1. No category

CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial se realizó con cargo al Plan Operativo de Control de 2011 de la
Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas; y, en cumplimiento de la
Orden de Trabajo 03 de 30 de marzo de 2011; suscrito por la Auditora General.
Objetivo General
-
Establecer si el control interno de la institución proporciona un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con la
eficacia y eficiencia de las operaciones, fiabilidad de la información financiera y
cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
Objetivo específico
-
Establecer
que
Gubernamental
las
e
Subsecretarías
Innovación
y
de
Crédito
Desarrollo
de
Público,
las
Contabilidad
Finanzas
Públicas,
administrativamente contengan una adecuada estructura y que las funciones que
realizan estén distribuidas de manera que permitan lograr sus objetivos y metas
planificadas rindiendo cuentas de sus resultados.
Alcance del examen
El examen especial cubrió la evaluación del sistema de control interno, con corte al
30 de marzo de 2011 en las Subsecretarías de Crédito Público, Contabilidad
Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas y sus
respectivas Direcciones, relacionado con las siguientes Normas:
2
100 Normas Generales
100-04 Rendición de Cuentas
200 Ambiente de Control
200-02 Administración Estratégica
200-04 Estructura organizativa
400 Actividades de Control
401 Generales
401-01 Separación de funciones y rotación de labores
401-03 Supervisión
No incluyó el análisis de la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones
administrativas y financieras.
Base legal
Mediante Decreto expedido por el Congreso Nacional el 3 de noviembre de
1831, se crea el Ministerio de Hacienda.
Este Ministerio en el transcurso del tiempo tuvo modificaciones orgánicas
funcionales y cambios de denominación periódicas por lo que consideramos
pertinente dejar constancia de las siguientes:
Mediante Decreto Ejecutivo 306, publicado en Registro Oficial 81 de 18 de
mayo de 2000, se cambió la denominación de Ministerio de Finanzas y Crédito
Público por el de Ministerio de Economía y Finanzas.
Con Decreto Ejecutivo 3410 de 2 de diciembre de 2002, publicado en Registro
Oficial 5 de 22 de enero de 2003, se expidió el Texto Unificado de la Principal
Legislación Secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, en el que se
definen los procesos directivos, sustantivos de apoyo y asesoría.
3
Con Decreto Ejecutivo 854, publicado en Registro Oficial 253 de 16 de enero de
2008, se sustituye la denominación del Ministerio de Economía y Finanzas por
la de Ministerio de Finanzas.
Con Acuerdo 119 de 19 de mayo de 2010, publicado en Registro Oficial Edición
Especial 52 de 13 de julio de 2010, se expide la reforma al “Libro III de la
Organización y Administración del Ministerio” del Decreto Ejecutivo 3410
publicado en Registro Oficial 5 de enero de 2003.
Estructura orgánica
La estructura orgánica del Ministerio de Finanzas se encuentra definida en el
Acuerdo Ministerial 119 de 19 de mayo de 2010, de la siguiente manera:
PROCESOS GOBERNANTES
: DESPACHO MINISTERIAL
PROCESOS AGREGADORES
DE VALOR
: VICEMINISTERIO DE FINANZAS
-
SUBSECRETARIA DE CRÉDITO PÚBLICO
-
Dirección de Gestión de Deuda Pública
-
Dirección de Operaciones Financieras
-
Dirección de Evaluación de Operaciones de
Crédito
-
SUBSECRETARIA DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
-
Dirección de Análisis y Consolidación de los
Estados Financieros del Sector Público
-
Dirección de Gestión del Gobierno Central,
Entidades Descentralizadas y Autónomas
4
-
Dirección de Gestión de los Gobiernos
Autónomos Descentralizados (GADs)
-
Dirección de Normativa Contable
-
Dirección de la Administración de Bienes y
Existencias del Sector Público
-
SUBSECRETARIA DE INNOVACIÓN Y
DESARROLLO
DE
LAS
FINANZAS
PÚBLICAS
-
Dirección de Soluciones Conceptuales
-
Dirección de Desarrollo Tecnológico
-
Dirección de Infraestructura, Operaciones,
Servicios y Soporte
-
Dirección de Aseguramiento de la Calidad y
Seguridad de la Información
Objetivos de la institución
Garantizar los recursos financieros para el desarrollo nacional con soberanía,
transparencia y sostenibilidad, de conformidad con el Acuerdo Ministerial 119,
publicado en Registro Oficial Suplemento 52 de 13 de julio de 2010.
