Auditoría Interna…”
La Directora de Evaluación, Seguimiento y Liquidación Presupuestaria, en documentos
anexos al memorando MINFIN-DESL-2011-0027-M de 18 de noviembre de 2011, en
su parte pertinente, dice:
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“…Los cursos relacionados con el área de evaluación y seguimiento se los
canaliza a través del Subsecretario de Presupuestos, en forma directa….”.
Lo expuesto por los Directores, no modifica la apreciación de Auditora.
Conclusión
Dentro de las competencias de las servidoras y servidores, no se incluye el
conocimiento de las Normas de Control Interno, ocasionando que las actividades se
ejecuten de acuerdo a la rutina.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas
6. Establecerá como política institucional, la capacitación del personal en materia de
Control Interno.
Al Subsecretario de Presupuestos
7. En el Plan Anual de Capacitación señalado en la recomendación 3 de este
informe, incluirá la capacitación relacionada con esta materia.
NCI 200- 07 Coordinación de acciones organizacionales
Se debe establecer y dejar constancia por escrito las medidas tendientes a
coordinar las acciones organizacionales
El Subsecretario de Presupuestos y los Directores, no establecieron por escrito
medidas tendientes a coordinar las acciones para que los servidores desarrollen sus
actividades bajo un adecuado ambiente de Control Interno.
Los Directores manifiestan que la aplicación del control interno se refleja en el
desarrollo de actividades y obtención de productos, sin que Auditoría por la naturaleza
de esta evaluación, confirme lo señalado, sin embargo, como mejoramiento del control
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en las Direcciones de
Ingresos y Evaluación, Seguimiento y Liquidación
Presupuestaria, se elaboraron cuadros de distribución de entidades para análisis de
ingresos de autogestión y Planes de Trabajo Trimestral en donde se detallan las
actividades o tareas a ejecutar.
La Norma de Control Interno 200-07 Coordinación de acciones organizacionales,
expresa:
“La máxima autoridad de cada entidad, en coordinación con los directivos,
establecerá las medidas propicias, a fin de que cada una de las servidoras
y servidores acepte la responsabilidad que les compete para el adecuado
funcionamiento del control interno. -Las servidoras y servidores participarán
activamente en la aplicación y el mejoramiento de las medidas ya implantadas,
así como en el diseño de controles efectivos para las áreas de la organización
donde desempeñan sus labores, de acuerdo con sus competencias y
responsabilidades…”
Esta situación se presenta porque el Subsecretario y Directores no han previsto la
necesidad de establecer por escrito, medidas tendientes a coordinar acciones para
desarrollo de las actividades bajo un adecuado ambiente de control interno,
ocasionado que estas se cumplan como lo vienen realizando.
Conclusión
El Subsecretario y Directores, no han establecido por escrito medidas tendientes a
coordinar las acciones para que el personal desarrolle sus actividades bajo un
adecuado ambiente de control interno, ocasionando que estas se ejecuten de acuerdo
a la práctica.
Recomendación
Al Subsecretario de Presupuestos
8. En forma conjunta con los Directores, establecerán por escrito medidas para
coordinar acciones que permitan ejecutar sus actividades bajo un ambiente
adecuado de Control Interno.
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NCI 200- 08 Adhesión a las políticas institucionales
Se deben establecer políticas de trabajo por escrito
El Subsecretario de Presupuestos y Directores, no establecieron por escrito políticas
específicas relacionadas con las funciones de la Subsecretaría, sin embargo,
manifiestan que éstas se las formula y transmite de manera verbal en reuniones de
trabajo, sin que Auditoría haya podido evidenciar lo expresado.
Las Direcciones de Normativa Presupuestaria y Evaluación, Seguimiento y Liquidación
Presupuestaria, implantaron políticas internas a base de correos electrónicos, planes
de trabajo, ayuda memoria y reuniones periódicas.
La Norma de Control Interno 200-08 Adhesión a las políticas institucionales, señala:
“… En el desarrollo y cumplimiento de sus funciones, las servidoras y servidores
observarán las políticas generales y las específicas aplicables a sus respectivas
áreas de trabajo, que hayan sido emitidas y divulgadas por la máxima autoridad
y directivos de la entidad, quienes además instaurarán medidas y mecanismos
propicios para fomentar la adhesión a las políticas por ellos emitidas…”
Situación que se presenta debido a que el Subsecretario de Presupuestos y
Directores, no consideraron necesario efectuarlas por escrito, lo que impidió realizar el
seguimiento y monitoreo de su cumplimiento.
Conclusión
No se establecieron por escrito políticas específicas para el cumplimiento de las
funciones que realiza el personal en sus respectivas áreas, limitándose a transmitir de
manera verbal en reuniones de trabajo, lo que impidió efectuar el seguimiento,
monitoreo y evidenciar su cumplimiento.
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Recomendación
Al Subsecretario de Presupuestos
9. En forma conjunta con los Directores, emitirán por escrito políticas específicas que
motiven, guíen y normen las operaciones y actividades de los servidores en sus
áreas de trabajo.
Dra. Mónica Jaramillo P.
AUDITORA GENERAL
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