Objetivos de las Subsecretarías
Subsecretaría de Crédito Público
Manejar en forma consistente y transparente el endeudamiento público para
garantizar su sostenibilidad a fin de financiar el PAI del PGE.
Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental
Mantener en cada entidad del Sector Público no Financiero un sistema único de
5
contabilidad que integre las operaciones patrimoniales, presupuestarias y de costos
para asegurar la producción de información financiera completa, confiable y
oportuna.
Subsecretaría de Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas
Procurar que las finanzas públicas del País, sean administradas a través de un
único y moderno sistema de información que garantice en términos de oportunidad,
confiabilidad, disponibilidad y transparencia la generación de información y
estadísticas fiscales para la toma de decisiones y la rendición de cuentas a la
sociedad.
Monto de recursos examinados
No aplica por el alcance y naturaleza del examen ejecutado.
Servidores relacionados
Anexo 1
6
CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Antecedentes
Mediante Acuerdo 002CG-2011 de 14 de febrero de 2011, el Contralor General del
Estado, aprobó el Plan Operativo Anual 2011 de las Unidades de Auditoría Interna
de las entidades del sector público que depende administrativa y técnicamente de la
Contraloría General del Estado. En los planes aprobados se incluyó el examen
especial de evaluación al sistema de control interno institucional, previsto para el
segundo semestre de 2011.
A fin de agilizar esta actividad de control, con memorando 093-DCAI, de 14 de
febrero de 2011, el Contralor dispuso que examen referido se inicie a partir del 1 de
marzo del presente año, por lo que mediante oficio circular 03553 DCAI de 9 de
marzo de 2011, el Director de Coordinación de Auditorías Internas emitió las
instrucciones para la ejecución y reprogramación del Plan de Control.
El desarrollo del presente examen se efectuó durante el proceso de reestructuración
orgánica, funcional y de recurso humano del Ministerio de Finanzas, dispuesto en el
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.
Seguimiento de recomendaciones
No se efectuó el seguimiento de recomendaciones, por cuanto, en los informes de
auditoría emitidos por la Contraloría General del Estado y Auditoría Interna de este
Portafolio, no constan recomendaciones relacionadas con estas normas. para las
Subsecretarías de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y
Desarrollo de las Finanzas Públicas.
7
100-04 Rendición de cuentas
Rendición de cuentas debe relacionarse entre lo planificado y ejecutado
Los Subsecretarios y Directores de las Subsecretarías de Crédito Público,
Contabilidad Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas,
presentan informes sobre actividades específicas a criterio personal o a pedido del
jefe inmediato o autoridades del Portafolio que solicitan, sin que estos se elaboren
de manera periódica, formal y relacionando entre lo planificado y ejecutado.
En las unidades analizadas, también se generan informes referentes a la evaluación
del desempeño del personal, en cumplimiento a la Ley Orgánica del Servicio
Público,
documento
que
incluye
un
detalle
de
actividades
ejecutadas
semestralmente.
La Norma de Control Interno 100-04, Rendición de cuentas, señala:
“La máxima autoridad, los directivos y demás servidoras y servidores, según
sus competencias, dispondrán y ejecutarán un proceso periódico, formal y
oportuno de rendición de cuentas sobre el cumplimiento de la misión y de los
objetivos institucionales y de los resultados esperados…- La rendición de
cuentas es la obligación que tienen todas las servidoras y servidores de
responder, reportar, explicar o justificar ante la autoridad, los directivos y la
ciudadanía, por los recursos recibidos y administrados y por el cumplimiento de
las funciones asignadas. Es un proceso continuo que incluye la planificación, la
asignación de recursos, el establecimiento de responsabilidades y un sistema
de información y comunicación adecuado… -Las servidoras y servidores,
presentarán informes periódicos de su gestión ante la alta dirección para la
toma de decisiones, en los que se harán constar la relación entre lo planificado
y lo ejecutado, la explicación de las variaciones significativas, sus causas y las
responsabilidades por errores, irregularidades y omisiones…”
La situación expuesta se debe a que no se ha establecido procedimientos para la
rendición de cuentas, sobre el cumplimiento de la misión y de los objetivos de las
Subsecretarías, ocasionando que no se pueda efectuar el seguimiento y evaluación
de las actividades cumplidas y determinar si los resultados obtenidos están acorde a
lo planificado para la toma oportuna de decisiones.
8
Con oficios DAIMF-2011-197, 198 y 199 de 11 de julio de 2011, se comunicó a los
Subsecretarios de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y
Desarrollo de las Finanzas Públicas, las observaciones que consta en este informe,
a fin de que se sirvan presentar sus puntos de vista y correctivos adoptados.
Debemos señalara que en la Matriz de seguimiento y evaluación al Plan Operativo
Anual (POA-2011) de estas Subsecretarías y que corresponde al primer trimestre,
en el casillero avance trimestral se detalla el porcentaje de cumplimiento de las
metas, en los casos en que no se ha cumplido, se indica la causa, sin que haya un
informe en el que se detalle los resultados obtenidos, razón por la cual Auditoría
considera que esta herramienta no sustituye al informe de rendición de cuentas.
Luego de la comunicación de resultados del borrador de informe, el Subsecretario
de Contabilidad Gubernamental, con memorando MINIFIN-SCG-0161-M de 21 de
julio de 2011, cita artículos del Código Orgánico de Planificación y Finanzas
Públicas que no se relacionan con las normas analizadas en este informe, puesto
que ellas se refieren a la rendición de cuentas con la obligación de relacionar lo
planificado con lo ejecutado, los planes operativos vinculados al presupuesto, contar
con un Manual de Organización, rotar funciones de manera planificada y evidenciar
las labores de supervisión.
En el citado memorando el Subsecretario de Contabilidad Gubernamental,
manifiestó:
“…Norma 100-04 Rendición de Cuentas. -Consideramos que Auditoría Interna
para la expedición del informe final debe analizar el contenido de los siguientes
artículos del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas: -Art. 6.Responsabilidades conjuntas. Numeral 4 Seguimiento y evaluación de la
evaluación y las finanzas públicas. –Art. 17.- instructivos metodológicos. –Art.
39.- Seguimiento del Plan Nacional de desarrollo. –Art. 54.- Planes
institucionales, es especial el segundo inciso que dice lo siguiente…-La
Secretaría Nacional de Planificación y desarrollo definirá el instrumento
de reporte. Mediante normativa técnica se establecerán las metodologías,
procedimientos, plazos e instrumentos necesarios… -Hasta la fecha no se
ha definido lo indicado; sin embargo en el Ministerio de Finanzas se ha
establecido la rendición de cuentas a través de la Evaluación trimestral del
POA, que ésta Subsecretaría a la fecha a cumplido entregando la
correspondiente a los dos primeros trimestres del presente año. -Compartimos
9
con la recomendación No. 1 en el sentido de que la Unidad Administrativa que
se encargará de la elaboración de los manuales e instructivos que contengan
los procedimientos para efectuar un proceso formal y periódico de rendición de
cuentas, en su elaboración coordine lo que corresponda con nuestra
Subsecretaría…”
Auditoría no comparte el criterio emitido por el Subsecretario de Contabilidad
Gubernamental, puesto que los artículos invocados, no tienen relación con el
comentario ni correctivo recomendado.
Conclusión
Los funcionarios de las Subsecretarías no presentan informes de rendición de
cuentas de manera periódica y formal, limitándose a comunicar respecto de las
actividades específicas propias de su función, dificultando el seguimiento y
evaluación de las funciones cumplidas y el determinar si los resultados obtenidos
están acorde a lo planificado y ejecutado.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas:
1.
Dispondrá al Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, que en
coordinación con los
Subsecretarios de Crédito Público,
Contabilidad
Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, preparen
un instructivo que contenga los procedimientos para efectuar un proceso formal
y periódico de rendición de cuentas, acorde con las competencias de cada uno
de los niveles jerárquicos.
A los Subsecretarios de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y
Desarrollo de las Finanzas Públicas:
2.
Mientras se aplica la recomendación 1, rendirán cuentas del cumplimiento de
10
la misión, objetivos y resultados obtenidos en función de lo planificado,
mediante informes periódicos, formales y oportunos
cuidando que sus
subalternos también realicen.
200-02 Administración Estratégica
La planificación debe ser vinculada al presupuesto
Los Planes Operativos Anuales para el 2011, de las Subsecretarías de Crédito
Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas
Públicas, contienen la misión, visión, objetivos estratégicos institucionales, objetivos
operativos, indicadores y metas de gestión del objetivo estratégico institucional,
tiempos previstos para alcanzar las metas, programación de las metas sin valor
global, presupuesto referencial y responsable del objetivo estratégico y actividades
claves; sin embargo, no están vinculados a nivel de los programas, proyectos y
actividades que constan en la estructura programática presupuestaria.
La Norma de Control Interno 200-02 Administración Estratégica, señala:
“…Los planes operativos constituirán la desagregación del Plan Plurianual y
contendrán: objetivos, indicadores, metas, programas, proyectos y actividades
que impulsarán en el período anual, documento que deberá estar vinculado con
el presupuesto a fin de concretar lo planificado en función de las capacidades y
disponibilidades reales de los recursos…”
La falta de vinculación del presupuesto con la planificación operativa, se debe a la
ausencia de una metodología que permita coordinar acciones entre la Dirección
Financiera Institucional, Coordinación General de Planificación y las Subsecretarías
de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las
Finanzas Públicas, para elaborar los planes operativos en la parte que les
corresponda, hecho que impidió evaluar la utilización de los recursos de manera
eficiente y eficaz y determinar el logro de los objetivos.
Posterior de la comunicación de resultados del borrador de informe, el Subsecretario
11
de Contabilidad Gubernamental, con memorando MINIFIN-SCG-0161-M de 21 de
julio de 2011, señaló:
“…Norma 200-02 Administración estratégica. –Consideramos que Auditoría
Interna para la expedición del informe final debe analizar el contenido de los
siguientes Artículos del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas,
relacionados con la evaluación de esta norma: -Art. 70.-Sistema Nacional de las
finanzas públicas. –Art. 77.-Presupuesto General del Estado. –
PROGRAMACIÓN PRESUPUESTARIA –Art.97.-Contenido y finalidad. –
Art.101.-Normas y directrices. –Art.102.- Contenido y envío de las proformas
presupuestarias institucionales…”
Auditoría no comparte el criterio emitido por el Subsecretario de Contabilidad
Gubernamental, puesto que los artículos invocados, no tienen relación con el
comentario ni correctivo recomendado.
Conclusión
Las actividades, programas y proyectos a desarrollarse en estas Subsecretarías, no
se encuentran vinculados al presupuesto, impidiendo evaluar si la utilización de los
recursos culminó con el logro de los objetivos.
Recomendación
Al Ministro de Finanzas:
3.
Dispondrá a la Coordinadora General de Planificación, preparar una
metodología para elaborar los planes operativos anuales de las Subsecretarías
de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y Desarrollo de
las Finanzas Públicas, de manera coordinada con la Dirección Financiera y
vincular con las categorías programáticas de los presupuestos asignados.
12
200-04 Estructura organizativa
Se debe contar con un Manual de Organización
Las Subsecretarías de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y
Desarrollo de las Finanzas Públicas, no cuentan con un Manual de Organización en
el que se asignen las responsabilidades, funciones, actividades y tareas de cada
servidor.
Cabe señalar que la Dirección de Recursos Humanos del Portafolio, elaboró la
“Estructura, descripción, valoración y clasificación de puestos del Ministerio de
Finanzas”, expedida por el Ministerio de Relaciones Laborales con Resolución MRLFI-2011-000047 de 22 de febrero de 2011, documento que contiene el perfil y las
funciones esenciales de cada uno de los puestos.
La Norma de Control Interno 200-04 Estructura organizativa, señala:
“…Toda entidad debe complementar su organigrama con un manual de
organización actualizado en el cual se deben asignar responsabilidades,
acciones y cargos, a la vez que debe establecer los niveles jerárquicos y
funciones para cada uno de sus servidoras y servidores.”
Lo expuesto se debe a la ausencia de un Manual de Organización para las citadas
Subsecretarías y a que el Ministerio de Finanzas se encuentra en reestructura
conforme señalamos en los antecedentes de este capítulo, ocasionando que las
actividades se realicen de manera discrecional.
Además, es pertinente mencionar que las actividades técnicas que desempeña la
Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental, las realiza a base de los manuales
elaborados para el sistema eSIGEF.
La SENRES, en su oportunidad emitió el formulario SENRES-EVAL-01, para la
evaluación del desempeño por competencias para uso del jefe inmediato, en éste
consta la descripción de las actividades, indicador, meta del período evaluado,
actividades cumplidas, porcentaje de cumplimiento y nivel de cumplimiento. Este
13
documento sirve de evaluación, más no constituye para asignar funciones y
responsabilidades.
Mediante Decreto Ejecutivo 726 de 8 de abril de 2011, publicado en Registro Oficial
433 de 25 de abril de 2011, se expidió las Disposiciones para la Organización de la
Función Ejecutiva. En el artículo 3, se dispone la creación en todos los Ministerios
Sectoriales de una Coordinación General de Gestión Estratégica, conformada por
las
siguientes
unidades
administrativas:
Tecnologías
de
la
Información,
Administración de Procesos y Gestión de Cambio de Cultura Organizacional.
Posterior a la comunicación de resultados del borrador de informe, el Subsecretario
de Contabilidad Gubernamental, con memorando MINIFIN-SCG-0161-M de 21 de
julio de 2011, señaló:
“… Norma 200-04 Estructura Organizativa. –Consideramos que Auditoría
Interna para la expedición del informe final debe analizar el contenido del
Artículo 11 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y el
Artículo 12 de su Reglamento, y la Resolución No SENRES-RH-2005-000042 de
2 de septiembre de 2005, publicada en el RO 103 de 14 de septiembre de 2005,
en los siguientes artículos: -Art.1.-objeto. –DE LA CLASIFICACIÓN DE
PUESTOS –Art.4.- De los sustentos de la clasificación de puestos. Literal c) La
descripción. –Art.10.- Del análisis de puestos. –Art.11.- De la descripción de
puestos. -A más de la consideración del articulado anterior cabe precisar que
existe la asignación de funciones y responsabilidades por escrito mediante el
formulario SENRES-EVAL-01 el cual contiene las actividades por cada servidor
con indicadores y metas a desarrollar durante el periodo de evaluación, en
función de lo cual posteriormente se efectúa la evaluación y calificación. -Con
relación a la Recomendación No. 4, la compartimos en el sentido de que la
Unidad Administrativa que se encargará de la elaboración de manuales,
coordine los temas que correspondan con nuestra Subsecretaría. -Con relación
a la Recomendación No. 5, es importante resaltar que el Ministerio de Finanzas,
está llevando a cabo el proceso de reestructuración, el cual tiene como objetivo
definir la nueva estructura organizacional, el perfil y la descripción de puestos,
los productos, frecuencia de la rendición de cuentas entre otras…”
Auditoría no comparte el criterio emitido por el Subsecretario de Contabilidad
Gubernamental, puesto que los artículos invocados, no tienen relación con el
comentario ni correctivo recomendado.
14
Conclusión
Las Subsecretarías de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y
Desarrollo de las Finanzas Públicas, no cuentan con un Manual de Organización en
el que se asignen responsabilidades, acciones y cargos de cada uno de sus
servidoras y servidores, ni se asigna funciones por escrito, ocasionando que las
actividades se realicen por hábito, costumbre y experiencia.
Recomendaciones
Al Ministro de Finanzas:
4.
Dispondrá al Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, en
coordinación con las Subsecretarías de Crédito Público,
Contabilidad
Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, que una
vez definida y aprobada la reestructura del Ministerio, preparen el manual de
organización, que permitirá el desarrollo adecuado de las funciones y
responsabilidades del personal de estas Subsecretarías.
A los Subsecretarios de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y
Desarrollo de las Finanzas Públicas:
5.
Dispondrán a los Directores, hasta que se elabore y apruebe el Manual de
Organización
para
este
Portafolio,
asignen
por
escrito
labores
y
responsabilidades para cada servidora y servidor bajo su responsabilidad,
cuidando la independencia de funciones incompatibles.
401-01 Separación de funciones y rotación de labores
La rotación de labores se debe efectuar de manera planificada
En las Subsecretarías de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación
y Desarrollo de las Finanzas Públicas, se encuentran separadas las actividades,
15
determinándose que cada dirección se ajusta a cumplir las atribuciones,
responsabilidades y productos establecidos en el Acuerdo Ministerial 119 de 19 de
mayo de 2010; sin que exista una rotación de labores de manera planificada, sin
embargo, como se dejó indicado en el comentario anterior, estas Subsecretarías no
disponen de un Manual de Organización en el que de manera escrita se establezca
las responsabilidades, funciones, actividades y tareas que debe cumplir el personal
de cada dirección.
La rotación de las tareas que desarrolla la Subsecretaría de Contabilidad
Gubernamental, se realiza de manera periódica ya que se reasigna a las servidoras
y servidores de las diferentes direcciones, las entidades del sector público para su
análisis, excepto en la Dirección de Administración de Bienes y Existencias del
Sector Público, que se encuentra conformada únicamente por el Director y un
Operativo.
La Norma 401-01 Separación de funciones y rotación de labores, señala:
“La máxima autoridad y los directivos de cada entidad tendrán cuidado al definir
las funciones de sus servidoras y servidores y de procurar la rotación de las
tareas, de manera que exista independencia, separación de funciones
incompatibles y reducción del riesgo de errores o acciones irregulares…”
Esta situación ocasiona que la rotación de labores se efectúe de manera habitual, a
criterio del jefe inmediato.
Posterior a la comunicación de resultados del borrador de informe, el Subsecretario
de Contabilidad Gubernamental, con memorando MINIFIN-SCG-0161-M de 21 de
julio de 2011, señala:
“…Es importante precisar que la Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental
no maneja recursos públicos, su gestión se remite a participar en la elaboración
de la normativa técnica contable, a la parametrización de asientos contables, a
la asesoría a las entidades y a la elaboración de algunos registros contables
que mientras no se lleve a cabo la descentralización y desconcentración lo
seguiremos realizando. -Todo este proceso nos conduce a la consolidación de
los estados financieros del Sector Público No Financiero. -Con este
antecedente y dado el gran número de entidades que conforman el PGE, el
16
sector de las GADs, Empresas Públicas y Seguridad Social, la distribución de
actividades se realiza periódicamente en base a los Funcionarios con los que
cuenta la Subsecretaria. La ejecución de estas actividades son similares en
cada dirección y no conllevan incompatibilidad de funciones…”
Auditoría no comparte el criterio emitido por el Subsecretario de Contabilidad
Gubernamental, puesto que los artículos invocados, no tienen relación con el
comentario ni correctivo recomendado.
Conclusión
En las Subsecretarías de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación
y Desarrollo de las Finanzas Públicas, la rotación de las tareas de las servidoras y
servidores se efectúa a base del criterio de los Directores y no a una política
Ministerial, ocasionando que esta rotación se lleve a cabo de manera habitual y a
criterio del jefe inmediato.
Recomendación
A los Subsecretarios de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y
Desarrollo de las Finanzas Públicas:
6.
Dispondrán a los Directores, preparen un Plan de Rotación de Labores de las
servidoras y servidores de sus Unidades Administrativas, observando la
independencia y separación de funciones, documento que será puesto en
conocimiento del respectivo Subsecretario para su aprobación y ejecución.
401-03 Supervisión
Las labores de supervisión deben ser evidenciadas y descritas en un
documento que norme este proceso
Los procesos de supervisión de actividades en las Subsecretarías de Crédito
Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas
17
Públicas, se realizan a través de la revisión del producto final y apoyo directo o
mediante reuniones de trabajo al momento de su ejecución, sin contar con
procedimientos escritos para realizar la supervisión.
La Norma 401-03 Supervisión, dispone:
“Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión
de los procesos y operaciones, para asegurar que cumplan con las
normas y regulaciones y medir la eficacia y eficiencia de los objetivos
institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control interno.
-La supervisión de los procesos y operaciones se los realizará constantemente
para asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las políticas,
regulaciones y procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurídico;
comprobar la calidad de sus productos y servicios y el cumplimiento de los
objetivos de la institución.- Permitirá además, determinar oportunamente si las
acciones existentes son apropiadas o no y proponer cambios con la finalidad de
obtener mayor eficiencia y eficacia en las operaciones y contribuir a la mejora
continua de los procesos de la entidad.”
La ausencia de procedimientos de supervisión en el desarrollo de las actividades de
las servidoras y servidores, se debe a la falta de un Manual de Organización que
norme y estandarice este proceso, ocasionando que estas se realicen en base al
criterio de quien lo efectúa y experiencia de los directivos de cada área, sin dejar
constancia escrita de este procedimiento.
Posterior a la comunicación de resultados del borrador de informe, el Subsecretario
de Contabilidad Gubernamental, con memorando MINIFIN-SCG-0161-M de 21 de
julio de 2011, señaló:
“…En el proceso de la auditoria para evaluar el sistema de Control Interno, las
diversas direcciones presentaron los formularios y papeles de trabajo en los
cuales se deja evidencia de lo actuado periódicamente. -En el Ministerio de
Finanzas se maneja el sistema documental QUIPUX, mediante el cual se tiene
un histórico de los oficios que llegan a la Subsecretaria, los mismos que se
reasignan a las diversas direcciones y a su vez a cada Analista.
Lamentablemente el sistema no cuenta con un reporte que permita por Analista
identificar los oficios asignados, en proceso y despachados, para lo cual
aprovechamos la oportunidad para que se incluya en vuestro informe esta
recomendación…”
18
Auditoría no comparte el criterio emitido por el Subsecretario de Contabilidad
Gubernamental, puesto que los artículos invocados, no tienen relación con el
comentario ni correctivo recomendado.
Conclusión
El control de las actividades en las Subsecretarías de Crédito Público, Contabilidad
Gubernamental e Innovación y Desarrollo de las Finanzas Públicas, se realizan sin
que exista un documento que describa el proceso a ejecutarse, ocasionando que no
se deje constancia de este hecho.
Recomendación
A los Subsecretarios de Crédito Público, Contabilidad Gubernamental e Innovación y
Desarrollo de las Finanzas Públicas:
7.
Dispondrán a los Directores, mientras se elabora el Manual de Organización,
preparen un documento, que contenga los procedimientos a ejecutarse para
efectuar el proceso de supervisión de las actividades y productos que generan
los servidores y que esta labor sea evidenciada.
Dra. Mónica Jaramillo P.
AUDITORA GENERAL
19